Fredericia Kommune Den sammenhængende arbejdsplads

Transkript

1 Fredericia Kommune Den sammenhængende arbejdsplads Fra vision til virkelighed

2 Dem du skal høre på Mary Larsen Kommunikationschef Fredericia Kommune Michael Ibsen Manager Traen Lab Århus Gothersgade Fredericia Oluf Palmes Allé Århus N Tlf [email protected] Tlf [email protected]

3 Traen Gruppen + Traen Informationssystemer A/S Ementor Danmark A/S Traen UK Ltd Traen AB Forretningsudvikling Økonomi og kontrakter Information Excellence Process Excellence TAS Custom International og partnerkanal HR og kommunikation MOSS TAS.NET Software Excellence

4 Referencer og projekter lige nu Portal og ESDH projekter lige nu Fredericia Kommune - ESDH og SharePoint medarbejderportal Ringsted Kommune SharePoint medarbejderportal SU-styrelsen - SU.dk SharePoint internet Københavns Universitet SharePoint portalløsning til brugere Region Sjælland SharePoint intranet og internet Guldborgsund Kommune ESDH og kobling til portal Kirkeministeriet ESDH og kobling portal +

5 Det du skal høre om Den sammenhængende arbejdsplads MOSS/ESDH integration til Fredericia Kommune er visionen at samle sagsbehandling, dokumentsamarbejde og kommunikation i én løsning

6 Agenda Visionen Fredericia Kommunes vision og baggrund for projektet Processen Fra ide til virkelighed Opsamlede erfaringer Løsningen Traens medarbejderportal og ESDH koncept Spørgsmål

7 Fredericia Kommunes vision og baggrund for projektet VISIONEN

8 Baggrund for projektet Vi har rigtig mange systemer i dag ESDH Docupilot Websag siden 2002 slut Medarbejderportal (Sharepoint2003) siden 2003 InfoNet Microsoft CMS siden 2003 Hjemmeside - Microsoft CMS siden 2003 Byportal Sitecore siden 2006 Mange forskellige fagsystemer Blanketsystem og selvbetjeningsløsninger

9 Baggrund for projektet Det betyder vandtætte skodder mellem systemer entydig arkivstruktur en by i Rusland publicering/lagring af samme data mange steder borgerne kan ikke følge egen sag på tværs af systemer nul integration mellem ESDH og fagsystemer = dobbeltarbejde delvis integration blanketsystem og ESDH delvis integration ESDH/Portaler og Office pakken Office pakken ikke hidtil tænkt ind i implementeringen Dokumentskabeloner og standardbreve i alle systemer Brugeradministration i mange systemer Stort potentiale for mental og fysisk effektivisering

10 Fredericia Kommunes vision Med fokus på tilgængelighed, giver vores administrative systemer en personaliseret og nem indgang til relevante informationer og funktioner for medarbejdere, borgere, virksomheder, samarbejdspartnere og andre parter Med fokus på at være helhedsorienterede, er vores processer digitaliserede og helhedsorienterede, med skyldig hensyntagen til borgernes og medarbejdernes retssikkerhed Med fokus på at være slank og lærende, digitaliserer og automatiserer systemerne vore arbejdsgange, så vi opnår den mest effektive drift

11 På godt dansk vi vil have Ét portalsystem til alle vore portaler, som er Omdrejningspunkt for den enkelte medarbejders arbejdsdag og samarbejde på tværs af afdelinger og med eksterne parter Borgerens indgang til information og selvbetjening Kanal for nyheder og bybranding Et arkivsystem Der sikrer, at vi overholder arkivloven og afleveringspligten Der på sigt kan integrere til alle vore fagsystemer, så vi også her overholder afleveringspligt

12 Fra ide til virkelighed PROCESSEN

13 Processen Vi har været i gang ca. 1½ år Udbud skulle omfatte både portal/esdh helst samme leverandør Devo-team konsulent i udbudsfasen Begrænset udbud og prækvalifikation 4 leverandører gav bud Traen valgt Acadre og Moss2007 Afklaringsfasen gav gensidige erfaringer Gennemført en lang række workshops med organisation Nu venter vi spændt på resultatet

14 Hvad har vi lært af processen For stor fokus på ESDH-delen i udbud Det uopdagede land ligger i portalsystemet To forskellige kulturer skal spille sammen Mere fokus på dokumentproduktion og arbejdsgange fra starten Samspillet mellem portalstruktur, metadata og KL s journal plan Og så det gode Allerede stor goodwill hos workshop-deltagerne Både vi og Traen er indstillet på, at det skal lykkes

15 Traens medarbejderportal og ESDH koncept LØSNINGEN

16 Interne udfordringer i den digitale organisation Effektivisering gennem automatisering af interne arbejdsgange! Skabe stærkere tilknytning til organisationen for medarbejdere i marken - skabe korpsånd! Forbedre samarbejdet! Bedre sammenhæng mellem IT-systemer! Skabe en attraktiv administrativ arbejdsplads for at kunne fastholde de gode medarbejdere! Dokumentere tavs viden og gøre individuelle kompetencer søgbare!

17 Digital vision Sammenhængende digital forvaltning Roadmap digital forvaltning Den service orienterede digitale forvaltning Politikerweb Den administrative arbejdsplads Rollebaseret portal med ESDH integration Medarbejderportal Borgerportal din sag på nettet 2008/ / / Tid

18 Understøtte sammenhængende arbejdsgange ESDH Acadre Sagsbehandling Automatisering og effektivisering af relevante arbejdsopgaver

19 Centralt fokus på styring af information 19

20 SharePoint 2007

21 Traen medarbejderportal Rollebaseret indgang til den administrative arbejdsplads Kommunikation og information (CMS portal) Samarbejde Dokument-/indholdsproduktion og styring (herunder workflow og sammenhæng med ESDH) Videndeling find information (søgning)

22 Medarbejderportal Rollebaseret indgang ADMINISTRATIV MEDARBEJDER IKKE ADMINISTRATIV MEDARBEJDER LEDER EKSTERN SAMARBEJDSPARTNER POLITIKKER

23 Eksempel på rollebaseret indgang Daginstitutionslederen Adgang via SharePoint portal med relevante værktøjer og information Simpel oversigt over sager og dokumenter i en personlig tilpasset brugergrænseflade Mulighed for at oprette, arbejde og journalisere dokumenter fra SharePoint Få udvalgte skabeloner pre-defineret til auto journalisering på bestemte sager

24 MOSS 2007 en del af Traen multiklient strategi Tyk klient Min side ADMINISTRATIV MEDARBEJDER Office pakken IKKE ADMINISTRATIV MEDARBEJDER Web-klient LEDER Medarbejderportal EKSTERN SAMARBEJDSPARTNER POLITIKKER

25 Kommunikation og information (CMS portal)

26 Samarbejde Tilbyder SharePoint muligheder for samarbejde - Fx teamsite (projektrum) Samarbejde omkring dokumenter i SharePoint samtidig med at journalisering er sikret Teamsite dokumenter synkroniseres med sag i Acadre ESDH

27 Dokumentproduktion og styring Udnytter SharePoint 2007s rige muligheder for dokumentsamarbejde og workflow Mulighed for at arbejde med dokumenter i SharePoint og journalisere dem i ESDH Acadre Opfylde krav til journalisering Publicering fra ESDH til portal Få overblik og arbejd med ESDH dokumenter i SharePoint via Acadre Content query web-part

28 Sammenhængende løsning Medarbejderportal SharePoint Produktion af indhold 4. Publicering Acadre ESDH 2. Samarbejde/workflow 3. Journalisering

29

30 Find sag Opret ny sag

31 Workflow SharePoint dokument Opsæt workflow

32 Workflow SharePoint dokument

33 Workflow SharePoint dokument Workflow i gang

34 Journaliser SharePoint dokument i Acadre Journaliser i ESDH arkiv

35 Publicering Eksempel Web-publicering af vejledninger Acadre ESDH Medarbejderportal Publicering

36 Søgning - Integreret SharePoint og Acadre søgning Fuld integreret søgning på tværs af databaser Adgang til SharePoint, Acadre ESDH og andre systemer i samme søgning Avanceret Acadre ESDH søgning som standard i SharePoint Mulighed for facet-baseret filtrering på baggrund af metadata som fx kilde (Acadre), Afdeling, Dokumentstype fuld konfigurerbar Fuld sikkerhedsstyring på Acadre data en bruger har kun adgang til den Acadre data de har rettighed til at se

37 Pressemeddelelse

38 Nem adgang fra medarbejderportal til overblik og arbejde med ESDH sager og dokumenter

39

40 Traens medarbejderportal og ESDH koncept DEMO AF LØSNINGEN

41 Traens medarbejderportal og ESDH koncept OPSAMLING KONCEPT

42 Traen portal koncept samler styrkerne

43 Opsamling Acadre SharePoint koncept

44 SPØRGSMÅL