REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2016

Transkript

1 Til medlemmerne i andelsboligforeningen REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2016 År 2016, mandag den 18. april 2016, klokken 19.00, blev der afholdt ordinær generalforsamling i andelsboligforeningen Ellesletten II i fælleshuset. Til generalforsamlingen var der 26 andelshavere repræsenteret, heraf 7 ved fuldmagt. Derudover deltog ejendomsadministrator Annett Klevenhaus fra DEAS A/S og foreningens revisor Torben Andersen fra Dansk Revision. Dagsorden var som følger: 01. Valg af dirigent. 02. Valg af referent. 03. Bestyrelsens beretning. 04. Forelæggelse af årsregnskab, forslag til værdiansættelse og revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet og værdiansættelsen. 05. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse og beslutning om eventuel ændring af boligafgiften. 06. Forslag. - A. Bestyrelsen stiller forslag om vedtægtsændring af 13, 2015, hvor ventelisterne fra Vedtægter kommer på igen. Se bilag A. - B. Bestyrelsens bemyndiges til at omlægge og evt. løbetidsforlænge foreningens lån, og med størst økomimisk fordel for foreningen. Samtidig bemyndiges bestyrelsen til at indgå kurssikring i forbindelse med låneomlægningen. Se bilag B. - C. Bestyrelsen bemyndiges til at etablere en ny nøgleskabsløsning i forbindelse med akutte problemer med foreningens systemer, samt gennemførelse af forebyggende vedligeholdelse i foreningen. Se bilag C. - Øvrige indkomne forslag. Du kan læse indkomne forslag på Valg til bestyrelse og bestyrelsessuppleanter. Der skal vælges 3 bestyrelsesmedlemmer samt 1 suppleant. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Uden for tur afgår Anette Nørremark Nielsen. Mary Chrillesen er på valg og er villig til at modtage genvalg. Signy Anitha Sundskarð er på valg, og ønsker ikke genvalg. Suppleant Anne Sofie Sørbø stiller op som bestyrelsesmedlem. Valg af Suppleant. 08. Valg af arbejdsgrupper. a. udendørsgruppen - b. styringsgruppen for fælleshuset og c. fyrgruppen. 09. Valg af administrator. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt. Side 1 af 7

2 AD 1. VALG AF DIRIGENT Formand Peter Looms bød alle hjerteligt velkommen og gennemførte valget af dirigent. Som dirigent blev ejendomsadministrator Annett Klevenhaus valgt. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var blevet lovligt varslet og indkaldt i henhold til foreningens vedtægter, og at forsamlingen var beslutningsdygtig i alle punkter på dagsordenen. Som referent stillede ejendomsadministrator Annett Klevenhaus og blev valgt uden modkandidater. AD 2. FORMANDENS BERETNING Formand Peter Looms aflagde beretningen som følger. Bestyrelsen har afholdt 10 bestyrelsesmøder siden sidste generalforsamling, heraf to møder med fyrgruppen samt et fælles møde med Ellesletten 1. Ved det første møde konstituerede bestyrelsen sig. Anette Nørmark Nielsen Lene Ilic Mary Crillesen Peter Olaf Looms Signy Anitha Sundskarð Fie Sørbø har været suppleant, men har arbejdet som ligeværdigt medlem siden første møde. Vi har fokuseret på følgende problemstillinger: Drift og vedligeholdelse - opdatering af vedligeholdelsesplan til også at omfatte punkter så som fællesantennen, forebyggende vedligeholdelse samt nøgleskab. - håndtering af nye udfordringer (bisværme, muldvarpe, mus) - droneinspektion af tagene for at tilgodese krav fra forsikringen, da vi ikke ønsker at andelshavere skal udføre farligt arbejde på stige. Optimering af omkostninger - realkreditlån. Der har været problemer med en gyldig fuldmagt til bestyrelsen for at genforhandle låneaftaler med finansielle institutioner. Derfor foreslås årlig vedtagelse af fuldmagt fra en GF til den næste. Forslaget er på dagsorden i dag. Køb og salg af andele - Foreningen ændrede vedtægter I Det viser sig, at vi ikke vedtog bestemmelser om ventelisten, som førte til usikkerhed under den seneste handel i marts måned. Derfor har vi brug for en vedtægtsændring for at genindføre ventelister og skabe klarhed over proceduren. Modernisering af andele Vi bor I en andelsforening. Det er hverken et museum hvor vi ikke må lave om på noget eller en ejerforening, hvor man kan ændre hvad som helst. Men hvor ligger den gyldne mellemvej? Vi er i gang med retningslinjer for modernisering. På denne måde kan vi hjælpe andelshavere der ønsker at ændre badeværelse eller som overvejer gulvvarme. Blandt usikkerhedsmomenterne er forsikring. Bestyrelsen og arbejdsgrupper En andelsboligforening forudsætter en indsats fra alle andelshavere. Folk yder meget som frivillige. Jeg Side 2 af 7

3 vil gerne takke alle, som har deltaget I bestyrelsesarbejde samt de mange, der har ydet et stort bidrag i vores arbejdsgrupper i det forgangne år. Spørgsmål til beretningen: En andelshaver spurgte til salg af nr. 41, da man havde opdaget at vedtægterne gældende siden generalforsamlingen i april 2015 ikke længere indeholdt henvisning til ventelister. Bestyrelsen oplyste at man alligevel havde valgt at udbyde boligen både på den interne og eksterne venteliste, dog var der udsendt til alle på samme tid, og svartiden blev derfor ikke særlig lang 3 dage, på baggrund af dette er der nu i det forslag som kommer til behandling under dagsorden pkt. 5 også taget stilling til svartiderne. Der var ikke nogen fra den interne som ville købe boligen og den blev derfor solgt til en fra den eksterne venteliste. Dirigenten spurgte om der var yderligere spørgsmål eller kommentarer til beretningen hvorefter dirigenten tog beretningen til efterretning på generalforsamlingens vegne. AD 3. FORELÆGGELSE AF ÅRSREGNSKAB OG EVENTUEL REVISIONSBERETNING SAMT GODKENDELSE AF ÅRSREGNSKABET Torben Andersen foretog en gennemgang af årsrapporten for 2015, der udviste et positivt resultat efter afdrag på kr Status med en balance på kr Andelskronen kunne med baggrund i den seneste valuarvurdering fastsættes til en andelskrone med faktor 11,68, hvilket også var den bestyrelsen indstillede til generalforsamlingens godkendelse. Dirigenten udbad sig herefter spørgsmål til årsrapporten og der få af oplysende karakter, hvorefter dirigenten satte årsrapporten til afstemning. Ved afstemningen kunne det konstateres, at generalforsamlingen enstemmigt havde godkendt årsrapporten og vedtaget en andelskrone med faktor 11,68. Dirigenten konkluderede derpå, at andelskronen frem til næste ordinære generalforsamling er fastsat med faktor 11,68. AD 4. FORELÆGGELSE AF DRIFTSBUDGET TIL GODKENDELSE OG BESLUTNING OM EVENTUEL ÆNDRING AF BOLIGAFGIFTEN Torben Andersen gennemgik de enkelte poster i foreningens budget for Der er i budgettet for 2016 ikke lagt op til en stigning i boligafgiften. Dirigenten satte herefter budgettet for 2016 til afstemning, som blev enstemmigt vedtaget. AD 5. FORSLAG BESTYRELSENS FORSLAG TIL NY Salg (Overdragelse) Stk. 1. Ønsker en andelshaver at fraflytte sin andelsbolig, er denne berettiget til at sælge (overdrage) sin andelsbolig til en anden, der bebor andelsboligen, eller efter nedenstående rækkefølge. En andelshaver må ikke uden ægtefællens/registreret partners/samlevendes samtykke sælge andelsboligen, hvis det medfører, at den ikke længere tjener til fælles bolig. Salg /overdragelse sker efter følgende rækkefølge: A. Til personer med hvem andelshaveren er beslægtet i lige op- eller nedstigende linje, eller overdragelsen sker til søskende eller disses børn, eller til personer, der i mindst 1 år har haft fælles husstand med andelshaveren. Side 3 af 7

4 B. Til andre personer i forbindelse med bytte med en anden bolig. C. Til andre andelshavere i foreningen eller disses børn, som er indtegnet på en intern venteliste hos bestyrelsen. Den først indtegnede på listen går forud for andre. Bestyrelsen skal sørge for at meddele andelshavere på den interne venteliste om den ledige bolig. De pågældende har herefter en frist på 5 bankdage til at tage stilling til, om de ønsker at overtage den ledige bolig. D. Til personer, som er indtegnet på en ekstern venteliste hos bestyrelsen. Den først indtegnede på listen går forud for andre. Bestyrelsen skal sørge for at meddele personer på den eksterne venteliste om den ledige bolig. De pågældende har herefter en frist på 5 bankdage til at tage stilling til, om de ønsker at overtage den ledige bolig. For at fremskynde processen, kan der udsendes om et salg til begge ventelister samtidigt. Bestyrelsen kan fastsætte, at de indtegnede på ventelisterne én gang årligt skal bekræfte deres ønske om at stå på ventelisten, idet de ellers slettes. E. Bestyrelsen kan fastsætte et årligt gebyr for optagelse af ikke medlemmer på den i D omhandlende eksterne venteliste. F. Overtages boligen ikke af en person på ventelisterne, har andelshaver indstillingsretten til boligen. Stk. 2. Dør en andelshaver, er dennes ægtefælle/registrerede partner/samlevende berettiget til at fortsætte medlemskab og beboelse af andelsboligen. Efterlades der ikke en ægtefælle/registreret partner/samlevende, eller ønsker denne ikke at benytte sin ret, kan andelsboligen sælges jf. 13 stk. 1. Sælges andelsboligen ved arveudlæg finder 14 og 15 anvendelse, dog bortset fra 15, stk. 4-7 om indbetaling og afregning, idet køberen i disse tilfælde indtræder i afdødes forpligtelser overfor andelsboligforeningen. Stk. 3. Ved ophævelse af samliv mellem ægtefæller/registrerede partnere/samlevende er den af parterne, der fortsætter medlemskab og beboelse af andelsboligen berettiget til at overtage andelsboligen gennem skifte eller salg. 14 og 15 finder anvendelse, dog bortset fra 15, stk. 4-7, om indbetaling og afregning, idet køberen i disse tilfælde indtræder i tidligere andelshavers forpligtelser over for andelsboligforeningen. Eventuelle rettighedshavere, herunder pant- og udlægshavere, skal acceptere overdragelsen. Stk. 4. Andelshaver er berettiget til at overdrage halvdelen af andelsboligen gennem salg til en samlever, som denne har haft fælles husstand med i 1 år, samt til ægtefælle/registreret partner. 14 og 15 finder anvendelse, dog bortset fra 15, stk. 4-7, om indbetaling og afregning, idet køberen i disse tilfælde også indtræder som andelshaver og i forpligtelser over for andelsboligforeningen. Eventuelle rettighedshavere, herunder pant- og udlægshavere, skal acceptere overdragelsen. Stk. 5. Bestyrelsen skal godkende den nye andelshaver jf. stk Nægtes godkendelse, skal der gives skriftlig begrundelse senest 3 uger efter, at bestyrelsen har modtaget skriftlig meddelelse om, hvem der indstilles. Stk. 6. Er ingen ny andelshaver indtrådt inden 6 måneder efter andelshavers fraflytning eller død, og er andelsboligen ikke sat til salg på markedsvilkår hos en ejendomsmægler, kan bestyrelsen bestemme, hvem der skal overtage andelsboligen, og de vilkår overtagelsen skal ske på. Herefter sker afregning som anført i 15. Omkostninger i forbindelse med salget påhviler andelshaveren 4 Bestyrelsen motiverede deres forslag. Forslaget blev vedtaget med 25 for og 1 undlod at stemme Forslag B Bestyrelsen bemyndiges til at omlægge og evt. løbetidsforlænge foreningens lån, og med størst økonomisk fordel for foreningen. Samtidig bemyndiges bestyrelsen til at indgå kurssikring i forbindelse med låneomlægningen. Side 4 af 7

5 Bestyrelsen motiverede deres forslag. Ovenstående forslag vil fremover komme på dagsorden hvert år, således at bestyrelsen i samråd med revisor kan omlægge foreningens lån med størst fordel for foreningen. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. BILAG C. FORSLAG TIL EN NY NØGLESKABSORDNING Forslag til ny løsning i ABF Ellesletten 2 Den nye løsning bygger videre på den hidtidige løsning, primært etablering af et nøgleskab med de aktuelle nøgler: Alle andelshavere som er med i ordningen sørger for at aflevere en kopinøgle til bestyrelsesformanden. Kopinøglerne opbevares i et sikret og aflåst nøgleskab i bebyggelse. Der er kun én nøgle der giver adgang til nøgleskabet, som opbevares enten hos et bestyrelsesmedlem eller hos en af de to personer i teknikgruppen (p.t. Niels Henrik Højmark-Nielsen og Mikael Ring-Knudsen). I tilfælde af akutte problemer tager teknikgruppen kontakt til de berørte andelshavere. Kan dette ikke lade sig gøre personligt eller telefonisk, bemyndiges teknikgruppen til at foretage de fornødne tekniske handlinger. Efterfølgende skal de berørte andelshavere altid orienteres om problemet og det gennemførte arbejde. Ulrik Fournais (nr. 55) stillede ændringsforslag til bestyrelsens forslag til vedtægtsændring af 13. Ulrik foreslår, at den interne venteliste, hvor beboere i foreningen og deres børn kan skrive sig op til en bolig, udvides til også at gælde søskende til beboere i foreningen. Forslaget blev ikke vedtaget 4 for 15 imod og resten undlod at stemme. Birte Karlsson (nr. 51) foreslår at foreningen indkøber og opsætter en hjertestarter udenfor Fælleshuset. Uffe oplyste at han havde en liggende som ikke blev brugt, den krævede blot et nyt batteri og en særlig kasse som hjertestarteren skal ligge i, så det vil nok koste omkring tusinde kr. at få den klargjort. Forslaget vedtaget med 22 for 3 imod og 1 undlod at stemme Ulla (nr. 17) og Pernille (nr. 59) foreslår at foreningen indkøber et udendørs træningsredskab af typen GE Sports G-stalk. Pris: kr. inkl. moms. Montering kan udføres af foreningen selv, evt. på en havearbejdsdag. Såfremt forslaget blev vedtaget ville man efterfølgende tage en afstemning om hvor træningsredskabet skulle stå. Forslaget blev ikke vedtaget 9 stemte for og 11 imod, resten undlod at stemme. AD 6. VALG TIL BESTYRELSE Bestyrelsesmedlem Mary Chrillesen og Signy Anitha Sundskaö er på valg Mary Chrillesen er villig til at modtage genvalg for en ny periode, mens bestyrelsesmedlem Signy ikke modtog genvalg uden for tur afgår Annette Nørremark Nielsen Der skulle derfor vælges 2 nye bestyrelsesmedlemmer, Fie Sørbø opstillede på den ene ledige bestyrelsespost og blev valgt, der var desværre ikke andre der ønskede at opstille til bestyrelsen. Side 5 af 7

6 Bestyrelsen ser herefter således ud: Peter Looms Formand (på valg i 2017) Lene Ilic Medlem (på valg i 2017) Mary Chrillesen. Medlem (på valg i 2018) Fie Sørbø. Medlem (på valg i 2018) Som suppleant valgtes: Signy Anitha Sundskaö og Annette Nørremark Nielsen VALG AF ARBEJDSGRUPPER: Udendørsgruppen Mogens Jacobsen, Mary Chrillesen og Andrias Sundskarö blev genvalgt. Styringsgruppen for fælleshuset Annette Mørk nr. 9, Anne Refslund Poulsen nr. 43, Martin Knudsen nr. 23, Pernille hvid Lippmann nr. 59, og Fie Sørbø nr. 53. Fyrgruppen Michael Ring Knudsen og Niels Højmark Nilsen blev genvalgt Aflæsning af brug af tørretumbler og indsendelse til DEAS overgår til Martin Knudsen i nr. 23. Samtidig fik Martin lov til at skifte/rense filtret på tørretumbleren. Det er meget vigtigt at I overholder de retningslinjer som er udsendt til jer alle omkring rotter, da der ind i mellem fortsat er set rotter i området. Da der ikke fremkom yderligere takkede dirigenten for god ro og orden og erklærede generalforsamlingen for afsluttet kl , idet alle dagsordenens punkter var udførligt behandlet. Side 6 af 7

7 Ovenstående referat er et beslutningsreferat, og referatet indeholder således kun et ekstrakt af det som blev nævnt på generalforsamlingen. Side 7 af 7