IndFak Indkøbs- og Fakturasystem. Implementering

Transkript

1 IndFak Indkøbs- og Fakturasystem Implementering

2 Formål og baggrund med IndFak Ét system til håndtering af indkøb og fakturaer i staten Referencegruppe været med til at kravspecificere Anskaffet ved udbud og en videreudvikling af eprocurement Økonomistyrelsen er kontraktholder til systemleverandør Systemet skal anvendes af alle statslige NS institutioner og kan anvendes af selvejende institutioner Bedre og billigere løsning gennem fælles statslig aftale Ind: Bedre styring af eindkøb i det offentlige Fak: Regninger g kan behandles hurtigere og nemmere

3 IndFak Katalogordre Markedsplads Varekataloger Fælles standarder (OIOUBL) og åben infrastruktur (OIOSI) Stående ordre Tekstordre Mail OIOSI Leverandør Aftaler FM, SKI, lokale Fakturabehandling og ordrematch Stamdata (kreditorer og kontoplan) Godkendt og konteret ordre, Ordreannullering, Varemodtagelse, Konteret faktura, Kreditnota Kvittering og status på dokumentflow Bogføring og betaling Navision Stat 5.X

4 Gevinster og investeringer Gevinster - Automatiske processer giver overblik og effektivitet - Al kommunikation og information mellem indkøber og leverandør samles i ét system - Minimere arbejdstid ved automatch af ordre (faktura skal ikke genbehandles) - Mindre indskanning af fakturaer Investeringer - Indkøber skal behandle eordre - Varemodtager skal registrere leverancemodtagelse - Indkøber og Varemodtagers investeringer letter arbejdet senere i processen

5 Forberedelse til implementering (1) Kun e-fakturering eller også til e-ordre - Skal vi bruge hele systemet fra start eller skal det være en faseopdelt ibrugtagning Forberedelse til indkøb - Hvilke leverandører skal vi handle med og hvordan indgår via aftaler bl.a. levering af kataloger Forhold omkring integrationen med Navision Stat regnskab, - herunder hvilke stamdata, der skal overføres og andre forhold som skal være klargjort ved opgradering til NS 5.X Stående ordre NS Kontoplan E - Faktura IndFak Katalog ordre Kreditorer Tekstordre

6 Forberedelse til implementering (2) Organisering og centrale roller - Er der opgaver og beslutninger som skal løftes på koncernniveau fx indkøb Koncern/ adm. center Institution 1 Institution 2 (fakturafordeler) Regnskab Drift (ean-nr.) Regnskab Drift (ean-nr.) Regnskab Tilskud (ean-nr.)

7 Kom godt i gang med indkøbsdelen Indkøbsorganisering (central og lokal) Indholdsansvarlig Indkøber 1. Få overblik over indkøb (analyse og KPI) 2. Udvælg aftaler, leverandører og varenumre 3. Publicer aftalerne i IndFak katalog 4. Send E-ordre fra IndFak Statslige aftaler Adgang til FM-aftaler Koordineret indkøb SKI-aftaler Begrænsning af FMaftaler Rammeaftaler Decentrale aftaler Lokale rammeaftaler SKI-aftaler Begrænsning af FMaftaler

8 Forberedelse til implementering (2) Hvilke brugere skal oprettes og hvordan skal de placeres i organisationshierakiet Hvilke brugere skal oprettes og hvordan skal de placeres i organisationshierakiet - Roller og rettigheder, prokuragrænser

9 Best Practice og IndFak Systemet understøtter best practice processer Baseret på analyse af indkøbsprocesser i staten Tager udgangspunkt i de forretningsmæssige i mål og behov Er godkendt af Rigsrevisionen Kan også bruges uden et indkøbsmodul 4. Ordre- afsendelse 1. Aftale- indgåelse 6. Vare- modtagelse 2. Leverandør- oprettelse 3. Rekvisition 5. Lager 7. Faktura- 8. Kredit modtagelse nota Bogføring Betaling 11. Kredit- nota

10 Indkøbsprocessen (med ordrematch) kr. Disponent kr kr. Rekvirent (varemodtager) Rekvirent (bestiller) Indkøber ( i prokura) Ved fakturagodkendelsesproces (uden ordrematch) Fakturafordeler Rekvirent Disponent (varemodtager)

11 IndFak implementeringsmodel IndFak indgår i firkløver implementering (NS 5.1, ØSLDV, RejsUd) hos statsinstitutioner - og tilbydes selvejende institutioner Økonomistyrelsen har udviklet en implementeringsmetode og pakke til institutionerne Standardforløb til institutioner ud fra - nye brugere (fuldt implementeringsforløb) - eprocurement brugere

12 Fuldt implementeringsforløb Formøde på ministerområde Workshop 1 (analyse og design) Driftsstart (overdragelse til support) Opfølgning (2 mdr efter ) Opstartsmøde og demo (ca. 6-8 uger inden driftsstart) Workshop 2 (test og træning) Driftsstøttedag

13 Milepæle og aktiviteter Type Formål Input/output Deltagere for institutionen Formøde Afstemme forventninger Projektcharter Central projektleder for indenfor ministerområdet Implementeringsplan ministerområdet Opstartsmøde + demo Definere projektet og forankring i egen organisation Best Practice Infoark Aftale om forløb Administrationschefer og IndFak implementeringsteam Workshop 1 Valg af institutionens opsætningsparametre Vejledningsmateriale incl præsentationer Opsætningsark (test) Undervisningsmateriale IndFak implementeringsteam Workshop 2 Afprøve den valgte opsætning i test Vejledningsmateriale incl præsentationer Opsætningsark (prod) Testcases IndFak implementeringsteam Idriftsættelse Klargøring til produktion og ibrugtagning af systemet Vejledningsmateriale incl præsentationer Transitionsplan Overdragelsesblanket IndFak implementeringsteam og slutbrugere

14 ØS metode - basispakke og anbefalinger Systemimplementering som kan understøtte best practice processer Obligatorisk at anvende fakturadelen Stående ordre Indkøbsdelen kan tages i brug, når institutionen er parat- her kan opnås gevinster E -Faktura IndFak Katalogordre Organisering skal være afklaret for at sætte de rette brugerprofiler op i IndFak Aktivering af vareleverandører og katalogopdatering t håndteres sideløbende eller i fase 2 Tekstordre

15 Økonomistyrelsens leverance 1. Stille implementeringskonsulent til rådighed under implementeringsforløbet 2. Levere best practice for anvendelse af IndFak og anbefalinger til systemopsætningen IndFak Tovholder 3. Konfigurere IndFak med brugere, struktur og rettigheder udfra en standardløsning 4. Stille isoleret miljø til rådighed for test af institutionens IndFak-opsætning samt facilitering af testen 5. Oplærer institutionens implementeringsteam i at benytte IndFak s moduler og opsætningsmuligheder 6. Tilbud om driftsstøttedag efter idriftssættelsen Transitionskoordinator Implementeringskonsulent

16 Institutionens implementeringsteam og ansvar Ansvarlig for implementeringen i egen institution Institutionens team Afsætter tid og ressourcer til implementering Ansvarlig for efterlevelse af best practice Implementeringsansvarlig Forankrer og kommunikerer i egen organisation Sikre adgang til gamle data i 5 år Faktura ansvarlig Indkøbs ansvarlig Teknisk Koordinator

17 Uddannelse Overblik For alle IndFak brugere. Giver et hurtigt indblik i IndFak og processer Test og Træning - uddannelse som en del af test og træning Basiskursus Henvendt til brugere uden et forudgående kendskab til eprocurement Udvidet kursus Udbygger systemforståelsen og anvendelse efter i drift Intro Systemdemo Best Practice IndFak film elearning: Disponent Rekvirent Varemodtager Klassebaseret uddannelse: Gør brugeren i stand til at udføre alle gængse opgaver Indkøber Klassebaseret uddannelse Cases baseret opgaver med de mest almindelige bruger udfordringer Indkøber Præsentationer og manualer: Til selvstudie og understøtte øvrig uddannelse Workshop Superbrugerne får hands-on i eget miljø og egen opsætning Driftsstøtte Fakturafordeler Systemadministrator Fakturafordeler Tilpasset workshop Institutionens eget valg af Tilpasser workshop emner der undervises i Institutionens eget valg af emner der undervises i Del af den samlede implementeringspakke Kan rekvireres hos leverandør Login: eprocurement Password: rapport

18 Support- driftsorganisation RogS Support visiterer sager til baglandet i ØS Implementeringsteam (ØS) Alle henvendelser om fejl og ændringer går til RogS ØS Rådgivning og Support (1. level) Dift Driftorganisationi ti ØS Evenex (2. level) Evt. Koncern, adm. Center Globale vareleverandører Institutionen vælger kontakt personer og kun disse kan kontakt RogS Superbrugere/ kontaktperson er institutionen Lokale vareleverandører Slutbrugere institutionen

19 Nyttige informationer Tilmeld ØS viden Nyhedsbrev for firkløverimplementeringen