Advanceret dokument- og sagshåndtering med SharePoint Server Michael Ekegren Manager - Netcompany A/S

Transkript

1 Advanceret dokument- og sagshåndtering med SharePoint Server 2007 Michael Ekegren Manager - Netcompany A/S

2 Omkring denne session.. Bruger du SharePoint til reel dokumenthåndtering? Bruger du SharePoint til projektsamarbejde eller kun som hjemmeside/intranet?

3 Foredragsholderen Uddannet civil ingeniør med speciale i webbaserede vidensdelingssystemer Har arbejdet med vidensdelings portaler i 8 år alle etableret på SharePoint platformen, fra SPS2001 til MOSS2007 Arbejder i dag som produkt chef på en sags- og dokumenthåndteringsløsning til SharePoint 2007 Netcompany A/S har etableret nogle af landets største dokumenthåndterings løsninger på MOSS platformen og er Gold Certificed Partner Kontakt: mek@netcompany.com

4 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

5 Hvad findes der af funktionalitet? SharePoint indeholder dokumentbiblioteker, der er intelligente mapper der - Holder styr på dokument versionerne og tilladelser - Kan facilitere overvågning - Holder styr på dokument skabeloner -..og kan påtrykke workflows for dokumentet

6 Kombiner disse byggestene.. men ikke ukritisk Regler Skabeloner Dokument bibliotek Godkendels es procedurer Versionering

7 Krav til brugerne Anvendelse af workflows stiller krav til brugerne 3. scenarie ESDH system 4. scenarie MOSS med workflows ESDH system med workflows 1. scenarie Filserver (med navnekonventioner og struktur) 2. scenarie MOSS med anvendelse af status metadata (facet plan) Kontrol omkring dokumentet

8 Facet planer (definition af metadata) skaber struktur og kontrol Facet 1: Grundregistrering Facet 2: Kategorisering Facet 3: Processtyrende data

9 Hvordan ligger jeg dokumenter i SharePoint? Kan man placere alle dokumenter i et dokumentbibliotek eller skal man anvende mange sites? Informations Arkitekturen (IA) er meget tæt bundet til teknik og forståelse af SharePoint s begreber som site collections, sites og content databaser er afgørende for (teknisk) succes Hvis en IA ikke udarbejdes med respekt og skelen til disse, vil SharePoint ikke performe

10 IA i SharePoint Strategi 1: Alt i én Indhold i databasen vil vokse og vokse efterhånden som dokumentmængden øges og kan ikke splittes ud på flere indholdsdatabaser da alt indhold er bundet (for bestandigt) til den som indeholder dokumentbiblioteket Strategi 2: Fordel på sites Indhold i databasen vil vokse og vokse efterhånden som dokumentmængden øges men idet indholdet er fordelt i mange biblioteker kan det også fordeles hensigtmæssigt i indholdsdatabaser Dokumentcenter Dokumentbibliotek Site 1 Dokumentbibliotek Site 2 Dokumentbibliotek Indhold i SharePoint Indholds databaser anbefales: ~ 40Gb

11 Fordele og ulemper ved anvendelse af strategi 1 Fordele Brugerne skal kun kende et sted i SharePoint En rig datamodel med støtte lister kan anvendes i metadata Man kan modellere et sagsbegreb ved at knytte dokumenter til en sagsliste System opdateringer er nemme at gennemføre Ulemper Det skalerer ikke alt indhold bliver placeret i én content database Oftest etableres nogle filtrerede dokumentoversigter som ikke slår igennem i Office programmerne Fare! Dette er den nemme løsning, men på sigt vil modellen føre til problemer..

12 Fordele og ulemper ved anvendelse af strategi 2 Fordele Det skalerer det er muligt at fordele indhold i mange content database Hvis indhold på en sag begrænses til hvad der er i et site så passer det perfekt med hvad man ser i Office pakken Ulemper Det kan være vanskeligt at finde frem til de rette sites må bero på søgning site directories eller bero på at brugerne husker links via mine links Man må ofte etablere et system omkring anvendelsen som er gennemgående i søgning mv. Tværgående indgang til oplysningerne er vanskelig at etablere teknisk

13 Tænk anvendelse og struktur sammen med Office pakken kontekst er alt afgørende Dokumenthåndterings panelet i Office 2003/2007 viser dokumenter i det dokumentbibliotek, hvor dokumentet er placeret og genvej til det site som indeholder det

14 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

15 Traditionelle ESDH systemer sammenlignet med SharePoint Standard ESDH Tager oftest udgangspunkt i gamle journaltanker onesize-fits-all Mere rigidt/typisk langstrakt implementeringsprojekt we do it for you tilgang Kræver specielle plugins til Office pakken Tastegenveje og svært at være flere steder på én gang MOSS Differentieret og nærværende profilbegreber vi er ikke alle ens nemmere at tilpasse organisationen Konfigurerbart/fleksibelt/hurtigt at komme i gang med do it yourself tilgang Standard integration med Office Ikke tastegenvejs baseret mange klik men også muligheden for at arbejde i mange vinduer/tabs igennem IE

16 Hvad skal tilvejebringes i MOSS for at kunne sammenlignes med standard ESDH systemer....et sagsbegreb..en god mail integration..dokument ID er..oversigt over mine seneste dokumenter..og det kan der gøres noget ved!

17 Sagsbegrebet.. hvor er det? Sager kan modelleres med sites....men sites har ikke metadata i SharePoint Sager kategoriseres med metadata som dokumenter og underligges som regel facet planer som for dokumenter For at tilvejebringe dette, skal sites have metadata

18 Sagsbegrebet.. hvor er det? Med centrale lister kan man lade sites få påført metadata, men at få ført disse ud i søgning og være et gennemgående centralt begreb er omfattende og kompliceret at tilvejebringe De centrale lister kan samtidig virke som et sags(site) directory At tilvejebringe en sådan struktur kan enten udvikles eller tilkøbes via 3. parts produkter

19 Mail integration.. Hvad kan man? SharePoint kan konfigures til at modtage s, med den rette opdeling i sites og dokumentbiblioteker kan en sag få en adresse og man kan sende mails til denne 3. parts Outlook plug-in s findes på markedet til at lette manuel gem af s til SharePoint dokumentbiblioteker

20 Dokument ID er.. Hvem behøver dem? Traditionelle dokumenthåndterings-systemer har typisk en angivelse af et globalt dokument ID i systemet ID et tjener som reference nummer ift. at kunne genfinde et dokument ved dets ID såfremt den fysiske udgave af dokumentet indeholder reference nummeret For virksomheder som er vant til denne systematik er et ID en essentiel funktionalitet 3. parts produkt på markedet kan indføre et globalt ID for dokumenter i SharePoint eller også kan det tilvejebringes ved udvikling af (tekniske) workflow komponenter

21 Oversigt over mine seneste dokumenter De fleste brugere arbejder ud fra de seneste dokumenter som de har haft i hænderne en nem oversigt over disse er derfor oftest en god ide I SharePoint findes en mine seneste dokumenter funktion, men den addresserer kun dokumenter i en begrænset del af systemet Alternativt kan man anvende søgning, men må så bero på en løbende indeksering 3. parts produkter kan aggrere en liste over de seneste dokumenter

22 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

23 Sags- og dokumenthåndteringsportalen Best practice er vælg strategi 2 En portal indrettes gerne ved udgangspunkt i en standard samarbejdsportal som indrettes med sags- og dokumenthåndtering for øje Sites = sager

24 IA for ESDH portalen Mit websted anvendes til medarbejderens kladde dokumenter og kopieres herfra til sager Sitecollection 1 Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Dokument center En oversigt over de sager som dokumenterne placeres på enten emne eller opgave/projekt opdelt std. site directory De enkelte sager indeholder dokumenterne der hører til sagen. Sites fordeles i site collections Sitecollection 2 Sitecollection 3 Sag 1 (site) Sag 2 (site).. Dokumentcenter anvendes men kun til at opsamle dokumenter til distribution/ fordeling til sager.

25 Flows dokumenter kan rejse rundt fra bibliotek til bibliotek ved anvendelse af send til Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Dokument center Sag 1 (site) Sag 2 (site)..

26 Samarbejde sker ved brug af formelle eller uformelle workflows Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Sag 1 (site) Dokument center Formelle eller uformelle workflows er om MOSS kontrollerer selve arbejdsgangen eller om dokumentet sendes fra bruger 1 til bruger 2 Sag 2 (site)..

27 Formelle workflows (1/4) Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Dokument center Sag 1 (site) Start workflow Sag 2 (site).. Reagér på workflow

28 Formelle workflows (2/4)

29 Formelle workflows (3/4)

30 Formelle workflows (4/4)

31 Uformelle workflows send dokument som link og anvend facet plan til styring.. Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Sag 1 (site) Sag 2 (site).. Dokument center Opdater metadata og send dokument Åben dokument via og opdater metadata

32 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

33 Forsikring og Pension har udskiftet et ældre ESDH system med MOSS & et 3. parts produkt

34 Mit websted anvendes til medarbejderens kladde dokumenter og flyttes herfra til sager med 3. parts flyt funktion De enkelte sager indeholder dokumenterne der hører til sagen. Sites fordeles i site collections og oprettes/fordeles efter en stram navnestandard IA for sagssystem med anvendelse af 3. parts produkt Sitecollection 1 Sitecollection 2 Sitecollection 3 Mit websted Søg Forside Sagsoversigt Sag 1 (site) Sag 2 (site).. En oversigt over de sager som dokumenterne placeres på særlig 3. parts oversigt der respekterer rettigheder for sagen og genererer sags ID er (udvidet site directory)

35 Særlige funktioner faciliterer trafik indenfor portalen og dokument tilstande Forside Mit websted Søg Sagsoversigt Sag 1 (site) Sag 2 (site)..

36 Mails placeres på sager via en plug-in til Outlook

37 Sager kan findes via sagsoversigter eller særlig søge indgang

38 På den enkelte sag er der et nemt og hurtigt overblik over færdige dokumenter og dem under udarbejdelse

39 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

40 Q&A

41 Agenda Hvordan bliver min SharePoint et dokumenthåndteringssystem? Hvad findes der af funktionalitet? Hvilke overvejelser og (informations) arkitektur skal man følge hvad er best practice? SharePoint sammenlignet med traditionelle ESDH systemer kan man lave ESDH i SharePoint? Sags- og dokumenthåndteringsportalen Hvad skal brugerne vende sig til og hvordan skal de samarbejde? Eksempel på en real-life sags- og dokumenthåndterings portal, med anvendelse af 3. parts produkt og MOSS Q&A Om Netcompany

42 Netcompany fakta Netcompany leverer konsulentydelser inden for IT og forretning Netcompany dækker førende teknologier og standardpakker inden for Microsoft.NET og J2EE. Netcompany er dedikeret til gamle dyder med høje professionelle standarder og fokus på løsninger, der er både teknisk og forretningsmæssigt bæredygtige for vores kunder Dyb indsigt og erfaring inden for forretning, teknologi, integration, projektledelse, forankring og brugervenlighed Klientbase består primært af veletablerede danske og internationale virksomheder/institutioner Er 2005 og 2006 kåret af Børsen som Danmarks dygtigste IT virksomhed Er i september 2005 udpeget af Microsoft Danmark som årets system integrator i Danmark Er i september 2006 udpeget af Microsoft Danmark som årets Microsoft Dynamics CRM partner Højeste kundetilfredshedsscore målt af Microsoft på mere end 50 kunder i Danmark 2005/2006 Vision At være Danmarks førende og fortrukne leverandør af forretningskritiske virksomhedssystemer, integration og portaler på Java J2EE og Microsoft.NET Etableret i medarbejdere