Håndbog i jobrotation Maj 2011

Transkript

1 Håndbog i jobrotation Maj 2011 Beskæftigelsesregionerne i Danmark

2 Der er sat god plads af til, at du kan skrive dine egne notater i håndbogen. Forord Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? Hvordan er støttemulighederne til virksomhederne? Hvordan håndteres dialogen med virksomheden om jobrotation? Hvordan afdækkes virksomhedens ønsker til og behov for efteruddannelse af de ansatte og for vikarer? Hvordan planlægges, styres og gennemføres et jobrotationsprojekt? Disse og mange andre spørgsmål søger vi at besvare i denne håndbog om jobrotation. Jobrotation er i håndbogen defineret bredt det vil sige både som brug af den lovgivningsmæssige jobrotationsydelse, og som brug af andre ordninger, hvor virksomhedsrettet aktivering af ledige kombineres med efteruddannelse af ansatte. Håndbogen er udarbejdet af konsulentfirmaet mploy a/s på vegne af beskæftigelsesregionerne i Danmark. Håndbogen er primært skrevet til medarbejdere i jobcentret, der kun har begrænset eller slet ingen erfaring med jobrotation. Vi håber imidlertid også, at medarbejdere med lidt mere erfaring med jobrotation og medarbejdere fra uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer kan få gavn af håndbogen. Formålet med håndbogen er at gøre det lettere for dig som medarbejder at arbejde med jobrotation. I håndbogen giver vi en række bud på og gode råd om, hvordan du kan arbejde med jobrotation. Den rummer også en række eksempler på, hvordan jobcentre, der er i gang med jobrotation, har valgt at håndtere de forskellige opgaver. Endelig beskriver den, hvordan du kan samarbejde med andre interessenter om jobrotation. Håndbogen er opbygget om de centrale faser i arbejdet med jobrotation. Faserne kan læses i sammenhæng men også hver for sig som en form for opslagsværk. De gode råd i håndbogen bygger bl.a. på input fra ca. 100 ledere og medarbejdere fra virksomheder, jobcentre, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer, der har erfaringer med arbejdet med jobrotation. Som supplement til håndbogen er udarbejdet en pjece om jobrotation til politikerne, medlemmerne af LBR og de kommunale ledere m.fl. Der er også udarbejdet en webbaseret version af denne håndbog. Vi mener, at der er mange gevinster ved jobrotation. Jobrotation er med til at kompetenceudvikle såvel ansatte som ledige til gavn for både virksomheden, den enkelte og samfundet som helhed. Og ofte fører jobrotation til, at de ledige, der indgår i rotationen, opnår ordinært job efterfølgende. Det er vores håb, at håndbogen og de øvrige aktiviteter kan være med til lette dit arbejde og dermed medvirke til at øge antallet af jobrotationer på landsplan. Med venlig hilsen Beskæftigelsesregionerne i Danmark 2 håndbog i jobrotation

3 Indhold Kolofon Håndbog i jobrotation 1. udgave, 1. oplag Udarbejdelse: Udarbejdet af mploy A/S på vegne af Beskæftigelsesregionerne i Danmark Design og tekstforfatning: Sputnik Reklame og Kommunikation Grafik og layout: Jurgen Bender Tekstforfatning: Hanne Hedetoft Foto: Polfoto Istock Photo Michael Bo Rasmussen Lars Horn Mangfoldiggørelse af indholdet af denne bog eller dele heraf er i henhold til gældende dansk lov om ophavsret ikke tilladt uden forudgående tilladelse. Maj 2011 Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? 4 Muligheder for efteruddannelse af de ansatte i virksomheden 4 Muligheder for støtte til ansættelse af vikarer i virksomheden 8 Målgrupper der kan indgå som vikarer i jobrotation 8 Introduktions- og opkvalificeringsforløb forud for ansættelse som vikar 8 Ansættelsen som vikar i virksomheden 8 Brug af mentor i jobrotation 12 Konkrete eksempler på jobrotation 12 Faser i arbejdet med jobrotation 13 Fase 1: Forberedelse af arbejdet med jobrotation 14 Organisering og styring af jobrotation 13 Fase 2: Den indledende dialog med virksomheden 15 Den første henvendelse fra virksomheden 15 Afvikling af det første møde 16 Opfølgning på det første møde 17 Fase 3: Afdækning af virksomhedens behov 18 Forberedelse af det konkrete projekt 18 Afvikling af opstartsmødet 19 Virksomhedens behov for efteruddannelse af ansatte 20 Virksomhedens behov for vikarer 20 Virksomhedens økonomi i forbindelse med jobrotation 21 Fase 4: Rekruttering af vikarer 24 Den første kontakt til de ledige 24 Informationsmødet for de ledige 25 Udvælgelse af ledige til jobrotation 26 Hvordan kan frafaldsproblemer reduceres? 26 Cases om rekruttering af vikarer 27 Fase 5: Gennemførelse af jobrotation 28 Fase 6: Evaluering af jobrotation 29 Organisering af arbejdet med jobrotation 30 Dannelse af en styregruppe 30 Projektbeskrivelsens indhold 31 De administrative opgaver i forbindelse med jobrotation 32 Opgaver i forhold til de ansatte 32 Opgaver i forhold til ledige (vikarer) Hjælpeværktøj 33 Bilag 1: Uddybende skemaer over lovgivning på målgrupper og finansieringsmodeller 34 Bilag 2: Oversigt over gevinster ved jobrotation for de involverede parter 42 Bilag 3: Beregningseksempler på virksomhedens støttemuligheder og udgifter 43 Bilag 4: Diagrammer over forskellige faser i rekruttering af vikarer 44 Bilag 5: Skabelon for projektplan samt eksempel på udfyldt projektplan 46 Bilag 6: Skabelon for projektbeskrivelse samt eksempel på udfyldt beskrivelse 48 håndbog i jobrotation 3

4 Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? Eksempler på jobrotation: Enkeltrotationer: En vikar ansættes som erstatning for en ansat, der deltager i arbejdsgiverbetalt uddannelse. Enkelt vikar/flere ansatte: En vikar ansættes i en længere periode (max. 12 måneder) til at vikariere for flere ansatte, der uddanner sig på skift. Flere vikarer/flere ansatte: Flere ledige ansættes til at vikariere for flere ansatte, der uddannes i forskellige perioder. Vikariaterne kan forskydes i forhold til de ansattes konkrete fraværsperioder. Jobrotation er betegnelsen for en aftale, hvor en virksomhed sender en eller flere ansatte på efteruddannelse og erstatter de ansatte med ledige vikarer i uddannelsesperioden, jf. 97 i Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Antallet af ansatte og ledige kan variere lige fra jobrotation, der kun involverer én ansat og én ledig vikar, til projekter hvor f.eks. en hel afdeling i en virksomhed over længere tid deltager i efteruddannelse og erstattes af flere ledige. Jobrotation behøver ikke at være store projekter, som kun er relevante for større arbejdspladser, men kan tilrettelægges efter virksomhedens konkrete behov. Der er desuden mange måder at bygge et jobrotationsprojekt op på. Den valgte model afhænger bl.a. af, hvilke ansatte der skal deltage i efteruddannelse. I dette afsnit gennemgår vi de forskellige muligheder for at lave jobrotationsprojekter. Først beskriver vi muligheder for støtte til efteruddannelse af de ansatte i virksomheden. Dernæst beskriver vi, hvilke lovgivningsmæssige muligheder der er for støtte til de ledige vikarer. I jobrotation anvendes typisk to finansieringsmodeller: 1) Virksomheden sender ansatte på efteruddannelse og modtager jobrotationsydelse svarende til 160 pct. af højeste dagpengesats. Virksomheden betaler løn til de ansatte og betaler kursusudgiften. Virksomheden ansætter en ledig som vikar (jobrotationsydelse kan ikke kombineres med løntilskud). 2) Virksomheden sender ansatte på efteruddannelse og modtager VEU-godtgørelse (voksenerhvervsuddannelse), SVU (statens voksenuddannelsesstøtte) eller voksenlærlingetilskud. Virksomheden betaler løn til den ansatte og betaler kursusudgiften. Virksomheden ansætter en ledig som vikar med løntilskud (eventuelt efterfulgt af ordinær ansættelse). Nedenfor gennemgår vi mulighederne for støtte til jobrotation for henholdsvis de ansatte i virksomheden og de ledige vikarer. Muligheder for efteruddannelse af de ansatte i virksomheden Virksomhedens primære interesse i jobrotation vil typisk være centreret om at få efteruddannet allerede ansatte i virksomheden. Det er derfor vigtigt, at jobcentret sammen med uddannelsesinstitutionerne kan rådgive og bistå virksomheden med at afdække, hvilken efteruddannelse der skal igangsættes, hvilke muligheder lovgivningen åbner for efteruddannelse, og hvordan efteruddannelsen bedst kan finansieres. I den forbindelse er det vigtigt, at du har et godt overblik over lovgivningens muligheder og rammer samt over de forskellige støtteordninger mv. 4 håndbog i jobrotation

5 Der er fire typiske finansieringsmodeller, som du skal kende. De fire modeller retter sig mod forskellige grupper af ansatte med forskelligt uddannelsesniveau: Jobrotationsydelse Virksomheden kan få støtte til at efteruddanne fortrinsvis kortuddannede ansatte. Kravet er, at virksomheden samtidig ansætter en ledig som vikar. VEU-godtgørelse Virksomheden kan få støtte til, at ansatte voksne fortrinsvis kortuddannede kan deltage i erhvervsrettet voksen og efteruddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau. Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU) Virksomheden kan få støtte til, at ansatte fortrinsvis voksne kan efter- eller videreuddanne sig. Det kan de gøre på folkeskoleniveau, i en gymnasial uddannelse eller på en videregående uddannelse. Voksenlærlingetilskud Virksomheden kan få støtte til at efteruddanne ansatte voksne fortrinsvis ufaglærte som lærlinge. I skemaet herunder har vi beskrevet de fire finansieringsmodeller mere detaljeret. Du skal være opmærksom på, at skemaet ikke er udtømmende, da ikke alle detaljer om krav og eventuelle undtagelser fremgår. Vi henviser til bilag 1 for en endnu mere detaljeret gennemgang af reglerne for de enkelte modeller. håndbog i jobrotation 5

6 Skema A: De fire finansieringsmodeller Jobrotationsydelse hvem kam modtage støtten? Ansatte der ikke i forvejen har en erhvervsuddannelse eller derover. Der kan desuden gives tilskud til ansatte med en forældet uddannelse (se dog særlige opmærksomhedspunkter). Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Alle uddannelser VEU-godtgørelse Ansatte der ikke i forvejen har en erhvervsuddannelse eller derover. Der kan desuden gives tilskud til ansatte med en forældet uddannelse. Voksen- og efteruddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau. SVU Ansatte over 25 år (se dog særlige opmærksomhedspunkter). Uddannelse på folkeskole- eller gymnasialt niveau samt på videregående niveau. Voksenlærlingetilskud Ansatte over 25 år der ikke i forvejen har en erhvervsuddannelse eller derover. Der kan desuden gives tilskud til ansatte med en forældet uddannelse. Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft (jf. positivliste fra beskæftigelsesregionen). 6 håndbog i jobrotation

7 Hvilke blanketter skal bruges? Anmodning om jobrotationsydelse (AF 93). (Ved KVU/MVU desuden et særligt jobrotationsskema). Der skal udfyldes én blanket pr. projekt uanset antal deltagere Hvad er støttebeløbet 160 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: 165,56 kr. pr. time) Særlige opmærksomhedspunkter Inden for en given pulje kan KVU ere og MVU ere også modtage jobrotationsydelse. Puljen administreres af Arbejdsmarkedsstyrelsen og fordeles efter først-til-mølle princippet. Der er afsat 10 mill.kr. i Man kan ikke samtidig modtage godtgørelse efter lov om voksen- og efteruddannelse eller lov om statens voksenuddannelsesstøtte. Man kan ikke modtage løntilskud til vikaren. For yderligere information se bilag 1 Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud. Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 80 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: kr. pr. uge for fuldtidsansatte). For yderligere information se bilag 1 eller Fra 1. juli 2011 skal virksomheder ansøge om VEU-godtgørelse digitalt på Ansøgning om Statens Voksenuddannelsesstøtte. Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 80 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: kr. pr. uge for fuldtidsansatte). Der er en række undtagelser og yderligere krav til, hvem der kan modtage SVU, f.eks. ift. alder og krav om beskæftigelse forud for ansøgning. Det anbefales derfor at søge yderligere information i bilag 1 eller på Ansøgning om tilskud til voksenlærling (AB 501). Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 30 kr. i timen i praktikperioderne i de første 2 år af uddannelsen. For yderligere information se bilag 1 eller beskæftigelsesregionernes hjemmeside (f.eks. håndbog i jobrotation 7

8 Muligheder for støtte til ansættelse af vikarer i virksomheden Et jobrotationsprojekt er karakteriseret ved, at virksomheden ansætter et antal vikarer i den periode, hvor dens ansatte deltager i efteruddannelse. Vikarernes opgave er helt eller delvist at udfylde jobbet for de ansatte, der er på efteruddannelse. Det er derfor vigtigt, at du kan rådgive og bistå virksomheden med at afdække, hvilke kompetencer vikarerne skal besidde hvilke muligheder lovgivningen åbner for opkvalificering af vikarerne forud for ansættelse i virksomheden hvilke muligheder lovgivningen åbner for finansiering af og støtte til ansættelse af vikarerne i virksomheden. Målgrupper der kan indgå som vikarer i jobrotation Følgende målgrupper af ledige kan indgå som vikarer i jobrotationsprojekter: 1) Ledige dagpengemodtagere 2) Ledige kontanthjælps-, starthjælps- og introduktionsydelsesmodtagere 3) Modtagere af introduktionsydelse efter Lov om integration af udlændinge Det er typisk enten dagpenge- eller kontanthjælpsmodtagere, der indgår som vikarer i jobrotation. Derfor koncentrerer håndbogen sig om disse to målgrupper. Ansættelsen som vikar i virksomheden Selve ansættelsesperioden i virksomheden, hvor den ledige fungerer som vikar for en eller flere ansatte på efteruddannelse, kan ske enten som virksomhedspraktik, løntilskud, ansættelse med jobrotationsydelse eller ansættelse uden jobrotationsydelse. Valget af model for ansættelse af de ledige vikarer afhænger bl.a. af: hvor længe den ledige har været ledig hvor lang tid ansættelsen skal vare hvilken støtteordning, der anvendes for de ansatte, jf. afsnittet ovenfor I skemaet herunder oplister vi de forskellige muligheder for ansættelse i virksomheden for dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Du skal være opmærksom på, at skemaet ikke er udtømmende. Vi henviser til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats for en nærmere gennemgang af reglerne for de ledige. Introduktions- og opkvalificeringsforløb forud for ansættelse som vikar I mange jobrotationsprojekter er der et introduktionsog opkvalificeringsforløb for de ledige, der skal indgå i rotation som vikarer. Det vil typisk blive tilrettelagt ud fra de almindelige regler om aktivering af ledige. Et forløb vil ofte bestå af en kombination af: 6-ugers selvvalgt uddannelse (for dagpengemodtagere) efter gældende regler Uddannelse med jobplan efter gældende regler Virksomhedspraktik efter gældende regler I forhold til en mere detaljeret gennemgang af reglerne for aktivering og opkvalificering henvises til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 8 håndbog i jobrotation

9 håndbog i jobrotation 9

10 Skema B: Oversigt over støttemuligheder til ledige vikarer ved ansættelse i jobrotation Privat løntilskud Hvem kan virksomheden modtage støtte til? Alle ledige med mindst 6 mdrs. sammenlagt/sammenhængende ledighed (afhængig af ydelse) Er den ledige omfattet af beskæftigelseslovgivningen under ansættelsen? Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Offentligt løntilskud Alle ledige Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Virksomhedspraktik Alle ledige Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Ansættelse med jobrotationsydelse Alle ledige med mindst 3 mdrs. sammenlagt/sammenhængende ledighed (afhængigt af ydelse) Nej. Ansættelse uden jobrotationsydelse Alle ledige 10 håndbog i jobrotation

11 Hvilke blanketter skal udfyldes? AB 201 AB 211 AB 221 Findes på Hvad er udgiften for jobcentret? Løntilskuddet udgør 68,55 kr. i timen (pr. 1. januar 2011) Staten giver 50 pct. refusion. Særlige opmærksomhedspunkter Kan ikke bruges, hvis virksomheden modtager jobrotationsydelse For nærmere information, se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på regler og satser AB 201 AB 211 AB 221 Findes på Løntilskuddet udgør 132, 51 kr. i timen (pr. 1. januar 2011) Staten giver 50 pct. refusion. Kan ikke bruges hvis virksomheden modtager jobrotationsydelse. For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på regler og satser AB 131 Findes på AF 93 Jobrotationsskema (ved MVU/KVU) Findes på Der er ingen udgifter for jobcentret til selve praktikken. Dog skal den ledige fortsat have sin almindelige ydelse (f.eks. dagpenge). Staten giver 50 pct. refusion. Jobrotationsydelsen udgør 160 pct. af max. dagpengesats svarende til 165,56 kr. pr. time (pr. 1. januar 2011) Staten giver 100 pct. refusion Dagpengemodtagere kan max. have 4 ugers virksomhedspraktik i virksomheden. For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på regler og satser Vikaren skal være ansat i mindst 10 timer pr. uge via en periode på 12 mdr. Vikaren genoptjener ikke dagpengeret. Vikaren bruger ikke af sin dagpengeperiode, men bruger af sin 3-årige referenceperiode for opgørelse af dagpengeperioden Der skal være time-til-time relation mellem de lediges ansættelse og de ansattes efteruddannelse. Der skal være tidsmæssigt sammenfald mellem den periode, hvor vikaren er ansat, og den periode, hvor den ansatte er på efteruddannelse (dog kan der være kortere perioder af 1-4 ugers varighed, hvor ingen af de ansatte er på efteruddannelse) For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på regler og satser håndbog i jobrotation 11

12 3 eksempler på jobrotation: Tønder - Jobrotationsydelse Branche Ansatte på efteruddannelse Vikarer Industri Aalborg - Jobrotationsydelse Branche Ansatte på efteruddannelse Ca. 10 ufaglærte ansatte opkvalificeres vha. jobrotationsydelse til f.eks. erhvervsuddannelse som industrioperatør eller industritekniker. Yderligere 10 er i gang med efteruddannelse, som kan vare fra 1 uge til flere måneder. 11 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 6 ugers uddannelse som er et særligt sammensat forløb (mix af VUC, Handelsskole og EUC Syd) samt 4 ugers praktik. Herefter ordinær ansættelse i 12 mdr. (uden genoptjening af dagpengeret). Social og sundhedsområdet Ca. 90 ufaglærte husassistenter opkvalificeres til social- og sundhedshjælpere via jobrotationsydelse. Brug af mentor i jobrotation Jobcentret kan bevilge mentorstøtte til de ledige vikarer både ved deltagelse i introduktionsforløb og i selve ansættelsen på virksomheden. Mentorstøtten kan bruges til frikøb af en ansat på virksomheden eller uddannelsesinstitutionen eller til køb af en ekstern konsulent. I samarbejde med virksomheden eller uddannelsesinstitutionen fastsætter du et timetal for mentorfunktionen. Timetallet fastsættes ud fra en konkret vurdering af behov og forudsætninger hos den ledige. Hvis der ydes støtte til en mentorfunktion for flere personer, kan du fastsætte et timetal for mentorfunktionen pr. plads i stedet for til den enkelte person. Konkrete eksempler på jobrotation Til venstre giver vi en række konkrete eksempler på, hvordan man har valgt at tilrettelægge jobrotationsprojekter i en række kommuner. Vikarer Ca. 90 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 6 ugers opkvalificering og 2 x 2 ugers praktik inden for SOSU-området. Herefter 12 måneders ordinær ansættelse (uden genoptjening af dagpengeret). Holstebro - voksenlærlingeordningen Branche Ansatte på efteruddannelse Vikarer Serviceområdet, Holstebro Sygehus. 70 ufaglærte ansatte opkvalificeres til serviceassistenter via voksenlærlingeordningen. Knapt 100 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 4 ugers kursus (hygiejnebeviset). Herefter i løntilskud i 6 måneder efterfulgt af jobgaranti på 6 måneder. 12 håndbog i jobrotation

13 Faser i arbejdet med jobrotation FASE 1 Forberedelse af arbejdet med jobrotation FASE 2 Den indledende dialog med virksomheden FASE 3 Afdækning af virksomhedens behov FASE 4 Rekruttering af vikarer FASE 5 Gennemførelse af jobrotation FASE 6 Evaluering af jobrotation Arbejdet med jobrotation kan opdeles i en række faser, jf. ovenstående figur: Vi gennemgår de enkelte faser nærmere herunder, hvor vi også byder ind med en række gode råd om håndtering af de enkelte faser. Organisering og styring af jobrotation Du kan anvende fasebeskrivelsen som vejledning til at løse konkrete opgaver i en jobrotation. For at nå sikkert i mål skal du også være opmærksom på at få organiseret jobrotationsprojektet og sikre en stram projektstyring tidligt i processen. Samtidig er det en god ide, hvis du på forhånd afklarer, i hvilket omfang jobcentret vil påtage sig de administrative opgaver i jobrotationen. Da det er svært at indplacere disse tre emner præcist i de seks faser (ofte vil projektorganisering og -styring ske parallelt med den indledende dialog og behovsafdækningen), har vi valgt at udarbejde to selvstændige afsnit, som du finder sidst i håndbogen: Organisering af arbejdet med jobrotation. Herunder hvordan I etablerer styregruppen og udarbejder projektbeskrivelsen for jobrotationsprojekter. De administrative opgaver i forbindelse med jobrotation. Herunder forslag til, hvem der kan løse hvilke opgaver. håndbog i jobrotation 13

14 Fase 1: Forberedelse af arbejdet med jobrotation Hvilken viden og hvilke kompetencer er det en god ide at udvikle i forhold til arbejdet med jobrotation? Viden om lovgivning og støttemuligheder i forhold til jobrotation Viden om typiske modeller for rotation Viden om efteruddannelse af ansatte og opkvalificering af vikarer mv. Evnen til at motivere virksomhederne til jobrotation Evnen til at samarbejde med virksomheder om jobrotation Evnen til at finde de rigtige ledige til vikarjob og evnen til at matche ledige og virksomheder Evnen til at forhandle og samarbejde med en bred kreds af aktører Evnen til at lede og styre et projekt Viden om og evne til at løse de administrative opgaver forbundet med jobrotation herunder blanketter mv. Hvad kan indgå i jobcentrets tilbud om service til virksomhederne i forbindelse med jobrotation? Planlægning og koordinering af jobrotation vil jobcentret stå for planlægningen af jobrotationen og for involvering af relevante aktører mv.? Økonomi vil jobcentret stå for at udarbejde forslag til modeller og økonomiberegninger mv.? Projektledelse i jobrotation vil jobcentret påtage sig at være tovholder og udarbejde projektbeskrivelse og tidsog aktivitetsplaner mv.? Rekruttering af vikarer hvilke opgaver vil jobcentret påtage sig i forhold til at udsøge, motivere, visitere og opkvalificere ledige som vikarer i jobrotationen? Administrative opgaver vil jobcentret påtage sig administrative for virksomheden eksempelvis i forhold til blanketter mv.? Vi har nedenfor formuleret en række gode råd til, hvad du og din leder med fordel kan overveje og afklare, inden du går i gang med jobrotation eller tidligt i arbejdet med jobrotation. De gode råd bygger på erfaringer fra jobcentre, der har arbejdet med jobrotation i en længere periode. Gode råd til forberedelse af arbejdet med jobrotation: Det er en god ide, hvis der er politisk opbakning til dit arbejde med jobrotation, og de politiske beslutningstagere har drøftet og fastlagt et ambitionsniveau for arbejdet med jobrotation. Det er en god ide, hvis din leder tidligt i arbejdet med jobrotation tager stilling til organiseringen af arbejdet med jobrotation i jobcentret. Herunder: Hvor mange ressourcer, der er prioriteret til opgaven? Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for jobrotation? Hvilke opgaver, de enkelte medarbejdere skal varetage? Hvilken leder i jobcentret, der er ansvarlig for arbejdet med jobrotation? Det er en god ide, hvis din leder udpeger én eller flere medarbejdere i jobcentret med stor viden om jobrotation, som telefonomstillingen kan stille om til ved henvendelse fra virksomheder om efteruddannelse af ansatte og/eller jobrotation. Det er en god ide, at du og din leder udarbejder en beskrivelse af, hvilke kompetencer og hvilken viden du og dine kollegaer skal optræne i forbindelse med arbejdet med jobrotation, jf. boks til venstre. Det er en god ide, at du og din leder omsætter de overordnede politiske mål og ambitioner til en egentlig indsatsplan for dit og jobcentrets arbejde med jobrotation. Hvad skal der helt konkret ske? Hvad skal I nå? og lignende spørgsmål. Det er en god ide, at du og din leder fastlægger den service og det serviceniveau, du kan tilbyde virksomhederne, når det handler om at planlægge og gennemføre jobrotation, jf. boks til venstre. Det er en god ide, at du og din leder tager stilling til, hvordan I skal samarbejde med eksterne samarbejdspartnere om jobrotation. Eksempelvis uddannelsesinstitutioner, VEU-centre, faglige organisationer, andre kommuner m.fl. Der er udarbejdet en særskilt pjece med en uddybende beskrivelse af, hvordan politiske beslutningstagere og jobcenterledelsen med fordel kan forberede og udvikle jobcentrets arbejde med jobrotation. 14 håndbog i jobrotation

15 Fase 2: Den indledende dialog med virksomheden Den indledende dialog skal bl.a. medvirke til: at afdække virksomhedens ønsker og behov at sikre at virksomheden får den nødvendige viden og information at præsentere jobrotation som et effektivt og økonomisk fordelagtigt redskab til efteruddannelse af ansatte at give et positivt første indtryk af jobcentrets service og viden at sætte en god ramme for den videre dialog og det videre samarbejde at sikre at de relevante interessenter inddrages at sikre at der ligger klare aftaler for den videre proces Du kan blive involveret i jobrotation på flere forskellige måder og på forskellige tidspunkter i planlægningen af rotationen. Den indledende dialog om jobrotation kan eksempelvis udspringe af at: virksomheder, uddannelsesinstitutioner eller faglige organisationer henvender sig til dig med et projekt, som er mere eller mindre i gang virksomheder henvender sig til dig med et efteruddannelsesbehov eller mere specifikt om jobrotation du og dine kollegaer får kendskab til virksomheder, som kan have interesse i jobrotation. Det kan eksempelvis være virksomheder med et stort rekrutterings- eller kompetenceudviklingsbehov. Vi har nedenfor formuleret en række gode råd om, hvordan du kan håndtere den indledende dialog med virksomheden. Rådene tager hovedsageligt udgangspunkt i, at virksomheden selv henvender sig, men mange af dem kan også bruges, hvis dialogen begyndes på anden måde. I den indledende dialog er det vigtigt, at du sender et klart signal til virksomheden om interesse for og parathed til at drøfte jobrotation nærmere. Derudover er det vigtigt, at du bruger dialogen til at spore dig ind på virksomhedens ønsker til jobrotation og efteruddannelse af ansatte, og får et grundlag for at planlægge den videre kontakt til virksomheden. Den første henvendelse fra virksomheden Den første dialog med virksomheden er vigtig. Du skal så vidt muligt sikre, at virksomheden får svar på konkrete spørgsmål om jobrotation mv. Samtidig skal du sørge for at få et billede af virksomhedens ønsker og behov, at præsentere mulighederne for og gevinsterne ved jobrotation, og indgå en aftale om den videre proces. Gode råd om den første henvendelse fra virksomheden: Ring virksomheden op hurtigst muligt, hvis virksomheden ikke kom igennem til dig i første omgang. Aftal en fælles praksis i jobcentret for, hvilke oplysninger du skal give virksomheden ved den første henvendelse og hvilke oplysninger du skal have fra virksomheden. Vend altid hurtigt tilbage med svar på spørgsmål, du ikke umiddelbart kunne besvare i den første samtale. I forlængelse af den telefoniske henvendelse bør du altid tilbyde et møde på virksomheden, hvor I kan drøfte behov og muligheder nærmere. håndbog i jobrotation 15

16 Hvad kan du med fordel spørge virksomheden om ved den første henvendelse? Basisoplysninger om virksomheden (branche, størrelse m.v.) Hvilke grupper af ansatte skal kompetenceudvikles og hvor mange? Hvor langt er virksomheden i afdækningen af behov for kompetenceudvikling? Har virksomheden været i dialog med andre f.eks. uddannelsesinstitutioner om projektidéen? Hvad vil virksomheden typisk spørge om ved første henvendelse: Hvad er økonomien i jobrotation? Hvor meget administration kræver det? Har jobcentret ledige, der matcher virksomhedens behov? Bilag 2 er en liste over gevinster ved jobrotation for virksomheden og for andre involverede Hvad er formålet med det første møde? Afdække virksomhedens konkrete ønsker og behov. Hvorfor har virksomheden henvendt sig? Præsentere muligheder og gevinster i forhold til jobrotation for virksomheden og de ansatte Præsentere de forskellige økonomiske muligheder i jobrotation Præsentere den service og indsats jobcentret, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer kan tilbyde Præsentere modeller for jobrotation Hvad skal I afdække på mødet? Første overordnede billede af ønsker til og behov for efteruddannelse af de ansatte Første overordnede billede af ønsker og krav til vikarer (antal og kvalifikationer) Aftal med virksomheden, hvad der er formålet med det første møde. Eksempelvis: 1)uforpligtende drøftelse af behov og muligheder, 2)idéudvikling, 3)planlægning og udmøntning af konkret projekt eller andet. Aftal med virksomheden, hvem der skal deltage i det første møde. Anbefal at tillidsrepræsentanten inviteres med. Deltagerkredsen på det første møde vil ofte afhænge af, hvor langt virksomheden er i overvejelserne om efteruddannelse og jobrotation. Er virksomheden langt i sine overvejelser, kan det være en god ide at invitere en uddannelsesinstitution med til mødet for at få drøftet behovet for kompetenceudvikling af de ansatte. Det kan også være en god ide at involvere tillidsrepræsentanter og den relevante faglige organisation tidligt i forløbet. Du kan hjælpe virksomheden ved at identificere kontaktpersoner hos henholdsvis uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer og stå for at invitere disse med til det første møde i virksomheden. Afvikling af det første møde Du skal naturligvis være velforberedt til det første møde med virksomheden. Her vil det primære fokus være virksomhedens ønsker og behov, og hvordan I sammen kan tilgodese dem i et jobrotationsprojekt. I nogle tilfælde vil virksomheden allerede være langt henne i processen, og det primære formål med at inddrage jobcentret er at rekruttere vikarer i andre tilfælde er virksomheden inde i en søgeproces om efteruddannelse af ansatte og eventuelt jobrotation. Hvis du og virksomheden ved den indledende kontakt har aftalt, at der skal deltage repræsentanter fra uddannelsesinstitutionen og en faglig organisation i mødet, kan du med fordel kontakte disse inden mødet og informere dem om den foreløbige dialog med virksomheden. Gode råd om det første møde i virksomheden: Send en mail som mødebekræftelse til virksomheden med forslag til en kort dagsorden for mødet. Mail eller send eventuelt relevant materiale om jobrotation. Eksempelvis informationsmateriale om muligheder for jobrotation, korte beskrivelser af modeller for jobrotation eller cases på vellykkede projekter. Det kan også være jobcentrets og uddannelsesinstitutionernes service i forbindelse med jobrotation eller en beskrivelse af virksomhedens opgaver i jobrotation, du sender. 16 håndbog i jobrotation

17 På mødet kan du med fordel fokusere på: at lytte til og afdække virksomhedernes konkrete behov og ønsker til efteruddannelse af ansatte og jobrotation. Hvorfor er virksomheden interesseret? at lytte til og afdække virksomhedens interesse for og eventuelle forbehold over for jobrotation. Hvad skal der til, for at virksomheden vil gå videre med jobrotation? at besvare virksomhedens spørgsmål og præsentere de forskellige muligheder for og gevinster ved jobrotation? Du bør ved afslutningen af mødet sikre, at der er en klar aftale om: hvad jobcentret skal undersøge og afdække inden næste kontakt hvad virksomheden skal overveje inden næste kontakt det næste skridt i processen herunder behovet for at gennemføre et decideret opstartsmøde. Hvis det ikke allerede er sket, bør du sørge for at aftale med virksomheden, om og i givet fald hvornår uddannelsesinstitutioner og faglige organisation skal involveres. Opfølgning på det første møde Hvis virksomheden ønsker, at I skal arbejde videre med jobrotation, er det vigtigt, at du hurtigt følger op på de aftaler, I har indgået på det første møde. En hurtig opfølgning er med til at fastholde virksomhedens interesse for at indgå i en aftale om jobrotation. Gode råd om opfølgning på det første møde med virksomheden: Udarbejd og rundsend en skriftlig opsamling på drøftelserne og aftalerne på mødet. Det kan enten du eller uddannelsesinstitution/faglig organisation gøre. Hvis det første møde tyder på, at der er tale om et relativt ukompliceret jobrotationsprojekt, kan du - og de øvrige deltagere - eventuelt gå direkte i gang med planlægning og opstart af jobrotationen. Ved større og mere komplekse jobrotationsprojekter kan du som opfølgning på det første møde foreslå virksomheden et egentligt opstartsmøde (uddybes på de næste sider). Hvis virksomheden ønsker at arbejde videre med jobrotation, så kan du med fordel opfordre til at inddrage tillidsrepræsentanten på dette tidspunkt ( hvis han/hun ikke allerede er inddraget) Hvis virksomheden ikke ønsker at arbejde videre med projektet, kan du eventuelt spørge virksomheden, om jobcentret må henvende sig igen på et senere tidspunkt vedrørende mulighederne for jobrotation. håndbog i jobrotation 17

18 Fase 3: Afdækning af virksomhedens behov Når en virksomhed i den indledende dialog giver udtryk for, at den gerne vil arbejde videre med jobrotation, skal du i dialog med virksomheden have afdækket virksomhedens konkrete behov for efteruddannelse af ansatte og ønsker til vikarer. Desuden skal du sammen med virksomheden vælge en model for jobrotation og planlægge en overordnet køreplan for forberedelse og gennemførelse af projektet. Forberedelse af det konkrete projekt En grundig forberedelse af jobrotationen kan lette det videre arbejde og minimere risikoen for, at projektet løber af sporet. Forberedelsen skal afspejle virksomhedens udgangspunkt for at gå ind i et jobrotationsprojekt. Samtidig er det vigtigt, at du tidligt får involveret de rette samarbejdsparter. Det sikrer en effektiv arbejdsdeling og ressourceudnyttelse, hvor alle aktører byder ind med ressourcer og viden. Hvornår er der behov for et opstartsmøde? Hvis der er tale om større og mere komplekse jobrotationsprojekter Hvis flere parter skal samarbejde om at gennemføre projektet Hvis der i de indledende kontakter er stillet principielle spørgsmål, som efterfølgende er afklaret Hvis virksomheden i øvrigt ønsker det Gode råd om forberedelse af det konkrete projekt: Indgå en aftale med virksomheden om, hvem der skal involveres i jobrotationen (hvis det ikke allerede er sket i den indledende fase). Især ved lidt større projekter kan VEU-center/den relevante uddannelsesinstitution og den relevante faglige organisation med fordel involveres tidligt i forberedelsesfasen. Tag initiativ til, at alle de relevante og involverede parter deltager i et opstartsmøde med virksomheden. Her kan de hver især bidrage med deres ekspertise. Ved mindre, ukomplicerede jobrotationer kan opstartsmødet være unødvendigt. Du kan med fordel opfordre virksomheden til at inddrage TR-systemet i planlægningsfasen for at sikre bred opbakning fra både ledelse og ansatte internt i virksomheden. Du bør pointere vigtigheden af at sikre opbakning til jobrotationen i alle virksomhedens ledelsesniveauer især fra de ledere, som vil blive direkte involveret i projektet. 18 håndbog i jobrotation

19 Afvikling af opstartsmødet Opstartsmødet er en vigtig milepæl i jobrotationsprojektet. Det er på opstartsmødet, at du og de øvrige aktører aftaler grundlaget for jobrotationen og det videre samarbejde. Er det først ved opstartsmødet, at VEU-center/uddannelsesinstitution og faglig organisation involveres, er det en god ide, hvis du inden mødet orienterer dem om status for processen og aftaler rollefordeling på opstartsmødet. På opstartsmødet kan du og de øvrige samarbejdsparter med fordel præsentere virksomheden for et eller flere konkrete forslag til modeller for jobrotation herunder beregninger på virksomhedens økonomi ved at gennemføre efteruddannelse af ansatte gennem jobrotation. Modellerne skal tage udgangspunkt i de ønsker og behov, som virksomheden har peget på i den indledende dialog. De forskellige modeller skal give virksomheden et billede af fordelene ved at indgå i jobrotation og dermed et bedre grundlag for at vælge den konkrete model. I kan også med fordel diskutere det administrative arbejde ved de forskellige modeller med virksomheden. Jobcentret kan vælge at tilbyde at stå for en del af arbejdet, så belastningen af virksomheden bliver mindre. Hvad skal I afklare på opstartsmødet? Antal ansatte, virksomheden ønsker efteruddannet Hvilken opkvalificering de ansatte skal gennemføre Antal ledige, som skal rekrutteres som vikarer. Hvor længe vikarerne skal være ansat Forholdet mellem antallet af ansatte og antallet af vikarer Hvilken opkvalificering de ledige skal gennemføre for at kunne afløse de ansatte på efteruddannelse Hvilken model for jobrotation I vil anvende Økonomiske gevinster for virksomheden ved at anvende forskellige modeller Gode råd om opstartsmødet: Udsend en dagsorden til alle deltagere i opstartsmødet. Mødet bør have fokus på en nærmere afdækning af virksomhedens behov for kompetenceudvikling af ansatte og behov for vikarer. Præsenter virksomheden for mulige modeller for jobrotation og konsekvenserne heraf. Du kan eventuelt gøre det i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne. Du kan med fordel forud for mødet tage stilling til, i hvilket omfang du vil tilbyde at aflaste virksomheden i det administrative arbejde med jobrotation. Du kan eventuelt i samarbejde med uddannelsesinstitutionen - forud for mødet udarbejde økonomiske beregningseksempler for jobrotation, som kan præsenteres for virksomheden på mødet. håndbog i jobrotation 19

20 Virksomhedens behov for efteruddannelse af ansatte Det er en god ide at overlade den konkrete afdækning af behovet for efteruddannelse af de ansatte til den relevante uddannelsesinstitution. Det er deres arbejdsområde, og de er eksperterne på området. Uddannelsesinstitutionen vil også typisk forvente at blive inddraget senest på dette tidspunkt Hvilke informationer er vigtige for uddannelsesinstitutionerne at få fra dig inden opstart af afdækningen af efteruddannelsesbehov Antal ansatte og hvilke faggrupper, virksomheden ønsker efteruddannet Hvor afklaret er virksomheden om efteruddannelsesbehov Formulerede ønsker til efteruddannelse De foreløbige drøftelser med virksomheden om model for jobrotation, ordninger og tilskudsmuligheder mv. Du kan med fordel medvirke i den indledende del af afdækningsprocessen. Det giver dig mulighed for at bevare overblikket over det samlede projekt og samtidig få informationer om de kompetencer, som vikarerne så vidt muligt skal matche. Du kan også allerede her få en pejling på behovet for at opkvalificere vikarerne, inden de skal medvirke i jobrotationen. Gode råd til arbejdet med at afdække virksomhedernes behov: Kompetenceafdækningen skal tage udgangspunkt i den enkelte virksomheds behov og sikre, at behovene omsættes til konkrete aftaler om efteruddannelsesaktiviteter. Eksempelvis har nogle virksomheder et meget klart billede af, hvilken opkvalificering de ønsker, mens andre har et mere diffust billede. Selve afdækningen af kompetencebehovet og det konkrete valg af kurser kan du med fordel overlade til den relevante uddannelsesinstitution. Det er vigtigt, at uddannelsesinstitutionen har de nødvendige informationer til at kunne afdække behovet. Derfor har du en vigtig opgave i at orientere uddannelsesinstitutionen om den forudgående proces, hvis uddannelsesinstitutionen ikke har været involveret i denne. Virksomhedens behov for vikarer Det er vigtigt, at du sammen med virksomheden grundigt og præcist afdækker virksomhedens behov for vikarer. Og at du sikrer en god og præcis forventningsafstemning med virksomheden omkring vikarerne. Virksomhedernes interesse vil naturligvis være at finde ledige, som umiddelbart er kvalificerede til at kunne erstatte de ansatte, der skal deltage i efteruddannelse. Det vil ikke altid være muligt for dig/jobcentret at leve op til virksomhedernes ønsker og forventninger. Det er derfor vigtigt, at du tidligt i processen indgår i en dialog med virksomheden om forventninger og ønsker til vikarernes kompetencer, og at du melder klart ud, hvilke vikarer jobcentret reelt kan skaffe. Du kan med fordel samarbejde med virksomheden om at udarbejde konkrete kompetenceprofiler på vikarerne. Samtidig er det en god ide, at du inddrager virksomheden i at tilrettelægge et eventuelt introduktionsforløb og forudgående opkvalificeringsforløb for de ledige. Du skal have fokus på, at forløbene i så høj grad som muligt retter sig mod de opgaver, som skal løses i virksomheden i jobrotationen. Du og virksomheden kan endvidere drøfte mulighederne for intern rokering af de ansatte, hvis det kan give større udbytte af vikarerne for virksomheden. Hvad kan indholdet være i den foreløbige beskrivelse af behovet for vikarer Antallet af vikarer Ansættelsesperiode start- og sluttidspunkt Overordnet beskrivelse af de opgaver og jobfunktioner, som vikarerne skal varetage Krav/ønsker til vikarernes uddannelsesniveau Beskrivelse af krav/ønsker til vikarernes faglige, almene og personlige kompetencer Krav/ønsker til specifikke kompetencer vikarerne skal være i besiddelse af eksempelvis certifikater mv. 20 håndbog i jobrotation

21 Gode råd til afdækning af virksomhedens behov for vikarer: Gå i dialog med virksomheden om forventninger og ønsker til vikarer. Lyt til og afdæk virksomhedens ønsker og krav. Foretag en forventningsafstemning med virksomheden om, hvilke vikarer jobcentret kan tilbyde virksomheden. Åbn eventuelt mulighed for at løntilskudspersoner i virksomheden kan indgå som vikarer (hvis reglerne tillader det). Udarbejd sammen med virksomheden en kompetenceprofil og en overordnet stillingsbeskrivelse for vikarerne. Kompetenceprofilen og stillingsbeskrivelsen kan anvendes til at målrette din udsøgning af ledige, men også til at gøre ledige interesserede i og motiverede for at deltage som vikarer. Diskuter muligheder og behov for introduktionsforløb for vikarerne i virksomheden forud for opstart i jobrotationen. Tal om muligheder og behov for forudgående målrettet opkvalificering af de ledige vikarer med virksomheden og uddannelsesinstitutionen. Er der særlige og specifikke kompetencer vikarerne skal være i besiddelse af? Eksempelvis særlige certifikater mv. Virksomhedens økonomi i forbindelse med jobrotation Det er ofte kompliceret at foretage en præcis beregning af virksomhedens økonomi i det enkelte jobrotationsprojekt. Der er mange forskellige faktorer, der har betydning for regnestykket, og ofte vil det være nødvendigt at både jobcentret, uddannelsesinstitutionen og virksomheden bidrager med oplysninger til regnestykket. Vi har udarbejdet en oversigt over de faktorer, der typisk indgår i beregningen af de økonomiske konsekvenser af jobrotation for virksomheden. Du skal være opmærksom på, at faktorerne vil variere, alt efter hvilken finansieringsmodel der er valgt for efteruddannelse af de ansatte og ansættelse af de ledige. I bilag 3 kan du finde konkrete beregningseksempler på jobrotationsprojekter. håndbog i jobrotation 21

22 Skema C: Oversigt over virksomhedernes støttemuligheder og udgifter til jobrotation Støtte til efteruddannelse af ansatte Støtte til ansættelse af vikarer Jobrotationsydelse 160 pct. af max. dagpengesats pr. ansat i max. 52 uger Pr. 1. januar 2011: 165,56 kr. pr. time. VEU-godtgørelse Svu 80 pct. af max. dagpengesats pr. ansat i målgruppen for AMU-uddannelse. Pr. 1. januar 2011: kr. pr. uge. 80 pct. af max. dagpengesats iht. gældende regler i max. 40 uger for folkeskole og gymnasieniveau og 52 uger til videregående uddannelse. Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar Voksenlærlingetilskud 30 kr. i timen i praktikperioderne i de to første år af ansættelsen. Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar håndbog i jobrotation

23 Udgift til løn Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Udgift til køb af uddannelsesplads Virksomheden betaler deltagergebyr for det valgte uddannelsesforløb iht. gældende regler. Kortuddannede: Deltagergebyr på enten 590 kr. eller 880 kr. pr. uge. MVU/LVU: Deltagergebyr på mellem ca kr. og kr. pr. uge. Andre udgifter Pension, feriegodtgørelse mv. til vikarerne. Eventuelt arbejdstøj, sikkerhedsudstyr mv. til vikarerne. Tid og ressourcer til administration mv. i forbindelse med jobrotationen. Eventuelt tab af produktivitet i den periode hvor de ansatte erstattet af vikarer. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Kortuddannede: Deltagergebyr fra gratis (folkeskolenivau) til 110/450 kr. for kernefag på gymnasialt niveau og kr. for øvrige fag. Fuld HF er gratis. MVU/LVU: Deltagergebyr på mellem kr. for fuld uddannelse. For enkeltfag mellem og kr. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Ingen deltagerbetaling ved GVU-plan eller uddannelsesaftale. håndbog i jobrotation 23

24 Fase 4: Rekruttering af vikarer I nogle tilfælde kan det være en udfordring for dig at finde kvalificerede ledige til jobrotation. Det kan være tilfældet, hvis de ledige skal erstatte ansatte med specialiserede kompetencer, og/eller hvis arbejdsgivernes forventninger til de lediges kompetencer ikke står mål med virkeligheden det gælder især i perioder med lav ledighed. Udfordringen bliver ikke mindre af, at virksomhederne ofte har et ønske om, at vikarerne selv, og på eget initiativ skal søge om at indgå som vikarer i jobrotation. Du skal derfor på den ene side afstemme virksomhedernes forventninger til vikarernes kompetencer og på den anden side tiltrække et kvalificeret ansøgerfelt blandt de ledige. De lediges motivation øges typisk hvis der enten er ansættelsesgaranti eller gode muligheder for at blive ansat i virksomheden under eller efter jobrotationen hvis vikariatet helt eller delvist består af en ordinær ansættelse, hvor de optjener dagpengeret hvis de tilbydes en attraktiv opkvalificering gennem jobrotationen Du skal også være opmærksom på, at de faglige organisationer også er nøgleaktører i rekrutteringsprocessen. Erfaringer viser, at en tidlig inddragelse af organisationerne kan gøre det lettere at tiltrække ledige til projektet og samtidig medvirke til, at vikarerne får en god modtagelse blandt kollegerne. De faglige organisationer har desuden en stor viden om, hvad forskellige modeller for jobrotation betyder for de ansatte og vikarerne. Den første kontakt til de ledige Hvordan tager du kontakt til de ledige? En bred tilgang I kan udsende skriftlige invitationer til et informationsmøde til en bred målgruppe blandt ledige. Som supplement kan medarbejdere på jobcentret (og eventuelt også i uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer) uddele invitationer til ledige, som I møder i dagligdagen. Der er eksempler på, at den brede tilgang suppleres med annoncer i trykte medier. En målrettet tilgang I kan også vælge en mere målrettet tilgang, hvor I udpeger ledige. Forudsætningen er et tættere kendskab til de lediges kompetencer. I nogle projekter samarbejder faglige organisationer og jobcentret om at finde relevante ledige til et informationsmøde eller gennem direkte samtaler med virksomhederne om at deltage i projektet. Der er også et eksempel på, at udpegningen er sket ud fra virksomhedens arkiv over jobansøgninger. I bilag 4 er vedlagt diagrammer med hhv. en bred og en målrettet rekrutteringsproces. I afdækningsfasen har du sammen med virksomheden udarbejdet kompetenceprofiler og eventuelle stillingsbeskrivelser for vikarerne. Det er vigtigt, at du tager udgangspunkt i disse, når du skal skabe den første kontakt til de ledige. Og at du vælger den fremgangsmåde for kontakten, som passer bedst til den konkrete målgruppe af ledige. I de helt små jobrotationer vil du og dine kollegaer ofte kunne finde relevante ledige ud fra kontakten med ledige i dagligdagen. I mellemstore og store projekter har I behov for en bredere søgeproces, som kan involvere samarbejde med faglige organisationer, nabojobcentre, og andre. Resten af dette afsnit omhandler den brede søgeproces. Du kan på baggrund af kompetenceprofilerne/stillingsbeskrivelserne og kendskabet til virksomhedens behov udarbejde et forslag til en jobannonce, som virksomheden efterfølgende skal godkende. Jobannoncen kan udgøre grundlaget for det efterfølgende salg af jobrotationsprojektet til ledige. Gode råd om den første kontakt til de ledige: Tag stilling til, hvordan rekrutteringen skal foregå. Skal der rekrutteres bredt eller målrettet? Hvordan motiveres flest mulige ledige til at medvirke som vikarer? 24 håndbog i jobrotation

25 Skal rekrutteringen baseres på frivillighed eller pligt? Når du skal beslutte, hvordan rekrutteringen skal foregå, kan du med fordel vurdere, hvor vanskeligt det bliver at rekruttere de ønskede vikarer. Er der mange ledige, der kan indgå som vikarer, eller er der få? Er vikarjobbene inden for et populært jobområde? Tag stilling til, hvordan der bedst skabes kontakt til de ledige: Annoncering i avis eller på hjemmesider Brev til de ledige Opslag i jobcentret Uddeling af informationspjecer ved kontakt med de ledige (samtaler mv.) Sæt god tid af til at skabe kontakt til og rekruttere ledige særligt i de større jobrotationer, og hvor det kan være svært at få de ledige til at melde sig. Involver gerne den relevante faglige organisation i at skabe kontakt til ledige. Indgå eventuelt i samarbejde med nabojobcentre om at skabe kontakt til ledige. Arranger et informationsmøde, der specifikt omhandler jobrotationen. Du kan med fordel arrangere det i samarbejde med virksomhed, uddannelsesinstitution og faglig organisation. Når der udsendes en invitation til informationsmødet, er det vigtigt, at den er kortfattet, præcis og forståelig, så den giver de ledige lyst til at deltage i mødet. Invitationen skal orientere om projektet, men det lige så vigtigt, at de lediges gevinst ved at medvirke står helt klart beskrevet. Endvidere bør alle de medvirkende aktører være nævnt. Informationsmødet for de ledige Informationsmødet er vigtigt i motivationen af de ledige til at deltage i jobrotation. Samtidig giver det de ledige en større indsigt i den virksomhed, hvor jobrotationen foregår. På mødet kan de ledige få oplysninger om og mulighed for at stille spørgsmål til ansættelsen som vikar, de jobfunktioner der skal udfyldes, krav til kompetencer, mulighed for og krav til opkvalificering forud for vikaransættelsen og mulighederne for ordinær ansættelse i og efter jobrotationen. Informationsmødet afholdes typisk på jobcentret eller uddannelsesinstitutionen. Erfaringer viser dog, at mødet med fordel kan gennemføres på den virksomhed, som indgår i jobrotationen. Det styrker typisk de lediges lyst til at deltage i mødet, og samtidig giver det de ledige et førstehåndsindtryk af virksomheden. Gode råd om informationsmødet: Tag initiativ til, at alle nøgleaktører i jobrotationen deltager i informationsmødet det vil sige virksomhed, uddannelsesinstitution, faglig organisation og jobcenter. Uddannelsesinstitutionen bør dog kun medvirke, hvis introduktionsforløbet indeholder opkvalificering i form af et kursus. Forbered mødet grundigt og aftal opgaver, roller og ansvar på mødet: Du kan med fordel orientere om jobrotationsprojektet, og hvordan de ledige kan styrke deres jobmuligheder ved at deltage. Det er også vigtigt, at du fortæller om processen efter informationsmødet. Virksomhederne kan supplere med en præcis beskrivelse af opgaver og arbejdsvilkår for vikarerne og deres muligheder for ansættelse i forlængelse af jobrotationen. Uddannelsesinstitutionen kan fortælle om den opkvalificering, som er en del af introduktionsforløbet herunder om der er særlige krav, ledige skal opfylde for at deltage. De faglige organisationer kan med fordel anbefale de ledige at deltage i projektet og orientere om, hvad deltagelsen i projektet betyder for vikarernes ledighed (f.eks. om det er en død periode). Aktørerne kan overveje at udarbejde en pjece om projektet, som kan udleveres til de ledige på mødet. Det er naturligvis vigtigt, at de ledige kan stille spørgsmål til alle aktørerne på informationsmødet. håndbog i jobrotation 25

26 Udvælgelse af ledige til jobrotation Udvælgelsen af ledige til jobrotation er vigtig: Lever vikarerne op til virksomhedernes forventninger, vil muligheden for en succesfuld jobrotation og en efterfølgende ordinær ansættelse af den ledige i virksomheden være større. Virksomheden vil desuden være mere motiveret til at forlænge projektet med nye rotationer og eventuelt udvide samarbejdet med jobcentret til nye områder. Hvordan kan udvælgelsen foregå? Her er to eksempler på praksis ved udvælgelse: Udvælgelsen kan begynde på informationsmødet I nogle projekter begynder udvælgelsen allerede på informationsmødet ved, at interesserede ledige udfylder et kvalifikationsskema. Skemaet afleveres til en af aktørerne, som får et førstehåndsindtryk af den ledige. Efter mødet udvælges ledige til en jobsamtale med en leder og TR fra virksomheden. Alle ledige kommer til jobsamtale ved målrettede udvælgelser Ved mere målrettede udvælgelser gennemføres jobsamtaler med alle de kandidater, som den faglige organisation og jobcentret har udpeget. Der er flere modeller for udvælgelse af de ledige vikarer: Alle interesserede kommer til samtale hos virksomheden. Jobcentret laver en indledende screening af de ledige, og de mest kvalificerede kommer til samtale. Virksomheden udvælger vikarerne på baggrund af et udfyldt kvalifikationsskema uden egentlig ansættelsessamtale. Det er altid en fordel, hvis udvælgelsesprocessen ligger tæt op ad en almindelig ansættelsesproces. Gode råd om udvælgelse af ledige vikarer: Inddrag altid virksomheden tæt i udvælgelsesprocessen og aftal, hvad rollefordelingen er. Du kan med fordel opfordre virksomheden til at gennemføre en egentlig jobsamtale med de ledige, der er udvalgt af jobcentret. Opfordr gerne virksomheden til at involvere en tillidsrepræsentant i udvælgelse af ledige til jobrotation. Aftal med virksomheden, hvordan I sikrer en tilbagemelding til de ledige, som ikke tilbydes deltagelse i projektet. Hvordan kan frafaldsproblemer reduceres? Frafald blandt ledige både inden og efter jobrotationens begyndelse kan være et problem. Der kan være forskellige årsager til frafaldet: De ledige kan finde et andet arbejde eller fortryde deres deltagelse i projektet. Virksomhederne kan ophæve ansættelsen, hvis vikaren ikke lever op til forventningerne. Det vil typisk ske i forbindelse med den praktik, som indgår i introduktionsforløbet. Gode råd om hvordan frafald reduceres: Minimer tiden fra udvælgelsen af de ledige til introduktionsforløbet begynder. Orienter gerne virksomheden om, at frafaldet bliver mindre, hvis der er garanti for ordinær ansættelse efter (eller som en del af) jobrotationsprojektet. Foreslå, at der deltager flere ledige i introduktionsforløbet, end der er behov for i jobrotationen (en overkapacitet i tilfælde af frafald). De ledige skal naturligvis orienteres om denne fremgangsmåde. Indled eventuelt introduktionsforløbet med en uges kursus og en uges praktik. Ofte vil et frafald allerede ske efter disse to uger, og der kan være mulighed for at indsluse nye ledige i forløbet. Foreslå, at virksomheden udarbejder en konkret plan for modtagelse og indslusning af de ledige både i virksomhedspraktik og i selve rotationen. Elementer i planen kan være. Hvordan informeres de ansatte om jobrotationsprojektet? Hvordan kan tillidsrepræsentanten medvirke til god modtagelse? Eventuel udpegning af mentorer i virksomheden. Eventuel udnævnelse af en fælles leder for alle vikarerne. 26 håndbog i jobrotation

27 Cases om rekruttering af vikarer Til højre finder du to cases, som beskriver henholdsvis en bred og en målrettet tilgang til rekruttering af vikarer: Case 1: Rekruttering af ledige til Ældreservice i Jammerbugt Kommune Behov: Ca. 20 personer, som inden jobrotation gennemgår et introduktionsforløb med seks ugers uddannelse og fire ugers praktik 1. Rekrutteringen indledes med, at der udsendes en invitation til 500 ledige om at deltage i et informationsmøde om jobrotationsprojektet. Jobcentermedarbejdere, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer kan også udlevere en invitation til ledige. 2. På infomødet er alle de involverede aktører i projektet til stede. De ledige orienteres om projektet samt hvilke arbejdsopgaver, der venter dem i rotationen. Der møder typisk ledige frem til et infomøde, og af dem udfylder et ansøgningsskema. 3. Alle ansøgere indkaldes til en jobsamtale hos en distriktschef (og en tillidsrepræsentant) i ældreplejen, og omkring halvdelen tilbydes deltagelse på introduktionsforløbet. 4. Der kan være et frafald under introduktionsforløbet, men der er typisk omkring 20 personer klar til at indgå i rotationen. Case 2: Rekruttering af ledige til Hydro Aluminium i Tønder Kommune Behov: Ca. 18 ledige, som inden rotationen gennemgår et introduktionsforløb med 6 ugers individuelt tilpasset kursus og 4 ugers praktik. 1. Rekrutteringen indledes med, at Hydro Aluminium udsøger ledige fra virksomhedens database med jobansøgninger. Jobcentret sikrer, at de ledige opfylder kravene for at medvirke i jobrotation. 60 ledige inviteres til et informationsmøde, hvor jobcentret også deltager. 2. På infomødet orienterer HR-chefen om projektet. Kravene til vikarerne bliver tegnet meget tydeligt op (f.eks. 3 holdskift, opgavernes karakter). 3. Efter infomødet bliver alle interesserede interviewet individuelt af en teamleder, en tillidsrepræsentant og en medarbejder fra jobcentret, og på den baggrund bliver 18 personer udvalgt til introduktionsforløb. Udvælgelseskriterierne er primært personlige og sekundært faglige kompetencer. håndbog i jobrotation 27

28 Fase 5: Gennemførelse af jobrotation Når du har planlægningen af jobrotationsprojektet på plads, det vil sige når finansieringsmodellen er valgt og de ledige vikarer rekrutteret, skal projektet gennemføres. Det er vigtigt, at du sammen med de øvrige involverede parter i rotationen har aftalt et system til at samle op på afvigelser undervejs i projektet. Det kan eksempelvis være i forhold til frafald blandt deltagerne. Uanset hvor grundigt et jobrotationsprojekt er planlagt, vil der ofte ske ting undervejs, der afviger fra planen. I mange tilfælde er der tale om små ting, du relativt nemt og uproblematisk kan håndtere, men i andre tilfælde kan det være ting af mere vidtgående betydning. Hvis du ikke har lavet klare aftaler med de øvrige aktører om, hvordan I løbende følger op på projektet og håndterer mulige risici, er der større risiko for, at projektet løber af sporet ved uforudsete hændelser. Erfaringerne viser, at det er særligt vigtigt at følge op i de tidlige, sårbare faser af projektgennemførelsen og ved afslutningen (mulighed for nye rotationer eller fast ansættelse af vikarer). Ved uforudset frafald af vikarer skal du være klar til at handle hurtigt og finde nye vikarer, hvis det er muligt i det konkrete projekt. Der er mange forskellige modeller for opfølgning på jobrotationsprojekter afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet. Det væsentlige er, at opfølgningen er skriftlig, og at den er tilpasset det enkelte projekt og de aktører, der er involveret. I afsnittet om organisering af jobrotationsprojekter kan du læse mere om, hvordan man kan organisere jobrotationsprojekter, eksempelvis ved at lave en styregruppe. Du kan også læse mere om tids-, aktivitetsog projektplaner, som kan være en måde at sikre tæt opfølgning på projektet. Gode råd om gennemførelse af jobrotationsprojektet: Følg tæt op på gennemførelsen af projektet. Opfølgningen bør bl.a. omfatte: Opfølgning på tidsplan og milepæle. Håndtering af eventuelt frafald blandt deltagere. Informationsudveksling og samarbejde blandt parterne. Udpeg kontaktpersoner hos de involverede interessenter og udveksl kontaktoplysninger. Sørg for, at opfølgningen er skriftlig, så der altid er mulighed for at dokumentere hændelsesforløb og aftaler. Det kan eksempelvis være i form af referater af styregruppemøder. Hav særlig fokus på opfølgning på vikarerne. Det kan være med til at forebygge frafald og sikre, at eventuelt frafaldne vikarer hurtigt erstattes af nye. 28 håndbog i jobrotation

29 Fase 6: Evaluering af jobrotation Hvad kan en evaluering indeholde? En opgørelse af, hvor mange ansatte der har gennemført deres opkvalificering En opgørelse af, hvor mange vikarer som er kommet i job i virksomheden eller i andre virksomheder En evaluering af processen omkring jobrotationsprojektet er processen forløbet som beskrevet i projektbeskrivelsen/ tidsplanen? Og hvordan er afvigelser og udfordringer håndteret undervejs? En evaluering af, hvordan de ansatte oplever udbyttet af deres opkvalificering har deres jobsituation ændret sig? En evaluering af, hvordan vikarerne har oplevet udbyttet af forløbet er de kommet tættere på det ordinære arbejdsmarked? En evaluering af, hvordan virksomheden har oplevet udbyttet af forløbet Når et projekt er afsluttet, skal du sammen med de øvrige aktører i projektet sikre, at der sker en fælles opsamling på projektet via udarbejdelse af en evaluering. Erfaringer fra jobrotationsprojekter viser, at evalueringen ofte er en uformel, mundtlig drøftelse ved et afsluttende møde i styregruppen. Typisk sættes der især fokus på, hvor mange vikarer, som er kommet i job. Mange uddannelsesinstitutioner evaluerer også på deltagernes tilfredshed med deres uddannelsesforløb. Det kan være en god idé at arbejde mere systematisk med evalueringer. På den måde kan der opsamles ny viden om jobrotation, som du og de andre aktører kan anvende til at styrke fremtidige projekter. Et positivt resultat af en evaluering kan med fordel formidles til andre virksomheder for at synliggøre gevinster ved jobrotation. Der er bred enighed om, at evalueringen skal tilpasses det konkrete projekt. I nogle tilfælde - eksempelvis ved enkeltrotation - kan en evaluering være ganske kort. Ved større projekter med mange deltagere og mange samarbejdsparter kan det være en fordel at lave en større evaluering med eksempelvis effekt- og tilfredshedsmålinger. Her er det en stor fordel, hvis der er opstillet mål og succeskriterier for jobrotationsprojektet. Gode råd til evaluering af jobrotationsprojektet: Sørg for at lave skriftlige evalueringer, uanset omfanget og formen af evalueringen. Ellers er der risiko for, at læringen af projektet bliver personafhængig og ikke spredes ud. Det er vigtigt at evaluere virksomhedens udbytte af jobrotation i forhold til det fortsatte salg af jobrotation. Er virksomheden tilfreds, kan I foreslå, at der udarbejdes en case om projektet, som kan indgå i informationsmateriale. Evalueringen af effekten for vikarerne, det vil sige, hvor mange der er kommet i ordinært job i virksomheden eller en anden virksomhed er vigtigt i forhold til salg af jobrotation til kommunens politiske/ strategiske niveau og hermed for prioriteringen af redskabet. I kan opfordre virksomheden til at være ambassadør for jobrotation over for andre virksomheder. Nogle respondenter fra virksomhederne anvendes i vid udstrækning til at holde oplæg om deres gode erfaringer med jobrotation. håndbog i jobrotation 29

30 Organisering af arbejdet med jobrotation En jobrotations succes afhænger blandt andet af, om man får organiseret projektet rigtigt. Du og de øvrige aktører i projektet skal tage stilling til, om der er behov for en formel organisering i form af en styregruppe, eller om en anden mere uformel organisering er tilstrækkelig. Er der tale om en enkeltrotation eller helt små projekter, kan det være tilstrækkeligt at udpege en tovholder (koordinator) for projektet. Ofte vil det være oplagt, at du påtager dig denne rolle. Ved større jobrotationsprojekter viser erfaringerne, at det er en god idé at nedsætte en styregruppe hurtigst muligt. Deltagerne i styregruppen vil typisk være virksomheden, en uddannelsesinstitution, en tillidsrepræsentant og repræsentant fra den faglige organisation og dig selv. Styregruppen skal sikre, at de forskellige aktiviteter i forberedelsesfasen planlægges og koordineres. Det kan eksempelvis være at afdække behovet for kompetenceudvikling til de ansatte, at rekruttere og opkvalificere vikarer, at fordele administrative opgaver med videre. Styregruppen kan også løse uforudsete problemer i projektets driftsfase og sikre, at der gennemføres en evaluering, når projektet afsluttes. Styregruppen udarbejder tidligt i forløbet en projektbeskrivelse af jobrotationen. Dannelse af en styregruppe Jobcentret vil ofte have et vidtforgrenet netværk til VEU-centre, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer. Dermed har du også en viden om, hvilke repræsentanter det vil være mest relevant at inddrage i et konkret jobrotationsprojekt. Du kan derfor med fordel gå i dialog med virksomheden om, hvordan I bedst sammensætter en styregruppe for det konkrete jobrotationsprojekt. Styregruppen skal sammensættes, så den har den nødvendige beslutningskompetence (mandat) for at sikre handlekraft. Gode råd om styregrupper: Hvad bør et kommissorium for styregruppen indeholde? Kort beskrivelse af projektet Navne og kontaktoplysninger på medlemmerne Mødeproces (dagsorden, referater, mv.) Styregruppens opgaver og ansvar Beskrivelse af informationsudveksling mellem medlemmerne Tag initiativ til at udarbejde et (kort) kommissorium for styregruppen. Det er vigtig med et klart mandat til styregruppen og en klar ansvarsog opgavefordeling mellem medlemmerne i styregruppen. Tag initiativ til at udpege en formand og en sekretær for styregruppen. Tag initiativ til at aftale en mødeplan for styregruppen. Især ved nyopstartede projekter bør der aftales hyppige møder det gælder især i forberedelses- og opstartsfasen. Tag initiativ til at aftale, hvem der sørger for at indkalde til møder og udarbejde mødereferater med videre. Referaterne er vigtige, da de dokumenterer alle beslutninger og aftaler truffet på møderne. Styregruppen bør aftale, hvilke informationer medlemmerne skal udveksle før og efter rotationen begynder. Eksempelvis er det vigtigt, at frafald fra introduktionsforløb og i rotationen meddeles hurtigt til jobcentret og den faglige organisation. 30 håndbog i jobrotation

31 Projektbeskrivelsens indhold Især ved mindre, ukomplicerede jobrotationer kan en tidsog aktivitetsplan suppleret med de relevante blanketter være tilstrækkelig til at styre et jobrotationsprojekt. Ved jobrotationer af en vis størrelse og kompleksitet vil det dog være en god idé at udarbejde en egentlig projektbeskrivelse. Det gælder også, hvis aktørerne ikke har erfaring med jobrotation eller med samarbejde om jobrotation. En god projektbeskrivelse kan spare deltagerne for problemer senere i forløbet, da alle får den samme viden om aftaler, indhold og opgaver i jobrotationsprojektet. Projektbeskrivelsen kan med andre ord bruges som en manual for projektet, da beskrivelsen indeholder en tidsplan med milepæle, aktiviteter med videre. Indholdet i en tids- og aktivitetsplan: Overblik over faser i jobrotationen Overblik over opgaver og aktiviteter i de enkelte faser Overblik over, hvornår de enkelte opgaver og aktiviteter skal igangsættes og være afsluttet Overblik over, hvem der har ansvaret for at løse de enkelte opgaver I bilag 5 kan du se et eksempel på en projektplan Gode råd om udarbejdelse af projektbeskrivelser: Tag initiativ til, at styregruppen udarbejder en kortfattet og handlingsorienteret projektplan. Pas på, at planen ikke bliver for stor og kompliceret. Tag initiativ til, at projektbeskrivelsen anvendes som et dynamisk dokument, der løbende drøftes og justeres, hvis der opstår behov for det undervejes i projektet. Aftal tidligt i forløbet, hvem der har ansvar for at justere projektplanen. Hvad indeholder en projektbeskrivelse? En projektbeskrivelse skal altid indeholde en tids- og aktivitetsplan. Derudover kan den indeholde en beskrivelse af: Formål med jobrotationsprojektet Mål og succeskriterier, eksempelvis: Hvor mange ansatte skal gennemføre efteruddannelse Hvor mange vikarer der får ordinær ansættelse efter jobrotationen Antal ansatte, der skal efteruddannes og hvilken uddannelse Antal vikarer, som ønskes rekrutteret samt profiler Model for jobrotationen Organisering af projektet Evaluering af projektet I bilag 6 finder du et eksempel på en projektbeskrivelse håndbog i jobrotation 31

32 De administrative opgaver i forbindelse med jobrotation Mange virksomheder er bekymrede over de administrative opgaver, som følger med et jobrotationsprojekt. Årsagen er ofte tidligere erfaringer med jobrotation. Indtil 2007 var det administrativt tungt at gennemføre jobrotation, men indførelsen af jobrotationsydelse har betydet en simplere sagsgang, når denne model anvendes. De øvrige modeller er fortsat forbundet med en del administration, som blandt andet består i at udfylde blanketter og skemaer. De administrative opgaver kan med fordel løses i fællesskab mellem jobcentret, uddannelsesinstitutionen og virksomheden. Det kan være afgørende for virksomhedernes interesse og motivation for jobrotation, at jobcentret og VEU-centre/uddannelsesinstitutionerne er villige til at påtage sig en række af de administrative opgaver ved opstart af projektet. Det er derfor vigtigt, at du sammen med din leder på forhånd har besluttet, hvilken administrativ service du kan tilbyde virksomheden. Og at du har drøftet med den relevante uddannelsesinstitution, hvad de kan tilbyde til virksomheden. Opgaver i forhold til de ansatte De administrative opgaver i forhold til at efteruddanne virksomhedens ansatte består i at få dem tilmeldt den valgte uddannelse. Desuden skal der udfyldes skemaer og blanketter til brug for ansøgning om økonomisk støtte til uddannelsen. De nødvendige skemaer og blanketter afhænger af den valgte finansieringsmodel, men vil typisk være følgende: Anmodning om jobrotationsydelse (findes på Der skal udfyldes en blanket pr. projekt uanset antallet af deltagere. Dog skal der udfyldes et ekstra skema, hvis de ansatte har en kort eller mellemlang uddannelse (KVU/MVU) Ansøgning om VEU-godtgørelse (findes på fra 1. juli 2011 på Der skal udfyldes én ansøgning pr. ansat deltager i projektet. Ansøgning om Statens Voksenuddannelsesstøtte (findes på www. svu.dk) Der skal udfyldes én ansøgning pr. ansat deltager i projektet Ansøgning om voksenlærlingetilskud (findes på Der skal udfyldes en ansøgningsblanket pr. deltager. Der skal desuden udarbejdes en uddannelsesaftale pr. deltager som bilag til ansøgningen Gode råd om fordeling af administrative opgaver i forbindelse med de ansatte: Overordnet set bør VEU-center/uddannelsesinstitution og virksomheden samarbejde om de administrative opgaver i forhold til de ansatte. Det gælder omkring tilmelding til den valgte uddannelse, ansøgning om tilskud til de ansatte med videre. Jobrotationsydelse administreres af jobcentret, som behandler og godkender ansøgninger. Den særlige ordning for KVU/MVU sagsbe- 32 håndbog i jobrotation

33 handles af Arbejdsmarkedsstyrelsen dog skal jobcentret lokalt vejlede om ordningen og udfylde ansøgningsskemaet til styrelsen. Voksenlærlingetilskud sagsbehandles ligeledes af jobcentret, som også skal vejlede om ordningens regler. Det er dog uddannelsesinstitutionen, der i samarbejde med virksomheden skal udarbejde uddannelsesaftalen. Opgaver i forhold til ledige (vikarer) De administrative opgaver i forhold til de ledige vikarer afhænger af, om den ledige ansættes med jobrotationsydelse eller i løntilskud: Jobrotationsydelse Der er ingen administrative procedurer specielt forbundet med de ledige vikarer. De indgår i det samme ansøgningsskema som de ansatte (jf. ovenfor). Løntilskud (og praktik) Der skal udarbejdes jobplaner for de ledige vikarer på løntilskudsansættelsen. Det samme gælder, hvis eksempelvis en ledig kontanthjælpsmodtager er i praktik under en del af ansættelsesforløbet. I løntilskuds-/praktikperioden vil I på jobcenteret fortsat skulle gennemføre jobsamtaler med vikarerne efter de gældende regler. Virksomhederne skal som ved alle andre praktikforløb og løntilskudsansættelser løse en række administrative opgaver som eksempelvis godkendelse af løntilskuddet/ praktikken, ansøgning om udbetaling af løntilskud med videre. Hvis den ledige vikar skal have et introduktionsforløb forud for ansættelsen i virksomheden, skal der udarbejdes en selvstændig jobplan uanset hvilken model man vælger. Desuden skal introduktionsforløbet planlægges med visitation til kurser, praktikforløb i virksomheden med videre. I selve forberedelsen af jobrotationsprojektet vil der være en række administrative opgaver i forbindelse med at rekruttere erstatningsarbejdskraften. Der skal laves kompetencebeskrivelser, udarbejdes jobannoncer/infopjecer, afholdes jobsamtaler med videre. Som nævnt kan du med fordel være opmærksom på, at servicen fra jobcentrets side vil have betydning for, om virksomheden vil indgå i jobrotation. Jobcentret må dog afveje dette i forhold til, hvilke administrative opgaver man kan og vil løfte ud fra et ressourcemæssigt hensyn. Samtidig er det på nogle områder påkrævet, at virksomheden selv påtager sig opgaven, fordi virksomheden har den nødvendige viden. Gode råd om fordeling af administrative opgaver for de ledige: Jobcentret har alle administrative opgaver i forbindelse med kontaktforløb og aktivering af de ledige (herunder udarbejdelse af jobplaner). Du kan tilbyde at hjælpe virksomheden med at udfylde de nødvendige blanketter til brug for godkendelse af løntilskudspladsen, ansøgning om udbetaling af tilskuddet med videre. Du kan inddrage uddannelsesinstitutioner/veu-centre i planlægning af introduktionsforløb. Du kan med fordel være den primære trækkraft på de administrative opgaver i forhold til rekrutteringsprocessen, men det er vigtigt, at virksomheden inddrages tæt. håndbog i jobrotation 33

34 Bilag 1a: Skema over støttemuligheder til efteruddannelse af ufaglærte Finansieringsmodeller Arbejdsgiver sender en ansat på voksenuddannelse (VEU eller SVU berettiget), eller ansætter i voksenlærlingeordning. Arbejdsgiveren udbetaler løn til ansat og modtager VEU/SVU godtgørelsen eller voksenlærlingetilskud. Der ansættes en ledig med løntilskud som vikar. Arbejdsgiver sender en ansat i uddannelse med løn i uddannelsesperioden. Arbejdsgiveren har ret til jobrotationsydelse, hvis der ansættes en ledig som vikar Hvilken støtte kan modtages? VEU Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Arbejdsmarkedsuddannelser, enkeltfag fra erhvervsuddannelserne og andre uddannelsesaktiviteter, herunder GVU, EUD og IKV. Særlige opmærksomhedspunkter SVU Folkeskole og gymnasieuddannelse. Forberedende voksenundervising (FVU), ordblindeundervisning og specialundervisning for voksne, almen voksenuddannelse (avu). Støtte gives til videregående uddannelse, hvis ansøger opfylder optagelseskrav. For regler herom, se Bilag 1c. Den ansatte skal være 25 år for at få SVU til folkeskole eller gymnasial uddannelse. Dog 20 år, hvis uddannelsen er FVU, ordblindeundervisning eller specialundervisning for voksne. Skal have været beskæftiget 26 uger før ansøgning. Voksenlærlingeordning Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft. Gives kun til voksne der er fyldt 25 år. Uddannelsen skal være på beskæftigelsesregionens positivliste. Jobrotationsydelse Arbejdsgiveren afgør, hvilke offentlige eller privat udbudte uddannelser, der kan indgå i en jobrotation, og betaler udgiften hertil. Kan ikke kombineres med VEU og SVU. Kan ikke kombineres med løntilskud til vikaren. 34 hjælpeværktøjer

35 Økonomi Administration Bemærkninger VEU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Ansøgningsskema udleveres som udgangspunkt fra uddannelsesstedet. Se eksempel på skema på Fra 1. juli 2011 skal ansøgning om VEU-godtgørelse ske digitalt på www. efteruddannelse.dk En ansøgningsblanket pr. deltager. SVU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Ansøgningsskem hentes fra Skemaet skal afleveres til VUC eller en a-kasse. Eventuel deltagerbetaling til folkeskole og gymnasial udannelse kan dækkes via SVU. SVU gives maksimalt i 40 uger ved heltidsuddannelse. Til FVU dog højst i 18 uger. Én ansøgningsblanket pr. deltager. Tilskuddet udgør 30 kr. pr. time og gives i 2 år af uddannelsesaftaleperioden. Blanket AB 501 udfyldes og sendes til jobcentret i den kommune, hvor lærlingens praktiksted ligger. Blanketten kan findes på under blanketter. Én ansøgningsblanket pr. deltager. Der skal udarbejdes en uddannelsesaftale pr. deltager som bilag til ansøgningen. Jobrotationsydelsen udgør 165,56 kr. pr. time. Ansøgningsskema AF93, som findes på under blanketter. Der skal udfyldes én blanket pr. projekt uanset antallet af deltagere. hjælpeværktøjer 35

36 Bilag 1b: Skema over støttemuligheder til efteruddannelse af faglærte Finansieringsmodeller Arbejdsgiver sender en ansat på voksenuddannelse (VEU eller SVU berettiget), eller ansætter i voksenlærlingeordning. Arbejdsgiveren udbetaler løn til ansat og modtager VEU/SVU godtgørelsen eller voksenlærlingetilskud. Der ansættes en ledig med løntilskud som vikar Arbejdsgiver sender en ansat i uddannelse med løn i uddannelsesperioden. Arbejdsgiveren har ret til jobrotationsydelse, hvis der ansættes en ledig som vikar Hvilken støtte kan modtages? VEU Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Arbejdsmarkedsuddannelser, enkeltfag fra erhvervsuddannelserne og andre uddannelsesaktiviteter, herunder GVU, EUD og IKV. Særlige opmærksomhedspunkter SVU se opmærksomhedspunkter Voksenlærlingeordning se opmærksomhedspunkter FVU, Ordblindeundervisning og specialundervisning for voksne. Dog: støtte gives til folkeskole og gymnasial uddannelse, hvis uddannelsen er forældet (ikke brugt i 5 år). Støtte gives til videregående uddannelse, hvis ansøger opfylder optagelseskrav. For regler herom, se Bilag 1c. Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft. Ansat skal være 25 år, dog kun 20 år ved FVU mv. Hvis Folkeskole og gymnasialuddannelse, må den faglærte uddannelse ikke have været anvendt de seneste 5 år. Såfremt personen opfylder optagelseskrav til videregående uddannelser, kan vedkommende få SVU til gennemførelse heraf. Krav om 26 ugers beskæftigelse forud for ansøgning. Gives kun til voksne, der er fyldt 25 år. Personens faglige uddannelse må ikke have været anvendt de seneste 5 år. Voksenlærlingeuddannelsen skal være på beskæftigelsesregionens positivliste. Jobrotationsydelse Arbejdsgiveren afgør, hvilke offentlige eller privat udbudte uddannelser der kan indgå i en jobrotation, og betaler udgiften hertil. Kan ikke kombineres med VEU og SVU. Kan ikke kombineres med løntilskud til vikaren. 36 hjælpeværktøjer

37 Økonomi Administration Bemærkninger VEU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Ansøgningsskema udleveres som udgangspunkt fra uddannelsesstedet. Se eksempel på skema på Fra 1. juli 2011 skal ansøgning om VEU-godtgørelse ske digitalt på www. efteruddannelse.dk. Én ansøgningsblanket pr. deltager SVU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Én ansøgning per. ansat. Ansøgningsskema hentes fra Skemaet skal afleveres til VUC eller a-kasse, hvis det er en videregående uddannelse Eventuel deltagerbetaling til folkeskole og gymnasial uddannelse kan dækkes via SVU. SVU gives til FVU i højst 18 uger. SVU gives maksimalt i 40 uger ved heltidsuddannelse på folkeskole og gymnasialt niveau. Èn ansøgningsblanket pr. deltager. Tilskuddet udgør 30 kr. pr. time og gives i 2 år af uddannelsesaftaleperioden. Blanket AB 501 udfyldes og sendes til jobcentret i den kommune, hvor lærlingens praktiksted ligger. Blanket findes på under blanketter. Én ansøgningsblanket pr. deltager. Der skal udarbejdes en uddannelsesaftale pr. deltager som bilag til ansøgningen. Jobrotationsydelsen udgør 165,56 kr. pr. time. Ansøgningsskema AF93, som findes på under blanketter. Der skal udfyldes én blanket pr. projekt uanset antallet af deltagere. hjælpeværktøjer 37

38 Bilag 1c: Skema over støttemuligheder til efteruddannelse af personer med KVU/MVU Finansieringsmodeller Arbejdsgiver sender en ansat på voksenuddannelse (VEU eller SVU berettiget), eller ansætter i voksenlærlingeordning. Arbejdsgiveren udbetaler løn til ansat og modtager VEU/SVU godtgørelsen eller voksenlærlingetilskud. Der ansættes en ledig med løntilskud som vikar Arbejdsgiver sender en ansat i uddannelse med løn i uddannelsesperioden. Arbejdsgiveren har ret til jobrotationsydelse, hvis der ansættes en ledig som vikar Hvilken støtte kan modtages? VEU se opmærksomhedspunkter Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Arbejdsmarkedsuddannelser, enkeltfag fra erhvervsuddannelserne og andre uddannelsesaktiviteter, herunder GVU, EUD og IKV. Særlige opmærksomhedspunkter Uddannelsen må ikke have været anvendt de seneste 5 år. Til trods for uddannelsen ikke har været anvendt i 5 år +, foretages der konkret vurdering af, om uddannelsesniveau er forældet ved ansøgning om tilskud. SVU se opmærksomhedspunkter Videregående voksenuddannelser på heltid, der ikke berettiger til SU: Åben uddannelse, Universitetsuddannelser og fagspecifikke kurser. Den ansatte skal inden for de sidste fem år have været beskæftiget svarende til mindst tre år på fuld tid (hvis fuldtidsbeskæftiget), og svarende til mindst to år på fuld tid hvis deltidsbeskæftiget. Ansat skal være fyldt 25 år Voksenlærlingeordning se opmærksomhedspunkter Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft. Gives kun til voksne, der er fyldt 25 år. Personens faglige uddannelse må ikke have været anvendt de seneste 5 år. Voksenlærlingeuddannelsen skal være på beskæftigelsesregionens positivliste. Jobrotationsydelse Arbejdsgiveren afgør, hvilke offentlige eller privat udbudte uddannelser der kan indgå i en jobrotation, og betaler udgiften hertil. Kan kun bevilges inden for en given økonomisk ramme, der administreres af AMS og fordeles efter først til mølle princippet - medmindre uddannelsen ikke har været anvendt de seneste 5 år. Kan ikke kombineres med VEU og SVU. Kan ikke kombineres med løntilskud til vikaren. 38 hjælpeværktøjer

39 Økonomi Administration Bemærkninger VEU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Ansøgningsskema udleveres som udgangspunkt fra uddannelsesstedet. Se eksempel på skema på Fra 1. juli 2011 skal ansøgning om VEUgodtgørelse ske digitalt på Til uddannelser på AMU skal der betales fuld deltagerbetaling på ml og kr. om ugen, uanset at uddannelsen er forældet og ansat kan få VEU-godtgørelse. Én ansøgningsblanket pr. deltager. SVU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ansøgningsskema hentes fra Skemaet skal afleveres til a-kassen eller Kbh/Aarhus universitet. Ét skema pr. deltager. SVU gives i maksimalt 52 uger til heltidsuddannelse. Tilskuddet udgør 30 kr. pr. time og gives i 2 år af uddannelsesaftaleperioden. Blanket AB 501 udfyldes og sendes til jobcentret i den kommune, hvor lærlingens praktiksted ligger. Blanket findes på under blanketter. Én ansøgningsblanket pr. deltager. Der skal udarbejdes en uddannelsesaftale pr. deltager som bilag til ansøgningen. Jobrotationsydelsen udgør 165,56 kr. pr. time. Ansøgningsskema AF93, som findes på under blanketter. Der skal udfyldes en blanket pr. projekt uanset antallet af deltagere og et yderligere skema, når de ansatte har en kort eller mellemlang uddannelse (KVU/MVU). hjælpeværktøjer 39

40 Bilag 1d: Skema over støttemuligheder til efteruddannelse af personer med LVU Finansieringsmodeller Arbejdsgiver sender en ansat på voksenuddannelse (VEU eller SVU berettiget), eller ansætter i voksenlærlingeordning. Arbejdsgiveren udbetaler løn til ansat og modtager VEU/SVU godtgørelsen eller voksenlærlingetilskud. Der ansættes en ledig med løntilskud som vikar Arbejdsgiver sender en ansat i uddannelse med løn i uddannelsesperioden. Arbejdsgiveren har ret til jobrotationsydelse, hvis der ansættes en ledig som vikar Hvilken støtte kan modtages? VEU se opmærksomhedspunkter Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Arbejdsmarkedsuddannelser, enkeltfag fra erhvervsuddannelserne og andre uddannelsesaktiviteter, herunder GVU, EUD og IKV. Særlige opmærksomhedspunkter Uddannelsen må ikke have været anvendt de seneste 5 år. Til trods for uddannelsen ikke har været anvendt i 5 år +, foretages der konkret vurdering af, om uddannelsesniveau er forældet ved ansøgning om tilskud. SVU Videregående voksenuddannelser på heltid, der ikke berettiger til SU: Åben uddannelse, Universitetsuddannelser og fagspecifikke kurser. Den ansatte skal inden for de sidste fem år have været beskæftiget svarende til mindst tre år på fuld tid (hvis fuldtidsbeskæftiget) -og svarende til mindst to år på fuld tid hvis deltidsbeskæftiget. Ansat skal være fyldt 25 år. Voksenlærlingeordning se opmærksomhedspunkter Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft. Gives kun til voksne, der er fyldt 25 år. Personens faglige uddannelse må ikke have været anvendt de seneste 5 år. Voksenlærlingeuddannelsen skal være på beskæftigelsesregionens positivliste. Jobrotationsydelse se opmærksomhedspunkter Arbejdsgiveren afgør, hvilke offentlige eller privat udbudte uddannelser der kan indgå i en jobrotation, og betaler udgiften hertil. Kræver at uddannelsen ikke har været anvendt de seneste 5 år. Kan ikke kombineres med VEU og SVU. Kan ikke kombineres med løntilskud til vikaren. 40 hjælpeværktøjer

41 Økonomi Administration Bemærkninger VEU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ved deltidsuddannelse nedsættes støtten forholdsmæssigt. Ansøgningsskema udleveres som udgangspunkt fra uddannelsesstedet. Se eksempel på skema på Fra 1. juli 2011 skal ansøgning om VEUgodtgørelse ske digitalt på Til uddannelser på AMU skal der betales fuld deltagerbetaling på mellem og kr. om ugen, uanset at uddannelsen er forældet og ansat kan få VEU-godtgørelse. Ét skema pr. deltager. SVU godtgørelsen udgør kr. pr. uge, svarende til 80 % af højeste dagpengesats. Ansøgningsskema hentes fra Skemaet skal afleveres til a-kassen eller Kbh/Aarhus universitet. Ét skema pr. ansat. SVU gives i maksimalt 52 uger til heltidsuddannelse. Der gives kun SVU til videregående uddannelser tilrettelagt på heltid. Tilskuddet udgør 30 kr. pr. time og gives i 2 år af uddannelsesaftaleperioden. Blanket AB 501 udfyldes og sendes til jobcentret i den kommune, hvor lærlingens praktiksted ligger. Blanket findes på under blanketter. Én ansøgningsblanket pr. deltager. Der skal udarbejdes en uddannelsesaftale pr. deltager som bilag til ansøgningen. Jobrotationsydelsen udgør 165,56 kr. pr. time. Ansøgningsskema AF93, som findes på under blanketter. Der skal udfyldes en blanket pr. projekt uanset antallet af deltagere. hjælpeværktøjer 41

42 Bilag 2: Oversigt over gevinster ved jobrotation for de involverede parter Oversigten giver gode argumenter for jobrotation, som jobcentret kan anvende i dialogen med virksomheder og ledige. Samtidig kan gevinsterne anvendes i indstillinger til politikere og beslutningstagere om en øget satsning på jobrotation i beskæftigelsesindsatsen. Gevinster for virksomhederne Virksomhederne får en målrettet og tilpasset opkvalificering af medarbejderne Virksomhederne får opkvalificeret medarbejderne uden stor nedgang i produktionen Virksomhederne reducerer udgifterne til /omkostninger ved efteruddannelse Virksomhederne styrker deres rekrutteringsgrundlag (erstatningsarbejdskraften) Virksomhederne får en målrettet service fra jobcenter og uddannelsesinstitutioner Gevinster for de ansatte De ansatte efteruddannes og opnår nye kompetencer De ansatte øger muligheden for at fastholde deres job De ansatte øger deres markedsværdi i virksomheden og i ft. andre virksomheder De ansatte opnår ofte øget arbejdsglæde og selvtillid Gevinster for de ledige der er erstatningsarbejdskraft i jobrotationsprojektet De ledige opnår nye kompetencer via opkvalificering og/eller job i virksomheden De ledige får ofte ordinær ansættelse i forlængelse af jobrotationsprojektet De ledige øger deres markedsværdi gennem opkvalificering og erhvervserfaring De ledige får udvidet deres netværk og dermed styrket deres jobsøgning Gevinster for uddannelsesinstitutionerne Uddannelsesinstitutionerne tjener penge på at sælge opkvalificering/kurser Uddannelsesinstitutionerne styrker deres profil overfor virksomhederne Uddannelsesinstitutionerne kan udvikle deres tilbud og produkter Uddannelsesinstitutionerne etablerer netværk til faglige organisationer, jobcenter m.fl. Gevinster for kommunen / jobcentret Kommunen understøtter et generelt kompetenceløft af arbejdsstyrken Kommunen får flere ledige i job - effekten af jobrotation er relativ stor Kommunen sikrer målrettet opkvalificering af ledige relativt billigt Kommunen får goodwill blandt virksomheder og åbner døren til andet samarbejde Kommunen styrker netværket til uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer 42 hjælpeværktøjer

43 Bilag 3: Beregningseksempler på virksomhedens støttemuligheder og udgifter Beregningseksempler på jobrotationsprojekters økonomiske konsekvenser for de medvirkende virksomheder Eksempel 1 Tre specialarbejdere deltager i 12 ugers fagligt kursus på en teknisk skole. Mens de uddanner sig, erstattes de i produktionen af tre vikarer. Udgifter: Løn til vikarer (3 vikarer x 12 uger x 125 kr /time x 37 timer) kr ATP feriepenge med videre (15 pct.) kr Samlede udgifter kr Indtægter: Jobrotationsydelse (3 ansatte x 12 uger x 165,56 kr /time x 37 timer) kr Restbeløb* kr Eksempel 2 En rengøringsvirksomhed opkvalificerer 11 ufaglærte til serviceassistenter via GVU. Uddannelsen begynder med et grundforløb på 20 uger. Der ansættes 4 vikarer i privat løntilskud i den maksimale periode for løntilskud (52 uger). De beskæftigede kører grundforløbene i tre hold med forskudt start. Udgifter: Løn til vikarer (4 vikarer x 52 uger x 124 kr. /time x 37 timer) kr ATP feriepenge med videre (15 pct.) kr Samlede udgifter kr Indtægter: Løntilskud (4 vikarer x 52 uger x 68,55 kr./time x 37 timer) kr VEU-godtgørelse til ansatte (11 ansatte X 20 uger X kr/uge) kr Samlede indtægter kr Restbeløb* kr Eksempel 3 En kommune opkvalificerer 2 pædagogmedhjælpere til pædagogisk assistent via GVU. Der ansættes 2 vikarer i 52 uger. Udgifter: Løn til vikarer (2 vikarer x 52 uger x 125 kr. /time x 37 timer) kr ATP feriepenge med videre (15 pct.) kr Samlede udgifter kr Indtægter: Jobrotationsydelse (2 ansatte x 52 uger x 165,56 kr./time x 37 timer) kr Restbeløb* kr *Restbeløb Restbeløbet skal udgøre hel eller delvis dækning af øvrige udgifter for virksomheden forbundet med projektet, herunder: Deltagerbetaling for de ansattes uddannelse, pension, arbejdstøj og udstyr, produktionstab mv. hjælpeværktøjer 43

44 Bilag 4: Diagrammer over forskellige faser i rekruttering af vikarer til jobrotation Fig. 1: Målrettet tilgang til rekruttering af ledige En målrettet tilgang til rekruttering af ledige, vil som oftest være relevant i de mindre jobrotationsprojekter, hvor der skal rekrutteres få vikarer. Her har jobcentret god mulighed for at anvende kendskabet til både virksomheden og de ledige i jobcentret til at sikre et godt match. Nedenstående gennemgang af rekrutteringsprocessen er udarbejdet på baggrund af behov i virksomheden på få vikarer, dvs. et lille jobrotationsprojekt Udarbejdelse af jobopslag på vikarer Udvælgelse af ledige til jobsamtale Gennemførelse af jobsamtaler Besked til valgte og fravalgte ledige Jobcentret vil på baggrund af kendskabet til virksomheden og efter en kort drøftelse om kompetencekrav til vikarerne udarbejde et jobopslag Jobcentret vil i samarbejde med de faglige organisationer udvælge et antal relevante ledige til jobsamtale Jobsamtaler gennemføres af virksomheden, men jobcentret har ansvar for at indkalde og organisere samtalerne Virksomheden kontakter de ledige, som har fået stillingerne, mens jobcentret kontakter de ledige, som får afslag. Fig. 2: Bred tilgang til rekruttering af ledige En bred tilgang til rekruttering af ledige, vil som oftest være relevant i de større jobrotationsprojekter, hvor der skal rekrutteres mange vikarer, og hvor det derfor er nødvendigt at få fastlagt en meget klar rolle- og ansvarsfordeling mellem jobcenter, virksomhed, faglige organisationer og uddannelsesinstitutionen. Nedenstående gennemgang af rekrutteringsproces er udarbejdet på baggrund af rekrutteringsbehov på flere hundrede vikarer, hvilket er et stort jobrotationsprojekt Udarbejdelse af jobopslag på vikarer Som forberedelse til udarbejdelse af jobopslaget, kan jobcentret, virksomhed og uddannelsesinstitution med fordel drøfte krav til vikarernes kompetencer, herunder: Virksomhedens forventninger og ønsker til vikarer Hvilke vikarer jobcentret kan tilbyde virksomheden. Hvordan evt. opkvalificeringsforløb på uddannelsesinstitution vil kunne tilrettelægges Invitation af ledige til informationsmøde Som led i fastlæggelsen af, hvordan flest mulige interesserede ledige møder op til informationsmøde om projektet, kan overvejes forskellige midler: Behov for udarbejdelse af reklamemateriale i form af pjece, plakater mv. Uddeling af invitationer på jobcentret, i a-kassen og hos anden aktør. Søgning i virksomheds jobsøgningsdatabase og efterfølgende udsendelse af invitation 44 hjælpeværktøjer

45 Afholdelse af informationsmøde Udvælgelse af ledige til jobsamtale Gennemførelse af jobsamtaler Besked til valgte og fravalgte ledige Rolle og ansvarsfordelingen mellem jobcentret, virksomheden og uddannelsesinstitution samt faglige organisationer afklares inden afholdelse af informationsmøde. Det aftales i forlængelse heraf, hvem der udarbejder et kvalifikationsskema, som de interesserede ledige udfylder og afleverer efter mødet. I planlægningen af hvordan ledige udvælges til jobsamtaler, bør fordelingen mellem virksomhed og jobcenter overvejes: Hvem screener ansøgningerne før de sendes til virksomheden? Udvælger jobcentret ledige til samtale, eller udvælger virksomheden? Foretages jobsamtalen på virksomheden eller i jobcentret Hvor mange skal indkaldes til samtale? Det afklares, hvordan jobsamtalerne kan gennemføres, dvs: Hvor skal de afholdes? Hvem deltager jobcenter, virksomhed mv? Hvor mange deltager? Skal nogle af samtalerne tages af jobcentret alene og andre af virksomheden? Afrapportering efter samtale skal der udfyldes et lille skema ift. overblik over afholdte samtaler? Proceduren omkring besked til de ledige, som tilbydes stillingerne og dem, der får afslag, skal fastlægges. Der skal i forlængelse heraf afklares hvad jobcentret og virksomheden har ansvaret for. hjælpeværktøjer 45

46 Bilag 5: Eksempel på udfyldt projektplan Du kan finde en tom skabelon til projektplan i internetversionen af Håndbog i jobrotation. Projektplan Opdigtet eksempel fra privat virksomhed i X-købing Kommune Milepæle Opstartsmøde Aktiviteter Udsende dagsorden til opstartsmøde den 8. august Tidspunkt/periode 1. august møde i styregruppen Afdækning af virksomhedens behov for efteruddannelse Udsende dagsorden til møde den 22. august med forventede forberedelses aktiviteter. Møder i underudvalg til styregruppen 15. august 23. august september Afdækning af virksomhedens behov for vikarer Møder i underudvalg til styregruppen september 2. møde i styregruppen Udsende dagsorden til møde den 26. september 19. september Den første kontakt til ledige Informationsmøde med ledige Målrettet udsøgning af ledige via kontaktforløb og breve til informationsmøde Forberede og gennemføre informationsmøde for ledige den 31. oktober 19. september- 14. oktober 24. oktober- 31. oktober Udvælgelse af ledige til ansættelse som vikarer Forberede og gennemføre jobsamtaler for vikarer november Start på introduktionsforløb 1 uges kursus, 1 uges praktik, 5 ugers kursus, 3 ugers praktik 14. november- 20. januar 2012 Start på rotation 1. hold medarbejdere går på efteruddannelse og afløses af 1. hold vikarer. 23. januar juni 3. Møde i styregruppen Udsende dagsorden til møde den 10. februar februar Evaluering Gennemføre aftalt evaluering 4. Møde i styregruppen Udsende dagsorden til møde 1. august 2012 med resultat af evaluering 23. juli 46 hjælpeværktøjer

47 Medvirkende aktører (navngivne personer) Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Ansvarshavende (navngivne personer) Virksomhedskonsulent jobcenter OBS-punkter Få drøftet afdækning af virksomhedens behov samt modeller for jobrotation Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Få drøftet proces og få udarbejdet projektbeskrivelse eller projektplan Virksomheden, EUC Nord og jobcenter Uddannelseskonsulent fra EUC Nord Resultatet er aftale om uddannelseskøb samt støtteordninger Virksomheden og jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Resultatet er kompetenceprofil for vikar samt aftale om introduktionsforløb Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Drøfte fremgangsmåde for rekruttering af vikarer herunder jobbeskrivelse Jobcenter, faglige organisationer, private aktører, uddannelsesinstitutioner mv. Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Mål: Der skal inviteres xxx ledige til informationsmøde Aftal inden mødet roller og opgaver mellem nøgleaktører Virksomheden Virksomhedskonsulent jobcenter Jobcentret understøtter de praktiske forberedelser Virksomheden, EUC Nord og Jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Der skal være tæt dialog mellem de tre nøgleaktører Virksomheden, EUC Nord og Jobcenter Virksomhedskonsulent Jobcenter Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Virksomhedskonsulent Jobcenter Status på projektet samt evaluering ved afslutning EUC Nord, 3F og jobcenter Virksomhedskonsulent jobcenter Virksomheden EUC Nord, 3F, jobcenter Virksomhedskonsulent Jobcenter Evaluering samt vidensdeling om projektet hjælpeværktøjer 47

48 Bilag 6: Eksempel på projektbeskrivelse (opdigtet) Du kan finde en tom skabelon til projektbeskrivelse i internetversionen af Håndbog i jobrotation Baggrund Projekttitel Der er stigende krav til de kompetencer en chauffør skal have for at kunne varetage jobbet. Jobbet er krævende både fysisk og psykisk, og det nødvendigt, at chaufførerne har kompetencer til at håndtere den krævende kørsel med farligt gods på en sådan måde, at jobbet bliver mindst muligt opslidende. - Både ansatte og arbejdsgiver ønsker opkvalificering af ufaglærte medarbejdere til en erhvervsuddannelse som chauffør. Samtidig ønsker arbejdsgiver kvalificerede vikarer for de ansatte, når de skal uddannes. Arbejdsgiver ønsker endvidere et grundlag for rekruttering af ny arbejdskraft. På den baggrund er et jobrotationsprojekt aftalt. Formål Parter Målbare succeskriterier De beskæftigede Vikarer 25 ansatte chauffører får erhvervsuddannelse som chauffører og erstattes under uddannelse af 12 ledige vikarer, som efterfølgende ansættes ordinært i virksomheden. Virksomhed (Megatrans logistics), Jobcenter X-købing, EUC Midt, og 3F 25 ansatte skal opkvalificeres 12 ledige ansættes i ordinært job efter rotation Organisering og styring Styregruppe EUC Midt Jobcenter X-købing Ole Jensen, Uddannelseschef Tove Vanggaard, Teamleder [email protected] tv@x-købing.dk Megatrans Jonni Fløjgård HR-Manager flojgard@ megatrans.com F Else Nielsen [email protected] Tovholder Tove Vanggaard Mødekadence Aftaler om ansvarsfordeling December 2010-maj 2011: 1. møde om måneden. I udgangspunktet den sidste torsdag i måneden medmindre andet aftales. Juni Oktober 2011: Opfølgningsmøde primo august og afrunding primo oktober. EUC Midt Afdækning af uddannelsesbehov Tilrettelæggelse af uddannelse Opfølgning på uddannelse Tilrettelæggelse af uddannelse i de lediges introforløb Jobcenter X-købing Megatrans 3F Tovholderfunktion Udsøgning af ledige Udvælgelse af ledige Opfølgning på vikarer Administration, blanketter mv. Opkvalificerende introforløb for vikarer Økonomiberegning Løbende udredning af problemer Udvælgelse af ledige Introduktion af ledige til virksomhed Udvælgelse af vikarer til ordinært job efterfølgende Understøtte de ansatte i efteruddannelsen Udsøgning af ledige Introduktion af ledige til virksomhed Tidsplan Milepæle 17 december 2010: Opstartsmøde i styregruppe 1. februar 2011: 6 ugers opkvalificering af vikarer starter 15. marts 2011: AMU kurser for ansatte chauffører starter 25 juli 2011: AMU kurser modul 2 starter, herunder 6 ugers praktikforløb 1. oktober 2011: Svendeprøver. 48 hjælpeværktøjer

49 Tidsplan (fortsat) Udvælgelse af vikarerne Økonomi Evaluering Aftaler om hvem der gør hvad hvornår Antal deltagere Uddannelse af de beskæftigede Uddannelsestidspunkt Indhold Leverandører Antal deltagere Forløbstid Udsøgning Udvælgelse Introforløb Opfølgning Opkvalificering af beskæftigede Ansættelse af vikarer Evalueringsmodel Tidsplan for evaluering Pr. dec. 2010: Tove sætter udsøgningen af ledige i gang Inge tager kontakt til TR på megatrans. Jonni annoncerer efteruddannelsesmuligheden på fælles personalemøde Ole sikrer, at der er kapacitet på EUC-Midt. Alle opgaver afsluttet inden styregruppemøde 27 januar Der deltager 25 ansatte chauffører, som er individuelt kompetencevurderet. Medarbejderne gennemgår en fælles uddannelse på i alt 10 uger. Derefter indgås uddannelsesaftale med den enkelte chauffør, og der afvikles individuelle forløb i forhold til meritafklaringen. Alle chauffører afslutter med svendeprøve ca. 1. oktober 2011 Fra 15. marts maj 2011 afvikles AMU-kurser i transport af farligt gods. Fra den 25. juli 2011 til 1. oktober 2011 afvikles individuelle AMU-kurser i 6 uger, 6 ugers praktik samt svendeprøve. Projektet starter december 2010 med IKV af de ansatte chauffører og afsluttes oktober 2011 med svendeprøve og svendebrev. EUC Midt afvikler uddannelse af de ansatte Der skal indgå 12 fuldtidsvikarer i projektet. I udgangspunktet rekrutteres 14 Vikarerne indgår i projektet i en etårig periode, hvorefter de garanteres 6 mdrs ordinær ansættelse. De første 6 uger udgøres af opkvalificerende forløb ledige udvælges i samarbejde mellem 3F og jobcentret De inviteres til informationsmøde Af de, der afleverer udfyldt ansøgningsskema udvælges ca. 25 i samarbejde mellem virksomhed og jobcenter Der afholdes individuelle samtaler med de 25 og ca. 14 udvælges til deltagelse 6 ugers opkvalificering 6 ugers selvvalgt udd. Virksomheden afholder løbende opfølgningssamtaler med vikarerne (hver 13 uge) Projektet finansieres ved jobrotationsydelse: (25 ansatte X 165,55 kr/time X 26 uger X 37 timer/uge)= kr Uddannelsen koster: (25 ansatte X kr inkl. moms) = kr. (12 vikarer X 130 kr/time X 46 uger X 37 timer/uge)= Kr. Der evalueres på brugertilfredshed hos kunderne og på de ansattes tilfredshed Evaluering gennemføres november 2011 og afrapporteres primo december 2011 hjælpeværktøjer 49

50 50 EGNE NOTATER

51 EGNE NOTATER 51

52