Udbud på måtteservice for Hjørring Kommune

Transkript

1 Udbud på måtteservice for Hjørring Kommune Generell Informasjon Versjon 2 Url Konkurranse type: Anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse :24 Tilbudsfrist :00 Dokumentfrist :00 Endret dato :24 Åpningsdato :00 Oppdragsgiver Firma Hjørring Kommune Adresse Nørregade 2 Postnr/By 9800 Hjørring Danmark Versjonsendringer Udbudsmateriale nu tilgængeligt i word format Side 1 av 8

2 Beskrivelse De inviteres hermed til at give tilbud på henholdsvis vask, leje og servicering af måtter, samt køb af måtter til Hjørring Kommune, herefter betegnet ordregiver, til ikrafttrædelse den 1. januar Hjørring kommunes institutioner vil tiltræde aftalen løbende, når opsigelsesperioden på kommunens nuværende aftaler er udløbet. Udbuddet skal omfatte alle afdelinger og institutioner i Hjørring kommune. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler, Hjørring Kommune ønsker at indgå aftale med en leverandør alternativt en leverandør pr. delaftale. Der kan dermed bydes på begge aftaler, eller alene på delaftale 1 eller delaftale 2. Procedure: For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du først oprettes i systemet dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Hjørring Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbudsdokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra Hjørring Kommune afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar. Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage en påmindelse omkring opgaven på din . Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til [email protected] eller ring på Al kommunikation med ordregiver skal foregå igennem udbudsværktøjet Mercell Sourcing Service. CPV koder Kode Beskrivelse Tepper, dørmatter og ryer Dørmatter Vask og rensing Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse :34 Spm. 22 Vedr. punkt 6.3 Lokale serviceaftaler :33 Spm. 21 Bilag 4 Delaftale 2 Spm. 22: Skal eksempel på lokal serviceaftale fremsendes sammen med udbudsbesvarelsen? Svar: Nej det skal ikke fremsendes. Den lokale serviceaftale skal være i overensstemmelse med det fremsendte tilbudsmateriale. Spm. 21: Vi gør opmærksom på, at der i delaftale 2 ikke er tale om leje og servicering men KØB. (underoverskrift) Svar: Hjørring Kommune beklager at der i bilag 4 er skrevet vask, leje og servicering af måtter. Dette er en fejl, og skal rettes til køb af måtter. Side 2 av 8

3 :32 Spm Ombytning Spm. 20. Er det korrekt, at dette punkt står under delaftale 2, der vedrører KØB af måtter? Svar: Af udbudsmaterialet fremgår det at: Tilbudsgiver skal oplyse en tidsfrist for evt. ombytning af en måtte valgt i eksempelvis forkert størrelse. Dvs. Købes en måtte, ønskes en tidsfrist på ombytningsret/returret på produktet :31 Spm. 19 Spm. 19: Skal delaftale 2 forstås således, at Hjørring Kommune vil investere i måtter med tilhørende vaskeaftale eller er der udelukkende tale om investering i måtter? Såfremt der er tale om køb af måtter med vaskeaftale mangler der bilag til at angive vaskepriser. Svar: Der er kun tale om købemåtter :30 Spm. 18. Pkt Misligholdelsesbeføjelser :29 Spm. 17 Pkt. 7.4 Fakturaoplysninger Spm. 18: Kan det accepteres, at formuleringen ændres til: Væsentlig misligholdelse berettiger Hjørring Kommune til uden varsel at ophæve kontrakten, såfremt leverandøren på trods af gentagne skriftlige påtaler ikke har overholdt sine forpligtelser? Svar: Der henvises til pkt. 10 i udkast til rammeaftalen: Dersom leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse jf. ovenstående, betragtes dette som en væsentlig misligholdelse. Hjørring Kommune ændrer ikke i formuleringen i pkt. 10,1. Spm. 17: Der skal af fakturaen fremgå en rabatsats i % på evt. øvrigt sortiment. Skal denne rabatsats altid fremgå, eller er det kun i de tilfælde, hvor der er leveret varer fra det øvrige sortiment? :29 Spm. 16 Pkt. 6.2 Rabatter og prisstruktur Svar: rabatsats i % på evt. øvrigt sortiment er kun i de tilfælde, hvor der leveres varer fra det øvrige sortiment. Spm. 16: I hvilket bilag skal eventuelle rabatter angives? Skal officielle prislister læses som standard prislister? Svar: Det er op til leverandøren hvordan man ønsker at oplyse en evt. rabatsats på den pågældende varekategori. Officielle prislister er tilbudsgivers standard prislister Side 3 av 8

4 :28 Spm. 15 Spm. 15: Vi gør opmærksom på, at i henhold til Dansk Aftaleret, kan en kontrakt udelukkende ophæves, hvis der har været tale om en misligholdelse. Kan Hjørring Kommune acceptere at slette: I aftaleperioden kan Hjørring Kommune til enhver tid opsige aftalen med 6 måneders varsel til ophør med udgangen af en kalendermåned. Svar: Der er ikke noget i Dansk rets alm. regler som forbyder opsigelse af en kontrakt med et rimeligt varsel fx 6 måneder, med mindre kontrakten udtrykkeligt fastslår, at den er uopsigelig fra en eller begge parters side. Dvs. Parterne i en kontrakt kan til enhver tid aftale en opsigelsesmulighed, som gælder parterne imellem :27 Spm. 14 Spm. 14: Såfremt der vedlægges tilbud ved siden af de umiddelbart tilgængelige, vil tilbuddene ikke være sammenlignelige og yderligere vil tilbuddene ikke længere være gennemsigtige. Svar: Der kan gives tilbud på alm. Måttestørrelser, specialmåtter, aflastningsmåtter og logomåtter (sidste 3 måttetyper som en m2 pris for at gøre tilbuddene sammenlignelige) Herudover vurderes der på sortiment størrelse, hvor prisen ikke vil blive taget i betragtning. Dermed vil der ikke blive vurderet på tilbud ud over dem der konkret bedes om i udbudsmaterialet :21 Spm. 13 Bilag 2 Delaftale 1 Vask, leje og servicering af måtter Spm. 13: Skal special måtter læses som aflastningsmåtter? Vi gør opmærksom på, at logomåtter kun kan leveres som nylon måtter. Det vil ikke være muligt at udfylde kolonnerne for bomuld og andet. JF. spørgsmål pkt. 6.1 kan kolonnen m2 priser for lejede logomåtter ikke udfyldes, da disse ikke prissættes pr. m2. Kan kolonnen fjernes? Svar: Under Special måtter angives måtter i specielle mål, evt. børnemåtter og aflastningsmåtter, hvis man ønsker at give tilbud på disse. Hvis priser på skiftefrekvenser afviger fra priser i bilag 1, kan disse anføres jf. svar på spm. 12. Der er ikke et krav fra Hjørring Kommune om, at tilbudsgiver skal give tilbud på måtter i alle 3 materialetyper. Har man kun fx nylonmåtter angives dette i kolonnen. Side 4 av 8

5 :17 Spm. 12 Bilag 1 Delaftale 1 Vask, leje og servicering af måtter Smp. 12: Skal priserne oplyses som pris pr. skift pr. måtte ved henholdsvis : 1 uges skift (=52 skift pr. år) 2 uges skift (=26 skift pr. år) 4 ugers skift (=13 skift pr. år) 6 ugers skift (= 9 skift pr. år) 8 ugers skift (=7 skift pr. år) Priser for ekstra måtter i perioder følger de respektive skiftefrekvenser, hvorfor én priskolonne er for lidt til at kunne oplyse priser på ekstra måtter. Vi vil gerne have bilaget ændret, så der bliver mulighed for at sætte priser ind. Svar: Der bliver ikke ændret i bilaget, men skemaet skal forstås på følgende måde: Pris ved 1-8 uger skift: Her gives en pris pr. måtte pr. skift ved 1-8 ugers skift. Alternativt pris ved pr. måtteskift: Her gives en pris pr. skift pr. måtte, uden hensyntagen til hvordan skiftefrekvensen skal være. Dvs. en fast pris pr. skift :11 Spm Serviceydelser/konsulentbistand Pris ved ekstramåtter i perioder: Her ønskes en pris på ekstramåtter i fx meget våde perioder (fx 1-2 vintermåneder). Her ønskes en skiftepris pr. stk. for den pågældende måttetype. Tilbudsgiver kan skrive de oplysninger der findes nødvendige for at afgive bud enten i kolonnerne, eller tilføje kommentarer som der er lavet plads til. Spm. 11. Jf. pkt. 6.4 vil vi gerne have uddybet, hvorvidt det forventes, at servicekonsulenterne besøger hver enkelt institution eller om aftaler primært forventes indgået pr. telefon? Svar: Mange af Hjørring Kommunes institutioner og afdelinger vil ved aftalens indgåelse have et nogenlunde overblik over hvor mange måtter der er behov for og hvilken skiftefrekvens der ønskes. Men den valgte leverandør skal være behjælpelig med rådgivning til hele Hjørring Kommune, så alle får den bedste løsning. Det kan ikke oplyses hvor stort et behov der vil være for konsulentbistand i form af besøg eller telefonisk rådgivning, da det vil være op til den enkelte institution eller afdeling. Dette aftales nærmere med den valgte leverandør. Side 5 av 8

6 :09 Spm. 10. Spm. 10: Sortimentstørrelse: Der ønskes en pris på alle produkter. Hvordan skal alle produkter afgrænses? Vi formoder, at det kun er relaterede produkter, der spørges på. Skal disse priser angives i Bilag 2? I så fald mangler der kolonner til angivelse af pris pr. skift pr. måtte ved de forskellige ønskede skiftefrekvenser. Svar: I forhold til måtteudbud, ønskes der kun oplysninger på produkter indenfor denne produktkategori. Der er i bilagene plads til at afgive tilbud på op til 10 forskellige måttetyper indenfor hver måttestørrelse. Produkter herudover forventes afleveret i et samlet produktkatalog eller lign. med oplysninger om det enkelte produkt. Der vil ikke ske en sammenligning af priser i forhold til sortiment størrelse. Hjørring Kommune sletter derfor ønsket om en pris på produkterne :08 Spm. 9 Spm. 9: Vægtes underparametre på de enkelte tildelingskriterier ligeligt, eller vægter nogle af underparametrene mere end andre? Svar: Det formodes, at der med underparametre menes de vurderingspunkter som vil blive lagt til grund for vurderingen af de samlede tildelingskriterier. Alle punkter vil blive vurderet lige, men i forhold til den %-vise vægtning der er på tildelingskriterierne :07 Spm Tildelingskriterier ved valg af tilbud Spm. 8:*) Prisen vægtes i forhold til forbruget. I og med at der ikke er oplyst forbrug, er kravet om gennemsigtighed ikke opfyldt med denne vægtning :04 Spm Bestilling Svar: Der er i udbudsmaterialets pkt. 3 oplyst et samlet årligt forbrug. Bemærk: Der er tale om en rammeaftale Def.: Gennemsigtighedsprincippet omfatter 2 forskellige situationer: 1) For det første kræves gennemsigtighed om udbuddet Dækker over at indkøbet skal offentliggøres eller at der på anden måde skal skabes åbenhed om indkøbet. Formålet hermed er, at alle virksomheder på markedet skal have mulighed for at deltage i konkurrencen. 2) For det andet kræves gennemsigtighed i udbuddet. Medfører at ordregiver er forpligtet til at sikre åbenhed og gennemsigtighed om hvordan selve udbudskonkurrencen vil foregå. Dette indebærer at ordregiver skal sikre at proceduren er overskuelig for tilbudsgivere fx i forhold til hvilke bestemmelser der regulere de forskellige kriterier og hvilken procedure der i så fald skal anvendes (fx ved unormale lave bud). Spm. 7: Bestilling sker ved henvendelse direkte til leverandøren. Er dette også tilfældet ved opstart af aftalen? Svar: Ja. Side 6 av 8

7 :04 spm. 6 Spm. 6: Er det korrekt forstået, at det bliver indkøbsfunktionen, der skal underskrive og acceptere hver enkelt lokale service aftale inden leverancer kan iværksættes? :03 spm. 5 Pkt. 6.3 Lokale service-aftaler Svar: Indkøbsfunktionen skal acceptere/godkende aftalerne. Dette aftales nærmere med den valgte leverandør. Spm. 5: Er alle eksisterende måtteaftaler opsagt, således at alle lokale service-aftaler vil være gældende i hele aftalens løbetid? Svar: Der henvises til beskrivelse i udbudsmaterialet på mercell.dk, heraf fremgår det at: Hjørring Kommunes institutioner vil tiltræde aftalen løbende, når opsigelsesperioden på kommunens nuværende aftaler er udløbet :02 spm. 4 Spm. 4: Må der være afvigelser på de oplyste mål for størrelser. F. eks kan str. 85x85 cm. tilbydes som str. 75x85 cm.? Svar: Hjørring Kommune kan acceptere en afvigelse på måtte størrelserne. Derfor ønskes en pris på str. 85x85 og en pris på str. 75x85 hvis muligt :01 spm. 3 Spm. 3: Priser for lejede logomåtter oplyses normalt ikke som m2 priser, da disse indgår i en vask/leje løsning. Kan det uddybes, hvorfor priser ønskes pr. m2 for dette produkt? Svar: Se også svar til spm. 2. Der ønskes oplyst en pris pr. m2, da der i Hjørring Kommune er meget stor forskel på hvor måtterne skal placeres, dette har bl.a. betydning i forhold til størrelsen på måtten. For at gøre det muligt for vores decentrale indkøbere at finde en tilnærmelsesvis pris på den ønskede måtte i en bestemt størrelse, er det valgt at tage udgangspunkt i en m2 pris på udvalgte produkter. Bemærk at der alternativt til en M2 pris, kan vedlægges et tilbud på størrelser og pris på disse for special måtter, logomåtter og aflastningsmåtter, dette vil blive omregnet til en m2 pris, for at gøre tilbuddene sammenlignelige :53 spm. 2 Spm. 2: Er det korrekt forstået, at Hjørring Kommune ønsker at leje ergonomiske måtter, hvor lejeprisen skal oplyses pr. m2? :52 Spørgsmål til udbudsmaterialet Svar: Ja, (eller alternativt størrelser og pris på disse). Pkt. 6.1 Produktsortiment Spm. 1: Vi vil gerne have defineret aflastningsmåtter nærmere. Er det ergonomiske måtter, eller er der tale om almindelige standard måtter, som f. eks børn skal lege på? Svar: Aflastningsmåtter skal defineres som ergonomiske aflastningsmåtter. Side 7 av 8

8 Kriterier 1 Pris 2 Kvalitet 3 Levering 4 service Ordregiver ønsker tilbud på måtter i forskellige materialer, bl.a. bomuld og nylon, samt priser på disse ved skift hver 1, 2, 4, 6 og 8 uge. Tilbudsark skal benyttes, jf. bilag 1 og 2. Der ønskes primært måtter til indendørs brug. Måtterne skal kunne placeres ved eksempelvis indgangspartier, personaleindgange, ved elevatorer og trapper, i mellemgange, foran kopimaskiner, kaffeautomater m.v. Måtter skal endvidere kunne anvendes til vådrum såsom køkkenmiljøer. Ordregiver ønsker tilbud på et bredt sortiment af måtter. Tilbudsgiver skal som minimum kunne tilbyde måtter i følgende mål: Ca. 85 x 85 cm Ca. 85 x 150 cm Ca. 115 x 200 cm Ca. 150 x 250 cm På logomåtter og måtter i specielle mål skal tilbydes en m2 pris (alternativt størrelser og pris på disse), ligesom struktur for beregning af prisen på logo skal oplyses. Herudover ønskes der en pris på designer måtter til fx børnehaver o.lign, samt en m2 pris (alternativt størrelser og pris på disse) på aflastningsmåtter, disse vil primært blive vurderet i forhold til sortiment størrelse. Fleksibel skiftefrekvens vil forekomme. Skiftefrekvensen skal kunne varieres med 1, 2, 4, 6 og 8 ugers skift. Typisk tilstræbes 1-2 ugers skift i vinterhalvåret og 2-4 ugers skift i sommerhalvåret. Af tilbuddet skal fremgå frist for ændring af skiftefrekvens. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvorledes måtterne behandles på vaskeriet, samt om måtterne leveres helt tørre, fugtige eller olierede og med hvilken begrundelse. I vurderingen af pris indgår følgende: - Prisen for udbudte varer og tjenesteydelser. - m2 pris (alternativt størrelser og pris på disse) på måtter i speciel mål og logomåtter - Prisstruktur for logo Udfyldelse af bilag 1 til 4 for angivelse af pris. Af tilbuddet skal fremgå hvorledes tilbudsgiver udfører kvalitetskontrol på måtterne hvad der testes for, eksempelvis huller i kant og luv, misfarvning, slitage osv., hvor ofte og hvad der afgør hvornår en måtte er kassabel. På logomåtter oplyses måttens forventede holdbarhed, samt en beskrivelse af logoets klarhed/skarphed. Herudover ønskes en beskrivelse af måttens kvalitet i forhold til gummikvalitet, størrelse på gummikant, vægt, absorberings evne af fint støv og mere grov snavs, sugeevne, måttens bagside m.v. Datablad over de enkelte produkters generelle egenskaber bedes medsendt. Kvalitet vurderes også på baggrund af brugerafprøvning. På anmodning skal fremsendes måtter til afprøvning. Måtterne vil blive lagt ud til test i forskellige typer af institutioner i en periode på 14 dage, hvor måtternes evne til at opsuge snavs og vand testes. Tilbudsgiver skal garantere for at kvaliteten er ensartet, og der løbende foretages kvalitetskontrol. En tjenesteydelse der kvalitetsmæssig ikke svarer til standarten, skal omgående rettes uden omkostninger for Hjørring Kommune. Generelle krav Samtlige krav er, at betragte som minimumskrav: Kvaliteten skal altid være i overensstemmelse med databladenes beskrivelse. Måtterne skal være ensartede, fremstå hele og ikke have synlige højdeforskelle eller slitage. Måtterne skal have skridsikre foranstaltninger på bagsiden, så de ligger fast uden brug af fastgørelses midler. Måtterne skal have fast gummikant. Gummikanten skal til enhver tid være intakt. Måtterne skal effektivt kunne absorbere væde, snavs, jord og sand. o Måtterne skal som minimum kunne absorbere 1500 gram pr. m Måtterne skal have en højde på minimum 9 mm. Kunststof/nylonmåtten skal have tvistede garner, der effektivt kan absorbere snavs, jord, sand og væde. Børnemåtter/logomåtter skal bibeholde kvaliteten i farverne i hele kontraktperioden. I vurderingen af kvalitet indgår følgende: - Kvalitetskontrol (leverandørens beskrivelse heraf). - Kvalitets vurdering af det enkelte produkt. - Testområder - Måtternes evne til at opsuge snavs og vand (afprøvning) Alle leverancer skal være frit leveret. Tilbudsgiver afhenter og vedligeholder de på aftalen omhandlede måtter. Levering sker til den ønskede adresse til aftalt tid, på anvist plads og i aftalt mængde. Af tilbuddet skal fremgå, hvordan leveringen foregår, hvis leveringsdagen falder på en helligdag. Det skal endvidere beskrives, hvordan chaufføren håndterer det at komme til en tom institution, en låst dør eller lign. så han/hun ikke kan skifte måtte/r. På hver leveringsadresse skal der, med mindre andet bliver aftalt, altid afleveres en samlet følgeseddel for samtlige måtteskift på institutionen, for den pågældende dag. I vurderingen af levering indgår følgende: - Levering til tiden - Håndtering af leveringsvanskeligheder Tilbudsgiver yder konsulentbistand i form af personlig rådgivning i valg af måttetype og størrelse. Alle konsulentydelser skal være indregnet i de tilbudte priser. I vurderingen af service indgår følgende: - Rådgivning i forbindelse med valg af måttetype - Fleksibel skiftefrekvens - Sortiment størrelse (der ønskes en pris på alle produkter) Beskrivelse vedhæftes Side 8 av 8