Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Mandag den 11. marts 2019 Mødested: FTSF Tidspunkt: Kl :00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 6 Fortæring: Tegnstyrer: Referent: Deltagere: Heidi Aarosiin (), Daniel Vest (), Ole Jørnaa (OJ), Tine Lind () Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... Fælles Dagsordenen blev opdateret og herefter godkendt. 2. Referat og underskrivelse a. Opfølgning på to do liste... Fælles Ikke nået: Lokaleleje kontra medlemsbevis Undersøge kasserer kursus Difference på rengøring Kontakte forsikringen og høre om det er nødvendigt med alarm i huset Undersøge om FTSF kan komme på en arv liste Sende opdateret budget til bestyrelsen på FB Følge op på evaluering fra banko med AC Købe nye gardiner til erhvervslokalet Indkalde nærliggende foreninger til et samarbejdsmøde Kontakte den frivillige ang. juleaften Undersøge om vi kan købe udstyr uden serviceaftale og vil deltage i et møde med revisoren efter generalforsamlingen, hvor der blandt andet skal tales om medlemsbevis. Enighed om, at kassererkursus droppes, da DDL har iværksat kasserernetværksmøde til august. Difference på rengøring droppet, da vi har valgt at ansætte én rengøringsperson igen. Der er indkøbt 200 vaskeklude som håndklude efter toiletbesøg samt 3 små hylder, hvor vaskekludene kan være. Der er skrevet en formel henvendelse til DDL, men bestyrelsen er ikke tilfreds med svaret. Medlemsudvalget arbejder videre med det. Opdateret budget er med under punkt 3.c. repræsenterede FTSF ved Fyns Døveforenings åbent hus d. 28. februar Dataoplysninger er tilgængelige i foreningen, de ligger i en skuffe på kontoret under printeren. b. Underskrivelse af referat fra sidste møde... Fælles Referatet blev underskrevet. c. Referater fra udvalg m.m.... Fælles Der er ikke kommet nogen referater. 3. Administration a. Bordet rundt... Fælles b. Sidste nyt... Fælles Vi har modtaget plakat fra Aalborg Tegnsprogsforening, plakat om Døves Kulturdage i Aalborg d. 28. september DDL har meddelt, at et bestyrelsesmedlem har taget orlov og en suppleant indtræder.

2 c. Økonomi og budgetopfølgning... Regnskabsprogrammet Conventus er droppet på grund af opdeling af regnskab ikke passer det behov, som foreningen har. Winkas regnskabsprogram er valgt i stedet for. Der er skaffet to frivillige som gerne vil hjælpe til i økonomiudvalget. Winkas koster 150 kr. for den første bruger og efterfølgende 75 kr. pr. ekstra bruger, der påtænkes at foreningen skal have 3 brugere. Der er tilmeldt og bestilt ved Winkas, kassereren afventer åben balance fra revisoren, før der kan arbejdes videre med regnskabsprogrammet. Årsregnskabet blev gennemgået; revisoren påpeger at foreningen har et tab på ca kr. på aktier. Bestyrelsen overvejer, om foreningen skal sælge aktierne og investere i obligationer i stedet for. Års resultatet er, at foreningen har et plus på kr. og ejendommen et plus på kr. men pga. tab i aktier er der kr. i overskud samlet. Bestyrelsen undrer sig over renholdelse i årsregnskabet på kr. og i 2017 var det på kr. Protokollat er til internt brug i bestyrelsen. Efter generalforsamlingen skal der oprettes en fuldmagtsbruger mere til netbanken. Budget for 2019; der er lavet et fint budget. Befordring er særskilt nu. Hvis et udvalg eller afdeling vil søge om penge eller lave et arrangement, skal der altid udregnes et budget. Skal vi beholde Klasselotteri? Dette tages op til generalforsamlingen. Der er et forventet overskud ved ejendommen i 2019 på ca kr. Dette medførte en snak omkring, om foreningen kunne ansætte en ejendomsadministrator, som kan varetage lidt udlejning samt ansøge projektmidler. Drøftelse om vi kan have én ansat 10 timer fx prøver om der kan findes en gammel beskrivelse fra dengang foreningen havde ejendomsadministrator. Personen der bliver ansat skal skaffe penge til egen løn (på sigt), penge til udflugtsafdelingen og kulturafdelingen. Bestyrelsen enes om, at der arbejdes på at finde løsninger/tænke løsninger. d. Lokaleudlejning... Fælles Der er kun 2 ledige weekender fra dags dato og frem til 1. juli. Dejligt! Nytårsaften er også udlejet. Vi afventer fortsat lejekontrakt fra GP administrationen vedr. erhvervslokalet. rykker. Prisstigning på festsalen, bestyrelsen enes om, at prisen stiger til 2145 kr. pr. 1. april. vil dog gerne have det møde med revisoren inden vi offentliggør prisstigningen. Undersøge ved Nordbohuset, hvordan de gør med medlemskab. 4. Forening a. Medlemsmøde 6/3 evaluering... Fælles Det var en fin aften bortset fra, at en mobiltelefon forstyrrede medlemsmødet. 5. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ b. Ejendom & IT-udvalg... Der skal indkøbes gulvvaskemaskine, der er kontakt til en konsulent og der skal være et møde i FTSF, så vi får den rigtige maskine til gulvene på 1.sal. Desværre har der været en slem omgang med klistret gulv, som både et rengøringsfirma og en rengøringsmedarbejder har forsøgt at klare. Det endte med, at ejendomslederen sammen med to frivillige brugte en torsdag aften på at vaske gulvet, behandle med den specielle sæbe der er indkøbt og nu er gulvene på 1. sal som en drøm

3 Der skal indkøbes nye gardiner til erhvervslokalet samt persienne til foreningens kontor. gør det. Der er taget beslutning om, at festsalen SKAL rengøres dagen efter, hvis der er afholdt ungdomsfest. For det er der, vi oplever ofte, der er problemer med gulvene og generelt meget mere beskidt i huset. Der er ønske om at udskifte alle lamper i huset til LED lys. Bestyrelsen opfordrer til, at der kontaktes en energikonsulent som kan fortælle, hvad det normale forbrug af forskellige kilder i huset er så vi kan fornemme, om vores forbrug er normalt eller for højt. Er der mulighed for, at den sorte boks ved kiosken kan flyttes hen til den indgang, de ikke bruger? arbejder videre med det. Arbejdsweekend d marts. D. 29. marts fra kl. 19. D. 30. marts fra kl. 9-aften. D. 31. kun hvis man ikke er færdig med opgaverne. Køkkenpersonale bliver og HRP. c. Generalforsamlingsudvalg... Fælles Køkkenholdet er på plads, IT holdet er på plads, caféholdet er på plads. Bestyrelsen møder op kl. 9. Kl er der et kort møde med køkken, IT og cáfe. Møde kl. 10 med dirigenten og referenten. inviterer æresmedlem. Kage bestilt. køber boller og smør. Middag for bestyrelsen samt ægtefæller kl. 18 på The Grill i Kolding. FTSF betaler middagen, man betaler selv drikkevarerne. Personer, der dukker op til generalforsamlingen uden tilmelding, må betale for kage og kaffe. d. Historisk udvalg... OJ e. Medieudvalg... Fælles f. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... Udvalget og bestyrelsen er ikke tilfreds med DDLs svar vedr. medlemsregistrering. Udvalget vil tage en Skype møde med DDL efter generalforsamlingen. 6. Nyt fra afdelinger a. Døves Motionsklub FREMAD... Fælles Dejligt, der er fundet en ny leder for FREMAD. Bestyrelsen ser frem til at afdelingen blomstrer igen. b. The Soldiers... Fælles Der har været møde med en interesseret leder for The Soldiers, bestyrelsen bakker op om det; men bestyrelsen vil gerne, at der er 2-3 andre med i afdelingen, så vedkommende ikke står alene om afdelingen. c. Whistklubben... Der er talt med whistafdelingen om, at de skal langsomt begynde at bruge mobilepay og sumup terminal, da foreningen ikke ønsker at have kontanter liggende i huset

4 d. Banko... Der er byttet på tovholder; overtager fra dags dato. kontakter bankoleder mht. påskebanko. e. Cafe... Der er aftalt et par fælles arrangementer om fredagen mellem café afdelingen og kultur afdelingen. f. Kultur... Fælles sommerfest med Fyns Døveforening lørdag d. 22. juni Foredrag med Pelle Hvenegaard, bestyrelsen godkender at betale restbeløbet for foredraget. Der er indgået samarbejde med Fyns Døveforening, afventer svar fra Tegnbølgen. Overvejer om Aarhus Døveforening skal være med i samarbejdet. Festsalen benyttes, max 100 deltagere. Fredag d. 4. oktober. er interesseret i at være med i afdelingen, tager det op. Forretningsorden skal opdateres, at tovholdere for alle udvalg/afdelinger skal orienteres, når der afholdes møde. Tovholder har mulighed for at deltage, men ingen tvang. opdaterer. g. Kreativ... h. Udflugt... Der er planlagt udflugt d. 4. maj. Afventer budget. vil undersøge hvor de kr. er henne, som der blev nævnt til medlemsmøde i august 2018, at udflugtsafdelingen har fra Næste møde er mandag d. 8. april kl. 16:30. Fortæring: Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret

5 To Do liste: Lokaleleje kontra medlemsbevis Kontakte forsikringen og høre om det er nødvendigt med alarm i huset Undersøge om FTSF kan komme på en arv liste Købe nye gardiner til erhvervslokalet/persienne til kontoret Indkalde nærliggende foreninger til et samarbejdsmøde Kontakte den frivillige ang. juleaften Undersøge om vi kan købe udstyr uden serviceaftale (alarmudstyr) Møde med revisor efter generalforsamlingen Starte op med at bruge Winkas Oprette fuldmagtsbruger til netbank Drøfte klasselotteri til generalforsamlingen Overveje/tænker over ejendomsadministrator Rykke GP administrationen for lejekontrakt Møde med konsulent/købe gulvvaskemaskine Kontakte en energikonsulent Undersøge om den sorte boks ved kiosken kan flyttes Møde op kl. 9 til generalforsamlingen Invitere æresmedlem til generalforsamling Købe boller og smør til generalforsamlingen Medlemsudvalg; Skypemøde med DDL Kontakte bankoleder Kontakte kulturafdeling om ny frivillig i udvalget Opdatere forretningsorden Følge op på udflugtsafdeling om budget Undersøge hvor de kr. er henne (udflugtsafd. 2017) Sørge for fortæring til næste møde & - 5 -