Udbud på levering af tolkeservices. Spørgsmål/Svar

Transkript

1 Udbud på levering af tolkeservices Spørgsmål/Svar Offentliggjort den 31. juli Skal der ved afgivelse af tilbud på alle 4 delkontrakter afleveres Der skal kun vedlægges 1 udfyldt ESPD som xml-dokument til 4. stk. udfyldt ESPD eller kun 1 stk. udfyldt ESPD? den elektroniske version af tilbuddet og 1 printet version til det 16 Der er i ESPD DEL IV (Udvælgelseskriterier) under punkt B mulighed for at udfylde omsætningstal for 5 år. Er det korrekt forstået, at kun den ene rubrik skal udfyldes med tilbudsgivers omsætning ekskl. Moms i det senest afsluttede regnskabsår? 17 Der er i ESPD DEL IV (Udvælgelseskriterier) under punkt B mulighed for at udfylde finansielle nøgletal. Er det korrekt forstået, at I kun ønsker oplysning om tilbudsgivers egenkapital iht. Senest afsluttede årsregnskab? 18 Iht. Udbud punkt 7.2. nederst (side 11/30) skal ansøger endeligt dokumentere omsætning og egenkapital på en passende måde, hvis ansøgers årsrapport ikke offentliggøres. Hvornår skal dette ske ved afgivelse af tilbud? Eller pr. anmodning, hvis man vinder tilbuddet? Er formen for dokumentation fx en erklæring afgivet af ansøgers revisor? Vi er opmærksomme på, at kravet om dokumentation også er nævnt i punkt 13.3 i udbuddet, men i dette punkt nævnes ikke noget om dokumentation omkring egenkapital 19 Iht. Udbud punkt 7.3 er det et minimumskrav, at tilbudsgiver kan oplyse referencer i form af offentlige kunder indenfor skriftlige tilbud uanset hvor mange delkontrakter der bydes på. Det er standard, at der i ESPD et er mulighed for at oplyse for 5 regnskabsår. I dette udbud anmodes der dog kun om omsætningstal inden for det udbudte område for det senest afsluttede regnskabsår. Det er derfor korrekt forstået, at det kun er den ene rubrik af de fem, som skal udfyldes. Ja det er korrekt forstået. Omsætning og egenkapital skal oplyses i ESPD et i forbindelse med tilbudsafgivelse. Såfremt man vinder udbuddet eller dele heraf skal disse oplysninger efterfølgende på anmodning kunne dokumenteres. Egenkapitalen vil typisk på tilstrækkelig vis, fremgå af årsregnskabet såfremt et sådant er aflagt. Dokumentation for omsætning indenfor det udbudte område vil kunne dokumenteres f.eks. via en erklæring afgivet af Tilbudsgivers revisor. Nødvendigheden heraf er, at denne omsætning ikke vil fremgå direkte af et evt. årsregnskab og skal derfor på anmodning kunne dokumenteres. Fremgår egenkapitalen ikke af et offentliggjort årsregnskab, skal denne ligeledes kunne dokumenteres på lignende vis.

2 tolkeservices. Skal disse referencer beskrives enkeltvis i ESPD med angivelse af kundenavn, personreference, periode og omsætning ekskl. Moms mv.? Eller skal oplysningerne samles i ESPD, jfr. At der kun er et felt at udfylde? Hvis ja til samlet oplysning i ESPD Hvornår/hvor skal specifikationen af de enkelte referencer angives? 20 Vi aftaler individuelle ansættelseskontrakter med vores tolke. Det betyder, at der forekommer forskellige lønsatser pr. time og forskellige lønsatser under transport, ligesom det er forskelligt, om der udbetales skattefri kilometergodtgørelse til tolkene. Aftalerne afhænger bl.a. af tolkens erfaring samt individuelle kundeforhold. Vores mindste lønsats pr. time ligger over HKs anbefalede satser for kontorfag. Da udbuddet af tolkeservices indeholder 4 forskellige arbejdsklausuler skal vi anmode jer om at vurdere, om vi overholder alle klausulerne med ovennævnte lønstruktur. De krævede referencer skal i ESPD et beskrives enkeltvis. Trykker man på + tegnet under afsnit C i ESPD et er der mulighed for at få ekstra rubrikker frem til udfyldelse. I ESPD et skal der beskrives 3 sammenlignelige referencer inden for de seneste 3 år med en samlet omsætning for alle 3 referencer over 12 måneder på minimum kr i alt, hvor Tilbudsgiver har leveret tolkeydelser til en offentlig kunde. Tilbudsgiver skal beskrive leverancerne, angive beløb samt navn og telefonnummer på modtager hos den ordregivende myndighed i ESPD et. Det er til enhver tid den vindende tilbudsgiver, som er ansvarlig for at arbejdsklausulen som beskrevet på den enkelte delaftale overholdes. En vurdering af overholdelse af den enkelte arbejdsklausul kræver en konkret vurdering da ansættelse dækker løn, men kan også dække andre arbejdsvilkår. Der kan og vil desværre ikke i spørgefasen blive taget stilling til konkrete ansættelsesforhold udover det, som allerede fremgår af de enkelte arbejdsklausuler. Offentliggjort den 17. juli Vi vil herved meddele vores interesse om deltagelse i ovennævnte udbud. Man skal ikke meddele sin interesse for udbuddet, blot fremsende sit tilbud i henhold til udbudsbetingelsernes afsnit 11 og 12 mv. Se også svar på spørgsmål 4. Skal man også sende sin ansøgning med post? 14 Vi har lige afsluttet regnskab, 2016 med OMS 3 millioner efter revision og vi har allerede ramt næsten 2 millioner for første 1/2 år. I forhold til omsætningskravet henvises der til udbudsbetingelsernes afsnit 7.2. Her står bl.a. følgende Tilbudsgiver skal have en årlig omsætning indenfor det udbudte område (Tolkeservices), svarende til den samlede anslåede

3 Hvis vi tager samlet omsætning 4,9 millioner for halvandet år, kan vi byde til alle 4 delaftaler, som er samlede anslåede årlig værdi 4,2 millioner for de 4 filg udbudmateriale??? Hvad skal vi søger for at anvende 4,9 millioner for halvandet års OMS for at byde alle 4 delaftaler med 4,9 millioner?? Hvis vi kan anvende kun 3 millioner for at byde, kan vi byde en hver delaftale?? Fordi samlede anslåede årlig værdi for en hver er ikke ramt til vores OMS 3 millioner. Kan vi også samle 2-3 delaftale iflg. vores oms 3 millioner? årlige værdi af de delaftaler der bydes på jf. afsnit 5, for at kunne vinde disse. Bydes der på alle 4 delaftaler skal Tilbudsgiver således have en årlig omsætning indenfor det udbudte område, svarende til alle 4 delaftalers anslåede årlige værdi, for at kunne vinde alle 4 delaftaler. Bydes der på flere delaftaler uden at have den samlet set fornødne omsætning indenfor det udbudte område, vil Tilbudsgiver udelukkende kunne vinde delaftaler med en samlet forventet værdi indenfor den oplyste omsætning, startende med den delaftale med den højeste forventede omsætning og så fremdeles. Der henvises i øvrigt til svar på spg 1 og 5 Offentliggjort den 29. juni mit spørgsmål er vedrørende firmaets omsætning. Da vi er et nyopstartet bureau, har vi ikke mulighed på nuværende tidspunkt at kunne garantere vi kommer ud af 2017, med det krævede som omsætning. Vil det stadig være muligt at byde, eller ses dette punkt som alfa & omega og gør man ikke bliver taget i betragtning 6 Jf. mindstekrav punkt 1.1 Her fremgår det, at der skal opereres med to kopier af tolkebilaget. På markedet er der generelt en standard, hvor en kopi er tilstrækkelig. Fastholdes dette krav med 2 kopier af samme bilag, vil det betyde ekstra administrationsomkostning for bureauet og derved en højere Omsætningskravet kan desværre ikke fraviges. Der henvises i den forbindelse til følgende passus: Har Tilbudsgiver ikke afsluttet nogen regnskabsår, er det et minimumskrav, at Tilbudsgiver via Tilbudsgivers bogholderi kan dokumentere, at Tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal havde den fornødne omsætning. Dokumentationen skal være attesteret af en uafhængig revisor. Se desuden svar til spørgsmål 1 offentliggjort d. 16. juni Formålet med dette krav er, at der skal afleveres en kopi på tidspunktet for tolkningen til Ordregiver og ikke kun modtage det i forbindelse med fremsendelse af fakturaen på et senere tidspunkt. Ønsker enhederne ikke at modtage en kopi på tidspunktet for tolkningen, kan det aftales fra sted til sted, men det er et krav, at en kopi skal kunne afleveres i forbindelse med

4 pris pr. tolkning for de 4 respektive kommuner. Derfor anbefales det, at én kopi af tolkebilaget er tilstrækkeligt og denne med original underskrift, fremsendes med faktura som grundlag for faktureringen. Kan dette accepteres? 7 Er det et krav at det præcis er bilag 7 der skal benyttes som attestationsdokument /rekvisition eller må der benyttes en rekvisition med lay-out udformet af tolkebureauet så længe denne indeholder alle de ønskede oplysninger som fremgår af bilag 7? tolkningen som udgangspunkt uden indvendinger. Enhver Tilbudsgiver skal regne med, at det er bilag 7, som skal benyttes i forbindelse med attestation for enhver tolkning. I kontraktperioden kan bilag 7 tilføjes ekstra oplysninger for den enkelte kommune eller enhed, såfremt det måtte ønskes, men det er udelukkende op til den enkelte kommune at bestemme som udgangspunkt. 8 Vores Tolkeservice er netop i færd med at implementere digital signatur. Dette giver mulighed for at fjerne alt papirarbejdet vedr. attestionsdokumenter/rekvisitioner, idet der kvitteres for tolkningen diraekte på tolkens smartphone skærm. Bilaget sendes digitalt til kommunerne samtidig og faktura fremsendes regelmæssigt kort tid efter. Vil en digital signatur løsning kunne accepteres af de respektive 4 kommuner? 9 Jf. mindstekrav punkt 2.7 Her angives det at tolkninger skal kunne aflyses honorarfrit frem til kl dagen før tolketidspunktet. Da det er standard at tolke kontraktsligt honoreres for aflysninger senere end 24 timer før aftalt tolketidspunkt. Så vi dette krav betyde en højere pris for de respektive 4 kommuner, da de vindende bureau vil være nødt til at indregne aflønninger til tolkene i situationer, hvor de kontraktsligt med tolkene, er forpligtet til at aflønne dem, men hvor der ikke kan sende nogen faktura. Derfor anbefales det at kravet i punkt 2.7 ændres til, at aflysninger senere en 24 timer før tolketidspunktet honoreres? Kravet er at bilag 7 skal benyttes og den bestillende enhed skal have en fysisk kopi af attestationen efter tolkningen er gennemført. Om en digital signaturløsning kan anvendes sideløbende i forhold til selve faktureringen vil kræve en nærmere vurdering og kan ikke vurderes i tilbudsfasen, men det fjerner ikke kravet om, at et fysisk bilag skal afleveres i forbindelse med tolkningen. Ordregiver er bevidst om at kravet kan være fordyrende og vil selvsagt forsøge at minimere aflysninger med meget kort varsel. Dette opvejes dog af større fleksibilitet for den bestillende enhed og at hele organisationen har et fast tidspunkt at huske på hvor en evt. aflysning skal være meddelt Tilbudsgiver. Kravet om honorarfri aflysning indtil kl. 15 dagen før fastholdes derfor.

5 10 Jf. mindstekrav punkt 4.2 da priserne for tolkebistand er af høj konkurrencemæssig vigtighed og er fortrolige under udbudsforretninger. Så er det vores vurdering, at dette kompromitteres, hvis dette krav opretholdes. Derfor anmoder vi om, at priser ikke skal offentliggøres ved samtlige ordrebekræftelser? 11 Jf. bilag 4 rammeaftale punkt 9.2 Leveringsservicegrad. I formelen og i beregningen af leveringsservicegranden tages ikke højde for at fratrække de bestillinger som kommunerne selv aflyser. Dette vil give et skævt billede af aktørens leveringsservicegrad. Vil man acceptere at kommunernes egne aflysninger fratrækkes samlet antal bestillinger inden opgørelse af leveringsservicegrad? Ordrebekræftelsen sendes umiddelbart til rekvirenten. Alle rekvirenter på aftalen vil have adgang til aftalens vilkår uanset. Kravet fastholdes derfor. Det bekræftes at kommunens egne aflysninger ikke tæller med i beregningen af leveringsservicegraden. En ny version (version 2) af bilag 4 Rammeaftale, er uploaded på hjemmesiden, hvor dette er præciseret. 12 JF. bilag 2 Mindstekrav punkt 3.6 Der anmodes om, at der fra de 4 respektive kommuner informeres om at samtalen bliver optaget eller videofilmet allerede i bestillingsøjeblikket således at tolkene har mulighed for frasige sig opgaven. Kan dette accepteres? Ordregiver kan ikke garantere dette, da det muligvis ikke vides på bestillingstidspunktet. Kravet fastholdes derfor fortsat således, at tolkene og bureau, skal være indstillet på at optagelse af tolkningen kan forekomme. Informationsudveksling om dette kan derfor udelukkende drøftes i forbindelse med implementering og opstart af kontrakten, men Tilbudsgiver skal være klar over, at i princippet kan alle tolkninger optages. Offentliggjort den 23. juni Jeg har set opslaget om udbudet inde på mercell.dk, men kan Tilbuddet skal ikke fremsendes via Mercell.dk eller forstå at udbudet ikke skal sendes derigennem. Skal det sendes ted.europa.eu, Mercell har blot en funktion hvor de gør

6 fysisk eller skal jeg oprette end bruger på ted.europa.eu eller noget helt andet? 4 Derudover har jeg svært ved at finde ud af hvor jeg skal melde virksomhedens interesse i at deltage i udbudsrunden. Skal dette gøres pr. mail eller er det udnødvendigt? opmærksom på relevante udbud for deres medlemmer. Udbuddet skal afleveres i henhold til Udbudsbetingelsernes afsnit 11 på side 13. Man skal ikke vise sin interesse på særlig vis, men blot afgive sit tilbud inden tilbudsfristen, i henhold til udbudsmaterialet herunder afsnit 11 side 13 som nævnt i spørgsmål 3. Offentliggjort den 21. juni Jeg vil lige oplyse at linket til Udbudsbilag A-ESPD virker ikke. Vil I lige fikse fejlen eller ligge ud en pdf version af ESPD form. Jeg regne med at linket, som skulle være forbundet med bilag er denne: Jeg har lige testet filen og den fungerer som den skal. Hvis I blot klikker på filen er det korrekt, at så kommer der xml kode frem, hvorfor det er vigtigt, at I højreklikker på linket og gemmer filen som en xml fil på f.eks. skrivebordet. Der henvises i øvrigt til den udførlige vejledning i udbudsbetingelserne på side 20: Link til udfyldelse af ESPD: Vejledning 1. Hent ESPD som xml-fil, (Udbudsbilag A) under udbuddet på og gem filen på eget drev, (højreklik på filen og derefter gem den lokalt) 2. Gå ind på ESPD-hjemmesiden: i regi af Europakommissionen, og vælg dansk som sprog 3. Markér Jeg er økonomisk aktør samt Importere ESPD, 4. Vælg under Gennemse den gemte xml-fil fra eget drev, 5. Udfyld ESPD i overensstemmelse med anvisningerne, 6. Eksporter xml-fil og gem på eget drev (højreklik på filen og derefter gem den lokalt) 7. Vedlæg det udfyldte ESPD som xml-dokument til den

7 elektroniske version af tilbuddet og vedlæg printet version til det skriftlige tilbud. Offentliggjort den 16. juni Angående minimumskravene under pkt. 7.2 og 7.3, er de så helt i henhold til de grundlæggende EU retlige principper? - hvad med princippet om ligebehandling, der indebærer, at alle leverandører skal have lige muligheder for at konkurrere om en offentlig kontrakt? Er der eventuelt mulighed for at at deltage i udbudet ved f.eks. at bevise en seriøst opadgående omsætnings-kurve samt ved at have en seriøs investor i ryggen? Ja det er helt i henhold til de EU retlige grundprincipper i forhold til ligebehandling mv. Jf. udbudslovens 142 stk. 2 kan der kræves en minimumsomsætning helt op til den dobbelte anslåede værdi af kontrakten. Tolkeservices er et vigtigt område for ordregiver i forhold til de forskellige fagområder, der skal tolkes på. Derfor ønskes en vis erfaring jf. pkt. 7.2 og 7.3 med det udbudte område. Der er desværre ikke mulighed for at leve op til kravet ved en forventet opadgående omsætningskurve eller en investor. Der henvises i øvrigt til følgende passus Har Tilbudsgiver ikke afsluttet nogen regnskabsår, er det et minimumskrav, at Tilbudsgiver via Tilbudsgivers bogholderi kan dokumentere, at Tilbudsgiver ved afslutningen af sidste kvartal havde den fornødne omsætning. Dokumentationen skal være attesteret af en uafhængig revisor.