PIXIBOG VEJLEDNING I TILBUDSAFGIVELSE I SKI S NYE UDBUDSSYSTEM

Transkript

1 PIXIBOG VEJLEDNINGITILBUDSAFGIVELSEISKI S NYEUDBUDSSYSTEM (printifarverommuligt) VERSION NOVEMBER2009 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning...3 Opretbruger,logpåogfindrelevanteudbud...4 DigitalsignaturVIGTIGT!...4 Registreringsformular...5 Prækvalifikation...10 *Oversigtoverdokumenter...11 **Besvarelseafspørgeskema...12 ***Bekræftelseafeventuellemindstekrav...14 Tilbudsfasen...15 *Oversigtoverdokumenter...16 **Besvarelseafspørgeskema...17 ***Bekræftelseafeventuellemindstekrav...19 Afsluttilbud...19 SpørgsmåltilSKIiforbindelsemedprækvalifikation/tilbudsafgivelse...21 Opretflerebrugereistystemet...24 Kontraktindgåelseogunderskrift...27 FAQ

3 INDLEDNING Nærværende pixibog erenvejledningibrugenafskisnyeudbudssystem.pixibogenerudarbejdetsomen guidederskalsikreatdusomtilbudsgiverbliverledtdendirektevejgennemtilbudsafgivelse,hvadenten deteretoffentligtellerbegrænsetudbudduønskeratbydepå. Dererisystemetflerefunktionerenddemderbliverpræsenteretinærværendepixibog,menfølgerdu den RØDETRÅD erdusikkerpåatkommegennemdestepsdererpåkrævetforatafgiveanmodningom prækvalifikationogafgivetilbud. DeBLÅtekstbokseivejledningenerkommentarerogsupplerendeoplysninger,derkanværenyttigei forbindelsemedarbejdetiskisudbudssystem. Læsførsteafsnit( Opretbruger,logpåogfinddetrelevanteudbud )indendutagersystemetibrug. Afsnittetindeholdervigtigeoplysningeromoprettelseafvirksomhedsprofilogadministratorrettigheder. Uansetomduskalbydepåetoffentligtellerbegrænsetudbuderdetteførsteindledendeafsnitom oprettelseogloginrelevant.skaldubydepåetoffentligtudbudkanduudeladeafsnittet Prækvalifikation oggåtilafsnittet Tilbudsfase. DeterptkunmuligtatanvendeMicrosoftExplorersombrowser(understøttelseafMozillaFirefoxkommer i2010).denoptimaleskærmopløsningtilbrugafsystemeter1024x768pixel. Nårsystemetanvendesførstegang,kanmanundervejsblivebedtomatinstalleretoMicrosoft komponenterisinbrowser.detgældermsxmlogactivexkomponentetcapicom.beggekomponenter skalinstalleres.genstartdinbrowser,hvisduopleverproblemermedkomponenterne. HvisderopstårbehovforyderligeresupporterdunaturligvisvelkommentilatkontakteSKIsKundeservice påtelefon

4 OPRETBRUGER,LOGPÅOGFINDRELEVANTEUDBUD Detteerdenførstesidedumødernårdufølgerlinketfrawww.ski.dk.Derermulighedforatoprette virksomhedensombrugerogloggepåsystemetforatseaktuelleogigangværendeudbud. NB.Dukanikkeloggeindmedevt.gamleSKIkodeord. AlleigangværendeSKIudbudink.udbuds bekendtgørelsesesherudenbehovforlogin. Erduallerederegistreretidetnye systemkanduklikkeherforatgåind viadinprofilogarbejdevidereeller søgeefternyeudbud. Erdinvirksomhedikke registreretsombrugeraf SKIsnyeudbudssystem,så klikherogblivregistreret foratkunnehenteog besvareudbudsmateriale. DIGITALSIGNATURVIGTIGT! Væropmærksompåatforatafsluttetilbudogsignerebørderanvendesdigitalsignatur. Derkanforventesindtiltreugersleveringstidpåensådansignatur.Værderforopmærksompåhurtigst muligtatrekvirereensådan.detereksempelvismuligtatrekvirereensignaturviawww.digitalsignatur.dk ellerwww.danid.dk Ikananvendeenvirksomhedssignatur(skalkøbes),somerknyttettilvirksomhedenellerenpersonlig digitalsignatur(gratis)tilentegningsberettiget(seevtfaq)ivirksomheden. 4

5 VEJTILUDBUDSBEKENDTGØRELSE Udbudsbekendtgørelse(seoverståendescreenshot)kanfindesudenlogin.Fraloginforsidentryk Igangværendeudbud herefterserduskærmbilledetherunder. Kikpådetrelevanteudbud. Pånæsteskærmbillede,trykpåknappen(oppeihøjrehjørne) udbudidetaljer. DerefterScholltilbundenafdennæstesideogtryk(ihøjrehjørne) Visbekendtgørelse. Hereftersesudbudsbekendtgørelsen. 5

6 REGISTRERINGSFORMULAR Hvisikkevirksomhedenerregistreretiforvejenskaldenregistreresvia Onlineregistrering påforsiden. Nedenståendeformularfremkommer(dererivejledningenkunafbilledetudsnitafformularen). Væropmærksompåatdenpersonderbliverangivetnårvirksomhedenoprettesvilregistreressom firmaadministratorogvilifremtidenværeansvarligforatopretteøvrigebrugereogadministratorer. Envirksomhedkankunregistrereséngangpr.CVRnummer(seFAQhvisproblemermeddette). Nårvirksomhedenerregistreretskalfirmaadministratorenopretteogadministrerevirksomhedensøvrige brugere.determuligtathaveflereadministratorerforsammevirksomhedsprofilogdetermuligtforflere brugereisammevirksomhedatarbejdeisystemetpåsammetilbudsamtidig.seevtafsnitomdette. Herunderillustreresdenformularderanvendesførstegangvirksomhedenskalregistreresi udbudssystemet. Væropmærksompåatformularenindeholdermereenddetermuligtatviseherunder.Devigtigste punktererdogmedtaget. Beskrivkortjereskærneydelser. GenerelinformationtilSKI Nøgleordomjeresprodukter/ydelser kantilføjes.ikkevæsentligt. Feltet Fritagetleverandør samt feltet alarmeringer skalikke anvendes.deharingen funktionalitet. 6

7 Nårsystemetanvendesførstegang,kanmanundervejsblivebedtomatinstalleretoMicrosoft komponenterisinbrowser.detgældermsxmlogactivexkomponentetcapicom.beggekomponenter skalinstalleres.genstartdinbrowserhviskomponenterneikkevirkermeddetsamme. Udfyldallefelteriformularenogvælgtilsidstden digitalesignaturibrugertilatsigneretilbudog kontraktermed.klikpå Vælgcertifikat ogvælgden relevantedigitalesignatur. Afslutmedattrykke Gem ogvirksomhedens profileroprettetogklartilbrug. Gåtilforsidenoglogpåforatkommetilaktuelle udbud. NB!Certifikat/digitalsignaturkantilføjessenere,hvisdetteførstskalrekvireres.Hvisdetteertilfældet trykkesblot Gem ogtilbudsgiverkannuloggeindiudbudssystemetogtilgådetrelevante prækvalifikations/udbudsmateriale. Nårtilbudsgivermodtagersitcertifikat,tilføjesdettevianavigeringsmenueniøverstehøjrehjørneog underfunktionen Brugerprofiler.Certifikatettilføjesdenbrugerprofil,derskalsigneredetendelige tilbud. 7

8 Nårvirksomhedeneroprettetiudbudssystemetvilnedenståendefremkommeefterlogin. Klikherforatgåtiloversigten overaktuelleudbud. Finddetrelevanteudbud Hvisflerefanebladefremkommertryk på Igangværende foratgåtil oversigtenoveraktuelleudbudduhar mulighedforatbydepå. Vælgdetrelevanteudbud. 8

9 Hvisduendnuikkeerloggetpåudbudssystemetvilnedenståendeskærmbilledefremkomme.Duvilhave mulighedenforatloggepåelleropretteennybrugerprofil. Klikherforatloggepåoggåtil udbudsmaterialethvisdin virksomhedharoprettetenprofil isystemet Klikherhvisikkedinvirksomhedharenprofili udbudssystemet.vedr.oprettelseaf virksomhedsprofil,sedenindledendeteksti nærværendevejledning. Hvisduharloggetpåudbudssystemetvilnedenståendeskærmbilledefremkommenårduvælgerdet udbudduønskeratanmodeomprækvalifikationtil/afgivetilbudpå. Klikherforatgåtilprækvalifikations /udbudsmaterialetogevt.atafgive anmodningomprækvalifikation/tilbud. Hvisduklikkerher,fårdukunbegrænset adgangtilsystemet,daduikkehar accepteret velkomsten. 9

10 PRÆKVALIFIKATION Udbuddetsoversigtssideviserspørgeskemaforprækvalifikation,adgangtilgenerelledokumentersamt oversigtoverdedelaftalerderudbydes. Resterendetidtildeadline. Klikherforatgåtilbesvarelseafdetspørgeskemaderskal udfyldesiforbindelsemedprækvalifikationen.** Klikherforatse,deforprækvalifikationen, relevantedokumenter. N.B.Dennetekstændrer sigikkeselvomduhar udfyldtspørgeskemaet. Anmodningenomprækvalifikationafsluttesvedattrykkeherog digitaltsignereanmodningen.anmodningensendesaltsåførst,når derertrykket Afsendtilbud NårIsidentrykker afsendtilbud bliveriherefterbliveribedtomatbekræftejeresskiloginogpassword. SlutteligtskalIvælgejeresdigitalesignaturogsidentastekodenpåsignaturen. 10

11 Pådefølgendesidererdersupplerendeinformationertilovenståendeskærmbillede,herunderhvordan relevantedokumenter,spørgeskemaertilgås.derhenvisestilderøde stjernemarkeringer iboksene ovenfor. *OVERSIGTOVERDOKUMENTER Oversigtoverdokumenterdererrelevanteforanmodningomprækvalifikationogsenereafgivelseaf tilbud.klikpådetrelevantedokumentforatdownloadeelleråbneoglæsedokumentet. 11

12 **BESVARELSEAFSPØRGESKEMA Besvarelseafspørgsmål.Vedklikpåknappen Besvarspørgsmål fremkommeretnytvinduehvorfra spørgsmålenebesvares seherunder. HvistilbudafgivessomkonsortiumSKALalleoplysningerogbesvarelserafspørgeskemaerindtastesvia Fællessekretariatetsvirksomhedsprofil.Hvisikkeallemedvirkendevirksomhederikonsortietindtaster deresdataviafællessekretariatetsprofilvildeikkebliveregistreretsomendelafkonsortiet,ogvilsåledes væreudeladtafevalueringen. Angivtypenaftilbudsgivertryk OK ogfortsættilspørgeskemaerne. 12

13 Spørgeskemaetforprækvalifikationfremkommerinytvindue. Afleveringafanmodningomprækvalifikation. Besvarspørgsmåleneispørgeskemaet. Dukangemmeundervejsogforsætte nårdetpasserdig.hvisdutrykker nulstilskema bliverduadvaretfør ditskemauigenkaldeligtslettes. Nårallespørgsmålerbesvaretklikpå Uploadbesvarelser. Sidenvilenoversigtoverevt. ubesvaredespørgsmålfremkomme. Besvardeubesvaredespørgsmåleller tryk ignorer ogtryksidenpå Fortsættilafleveringsoversigt. Klikherforatuploadespørgeskemaetsådet erklartilafleveringafanmodningom prækvalifikation. 13

14 Klikheratbekræfteatvirksomheden overholdermindstekravene. Klikherforatlæsemindstekravene Afslutvedattrykkeher. Mindstekraveneernubekræftetog anmodningenomprækvalifikation kanafgives. ***BEKRÆFTELSEAFEVENTUELLEMINDSTEKRAV. DeterikkeialleudbudIbliverbedtomatbekræftemindstekrav. 14

15 TILBUDSFASEN Klikherforatgåtiludbudsmaterialet ogafgivetilbud. Vedetbegrænsetudbudvilprækvalificeredeleverandørerbliveinviterettilatafgivetilbudi forbindelsemedudbuddet.tilbudsgivervilmodtageen omprækvalifikationmedetlinktil forsidenaftilbudsfasen.forsidenvilværesomnedenstående. Vedetoffentligtudbudvilprocesseniudbudssystemetstarteher,nårduerloggetindisystemet. Efteracceptafinvitationtilatafgivetilbudkommerdutiludbudssidenmedoversigtover udbudsmaterialet,herundergenerellespørgsmålogdelaftaler. 15

16 Klikherforatlæsedefortilbuddetrelevante dokumenter.f.eks. Generellevilkår, KravspecifikationogRammeaftale.* Klikherforatgåtilbesvarelseaf spørgeskemaetderskaludfyldesi forbindelsemedgenerelle spørgsmål.** Hvisderiforbindelsemedudbuddetermindstekravderskal overholdesfremkommerdenneknap.klikherforatlæse mindstekraveneogbekræfteatdebliveroverholdt.bekræftes detteikke,erdetikkemuligtatafgiveetkonditionsmæssigt tilbud.*** NB.Detsesikkeom spørgeskemaeter udfyldt. Klik Besvarspørgsmålforhverenkelt delaftalederafgivestilbudpå. *OVERSIGTOVERDOKUMENTER Oversigtoverdokumenterdererrelevanteforanmodningomprækvalifikationogsenereafgivelseaf tilbud.klikpådetrelevantedokumentforatdownloadeelleråbneoglæsedokumentet. 16

17 **BESVARELSEAFSPØRGESKEMA Spørgeskemaetfremkommerietseparatvindue.Spørgeskemaetudfyldesognårdetteerfærdigt,trykkes uploadbesvarelser imenuentilvenstre. 17

18 Hvisdererspørgsmål,somikkeerbesvaret,vilnedenståendeskærmbilledefremkommeiforbindelsemed uploadafbesvarelser.foratkunneaflevereskalderaktivttagesstillingtil,omtilbudsgiverønskerat besvarespørgsmåleneelleromderskalignoreres.nårsystemetharregistreretenhandlingpåsamtlige spørgsmålmedmanglendebesvarelse,kanderendeligtuploadesbesvarelsertilsystemet. Nårbesvarelseneruploadetvildetfremgåafafleveringsoversigten Sescreendumpnedenfor. 18

19 Klikheratbekræfteatvirksomheden overholdermindstekravene. Klikherforatlæsemindstekravene Afslutvedattrykkeher. Mindstekraveneernubekræftetog tilbuddetkanafgives. ***BEKRÆFTELSEAFEVENTUELLEMINDSTEKRAV. DeterikkeialleudbudIbliverbedtomatbekræftemindstekrav. AFSLUTTILBUD 1Indtastsammebrugernavnog passwordsomanvendesvedlogin tilsystemet. 2 Trykherogduvilblivebedt omatvælgeetcertifikat. 19

20 Vælgdetcertifikatderskal anvendesogtrykpåok knappen. Nårcertifikatervalgt,kantilbuddetafsluttesogafsendestilSKIviaudbudssystemet. Nuertilbuddeterafsendtognedenståendebeskedfremkommer. 20

21 SPØRGSMÅLTILSKIIFORBINDELSEMEDPRÆKVALIFIKATION/TILBUDSAFGIVELSE Ispørgeskemaernevildetværemuligtatstillespørgsmåldirektevedattrykkepådengrønneknap Stil Spørgsmål.Jeresspørgsmålstillessåledestildetrelevantepunktispørgeskemaet. Nårdutrykkerpådengrønneknapfremkommernedenståendespørgsmålsboks. Foratstillespørgsmålafgenerelkarakterseside22. Indtastspørgsmålether Klikherforattilføjespørgsmålettilen listedukansendesamlet.anvendes hvisduharflerespørgsmålduvilstille indenduafsenderdemtilski.listen afsendesefterfølgendefra menupunktet Mineikkesendte spørgsmål (seherunder). 21

22 Spørgsmål oversigt Klikherforatafsendeeventuelle spørgsmålslister. Klikherforatsendespørgsmåletog vendetilbagetilspørgeskemaet. Klikherforatseallestillede spørgsmål,ogsådemderikkeer sendt. 22

23 Generellespørgsmål Vælgkategorifordetgenerellespørgsmålidropdownmenuen. Klikherforatsendespørgsmålettil SKIellertryk Tilføjtilliste forat sendeensamletliste. Nårspørgsmåleneermodtaget,vilSKIbesvarespørgsmåleneindenfordefristerdererangiveti prækvalifikations/udbudsmaterialet. Samtligetilbudsgiverevilmodtagebesvarelserpåalleindkomnespørgsmålsamtidig.Allespørgsmål offentliggøresviasystemetianonymform. Klikherforatsesamtligestillede ogbesvaredespørgsmål 23

24 OPRETFLEREBRUGEREISTYSTEMET HvisIønskeratopretteflerebrugereisystemetfølgguidenherunder.Derbørkunværeenbrugerpr. udbudforatderikkeopstårunødigefejlisystemet(viarbejderpåatændredette). Klikherforoprettenyebrugerei systemet Hereftertryk Opretbruger seherunder. 24

25 Klikherforoprettenyebrugerei systemet Udfylddataoggemdennyebruger. 25

26 Foratgivedennyebrugeradgangtiltilbud,somdualleredeertilmeldt,skaldennyebrugertilknyttes dettekonkreteudbud.deterdenpersonsomharoprindeligttilmeldtsig,somskaltildelerettighedersom detsesibundenafudbudssiden. Huskpåvianbefalerpt.enbrugerpr.udbud. Klikherforatangivehvilkebrugere somskalhaveadgangtilkonkrete udbudogtrykgem. 26

27 KONTRAKTINDGÅELSEOGUNDERSKRIFT Vejledningikontraktindgåelseogunderskriftfølgeriforbindelsemedtildelingafudbuddet. 27

28 FAQ 1. VoresCVRnummereroptagethvadgørjeg? DereralleredeenbrugerijeresvirksomhedderharregistreretsigsomFirmaAdministrator.Dennebruger kanoprettedigsombruger.kontaktdinfirmaadministratorforatfåopretteenprofil.hvisikkeduved 2. ViharikkeetdanskCVRnr.hvadgørvi? IndtastdetvirksomhedsregistreringsnummerIharidetlandiertilknyttet.Noteritekstfeltet,atIikkehar etdanskcvr. 3. Hvadmenesmedtegningsberettiget? Typiskenlederellerfunktionær(ex.enkonsulent)somsignererpåvegneafvirksomheden.Deter virksomhedensansvaratdeterdenrettepersonderunderskriver.skiverificererikke. 4. KanjegbrugeApple/MACisystemet? Nejdesværre,ikkeendnu.BrowserenMozillaFirefoxbliverunderstøttetafsystemetprimo Minbrowserbedermigomatinstallerekomponenter,hvadgørjeg? Nårsystemetanvendesførstegang,kanmanundervejsblivebedtomatinstalleretoMicrosoft komponenterviasinbrowser(explorer).detgældermsxmlogactivexkomponentetcapicom.begge komponenterskalinstalleres. 6. KanjegstadigbrugeminkodefraSKIsgamleudbudssystemETHICS? Nej,duskaloprettedigpåny. 7. Jegbliverbedtomatventepågodkendelseefteroprettelseisystemet,hvorlængeskaljeg vente? Duhartilmeldtdigenfjerndelafsystemet(somvirkerpåtværsafflerenationer)ogderkangåoptilfire dageførgodkendelse.venligstregistrerprofilenpå 8. Jegserspørgeskemaetietuhensigtsmæssigtskærmbillede,hvadgørjeg? Opsætdinskærmtil1024x768pixel,deterdetoptimaleskærmformat. 9. Jegkanikkeloggepåmedminbrugerprofiliudbudssystemet. Gåtilwww.eusupply.com/ski.aspogtrykpå"Glemtditpassword?" alternativtkontaktskiv.jesper 10. Jegharproblemermeddigitalsignatur. TjekatMSXMLogActiveXkomponentetCapicomerinstalleretidinbrowser.Genstartdinbrowser(brug InternetExplorer).Hvisduikkekanfindedindigitalesignaturpådinarbejdspc,søghjælphosdininterne ithelpdisk. 11. Jeghartastetminkodeindforkertind5gange systemeterlåst,hvadgørjeg? Bestilnytpassword.Indenduforsøgerigen,såhuskatlukkealleåbnebrowservinduer. 28

29 SKIønskerdiggodfornøjelsemedbrugenafsystemet. DueraltidvelkommentilatkontakteSKIskundeservicepåtelefon ,hvisduharbrugfor yderligeresupport. 29