Vejledning til kontobrugeren: LESSOR-Portalen

Transkript

1 MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse Indledning Oversigt Profiler/Roller Kontobruger Oprettelse af yderligere kontobrugere Oprettelse af Firmabruger, Super godkender, Godkender, Rejseafregning- og ATS-bruger Køb af klippekort... 7 Vejledning til kontobrugeren: LESSOR-Portalen Formålet med denne vejledning er, at kontobrugeren i LESSOR-Portalen får en specifik vejledning i anvendelse af systemet, således at de er i stand til at foretage de fornødne registreringer, ændringer og vedligeholdelse V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 1

2 BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og retsmangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og indirekte skader hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse. Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde. De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene. COPYRIGHTPÅTEGNING Copyright 2014 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder. VAREMÆRKE De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller, er enten Microsoft Business Solutions varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og BackOffice er derimod indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder. Udgivet af LESSOR A/S. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 2

3 Indledning LESSOR-Portalen er en internetbaseret medarbejderportal for visionære virksomheder, som vil optimere processer vedrørende stamdataopdatering, registrering af kilometerregnskab, variable løndele samt registrering af fravær. Samtidig med at processerne optimeres, lettes og forbedres dialogen med den enkelte medarbejder. Denne vejledning beskriver kontobruger-rollen. Det er muligt, at en bruger har flere roller. Således kan en leder for eksempel være både Firmabruger og Godkender. I de tilfælde vil brugeren på en gang have den funktionalitet til rådighed, som er beskrevet under de pågældende roller i de pågældende vejledninger. Vejledningen gennemgår de enkelte felter og den funktionalitet, som en bruger med den valgte rolle har til sin rådighed. Denne vejledning er underlagt regler om copyright og må kun udleveres til de medarbejdere i virksomheden, der arbejder med LESSOR-Portalen. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 3

4 1.0 Oversigt Profiler/Roller Herunder kan du hvilken brugerprofil i LESSOR-Portalen, der har hvilke roller. Brugerprofil Beskrivelse Eksempel Opgaver Tip Kontobruger Kontobrugeren kan oprette og nedlægge Kontobrugere, Firmabrugere, Supergodkendere, Godkendere og købe nye klippekort. Hvis firmaet er spredt over flere lande, kan det være nødvendigt at oprette en godkender, der ikke samtidig er medarbejder i virksomhedens lønafregning. Typisk vil det være kontobrugeren, der er ansvarlig for opstart af systemer og fornyelse af klippekort. Gem brugernavn og adgangskode et sikkert sted. Firmabruger Firmabrugeren kan foretage opsætning for et eller flere firmaer og til- og afmelde medarbejdere i LESSOR-Portalen. Firmabrugeren kan se alle registreringer for alle medarbejdere. Der skal være tilknyttet en firmabruger til et firma. I modsat fald kan der ikke laves opsætning. Ud over opsætning vil det være den løbende administration i LESSOR- Portalen, der varetages af firmabrugeren. Begræns antallet af firmabrugere. Supergodkender Supergodkenderen kan lave nye registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer samt godkende registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer. Hvis en Godkender er ude af huset og ikke har mulighed for at godkende det, der skal med i lønnen, kan Superbrugeren godkende/afvise de ikke allerede godkendte registreringer. Superbrugeren har ingen faste opgaver, men vil kunne bruges i de tilfælde, hvor den nærmeste foresatte ikke får foretaget registreringerne/godkendelserne. Godkender Godkenderen kan være Medarbejder eller en Firmabruger. En Godkender har ansvaret for at godkende registreringer for den eller de medarbejdere, han er Godkender for. Godkenderen foretager egne og medarbejdernes registreringer. Godkenderen godkender medarbejderes registreringer. Godkenderen udpeger en stedfortræder blandt andre godkendere. Medarbejder Medarbejderen kan se egne lønsedler, foretage registreringer og se saldi. Læg flere egne brugere sammen. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 4

5 2.0 Kontobruger I forbindelse med indgåelse af aftale om anvendelse af LESSOR-Portalen opretter LESSOR A/S en kontobruger på baggrund af oplysningerne i aftalen. Kontobrugeren kan oprette og nedlægge: Andre Kontobrugere Firmabrugere Supergodkendere Godkendere ATS Rejseafregning Kontobrugeren kan endvidere købe klippekort. 2.1 Oprettelse af yderligere kontobrugere Vælg menupunktet Brugere i menuen på øverste niveau og menupunktet Kontobrugere på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Brugernavn Navn adresse Sprog Aktiv Beskrivelse: Feltet udfyldes med det brugernavn, som ønskes anvendt i forbindelse med login i systemet. Bemærk, at brugernavnet skal skrives med små bogstaver, fx hansotto. Feltet udfyldes med kontobrugerens navn. Feltet udfyldes med kontobrugerens adresse, hvortil der sendes et engangsadgangskode. I feltet vælges det ønskede sprog for applikationen. Feltet markeres for at gøre kontobrugeren aktiv og give ham mulighed for at logge ind i systemet. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kontobrugeren er oprettet. Der sendes samtidig en e- mail fra systemet til kontobrugeren med et engangsadgangskode. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 5

6 Ønskes en kontobrugers adgang nedlagt, vælges kontobrugeren i oversigten nederst i billedet. Ønskes brugeren helt slettet, aktiveres knappen med det røde ikon med et hvidt kryds. Ønskes brugeren blot deaktiveret, er det muligt ved at fjerne markeringen i feltet Aktiv under den pågældende kontobruger. Det gøres ved at aktivere skruenøglen ud for det ønskede brugernavn. 2.2 Oprettelse af Firmabruger, Super godkender, Godkender, Rejseafregning- og ATS-bruger Vælg menupunktet Brugere i menuen på øverste niveau og menupunktet Firmabrugere på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Brugernavn Navn adresse Sprog Aktiv Firmabruger Godkender Super godkender LESSOR-ATS NemRefusion Rejseafregning Tilgængelige firmaer Valgte firmaer Beskrivelse: Feltet udfyldes med det brugernavn, som ønskes anvendt i forbindelse med login i systemet. Bemærk, at brugernavnet skal skrives med små bogstaver fx jensotto. Feltet udfyldes med firmabrugerens navn. Feltet udfyldes med firmabrugerens adresse, hvortil der sendes et engangsadgangskode. I feltet vælges det ønskede sprog for applikationen. Hvis der er markering i feltet, er firmabrugeren aktiv og kan logge ind i systemet. Hvis medarbejderen skal være firmabruger, sættes markering i feltet. Hvis medarbejderen skal være godkender, sættes markering i feltet. Hvis medarbejderen skal være supergodkender, sættes markering i feltet. Hvis LESSOR-ATS anvendes til håndtering af jobansøgninger, og brugeren skal have adgang til dette modul, sættes markering i feltet. Hvis LESSORs NemRefusions-modul anvendes til elektronisk håndtering af Dagpengeskemaer, refusionssager osv. og brugeren skal have adgang til funktionaliteten sættes markering i feltet. Hvis LESSORs Rejseafregningsmodul anvendes til håndtering af rejseafregninger og brugeren skal have adgang til funktionaliteten sættes markering i feltet. I feltet vises alle firmaer, som kan gøres tilgængelige for brugeren, men som endnu ikke er tilgængelige. Skal firmaet gøres tilgængeligt, markeres navnet, og den øverste pil aktiveres (pil peger til højre) I feltet vises de firmaer, som er tilgængelige for brugeren. Skal det ændres, så brugeren ikke længere har adgang til et firma, markeres firmanavnet i feltet, og den nederste pil aktiveres (pil peger til venstre). V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 6

7 Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og firmabrugeren er oprettet. Der sendes samtidig en e- mail fra systemet til firmabrugeren med et engangsadgangskode. Ønskes en brugers adgang nedlagt, vælges brugeren i oversigten nederst i billedet. Ønskes brugeren helt slettet, aktiveres det røde ikon med et hvidt kryds. Ønskes brugeren blot de aktiveret, er det muligt ved at fjerne markeringen i feltet Aktiv under den pågældende firmabruger. Det gøres ved at aktivere skruenøglen ud for det ønskede brugernavn. 3.0 Køb af klippekort Klippekort Det er nødvendigt at bestille et klippekort, inden systemet tages i anvendelse. Når klippekortet er brugt op, vil du automatisk få en med besked om, at der skal anskaffes et nyt klippekort, hvis du fortsat ønsker at anvende løsningen. Klippekortet anvendes både til afregning i forbindelse med almindelig anvendelse af LESSOR-Portalen og for anvendelse af henholdsvis Rejseafregningsmodulet og NemRefusionsmodulet. Bestil klippekort Det er ganske enkelt at bestille et nyt klippekort. Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet Klippekort på 2. niveau og menupunktet Bestil klippekort på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Forbrugsenheder Beskrivelse: I feltet vælger du klippekortet i den ønskede størrelse. Jo større klippekort, du køber, jo lavere er prisen pr. klip. Der er mulighed for at købe klippekort i V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 7

8 Ordreref. følgende størrelser: 1.000, 2.000, 5.000, 7.500, , , og klip Feltet udfyldes med den eventuelle ordrereference, du ønsker skal fremgå af den faktura, du modtager. Når du aktiverer knappen Gem, bliver der sendt en bestilling af sted til LESSORs bogholderi. Så snart bogholderiet har behandlet din bestilling, vil du kunne bruge klippene. LESSOR A/S sender efterfølgende en faktura på de aftalte betingelser. Nederst i billedet vil du på oversigten kunne se din bestilling og status på denne. Du har mulighed for løbende at holde øje med både dine køb og dit forbrug ved hjælp af menupunkterne Kontoudtog og Forbrug. Kontoudtog Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet Klippekort på 2. niveau og menupunktet kontoudtog. Kontoudtoget bevægelserne pr. firma, der er knyttet til kontoen måned for måned, ligesom der vises de køb af klippekort der har været foretaget. Kolonnen type viser værdierne Klippekort eller Forbrug. Klippekort angives, når registreringen vedrører anskaffelse af et klippekort og Forbrug angives, når registreringen vedrører det løbende forbrug. Forbruget beregnes en gang hver måned. Forbruget for sidste måned vil fremgå inden for de første dage i den nye måned. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 8

9 Forbrug Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet Klippekort på 2. niveau og menupunktet Forbrug. Under dette menupunkt har du mulighed for at få detaljerede informationer om hvorledes forbruget der fremgår af oven for omtale kontoudtog er sammensat. Det er i feltet Vælg periode muligt, at vælge faktureringsperiode, hvorefter forbruget i den valgte periode vil fremgå efterfølgende. Forbruget er opdelt i de former for forbrug, der beregnes på baggrund af de anvendte moduler. Der beregnes således 3 former for forbrug: 1. Forbrug ved Generel anvendelse a. Der afregnes et klip pr. medarbejder som enten har været logget ind på systemet, eller som en godkender eller firmabruger har registreret data for, mindst en gang i løbet af en kalendermåned. b. Ved et forbrug på under 10 klip i en kalendermåned, vil der blive afregnet 10 klip til dækning af administrationsomkostninger. 2. Forbrug ved anvendelse af Rejseafregning a. Anvendes Rejseafregningsmodulet i systemet, afregnes yderligere et klip pr. medarbejder, der har registreret en rejseafregning mindst en gang i løbet af en kalendermåned. 3. Forbrug ved anvendelse af NemRefusion a. Anvendes NemRefusionsmodulet i systemet, afregnes yderligere 6 klip pr. anmodning om refusion. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 9

10 Minimumsbeholdning Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet Klippekort på 2. niveau og menupunktet Minimumsbeholdning. Under dette menupunkt har du mulighed for at angive en ønsket minimumsbeholdning. Når denne minimumsbeholdning er nået, afsendes en mail til kontobrugeren om at minimumsbeholdningen er nået. Er felterne Genbestil automatisk forbrugsenheder og Automatisk bestilte forbrugsenheder udfyldt vil systemet automatisk sende en bestilling på et nyt klippekort til LESSOR A/S. Feltnavn: Angiv ønsket minimumsbeholdning Genbestil automatisk forbrugsenheder Ordreref. Automatisk bestilte forbrugsenheder Beskrivelse: I feltet kan angives en eventuel ønsket minimumsbeholdning af forbrugsenheder (klip). Hvis feltet er markeret fremkommer felterne Ordreref. og Automatisk bestilte forbrugsenheder. Markeres feltet og udfyldes feltet Automatisk bestilte forbrugsenheder vil systemet automatisk afsende en bestilling til LESSOR A/S, når angivet minimumsbeholdning er nået. I feltet kan eventuel angives en ordrereference I feltet vælger du klippekort i den størrelse, som du ønsker systemet automatisk skal genbestille. Jo større klippekort, du angiver, jo lavere er prisen pr. klip. Der er mulighed for at købe klippekort i følgende størrelser: 1.000, 2.000, 5.000, 7.500, , , og klip V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 10

11 Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og minimumsbeholdning er oprettet. ATS-klippekort Det er nødvendigt at bestille et ATS-klippekort, inden systemet tages i anvendelse. Når ATS-klippekortet er brugt op, vil du automatisk få en mail med besked om, at der skal anskaffes et nyt ATS-klippekort, hvis du fortsat ønsker at anvende løsningen. ATS-klippekort (Bestil) Det er ganske enkelt at bestille et nyt ATS-klippekort. Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet ATS-Klippekort på 2. niveau og menupunktet ATS-klippekort på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Forbrugsenheder Ordreref. Beskrivelse: I feltet vælger du klippekortet i den ønskede størrelse. Jo større klippekort, du køber, jo lavere er prisen pr. klip. Der er mulighed for at købe klippekort i følgende størrelser: 10, 25, 50, 100, 200 eller 500 klip Feltet udfyldes med den eventuelle ordrereference, du ønsker skal fremgå af den faktura, du modtager. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 11

12 Når du aktiver knappen Gem, bliver der sendt en bestilling af sted til vores bogholderi. Så snart bogholderiet har behandlet din bestilling, vil du kunne bruge klippene. LESSOR A/S sender efterfølgende en faktura. Nederst i billedet vil du på oversigten kunne se din bestilling og status på denne. ATS-kontoudtog Du har mulighed for løbende at holde øje med både dine køb og dit forbrug ved hjælp af ATS- Kontoudtoget. Vælg menupunktet Klippekort i menuen på øverste niveau, menupunktet ATS-Klippekort på 2. niveau og menupunktet ATS-kontoudtog på 3. niveau. V e j l e d n i n g t i l k o n t o b r u g e r e n L E S S O R - P o r t a l e n S I D E 12