ØP RETNING OG UDVIKLING Velkomst Præsentation af retning og udvikling Gruppedrøftelser Opsamling

Transkript

1 ØP RETNING OG UDVIKLING Velkomst Præsentation af retning og udvikling Gruppedrøftelser Opsamling

2 ØP hjælper klinikken ved at varetage/overtage opgaver, som kan frigive tid til patienten ØP sætter klinikken først, så klinikken kan sætte patienten først ØP skaber værdi for patienten ved at skabe værdi for klinikken Vi skal forbedre feedback-kulturen, så vi i højere grad arbejder med at minimere/fjerne spild i vores relationer og samarbejde med klinikken ØP er en del af fundamentet, og vi vil indgå i værdiforøgende partnerskaber med afdelingerne Synergi-tavlen

3 KERNEOPGAVEN i ØP Vi leverer den viden og de data til klinikken og direktionen, som er nødvendig for at sikre og bevare sund drift Eksempler: Dataenheden: Understøtter beslutninger og dokumentation med data af højeste kvalitet, både i registrering og formidling Økonomikonsulentenheden: Leverer best in class planlægning og prognoser til og sagsfremstillinger for afdelingsledelserne og Direktionen baseret på en god forretningsforståelse Budget- og Regnskabsenheden: Sikrer rigtige tal til tiden i både drift og forskning i samarbejde med afdelingerne Fællesenheden: Er med til at skabe grundlaget for udviklingen af OUH på vej mod Nyt OUH

4 DEN MODERNE MEDARBEJDER i ØP Jeg er en del af forbedringskulturen, og jeg hjælper mine kolleger til de gode løsninger Den moderne medarbejder i ØP er proaktiv og involverende. - Jeg søger selv ny viden og udvikler mig, så jeg til stadighed kan løse ØP s opgaver og dermed understøtte klinikken bedst muligt - Jeg tør se på tværs af stabsafdelingerne og søge information hos andre, så vi sammen leverer løsninger af høj kvalitet S ig noget M otivér I nteressér dig L yt aktivt

5 PARTNERSKAB Vi vil indgå partnerskaber med de kliniske afdelinger, hvor vi i fællesskab arbejder med den økonomiske styring og på baggrund af løbende feedback forbedrer vores leverancer Det gode partnerskab er kendetegnet ved, at der er tale om en fælles vision mellem parterne, som er afklaret parterne imellem. Gevinsten i partnerskabet er ikke nødvendigvis den samme for alle parter hver gang, men der er altid kendskab til hinandens ønskede udbytte af partnerskabet. Partnerskaber handler om at skabe flere ressourcer, udnytte eksisterende ressourcer bedre, eller få nye kompetencer i spil. Partnerskaber er særdeles gode redskaber at benytte, når man ønsker at arbejde innovativt og udvikle sig, da bl.a. nye perspektiver på det, man allerede kender, er en forudsætning for innovation. Når man indgår et partnerskab, indvilliger man samtidig i at arbejde og tænke på nye måder. Den eksterne partner kan f.eks. finde på at sætte spørgsmålstegn ved forhold, metoder og arbejdsgange, som man selv tager for givet. Samtidig får man selv input ude fra og nye idéer til, hvordan man kan arbejde på en anden måde, fordi man kommer til at samarbejde med andre kompetencer og indgå i andre kulturer.

6 PARTNERSKAB (fortsat) Vi vil indgå partnerskaber med de kliniske afdelinger, hvor vi i fællesskab arbejder med den økonomiske styring og på baggrund af løbende feedback forbedrer vores leverancer Partnerskaber skal gerne medføre noget nyt og skabe fremtidige muligheder. Det kunne f.eks. være at: - Få mulighed for at eksperimentere og afsøge nye muligheder - Skabe bedre relationer til samarbejdspartnere - Bruge ressourcerne på nye måder og udvikle nye kompetencer - Få tilført eller tilegnet sig nye kompetencer, fx ved at være i praktik hos hinanden - Skabe bedre kontakt til patienterne og nå dem på nye måder - Få mulighed for at formidle nyt eller tilbyde nye behandlingsformer EKSEMPEL: Økonomikonsulenten - Er ansvarlig for afholdelse af faste månedlige møder med sine afdelinger - Bidrager til at drive den enkelte kliniske afdeling frem mod dens mål - Er ansvarlig for den månedlige rapportering til afdelingsledelserne og Direktionen - Er ansvarlig for, at økonomisystemet afspejler retvisende budgetter og regnskaber sammen med Budget og Regnskab - Deltager i ad hoc økonomiske analyser - Er tæt på afdelingsledelsen fx ved en ugentlig arbejdsdag on site i en klinisk afdeling

7 OPERATIONALISERING Vi vil opstille en række konkrete handlinger, der skal sikre, at vi når i mål med udviklingsplanen, og vi vil løbende følge op på udviklingen Handlingerne kunne fx være: - Er der relevante økonomisk administrative områder i klinikken, som vi med fordel kunne varetage i ØP og/eller andre stabsafdelinger og på den måde frigøre ressourcer decentralt? o Opgaver omkring repatriering af udenlandske patienter sammen med PPS o Tilbyde assistance til den årlige opgørelse af oplysninger til fordelingsregnskabet, og tilbyde arbejdsmøder som støtte til afdelingerne i deres arbejde med forskningsstatistikken o Centralisere dele af ledelsestilsynet fx stikprøver og nedbringe afdelingernes tidsforbrug på opgaven, samt insource DCØ-opgaver evt. ved on site support o Identificere decentrale dataudtræk fx lokale aktivitetsopgørelser, som ØP med fordel kan automatisere og distribuere til interesserede afdelinger o Hjælpe afdelingerne med afdelingsspecifik og defineret aktivitetsopfølgning fx pacemakere på afd. B

8 OPERATIONALISERING (fortsat) Vi vil opstille en række konkrete handlinger, der skal sikre, at vi når i mål med udviklingsplanen, og vi vil løbende følge op på udviklingen - Kan ØP påtage sig opgaven som projektledere/facillitatorer i tværgående og tværsektorielle sager eller dele af sager, i stedet for at det ofte er en leder, der skal sidde for bordenden - Hente flere penge hjem til RSD ved at rette fokus på opkrævning af betaling for behandling af udenlandske patienter - Identificere områder på OUH eller i Region Syddanmark, hvor ny arbejdsgang/mindre investering kan forbedre patientoplevelsen - Hjælpe afdelingerne med (automatiserede) udtræk fra forskellige systemer, der kan indlæses direkte i de nationale, regionale og lokale databaser, samt hjælpe med udtræk til at kvalificere det, der skal tastes manuelt - Bidrage med koordination og god planlægning på tværs af OUH for at forbedre afdelingsledelsernes overblik og dermed mulighed for at handle

9 OPERATIONALISERING (fortsat) Vi vil opstille en række konkrete handlinger, der skal sikre, at vi når i mål med udviklingsplanen, og vi vil løbende følge op på udviklingen - Identificere opgaver på OUH, hvor automatisering af processer kan frigøre ressourcer ved at kigge ind i ØP men på sigt også ved at kigge ud på de andre stabsafdelinger og i klinikken og sikre en stærk forankring i ØP og koordineret profilering af området o Brug af Svend Bent (SAS) til automatisering af datadrevne processer (Dataenheden) o Brug af Roberto (UiPath) til automatisering af manuelle processer (Budget & Regnskab) - Afsøge muligheder for øget beslutningskompetence til stabscheferne fx ved udmøntning af midler fra centrale puljer inden for faste rammer eller konkrete beløbsgrænser o Fx undlade sagsfremstilling ved udmøntning fra forskningspuljen, da midlerne i princippet allerede er bevilget ved det årlige budgetseminar - Hvordan får vi tid til alle de gode ting, vi gerne vil hjælpe klinikken med? o Den Syddanske Forbedringsmodel

10 DEN SYDDANSKE FORBEDRINGSMODEL Sådan finder vi tid til alle de gode ting, vi gerne vil hjælpe klinikken med - OUH s forbedringsmodel - Lean for Leaders (L4L) - Forbedringsspor

11 DEN SYDDANSKE FORBEDRINGSMODEL Sådan finder vi tid til alle de gode ting, vi gerne vil hjælpe klinikken med Eksempel på værktøj i L4L Klassisk Waste Walk (spild) og Administration Udfordring!

12 Men alligevel Der ER spild

13 SPILD WASTE WALK Samlede team, 2 Enhedschefer og 3 medarbejdere fra tre enheder Formål: Afprøve alternative varianter af WW Tre tilgange: 1. Gå ud og observer 2. Selvobservation 3. Følg specifikke arbejdsprocesser

14 SPILD WASTE WALK (fortsat) 6 arbejdsprocesser blev fulgt med henblik på at finde spild Gå ud og observer : Direktionens tavlemøder Afhentning af kontantbeholdning Selvobservation: Tilblivelse af en Økonomirapportering Dataprojekt, Ledelsesinformation afd. D Følg specifikke arbejdsprocesser (Observerer en anden) Opfølgning på foretagne kontroller/afstemning Ledelsestilsyn Afstemning af ILS-fejlkonti

15 DEBRIEFING EFTER OBSERVATION Alle tre metoder gav mening Men Selvobservation samt Følg arbejdsprocesser virker stærke! Selvobservation, giver forstyrrelser undervejs og kræver disciplin Hvis en udvalgt arbejdsproces er valgt, kan den med fordel følges af flere medarbejdere Der blev fundet spild indenfor alle 8 spildtyper Helt sikkert noget at arbejde videre med metoden forfines og rulles ud i ØP

16 DEBRIEFING (fortsat) Med Respect for people Stor accept i teamet på åbenhed omkring arbejdsopgaver og løsningen af dem Medarbejderne vil generelt gerne dele deres tilgang til opgaverne samt udførelsen Alle har travlt og opgaverne står i kø Så stort behov for hjælp i form af forbedringer Ses som hjælp til at få luget ud i flaskehalse, spild mv. Men rammerne og banen skal være kridtet op, så der er transparens og forståelse for behovet

17 GRUPPEDRØFTELSER Har I kommentarer til præsentationen? Giver det mening for jer? Har I forslag til (målbare) operationaliseringstiltag? Kan vi bruge Den Syddanske Forbedringsmodel og Waste Walk som værktøjer?