Effektiv sagsbehandling og hurtig borgerservice

Transkript

1 Effektiv sagsbehandling og hurtig borgerservice 360 Kommuneløsning

2 Med udvidet borgerselvbetjening og tværgående digitale arbejdsgange er kommunen efterhånden blevet borgernes primære kontaktpunkt til det offentlige. Det stiller store krav til en moderne ESDH-løsning. Både eksterne forventninger om god og målrettet service samt interne forhold som effektivitet og optimering af sagsbehandling og videndeling skal være funktionelt og intuitivt. For at indfri disse forhold til digital forvaltning kræves derfor en løsning som bygger på faktiske arbejdsgange, reelle dokumentationsbehov og virkelige processer, herunder sagsbehandling, udvalgsmøder, publicering af sagsakter og sikkerhedsovervejelser i kommunerne. Software Innovation har i samarbejde med flere danske kommuner udviklet en række nye funktionaliteter til Kommuneløsningen, der er baseret på ESDH-løsningsplatformen 360. Løsningen tager udgangspunkt i kommunernes faktiske behov, de daglige arbejdsgange samt de indkomne ønsker, der er gjort i forbindelse med brug af systemet. Løsningen dækker kerneprocesser som sikrer bedre kommunikation, selvbetjening, tværgående samarbejde, videndeling og styring både internt og eksternt. Kommuneløsning - en sammenhængende og skræddersyet løsning Med udgangspunkt i Software Innovations 360º løsning, er Kommuneløsningen et tiltag som understøtter visionen om digital forvaltning i kommunerne. Løsningens funktioner, processer og udseende er derfor udviklet til og afprøvet på virkelige problemstillinger hos de kommuner der benytter kommuneløsningen til daglig. Kommuneløsningen er skabt med fokus på at sikre en fremtidssikret platform, der nemt kan samarbejde med andre it-løsninger, og som kan udvikles og vokse med den enkelte kommunes behov. Let integration til andre fagsystemer eller trejdepartsløsninger

3 Nye funktionaliteter i Kommuneløsningen>> I de følgende afsnit gives en kort gennemgang af funktionalitet og muligheder i Software Innovations Kommuneløsning. Datamodellen i kommuneløsningen til 360º er fleksibel. Løsningen er målrettet og specielt tilpasset kommunernes behov for overblik over effektiv sagsbehandling. Datamodellen tillader fagspecifikke sagstyper og kan tilrettes til at understøtte den enkelt kommunes arbejdsgange og be-handlingsbehov. Sagstyper>> Kommuneløsningen indeholder som standard følgende sagstyper: Emnesager Generelle sager der ikke kan kategoriseres i én af de efterfølgende sagstyper Geosager Sager som vedrører matrikel-, ejendoms- og bygnings- oplysninger med mulighed for geografisk stedfæstelse. Eksempler på rapporter i kommuneløsningen>> Partsindsigt En rapport der viser sager vedrørende en borger. Rapporten kan f.eks. benyttes hvis en borger beder om aktindsigt i egne sager. Sagsindsigt En rapport der viser indholdet af én eller flere sager. Rapporten kan f.eks. benyttes hvis der begæres aktindsigt i forhold til offentlighedsloven. PPR-sagsrapport En rapport der viser indholdet af én eller flere PPR sager. Rapporten viser sagens stamoplysninger inkl. særlige PPR oplysninger. Åben postliste En rapport der viser dagens åbne indgående og/eller udgående dokumenter. Rapporten kan f.eks. benyttes til publicering. Åben/Lukket postliste En rapport der viser dagens indgående og/eller udgående dokumenter, hvor de lukkede dokumenter er anonymiseret. Rapporten kan f.eks. benyttes til publicering. Personsager Sager som vedrører kommunens borgere. PPR-sager Sager vedrørende pædagogisk/psykologiskrådgivning. Personalesager Sager som vedrører medarbejderne. Alle rapporter viser metadata fra sager, dokumenter og journalnotater. Understøttelse af kommunal sagsbehandling>> Kommuneløsningen til 360º indeholder alle gængse funktionaliteter, der benyttes i kommunal sagsbehandling, herunder integration til KL Emnesystematikken, oprettelse af journalnotater på sager, diverse rapporteringsmuligheder, integration til eksterne blanketsystemer samt avanceret rettighedsstyring. KL Emnesystematikken>> Kommuneløsningen er fuldt integreret med KL Emnesystematikken inkl. søgning på stikord og mulighed for direkte indtastning af emne og facet. Der er en historik over de sidst anvendte emner og facetter, så en medarbejder hurtigt kan finde de emner som vedkommende oftest benytter. 360 er fuldt integreret med kendt og brugervenlig Microsoftteknologi - som Office, Outlook og SharePoint. Således behøver medarbejderen ikke at forlade vante Microsoftomgivelser i det daglige arbejde. De velkendte brugergrænseflader nedsætter også behovet for lange kursusforløb. Udvidet Rapporteringsmulighed>> Kommuneløsningen indeholder en udvidet rapport funktionalitet, der giver mulighed for at danne rapporter på tværs af sager. Rapporterne kan returnere data fra mange forskellige sager hvilket giver mulighed for at følge en borger på tværs af eventuelle oprettede sager i kommunen.

4 Møde/Udvalgs modulet>> Modulet benyttes i forbindelse med den politiske behandling i eksempelvis den kommunale politiske proces, det vil sige håndteringen i administrationen til de politiske udvalg inkl. byrådet. Publicering af udvalgsinformation, mødeinformation, sager og dokumenter. Udarbejdelse af mødeprotokol og vedtagelse. Modulet kan også benyttes til de administrative udvalg, eksempelvis i form af samarbejdsudvalg samt øvrig almindelig mødevirksomhed i den offentlige administration. Møde/Udvalgs modulet indeholder funktionaliteter som f.eks.: Planlægning og behandling af sager i et eller flere udvalg. Moderne Microsoft-teknologi 360 kommune er baseret på den nyeste teknologi fra Microsoft - Windows SharePoint Services og Windows WorkFlow. Brugergrænsefladen er bygget på konceptet Office Business Applications, som gør, at brugerne har enkel adgang til funktionalitet fra kendte værktøjer som Microsoft Office og Share- Point. Administration af udvalg og medlemskab af disse. Planlægning af møder for udvalg. Planlægning af dagsorden og hvilke sager, der skal behandles på disse. Outlook integration>> Der er fuld integration mellem Kommuneløsningen til 360º og Microsoft Outlook applikationen. Aftaler samt indgående og udgående korrespondance bliver synkroniseret mellem 360º og MS Outlook, uanset om aftaler og s bliver oprettet i 360º eller i MS Outlook. Drag and Drop funktionalitet direkte fra Microsoft Outlook til sagsmappen i 360.

5 Åbne standarder>> 360 kommune er bygget på åbne standarder, sådan at du enkelt kan kombinere produktsuiten med andre applikationer, enten i en portal ved hjælp af Web Parts, eller på serveren ved brug af Web Services. Opsætning og administration Rettighederne i kommuneløsning-en er baseret på det omfangsrige rettighedsstyringssystem i 360º. Rettighedsstyringssystemet indeholder funktionaliteter som f.eks.: Nedarving af rettigheder, hvor et dokument arver sagens rettigheder ved journalisering. Mulighed for at sætte avancerede begrænsninger på hvilke brugere, roller og brugergrupper, der må oprette, redigere, læse og/eller slette sager, kontakter og dokumenter. Mulighed for at angive, om der er aktindsigt på sager og dokumenter, og angive om en sag eller dokument skal betragtes som særlig fortroligt. Journalnotater på sager er pr. atomatik beskyttet for redigering efter oprettelse. Udvidet logning af handlinger>> Kommuneløsningen indeholder en udvidet logning, hvor der kan søges på de handlinger en bruger har foretaget i systemet. Et nyt og udvidet søgebillede giver systemadministratoren mulighed for at afgrænse sine søgninger på brugernavn, dato, tid, handlingstype (opret, rediger, slet) og hvilket objekt var påvirket af handlingen. Individuel opsætning>> Kommuneløsningen til 360º kan opsættes til at afspejle de roller og jobfunktioner en bruger eller brugergruppe skal have adgang til. En medarbejder kan f.eks. selv definere hvilke funktionaliteter og arbejds-områder der skal vises på det virtuelle skrivebord. I takt med at nye jobfunktioner kommer til og gamle bliver udfaset, kan det individuelle skrivebord justeres og tilpasses så det altid giver brugeren det bedste overblik og indgangsvinkel til at tilrettelægge sit arbejde. Udvidelsesmuligheder til Kommuneløsningen Der er en række udvidelsesmuligheder i kommuneløsningen, blandt andet: Blanketintegration>> Kommuneløsningen kan integreres til blanketsystemet Diaform fra Dafolo A/S samt KPS blanketsystemet fra Kruse Print System A/S. Der er mulighed for fletning af metadata mellem ESDH systemet og blanket systemet, det kan f.eks. være kontakt information, CPR-/CVRnummer, matrikelnummer, m.m. E&M integration>> Kommuneløsningen kan ligeledes integreres til KMD s Ejendoms- og Miljødatabase og kaldet E&M registeret. Registeret indeholder detaljerede oplysninger om CPR- og CVR- data samt matrikel-, ejendoms- og bygnings- oplysninger. Alle oplysningerne, bortset fra afsender og modtager information på dokumenter, bliver dagligt opdateret automatisk. GiS Integration>> Kommuneløsningen giver desuden mulighed for integration til GIS systemerne fra U-GIS og Carl Bro. Via integrationerne er det muligt, at stedfæste sager, dokumenter, matrikler, ejendomme, bygninger, virksomheder og personer. Fra 360º kan brugeren, på et digitalt kort, danne sig et visuelt overblik, over placeringen af ovennævnte stedfæstede entiteter. Det er også muligt, at markere et geografisk område på et digitalt kort og f.eks. få vist et søgeresultat af hvilke sager der findes i det pågældende område. Ønsker du yderligere information eller uddybende materiale om Kommuneløsningen, kontakt venligst Software Innovation på eller info@software-innovation.dk

6 Software Innovation er med sine 550 ansatte en af Nordens førende it-virksomheder. Vores mål er at blive Nordens ledende Enterprise Content Management (ECM)-selskab til at hjælpe virksomheder med at styre, opfange, håndtere, lagre og dele information, sager og dokumenter. Med over 20 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå vores kunder med at håndtere den kraftige vækst i informationsmængderne. Vi tilbyder ydelser og produkter (360, MultiMark og ProArc) inden for områderne informations- og dokumenthåndtering samt samarbejde. Software Innovation A/S Nærum Hovedgade Nærum