Indhold. Grundmodul Tillægsmoduler. Teknologisk opbygning og indhold. Mulighed for udbygning

Transkript

1

2 Indhold. Grundmodul Tillægsmoduler Tillægspakke 1 Frit valg Tillægspakke 2 Tillægspakke 3 Tillægspakke 4 Fleksibel funktionstilpasning 1 Fleksibel funktionstilpasning 2 Meeting Plus (Grundmodul) Kvalitetskontrol (Grundmodul) Teknologisk opbygning og indhold Mulighed for udbygning 2

3 Grundmodul Acadre ESDH indfrier 100% af FESD2-standardens funktionskrav, hvilket betyder at hovedparten af offentlige myndigheders krav og ønsker indfries i basis. Grundmodulet og tilhørende tillægsmoduler understøtter samtlige funktioner inden for it-serviceområdet ESDH og Journalisering. Følgende er en del af basis: Kerneværdierne i Acadre er effektivitet, brugervenlighed og intuitiv navigation. En times introduktion vil sætte de fleste brugere i stand til at anvende 80% af den funktionalitet, der ligger i Acadre. Netop brugervenligheden er erfaringsmæssigt vigtig for udbyttet af investering i ny ESDH. Brugeren vil arbejde med genkendelige menuer og symboler som samlesag, sag, dokument, bilag, notat, favoritter og projekter. Som organisation kan man vælge at tilføje yderligere metadatafelter til sager og dokumenter samt genvejstaster for udvalgte metadatafelter. Acadre er fuldt konfigurerbar. Det betyder, at følgende elementer kan konfigureres af kunden selv både som et led i rollestyring og den personlige personalisering: Sagstyper med relevante felter Metadata og valglister Afhængigheder/forretningsregler Arbejdslister, notifikationer, overblik og rapporter Digitalt samarbejde og frister Sømløs integration til Microsoft Office: Brugeren kan enkelt og let kan arbejde med dokumenter og herunder benytte et smidigt samspil mellem Acadre og MS Office produkterne (Outlook, Word, Excel og PowerPoint). Autoprofiler: Denne dialog giver mulighed for effektivt og konsistent at profilere sager og dokumenter. Autoprofiler er prædefinerede sags- og dokumentforklæder. Acadre Avanceret samlesag: Mulighed for at skabe overblik over flere sager på f.eks. samme person og bl.a. trække et journalnotat på tværs af enkeltsager på samlesagen. 3

4 Kontaktrelation: Understøttelse af relation mellem kontakter, f.eks. ejer- og forældrerelationer. Avanceret Outlook integration: Mulighed for effektivt at arkivere modtagne og afsendte s. Dynamictemplate: Overførsel af metadata til dynamic template for fletning i tekstbidder. Tillægsmoduler Tillægspakke 1 - Frit valg Eksisterende og nye integrationer og moduler til Acadre er med i pakken og kan frit vælges uden øget vedligehold og licens, dog kun løsninger som har direkte relation til Acadre. ATOM og Kvalitetskontrol er ikke indeholdt. Følgende moduler kan pt. vælges: Publicering: Acadre Webpublicering sørger for publicering af dagsordener til politikere, borgere og interne møder. BOM Integration: Vores integration synkroniserer data mellem ESDH-systemet og KOMBIT Byg og Miljø (begge veje). Meeting Management: Acadre Meeting Management MM - Understøtter processen til generering af dagsordener til møder, de politiske udvalg, møder, ministre og kommunalbestyrelsen. Filarkiv integration: Integration sikrer at det er muligt, automatisk, at uploade sager/dokumenter fra Acadre direkte til FilArkiv. Geograf integration: Integration mellem Acadre og Geograf udveksler informationer mellem byggesager i Geograf Byggesagsmodul. GeoEnviron integration: Ved at integrere GeoEnviron Miljø og Byggesag med ESDH-systemer åbnes for udveksling af oplysninger mellem sagsbehandlerens forskellige fagsystemer. 4

5 GIS integration: Med Acadre understøttes FESD GIS integrationsmodel version 2. Dataskanning PostNord integration: Skanning fra PostNord kan placeres i Acadre Dagens Post til videre fordeling. Kombit Serviceplatform integration CPR, BBR og CVR: Integration mellem Acadre CM og CPR, BBR og CVR-data fra KOMBIT Serviceplatform. MS Office integration til Web: Med dette modul er det muligt at arbejde med Acadre med udgangspunkt i Office-programmer. SD-Løn integration: Silkeborg Data HR- og Løn anvender Acadre til dokumentopbevaring. Weblager integration: Integrationen giver mulighed for at publicere informationer til arkivet WebLager. ES Skanning integration: Til håndtering af skanningsfunktionalitet. Dafolo integration: Formularer i Diaform kan gemmes på en given sag i et ESDHsystem. MS AD Sync integration: Synkronisering mellem AD og Acadre sørger for, at brugere inklusive roller, adgangskoder og adgangsgrupper oprettes, vedligeholdes og nedlægges i Acadre. e-boks integration: Acadre e-boks integration håndterer forsendelsen af udgående post i forhold til enkel- eller masseudsendelse. PDF Samler til Web integration: Denne løsning gør det nemt og enkelt at håndtere pdf-ning af dokumenter. Styringsreol: Styringsreolen giver mulighed for at planlægge sagsbehandling effektivt på baggrund af overblik over sagsmængde. WorkFlow: Etablering af workflow i Acadre. Aktindsigt: Modulet gør det muligt at fremsøge og udvælge den eller de sager, der skal gives aktindsigt i. Integrationsplatform: Integrationsplatformen er en samling af Input Management og Output Management. Digital Post: Acadre Digital Post effektiviserer og letter journalisering af post for off. myndigheder. Fleksibel Rapportering: Fleksibel rapportering kan levere pålidelig og løbende rapportering om organisationens brug af Acadre. 5

6 elearning: Acadre e-learning gør det nemt for alle i organisationen at blive dygtige til Acadre. Meeting Plus: Meetings Plus gør det muligt at tilgå elektroniske dagsordener og referater samt skrive, læse og dele noter på de moderne digitale enheder. Tillægspakke 2 Pakken indeholder følgende integrationer og udbygninger: Publicering: Acadre Webpublicering sørger for publicering af dagsordener til politikere, borgere og interne møder. BOM Integration: Vores integration synkroniserer data mellem ESDH-systemet og KOMBIT Byg og Miljø (begge veje). Meeting Management: Acadre Meeting Management MM - Understøtter processen til generering af dagsordener til møder, de politiske udvalg, møder, ministre og kommunalbestyrelsen. Filarkiv integration: Integration sikrer at det er muligt, automatisk, at uploade sager/dokumenter fra Acadre direkte til FilArkiv. Kombit Serviceplatform integration CPR, BBR og CVR: Integration mellem Acadre CM og CPR, BBR og CVR-data fra KOMBIT Serviceplatform. MS Office integration til Web: Med dette modul er det muligt at arbejde med Acadre med udgangspunkt i Office-programmer. ES Skanning integration: Til håndtering af skanningsfunktionalitet. Dafolo integration: Formularer i Diaform kan gemmes på en given sag i et ESDHsystem. MS AD Sync integration: Synkronisering mellem AD og Acadre sørger for, at brugere inklusive roller, adgangskoder og adgangsgrupper oprettes, vedligeholdes og nedlægges i Acadre. e-boks integration: Acadre e-boks integration håndterer forsendelsen af udgående post i forhold til enkel- eller masseudsendelse. PDF Samler til Web integration: Denne løsning gør det nemt og enkelt at håndtere pdf-ning af dokumenter. 6

7 WorkFlow: Etablering af workflow i Acadre. Aktindsigt: Modulet gør det muligt at fremsøge og udvælge den eller de sager, der skal gives aktindsigt i. Integrationsplatform: Integrationsplatformen er en samling af Input Management og Output Management. elearning: Acadre e-learning gør det nemt for alle i organisationen at blive dygtige til Acadre. Tillægspakke 3 Pakken indeholder følgende integrationer og udbygninger: Meeting Management: Acadre Meeting Management MM - Understøtter processen til generering af dagsordener til møder, de politiske udvalg, møder, ministre og kommunalbestyrelsen. Kombit Serviceplatform integration CPR, BBR og CVR: Integration mellem Acadre CM og CPR, BBR og CVR-data fra KOMBIT Serviceplatform. ES Skanning integration: Til håndtering af skanningsfunktionalitet. Dafolo integration: Formularer i Diaform kan gemmes på en given sag i et ESDHsystem. MS AD Sync integration: Synkronisering mellem AD og Acadre sørger for, at brugere inklusive roller, adgangskoder og adgangsgrupper oprettes, vedligeholdes og nedlægges i Acadre. PDF Samler til Web integration: Denne løsning gør det nemt og enkelt at håndtere pdf-ning af dokumenter. WorkFlow: Etablering af workflow i Acadre. Integrationsplatform: Integrationsplatformen er en samling af Input Management og Output Management. elearning: Acadre e-learning gør det nemt for alle i organisationen at blive dygtige til Acadre. 7

8 Tillægspakke 4 Pakken indeholder følgende integrationer og udbygninger: Meeting Management: Acadre Meeting Management MM - Understøtter processen til generering af dagsordener til møder, de politiske udvalg, møder, ministre og kommunalbestyrelsen. Kombit Serviceplatform integration CPR, BBR og CVR: Integration mellem Acadre CM og CPR, BBR og CVR-data fra KOMBIT Serviceplatformen. ES Skanning integration: Til håndtering af skanningsfunktionalitet. Fleksibel funktionstilpasning 1 Løsningen kan tilpasses efter kundens særlige behov og ønsker til sammensætning af funktionalitet og ydelser. Valg og variation konfigureres i samarbejde med Formpipe. Fleksibel funktionstilpasning 2 Løsningen kan tilpasses efter kundens særlige behov og ønsker til sammensætning af funktionalitet og ydelser. Valg og variation konfigureres i samarbejde med Formpipe. Meetings Plus (Grundmodul) Med Meetings Plus kan kommunen opnå store besparelser. Formpipes nye løsning kan benyttes til såvel byråds- og udvalgsmøder, som til interne møder i kommunen. Med Meetings Plus er det muligt at tilgå elektroniske dagsordener og referater, samt skrive, læse og dele noter på de moderne digitale enheder. Ligeledes giver den borgerrettede portal borgerne mulighed for at læse de offentlige dele via kommunens hjemmeside. Intuitiv udstilling af dagsordener og referater Formpipe har med Meetings Plus udviklet markedets stærkeste dagsordensløsning, der er tæt integreret til Acadre. 8

9 Med Meetings Plus er det ikke længere nødvendigt at printe mødedokumenterne ud til mødedeltagerne. Man kan direkte via Acadres dagsordensmodul (Acadre MM) publicere dagsordener, referater og bilag, og disse kan tilgås via en ipad, hvor det også er muligt at skrive og dele noter. Meetings Plus er både en løsning til politikere, medarbejdere og borgere. Meetings Plus håndterer dagsordener og referater til politikere og medarbejdere til møder afholdt både i lukkede og åbne fora. Samtidig er Meetings Plus en portal, der giver borgerne mulighed for at læse de offentlige dele, uden at skulle logge ind i systemet. Meetings Plus er en ny intuitiv og brugervenlig løsning, der er designet til at imødekomme politikernes brug af ipads. Meetings Plus understøtter politikernes behov for håndtering af politiske dagsordener til forberedelse og mødeafholdelse samt til referater, ligesom løsningen også er målrettet til brug ved interne møder. Kvalitetskontrol (Grundmodul) Kvalitetskontrol sikrer din organisation mod databrud og mindsker dermed risikoen for bøder som følge af overtrædelse af EU Persondataforordningen, GDPR, som er trådt i kraft i maj Kvalitetskontrol, der fungerer som et tillægsmodul til alle platforme, systemer og databaser, giver mulighed for proaktivt at håndtere og forbedre organisationens datakvalitet ved at lade et fast regelsæt analysere en ønsket datamængde. Regelsættet kan let tilpasses og udvides til den enkelte organisations behov. Data gennemsøges med udgangspunkt i de opsatte regler, og giver hver enkelt sagsbehandler brugervenlige værktøjer til at opdage og rette op på kritiske fejl i deres data ud fra systemets handleanvisninger. Til ledelsen giver systemet indsigt i tilstanden af den aktuelle datakvalitet for organisationen, og giver mulighed for at træffe oplyste beslutninger på baggrund af fakta, frem for formodninger. Støtte til sagsbehandleren Advisering om kritiske dataforhold i brugervenligt dashboard. Mulighed for let at ændre i data, så datasikkerheden højnes 9

10 Anbefalinger til bedre arbejdsgange Guidelines til at overholde Best Practice. Støtte til ledelsen Avanceret rapporteringsværktøj giver samlet overblik over organisationens datasikkerhed Adviseringsværktøj giver besked om kritiske forhold, der ikke er reageret på Støtte til organisationen Ensartet regelsæt, der følger organisationens procedurer. Høj konfigurerbarhed, så regelsættet let tilpasses nye processer og lovgivning Løsningen består grundlæggende af en skanningsmotor, der undersøger data for uhensigtsmæssigheder, fejl eller andre forhold der ønskes afdækket. Denne motor (kernen) indeholder en række regler. En regel er et udtryk for et forhold, organisationen ønsker observeret på noget givet data. Datakilder til løsningen kan være sagssystemer, filsystemer m.v. Altså datasiloer der anvendes i organisationen og som ønskes overvåget. Når en regel fanger et forhold i en datakilde, kaldes det en Observation. Observationer kanaliseres i to retninger. Sagsbehandlervinduet er stedet, hvor ejermanden af data (og dermed ejermanden af observationen) notificeres om forholdet. Det kan f.eks. være en fil indeholdende et CPR-nummer, brugeren har gemt og glemt på sit medarbejderdrev. Brugeren adviseres i vinduet (eller via en mail) og får et overblik over alt, hvad der er observeret på brugerens egne data. DPO-vinduet får også observationerne. Dette vindue er et BI-værktøj, hvor en mere tværgående analyse kan foretages. F.eks. analyse af omfanget af filer med CPR-nummer på medarbejderdrevene, der har ligget for længe (glemt). DPO-vinduet giver en mere analytisk støtte og er rettet mod Data Protection Officer (dataansvarlig) og ledelsen generelt. Løsningen ligger oven på de systemer, man i organisationen ønsker at analysere. Gennem adaptorer, der er bindeleddet til det underliggende system, læses data som herefter behandles med reglerne, der er defineret. Kilder tilkøbes, og Leverandøren tilbyder løbende disse. Potentielt set er alle siloer af data, organisationen benytter, kandidater til kildesystem, herunder også interne database til småsystemer kan konfigureres op som kildesystemer. Læs yderligere om QC modulet her. 10

11 Teknologisk opbygning og indhold Acadre er et modulbaseret ESDH-system der lever op til rammearkitekturen og åbne snitflader til integration med tredjepartsløsninger. Acadre-suiten består af en række centrale komponenter, som udgør den fælles platform til opsamling, opmærkning, strukturering, styring og synliggørelse af information. Løsningen er bygget op af en række lag. I det følgende gennemgås lagene og deres vigtigste indhold: Dialoglaget: Dette lag er hvor brugerne interagerer med løsningen. Alt efter brugernes behov for information og arbejdsopgaver kan de anvende Windows klienten, Web klienten, MS Office klienten eller en klient til mobile enheder. Proceslaget: Dette lag sikrer, at brugeren oplever sømløs integration og derved frit bevægende information uanset hvilken klient brugeren benytter. Desuden benyttes proceslaget til at understøtte digitale arbejdsgange og processer inden for og på tværs af Acadre-suiten. Forretningstjenester: Applikationslaget er opdelt i en række forskellige forretningstjenester, eksempelvis: o ESDH-kerne: Acadre-suiten består af en række programmer, der igen består af en række moduler og komponenter, der hænger sømløst sammen. Disse har åbne snitflader til at modtage og afsende information. Komponenterne arbejder sammen på tværs. o Opgave, Organisation og Part: Er eksterne komponenter i forhold til kerne komponenterne. De integrerer til eksterne datakilder og er tæt integreret med ESDH kernen. Informationsstruktur: En opdeling af informationen i facetplan, arkivstruktur, sikkerhed og roller. Den tværgående informationsarkitektur muliggør indeksering i Microsoft Search Server og derved fremsøgning af information på tværs af applikationer. Acadre-suitens komponenter sikrer styring og informationshåndtering for organisationens indgående, interne og udsendte materiale. Ved integration gennem åbne integrationssnitflader sikres sammenhæng mellem systemerne i organisationen, så fagsystemer, økonomi- 11

12 systemer og andre systemer har mulighed for at samarbejde gensidigt med ESDH-systemet. Løsningen er baseret på standard Microsoft.net-kode. Teknisk specifikation såvel som installationsvejledninger, udleveres i forbindelse med køb af løsningen. Mulighed for udbygning Acadre kan udbygges via tilvalg af moduler og integrationer samt via konfiguration af nye felter og tilføjelser af nye sagstyper. Integrationen kan løbende udbygges og tilføjes ny funktionalitet - hvis behovet vil opstå. Vil du vide mere? [email protected] 12