Referat af ekstraordinær generalforsamling

Transkript

1 Referat af ekstraordinær generalforsamling i Sportsrideklubben Aalborg torsdag d. 24. maj 2012, kl i cafeteriet på Finstrupgaard Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af revideret regnskab for ) Godkendelse af låneomlægning og budget for ) Indkomne forslag 5) Valg til forretningsudvalget På valg er følgende: Formand (pt. ingen) Næstformand Annebergvej (pt. ingen). Sekretær (pt. ingen). Ikke på valg: Kasserer Katja Nowak Nielsen og næstformand Finstrupgaard Ann Asmussen. 6) Valg af udvalgsformænd og medlemmer til de øvrige udvalg 7) Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant 8) Uddeling af pokaler. Indberetning af point til asmussen@home2.gvdnet.dk senest 6. maj Se opslag på hjemmesiden. Indberetninger modtaget senere kommer ikke i betragtning. 9) Eventuelt Ad 1) Valg af dirigent

2 Janne Seemann blev valgt. Janne bød velkommen og gjorde opmærksom på, at formandens beretningen blev godkendt på den ordinære generalforsamling, og derfor ikke skal godkendes igen her på den ekstraordinære generalforsamling. Der forelå ikke et godkendt regnskab til den ordinære generalforsamling, hvorfor generalforsamlingen på det tidspunkt ikke kunne fortsætte efter formandens beretning. Ad 2) Godkendelse af revideret regnskab for 2011 Arne gennemgik regnskabet, som viser et underskud efter afskrivning på kr. Der blev spurgt ind til, hvorfor man er gået væk fra opdelingen af afdelingerne i regnskabet. Arne har haft travlt, og spørgsmålet blev taget til efterretning. Spørgsmål til hvorfor afskrivning på traktor, gummiged m.v. er steget. Svaret er, at Annebergvej har fået bob-cat. Spørgsmål til hvorfor JYSK ikke gav mere i overskud. Der har aldrig været så mange starter. Da der har været store udfordringer ift. årsregnskabets færdiggørelse, kan der være mulighed for, at der er sket en fejlpostering. Dette kan ikke udredes på generalforsamlingen. Arne laver et krydstjek sammen med sportsudvalget, hvor bilag gennemgås. Der blev spurgt ind til note 2, hvad udgifterne til gaver, øvrige kontingenter og diverse Finstrup dækker over. Der blev redegjort for, at der var udgifter ift. handicapafdelingen til aktiviteter op til jul, før sommer osv., samt ny sadel til handicapafdelingen. Regnskabet blev herefter godkendt. Applaus til Arne for det store arbejde. Ad 3) Godkendelse af låneomlægning og budget for 2012 Låneomlægningen er foretaget ud fra to betragtninger: Et behov for at forbedre økonomien ved at optage billigere lån, end de dyre banklån - og for at give luft i likviditeten har vi fået lån med afdragsfrihed. Det giver i alt en forbedring i likviditeten på kr., som primært skal bruges til at afdrage på de dyre banklån. Der er endvidere foretaget omrokeringer på personaleområdet samt andre tiltag for at gavne likviditeten. Generalforsamlingen pålagde på den ordinære generalforsamling i februar FU/bestyrelsen at redegøre for låneomlægningen. Budgettet er ikke et beslutningspunkt på en generalforsamling, men Arne havde udarbejdet et budget for 2012, som blev omdelt.

3 Der blev stillet afklarende spørgsmål til budgettet, bl.a. om der foreligger et likviditetsbudget. Der foreligger pt. Ikke et likviditetsbudget, da bestyrelsen pt. arbejder med 2020-planerne vedr. regler for hestehold. Derfor foreligger der ikke et likviditetsbudget endnu. Der kom forslag om enten at spare eller øge vores aktiviteter for at skabe indtægter. (Se under punkt 9 vedr. fokusområder. hvor vi kan optimere for at skabe flere indtægter). Afstemning om låneomlægning blev foretaget. Låneomlægningen blev herefter godkendt. Dirigenten spurgte ind til, om der udover godkendelsen af låneomlægning var yderligere afklarende spørgsmål til budgettet. Dette var ikke tilfældet. Ad 4) Indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag. Kontingentet fortsætter uændret. Ad 5) Valg til forretningsudvalget Formand (pt. ingen) Der var ingen kandidater. I den forbindelse siger foreningsloven, at hvis man ikke kan vælge en formand på generalforsamlingen, så skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling inden 4 uger. Næstformand Annebergvej (pt. ingen). Finn Rasmussen blev valgt. Sekretær (pt. ingen). Rikke Gade blev valgt. Ikke på valg: Kasserer Katja Nowak Nielsen og næstformand Finstrupgaard Ann Asmussen. Da der ikke var kandidater til formandsposten, vil der blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling den 19. juni Findes der ikke en formand her, indkaldes til endnu en ekstraordinær generalforsamling. Lykkes det heller ikke her, kan foreningen ikke fortsætte.

4 Der blev derfor kraftigt opfordret til, at vi finder en løsning på formandsposten. Ad 6) Valg af udvalgsformænd og medlemmer til de øvrige udvalg Følgende blev valgt til udvalgene: Stald- og bygningsudvalg - Finstrupgaard: xxxx - formand Stald- og bygningsudvalg - Annebergvej: Sanne Holm - formand Jeanette Stepien Kjell Leif Elbo Materiel- og anlægsudvalg - Finstrupgaard: Marianne Andersen - formand Søren Larsen Jonas Klitgaard Materiel- og anlægsudvalg - Annebergvej: Henrik Olsen - formand Brian Thomsen Cafeteria- og velfærdsudvalg - Finstrupgaard: Jørgen Rasmussen formand (Jørgen er ikke medlem af SAO, men indløser medlemskab d.d., så han kan vælges ind) Jeanette Simonsen (se under punkt 9 vedr. Jørgen Rasmussens tilkendegivelser ift. posten.)

5 Cafeteria- og velfærdsudvalg - Annebergvej: Mathilde Gammelgaard - formand Jytte Ahrenkiel Sarah Christensen Stævne- og sportsudvalg - Finstrupgaard: Merete Toftum Tina H. Thomsen Eva Gade Sanne Fredsgaard Gitte Nielsen Line Kjær Jørgensen Jesper Holst Hansen Katrine Gyldenberg Mette Møller og Helle Madsen udtræder. Stor tak for indsatsen i udvalget! Stævne- og sportsudvalg Annebergvej (internt udvalg): Lise Klitgaard Signe Henriksen Sarah Christensen Mathilde Gammelgaard Lærke Glamann Børnemedlemmer (under 16 år): Sabine Stepien Kjell Hjorth Andrea Iversen Tilde Dalgaard Rasmussen

6 Ad 7) Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant Karl Otto Andersen genopstiller ikke. Ove Flensdorf genopstiller ikke. Der var ikke kandidater. Punktet sættes på til den ekstraordinære generalforsamling den 19. juni Revisorsuppleant Søren Berthelsen. Ad 8) Uddeling af pokaler Pokaluddelingen blev foretaget af Ann A. Marianne Andersen fik flidspokalen tildelt på den ordinære generalforsamling. Herudover fik følgende tildelt pokaler: Charlotte Bruun, juniordressur Karoline Johansen, Ponydressur Tina Christensen, seniordressur Emma Bachmann Jensen, Pony spring Stort tillykke til alle! Ad 9) Eventuelt Cafeteria og hjælpere i det hele taget Jørgen Rasmussen stillede spørgsmål til, hvordan formen for at drive cafeteriet skal være. Jørgen meldte klart ud, at han ikke har tid til daglig servicering, men vil gerne lægge et stykke arbejde. Der tages en dialog om det på næste bestyrelsesmøde, og der arbejdes på at få flere til at støtte op om cafeterie-opgaven. Ann lagde op til, at der skal ske noget på hjælper-området. Vi er én klub, og vi har alle en forpligtelse til at hjælpe til med stævner og andre opgaver. Cafeteriet har et stort indtægtspotentiale, og er derfor en meget vigtig opgave at få til at fungere.

7 Det blev præciseret, at det er et ansvar for alle at hjælpe, så det ikke altid er de samme, der skal løse opgaverne. Bestyrelsen opfordrede kraftigt til at komme med ideer til, hvordan vi får fat i flere hjælpere. Hvis vi direkte skal pålægge medlemmerne at lægge et stykke arbejde i klubben som en forpligtelse, kan der stilles forslag til ændring af vedtægten til den ekstraordinære generalforsamling, så dette indarbejdes. Det undersøges, om det er lovligt. Der mangler hjælpere til cafeteriet m.m. til stævnet den juni. Næstformanden opfordrede kraftigt til, at nogen melder sig, og at vi hver især går ud og ser, om vi kan få nogen til at hjælpe. Jane meldte sig til at være tovholder på, at der laves mad til hele stævnet. Men Jane har brug for, at nogen hjælper med at slæbe varer op til springbanens cafeteria. Stor tak til Jane! Vi skal se på, hvordan og hvad der skal til for at man vil yde en indsats for klubben og højne klubånden plan Ann Mertz har arbejdet med en 2020-plan og fremlagde en plan og strategier for de fremtidige fokusområder og kom ind omkring de områder, hvor vi kan trimme SAO. Der vil blive indkaldt til et strategimøde, hvor deltagerne skal være en blanding af FU, bestyrelse, ansatte og medlemmer. Der skal nedsættes fokusgrupper, som skal arbejde med at optimere SAO, inden for de enkelte områder.

8 Der er etableret følgende grupper inden for fokusområderne: Elevskolen Optimering af tilbud til daglige brugere Aktiviteter i det hele taget Stævner okristina Rasmussen Talentudvikling okristina Rasmussen Synlighed Samarbejdspartnere Sponsorer og fonde Nye indsatsområder oulrik Falbe Et par stykker meldte sig til enkelte grupper på mødet men Ann M. lægger grupperne på hjemmesiden, hvor man kan melde ind, hvilken gruppe man kunne tænke sig at deltage i. Der blev gjort opmærksom på, at det er et overkommeligt stykke arbejde, der skal lægges i gruppedeltagelsen. I forhold til strategi-planen skal det være mere klart, hvem man kan spørge om hvad. Mailadresser Vedr. hjemmesiden vil der blive lagt mailadresser ud på ansatte og nøglepersoner. Projekt væddeløbsbanen og Annebergvej Ann præsenterede projektet vedr. fornyelse af væddeløbsbanen og nyt ridecenter for Annebergvej.

9 Elever springhold på Annebergvej Der blev ytret ønske om elevspringhold på Annebergvej. Elektroniske services på hjemmesiden Der bliver etableret elektronisk tilkøb på hjemmesiden vedr. ridehuskort, enetimer i både spring og dressur m.m. 100 års jubilæum Klubben har 100 års jubilæum næste år. Der er lagt forskelligt materiale på hjemmesiden. Der er nedsat et jubilæumsudvalg, der arbejder med planlægningen af jubilæet. Datoen for afholdelse af klubbens 100 års jubilæum er fastsat til den 8. maj Sikkerhedsregler Næstformanden gjorde opmærksom på de nye sikkerhedsregler og opfordrede til, at vi hjælper hinanden med at overholde reglerne. Hvis vi ikke overholder sikkerhedsreglerne kan vi risikere at blive ekskluderet af DRF. Næstformanden appelerede på det kraftigste til, at både ansatte og øvrige medlemmer overholder reglerne. Der vil fra bestyrelsens side blive arbejdet på sanktionsmodeller ift. hvis sikkerhedsreglerne ikke respekteres. Det er vigtigt, at de voksne er rollemodeller overfor børnene ift. brug af ridehjelm m.m. PBS Arne gjorde opmærksom på, at pr. 1. juli kører PBS igen.