Skræddersy Word til dine behov

Transkript

1 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Skræddersy Word til dine behov Nu har du chancen for at komme et spadestik dybere ned i Word og lære at bruge nogle af de mange funktioner, som du ellers ikke bruger til daglig. Følg med i Word-ekspertskolen fra begyndelsen, hvor du lærer at tilpasse Word efter dine ønsker. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Microsoft Word er verdens mest populære tekstbehandlingsprogram, som benyttes både hjemme og på de fleste arbejdspladser og uddannelser. Word har domineret markedet for tekstbehandling i snart 0 år, og der er ikke noget, der tyder på, at den situation ændrer sig foreløbig. Arbejder man med tekstbehandling, er Word således svær at komme uden om. Derfor gælder det naturligvis om at være helt hjemme i programmet. Det kan dog godt være lidt svært, da programmet i den grad er spækket med spændende og anvendelige funktioner. Vi bygger videre på det, du ved Denne skole er henvendt til dig, som allerede har fået lidt erfaring og kender de grundlæggende funktioner i Microsoft Word. Du ved sikkert allerede, hvordan man åbner, redigerer og gemmer et dokument, og du har sikkert også prøvet at formatere ord, afsnit og dokumenter. Så det springer vi over. Vi skal i stedet se på nogle af de lidt mere avancerede funktioner som tilpasning af brugergrænsefladen, brevfletning, integrerede objekter, makroer, skabeloner og ændringer. Det er alle meget anvendelige funktioner, som vil gøre dit liv som Word-bruger sjovere og nemmere. I første afsnit ser vi på, hvordan du kan lave om på Words opsætning, så fx menuerne passer til netop dine behov. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer.

2 Word-ekspertskolen lærer dig bl.a. at markere ændringer, så du nemmere kan samarbejde med andre om det samme dokument. Du lærer også at flette breve med en adresseliste, så du kan sende det samme brev til mange mennesker med et snuptag. Af Morten Søderquist Hansen. Illustration: Claus Lunau

3 WORD-EKSPERTSKOLEN Skab dine egne menuer Når man har fået lidt erfaring som Word-bruger, kan der blive behov for at tilpasse menuerne i programmet. Som regel handler det om, at der skal indsættes en ekstra kommando i en menu. Sådan gør du: Tilføj en menu Åbn menuen Funktioner, og vælg kommandoen Tilpas... Dialogboksen Tilpas åbner. Klik på fanebladet Kommandoer. Vælg den type kommando, du ønsker at indsætte i vinduet Kategorier:. Få styr på værktøjslinjerne Word indeholder en række forskellige værktøjslinjer med ikoner, der fungerer som genvej til særlige funktioner. Som udgangspunkt vises kun de to normale værktøjslinjer: Standard og Formatering. Når man installerer Word på sin pc, vises de øverst i skærmbilledet lige under menuerne. Man kan både ændre, hvilke værktøjslinjer der bliver vist, og hvad de indeholder og faktisk kan man også oprette sine egne værktøjslinjer. Alle værktøjslinjer kan både sidde øverst oppe under menuen og svæve frit i skærmbilledet som en selvstændig boks. Er du utilfreds med placeringen, fører du blot musen hen til værktøjslinjens venstre kant, holder venstre musetast nede og fører værktøjslinjen hen til sin nye placering. Ud over de to standardværktøjslinjer har Word en masse andre værktøjslinjer til brug for særlige arbejdsopgaver. Nogle af dem kommer automatisk frem, når man benytter en særlig funktion. Du kan selv fremkalde en værktøjslinje på følgende vis: Tilføj en værktøjslinje For at tilføje en værktøjslinje til Word skal du åbne menuen Vis fra menulinjen og vælge undermenuen Værktøjslinjer. I menuen kan du se alle Words faste værktøjslinjer. Se senere i artiklen, hvordan du designer din egen værktøjslinje. Vælg nu den værktøjslinje, som du gerne vil indsætte.

4 7 Find herefter den ønskede kommando i vinduet Kommandoer:. Før musen hen over kommandoen, og hold venstre musetast nede. Før musen op til den menu, kommandoen skal placeres i. Menuen åbner, og du fører musen ned i menuen til det sted 7, hvor kommandoen skal indsættes. Slip venstre musetast, og klik til slut på knappen Luk 8. 8 Fjern en menu Åbn menuen Funktioner, og vælg kommandoen Tilpas, dialogboksen Tilpas åbner. Nu er det ligegyldigt, hvilket faneblad der er valgt i dialogboksen. Åbn den menu, som kommandoen befinder sig i. Før musen hen over kommandoen i menuen, og højreklik. Der fremkommer en lille genvejsmenu, hvor du vælger menupunktet Slet. Kommandoen er væk igen, og du klikker på knappen Luk. Slip for ændrede menuer Word har en særlig funktion, der holder styr på, hvilke kommandoer du benytter oftest. Når man åbner en menu vises kun de mest benyttede. Efter et par sekunder foldes menuen så helt ud. Det kan man godt blive rigtig irriteret over. Heldigvis kan du nemt fjerne dette irritationsmoment: Flyt til sidst den fremkomne værktøjslinje hen på en fornuftig plads med musen, så den ikke forstyrrer dit arbejde mere end højst nødvendigt. Klik på Funktioner, vælg Tilpas. Dialogboksen Tilpas åbner. Klik på Indstillinger, og fjern fluebenet i afkrydsningsboksen Menuer viser de senest anvendte kommandoer først. Klik på knappen Luk.

5 WORD-EKSPERTSKOLEN Tilføj en ny knap til værktøjslinjen Du har fuld kontrol med alle værktøjslinjer og bestemmer selv, hvad de skal indeholde. Dog må det anbefales ikke at slette alt for mange knapper i Words to faste værktøjslinjer Standard og Formater, da de er helt grundlæggende for den daglige brug og er gennemtænkte og afprøvet gennem mange år. Men det kan jo godt være, du har brug for at indsætte en ekstra knap. Det foregår næsten på samme måde, som da vi indsatte en ny kommando i en menu: Klik på menuen Funktioner, og vælg kommandoen Tilpas, så du åbner dialogboksen Tilpas. Klik på fanebladet Kommandoer. Vælg den ønskede kategori i vinduet Kategorier:. Find den ønskede kommando i vinduet Kommandoer:. Placer til sidst musen på kommandoen, og hold venstre musetast nede, så du trækker kommandoen med. Design din egen værktøjslinje Har du særlige behov, kan det ofte være nemmere at designe sin egen værktøjslinje fra bunden af. Det er slet ikke så svært, som det lyder. Se her, hvordan du bærer dig ad: 7 Åbn igen dialogboksen Tilpas, og klik på fanebladet Værktøjslinjer. Klik på knappen Ny.... Nu åbner dialogboksen Ny værktøjslinje. Her skal du oplyse to ting. Først skal værktøjslinjen have et navn, som skrives i tekstfeltet Navn på værktøjslinje:. I feltet nedenunder skal du angive, om den nye værktøjslinje kun skal være tilgængelig for det dokument, du arbejder med nu. Eller om den skal knyttes til standard-skabelonen Normal.dot, så den altid er tilgængelig, hver gang et nyt dokument åbnes. Klik på knappen OK 7. Der fremkommer en tom værktøjslinje midt i skærmbilledet. Vælg nu, hvilke kommandoer den skal indeholde, ved at følge den fremgangsmåde, der benyttes, når en ny knap indsættes på en eksisterende værktøjslinje. Flyt til slut værktøjslinjen hen på en fornuftig plads med musen.

6 7 Nulstil en menu eller værktøjslinje Arbejdet med at designe sine egne menuer og værktøjslinjer kan nemt tage overhånd. Især kan det være ærgerligt at komme til at ødelægge nogle af Words mest grundlæggende værktøjslinjer og menuer. Heldigvis har Word en rigtig smart funktion, der kan nulstille det hele igen i et snuptag. Se her, hvordan du bærer dig ad med at nulstille en værktøjslinje og komme tilbage til udgangspunktet: Før musen op til den værktøjslinje 7, knappen skal placeres i. Slip venstre musetast, og klik til slut på knappen Luk 8. Så er den nye knap indsat. 8 0 Nulstil en menu Åbn dialogboksen Tilpas. Herefter føres musen op til menuens navn, og der højreklikkes. Der fremkommer en lille genvejsmenu. Klik på menupunktet Nulstil. Klik til slut på knappen Luk. 9 Nu kan du vise eller skjule din helt personlige værktøjslinje ved at vælge den 8 i undermenuen Værktøjslinjer 9 i menuen Vis 0 ligesom de faste værktøjslinier. 8 Nulstil en værktøjslinje Åbn dialogboksen Tilpas, og vælg fanebladet Værktøjslinjer. Klik på den værktøjslinje, der skal nulstilles og klik derefter på knappen Nulstil. Dialogboksen Nulstil værktøjslinje åbner. Vælg, om nulstillingen skal gælde det pågældende dokument eller standardskabelonen Normal.dot. Klik på OK, og klik derefter på knappen Luk.

7 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Skyd genvej med makroer Indspil en makro Lad os nu sige, at du ofte har behov for at oprette tabeller og hurtigt vil kunne oprette en tabel med fx rækker. Har du brug for flere rækker, skal makroen bare afspilles igen, så tre nye rækker tilføjes. Sådan gør du: Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer. Åbn menuen Funktioner, vælg undermenuen Makroer, og klik på kommandoen Indspil ny makro. Dialogboksen Indspil makro fremkommer. Skriv makroens navn i tekstfeltet Makronavn. Vælg herefter, om makroen skal gemmes i normalskabelonen Normal.dot eller kun i det konkrete dokument. Vi anbefaler at gemme den i normalskabelonen, for så kan du åbne makroen i alle nye dokumenter. Skriv derefter en kort beskrivelse 7 af makroen, så både du og andre senere kan regne ud, hvad den gør. Til slut kan man tilføje makroen til en knap på værktøjslinjen 8 eller genvejstaster. Vi vælger genvejstaster og klikker på knappen Tastatur 9. Så åbner Dialogboksen Genvejstast 0. Vi trykker på den ønskede kombination af genvejstaster i eksemplet her vælger vi CTRL + 9. Den valgte kombination vises i tekstfeltet Tryk på ny genvejstast. Tjek, at du ikke overskriver en vigtig genvejstast fra tidligere, ved at læse teksten under tekstfeltet. Hvis der står Aktuel tildeling: Ingen tildeling, er tastekombinationen ledig. I modsat fald bør du finde en anden. Klik på knappen Tildel og derefter på knappen Luk for at starte indspilningen Af Morten Søderquist Hansen

8 Brug de smarte makroer i Word, og slip for kedelige rutinekommandoer. Så sparer du tid og kan i stedet koncentrere dig om mere kreative opgaver. Hvis du bruger Word meget derhjemme eller på arbejdet, så er der sikkert en masse rutineopgaver, som du tit udfører. Mange af disse opgaver kan med stor fordel løses med en såkaldt makro. En makro er en samling af flere Word-kommandoer, som kan gemmes i en samlet bunke og udføres på én gang med et enkelt tastetryk. Du bestemmer selv, hvilke kommandoer makroen skal udføre, for du indspiller den selv fra bunden af som en slags interaktiv opgaveliste, du kan afspille, når du har brug for den. Læs med her på siden, og lær, hvordan du arbejder med makroer. Afspil makroen Så længe indspilningen kører, vises der et kassettebånd, når markøren bevæger sig rundt i dokumentet. Samtidig fremkommer et lille kontrolpanel med en stopknap og en pause-knap. Nu skal du udføre handlingerne, som skal indspilles i makroen. I dette tilfælde åbnes menuen Tabel, der klikkes på undermenuen Indsæt 7, og menupunktet Tabel 8 vælges. 7 8 Det er meget nemt at afspille en makro, hvis den er tilføjet en knap eller en genvejstast. I vores tilfælde tilføjede vi makroen til genvejskombinationen CTRL + 9. Tast denne genvej for at afspille makroen. Som du ser, indsættes der øjeblikkeligt en tabel med tre rækker og tre kolonner. Hvis du glemmer genvejen, kan makroer også startes således: 9 0 I dialogboksen Indsæt tabel 9 skal du skrive det ønskede antal kolonner 0 og rækker. Derefter skal du klikke på OK. Åbn menuen Funktioner, vælg undermenuen Makro, og klik på kommandoen Makroer. 7 Tabellen er indsat i dokumentet. Klik nu på knappen Stop i det lille kontrolpanel. Dialogboksen Makroer åbner. I vinduet markeres den ønskede makro med et klik med musen. Makroen igangsættes herefter ved at klikke på knappen Afspil. Fra samme vindue kan du også slette en makro ved at klikke på knappen Slet 7. 8

9 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Spar tid med skabeloner Lær at benytte Words skabeloner til dine standarddokumenter. Du sparer masser af tid og slipper for mange unødvendige fejl. Det er som regel de samme typer dokumenter, man arbejder med hver dag i Word. Et brev, en telefax, en dagsorden, et mødereferat osv. Men der er ingen grund til at skabe hvert Words egne skabeloner En skabelon er blot en samling af indstillinger, formateringer og elementer, som automatisk knyttes til et dokument. Det kan fx være typografi, teksttype, tekststørrelse, tekstformatering, justering, autotekst, makroer osv. Men det kan også være synlige elementer som fx tabeller, sidetal, kolonneinddeling, autofigurer eller dato. Der følger en række standardskabeloner med Word, så begynd lige med at tjekke dem først. Måske er der én af dem, du kan bruge til opgaven. Sådan får du adgang til Words egne skabeloner. dokument helt fra bunden hver eneste dag. I Word kan du nemlig nemt definere alle de dokument-typer, som du arbejder med, som faste skabeloner. Så behøver man kun ud- fylde det indhold, der adskiller sig fra dag til dag. Det er naturligvis langt nemmere, og samtidig sikrer du dig mod fejl og får ensartethed i de forskellige dokumenter. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer. Åbn menuen Filer, og vælg menupunktet Ny... Nu åbner dialogboksen Ny, som indeholder en række emneinddelte faneblade med Words egne skabeloner. Dobbeltklik på den skabelon, du ønsker at arbejde med. I de nyeste versioner af Word kan der vælges mellem Words skabeloner i det store panel til højre i skærmbilledet. Faktisk er alle dokumenter som udgangspunkt baseret på skabelonen Normal.dot. Det er en såkaldt global skabelon, som berører alle dokumenter. Hvis du fx klikker på knappen Nyt tomt dokument i værktøjslinjen, åbnes et helt tomt dokument, som har alle standardindstillinger fra normalskabelonen. Klik på OK. 9 Af Morten Søderquist Hansen

10 Lav din egen normalskabelon Normalskabelonen Normal. dot danner basis for næsten alle de dokumenter, du arbejder med i Word. Du kan selv tilrette normalskabelonen. Først ændrer du indstillinger, formatering og indhold, så det passer til dine behov og din smag. Dernæst gemmes dokumentet som ny normalskabelon. Det foregår i praksis sådan her: Klik på knappen Nyt tomt dokument. Nu er der åbnet et nyt tomt dokument. Tilret efter dine ønsker. Åbn menuen Filer, og vælg menupunktet Gem som. Dialogboksen Gem som dukker op. Vælg Dokumentskabelon (*.dot) i valglisten Filtype. Mappen Skabeloner åbnes, og du kan se den oprindelige normalskabelon Normal.dot. Klik på Normal.dot, så din skabelonfil får samme navn og kan overskrive den gamle. Klik til slut på knappen Gem. Skab din helt egen skabelon Ud over den globale skabelon findes der også dokumentskabeloner. Det er skabeloner, som er baseret på den globale skabelon, men som kun benyttes til et særligt dokument. Skal man lave sin egen dokumentskabelon, tager man som regel udgangspunkt i normalskabelonen. Hvis du fx ofte udsender det samme brev, og det eneste, der varierer fra brev til brev, er datoen og enkelte andre oplysninger, kan du oprette en skabelon sådan her: 7 8 Nu er der bare tilbage at gemme skabelonen som en selvstændig skabelon. Åbn menuen Filer, og vælg kommandoen Gem som. Dialogboksen Gem som åbner, og du vælger som sidst Dokumentskabelon (*.dot) i valglisten Filtype. Skriv et nyt filnavn i tekstfeltet Filnavn 7, og klik på knappen Gem 8. Næste gang du skal skrive dit velkomstbrev, hentes din skabelon frem således: 9 Åbn Word med et nyt tomt dokument, og skriv teksten til dit standardbrev. I datofeltet øverst til højre indsættes en dato, som automatisk opdateres ved at åbne menuen Indsæt og vælge menupunktet Dato og klokkeslæt. Herefter åbner dialogboksen Dato og klokkeslæt. Vælg et ønsket datoformat, og sæt et flueben i afkrydsningsboksen Opdater automatisk. Klik på OK. Åbn menuen Filer, og klik på Ny. I dialogboksen kan du nu se din nye skabelon 9 på det forreste faneblad. 0

11 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Skriv 00 breve på 0 minutter Brevfletning er en rigtig smart opfindelse. Med et trylleslag kan du producere et utal af ens breve med hver deres modtager. Den tid er forbi, hvor udsendelse af et standardbrev til mange mennesker tog en evighed. Med Word kan du producere brevene på ingen tid, fordi programmet kan kæde en Hoveddokument Et hoveddokument er det dokument, der indeholder teksten til brevet, der skal udsendes. Vi benytter en fiktiv forening som eksempel. Vi skal have udsendt et brev med invitation til foreningens sommerfest. Først skal selve teksten skrives og derefter gemmes som et almindeligt dokument. Når det er udført, skal vi have klargjort datafilen med alle adresser: adresseliste sammen med dit brev. Teknikken hedder brevfletning og kræver faktisk blot, at du opretter et dokument med selve brevet og en datafil med alle adresserne. Herefter kan Word flette dokumenterne sammen til et selvstændigt brev for hver adresse. Det kan spare dig for masser af besvær, hvis du ofte er nødt til at sende det samme brev til mange. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer. Åbn først hoveddokumentet med brevet, du vil udsende. Åbn menuen Funktioner, og vælg menupunktet Brevfletning. Dialogboksen Flethjælper åbner. Den er opbygget som en huskeliste med punkt, og. Vi begynder med punkt, hvor der skal klikkes på valglisten Opret. Herefter vælges menupunktet Standardbreve. En ny lille dialogboks fremkommer, og der klikkes på knappen Aktivt vindue for at vælge invitationen som hoveddokument. Af Morten Søderquist Hansen

12 Opret datakilde Tilbage i dialogboksen Flethjælper er invitationen nu indsat som hoveddokument. Vi skal nu finde ud af, hvor adresserne til brevene skal komme fra. Klik på knappen Hent data, og vælg menupunktet Opret datakilde. 7 Dialoboksen Opret datakilde åbner. Her skal du tage stilling til, hvilke datafelter der skal flettes data ind i. Datafelterne 8 vælges i et lille vindue. Der er allerede indsat de mest normale datafelter til navn og adresse. Vi fjerner evt. lige overskydende datafelter ved at markere dem og klikke på knappen Fjern feltnavn. Skal der indsættes nye felter, skrives navnet blot i tekstfeltet til venstre, og der klikkes på knappen Tilføj feltnavn 7. Klik på knappen OK 8. Så fremkommer dialogboksen Gem som, hvor du skal give dokumentet med datakilden et navn og herefter gemme den. Rediger datakilde Når dokumentet med datakilden er gemt, popper et lille vindue op med to knapper. Klik på knappen Rediger datakilde, så vi kan komme i gang med at indtaste adresser. Nu vises dialogboksen Dataformular, hvor navne og adresser skal indlæses. Word har indsat et tekstfelt til de datafelter, du lige har udvalgt. Indtast nu navn og adresse på foreningens medlemmer. Hver gang alle felter er udfyldt, klikkes på knappen Tilføj ny. Med pilene kan du bladre mellem hver post. Hvis et medlem forlader foreningen, klikkes der blot på knap- pen Slet. Når alle navne er indlæst, klikkes på OK. Når datafilen én gang er indtastet, kan den benyttes til alle fremtidige brevudsendelser og skal derfor kun opdateres med nye og afgåede medlemmer. Næste gang datakilden skal redigeres, kan dette ske ved at klikke på knappen Rediger i dialogboksen Flethjælper og derefter vælge den ønskede datafil. Indsæt datafelter i hoveddokument Nu hvor både hoveddokument og datakilde er på plads, mangler vi blot at markere de steder i dokumentet, hvor adresserne skal flettes ind. Vi antager, at du stadig har hoveddokumentet åbent. Læg mærke til, at værktøjslinjen Brevfletning er dukket op. Placér musemarkøren dér, hvor det første datafelt skal indsættes. Klik på menuknappen Indsæt fletfelt, og vælg det ønskede fletfelt. Gentag fremgangsmåden, indtil navn og adresse står korrekt i brevhovedet. Når alle fletfelter er indsat, testes resultatet ved at klikke på knappen Vis flettede data. Herefter kan du faktisk løbe samtlige navne igennem ved at bruge piletasterne i værktøjslinjen. Så fletter vi! Når brevfletningen skal igangsættes, klikker du blot på knappen Flet i værktøjslinjen. I valglisten Flet til: kan man vælge mellem tre måder at udføre en brevfletning på: Du kan danne separate breve til hver modtager, du kan udskrive separate breve direkte til printer, eller du kan danne s. Det sidste kræver dog, at du har Outlook eller lignende installeret. Klik på knappen Flet, og brevfletningen udføres.

13 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Brug regneark i Word-teksten Word er mere end blot tekstbehandling. Du kan nemlig også indsætte objekter fra andre programmer som fx grafik eller regneark. Inden vi ser på integrerede og sammenkædede objekter, er det dog på sin plads at starte med en endnu enklere metode, som langt de fleste benytter. Man kan nemlig kopiere elementer fra mange forskellige programmer direkte ind Word giver dig mulighed for at indsætte elementer fra andre programmer i dine tekstdokumenter. Det kan fx være et Excel-regneark, der nemt opdateres, hver gang du retter i det originale regnearksdokument. Der findes to måder at indsætte objekter fra andre programmer i Word: integrerede objekter og sammenkædede objekter. Med integrerede objekter kopieres et element som fx et regneark blot over i Word, og du kan så senere redigere elementet direkte i Word. Et sammenkædet objekt, viser derimod en kopi af regnearket, der stadig befinder sig i den såkaldte kildefil. Hvis du senere Kopiér elementer fra andet program Åbn først det pågældende Word-dokument, som regnearket skal indsættes i. Start derefter Excel, og åbn det Exceldokument, der indeholder budgettet. Markér de celler, som budgettet består af. Klik på knappen Kopier i værktøjslinjen. opdaterer kildefilen, opdateres regnearket også i dit Word-dokument, næste gang du åbner det. Metoden med integrerede objekter er den nemmeste og benyttes da også af de fleste brugere. Sammenkædede objekter er mest beregnet på den avancerede bruger, som har fuld kontrol med sine filer. i Word uden sammenhæng med hverken den oprindelige fil eller det oprindelige program. Forestil dig nu, at du udarbejder et foreningsbudget i Excel, som så skal indsættes i et Word-dokument. Sådan gør du: Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer. Skift nu til Word-dokumentet, og placer markøren på det sted, hvor Excel-arket skal indsættes. Klik på knappen Indsæt. Hvis du senere vil redigere regnearket, vil du opdage, at det kun er indsat som en normal tabel uden den særlige funktionalitet, der knytter sig til et regneark. Af Morten Søderquist Hansen

14 Indsæt et regneark i teksten Derfor findes der også en anden smart metode til at indsætte regnearket, hvor regnearket i stedet integreres i Word som et rigtigt Excelregneark med formler: Åbn Word-dokumentet, som regnearket skal indsættes i. Placér markøren dér, hvor du ønsker, at Excel-arket skal indsættes. Åbn derefter menuen Indsæt, og klik på menupunktet Objekt. Nu åbner dialogboksen Objekt. Klik på fanebladet Opret fra fil. Klik på knappen Gennemse. Når filen er fundet, klikkes på OK. Herefter er filen indsat i Word-dokumentet. Det ligner det samme resultat som ved den simple kopiering. Men til forskel fra før kan du nu redigere direkte i regnearket i dit Word-dokument: Dobbeltklik på regnearket, så der fremkommer en stiplet linje omkring det 7. Nu fungerer det som et rigtigt Excel-regneark inde i dit Word-dokument. I vores eksempel har vi fx indsat en sum-funktion, der udregner totalen af hver kolonne. Hvis vi ændrer værdien i en af cellerne, slår det således nu igennem i totalen. Det betyder, at du nu kan arbejde videre med regnearket, efter det er indsat i Word. 7 Ændringer i regnearket rettes også i teksten I visse situationer kan der være behov for at kæde dataene i et indsat objekt sammen med ændringer, der foregår i et andet dokument. Fx kan det jo være, at foreningens budget ændres. Hvis du arbejder med et integreret objekt, skal du således bagefter ind i Word-dokumentet og opdatere manuelt. Heldigvis findes der også en rigtig smart funktion, hvor man kan sammenkæde dataene, så opdateringer i kildefilen slår igennem de steder, hvor fx budgettet er indsat som et objekt. Det kaldes i Word for sammenkædede objekter. Det er ret nemt at etablere en sammenkædning. Du følger langt hen ad vejen samme fremgangsmåde som med et integreret objekt: Åbn Word-dokumentet, som regnearket skal indsættes i. Åbn derefter menuen Indsæt, og klik på menupunktet Objekt I dialogboksen Objekt klikkes på fanebladet Opret fra fil. Her sættes et flueben i afkrydsningsboksen Kæde til fil. Klik på knappen Gennemse. Når filen er fundet, klikkes på OK. Nu er Excel-arket både integreret i Word-dokumentet og sammenkædet med sit oprindelige Excel-dokument. Hvis der kommer rettelser til det oprindelige Excel-dokument, slår det igennem i Word-dokumentet, næste gang det åbnes.

15 WORD-EKSPERTSKOLEN Det kan du lære i skolen Følg med i Wordekspertskolen. Vi går et spadestik dybere og lærer dig nogle af de mere avancerede funktioner. Se, hvordan du skræddersyr Word, så det passer perfekt til dine behov. Lær at tilpasse menuer, værktøjslinjer og knapper. Kom kedeligt rutinearbejde til livs ved at benytte en simpel makro. Du prøver at oprette, redigere og afspille en makro i Word. Få styr på standarddokumenterne ved at designe dine egne skabeloner. Se, hvordan man opretter, åbner og redigerer en skabelon. Slip for at skrive 00 ens breve med forskellig adresse. Se i stedet, hvordan man fletter et standardbrev med en adresseliste. Indsæt objekter fra andre programmer i Word. Du prøver at indsætte et regneark fra Excel og lærer at redigere det i Word. Få kontrol med alle ændringer i et dokument, når I er flere, som redigerer det. Lær at indsætte, acceptere og afvise ændringer. Hold styr på ændringerne En smart Word-funktion gør det muligt for flere personer at arbejde med samme dokument. Læs med, og lær, hvordan du gør. Det kræver både koncentration og stor opmærksomhed at holde styr på indholdet, når flere personer arbejder på samme dokument. I praksis er det næsten umuligt at administrere, hvem der har ændret hvad, og Slå Ændringer til For at kunne udnytte den smarte funktion i et dokument skal den først slås til. Det gør du sådan: Åbn menuen Funktioner, og vælg undermenuen Ændringer. I undermenuen, der fremkommer, vælges menupunktet Fremhæv ændringer. hvem der har godkendt hvilke rettelser. Men heldigvis indeholder Word en korrekturfunktion, der kan styre indholdet i et dokument med flere forfattere, hvor man kan se og godkende de ændringer, som hver 7 forfatter bidrager med. Funktionen hedder slet og ret Ændringer. Med denne funktion undgås misforståelser, og man kommer ikke så let til at overskrive hinandens tekster, uden at det opdages. Så åbner dialogboksen Fremhæv ændringer. Sæt et flueben i afkrydsningsboksen Registrer ændringer. Klik på OK for at slå Ændringer til. I nogle versioner af Word fremkommer værktøjslinjen Korrektur 7 nu automatisk under værktøjslinjen Formatering. Ellers kan du altid hente den frem ved at åbne menuen Vis, klikke på undermenuen Værktøjslinjer og vælge værktøjslinjen Korrektur. Af Morten Søderquist Hansen