Fakturering af: - Private kunder -Virksomheder - Det offentlige

Transkript

1 Fakturering af: - Private kunder -Virksomheder - Det offentlige

2 Virksomhedens situation i dag Omkostninger i dag til fakturering? Kroner Manpower Investeringer Ledelsestid Besvær

3 Omkostningselementer Papir Print, drift + afskrivning Efterbehandling Kuvert Kuvertering (drift + afskrivning) Gennemsnitsomkostning på 11,40 kr. pr. brev! Kilde: Analyse gennemført af NFO Genius oktober 2003 med 111 økonomichefer i store virksomheder. Håndtering, lager Øvrige omkostninger Porto Indlevering til Post Danmark Andet? Virksomhedens omkostninger i dag? Antal fakturaer pr. år: styk Stykpris: kr. I alt: styk x pris kr.

4 Kundernes krav/ønsker = ny konkurrenceparameter Papir Elektronisk faktura som kan læses ind i økonomisystemet Elektronisk faktura som kan viderebehandles i et work-flow Elektronisk OIOXML Omkostninger eboks Elektronisk indbetalingskort Automatisk betaling Kundekrav

5 PBS løsning PBS opfylder de mange krav, kunderne stiller i dag og i morgen Direkte omkostningsbesparelse Administrative lettelser Én løsning som klarer det hele, én til mange! Én til mange Kunde Kunde Virksomhed PBS Kunde Kunde Kunde Kunde

6 e faktura løsningen Bank e faktura e faktura Debitoradm. Andre kundenr. Fx. via CVR-nr. Bank Elektronisk indbetalingskort Ultimo 2006 Papir e faktura Bank e faktura basic OIOXML kunder fx det offentlige AFSENDER EAN-nr OIOXML e faktura MODTAGER

7 Layout elektronisk faktura Afsender har kontrol over layout af elektroniske fakturaer Afsender kan designe layout af fakturaer via eget stylesheet Afsender kan vælge et standard e faktura stylesheet Individuelt layout Eget logo Standard layout Eget logo

8 Papirfaktura Mulighed for eget layout Eget logo Mulighed for 4 standardskabeloner Eget logo Printes i sort/hvid Neutral kuvert Eksempel på standardskabelon

9 Fordele for afsender Én totalløsning Kun én forbindelse ud af huset Der skal ikke indgås individuelle aftaler om elektronisk fakturering med hver enkelt kunde PBS ved hvilket format, modtagerne ønsker at få fakturaen leveret i Sparer omkostninger til fakturabilag, print, kuverter og pakning 4,75 Ved elektronisk afsendelse spares porto, kuvert, print, fakturabilag og pakning Fakturaerne kan sendes hver dag Mere sikker identifikation af indbetalinger automatisk udligning

10 e faktura forbedrer også dine kunders forretning e faktura forbedrer virksomhedens konkurrencekraft e faktura forbedrer kundernes konkurrencekraft Virksomhed Kunde Slutbruger Win - Win situation

11 e faktura lever op til lovens krav e faktura lever op til momsbekendtgørelsen og bogføringsloven. Momsbekendtgørelse (bek. nr af 12. december 2003) med angivelse af de fuldstændige fakturakrav kan findes på ToldSkats hjemmeside: I forbindelse med elektronisk fakturering er det en betingelse, at køber (fakturamodtager) er indforstået med, at modtagelsen af fakturaer fra leverandøren (fakturaafsender) sker elektronisk. Det er samtidig et krav, at fakturaernes ægthed og integritet sikres.

12 Sådan fungerer e faktura Økonomisystem Integration e faktura pro OIOXML Integrationsmodul til e faktura gateway Standardmodul til Microsoft systemerne, SAP og Admiral mv. Modulet købes hos - og installeres af - forhandlere af e faktura På fremgår forhandlere af e faktura Egen udviklet integration

13 Priser Over 200 fakturaer pr. måned Gælder både for afsender og modtager Pakke 1 Tilslutningspris Abonnement pr. måned 250, ,- Transaktionspriser (gælder kun for afsender) e faktura basic, modtageren identificeres via EAN-nr. 0,75 e faktura, modtageren identificeres via CVR-nr 2,10 e faktura print (op til 6 sider) 7,05

14 Besparelsesmulighed Antal fakuraer i dag: stk. pr. år Omkostninger i dag: -Print - Papir -Kuvert - Kuvertering -Printer - Håndtering -Porto 7,05 kr. Antal fakturaer pr. år Besparelsesmulighed

15 Priser Under 200 faktura pr. måned Gælder både for afsender og modtager Pakke 2 Tilslutningspris Abonnement pr. måned 100, ,- Transaktionspriser (gælder kun for afsender) e faktura basic, modtageren identificeres via EAN-nr.) 1,50 Debitoradministration, modtageren identificeres via CVR-nr. 2,85 e faktura print (op til 6 sider) 7,80

16 Priser, koncerner Gælder både for afsender og modtager Central Decentral Første Efterfølgende selskab selskaber Tilslutningspris 4.000, ,- 1000,- Abonnement pr. måned 100,- 250,- 250,- Transaktionspriser (gælder kun for afsender) e faktura basic, modtageren identificeres via EAN-nr. 0,75 0,75 0,75 Debitoradministration, modtageren identificeres via CVR-nr. 2,10 2,10 2,10 e faktura print (op til 6 sider) 7,05 7,05 7,05

17 Det videre forløb mod omkostningsbesparelsen Teknik drøftelse Implementering Test Drift Kundeaktiviteter

18 Ekstra powerpoint sider Supplerende oplysninger Muligvis er siderne, som følger nu, ikke blevet gennemgået

19 Aftaler 1. e faktura - abonnementsaftale Abonnementsaftalen er et løbende abonnement og giver kunden brugsretten til e faktura. Aftalen kræver underskrift af pengeinstituttet. 2. Dataleverandøraftale til e faktura (DL01) Med dataleverandøraftalen bestiller kunden chipkortlæser og chipkort, så kunden kan kommunikere sikkert over internettet med PBS. Aftalen kræver underskrift af pengeinstituttet. 3. Layout til e faktura print Har PBS ikke en elektronisk forbindelse til modtageren, printer PBS fakturaen og sender den med almindelig post. Afsender kan enten selv bestemme layoutet af sine printede fakturaer eller vælge imellem forskellige standardskabeloner. PBS printer i sort/hvid.

20 Koncernaftaler Der findes 2 forskellige koncernaftaler. En central og en decentral. 1. Abonnementsaftale Koncern central Denne aftale henvender sig til koncerner, hvor moderselskabet indgår en abonnementsaftale på vegne af alle koncernens selskaber. Endvidere er aftalen kendetegnet ved, at al datakommunikation til/fra PBS og koncernselskaberne foregår via én kommunikationskanal. 2. Abonnementsaftale Koncern decentral Denne aftale henvender sig til koncerner, hvor hvert koncernselskab kører selvstændig fakturering. Hvert koncernselskab skal udfylde en aftale.

21 Layout til e faktura print Skemaet indeholder: 1. Oplysninger om virksomheden 2. Layout-type (fakturaskabeloner) Valgmuligheder: Vælg imellem forskellige fakturaskabeloner. Skabelonerne hentes fra Brug én af skabelonerne med små ændringer (for opsætning betales timepris) Udarbejd selv en fakturaskabelon (for opsætning betales timepris) Hvis dette skema ikke udfyldes, bliver printopsætning med en e faktura standardskabelon - uden logo. Dette skema skal ikke underskrives af pengeinstituttet.

22 Priser, beskrivelse Tilslutningspris (gælder både for afsender og modtager) Registrering af virksomheden. Opsætning med PBS standardstylesheet eller stylesheet fremsendt af virksomheden. Stylesheet anvendes til elektronisk visning af fakturaen. Opsætning af valgt PBS layout til print. 1 postkasse. Abonnement (gælder både for afsender og modtager) Virksomheden kan vælge at være både afsender og modtager af elektroniske fakturaer - eller kun afsender eller kun modtager. Abonnementet dækker for anvendelse af e faktura systemet, service og support. Abonnementet betales månedsvis forud.

23 Priser, beskrivelse Transaktionspriser (gælder kun for afsender) Virksomheden betaler en grundpris for hver faktura eller kreditnota. Grundprisen hedder e faktura basic og er en fast transaktionspris på alle transaktioner. Transaktioner faktureres pr. stk. månedsvis bagud. I tillæg til e faktura basic betales et debitoradministrationsgebyr, som gælder for alle transaktioner, hvor kundens fakturamodtager ikke identificeres ved et EAN-nr. Identifikationen kan fx ske via CVR-nr. Er virksomheden kun modtager af e faktura, betaler virksomheden ikke nogen transaktionspris. Printpriser (gælder kun for afsender) Kan PBS ikke fremsende fakturaen elektronisk til modtageren, printes fakturaen og sendes med almindelig post. Ydelsen hedder e faktura print og indeholder en grundpris, ekstra printsider og porto. Printydelserne faktureres månedsvis bagud.

24 Tilslutning til e faktura De elektroniske fakturaer til e faktura sendes i e faktura formatet eller OIOXML. e faktura formatet bygger på XML og er PBS måde at opbygge indholdet i en faktura på. De elektroniske fakturaer sendes videre fra e faktura i enten e faktura format eller OIOXML-format. Ved modtagelse af fakturaen i OIOXML-format, videresendes fakturaen kun i OIOXMLformat. Virksomheden kan tilslutte sig e faktura på 2 måder: Købe standard e faktura integration til sit økonomisystem Udvikle egen tilslutning

25 Tilslutning til e faktura, fortsat Integration til e faktura - gateway e faktura gateway sørger for selve transporten af fakturaerne mellem kundens økonomisystem og e faktura. Data udveksles over internettet ved hjælp af chipkort og chipkortlæser. e faktura gateway gør brug af samme kommunikationsplatform som Betalingsservice og LeverandørService. e faktura gateway vil på sigt kunne bruges til at sende og modtage elektroniske fakturaer via nogle pengeinstitutter. Økonomisystem Integration Gateway e faktura pro Gateway Integration Økonomisystem

26 Tilslutning til e faktura, fortsat Integration til e faktura e faktura forudsætter, at kundens økonomisystem kan danne en elektronisk faktura i enten e faktura formatet eller OIOXML format. I øjeblikket findes der færdigudviklede e faktura integrationsmoduler til Microsoft Business Solutions (MBS) 4 økonomisystemer: Axapta C5 Navision XAL Priserne fastsættes af forhandlerne. Du kan se de vejledende priser og hvilke versioner, der understøttes til Microsoft Business Solutionssystemerne hos vores distributør Celenia. Integration til andre økonomisystemer er på vej. Se forhandlere af e faktura her.

27 Tilslutning til e faktura, fortsat Egenudviklet tilslutning Hvis der ikke eksisterer et e faktura integrationsmodul til virksomhedens økonomisystem, skal dette udvikles, således at virksomheden bliver i stand til at udveksle fakturaer direkte fra og til sit økonomisystem. På under forhandlere af e faktura kan du se, hvilke forhandlere, der er i gang med at udvikle integration til e faktura.

28 Support fra PBS Virksomheden kan kontakte PBS: Hvis virksomheden har problemer med at udfylde kundeaftalerne (abonnementsaftale, dataleverandøraftale eller aftale vedr. layout til e faktura print) Hvis der er spørgsmål vedr. PBS fakturering af kunden Hvis der er datakommunikationsproblemer til PBS Status på forsendelse af fakturaer Kontakt PBS på tlf eller [email protected]

29 Support til Microsoft-kunder (MBS) Forhandleren er den primære kontakt for virksomheden Virksomheden kontakter forhandleren: 1. I forbindelse med installation 2. Hvis virksomheden har spørgsmål til funktionaliteten 3. Hvis der er problemer ved afvikling af e faktura

30 Få mere at vide på På kan du bl.a. downloade teknisk info, faktablade og lignende.