Kommunernes Sygedagpengesystem: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Transkript

1 Kommunernes Sygedagpengesystem: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab Version 1.0, 4. april 2014 Dette notat indeholder en instruktion til kommunens udfyldelse af business caseredskabet for Kommunernes Sygedagengesystem. Opstår der spørgsmål til anvendelsen af business case-redskabet kan chefkonsulent Steen Pedersen kontaktes på tlf eller Generel vejledning til skemaet: Find din egen kommune ved at scrolle ned på Kommunens navn Indbyggertal pr fremkommer herefter automatisk Personaleomkostninger til sygedagpengesagsbehandling overføres automatisk fra det underliggende faneblad (beregning) Årlig besparelse ved effektiviserings/digitaliseringseffekt er udfyldt med den forventede gennemsnitlige gevinst. Kan ændres hvis lokale forhold tilsiger det. Estimering af udgifter ved ny løsning Række Poster fra business case-redskab Instruktion 1 Driftsbidrag til KOMBIT Dækker finansiering af Systemudvikling Udfasning og datakonvertering Uddannelse af superbrugere, undervisningsmateriale m.v. Driftsoverhead ifm. udrulning Projektomkostninger Basisdrift og vedligeholdelse Systemforvaltning og support Videreudvikling Vedligehold i forbindelse med lovændringer Det endelige bidrag kendes på nuværende tidspunkt ikke, da udbuddet af Kommunernes Sygedagpengesystem ikke er afsluttet. Indtil bidraget kendes vil den enkelte kommune kunne tage udgangspunkt i den årlige betaling til KMD for den nuværende løsning med fradrag af 25 %. Der kan endvidere foretages en lokal overvejelse af konsekvensen ved at systemprisen går fra overvejende at været prissat pr. sag til at blive afregnet med en pris pr. borger i den nye løsning. Indtil der kan udmeldes en pris pr. borger, vil driftsbidraget for den enkelte kommune have en høj grad af usikkerhed. Der vil senere ske en præcisering af driftsbidraget. Driftsbidraget skal medtages hvert år i ni år. 2 Tilpasning af lokalt it-miljø Estimerede udgifter til kommunens leverandører af: KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/6

2 Omkostninger til tilpasning af kommunens egne snitflader (leverandøromkostninger) Økonomisystem Jobcentersystem Ledelsesinformationssystem Der er tale om en fast omkostning. Det anførte beløb er vejledende, men vil afhænge af kommunens aftale med sine leverandører Hertil skal lægges omkostninger til tipasning af integrationer til eventuelle andre, lokale løsninger, herunder ESDH-system Dette beløb identificeres af kommunen selv på baggrund af aftale med kommunes leverandører(er). 3 Samlede implementeringsudgifter Denne post indeholder summen af ressourceforbrug/omkostninger fra skemaet over specifikke opgaver ifm implementeringen.vejledning til disse poster fremgår nedenfor. Beløbet overføres automatisk til hovedskemaet. Vejledning til udfyldelse af poster på arket Implementeringsudgifter I skemaet anføres antal brugere, der skal have fuld adgang til systemet Herudover anføres antallet af superbrugere (også inkl. i antallet af brugere) Endelig anføres antallet af medarbejdere, der skal have kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i jobcenter, borgerservice osv.) Den anførte timepris for en medarbejder kan ændres af den enkelte kommune 3.1 Superbrugeruddannelse Der skal afsættes 2,5 dage pr. superbruger, inkl. forberedelse. Omfang er derfor afhængig af antallet af superbrugere i den enkelte kommune. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør 3.2 Opfølgningsdag for superbrugere Opfølgningsdagen er en obligatorisk del af superbrugeruddannelsen. Der er afsat 1 dag pr. superbruger. Omfang er derfor afhængig af antallet af superbrugere i den enkelte kommune. 3.3 Superbruger forberede brugeruddannelse Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør Der er i eksemplet afsat 3 dage pr. superbruger til egen forberedelse af brugerundervisningen. Forberedelsen kan evt. ske i samarbejde med en eller flere andre kommuner. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/6

3 3.4 Slutbrugeruddannelse Der er afsat 1,5 dag pr. slutbbruger (excl. superbrugere) til slutbrugeruddannelse. 3.5 Uddannelse andre medarbejdere ( kigge-adgang i systemet) Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør Undervisning af medarbejdere, der skal have kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i Jobcentret, borgerservicecentret osv). Der er i eksemplet anført 3 timer pr. medarbejder. 3.6 Sagsoprydning m.v. I forbindelse med overgangen til det nye system er der behov for, at bestanden af åbne sager i de eksisterende systemer reduceres. Der kan f.eks. være tale om behandling af advis er, afskrivning og kassation. Der er i eksemplet anført 2 dage pr. medarbejder. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan 3.7 Datakonvertering I forbindelse med overgangen til det nye system er der behov for at konvertere data fra eksisterende systemer. Det er endnu ikke afklaret, om denne konvertering vil ske delvist manuelt, men der vil under alle omstændigheder være behov for en kontrol af de konverterede data. Der er i eksemplet anført 5 dage pr. medarbejder. 3.8 Manuel behandling af lukkede sager fra KMD Dagpenge Det anførte omfang/beløb er baseret på en analyse i ca. 20 kommuner og bør ikke Afhængig af, om der vælges en delvis manuel konvertering, så kan der opstå behov for, at supplerende historiske data skal indtastes i de sager, hvor der sker ændringer tilbage i tiden før kommunens ibrugtagning af Kommunernes Sygedagpengesystem. Disse situationer vil primært forekomme inden for de første 6 mdr. og er vurderet til at omfatte ca. 30 % af sagerne. Der er i eksemplet regnet med 7,5 time pr. bruger. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/6

4 3.9 Særlig superbrugerindsats 7-10 dage Den tid, der må påregnes til særlig daglig superbrugersupport af kollegaer de første 7-10 dage efter idriftssættelse. Der er i eksemplet anført 7,5 timer dagligt i 10 dage pr superbruger Superbruger - support til kollegaer de første 3 mdr. herefter 3.11 Superbruger - support til kollegaer efterfølgende 3 mdr. (3. 6. måned) Den tid, der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de første 3 mdr. efter idrfitssættelse (efter de første 10 dage, jf. ovenfor). Den tid der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de efterfølgende 3-6 mdr. efter idriftssættelse 3.12 Initiel it-support Tid medgået til opsætning af brugerprofil/rettigheder o.l. Der er i eksemplet afsat én time pr. bruger, inkl. brugere med kiggeadgang Anden tilpasning af lokalt it-miljø (mandetimer) Tid medgået til kommunens deltagelse i planlægning og gennemførelse af test i forbindelse med udrulning af systemet i kommunen, evt. ændringer i netværk og firewall, ændringer i citrix, opsætning af printere m.v Der er tale om en fast omkostning. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan 3.14 Ledelse og styring (organisation) I denne estimering indgår medgået tid til ledelse, herunder dialog med topledelsen og medarbejdere, deltagelse i styregeruppe, fremtidig organisering, medarbejdervurdering etc. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse Projektledelse Denne opgave omfatter projektledelse af implementeringen af KSD i den enkelte kommune. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommuenstørrelse. Estimering af gevinster ved ny løsning KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/6

5 4 Besparelser på bortfaldne itomkostninger 5 Kommunespecifik besparelse på bortfaldne it-omkostninger 6 Besparelse på administration /arbejdsgange Her anføres de aktuelle licens-/ved ligeholdelsesomkostninger til KMD for KMD Dagpenge og KMD edagpenge. I denne version af business casen anbefales, at kommunen anvender omsætningen for 2013 for Sygedagpengeandelen, som den fremgår af KMD s Faktureringsslutopgørelse for 2013 (normalt sendt til økonomichefen eller it-chefen). Omsætningstallet for 2013 skal tillægges 7,69% (svarende til 2,5 % pr. år) og indsættes i Når planen for udrulning af kommunerne foreligger og tidspunktet for bortfald af udgiften til KMD dermed kendes, bliver regnearket justeret i overensstemmelse hermed. Der tages forbehold for ændringer i sagsantal og andre forhold, der kan påvirke kommunens betaling til KMD i 2014 og Beløbet skal anføres for 2016 og fremskrives automatisk for de efterfølgende år med 2,5 % pr. år. Her anføres evt. andre omkostninger relateret til KMD Dagpenge og KMD edagpenge: Særlige udviklingsomkostninger (skønnet årligt) It-konsulent bistand Der er tale om en variabel post, og nogle kommuner vil ikke have omkostninger på disse områder. KL og KOMBIT har estimeret det administrative effektiviseringspotentiale i forbindelse med Kommunernes Sygedagpengesystem til minimum 40%. Dette tal er et gennemsnit for kommunerne under et, og der vil derfor være mulighed for at realisere et større potentiale. KL og KOMBIT vurderer, at de administrative gevinster gradvist vil kunne realiseres over 1-2 år. En offensiv gevinstrealiseringsstrategi giver den enkelte kommune mulighed for hurtigere og større gevinstudbytte. Det første års drift af KSD forventes samlet set over hele året at medføre et mindre produktivitetstab. Efter 6 måneders drift forventes gevinstkurven dog successivt at være stigende, og kommunen skal vurdere, hvor hurtigt potentialet kan realiseres fuldt ud. Den administrative gevinst bør overvejes nøje ift lokale forhold, herunder bl.a. kommunens gevinstrealiseringstrategi. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/6

6 7 Sparede udfasningsomkostninger Her anføres sparede omkostninger til konvertering af data (fra KMD Dagpenge og ind i nyt system), som ellers skulle afholdes af kommunen, hvis der ikke var tale om fælleskommunalt udbud. Der er tale om en fast omkostning, der kan variere efter kommunestørrelse/ sagsantal, og det anførte beløb er derfor vejledende og kan 8 Sparede udbudsomkostninger Her anføres den sparede udbudsomkostning, som kommunen selv skulle have afholdt ved udbud af løsningen i eget regi. Der er tale om en fast omkostning, der er indsat med et vejlende beløb, der kan ændres af kommunen. 9 Besparelse leverandørstyring Sparet tid ved at kommunen ikke selv skal håndtere kontakten til/styringen af leverandøren, da KOMBIT fremover vil være ansvarlig for kontraktopfølgning. Det anførte beløb er vejledende og ikke ahængig af kommunestørrelse, og kan KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/6