Fælles studieadministration

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Fælles studieadministration Informationsmøde 1. oktober 2013 UNIVERSITY COLLEGE

2 Historien Skabelsen af stabe i forbindelse med fusionen i Campusdannelsen sætter ny dagsorden, hvor nye fysiske rammer giver nye muligheder. Kompetencestrategien for TAP skulle styre efter pejlemærker. Men behov for at pejlemærkerne blev omsat til konkrete handlinger. Analyse af opgaver i de decentrale studieadministrationer som oplæg til etablering af fælles studieadministrativ enhed på Blangstedgårdsvej pr. august Ansættelse af chef for studieadministrationen (studiechef). Roadshow for at fortælle om planerne.

3 Program Præsentation Mosaikker til et fremtidsbilledet Hjørneflag for studieadministration ved UCL Forandring som forstyrrelse, forundring og udvikling De konkrete tiltag: Frem til 1. januar 2016: Sådan skaber vi den fælles studieadministration Tidsplan for processerne Kommunikationsplan Pause : 15 minutter summe sammen - og strække ben Umiddelbare spørgsmål? Afrunding

4 PUSH & PULL

5 Præsentation: STUDIEADMINISTRATION Ideelt set har en studieadministrativ medarbejder mindst to klare kompetencer: 1) De tværgående kernekompetencer, der er nødvendige, for at administrative medarbejdere kan bidrage til øget produktivitet. Fx helhedsforståelse, IT og evnen til optimering i driften gennem inkrementel procesinnovation. 2) De administrative delfagligheder: Fx KOT-optagelse, SU, skemahåndtering, eksamensadministration, STÅ-opgørelse I udviklingen af den fælles studieadministration udvikles endnu en kompetence: 3) At være strategisk bidragsyder, således at alle handlinger har samme retning.

6 Præsentation: STUDIEADMINISTRATION Fem grundlæggende temaer for organisering af indholdet i en studieadministration: Studenterrettede services Uddannelsesrettede services Ledelsesunderstøttende services System- og legalitet understøttende services Øvrige serviceopgaver

7 Præsentation: Løbende vurdering af driften

8 Præsentation: Mål og prioritering af opgaver

9 Mosaikker til et FREMTIDSBILLEDE Studieadministrationen UCL 2020

10 HJØRNEFLAG for studieadministrationen ved UCL Harmonisering Fælles retningslinjer (samme forståelse) Fælles procedurer (ensartede arbejdsgange) Fælles fortolkninger (legalitet) Effektivisering Mindre løbende forbedringer af arbejdsgange/opgaveløsninger individuelt (lean/kaizen). Støtte re-organiseringer af processer/ansvar - eventuelt mere brugerselvbetjening. Bedre anvendelse af IT og øget digitalisering - gerne baseret på harmonisering. Professionalisering Øge kompetencer (systemmæssigt, IT og delfagligheder). Øge formaliseret videndeling (Internt på UCL og eksternt i sektoren). Øge kapaciteten via adræt tilgang baseret på innovation og effektivisering. Effektiv understøttelse af uddannelsernes behov Ændrede behov hos studerende og uddannelser som grundvilkår. Udvikling af nye opgaveløsninger som svar på nye behov. Fokus på de studerendes, de ansattes og øvriges interessenters servicerejse.

11 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Forandring som forstyrrelse, forundring og udvikling UNIVERSITY COLLEGE

12 FORANDRING som forstyrrelse, forundring og udvikling Ny organisering er en forstyrrelse, der udfordrer vaner, tankebaner, muligheder. Fx: Afvikle rutiner, procedurer og relationer som ikke understøtter hjørneflagene. Ny organisering er muligheden for at undre sig og reflektere over egen praksis. Fx styrke eller bevare det værdifulde i eksisterende praksis som understøtter hjørneflagene. Ny organisering er udvikling, der realiserer UCL strategiens nye virkelighed. Fx etablering af nye procedurer, nye ansvarsfordelinger, nye vilkår, nye virkefelter Den fælles studieadministration er en omfattende forandringsproces, der kræver beslutsomhed, vedholdenhed, anstrengelse og glæde ved processen. Det bliver ikke nemt, men hvis vi er gode til konstruktivt at forstyrre, forundres og udvikle hinanden, og UCL som organisation, bliver det indsatsen værd!

13 FORANDRING: Den generiske proces

14 FORANDRING: Kendte reaktionsmønstre

15 FORANDRINGEN SÅDAN SKABER VI FREMTIDEN! VISIONEN DET VI VIL FREMOVER REFLEKSION OVER DET VI GØR I DAG VILKÅR Push NØDVENDIGE PRIORITERINGER Pull POTENTIALER VÆRDIER

16 DE KONKRETE TILTAG Hvor gode kan vi blive, hvis vi virkelig giver den gas? TIDSPLAN for identificerede initiativer. Flere forventes Efteråret 2013: Følge Bedste Praksis i sektoren Efteråret 2013: Task forces til give konkrete eksempler på opfyldelse af hjørneflag Efteråret 2013: Etablering af fremskudt Studenterservice på Blangstedgårdsvej Foråret 2014: Formaliseret revitalisering af arbejdsgrupper/erfa-netværk Implementere sektorløsninger: Digital eksamen (2014) + Praktikportal (2015) Løbende: Leanstyret medarbejderrefleksion, der bidrager til løbende forbedringer Løbende: Prioritere forslag fra Idekataloget, der understøtter 2020-strategien Infusionering af decentrale studieadministrative enheder i den fælles studieadministration frem til ultimo 2015.

17 Task forces efteråret 2013: 10 timers fremtidspotentiale I. 24/10/13 (3 timer) Analyse af udvalgte flows. Mønstre: Typiske /Atypiske? II. 08/11/13 (2 timer) Hvad skal der til for at kunne harmonisere og effektivisere? III. 26/11/13 (2 timer) Anbefalinger fra deltagerne ud fra session I & II. IV. 09/12/13 (3 timer) De vilde ideer. Out-of-boks som perspektiv. Der etableres en task force for hvert af de 5 servicespor. Det vil sige fem task forces og de arbejder parallelt. Vil du deltage?

18 Task forces i efteråret 2013: Identifikation af områder

19 KOMMUNIKATION 1. Mit.ucl.dk ::: ::: inkl. FAQ. 2. TeamShare ::: ::: Åbent område. 3. Informationsmøder hvert halve år for studieadministrative medarbejdere. 4. Orienteringer pr til studieadministrative medarbejdere ved særligt fokus. 5. Løbende dialog med vicedirektører, uddannelseschefer m.fl. om udviklingen. 6. On location vil studiechefen regelmæssigt være tilstede og tilgængelig. Og hvad der ellers måtte vise sig behov for!

20 PAUSE

21 De umiddelbare spørgsmål?

22 TAK FOR OPMÆRKSOMHEDEN HUSK AT UDFYLDE EVALUERINGEN! SPØRGSMÅL OG KOMMENTARER TIL: Studiechef Jacob Jensen Telefon: Mobil: