Projektaftale (Kommissorium)

Transkript

1 Center Kultur og Fritid Journalnr: P Ref.: Louise Gammelholm Poulsen Telefon: Dato: Projektaftale (Kommissorium) Projekt: Halanalyse - Hvordan fremtidssikrer vi hallerne i Rebild Kommune? Stamoplysninger Sagsnummer (SBSYS) Version af projektaftalen Center/afdeling Tidsramme Udarbejdet af P Dato 8. august 2013 Version 1: Udkast/ forslag til kommissorium Center Kultur og Fritid, i samarbejde med Fællescenter Økonomi og de selvejende haller i kommunen. Beslutning om at sætte projektet i gang er truffet på KFU den 12. juni Projektet forventes afsluttet vinter/ forår Louise Gammelholm, Center Kultur og Fritid Status Oplæg til KFU den 4. september Baggrund for projektet Forvaltningen har gennem de seneste år modtaget henvendelser fra flere haller, der har haft likviditetsproblemer eller generelle problemer med økonomien, endvidere har haller og haldrift været et tema i bl.a. kommunens fritidsråd og generelt i forskellige lokale og nationale fora. Endvidere viser landsdækkende undersøgelser, at idrætsmønstret hos danskerne har ændret sig markant de seneste 40 år og også vil ændre sig fremover. Nye sportsgrene kommer frem, andre måder at organisere sig på, og nye måder at bruge faciliteter og tilbud på. Danskernes vil det uorganiserede og fleksible, de vil ud i naturen og de vil andre aktiviteter end tidligere. Forvaltningen vurderer, at det i lyset af de seneste års regnskaber fra hallerne, de nævnte henvendelser og den generelle debat omkring ændrede idrætsvaner og haller, er relevant med en nærmere analyse af hallerne i kommunen. Projektet Hvordan fremtidssikrer vi hallerne i Rebild Kommune? Hvad er de reelle muligheder og udfordringer? Hvordan sikrer vi, at hallerne i Rebild Kommune om 25 år er sunde forretninger? Side 1 af 6

2 Projektets mål er at lave en analyse/ rapport, der belyser hallernes aktuelle situation og vilkår, herunder aktuel belægning og brugergrupper, befolkningsgrundlag og befolkningsprognoser, organisering og medarbejdersammensætning, markedsføring, fysiske indretning og fleksibilitet i forhold til andre aktiviteter end de traditionelle, økonomiske sundhedstilstand etc. Endvidere er det projektets mål direkte at bidrage til udvikling og nye initiativer i hallerne. Et afsnit i rapporten vil derfor have form af et idekatalog, der beskriver erfaringer med nye tiltag og aktiviteter i den enkelte hal til inspiration for andre haller. Analysearbejdet/ rapporten skal danne grundlag for en drøftelse mellem hallerne og det politiske niveau, herunder bidrage med viden om/ beslutningsgrundlag for, hvorvidt der er behov for f.eks. en strategisk udviklingsplan for hallerne og/ eller konkrete tiltag for at fremtidssikre hallerne. Metodedesign Analysearbejdet er delt op i fem delanalyser, der hver især kan laves uafhængig af hinanden. Dermed lettes og struktureres arbejdet: Del 1: Regnskabsanalyse En regnskabsanalyse med fokus på den primære drift (indtjening og udgifter) og relevante finansielle forhold (lån og potentiel lånomlægning). Analysespørgsmål er: A) Hænger den enkelte hals driftsøkonomi sammen er der balance mellem indtjeningen og de udgifter, der er forbundet med driften? B) Er der i det enkelte regnskab tegn på noget, der bør undersøges/ der kan optimeres/ bør ændres i driften? C) Kan hallernes lån med fordel sammenlægges/omlægges/ kan der spares på udgifterne til lån? D) Giver regnskaberne, på tværs af hallerne, ideer til optimering/ effektivisering af hallerne? Regnskabsanalysen laves af Fællescenter Økonomi på basis af de seneste års regnskaber. Del 2: Brugeranalyse En brugeranalyse med fokus på befolkningsgrundlag, befolkningsprognoser, aktuel belægning, brugergrupper, brugsmønstre og efterspørgsel blandt potentielle brugergrupper efter aktiviteter. Analysespørgsmål er: A) Hvad er størrelsen af hallens lokale befolkningsgrundlag? B) Hvad er befolkningsprognosen i hallens lokale område? C) Hvad er hallens, herunder også mødelokalernes, cafeteriets og andre faciliteters, aktuelle belægningsprocent i henholdsvis tidsrummet kl til (hvad er skolens brug?) og i tidsrummet kl til (foreningernes og andres brug?). D) Hvem bruger hallen/ Hvem er de aktuelle brugergrupper? E) Er de aktuelle brugere tilfredse med hallen eller har de ønsker til ændringer? Side 2 af 6

3 F) Kan der identificeres ønsker blandt potentielle brugergrupper om nye aktiviteter, herunder uorganiserede, spontane aktiviteter? Spørgsmål A og B omkring befolkningsgrundlag kan besvares via intern statistik. Spørgsmål C kræver en undersøgelsen som f.eks. en optællingsuge, hvilket kræver massiv hjælp fra et større antal personer/ ansatte i en meget kort periode. Spørgsmål D kan besvares udfra hallens kalender/ bookingoversigt. Spørgsmål E og F kan belyses via en spørgeskemaundersøgelse blandt lokale brugere og grupperinger, f.eks. borgerforening og erhvervsforening. Brugeranalysen kan således laves som et samarbejde mellem flere centre og eventuelt med inddragelse af eksterne hjælpere til tælleugen. Del 3: Analyse af organisering og markedsføring En analyse af organisering og markedsføring, herunder aktuel organisering, medarbejdersammensætning og medarbejderkompetencer, brug af hjemmesider, IT/bookingsystemer og markedsføring, potentiel øget professionalisering og effektivisering i opgaveløsningen. Analysespørgsmål er: A) Hvilken organiseringsform har hallen? B) Hvad er hallens aktuelle målgrupper og hvilke målgrupper ser hallen i fremtiden? C) Hvilke kompetencer har henholdsvis bestyrelsen og hallens ansatte? D) Hvordan arbejder hallen med markedsføring, IT og kommunikation? E) Hvilke planer, visioner og strategier har bestyrelsen for hallen? F) Har hallen erfaringer med nye tiltag og aktiviteter, der bør bringes videre til de andre haller? G) Ser bestyrelsen svagheder/ muligheder i forhold til organiseringen, muligheder for forbedringer eller effektiviseringer? Spørgsmålene kan besvares via interviews med bestyrelserne og halinspektørerne. Interviewene kan laves af Center Kultur og Fritid. Delanalysen laves på cirka 100 timer/ 2-3 uger. Del 4: Fysisk/ arkitektonisk analyse Arkitektonisk analyse af hallernes indretning og åbenhed i forhold til natur og udearealer, herunder mulighed for at forbedre indretning og arkitektur hen mod mere naturlig lys, direkte adgang til udendørs faciliteter/ natur, fleksibilitet i forhold til andre aktiviteter end de traditionelle etc. Analysespørgsmål er: A) Hvordan spiller hallens indretning og arkitektur sammen med danskernes ændrede motionsvaner og ønsker til faciliteter. B) Hvordan kan der arbejdes med den fysiske indretning og samspillet med naturen? Side 3 af 6

4 Delanalysen vil i første omgang blive udbudt som et projekt i samarbejde med Aalborg Universitet, således at relevante studerende får tilbudt at arbejde med løsning af opgaven. Såfremt det ikke viser sig muligt at skabe kontakt med en gruppe af studerende, der vil arbejde med opgaven, vil delanalysen blive kogt ned til nogle interviewspørgsmål under delanalyse 3. Del 5: Metaanalyse en sammenskrivning af undersøgelser lavet på landsplan En mini-metaanalyse/ en sammenskrivning af de aktuelle undersøgelser og studier lavet på landsplan omkring udviklingen i danskernes idrætsvaner og hallernes udfordringer og muligheder. Analysespørgsmål er: A) Hvad siger de nyeste, danske undersøgelser om danskernes motions- og drætsvaner? B) Hvad siger de nyeste, danske undersøgelser om danskernes forhold til/ brug af haller? Et internt læse- og skrivearbejde, der kan laves af Center Kultur og Fritid. Delanalysen kan laves på cirka 37 timer. Projektorganisation Projektet er organiseret således: Projektejer: Centerchef Claus Holm, Center Kultur og Fritid Projektgruppe: Projektleder med fokus på den overordnede proces, samt analysearbejde og rapportskrivning, Louise Gammelholm, Center Kultur og Fritid. Projektdeltager med fokus på belægningsundersøgelse og dataindsamling XXX, Center Kultur og Fritid. Projektdeltager med fokus på regnskabsanalysedelen XXX, Fællescenter Økonomi. Budget og finansiering Projektet koster alene mandetimer. Umiddelbart, med de aktuelle tanker omkring analyseindhold m.v., vurderes projektet til 300 til 400 timer fordelt udover projektdeltagerne i projektperioden, dog med flest timer til projektleder. Aktivitets og tidsplan Projektet forventes at løbe henover efteråret 2013 og vinteren 2014: 22. august 2013: Fælles opstartsmøde. Inputs fra opstartsmødet indarbejdes i forslaget til kommissorium og metodedesign. 4. september 2013: Kommissorium og herunder metodedesign behandles på KFU. Såfremt dette godkendes går analysearbejdet i gang. Side 4 af 6

5 September december 2013: Projektgruppen arbejder med dataindsamling og analysearbejde. Ultimo november/ Primo december: Orienteringsmøde for hallerne om status på analysearbejdet. Januar 2014: Rapportskrivning. Februar 2014: Rapporten og dens konklusioner forelægges KFU og hallerne. Der afholdes fælles temadag/ inspirationsdag for haller og politikere med fælles drøftelse af rapporten og relevante oplæg. Risikovurdering og tiltag For nogle haller er denne analyse en positiv mulighed for at komme i dialog med forvaltningen og politikerne omkring haller og haldrift i Rebild Kommune. For andre haller vil det føles som en ubehagelig indblanding og trussel fra kommunen. Opleves projektet negativt, kan det give barrierer og problemer i det fælles arbejde med at indsamle data og beskrive forholdene i hallerne. Det er derfor vigtigt, at der udvises stor respekt for bestyrelsernes frivillige arbejde og synspunkter, samt at der kommunikeres godt undervejs i processen. Samt at der tales ærligt og åbent om problemer og udfordringer. En anden udfordring er politisk ejerskab og forståelse/ viden, jf. at projektet strækker sig henover et valg. Det er derfor vigtigt, at der er fokus på at klæde det nye udvalg på, i forhold til hallerne og halområdet. Interessenter og kommunikation Projektets primære interessenter er hallerne, KFU, fritidsrådet og forvaltningen. Hvorvidt dette projekt forløber godt og analysen bliver anvendelig, beror i høj grad på, at der er tillid mellem projektets parter, og herunder at der er en god og ordentlig kommunikation undervejs. I forbindelse med projektet skal derfor kommunikeres til projektets interessenter. Kommunikationsplanen er således: Hallerne (bestyrelser og halinspektører): Deltager i fælles opstartsmøde den 22. august. Løbende direct mails under processen. Er løbende med i dataindsamlingen. Orienteringsmøde ultimo november eller primo december om status på analysearbejdet. Fælles temadag primo Politisk udvalg (KFU): Beslutning om at sætte projektet i gang er truffet på KFU den 12. juni Deltager i fælles opstartsmøde den 22. august. Løbende orienteringer på dagsorden på udvalgsmøder. Fælles temadag primo Fritidsrådet: Deltager i fælles opstartsmøde den 22. august. Løbende direct mails under processen. Orienteres løbende på deres møder. Orienteringsmøde ultimo november eller primo december om status på analysearbejdet. Fælles temadag primo Side 5 af 6

6 Offentligheden/ Pressen: Pressemeddelelse og nyhed på rebild.dk ved projektstart. Pressemeddelelse og nyhed på rebild.dk, når projektrapporten er færdig. Side 6 af 6