Solrød Kommunes supplerende kravspecifikation, som uddyber og præciserer kraven

Transkript

1 Solrød Kommunes supplerende kravspecifikation, som uddyber og præciserer kraven Krav Beskrivelse Prioritet Krav opfyldt -krav til integration med fagsystemer Ejendoms- og Miljødatabasen, således at der via en samlet integration med E&M skabes integration mellem ESDH og CPR, CVR og BBR. Gennem direkte opslag fra ESDH til CPR-registeret skal alle relevante data (navn og adresse) automatisk overføres til ESDH. I borgersager skal det endvidere være muligt gennem direkte opslag fra ESDH til CPR-registeret, at (også oplysninger om civilsta-tus og familieforhold også) automatisk overføres til ESDH. KMD Ejendom. Da KMD Ejendom er et overliggende fagsystem, som består af Ejendoms- og Miljø-database, ESR og Planregisteret skal der fra ESDH-systemet kunne ske opslag direk-te i KMD Ejendom med overførsel af oplys-ninger vedrørende ejendomme dvs. ma-trikler, bygninger, ejere mv.. Opslaget skal vise de data der bliver dannet i kode c182, som er et sammensat billede med oplys-ning om grunddata på den registrerede ejendom. GIS CB-kort. ESDH-systemet skal håndtere visning af geografiske data, således at man fra ESDH kan klikke på sagerne og dernæst få dem vist i CB-kort. Kortmateriale skal kunne dannes i PDF-format og derefter gemmes i ESDH-systemet. WebtopONE Portal Server. Der skal kunne ske en publicering af doku-menter til intranettet og kommunens hjemmeside, som sikrer en automatisk overførsel af dokumenterne arkiveret i ESDH-systemet. Intranet-/hjemmesideplatformen er baseret på WebtopONE Portal Server, der under-støtter Microsofts nye webparts standard indbygget i udviklingsplatformen.net. -Krav til integration af fagsystemer Diaform/Dafolo. Der ønskes integration med Diaform/Dafolo. Oplysninger fra ESDH-systemet skal kunne flettes direkte ind i Diaform-blanketter fra Dafolo. Den elektronisk udfyldte blanket skal kunne arkiveres i ESDH. Pris skal angives pr. blanket og for bundter af 5 blanketter Workbase Jobcenter fra Medialogic. Der ønskes integration med Workbase Jobcenter til udveksling af dokumenter og data

2 KMD Boligstøtte. Der ønskes integration med KMD Boligstøtte til udveksling af dokumenter og data, bl.a. så data kan overføres til ESDH til brug for standardbreve/skabeloner. Geoenviron. Der ønskes integration med Geoenviron til udveksling af doku-menter og data. Integrationen mellem Geoenviron og ESDH øn-skes på 1) registreringsniveuau og/eller på 2) dokumentniveau således at uanset om et dokument er registreret via Geoenviron eller via ESDH gemmes det i samme dokumentsilo og kan hentes fra begge systemer KMD Sag. Der ønskes integration med KMD Sag og tilknyttede sociale systemer til udveksling af data og dokumenter. -Krav til supplering i forhold til FESD E-post. FESD: Det er et krav, at systemet kan integreres medorganisationens e-post system. Det omfatter krav om, at outlook ertilgængelig via ESDH, så man fra ESDH-systemetkan åbne e-post (herunder vedhæftede dokumenter)fra både den personlige postkasse og fra afdelings/institutionspostkassen og efterfølgende ESDH-registrere post og dokumenter. KL s journalplan. ESDH-systemet skal have indbygget KL sjournalplan minimum så den systematiske del, facetdelen og stikordsdelen er indeholdt. Kassation. Det skal være muligt at ændre den kassationsdato, som fremgår af lovgivningen til en selvvalgt senere kassationsdato eller til uendelig Færdige dokumenter og arbejdsdokumenter. Det skal være muligt at skelne mellem det færdige dokument og arbejdsdokumenter/kladder, som begge skal kunne journaliseres. Med mindre den enkelte sagsbehandler vælger andet, skal alene seneste version af et arbejdsdokument/kladde være arkiveret. De bagvedliggende versioner skal kunne hentes frem af sagsbehandleren.arbejdsdokumenter skal kunne slettes. Ud- og indchekning af dokumenter. Det skal være muligt at udchecke et dokument i ESDH-systemet til en bærbar pc er med ensynliggørelse overfor andre. Efterfølgende skal detvære muligt at indchecke dokumentet på ny iesdh-systemet. Journal-ark. ESDH-systemet skal indeholde journalarkfunktionen på en måde, så der både er et journalark for hver enkeltsag og at alle journalarkene kan samles under den fælles sag. Sagsstyring. Den enkelte sagsbehandler skal kunne indbygge sagsstyring med adviser både i forhold til typer af sager og i forhold til de enkelte sager i form af 1) sags- og godkendelsesflow med frister på både sagsog dokumentniveau, 2) overdragelse 3) frister undervejs.sagsflow skal kunne ledsages af beskeder/bemærkninger, som efterfølgende automatisk skal gemmes

3 Brevfletning. ESDH-systemet skal muliggøre, at der kan foretages automatisk brevfletning. Dagsordensmodul. Der skal være mulighed for at registrere dokumenter for senere oprettelse og anvendelse i en dagsorden, enten som dagsordenspunkt eller som bilag til et dagsordenspunkt. Der skal kunne skelnes mellem sager til den åbne og den lukkede dagsorden. Samtidig skal systemet ud fra en nærmere angivet sagsgang være i stand til at danne dagsordener og referater på baggrund af systemets registreringer. Dagsordenssystem skal være integreret med mailsystemet med henblik på mødeoprettelse på de forskellige udvalg. Systemet skal således kunne håndtere en kalender eller database med mødetyper og mødetidspunkter, således at dokumenterne kan tilknyttes disse typer og tidspunkter. Der skal kunne skelnes mellem ordinære og ekstraordinære møder. Møder som har været afholdt skal ikke være en valgmulighed for sagsbehandleren. Den enkelte sagsbehandler skal selv kunne oprette dagsordenspunkter, hvorfor punktet bliver en del af den samlede sag i ESDH-systemet. Det skal være muligt at advisere sagsbehandleren efter afholdelse af mødet om punktets afgørelse. Dagsordenssystemet skal være en integreret del af ESDH-systemet, og dagsordenssystemet skal kunne tilgås fra f.eks. tekstbehandlingsværktøjet. Dagsordenssystemet skal integreres til hjemmesiden og intranet. Herved forstås bl.a. mulighed for publicering til hjemmesiden, således borgerne kan tilgå dagsordener/referater og de tilknyttede bilag på hjemmesiden. Det skal være muligt at videresende den samlede dagsorden inkl. bilag fra ESDH-systemet med henblik på at skulle maile den til udvalgte grupper. Dokumenter skal på en enkel måde kunne oprettes/registreres som punkter eller bilag til en dagsorden. Det skal registreres på dokumentets oplysninger, at det har været del af en dagsorden. Det skal være muligt at indsætte tabeller o.l. i dagsordenspunkterne. Bilag skal kunne linkes umiddelbart til de enkelte punkter. Det skal være muligt at benytte forskellige bilagstyper (eks. word, excel, pdf m.m.) Systemet skal kunne håndtere åbne og lukkede punkter og bilag. Et åbent punkt skal kunne laves om til lukket og omvendt. Det skal være muligt at kunne definere hvilke brugere som har adgang til at se lukkede punkter og bilag. Dagsordensbestyreren skal have rettigheder til at rette i sagstekster og bilag knyttet til en dagsorden. Det skal være muligt at ændre på rækkefølgen/slette punkter i en dagsorden.

4 Punkterne til en dagsorden skal efter udarbejdelse kunne gemmes under mødedatoen, indtil den endelige dagsorden dannes. Såfremt et møde aflyses, skal punkterne let kunne flyttes til næste mødedato. Udskrift af den elektroniske dagsorden skal ske i et præsentabelt/læsevenligt format, så den umiddelbart kan bruges til udsendelse. Det skal være muligt at udskrive samtlige bilag til dagsorden i et præsentabelt/læsevenligt format, så den umiddelbart kan bruges til udsendelse. Byrådsmedlemmerne skal enkelt kunne gives elektronisk sagsindsigt i dagsordenspunkternes bagvedliggende sager i perioden fra udsendelse af dagsordenen til mødets afholdelse. Dagsordenspunkter skal kunne søges frem både via sagen og via mødesagen. Løsningen skal indeholde et avanceret rapportgenererings-værktøj, der via en veldokumenteret datastruktur giver mulighed for at foretage avancerede udtræk fra databasen. Leverandøren skal redegøre for hvilke konkrete værktøjer, som kan anvendes i forbindelse med udarbejdelse af statistikken. Tilpasning i forhold til nye FESD-krav. ESDH-systemet skal løbende tilpasses i fuldoverensstemmelse med nye FESD-krav, og at denne til-pasning skal ske i umiddelbar tilknytning til offentliggørelsenaf nye FESDkrav Krav til supplering i forhold til ESDH E-post. ESDH-systemet skal kunne genkende alleredejournaliserede mails med en advis, hvis samme mailer ved at blive journaliseret på ny. KL's journalplan. Serviceoplysningsdelen skal væreindbygget i ESDH-systemet. Supplerende -krav til sikkerhed og brugeradministration Solrød Kommunes afsæt er indenfor lovgivningens rammer åben adgang for alle relevante brugere til de enkelte sager og dokumenterne deri. Herfra skal tilgængeligheden begrænses, således at alene de relevante medarbejdere har adgang til personsager, personalesager og andre sager med følsomme oplysninger. Løsningen skal indeholde sikkerhedsprocedurer, som gør det muligt at tildele brugerne af systemet rettigheder på forskellige funktionsniveauer f.eks. forespørge, ændre, slette (til papirkurv ) inden for forskellige dele af systemet. Rettighederne skal kunne tildeles på individuelt niveau, organisatorisk niveau og brugerprofilniveau (roller). Den sagsansvarlige skal derudover let kunne ændre rettigheder til andre relevante brugere fx. i forhold til emnesager som der arbejdes med på tværs af afdelinger og institutioner.

5 Den enkelte sagsbehandler skal let og enkelt kunne sætte adgangsbegrænsninger på et enkelt dokument i en sag, som der ellers er generel tilgængelighed til. Grundrettighedsopbygningen skal ske fra Active Directory, således at der er integration mellem ESDH-systemet og til AD en via en LDAP kompatibel directory service. Dels for at understøtte single sign-on, dels for at brugere kun oprettes én gang. Leverandøren skal beskrive hvordan administration af brugerprofiler, set-up, værdilister m.v. foretages i løsningen. Når brugeren er lukket ind i og er kendt (authenticated), så skal der være adgang til alle de services, som brugeren har rettigheder til uden yderligere login. Hvis der bruges funktioner eller data fra andre systemer og/eller på andre platforme, skal servicen være i stand til at logge ind på disse platforme på vegne af brugeren. Virkningen for brugeren skal være, at brugeren kun oplever at logge på én gang (single sign-on). ESDH-systemet skal være forsvarligt lukket for offentligheden/omverdenen, men forventes at kunne tilgås af ansatte med opkoblinger hjemmefra/eventuelt fra en vilkårlig browser Leverandøren skal redegøre for forslag til sikkerhedsstrategi på dette område, herunder stillingtagen til brug af: VPN, SSL, Digital signatur/tokens Leverandøren skal give forslag til sikkerhedsmæssig opsætning af systemet med angivelse af nødvendige tiltag omkring netværkssegmenter (LAN, DMZ, Internet) brug af replikering, forbindelse via VPN m.v. Leverandøren skal sørge for, at applikationen ikke indeholder utilsigtede indgange (som f.eks. bagindgange, shortcuts, genveje), som gør det muligt for uautoriserede personer at omgå systemets adgangs- og sikkerhedsfunktioner. Supplerende -krav om arkitektur og snitflader Dataudveksling og brug af services fra andre systemer skal i videst muligt omfang baseres på XML og Web Services. Hvor dette fraviges skal det ske med baggrund i eksplicitte valg og begrundet (performance, tilgængelige standardmoduler eller tilsvarende). Det skal være muligt at implementere sikre webservices baseret på SSL og digital signatur. Det skal være muligt via webparts, portlets og/eller Web services at tilgå funktionalitet i andre it-applikationer.

6 r og præciserer kravene i FESD-kravspecifikationen. Krav delvis opfyldt Krav ikke opfyldt Standard Tilretning Udvikling Bemærkninger

7

8

9

10