Innovations- og Medborgerskabsudvalget

Transkript

1 Referat Innovations- og Medborgerskabsudvalget Tid Mandag den 2. juni 2014 Sted Mødelokale 4 Afbud Leif Rothe Rasmussen Fraværende Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden /13123 Orientering om arbejdet med landdistrikter /12866 Potentialer og problemstillinger i den demokratiske dialog mellem folkevalgte og borgere i Assens Kommune /7975 Endelig godkendelse af mål 2015 inden for IMU /4287 It-sikkerhed i Assens Kommune /4287 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi /5619 Projekt God sagsbehandling /13318 Kompetencefordelingsplaner - IMU Orientering Eventuelt Godkendelse af dagsorden Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Godkendt. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 1 af 11

2 2. 14/13123 Orientering om arbejdet med landdistrikter Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller at Innovations- og Medborgerskabsudvalget tager orienteringen om landdistriktsarbejdet til efterretning. Beslutningstema: Udvalget orienteres om status på landdistriktsarbejdet. Sagsfremstilling: En del af Innovations- og Medborgerskabsudvalgets opgaveportefølje er at få udviklet nye samarbejds- og mødeformer, der kan skabe inkluderende lokalsamfund, og som styrker lokaldemokratiet, ligesom udmøntning af visionen for det Aktive Medborgerskab er udvalgets ansvarsområde. Arbejdet med udvikling af landdistrikterne har tydelige snitflader til begge disse emner, hvorfor landdistriktskoordinator Steen Søgård er inviteret til at give udvalget en orientering om arbejdet, herunder kortlægning af lokale samarbejdspartnere, mål for arbejdet og planer for den fremtidige indsats. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om landdistriktsarbejdet til efterretning /12866 Potentialer og problemstillinger i den demokratiske dialog mellem folkevalgte og borgere i Assens Kommune Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at potentialer og problemstillinger i den demokratiske dialog mellem folkevalgte og borgere drøftes, og at Innovations- og Medborgerskabsudvalget derefter beslutter hvilke 2-3 emner, der ønskes at arbejdes videre med i den politiske innovationsproces. Beslutningstema: På baggrund af 1) et mundtligt oplæg fra administrationen om forskelle/ligheder mellem udvalgsmedlemmernes syn på potentialer og problemstillinger i den demokratiske dialog mellem folkevalgte og borgere i Assens kommune og 2) udvalgsmedlemmernes præsentation af egne billeder på potentialer og problemstillinger, drøftes og indkredses 2-3 emner, der skal arbejdes videre med i den politiske innovationsproces. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 2 af 11

3 Sagsfremstilling: Innovations- og Medborgerskabsudvalget har på mødet den 5.maj 2014 besluttet at gå aktivt ind i arbejdet med at nytænke den demokratiske dialog mellem folkevalgte og borgere i Assens kommune. KL s innovationsmodel skal understøtte dette arbejde. I første fase, Fokuseringsfasen, har Direktøren for Innovation og Netværk gennemført interviews med medlemmerne af Innovations- og Medborgerskabsudvalget med henblik på at identificere udvalgsmedlemmernes ønsker til den demokratiske dialog, og udvalgsmedlemmerne har taget fotos med deres mobilkamera for at identificere potentialer og problemstillinger ved den nuværende dialog mellem borgere og politikere. Udvalget skal på baggrund af materialet drøfte og beslutte hvilke problemstillinger/potentialer, der skal arbejdes videre med i den næste fase af innovationsprocessen, som er Opdagelse. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget besluttede at der arbejdes videre med de 3 ideer på augustmødet. At borgerinddragelse indtænkes i alle relevante sager inden udvalgsbehandling At en del af IMU s udvalgsmøder afholdes i relevante interessenters lokalmiljø At der afholdes et borgertopmøde, hvor forskellige temaer for lokaldemokrati drøftes med borgerne /7975 Endelig godkendelse af mål 2015 inden for IMU Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller at mål 2015 inden for Innovationsog Medborgerskabsudvalgets område endeligt godkendes og herefter indgår i det samlede materiale til 2. budgetseminar 21. og 22. august Beslutningstema: Endelig godkendelse af mål 2015 på Innovations- og Medborgerskabsudvalgets område. Sagsfremstilling: På baggrund af Innovations- og Medborgerskabsudvalgets indledende drøftelser af mål 2015 på maj-mødet er der udarbejdet udkast til målbeskrivelser for 2015 inden for følgende mål: Styrkelse af det aktive medborgerskab Innovation i den kommunale opgaveløsning Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 3 af 11

4 Målbeskrivelser er medsendt som bilag. Ud over udvalgets indledende drøftelser, har udgangspunktet for målformuleringen været dels at der udarbejdes 1-2 mål for udvalget, dels at målene understøtter arbejdet med Vision 2018 og dels at der særligt er sat fokus på konkrete metoder til, hvordan effekten af de iværksatte indsatser skal vurderes. Lovgrundlag: Den kommunale styrelseslov. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: IMU målbeskrivelser 2015 Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget besluttede at Mål vedr. innovation tilrettes således, at det langsigtede mål hedder: Borgernes behov bliver imødekommet med bedre og evt. billigere velfærdsløsninger. Hermed godkendt med ovenstående bemærkning /4287 It-sikkerhed i Assens Kommune Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at Innovations- og Medborgerskabsudvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutningstema: Orientering om håndteringen af it-sikkerhed i Assens Kommune. Sagsfremstilling: På baggrund af den seneste tids omfattende medieomtale af it-sikkerhed, vil der under denne orientering blive sat fokus på, hvordan vi håndterer it-sikkerheden i Assens Kommune. Orienteringen vil indeholde en beskrivelse af Assens Kommunes Sikkerhedspolitik for it, data og information og derudover en gennemgang af itsikkerhedsorganisationen, risikovurderinger, sikkerhedskontroller og itberedskabsplan. Et af de punkter, som understøtter it-sikkerheden i Assens Kommune, er vores fokus på sikker kommunikation med borgere og virksomheder. Når der kommunikeres via Digital Post, kan man sende personfølsomme oplysninger, som ikke er sikre at sende via almindelige mails. Digital Post er derfor et af de projekter, der er stor fokus på. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 4 af 11

5 Fra Assens Kommunes Sikkerhedspolitik for it, data og information: Assens Kommunes Byråd har det overordnede ansvar for informationssikkerheden i kommunen. Der etableres en sikkerhedsorganisation for it, data og information, der tildeles ansvaret for beskrivelse og udmøntning af nærværende sikkerhedspolitik for it, data og information, løbende risikovurdering og kommunikation til alle medarbejdere, samarbejdspartnere og byrådsmedlemmer i Assens Kommune. Byrådet fastlægger overordnede principper og politik for informationssikkerheden og godkender Sikkerhedspolitik for it, data og information. Direktionen godkender kommunens sikkerhedsregler for it, data og information og fastlægger overordnede principper for risikostyring og beredskab Direktionen udpeger den øverst ansvarlige for den administrative styring af informationssikkerhedsindsatsen og skal sikre overordnet prioritering og ressourcetildeling. Den øverst ansvarlige skal sikre den fornødne kontrol med efterlevelse af sikkerhedspolitikken for it, data og information. Direktionen skal udpege en chef for it, data og information med ansvar for den operationelle, daglige ledelse og styring af sikkerheds-indsatsen. Sikkerhedskoordinator for it, data og information sikrer udarbejdelse og vedligeholdelse af en evt. sikkerhedsstrategi, sikkerhedshåndbogen og beredskabsplaner, der er omfattet af denne sikkerhedspolitik for it, data og information. Desuden arbejdes med implementering og kommunikation af sikkerhed, risikovurderinger, samt kontrol af overholdelse af politik og regler. Udvalget for it, data og information er et tværorganisatorisk forum, der bl.a. skal hjælpe sikkerhedschefen for it, data og information med at vurdere, hvorvidt der er behov for ændringer i den gældende Sikkerhedspolitik for it, data og information og dennes operative udmøntning. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om håndtering af itsikkerhed i Assens Kommune til efterretning /4287 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi Indstilling: Direktionen indstiller, at status på de 32 digitaliseringsprojekter tages til efterretning. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 5 af 11

6 Beslutningstema: Status på de 32 projekter i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Sagsfremstilling: KL s bestyrelse vedtog i november 2010 en fælleskommunal digitaliseringsstrategi og Assens Kommune besluttede at tilslutte sig strategien. Til understøttelse af strategien er der udarbejdet en handlingsplan med 32 digitaliseringsprojekter, der sætter dagsordenen for digitalisering til og med Følgende projekter indgår i handlingsplanen: Digital borgerbetjening 1.1 Obligatorisk digital service 1.2 Effektiv digital selvbetjening 1.3 Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling 1.4 Kommunalt indhold på min side på borger.dk 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 1.6 Optimering af Digital Post og Fjernprint Beskæftigelsesområdet 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet 2.2 Digital a-kasse kommunikation 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole 3.2 It-infrastruktur i folkeskolen 3.3 Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen 3.4 Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud 3.5 Det digitale bibliotek 3.6 DUBU digitalisering af området for udsatte børn og unge Social- og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata 4.5 Velfærdsteknologi 4.6 Kommunerne på sundhed.dk 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet Teknik og miljøområdet 5.1 Min digitale byggesag (MDB) 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet 5.3 Digitalisering af planer delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer delprojekt om lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 6 af 11

7 Sammenhængende it og konkurrence 6.1 Program for sammenhængende it uden monopoler 6.2 Konkurrence på monopolområderne 6.3 FLIS Den fælleskommunale digitaliseringsstrategis 32 projekter er implementeret i de enkelte direktørområder. Projekterne er forankret hos fagområderne med den enkelte fagchef, som ansvarlig for gennemførelsen. I hvert projekt er ligeledes udpeget en tovholder. Tovholderens rolle afhænger af projektets størrelse. Lovgrundlag: Der bliver løbende udarbejdet lovgivning på fagområderne i forbindelse med gennemførelsen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Økonomi: Der bliver løbende udarbejdet nationale business-cases for projekterne, som skal omsættes til lokale forhold i Assens Kommune. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: Rapportering - aprilmaj 2014 Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om status på de 32 digitaliseringsprojekter til efterretning /5619 Projekt God sagsbehandling Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at Innovations- og Medborgerskabsudvalget tager projektbeskrivelse for God sagsbehandling til efterretning. Beslutningstema: Orientering om projekt god sagsbehandling. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 7 af 11

8 Sagsfremstilling: Handicaprådet afholdt i maj 2012 et fremtidsværksted med udgangspunkt i spørgsmålet Hvordan kunne vi tænke os, at handicapområdet i Assens Kommune så ud i 2017? Flere af initiativerne fra fremtidsværkstedet er gennemført eller igangsat, herunder bl.a. etablering af pårørenderådgivning. Nu sættes der fokus på indsatsområdet God sagsbehandling. Formålet er, at borgeren skal opleve god sagsbehandling. Projektet sker i fem trin: 1. Definition af værdierne i god sagsbehandling 2. Forslag til understøttelse og udvikling af god sagsbehandling 3. Udarbejdelse af handleplan for initiativer 4. Implementering af handleplan 5. Opfølgning og evaluering Projekt God sagsbehandling beror på en høj grad af samarbejde mellem Handicaprådet og Assens Kommune. Projektbeskrivelsen er forelagt Social- og Sundhedsudvalget samt Børne- og Uddannelsesudvalget og er godkendt i Handicaprådet den 8. maj Der er i forbindelse med behandling af projektbeskrivelsen udtrykt ønske om, at Innovations- og Medborgerskabsudvalget indgår som interessent i projekt God sagsbehandling, i relation til udvalgets indsatsområde om samskabelse af velfærd. Innovations- og Medborgerskabsudvalget vil løbende blive orienteret om projektets udvikling, særligt med relation til Prof på Tværs, aktivt medborgerskab og innovation. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: Projektplan for projekt God sagsbehandling Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget tog orientering om projektbeskrivelse for God sagsbehandling til efterretning /13318 Kompetencefordelingsplaner - IMU Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 8 af 11

9 Indstilling: Direktøren for Innovation og Netværk indstiller, at kompetencefordelingsplanen for Innovations- og Medborgerskabsudvalget godkendes. Beslutningstema: Sagen forelægges til politisk godkendelse af fordeling af beslutningskompetence mellem Byrådet, de stående udvalg og administrationen. Sagsfremstilling: Delegationsplanerne i Assens Kommune er udarbejdet med henblik på at skabe overblik over fordelingen af beslutningskompetence mellem Byrådet, Økonomiudvalget, de stående udvalg og administrationen. Delegationsplanen er et opslagsværk, der kan give såvel medlemmer af Byrådet og administrationen et overblik over sagsgangen og beslutningskompetencen inden for de relevante lovgivningsområder. Byrådet har delegeret en del af sin beslutningskompetence til de politiske udvalg og administrationen, men et betydeligt antal sager behandles fortsat i Byrådet, enten fordi der efter lovgivningen gælder et delegationsforbud, eller fordi Byrådet har besluttet at visse sagstyper eller afgørelser skal behandles i Byrådet. Særligt i forhold til beslutninger af overordnet strategisk karakter skal det bemærkes, at beslutningskompetencen henhører under Byrådets kompetenceområde. Udmøntning af en sådan beslutning varetages af administrationen. Delegationsplanen har som mål ud over at skaffe overblik over fordelingen af beslutningskompetence - at sikre entydighed i hvor hvilke afgørelser træffes og dermed et bedre udgangspunkt for effektiv sagsbehandling. Det bemærkes, at delegationsplanenerne ikke kan anses for at være udtømmende, idet der i praksis vil kunne opstå situationer, hvor andre love og bestemmelser kan være relevante. Styrelsesvedtægten fordeler opgavefelterne mellem de stående udvalg. Forslag til delegationsplaner er udarbejdet på baggrund af den nugældende styrelsesvedtægt. Måtte vedtægten blive ændret ved Byrådets behandling af vedtægten på møderne i maj og juni, vil delegationsplanerne blive tilrettet styrelsesvedtægten. Beslutningskompetence: Byrådet. Bilag: Bilag- Kompetencefordelingsplaner IMU Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Innovations- og Medborgerskabsudvalget godkendte kompetencefordelingsplanen. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 9 af 11

10 9. Orientering Sagsfremstilling: 1) Innovationsnyhedsbreve. 2) Frivillig Fredag Fredag den 26. september er det Frivillig Fredag, og frivilligheden fejres landet rundt. I år er temaet Frivillig der hvor du lever. Steen Søgaard og Ane Caspersen, Assens Kommune, forelægger ideer til frivillig fredag for Innovationsog Medborgerskabsudvalget i forhold til, hvis man i udvalget ønsker at markere dagen. Bilag: Pkt. 1 - Nyhedsbrev - januar 2014 Pkt. 1 - Nyhedsbrev - maj 2014 Pkt. 2 - Frivillig Fredag Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Frivillig fredag Der arbejdes videre med praktik i landsbypedelordningen, ligesom udvalgets medlemmer undersøger evt. andre initiativer i samspil med lokale foreninger/borgergrupper. Sagen drøftes igen i august. 10. Eventuelt Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 2. juni 2014 Orientering om deltagelse i netværksmøde vedr. EU projekter. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 10 af 11

11 Underskriftsside Henning Jensen Bodil Boesgaard Tage Kiltang Bartholin Ena Nørgaard Charlotte Christiansen Leif Rothe Rasmussen Lars Søgaard Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 02. juni 2014 Assens Kommune, 11 af 11

12 Bilag: 4.1. IMU målbeskrivelser 2015 Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

13 Udvalg: Måloverskrift: Innovations- og medborgerskabsudvalget Styrkelse af det aktive medborgerskab Sammenhæng til vision 2018: Et grundlæggende princip i Vision 2018 Vilje til vækst er, at det er et fælles ansvar at skabe den vækst der skal komme borgere og virksomheder til gavn. Eller sagt på en anden måde - levende fællesskaber skaber vækst. Derfor skal der arbejdes aktivt med at understøtte det aktive medborgerskab i Assens Kommune Effektmål: Langt sigt: At borgerene i Assens Kommune deltager aktivt i lokaldemokratiet, og tager et medansvar for de kommunale velfærdsydelser samt for udvikling af lokalsamfund og hele Assens Kommune. Mellemlangt sigt: At igangsætte initiativer der styrker deltagelse og medansvar hos borgerne med udgangspunkt i deres forskellige ressourcer, interesser og behov. Kort sigt: At gennemføre en analyse af potentialer i forhold til det aktive medborgerskab og i forlængelse heraf udforme en handleplan for de kommende års arbejde med udviklingen af det aktive medborgerskab. Fokusområder: Der vil være tre fokusområder: Skabelse af den kommunale velfærd sammen med borgerne for at få så meget velfærd som muligt for pengene og for at sikre at velfærden målrettes borgernes behov. Understøttelse af borgernes egen udvikling af lokalsamfundene for at skabe gode og attraktive landsbyer og mellembyer, der kan fastholde og tiltrække nye borgere i alle aldre. Styrkelse af den løbende demokratiske dialog med borgerne for at styrke borgernes deltagelse i de politiske beslutningsprocesser, sikre at beslutningerne løbende kvalificeres, og at borgerne engageres og tager ejerskab overfor kommunens udvikling. Indsatser: Der skal udvikles, afprøves, evalueres og iværksættes nye metoder til øget inddragelse, borgernes medbestemmelse og dialog mellem borgere og politikere i Assens kommune.

14 Eksisterende formelle strukturer for dialog mellem politikerne og landsbyerne skal analyseres og revitaliseres med inddragelse af også mellembyerne i Assens kommune. Metode til effektvurdering: Der skal ske en kortlægning af borgernes deltagelsesniveau og holdning til deltagelse og medbestemmelse i Assens kommune (Forventet før-måling ultimo 2014 og efter-måling ultimo 2017/primo 2018).

15 Udvalg: Måloverskrift: Innovations- og medborgerskabsudvalget Innovation i den kommunale opgaveløsning Sammenhæng til vision 2018: Vision 2018 er kendetegnet ved vækst, udvikling og medborgerskab. Med begrænsede ressourcer kræver det nytænkning af den klassiske opgaveløsning i kommunen. Medarbejderne skal finde på nye og bedre løsninger med inddragelse af ressourcer fra borgere, virksomheder og foreninger og med brug af ny teknologi/velfærdsteknologi. Effektmål: Langt sigt: Borgerens behov bliver imødekommet med bedre og/eller billigere velfærdsløsninger. Mellemlangt sigt: Der arbejdes systematisk med topstyret, radikal innovation på serviceområder, som udpeges byrådet. Decentralt arbejdes der parallelt med at integrere innovation i det daglige arbejde hverdagsinnovation - i de enkelte afdelinger og på de enkelte institutioner med afsæt i konkrete, lokale udfordringer. Nye løsninger implementeres i alle relevante dele af den kommunale organisation. Kort sigt: Innovationsmetoder og - kultur blandt ledere og medarbejdere udvikles og understøttes gennem handleplanen for Prof på Tværs, og byrådet udpeger udvalgte serviceområder til at indgå i innovationsarbejdet. Fokusområder: Der sættes fokus på at tænke såvel velfærdsteknologiske og digitale løsninger som ressourcer fra borgere, virksomheder og foreninger med i alle innovationsprojekter. Indsatser: Der udarbejdes retningslinjer for nedsættelse, drift og afvikling af innovationsnetværk og innovationsarbejdet understøttes med relevant kompetenceudvikling for ledere og medarbejdere, procesbistand til udvalgte innovationsnetværk samt nyemotivations- og styringssystemer. Metode til effektvurdering: Der gennemføres årligt en måling af innovationskulturen i Assens Kommune, ligesom der vil blive udviklet et koncept for måling af merværdien i de nye velfærdsløsninger.

16 Bilag: 6.1. Rapportering - aprilmaj 2014 Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

17 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Digital borgerbetjening 1.1 Obligatorisk digital service 1.2 Effektiv digital selvbetjening tochr tochr magij magij Borgerservice og IT Borgerservice og IT Bølge 3 træder i kraft d , og vi er pt. i planlægningsfasen. I denne fase skal der indhentes viden om nuværende systemer og arbejdsgange, og de enkelte opgavers omfang skal kortlægges. Planlægningsfasen forventes afsluttet medio juni For at støtte borgerene så de kan klare de digitale krav, tilbydes der hjælp til selvbetjening i borgerservice og på bibliotekerne. Derudover øges samarbejdet Som projekt 1.1 med de frivillige 1.3 Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling tochr likni Borgerservice og IT organisationer, for at sikre varierede tilbud Kanalstrategi/Henvendelsesstrategien over hele kommunen. blev godkendt i direktionen den og i Innovations- og Medborgerskabsudvalget den Dokumentation. Der afholdes tælleuger 2 gange årligt. Kompetenceudvikling er planlagt som et 2-3 årigt forløb med opstart primo Kommunalt indhold på "min side" på borger.dk tochr likni Borgerservice og IT Assens er tilsluttet KOMBITs startpakke og indgår løbende i fælles indkøb af snitflader, der skal levere indhold til Min Side via KOMBIT. 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk chben amhop Organisation og Personale Kommunens hjemmeside skal i udbud i 2014, derfor bliver projektet ikke sat i gang før efter udbuddet (eller i forbindelse med udbuddet). Der linkes til borger.dk 1.6 Optimering af Digital Post og Fjernprint tochr pijen Borgerservice og IT Projektet skrider planmæssigt frem. Implementeringen af Doc2mail til afdelingerne afsluttes inden sommerferien så har alle ansatte der kommunikere skriftligt med borgere eller virksomheder blevet undervist i programmet og sender derved til Digital Post, hvor det er muligt. Der gennemføres 2. lokale kommunikationskampagne i maj/juni for at øge tilmeldingen til Digital Post samt gøre borgerne mere trygge ved Digital Post.

18 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Beskæftigelsesområdet Projektejer Projektleder Fagområde 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked 2.2 Digital a-kasse kommunikation dodah mheha Arbejdsmarked 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob dodah mheha Arbejdsmarked 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet dodah mheha Arbejdsmarked Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Fælles for alle projekterne på beskæftigelsesområdet (ekskl. projekt 2.3) gælder, at Assens Kommune ikke har kunnet se fremdrift fra national side. Jobcenterchef undersøger inden næste afrapportering hos KL og KOMBIT hvad status er på projekterne. Projekt 2.3 forventes igangsat i 2014

19 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Børne og kulturområdet Projektejer Projektleder Fagområde eskra mestj Dagtilbud og Skole afrapportering hos KL og KOMBIT hvad status er på projekterne. Status vedr. Projekt 2.3 forventes igangsat i 2014 aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Der er udviklet en samlet strategi, der angiver konkrete effektmål og retning for arbejdet med digitalisering på tværs af dagpleje, dagtilbud, landsbyordninger, almene folkeskoler, specialskolen og ungdomsskolen. Landsbyordninger, skoler, specialskolen og ungdomsskolen arbejder med at udføre decentrale pædagogiske udviklingsprojekter. Midlerne til implementering af den pædagogisk-didaktiske strategi er afsat i 2014 og Disse udmøntes på de decentrale enheder, hvor vi har valgt at afsætte kr. af midlerne årligt til ansætte en velfærdstekniker med fokus på support i it-afdelingen og med ansvar for skole/dagtilbud og velfærdsteknologi. Vi arbejder pt på en evalueringsproces, som skal udføres i efteråret It-infrastruktur i folkeskolen eskra moalm Dagtilbud og Skole Projektet indgår som delelement i en overordnet plan for forbedret ITinfrastruktur i Assens Kommune. Det overordnede projekt vil danne fundamentet for skolernes fremtidige ITinfrastruktur. Projektet vil for folkeskolernes vedkommende være afsluttet med udgangen af juni Daginstitutionerne håndteres inden udgangen af Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen eskra janch Dagtilbud og Skole Arbejdet med kommunikation og videndeling fortsætter på kommunalt niveau i forbindelse med udmøntningen af Pædagogisk og didaktisk digitalisering i Assens Kommune. Skolerne indkøber en samlet og fælles løsning til de obligatoriske elevplaner og til ungdommens Uddannelsesvejledning. Alle Folkeskoler i Assens fortsætter indtil videre med Skoleintra som bindeled mellem ledelsepersonale-elever og forældre samt Fællesnet som fælles platform for skolerne. Landsbyordningerne har integreret deres daginstitutioner i Skoleintra.

20 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 3.4 Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger eskra gitni Dagtilbud og Skole Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud sker gennem IT portalen BørneIntra, som nu ejes af KMD. Det fungerer generelt godt. Mange forældre er positive for de muligheder det giver at kunne meddele sig via smartphones, tablets og computere. Desværre har der være rigtig mange driftsforstyrrelser fra KMD`s side som skabe problemer for implementeringen af systemet. Samtidig skaber det utryghed blandt personalet, når adgangen til børnenes fremmødelister og andre data på børn og forældre ikke er tilgængelige stabilt. 3.5 Det digitale bibliotek petni jopet Plan og Kultur Der afventes p.t. udrulning af den nationale infrastruktur via Dansk Biblioteks Center, så struktur og hjemmeside kan integreres fuldt ud. Dette forventes i løbet af 2. kvartal DUBU - digitalisering af området for udsatte børn og unge momad lmsto Børn og Familie Implementeringen af DUBU er forsinket forsinkelsen skyldes at det grundet manglende personaleressourcer ikke er lykkes at implementerer Indsatsdelen samt økonomidelen i henhold til tidsplanen. Indenfor 3 uger udpeges der ekstra personaleressourcer, der skal understøtte at der udarbejdes en ny tidsplan og at den resterende implementeringen gennemføres. Direktionen og styregruppen er informeret om projektets udfordringer og har godkendt at der tilføres flere projektleder ressourcer.

21 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Social- og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger tomba lehan Social KOMBIT har etableret til et fælleskommunalt udbudsnetværk, Assens Kommune er ikke en del af det fælleskommunale udbud. Myndighed Social har implementeret myndighedssystemet incorp, der understøttet de væsentligste elementer fra DHUV. 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort mibjo mefre Sundhed Assens Kommune er pilotkommune på projektet. Der er fra uge 9, 2014 gennemført pilottest for udvalgte borgere, brugere og lægehuse. Pilottesten er afsluttet i uge 16. Testen er forløbet generelt tilfredsstillende, med forventede udfordringer, som forventes løst i løbet af de kommende måneder. Det forventes, at en generel udrulning, i samarbejde med kommunens lægehuse vil blive opstartet i august Udbredelse af MedCom kommunikation mibjo kaped Sundhed Implementeringen er trådt i kraft efter en del opstartsvanskeligheder 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata mibjo lniel Sundhed Projekt "Kommunernes adgang til fælles kronikerdata" er blevet lukket, idet den nationale kroniker IT-infrastruktur ikke er klar. Behovet for at dele data om kroniske patienter består imidlertid. På den baggrund har regeringen, KL og Danske Regioner, som en del af den fællesoffentlige strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet, , besluttet at undersøge mulighederne for at udvikle kommunal opkobling til den fællesregionale journal, sundhedsjournalen.

22 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger 4.5 Velfærdsteknologi tochr chras Borgerservice og IT Assens Kommune følger tids- og handlingsplaner, som løbende bliver offentliggjort, og vi holder os opdateret på anbefalinger om nye teknologier, der med fordel kan implementeres. Telemedicinsk sårbehandling Assens Kommune deltager i projektet Telemedicinsk sårbehandling. Telepsykiatri Psykiatri- og Misbrugscentret har indkøbt videokonferenceudstyr. Telemedicinske udskrivningskonferencer Myndighed Sundhed har etableret videokonferenceudstyr Andre telemedicinske projekter Andre telemedicinske løsninger testes i andre af landets regioner, og vi afventer en udmelding fra KL 4.6 Kommunerne på sundhed.dk mibjo lniel Sundhed Projektet kommunerne på sundhed.dk er afsluttet og projektets resultatmål er indfriet. Fx kan det nævnes, at alle landets kommuner har indgået en samarbejdsaftale med sundhed.dk og samtlige kommuner er synlige med sundheds- og forebyggelsestilbud på sundhed.dk. Nye tiltag på Sundhed.dk vil blive fulgt tæt og implementeret løbende. 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet mibjo tohen Sundhed FSIII projektet er fra KL tilføjet og gennemført en ekstra projektfase (analyse og afklaring). Implementeringen i Assens Kommune forventes tidligst at kunne påbegyndes i andet halvår 2015 eller første halvår 2016.

23 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Teknik og miljøområdet Projektejer Projektleder Fagområde 5.1 Min digitale byggesag (MDB) lejen memad Byg, Beredsskab og Ejendom Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Det har i flere år været muligt at søge digitalt om byggeri i Assens Kommune. Den 31. marts 2014 gik selvbetjeningsløsningen Byg og Miljø i luften i mange kommuner landet over herunder selvfølgelig også Assens Kommune. Byg og Miljø er udløber af Min digitale Byggesag. Løsningen giver mulighed for at søge om - byggeri, - etablering af jordvarme, - spildevandsanlæg i det åbne land, - oprensning og udvidelse af sø, - etablering af ny sø, - indvindingsanlæg til drikkevand, - indvinding af vand til markvanding og - anmeldelse af olietank. 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet petni molar Plan og Kultur Der arbejdes med forskellige temaer indenfor geodataområdet. F.eks. Kommunal service og skoledistrikter. Temaerne vil blive konverteret til FKGdatamodel og lagt i database 5.3 Digitalisering af planer - delprojekt om kommuneplaner petni pidpe Plan og Kultur 5.4 Digitalisering af planer - delprojekt om lokalplaner petni pidpe Plan og Kultur KL oplyser, at det indstilles, at projektet på nuværende tidspunkt udgår af den fælles kommunale digitale handlingsplan på baggrund af: -At projekt 5.4 om digitale lokalplaner, som kommuneplanprojektet skulle bygge videre på, endnu ikke er igangsat. -At næste kommuneplanindberetning skal først laves i 2017, og dermed efter udløbet af den fælleskommunale digitale strategi. Der er pt. ingen national konkret projekttidsplan

24 Projektejer Projektleder Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Fagområde 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet phnie hmads Vej og Trafik Projektet gennemføres udelukkende mellem KL og Geodatastyrelsen. Det sidst oplyste info om projektet er, at udbuddet af datafordeleren skal gå om

25 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Sammenhængende it og konkurrence Projektejer Projektleder Fagområde Status vedr. aktuel tidsplan Øvrige bemærkninger 6.1 Program for sammenhængende it uden monopoler tochr moalm Borgerservice og IT Serviceplatformen er sat i drift pr Der er tilslutningsmuligheder indenfor dataområderne: CPR/CVR, Geodata og Ejendom. Der undersøges hvilke services man med fordel kan tilslutte sig nu. En plan for de første tilslutninger forventes i tredje kvartal Konkurrence på monopolområderne tochr moalm Borgerservice og IT Det er KL / KOMBITS kongstanke at bryde det monopol, som primært KMD har på en række kommunale systemer. Der er følgende 5 systemer i første fase af monopolbruddet: Serviceplatformen Støttesystemer KY Ydelsessystem KSD Syge dagpenge SAPA Sags- og partssystem Udover de 5 konkrete projekter er der afledte opgaver, som der er godt gang i: Systemoverblik Porteføljestyring Udbudskrav / Kontraktkrav Snitfladeoversigt Leverandørstyring 6.3 FLIS jeheb heege Økonomi Implementeringsprojektet i Asens er stort set afsluttet. FLIS er taget i brug i Økonomi og i Skole&Dagtilbud, og anvendelsen forventes at brede sig i organisationen i takt med at FLIS udbygges med flere fagområder. Ajourført /lnk Projektet endnu ikke igangsat/"frigivet" Overholder/forventer at overholde aktuel tidsplan Mindre forsinkeler i forhold til aktuel tidsplan Væsentlig forsinkelse i forhold til aktuel tidsplan Projektet er afsluttet i Assens Kommune

26 Implementeringsprojektet i Asens er stort set afsluttet. FLIS er taget i brug i Økonomi og i Skole&Dagtilbud, og anvendelsen forventes at brede sig i organisationen i takt med at FLIS udbygges med flere fagområder.

27 Bilag: 7.1. Projektplan for projekt God sagsbehandling Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

28 God sagsbehandling Projektplan Godkendt i Handicaprådet den 8. maj 2014 Projekts navn God sagsbehandling Baggrund Handicaprådet afholdt den 10. maj 2012 et fremtidsværksted med udgangspunkt i spørgsmålet Hvordan kunne vi tænke os, at handicapområdet i Assens Kommune så ud i 2017? Flere af initiativerne fra fremtidsværkstedet er gennemført eller igangsat. Nu igangsættes indsatsområdet god sagsbehandling. Formål Formålet er, at borgeren skal opleve god sagsbehandling, og at medarbejderne oplever gode sagsforløb. En del af projektet er at definere hvilke værdier, der definerer god sagsbehandling. Mål og succeskriterier Projektet inddeles i delmål: 1) At lave en proces, som sætter fokus på, hvad der forstås ved et godt sagsbehandlingsforløb både fra borger- og sagsbehandlerperspektiv, og hvilke værdier, der skal være bærende. Der tages udgangspunkt i de styrker og udfordringer, der opleves ved sagsbehandlingen, som den er i dag. 2) Med udgangspunkt heri vil der blive udformet forslag til, hvordan god sagsbehandling kan understøttes og udvikles. 3) Disse forslag skal prioriteres, og på baggrund heraf vil der blive lavet en handleplan indeholdende forskellige initiativer, som skal understøtte god sagsbehandling. 4) Implementering af handleplan. 5) Der vil blive gennemført opfølgning og evaluering af resultatet af processen og de iværksatte initiativer. Valg af succeskriterier ved evaluering af processen og de iværksatte initiativer vil blive fastlagt efter fase 1, som sætter fokus på, hvad der forstås ved et godt sagsbehandlingsforløb.

29 Vision 2018, Charter for brugerindflydelse, Assens Kommunes værdigrundlag mv. vil blive inddraget som en del af arbejdet. Tids- og aktivitetsplan Vejledende tids- og aktivitetsplan: Marts-april Udformning af projektbeskrivelse 8. maj Godkendelse af projektbeskrivelse Maj sept. Afdækning af, hvad der forstås ved god sagsbehandling, og hvilke værdier, der skal være bærende. Herunder bl.a. Input fra Fremtidsværksted Erfaringer fra Jobcenter Assens Videnindsamling fra andre kommuner/ tilsvarende projekter, forskning mv. Projektgruppemøder Workshop med sagsbehandlere Workshop med repræsentanter fra Handicaprådet Workshop med evt. andre interessenter Temadag om god sagsbehandling. Målgruppe: borgere, interessenter, medarbejdere, politikere mv. Udgangspunkt i de styrker og udfordringer, der opleves i sagsbehandlingen, som den er i dag. Sept. okt. Udformning af forslag til at understøtte og udvikle god sagsbehandling November Udformning og godkendelse af handleplan December - Gennemførelse af handleplan 2015 Evaluering En detaljeret tids- og aktivitetsplan for initiativer til at understøtte og udvikle god sagsbehandling udarbejdes som en del af projektet, når der er skabt et tilstrækkeligt viden- og beslutningsniveau. Projektorganisation Politisk forankring Social- og Sundhedsudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget medvirker via løbende orientering Projektejer Michael Bjørn, vicedirektør Velfærd 2

30 Styregruppe Michael Bjørn, vicedirektør Velfærd Vivi Bjørnmose, formand for Handicaprådet Leder af Myndighed Social og Sundhed, vakant Lene Stokholm, leder af Børn og familie/familieplejeafsnittet Projektleder Pia Wöllner, akademisk konsulent Projektgruppe Repræsentanter fra Handicaprådet: Vivi Bjørnmose Jakob Djurhuus Albrechtsen Sagsbehandlere: Betina Bach Jørgensen Anette Tubæk Christina Andersen Myndighedsledere: Lene Stokholm Hanne Ditlevsen Andre fagområder vil blive inddraget i projektet efter behov. Social- og Sundhedsudvalget, Børne- og Uddannelsesudvalget samt Handicaprådet vil løbende blive orienteret om og involveret i projektet. Ressourcer Projektet forudsætter Timer til projektledelse, projektgruppemøder og styregruppemøder Timer og øvrige udgifter til afholdelse af workshops Timer og øvrige udgifter til implementering af handleplan Interessenter Borgere, som er aktuelt eller fremadrettet er part i en sagsbehandling i Myndighed Social og Sundhed eller Børn og Familie Handicaprådet Social- og Sundhedsudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Innovations- og Medborgerskabsudvalget Ledere og sagsbehandlere i hhv. Myndighed Social og Sundhed samt Børn og familie Direktørgruppen Velfærd Direktion 3

31 En vellykket implementering af projektet forudsætter, at alle interessenter får ejerskab til proces, handleplan og konkrete initiativer, og tager ansvar for forankring af værdier. Ejerskabet skabes og fastholdes gennem en høj grad af kommunikation og involvering. Kommunikation/ Inddragelse Der skal kommunikeres med alle interessenter i gennem alle faser i projektet. I nogle faser ved en høj grad af inddragelse, i andre faser ved information om status. Det er tanken, at projektet vil indeholde en del dialog mellem interessenterne, men at der også vil være dele af projektet, som ikke involverer alle interessenter. Risikoanalyse Projektets succesgrad er helt afhængig af samarbejde med interessenterne. Der skal være en stor opmærksomhed i forhold til interessenternes ejerskab til projektet. Dette imødegås bl.a. med en høj grad af kommunikation og inddragelse. Det er på nuværende tidspunkt vanskeligt at estimere tids- og ressourceforbrug, idet det afhænger af resultatet af de første faser i projektet. Evaluering Der vil blive arbejdet med udgangspunkt i tankegangen i innovativ evaluering. En løbende evaluering af processen og de enkelte faser skal bidrage til at vurdere behovet for kommunikation og inddragelse. Som en del af udformningen af handleplanen for initiativer, der skal understøtte god sagsbehandling, vil der blive lavet en plan for evaluering af de initiativer, der iværksættes. Tidspunktet for evaluering vil afhænge af de konkrete initiativer. Overdragelse Efter endt evaluering vil projektet blive overdraget til Myndighed Social og Sundhed samt Børn og Familie. Det forventes, at der vil ske en gradvis overdragelse omkring de enkelte initiativer i handleplanen. 4

32 Bilag: 8.1. Bilag- Kompetencefordelingsplaner IMU Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

33 Notat Til: Udvalget for Innovation og Medborgerskab Fra: Rikke Berg, Direktør for Innovation og Netværk Beslutningskompetence i Innovations- og Medborgerskabsudvalget 22. maj 2014 Kontaktperson: Rikke Berg [email protected] Af Assens kommunes styrelsesvedtægt 14 fremgår følgende vedrørende beslutningskompetence: Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på områderne for innovation, velfærdsteknologi samt aktivt medborgerskab, herunder opgaver vedrørende - tværgående innovationsprojekter - tværgående planlægning og prioritering af velfærdsteknologi - projekter og nyt tiltag inden for aktivt medborgerskab - udvikling af nye politiske arbejdsformer/lokaldemokrati - udvikling af borgerinddragelsespolitik - digitalisering stk. 3 Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til Byrådet om udvikling, omstilling og planlægning på tværs af opgavefelter i Assens Kommune med udgangspunkt i vedtagne strategier og politikker inden for udvalgets områder og med udgangspunkt i rammerne af kommunens overordnede planlægning jf. 10. Stk. 4. Udvalget fører tilsyn med opfyldelsen af de målsætninger, der fastlægges af Byrådet for de under udvalget hørende sagsområder og anlæg, således det sikres, at kommunens ydelser har den størst mulige grad af service og kvalitet i forhold til de afsatte ressourcer. Ovenstående betyder at,

34 Beslutninger vedrørende etablering af nye indsatser og afvikling af eksisterende indsatser træffes af udvalget henholdsvis indstilles af udvalget til Byrådets beslutning. Udvalget kan beslutte at delegere sin beslutningskompetence til Direktøren bortset fra i sager, der kræver beslutning i et Byrådsmøde. Der kan besluttes løbende delegation eller enkeltstående delegation af beslutningskompetence. Løbende delegation: Indgåelse af kontrakter med leverandører: Kompetencen delegeres til Direktøren. Enkeltstående delegation: Projekt vedrørende helhedsorienteret indsats for udsatte familier: Direktøren er bemyndiget til at træffe beslutninger om aktiviteter i projektet af IMU den 5.maj Dokumentet ajourføres ved ændringer. Side 2 af 2

35 Bilag: 9.1. Pkt. 1 - Nyhedsbrev - januar 2014 Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

36 Nr. 1 - den 21. januar 2014 INNOVATION Nyhedsbrev Gør innovaon nærværende! Det tænker Henrik Hørslev Hansen, daglig leder af psykiatrilbuddene, om innovaon. Mange taler om innovaon, men oe bliver de gode intenoner ved snakken. Er innovaon derfor bare varm lu, eller er der så meget indhold i begrebet, at det rent faksk kan gøre en forskel for Assens Kommune? Jeg tror, at det kort og godt handler om at gøre innovaon nærværende, hvis det skal gøre en konkret forskel. At vi skal turde forandringerne og et brud med vores vaner og automaske tænkning. Vores grænser bliver flyet, når vi med et innovavt mindset går fra at tænke på problemer l at se udfordringer, som er sjove at finde løsninger på. Træd ind i krydsfeltet Når vi i Assens Kommune træder ind i krydsfeltet mellem fagområder, kompetencer og kulturer på vores arbejdsplads, tror jeg, vi vil opleve, at kombina- onen af de eksisterende fagbegreber kan skabe afsæt for nye idéer og løsninger. Ordet innovaon dækker over en struktureret proces, der skaber øget værdi enten menneskeligt eller økonomisk. Gennem en innovav lgang l vores arbejde, kan vi bevidst få de innovave krydsfelter l at opstå. Vi vil opleve, at vi får mere arbejdsglæde, fordi vi udnyer mere af vores samlede potenale, når vi sæer os selv i spil på tværs af faggrænser. Vi skal blot være opmærksomme på ikke at blive forelsket i egen løsning, men i stedet turde prøve nyt af. Vi skal turde Hvad er det så, der kan stå i vejen for at innovaon lykkedes? Hvad er det, vi skal være fokuserede på, og som, hvis vi ikke er opmærksomme på det, suger al fremdri og energi ud af vores gode intenoner, hvoreer de lider den slle død i glemslen? Et af svarene på disse spørgsmål er os selv. Vi frygter risikoen for spild, fejl og manglen på kontrol og så mangler vi llid. Vi skal derfor turde bryde vaner og prøve noget nyt. Vi skal med andre ord ikke stå i vejen for os selv Innovaonsbarometeret 2014 Assens Kommunes innovaonsbarometer blev i sidste uge sendt l alle ledere, innovatører og TR ere. Barometeret består af 18 spørgsmål, som tager afsæt i Assens Kommunes innovaonsstrategi og måler innovaonskulturen i kommunen. Den første måling, som blev foretaget i januar 2013, danner sammenligningsgrundlag for dee års måling. Med andre ord giver målingen os et billede af, hvordan Assens Kommune har udviklet sig siden sidste måling og synliggør det kommende års fokus- og indsatsområder på innovaonsområdet. Resultatet af innova- onsbarometeret vil blive præsenteret for direkon, fag- og stabschefer, ØK, Hovedog Fælles MED-udvalg samt Innovaons og medborgerskabsudvalget. Eventuelle særlige indsatsområder vil eerfølgende blive drøet og igangsat

37 INNOVATION Nyhedsbrev Velkommen hjem Velkommen hjem er navnet på den række af temadage, som ca. 80 personer fra plejeboligerne i Assens Kommune netop har deltaget i. Temadage, som skal forvandle plejeboligerne fra ins tu oner l hjem. Bofællesskabet Skelvej har mange gode idéer Det er vig gt, at beboerne føler sig hjemme. Fx er det vig gt, at rummet er indre0et, så beboeren selv kan være med l dagligdags ng som madlavning og lignende. - Hvis rummet kan stø0e op om de fine ng, der er i Eden alterna ve, så er det en succes, siger Chris ne. Det er dét, der er vores udgangspunkt. Hjem er en følelse Forud for temadagene blev medarbejdere, beboere og pårørende bedt om selv at gå på opdagelse på deres respek ve plejeboliger. De skulle føre fotodagbøger over deres dagligdag på plejeboligerne. Derudover skulle de lave collager over, hvad et hjem er. Billeder såvel som collager blev medbragt på temadagene og dannede grundlag for, hvad der skulle arbejdes med på dagene. Indholdet var derfor meget relevant og konkret for deltagerne, da det tog udgangspunkt i deres egen hverdag. Fra ins tu on l hjem Formålet med temadagene er at få plejeboligerne l at føles mere som hjem end som ins tu oner for beboerne. I vores firma har vi indre0et plejehjem i ca. 3 år, og det er al d det samme. Det ligner mere ins tu oner, end det ligner hjem, forklarer Interior Designer, Chris ne Bandholm, som, i samarbejde med sin kollega Suze0e Duus Hansen, har designvirksomheden DesignCure. DesignCure er virksomheden, som, sammen med Ki0 Lysén Pedersen, funk onsleder af plejeboliger i Assens, stod bag de tre temadage. -Vi blev meget interesserede i Eden alterna ve, fordi det er så humant, siger Chris ne og fortæller videre: -I den forbindelse mødte vi Ki0 på en temadag. Vi fik en idé. Frem for at udarbejde et indretningskoncept, ville vi i stedet undervise i at få medarbejdere, beboere og pårørende l selv at skabe et hjem. Vi tog derfor udgangspunkt i Eden Alterna ve, og så koblede vi vores undervisningsmateriale på KL s innova onsmodel. Vi vil inspirere dem l at tænke ud af boksen, forklarer Chris ne. -De skal tage udgangspunkt i rummet og tænke i lys, farver, materialer, inventar, nips og grønt. På billedet ses en fotodagbog fra Bofællesskabet Korsvang -Der er stor forskel på hjemligt og hjem. Hjem er nemlig en følelse, og derfor er det kun dem selv, der kan mærke, hvordan de skal forvandle netop deres plejeboliger l hjem, siger Chris ne. Sådan spiser du en elefant Vi inspirerer kun, fortæller Suze0e. -De skal selv hjem og implementere, og de får ikke en pose penge e erfølgende, som de kan gå hjem og bruge på at skabe et hjem.

38 INNOVATION Nyhedsbrev De skal selv tage den op og finde ressourcerne, så det hele aænger af, at nogen griber bolden eerfølgende. Det er et eksperiment, og vi er spændte på at følge processen. -Vi forpligter dem på før- og eerbilleder, forklarer Ki. De skal følge op rent visuelt, så vi er sikre på, at det ikke går i glemmebogen. Det er meget vigg for os alle sammen. Vi vil slippe for stereotype plejehjem. Det er bare med at gå i gang med det, der kan lade sig gøre, siger Suzee og suppleres af Chrisne: - Det skal tages i små overkommelige bidder. Det er det samme som at skulle spise en elefant - du tager én bid af gangen, og l sidst er du igennem. (Du kan læse hele arklen på Aksen) Utryghed er innovaonens følgesvend (Kilde: d. 7. januar 2014, arkel af Luna Svarrer) - Innovaon indebærer, at man ikke ved, hvad det ender med. Og det vil sige, at der kan ske fejl undervejs, men ikke ret mange virksomheder synes, fejl er godt. Så det handler om at opdage fejlene, så de kan ske hurgt og billigt. Det kræver at innovaonen har ledelsens særlige opmærksomhed, forklarer Annemee Digmann, der både er afdelingschef for udvikling i Region Midtjylland og forsker i ledelse ( ) I Annemee Digmanns forskningsarbejde, har hun blandt andet mødt en kommunaldirektør, der proklamerer: Hvis ikke jeg har været ude af komfortzonen tre gange i løbet af dagen, så har jeg ikke understøet innovaonen i kommunen lstrækkeligt. Følelsen af utryghed bliver et vilkår i en d, der kalder på innovaon, og derfor spår Annemee Digmann at utryghed og at lære at elske den bliver en af de store udfordringer i gode råd Annemee Digmann giver tre gode råd l at sæe fokus på innovaon og utryghed i 2014: 1. Når I møder en ny ide, så aftal, at I bruger de første 20 minutter til at være undersøgende og nysgerrige omkring ideen 2. Vær opmærksom på din mismatch. Hjernens center for mismatch er den del af hjernen, der går i alarmberedskab, hvis man ser en tiger, og uden at stille spørgsmål sætter i løb. På samme måde blokkerer centret for nye ideer, der gør en utryg og bange. Vær derfor opmærksom på, hvornår du får lyst til at løbe væk og sige nej? Stop op og stil spørgsmålet: Hvordan kan jeg arbejde med utrygheden på en ny måde? Med innovaon følger utryghed, derfor kommer 2014 l at handle om at skabe rammer for utryghed. Det er nemlig viggt, før vi tør innovaonen, mener afdelingschef i Region Midtjylland Annemee Digmann. 3. Opstil målsætninger i hverdagen. For eksempel 'tre om dagen'. Så bliver du presset ud i situationer, du ellers ville undgå. Men hey! Det er godt for innovationen! Læs artiklen i sin fulde længde på

39 INNOVATION Nyhedsbrev En innovatør på arbejde Du kan følge innovatørens udvikling i næste nyhedsbrev i april måned

40 Bilag: 9.2. Pkt. 1 - Nyhedsbrev - maj 2014 Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

41 INNOVATION Nyhedsbrev Nr. 2, maj 2014 Innovation skal skabe værdi! Det mener Rikke Berg, direktør for Innovation og Netværk. I 1970 var Bernard Sadow, chef i et stort amerikansk kuffertfirma, sammen med sin familie på vej hjem fra en ferierejse. Mens han står med fire spritnye, men meget tunge, feriekufferter i lufthavnen og spekulerer på, hvordan han skal få dem båret ud til hans bil, ser han en læssevogn med hjul, og han får en genial idé: at montere hjul på fremtidens kufferter. To år senere kommer firmaets rullekufferter på markedet og i dag er der næppe mange, som vil købe en ny kuffert uden hjul. Vigtige pointer om innovation Historien er banal, men alligevel illustrativ for nogle vigtige pointer omkring innovation, som vi skal dyrke i kommunen: 1. Innovation skal skabe værdi (rullekufferten har sparet os for mange dårlige rygge!) 2. Innovation skal tage afsæt i medborgerens verden (først da Sadow selv var ude at rejse, forstod han behovet) 3. Innovation skal skabes i netværk med andre (rullekufferten blev ikke udtænkt ved Sadows skrivebord, men inspireret af et helt andet miljø) 4. Innovation skal understøttes (rullekufferten var aldrig kommet på markedet, hvis ikke Sadows direktør, kolleger og medarbejdere havde hjulpet med at få idéen prioriteret, testet og realiseret). Skabe rammer som innovationsarkitekt Som direktør for Innovation og Netværk vil jeg være en slags innovationsarkitekt, som - sammen med resten af direktionen, Innovations- og Medborgerskabsudvalget og hele byrådet vil arbejde hårdt for at skabe de rammer, som kan gøre Assens Kommune til fremtidens kommunale kuffertfirma. Jeg glæder mig til samarbejdet med jer! Hvad nu hvis -puljen 2014 er uddelt Innovationsgruppen har modtaget 18 ansøgninger til den tværgående innovationspulje, Hvad nu hvis -puljen. Puljen er i år på kr., og seks ansøgninger har fået midler. Kriterier for udvælgelsen I vurderingen af ansøgningerne har Innovationsgruppen lagt vægt på, at det tydeligt fremgår, hvad innovationsprojektet går ud på, og at de formelle kriterier er opfyldt. De formelle kriterier er: Er projektet tværfagligt arbejder flere faggrupper sammen? Inddrager projektet borgere, brugere og andre relevante parter? Er der tale om noget nyt og innovativt i Assens Kommune? Lyder projektet som en god idé? Vil det være nyttigt? Er det tydeligt, hvad projektet går ud på? Er det forståeligt beskrevet? Hvilken merværdi har projektet til formål at skabe? Hvordan er økonomien i projektet? I hvor høj grad vil andre kunne drage nytte af de erfaringer og resultater, som projektet sigter mod? De seks tværfaglige innovationsprojekter De indkommende ansøgninger er generelt rigtig gode idéer til projekter, men de seks ansøgninger er imødekommet, fordi de i særlig grad opfylder kriterierne. Herunder kan du se, hvem der har modtaget en del af puljen: Misbrugscentret - Tværfaglig indsats i forhold til misbrugere, som ikke kan profitere af et ordinært ambulant behandlingstilbud Verninge Skole Mediepatruljen Pilebakken Den nemme løsning! Børn og Familie Mere Indgribende Helhedsorienteret indsats MIHI Assens Ungdomsskole Onkel Sofus Job- og kompetencecentret - Borgerens system Der vil løbende blive skrevet artikler på Aksen om projekternes forløb.

42 INNOVATION Nyhedsbrev Traditionelle løsninger er fortid I Byg, Beredskab og Ejendom tyer de ikke længere til traditionelle løsninger. Her har et innovationsprojekt nemlig bygget en anderledes hverdag for medarbejderne og for byggeansøgerne. Lars Evald Jensen, byg- og beredskabschef, fik inspiration til projektet bl.a. gennem innovationslederuddannelsen og den diplomuddannelse, som Lars er ved at afsluttet. Jeg fik den idé, at vi skulle se på, om vi kunne kombinere menneskelige egenskaber med teknik på en ny måde. Derfor satte jeg dette projekt i gang. Utraditionel sagsbehandling Idéen går ud på at dele ansøgerne ind i kategorier, mens sagsbehandlere også inddeles i kategorier. - På den måde kan vi sammensætte sagsbehandlere og ansøgere på en rigtig god måde, fortæller Lars. Det er ikke alle, der er lige gode til det samme, og sagsbehandlere har ikke de samme præferencer, når det kommer til arbejdsopgaver. Nogle er rigtig gode til, og kan lide, at tale med og vejlede fru Hansen om en tilbygning, mens andre er bedre til, og foretrækker, at tale med den fagligt kompetente rådgiver. Derfor synes vi, at det giver rigtig god mening, at inddele arbejdet på denne måde. Med på vognen Rent praktisk er medarbejderne blevet interviewet for at finde frem til lige præcis, hvor deres spidskompetencer ligger, og hvilke opgaver de trives med. Dernæst er de blevet inddelt efter det. Vi kørte en seance, hvor vi fik en certificeret til at komme og lave personprofiler på medarbejderne, beskriver Lars og uddyber: - Sammen med ham afholdte vi to workshops, hvor vi blandt andet havde forberedt et par øvelser til medarbejderne, der skulle fungere som en slags øjenåbnere, som skulle få medarbejderne også de som var skeptiske til at hoppe med på vognen. Vi lavede en blindtest med LEGO, der gik ud på, at medarbejderne skulle sidde to og to med ryggen til hinanden. Den ene fik klodserne, mens den anden fik vejledningen, og så skulle der ellers blindbygges på tid. De hold, som bestod af medarbejdere med de samme præferencer, byggede modellen væsentlig hurtigere end dem, som ikke havde de samme præferencer. Det var virkelig en øjenåbner for alle. Øge tilfredsheden Med denne nye arbejdsform, håber vi at kunne hæve tilfredsheden blandt ansøgerne, siger Lars. - Men jeg tror på, at det også vil virke positivt på medarbejdertilfredsheden, at sagsbehandlerne får mulighed for at arbejde mere med lige præcis det de har lyst til, og som de er gode til. Medarbejdertilfredsheden er allerede høj, men den kan blive endnu højere. - Nu tænker vi de menneskelige egenskaber hos byggesagsbehandleren ind i den måde, som vi håndterer ansøgninger på på byggesagsområdet er det meget utraditionelt. Her inddeles arbejdet normalt efter geografi eller teknik og ikke efter personlige egenskaber, forklarer Lars. - Vi har arbejdet på denne måde siden årsskiftet, og medarbejderne er allerede meget glade for det. Det håber vi selvfølgelig også at ansøgerne er, siger Lars

43 INNOVATION Nyhedsbrev - Lige nu er vi i gang med en stor brugertilfredshedsundersøgelse af byggesagsbehandlingen i Assens Kommune, fortæller Lars og tilføjer: - Undersøgelsen vil give os et billede af, hvordan ansøgerne vurderede byggesagsbehandlingen, før vi gik i gang med at arbejde på denne måde. Tanken er så, at vi skal foretage en ny undersøgelse, når der er gået et år eller to, så vi kan se, om det ikke kun rykker noget for medarbejderne, men også for ansøgerne. Undersøgelsen har også et andet klart formål, nemlig at hjælpe os med at kategorisere ansøgerne endnu bedre. Lige nu har vi lavet en grovkategorisering ud fra vores bedste overbevisning og lavet syv ansøgerportrætter, som vi kan bruge til at inddele medarbejderne. Regninger kostede for meget tid og energi Men selv om betaling af købmandsregninger måske ikke lyder som en stor ting, så skabte de to medarbejderes valg meget tydelige resultater. Problemet med købmandsregningerne var, at det var pædagoger og beboere, der i fællesskab skulle opgøre alle kvitteringer og lave regnskaber, hvorefter regnskabet gik til en HK -medarbejdere og til sidst skulle til revision. I alt brugte hver af de fire beboergrupper en halv formiddag om måneden på regningerne (.) Ingen brændende platform - Jeg har forsøgt ikke at skabe en brændende platform. Dette projekt er ikke absolut nødvendigt, men vi kan godt blive ved med at udvikle og gøre et godt område endnu bedre, afslutter Lars. Innovation er ikke kun for chefer (Kilde: den 6. maj 2014, artikel af Mia Dalby Larsen) Sygeplejersken Vibeke blev sendt på kursus i innovation. Hun er nu med til at finde praktiske løsninger på hverdagsproblemer i det bosted, hvor hun har arbejdet i 20 år. Når købmandsregningerne skal betales i hver af de fire beboergruppe i det socialpsykiatriske bosted Hedebo i Brønderslev Kommune, så er det ikke længere en træls opgave, der tager tid og tålmodighed for både personale og beboere. Det er et af de helt konkrete resultater, der er kommet ud af, at Hedebo har sendt to medarbejdere på en uddannelse i innovation (.) - Vi valgte at kigge på købmandsregninger, fordi det var et lille delområde, som var nemt at have med at gøre. Det var ikke noget stort og voldsomt, fortæller Vibeke, der har været sygeplejerske på Hedebo i 20 år, og som er en af de to medarbejdere, der blev udvalgt til innovatøruddannelsen. Vibeke tog problemstillingen med på innovationsuddannelsen, hvor deltagerne (.) blev introduceret til innovationsværktøjer som f.eks. brugerrejser, fotosafari og interviews. Mellem kursusdagene skulle de afprøve værktøjerne derhjemme. De to medarbejderes projekt viste, at de pædagogiske medarbejdere syntes, at opgaven var træls og tidskrævende, og ikke noget de i deres faglighed følte sig rustet til. Til gengæld viste undersøgelserne også, at der var en sekretær i bostedet, som kunne hjælpe med løsningen. - Vi fik en aha-oplevelse, og vi forstod pludselig, hvorfor opgaven var så forhadt. Pædagogerne var vant til at arbejde kreativt og finde på skæve løsningerne. Sekretæren var uddannet til at arbejde med regler og rammer, og hun syntes, det var en dejlig opgave, fortæller Vibeke. Løsningen var derfor, at sekretæren overtog opgaven med regnskaberne.

44 INNOVATION Nyhedsbrev Ledelsen var med hele vejen Hele vejen igennem forløbet holdt de to medarbejdere møder med deres leder, og det betød, at de havde fuld opbakning til at bruge både deres egen og deres kollegers tid, og projektet blev prioriteret over andre opgaver på Hedebo. At de nye ideer og løsninger kom på initiativ fra helt almindelige medarbejdere og ikke fra ledelsen, var en vigtig pointe. Fremtiden tegner innovativ De to innovationsagenter skal også i fremtiden arbejde med de nye redskaber. De skal fungere som konsulenter for medarbejderne i de enkelte beboergrupper, der hver skal finde et emne eller en problemstilling, som er vigtig at arbejde med, og målet er, at aha-oplevelserne også kommer til dem. For Vibeke har innovationskurset også personligt været et vendepunkt i arbejdslivet. - Jeg tror, det betød alt. Det kunne vi også høre fra de andre på kurset. Vi ser nogle andre ting, siger Vibeke. Vi var på et punkt, hvor vi var energimæssigt flade efter mange forandringer og tidspres. Men når man pludselig er med til at se løsninger, så begynder det at blive sjovt, siger hun. Læs artiklen i sin fulde længde på

45 Bilag: 9.3. Pkt. 2 - Frivillig Fredag Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 02. juni Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

46 Frivillig Fredag 2014 Frivillig der hvor du lever Frivilligrådet har endnu engang fået opgaven med at koordinere indsatsen omkring Frivillig Fredag den nationale frivillighedsdag, i I år afholdes Frivillig Fredag d. 26. september og lige som sidste år, kan man lægge sine aktiviteter i ugen op til fredagen. Årets underoverskrift er Frivillig der hvor du lever og har en dobbeltbetydning. Det handler dels om at vise den energi og livsglæde, frivilligt arbejde giver og dels om sætte fokus på de typer af frivilligt arbejde, der har lokalsamfundet som omdrejningspunkt. I sammenhæng hermed vil Frivilligrådet i år arbejde med at involvere aktører på lokalsamfundsområdet på Frivillig Fredag. Vi vil dels udarbejde et aktivitetskoncept rettet mod denne målgruppe og dels afholde et arrangement, der har frivillighed i lokalsamfundet som tema. Her vil vi bl.a. undersøge, hvordan forskellige parter i et område kan bruge frivillighed til at skabe og ændre livsvilkår, hvordan et lokalområde bliver til mere end bare et sted, hvor man bor og hvordan frivillighed kan tilføre mening og sammenhængskraft. Frivillig Fredag 2013 bød på det hidtil højeste antal forskellige aktiviteter og i flere kommuner end nogensinde før nemlig 290 forskellige aktiviteter fordelt på 86 kommuner. Langt de fleste af Danmarks 65 frivilligcentre var med til at markere dagen som hoved- eller medarrangører af Frivillig Fredagarrangementer i deres område, og også kommunerne var rigtig godt med som arrangører af Frivillig Fredag 67 kommuner spillede en aktiv rolle i forhold til den lokale fejring af Frivillig Fredag. Herudover stod foreninger, borgergrupper, skoler, plejecentre, mv. for rigtig mange flotte arrangementer. Fra Frivilligrådets side er vi meget imponerede over det store engagement og de mange spændende aktiviteter, der blev afholdt sidste år mange tak for jeres store indsats! Hvis du er interesseret i en mere udførlig beskrivelse af resultaterne fra Frivillig Fredag 2013, kan du downloade evalueringen fra hjemmesiden Frivilligrådet har udarbejdet forskellige koncepter, der gerne skulle gøre det lettere at arbejde med aktiviteter på Frivillig Fredag, også for nye aktører. Koncepterne giver også idéer til, hvordan man kan samarbejde på tværs af sektorer. Koncepterne kan downloades her: og omfatter: Frivillig Fredag praktik Erhvervsleder i praktik Vindue for en forening Lærer for en dag Efterskoler deltager på Frivillig Fredag Vi glæder os til at komme i gang og vil løbende informere jer om aktiviteter og tilbud via hjemmesiden og nyhedsbrevet. Frivilligrådets sekretariatet står til rådighed for spørgsmål, oplæg, sparring og meget mere Med venlig hilsen Frivilligrådets sekretariat For mere information, kontakt Frivilligrådets sekretariat: Katrine Tonboe Jacobsen, [email protected], tlf Sanne Kok, [email protected], tlf