Bygherre for et nybyggeri

Transkript

1 Bygherre for et nybyggeri Udgivet december 2000

2 Udgiver: KAB - Bygge- og Boligadministration Vester Voldgade København V Telefon: Telefax: [email protected] Hjemmeside: Tekst: Søren Tang Ørnebjerg Tegninger: Frank Hjorhöy Fotos: Claus Magnussen Layout: Susanne Grenaae Tryk: Illemann Tryk 2

3 Forord Denne pjece er skrevet for at give en boligorganisation, der skal i gang med et nybyggeri, et første overordnet billede af hele byggeprocessen. Specielt er det vigtigt for bygherren at forstå, hvornår beslutninger i byggeprocessen skal træffes, så det både bliver de rigtige beslutninger, og så de bliver taget på de helt rigtige tidspunkter - sådan at toget ikke bare er kørt forbi. Det er også vigtigt at vide hvem, der er involveret i en byggesag og specielt vigtigt at forstå rollefordelingen - hvem gør hvad? Vi håber med denne pjece, at både den nye og den erfarne bygherre kan danne sig et hurtigt overblik over en byggesags komplicerede forløb. Ritta Fischer Jensen Formand Jesper Nygård Adm. direktør 3

4 Indholdsfortegnelse Indledning... 5 Byggeriets parter... 7 Idéfase og programmering Skema A-ansøgning Projekteringsfasen Licitation Skema B-ansøgning Udførelsesfasen Aflevering og mangelafhjælpning Indflytning De næste 5 år Eventuel voldgiftssag Skematisk tidsplan Afslutning

5 Indledning Denne pjece henvender sig primært til en bestyrelse i en boligorganisation, der står for at skulle igang med et nybyggeri. I det almene boligbyggeri er det boligorganisationen, der er bygherre, og det at være bygherre stiller store krav til organisationsbestyrelsens medlemmer, som igennem hele den lange byggeproces skal træffe adskillige beslutninger, som vil have en væsentlig indflydelse på det færdige resultat. I modsætning til en lille privat bygherre, der opfører sit eget drømmehus, bygger den almene bygherre for andre og til en beboergruppe, som hver især kan have meget forskellige krav og ønsker til sin bolig. Det at bygge et hus er underlagt en lang række love og regler, som skal overholdes. For den private bygherre vil det primært være de byggetekniske regler, der skal overholdes - og det alene kan være overordentligt kompliceret. Disse regler skal den almene bygherre naturligvis også overholde, men den almene bygherre er yderligere underlagt et regelsæt om bl.a. EU-licitationer, støtteansøgninger, kvalitetssikringscirkulærer osv., som det kan være en hel jungle at skulle bevæge sig ind i som ny bygherre. Denne pjece belyser nogle af de mange forhold, den almene bygherre skal være opmærksom på. Det gælder hele forløbet af en byggesag, fra ideen til et nybyggeri opstår, til det færdige byggeri er beboet med - forhåbentlig - tilfredse beboere. I denne pjece behandles hele processen på det overordnede niveau. 5

6 Pjecen er et sammendrag af KAB - Bygge- og Boligadminstration s Håndbog for Nybyggeri, der meget detaljeret beskriver byggeprocessen, så man som ny bygherre er bedst muligt rustet i det komplicerede forløb. Det er en kendt sag, at man får det bedste byggeri, når bygherren er i stand til at formulere og stille sine krav til byggeriet på en enkel og præcis måde og på det rigtige tidspunkt. For at kunne gøre det, er det nødvendigt at have et overordnet kendskab til det sæt af spilleregler, der gælder. For den almene bygherre gælder en jungle af regelsæt. 6

7 Byggeriets parter I forbindelse med opførelsen af et nyt alment boligbyggeri er der involveret mange parter, og det er ofte for bygherren - som ikke til daglig beskæftiger sig med byggerier - uklart, hvordan rollefordelingen er, hvem der tager sig af hvad, og hvem man skal henvende sig til. Nedenfor er vist en meget skematisk organisationsplan med de vigtigste af byggeriets parter. Organisationsformen kan grafisk tegnes således: Bygherre Følgegruppe/ Byggeudvalg KAB Forretningsfører Kommune Teknikere Entreprenører Leverandører 7

8 Der er helt overordnet 3 (eller 4) parter. Det er : Bygherren De rådgivende teknikere Entreprenøren Når vi så skriver 4 parter i en parentes, er det fordi, bygherren i det almene boligbyggeri normalt vil sætte en professionel bygherrerepræsentant til at varetage sine interesser. KAB - Bygge- og Boligadministration har i KAB s Byggefunktion de professionelle bygherrerepræsentanter - også kaldet byggeforretningsføreren, der fungerer som bygherrens forlængede arm. Så altså 4 vigtige parter : Bygherren Byggeforretningsføreren De rådgivende teknikere Entreprenøren Bygherren Bygherren, dvs. boligorganisationen, er den egentlige beslutningstager, og på boligorganisationens bestyrelsesmøder drøftes og besluttes alle væsentlige forhold vedrørende byggeriet. Det gælder køb af grund, dannelse af en ny afdeling, de overordnede linier i byggeriet osv. Organisationsbestyrelsen vil ofte vælge medlemmer fra bestyrelsen til at indgå i en følgegruppe (byggeudvalg), der sammen med bygherrerepræsentanten (byggeforretningsføreren) fra KAB og de rådgivende teknikere er det forum, hvor de mange, mere detaljerede forhold, der vedrører byggeriet, drøftes. 8

9 Når der skal træffes store beslutninger om det konkrete projekt, f.eks. om økonomien, vil det være følgegruppen, der indstiller det til organisationsbestyrelsens godkendelse. Byggeforretningsføreren Bygherrerepræsentanten, som normalt kaldes byggeforretningsføreren, vil i nybygningssagerne være en af projektlederne sammen med en administrativ medarbejder, begge fra KAB s Byggefunktion. Byggeforretningsføreren er som tidligere omtalt bygherrens forlængede arm, den professionelle bygherrerepræsentant, som Bygherren er den egentlige beslutningstager. altid skal medvirke til, at den reelle bygherre - boligorganisationen - får fremlagt og godkendt de bedst mulige løsninger til det byggeri, der skal opføres. Det er byggeforretningsføreren, der på bygherrens vegne indgår aftaler med de rådgivende teknikere og entrepriseaftaler med entreprenøren. Det er også byggeforretningsføreren, der sammen med de rådgivende teknikere på bygherrens vegne udarbejder diverse ansøgninger til de myndigheder, der er nødvendige for byggesagens gennemførelse. Under hele byggeprocessen styrer byggeforretningsføreren budgetterne for byggeriets gennemførelse, afsluttende med udarbejdelse af endeligt byggeregnskab. Byggeforretningsføreren er det koordinerende led i hele byggeprocessen fra idéfase til afslutning mellem bygherren, de rådgivende teknikere, entreprenøren, kommunen og evt. andre myndigheder. 9

10 Byggeforretningsføreren skal løbende orientere bygherren om udviklingen i byggeprocessen og er ansvarlig for udarbejdelse af beslutningsmateriale og beslutningsgrundlag, når bygherrens godkendelse er påkrævet. Begge billeder: Ørbyvang og seniorbofællesskabet "Rødkløveren" i Rødovre. 65 familieboliger, 12 ungdomsboliger og 18 boliger i bofællesskabet. Bygherre: RKE. Opført i Fotograf: Claus Magnussen. Der udarbejdes en aftale om byggeforretningsførelsen mellem bygherren (boligorganisationen) og KAB. Denne aftale præciserer, hvad det er, byggeforretningsføreren skal yde, honoraret for ydelserne og den forventede tidsplan. Byggeforretningsføreraftalen underskrives af organisationsbestyrelsens formand og evt. næstformand og af KAB s administration. De rådgivende teknikere De rådgivende teknikere engageres af bygherren til at udarbejde det tegningsmateriale, inkl. beskrivelser, der er nødvendigt for at indhente priser ved en licitation og for at kunne opføre det pågældende byggeri. 10

11 Det er også de rådgivende teknikere, der fører tilsyn under byggeriets opførelse. Der vil også være tilknyttet en byggeleder til opgaven, som ikke nødvendigvis behøver at komme fra det firma, der har projekteret byggeriet - det gør han dog ofte. De rådgivende teknikere er normalt sammensat af 2-3 uafhængige firmaer: Et arkitektfirma Et ingeniørfirma Et landskabsarkitektfirma KAB foreslår ofte, at firmaerne til en konkret opgave indgår i en såkaldt totalrådgivningsaftale, hvor de 2-3 firmaer er fælles ansvarlige for opgavens løsning. Det er ikke KAB, der vælger de rådgivende teknikere, det er bygherren, boligorganisationen. I praksis vil det ofte være KAB - byggeforretningsføreren - der foreslår et antal tekniske rådgivere - evt. anbefaler et rådgiverteam til bygherren. Beslutning om et rådgiverteam træffes på et organisationsbestyrelsesmøde. Det er vigtigt at få valgt tekniske rådgivere på et tidligt tidspunkt i processen, så deres ekspertise kan udnyttes allerede i idéfasen. Det er sjældent, at et rådgiverteam kan vælges umiddelbart, men de skal derimod findes gennem et EUudbud, jf. det såkaldte Tjenesteydelsesdirektiv. Dette gælder stort set for alle nybygningssager. Det er sådan, at hvis man må forvente, at det samlede honorar til de rådgivende teknikere bliver større end en såkaldt tærskelværdi (ca. 1,5 mio. kr.), skal 11

12 der afholdes et EU-udbud om denne tjenesteydelse. Så kan boligorganisationen ikke frit vælge, hvem de vil bruge som tekniske rådgivere, men der kan f.eks. efter en prækvalifikationsrunde udvælges en række firmaer, som indbyrdes konkurrerer om opgaven. Der er dog også andre muligheder, bl.a. direkte valg gennem annoncering i EU-tidende. Det er vigtigt at få understreget, at de valgte tekniske rådgivere er bygherrens rådgivere i forbindelse med projekteringen og kontrollen af det udførte arbejde. Entreprenøren Entreprenøren er naturligvis den, der rent fysisk udfører opførelsen af byggeriet. I et nybyggeri findes entreprenørerne altid ved en licitation, dvs. de afgiver tilbud på grundlag af det udbudsmateriale, som de rådgivende teknikere har udarbejdet. Ligesom for de rådgivende teknikeres vedkommende skal der afholdes et EUudbud, jf. det såkaldte Bygge- og Anlægsdirektiv, hvis det forventes, at prisen på arbejdets udførelse ligger over en tærskelværdi (ca. 40 mio. kr.). Det var de 4 direkte involverede parter; men der er andre vigtige spillere på banen, når et nyt byggeri skal påbegyndes - først og fremmest: Kommunen Kommunen, hvor det pågældende byggeri ønskes opført, er en væsentlig medspiller. Det er kommunen, der beslutter og giver endeligt tilsagn om at ville opføre det nye almene byggeri, og det er kommunen, der skal godkende diverse ansøgninger, bl.a. de såkaldte skemaer A, B og C (herom senere), igangsætningstilladel- 12

13 se, ibrugtagningstilladelse osv., og det er ofte, at det også er kommunen, der er grundsælger. Yderligere er det kommunen, der udarbejder lokalplaner, hvis ikke de allerede foreligger, og sender lokalplanen til høring blandt kommunens borgere. Så kommunen er en overordentlig vigtig samarbejdspartner, når et nyt byggeri skal opføres. Kommunen skal ved alment byggeri betale 14% af anskaffelsessummen. Og så er der: Landsbyggefonden Når kommunen har givet sit første tilsagn til opførelse af en ny afdeling, hvilket gøres på et såkaldt skema A, udløser dette i princippet via Landsbyggefonden de 14% af anskaffelsessummen, som kommunen skal betale. Disse penge er meget vigtige i denne relativt tidlige fase, fordi de bl.a. skal anvendes til teknikerhonorarer til projekteringen af byggeriet, så der efterfølgende kan indhentes priser ved en licitation blandt udvalgte entreprenører. I visse sager også til grundkøbesummen. Andre Endelig kan der som involverede parter nævnes banker, som kan yde byggelån - realkreditinstitutter, som lånefinansierer det færdige byggeri - forsikringsselskaber hos hvem der skal tegnes forsikringer både i opførelsesfasen, og når byggeriet er færdigt, samt advokater og Voldgiftsretten, som inddrages, hvis der opstår uenighed parterne imellem. By- og Boligministeriet skal også - særligt i forbindelse med udviklingsbyggerier - inddrages i startfasen og skal meddele kvotetilsagn og give ydelsesstøtte. Kommunen godkender dog dette på By- og Boligministeriets vegne. 13

14 Idéfase og programmering En idé til et nyt alment boligbyggeri opstår ofte ved, at en kommune har planlagt opførelsen af et antal almene boliger, og det er derfor vigtigt, at boligorganisationen og KAB er bedst muligt ajourført om, hvad der kan være under opsejling i kommunerne. Det kan også være boligorganisationerne, der sammen med KAB kan plante en god idé hos kommunen. Det helt afgørende er, at kommunen er indstillet på et nyt alment byggeri, ellers bliver det ikke gennemført. Lokalplanen Det er vigtigt for bygherren, boligorganisationen og KAB at komme så tidligt på banen som muligt og få et godt samspil med kommunen allerede fra startfasen, for det vil ofte være kommunen, der er grundsælger, og det er også kommunen, der skal udarbejde den såkaldte lokalplan for det område, hvor byggeriet skal ligge. Hvis bygherren på et tidligt tidspunkt har mulighed for at præge lokalplanen med de ønsker, man overordnet har til sit byggeri, er det naturligvis den bedst mulige position, som bygherren kan få. Lokalplanen er et styringsmiddel for kommunen. Lokalplanen fastlægger ikke detaljerne for byggeriet, men er et styringsmiddel for kommunen om, hvor meget der må bygges på den 14

15 pågældende grund, om materialeholdninger til de udvendige overflader, om taghældninger, afstande til skel, veje, byggefelter, osv. Lokalplanen skal ud i en høringsperiode, hvor der kan komme indsigelser fra kommunens borgere, og kommunen kan ikke afgive den såkaldte skema A-godkendelse, førend lokalplanen er endeligt godkendt. Valg af rådgivende teknikere Til at hjælpe bygherren med at præge lokalplanen tidligst muligt er det nødvendigt at få valgt de rådgivende teknikere, der skal tilknyttes byggeriet så tidligt, at de kan deltage i møder med kommunen og få fremført bygherrens ønsker, så det kan danne grundlag for lokalplanarbejdet. De rådgivende teknikere skal naturligvis ikke vælges, førend kommunen har tilkendegivet en interesse for at opføre det almene byggeri, og den konkrete grund er valgt. Som tidligere omtalt vil de rådgivende teknikere til et nybyggeri normalt skulle vælges ved et EU-udbud. Selve EU-licitationen varer ca. 3 måneder efter nogle nøje fastlagte procedurer. Den kan afholdes på flere måder, men KAB anvender normalt en model i 2 etaper. Første etape som en prækvalifikation, hvor alle interesserede kan melde sig, og dernæst udvælges ofte 5 firmaer i samråd med bygherren, som hver især afgiver et tilbud på den pågældende byggeopgave. Herefter vælges endeligt de rådgivende teknikere til den pågældende opgave ud fra nogle valgkriterier, som de konkurrerende teknikere er gjort bekendt med. 15

16 Teknikeraftale Når det rådgivende teknikerfirma er valgt, indgås der en skriftlig teknikeraftale, som byggeforretningsføreren underskriver på bygherrens vegne. KAB har i begyndelsen af 1990 erne sammen med 3B, FSB og AKB udarbejdet et standardkoncept, som fortsat anvendes, når der indgås teknikeraftaler, naturligvis med tilretninger til den konkrete opgave. Programmering og dispositionsforslag Sammen med de rådgivende teknikere - som nu indgår i følgegruppen sammen med bygherren og byggeforretningsføreren - drøftes de første overordnede linier for byggeriet, bl.a. ønsker til lokalplanen. Hvis der ved drøftelse med kommunen kan skabes en rimelig forventning om, at lokalplanen bliver godkendt, kan programmering og udarbejdelse af dispositionsforslag påbegyndes. Det er vigtigt at gøre sig klart, at programmeringen i den indledende fase drejer sig om de overordnede linier i byggeriet: Antal boliger, fordeling af boligtyper, placering af bebyggelse og friarealer, ønsker om materialeholdninger, det første arkitektoniske udtryk osv. - altså ikke detaljerne som f.eks. vinduestyper, håndvaske, køkkenelementer m.v. Programmeringen foregår i en tæt dialog med de rådgivende teknikere, som både vil rådgive og dernæst visualisere bygherrens ønsker. Jo mere præcist bygherren - sammen med byggeforretningsføreren - kan formulere sine ønsker, des bedre bliver det endelige resultat. 16

17 Til denne fase - og i øvrigt alle de efterfølgende faser - er der meget mere hjælp at hente i Håndbog for nybyggeri, som KAB løbende ajourfører, og som bliver udleveret til alle følgegrupper, der skal i gang med et nyt byggeri. På baggrund af programoplægget udarbejdes dispositionsforslaget, som danner grundlag for den første ansøgning, skema A-ansøgningen, der skal indsendes til kommunen. Hele den indledende fase er risikobetonet, fordi der ikke foreligger et endeligt tilsagn fra kommunen. For at kommunen skal kunne afgive sit tilsagn, skal der udarbejdes en skema A-ansøgning, og det vil normalt være nødvendigt, at boligorganisationen stiller et beløb til rådighed for at få den udført. Størrelsen af det risikobetonede beløb drøftes efter indstilling fra byggeforretningsføreren på et organisationsbestyrelsesmøde. Det anbefales naturligvis kun, såfremt det skønnes, at der er en rimelig sikkerhed for kommunens interesse i at opføre byggeriet. Hvis/når der er givet tilsagn om byggeriet, indgår det risikobetonede beløb som en del af byggesagen. Fotograf: Claus Magnussen 17

18 Skema A-ansøgning Skema A-ansøgningen er den første officielle ansøgning, der sendes til kommunen. Skema A-ansøgningen indeholder dispositionsforslaget, der viser bebyggelsens placering på grunden, antal boliger og bebyggelsens arkitektoniske udtryk på et skitsemæssigt plan. Skema A-ansøgningen indeholder også den første vurdering af økonomien - hvad det skønnes at koste at opføre byggeriet, og hvad huslejen forventes at blive. Det er vigtigt at vide, at skema A-ansøgningen er det skitseprægede projekt, som efterfølgende skal bearbejdes detaljeret. Skema A-ansøgningen er den ansøgning, der bruges for at få kommunens officielle tilsagn om at ville medvirke til at bygge - et konkret antal boliger på en konkret grund og til en skønnet anlægsudgift. Når kommunen har godkendt skema A-ansøgningen, udløser det som tidligere nævnt i princippet det beløb, som kommunen skal betale til byggesagen. Skema A-ansøgning er den første officielle ansøgning til kommunen. 18

19 Projekteringsfasen Når kommunen har godkendt skema A-ansøgningen, vil selve projekteringsfasen kunne påbegyndes. Projektet skal naturligvis helt overordnet lægge sig tæt op ad skitseprojektet/ dispositionsforslaget fra skema A-ansøgningen, men nu vil der for de rådgivende teknikere være et omfattende arbejde med en detaljering, så der ved en licitation kan indhentes priser. I denne fase er det overordentligt vigtigt at få drøftet driftserfaringer og at få sorteret uheldige konstruktionsprincipper og vedligeholdelsesmæssigt krævende materialer fra. Driften og vedligeholdelsen af et byggeri, som gerne skulle kunne bestå i mange, mange år, kan være en meget stor økonomisk belastning, hvis der anvendes uhensigtsmæssige konstruktioner og materialer. Det er naturligvis de rådgivende teknikere, der er ansvarlige for deres projekt og skal rådgive deres bygherre, men det vil være en god idé at fremkomme med egne erfaringer og stille spørgsmål til de rådgivende teknikere. En ny bygherre har selvsagt ikke tilbundsgående drifts- og vedligeholdelseserfaringer med nye konstruktioner og materialer, men vil sammen med KAB s administration i følgegruppen kunne få stillet de relevante spørgsmål om dette til de rådgivende teknikere. Inden projekteringsfasen påbegyndes, skal der tages stilling til entrepriseformen. 19

20 Det kan være en: Fagentreprise med mange fagopdelte håndværkere Storentreprise, hvor flere entreprenører udfører større klumper af arbejdet eller Hovedentreprise, hvor én entreprenør står for alle entrepriserne Valget kan være svært, og den øjeblikkelige markedssituation kan være afgørende for hvilken af entrepriseformerne, der kan være den mest attraktive. Men normalt vil hovedentreprisen være mest hensigtsmæssig til et nybyggeri, således at bygherren kun har én entreprenør, der er ansvarlig for hele byggeriet. Når det er nødvendigt at træffe afgørelsen om entrepriseformen, inden projekteringen sættes i gang, skyldes det, at der er stor forskel på det tegnings- og beskrivelsesmateriale, der skal udføres. Entrepriseformen/udbudsformen drøftes med de rådgivende teknikere på et af de første følgegruppemøder. 20 almene boliger under opførelse til indflytning december Bygherre: Middelfart Andelsboligforening af 14. maj Fotograf: Flemming Stagis. 20

21 Der kan også være en fjerde entrepriseform - totalentreprisen. Det er en entrepriseform, hvor de rådgivende teknikere er en del af entreprenørteamet - forstået på den måde, at man groft sagt kun har 2 parter i byggesagen: Bygherren og bygherrerepræsentanten på den ene side Totalentreprenøren - entreprenøren og de rådgivende teknikere - på den anden side Det er ikke en entrepriseform, som KAB normalt anbefaler - bortset fra udviklingsbyggerierne*, idet kontakten til de rådgivende teknikere bliver stærkt begrænset i denne entrepriseform, og bygherrens mulighed for at præge byggeriet vanskeliggøres ganske meget. * KAB har med støtte fra KAB- Fonden udarbejdet pjecen "Vi udvikler byggeriet", som kan bestilles i KAB. 21

22 Licitation Valg af entreprenør Et nybyggeri udbydes ofte som en hovedentreprise. Inden udbudsmaterialet sendes i licitation, skal det vurderes, om den samlede entreprisesum forventes at overstige 5 mio. ecu - eller ca. 40 mio. kr. Hvis entreprisesummen overstiger ca. 40 mio. kr., skal der afholdes et EU-udbud, jf. Bygge- og Anlægsdirektivet, og det vil være de rådgivende teknikere, der sørger for, at dette afholdes. Hvis det vurderes, at entreprisesummen ikke overstiger ca. 40 mio. kr., vil bygherren direkte kunne vælge de entreprenører, han ønsker skal give pris på arbejdet. Valg af de entreprenører, der skal indbydes, drøftes i følgegruppen efter indstilling fra de rådgivende teknikere og byggeforretningsføreren. Det er naturligvis bygherren (bygherrens repræsentanter i følgegruppen eller organisationsbestyrelsen), der ved en indbudt licitation i sidste ende beslutter hvilke entreprenører, der skal indbydes til licitationen. Besparelsesrunde Desværre er det ofte således, at det vil være nødvendigt at foretage besparelser, når der har været afholdt licitation, fordi tilbudet - selv fra den lavestbydende entreprenør - er større end det, der var budgetteret med i skema A-ansøgningen (det er dog heldigvis ikke altid). 22

23 Men hvis laveste tilbud er væsentligt højere end skema A-budgettet, skal der findes besparelser, og i denne fase er det overordentligt vigtigt indgående i følgegruppen at få drøftet og få forståelse for hvilke besparelser, der gør mindst ondt - både kvalitets- og driftsmæssigt. Der bør naturligvis primært arbejdes med besparelser, der ikke forringer konstruktionerne eller kommer til at påføre bebyggelsen væsentligt forøgede vedligeholdelsesomkostninger. Det vil være de rådgivende teknikere og KAB s administration, der anbefaler hvilke besparelser, der bør foretages, men det er igen bygherren, der er den endelige beslutningstager. Det er ofte nødvendigt at foretage besparelser i tilbudet. 23

24 Skema B-ansøgning På baggrund af licitationsresultatet og evt. nødvendige besparelser tilrettes projektet, og der indsendes den såkaldte skema B-ansøgning til kommunen. Skema B-ansøgningen er det detaljerede projekt med konkrete tidsplaner for byggeriets opførelse og med den nøjagtige pris for, hvad byggeriet forventes at komme til at koste. Der skal også sammen med skema B-ansøgningen være beregninger over, hvad huslejen vil blive og over driftsudgifterne, som bl.a. er vedligeholdelsesudgifter, henlæggelser, skatter, afgifter, forsikringer, renholdelse og administrative omkostninger. Totaløkonomiske beregninger Som noget relativt nyt skal der sammen med skema B-ansøgningen indsendes totaløkonomiske beregninger. Det er beregninger, der skal anskueliggøre hvilke totale udgifter, der forventes til byggeriet i en 15-årig periode - altså indeholdende alle udgifter til henlæggelser, vedligehold, varme osv., samt anskaffelsessummen til opførelsen af byggeriet. De første totaløkonomiske vurderinger skal allerede foretages samtidig med projekteringen, for hvis de rådgivende teknikere kan anskueliggøre, at man ved at bruge lidt mere i anskaffelsessummen til f.eks. en vinduestype, der kræver mindre vedligehold end et billigere vindue, så kan det være en totaløkonomisk god investering. Kvalitet betaler sig i længden. Disse vurderinger skal kommunen nu have samtidig med skema B-ansøgningen. 24

25 Godkendelse af skema B Når kommunen har godkendt skema B-ansøgningen, og det gør kommunen ofte hurtigt, hvis der løbende har været en dialog med kommunen under hele processen, og hvis økonomien ligger tæt på det i skema A-godkendelsens budget, så kan der skrives kontrakter med entreprenøren. Det er byggeforretningsføreren, der gør det på bygherrens vegne. Det færdige byggeri i baggrunden: Absalonsgade almene boliger. Bygherre: Samvirkende Boligselskaber. Opførelse: Byggeriet under opførelse i forgrunden: Absalonhus. 48 plejeboliger, et kommunalt serviceareal og en daginstitution. Bygherre: Samvirkende Boligselskaber. Opførelse: Fotograf: Claus Magnussen. 25

26 Udførelsesfasen Inden byggeriet endeligt kan påbegyndes på byggepladsen, vil der normalt gå 1-2 måneder efter, der er skrevet kontrakt med entreprenøren. Entreprenøren skal indkøbe materialer, indrette oplagspladser, mandskabsskure osv. Det er ofte, der i denne periode gøres noget ud af opstartfasen af det nye byggeri ved bl.a. at få borgmesteren og bestyrelsesformanden for boligorganisationen til at tage det første spadestik. Det er altid en god idé at skabe lidt opmærksomhed om et nyt byggeri, så pressen og samarbejdspartnerne informeres om det første spadestik. I udførelsesfasen vil der normalt ikke være behov for større aktivitet i følgegruppesammenhæng. Det vil primært være, at følgegruppen bliver orienteret om opfølgning på tidsplaner, budgetter og byggepladsforhold. Det første spadestik kan skabe opmærksomhed. De beslutninger, følgegruppen skal træffe i denne periode, bør være minimale, men der kan selvfølgelig forekomme små - nødvendige - ændringer, som der skal tages stilling til. Hvis det er større ændringer/problemer, bør det tages op i organisationsbestyrelsen. 26

27 Byggemøder Der afholdes normalt et ugentligt byggemøde mellem byggeledelsen og entreprenørerne, med byggelederen som mødeleder. Byggelederen, som kommer fra de rådgivende teknikere - eller er en særligt udpeget person fra et helt andet firma - er bygherrens repræsentant og varetager fuldt og helt dennes interesser. Repræsentanter fra boligorganisationen eller byggeforretningsføreren bør ikke deltage i byggemøderne, men det er derimod byggelederens pligt at orientere om byggesagen på bl.a. følgegruppemøderne og at sørge for, at eventuelle tvivlsspørgsmål bliver drøftet og afklaret med byggeforretningsføreren. Hvis boligorganisationen - på trods af KAB s anbefaling om ikke at deltage i byggemøderne bl.a. fordi, det kan være ansvarspådragende - alligevel vil deltage, så skal byggeforretningføreren også deltage. Bygherren betaler sin tekniske rådgiver for dette arbejde. Rejsegilde og udlejning Inden byggeriet er helt færdigt - normalt ca. 6 måneder før - afholdes rejsegildet, som også giver mulighed for at skabe opmærksomhed om byggeriet. Samtidig med rejsegildets afholdelse bør udlejningsbrochurer for byggeriet foreligge, og på de efterfølgende følgegruppemøder bør det drøftes, om der skal gøres en ekstraordinær indsats, evt. ved annoncering, for at gøre opmærksom på udlejningen af det nye byggeri. 27

28 Aflevering og mangelafhjælpning I kontrakten med entreprenøren skal der være aftalt en helt klar procedure for byggeriets aflevering. Det er entreprenøren, der melder byggeriet klar til aflevering, og de rådgivende teknikere (tilsynet og byggeledelsen) gennemgår og kontrollerer hele byggeriet og hver enkelt lejemål og påtaler evt. mangler, som entreprenøren skal udbedre. Ved selve afleveringsforretningen, som skal afholdes - med mindre der er konstateret væsentlige mangler - skal der udarbejdes en omhyggelig afleveringsrapport indeholdende samtlige mangler, og det skal være anført, hvornår manglerne skal være udbedret. Såfremt der konstateres væsentlige mangler, når afleveringsforretningen skal afholdes, så aflyses afleveringsforretningen og udskydes til et senere tidspunkt. Afleveringsforretning er udgangspunkt for garanti- og ansvarsperioden. Begrebet væsentlige mangler kan ofte være svært at definere helt præcist, men i helt ekstreme tilfælde kan det indbringes for Voldgiftsrettens afgørelse. Det er dog meget sjældent, at denne metode anvendes. Datoen for afleveringsforretningen er vigtig. Den danner udgangspunkt for entreprenørens 1-års garantiperiode og entreprenørens og de rådgivende teknikeres 5-års ansvarsperiode. Desværre er det ofte en større kamp at få udbedret samtlige mangler, og der må kræves en meget hård styring fra de rådgivende teknikeres side for at få fulgt op på mangeludbedringen. 28

29 Indflytning Datoen for indflytning lægges som regel fast på et meget tidligt tidspunkt, typisk mindst 6 måneder inden byggeriet er færdigt, og den dato er uhyre vanskelig (for ikke at sige umulig) at flytte. Det kan være en meget svær periode for de nyindflyttede, for det er desværre ofte, at der er mangler, der skal udbedres, og entreprenøren har krav på at kunne komme til for at udbedre manglerne. Det kan også være, at de nyindflyttede finder nye mangler, som ikke er blevet opdaget af tilsynet; det er dog ikke altid, det er mangler, men blot noget som den nyindflyttede mener burde være af en bedre kvalitet (end det, der er skrevet kontrakt om), og så kan entreprenøren ikke gøres ansvarlig. Det er i denne periode uhyre vigtigt med et højt informationsniveau til de nyindflyttede, så de ved, hvad der sker med påtalte mangler, hvornår de bliver udbedret, og at aftaler overholdes. Hvis der er problemer/mangler efter indflytningen, er det vigtigt, at de nyindflyttede er grundigt orienteret om, hvor de skal henvende sig. Det vil normalt være til ejendomsmesteren eller inspektøren, som så lader det gå videre til byggeledelsen. Valg af afdelingsbestyrelse Efter gældende regler skal der vælges en afdelingsbestyrelse inden 6 måneder efter indflytning. Det er boligorganisationens bestyrelse/dennes forretningsfører, der tager initiativ til indkaldelse til stiftende afdelingsmøde. 29

30 De næste 5 år Skema C-ansøgning Byggeregnskabet - det såkaldte skema C - skal være indsendt til kommunen senest 6 måneder efter aflevering af byggeriet. Byggeregnskabet viser den samlede anskaffelsessum for opførelsen af byggeriet. I byggeregnskabet vil der normalt være afsat et reservationsbeløb, som afdelingsbestyrelsen/beboerne kan bruge til f.eks. færdiggørelse af friarealer, legepladser, indretning af fælleslokaler osv. 1-års garantiperiode Det første år efter aflevering er garantiperioden, hvor entreprenøren fortsat skal udbedre påtalte mangler. 6-8 måneder efter aflevering gennemgår et eftersynsfirma på Byggeskadefondens vegne byggeriet og udarbejder en rapport over eventuelle mangler, der sendes til bygherren, som foranlediger evt. mangler udbedret. Byggeskadefondens eftersynsfirma er ikke de tekniske rådgivere, der har haft rådgivningsopgaven på byggeriet. De tekniske rådgivere, der har været på opgaven, foretager også et eftersyn umiddelbart inden 1-års garantiperiodens udløb. Det vil naturligvis komme til at virke utroligt irriterende for beboerne med de mange kontroleftersyn i garantiperioden, men det er vigtigt at få samlet alle fejl og mangler op, så entreprenøren kan udbedre dem, og så beboerne ikke efterfølgende skal betale for dem over huslejen. 30

31 5-års eftersynet Der kan i en periode på 5 år efter aflevering gøres ansvar gældende overfor entreprenøren og de rådgivende teknikere for skjulte fejl og mangler. Inden 5-års periodens udløb foretager Byggeskadefonden endnu et grundigt eftersyn af byggeriet, så der evt. kan gøres ansvar gældende overfor entreprenører og rådgivere, hvis der findes fejl og mangler. Dette skal gøres inden 5-års periodens udløb, for præcis på 5-års dagen efter aflevering er entreprenører og rådgivere sluppet fri og har ikke længere et ansvar for byggeriet. Der kan dog senere end de 5 år rejses en sag mod entreprenører og rådgivere, men det er uhyre sjældent, det forekommer, for det skal kunne dokumenteres, at de bevidst har foretaget sig noget svigagtigt i forbindelse med opførelsen. Alliancehaven i Slagelse. 108 boliger i sundhedsog servicecenter. Bygherre: Slagelse Kommune og Fællesorganisationens Boligforening (FOB). Taget i brug Fotograf: Georg Hemmingsen. 31

32 Eventuel voldgiftssag I selve byggeperioden - men oftere efter byggeriets aflevering - vil der kunne opstå uenighed mellem bygherre og entreprenører og/eller bygherre og de tekniske rådgivere. Det kan være tidsplaner, der ikke er blevet overholdt, eller uenighed om kvaliteten af arbejdet. Hvis ikke der kan findes en mindelig løsning på problemet, vil det være nødvendigt at indbringe sagen for Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed. Det kan være - og er desværre normalt - en meget langtrukken affære til stor irritation for beboerne, som naturligvis vil have meget svært ved at forstå, at eventuelle påtalte mangler ikke bare bliver udbedret. En voldgiftssag tager lang tid - ofte flere år. Der skal advokater på banen. Der skal ofte udføres en syn- og skønsrapport af uvildige syn- og skønsmænd, som forsøger at vurdere de faktiske forhold sammenholdt med de indgåede kontrakter. Der udarbejdes klageskrift af advokaten, der rejser sagen. Det kan både være bygherren eller entreprenøren, der vil have indbragt sagen for Voldgiftsnævnet. Der udarbejdes replik og duplik (svar og "gen-svar")mellem advokaterne, og først derefter bliver sagen så endelig fremlagt for Voldgiftsretten. Det er desværre meget normalt, at der går 3-4 år, før der foreligger en afgørelse/dom. 32

33 Skematisk tidsplan Nedenfor er vist en meget skematisk tidsplan for et normalt forløb på en byggesag (hvis der ellers eksisterer et "normalt" forløb). Der kan naturligvis være meget store variationer, specielt vedrørende idé- og programmeringsfasen, hvor dialogen med kommunen kan have et væsentligt andet tidsforløb end det skitserede halve år. En periode på ca. 4 år fra påbegyndelse af idéfasen til 1-års garantiperiodens udløb er en byggesag med et rimeligt glidningsfrit forløb, og en samlet periode på 5 år vil ikke være urealistisk. Skematisk tidsplan 1. år 2. år 3. år 4. år Idéfase/programmering Lokalplan Skema A-ansøgning Skema A-godkendelse Projekteringsfasen Skema B-godkendelse Entreprisekontrakt Byggestart - 1. spadestik Byggeperiode Rejsegilde Aflevering Indflytning Skema C-ansøgning 1-års garantiperiode Byggeskadefondens 1-års gennemgang Udførelsesperiode Godkendelsestidspunkt 33

34 Afslutning Som det fremgår, er det ikke helt uproblematisk at være bygherre. Der er mange beslutninger, der skal træffes, og de skal træffes på de rigtige tidspunkter, "så toget ikke bare er kørt forbi". Den professionelle byggeforretningsfører vil kunne guide bygherren igennem hele forløbet og vil være med til at klæde bygherren bedst muligt på til at træffe beslutningerne. Et godt samspil mellem byggeriets parter er en væsentlig forudsætning for et godt byggeri. Den gode bygherre: Er god til at formulere sine krav og ønsker til byggeriet Er velinformeret om en byggesags forløb og får stillet de kritiske spørgsmål på det rigtige tidspunkt Har en god dialog med - og har tillid til - sin byggeforretningsfører Får valgt de rigtige tekniske rådgivere til den pågældende opgave og har et tillidsmæssigt, men ikke ukritisk forhold til dem 34

35 KAB - Bygge- og Boligadministration er et beboerstyret forretningsførerselskab, der ejes af en række storkøbenhavnske boligorganisationer. Vi administrerer cirka boliger i hovedstadsområdet. Vi er med til at skabe et levende beboerdemokrati, gode boligforhold og spændende bymiljøer. Alle er velkomne til helt eller delvist at kopiere fra denne pjece, hvis der angives kilde. Tegninger og fotos i pjecen er beskyttet af normal ophavsret. Pjecen findes på KAB s hjemmeside ( Flere eksemplarer kan bestilles i Informationsafdelingen på telefon

36 Dette hæfte er nummer 11 i KAB s værktøjsserie De øvrige pjecer i KAB s værktøjsserie: Nummer 1: Pressekontakt Nummer 2: Budget Nummer 3: Spilleregler for møder Nummer 4: Dirigentens rolle Nummer 5: Afdelingsbestyrelsens udgifter Nummer 6: Beboerklagenævn Nummer 7: Samarbejde og samspil Nummer 8: Husorden Nummer 9: Energi- og Miljøcentret Nummer10: Råderet