Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen

Transkript

1 Statens indkøbsprogram 7. fase Informationsmøde for Rengørings- og forbrugsartikelaftalen v. Anders Næss Mandag den 7. januar 2013

2 Dagsorden Om Statens Indkøb Introduktion til Rengørings- og forbrugsartikelaftalen Status på implementering af aftalen Rammekontraktens bilag Råd og vejledning Erfaringer indtil nu og spørgsmål

3 Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Etableret i 2006 i Finansministeriet Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidl. Økonomistyrelsen) siden efteråret 2007 Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).

4 Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som rammekontrakten vedrører, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Hjemmestyre og Færøernes Selvstyre kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen.

5 Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år med ikrafttrædelse den 1. januar Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år.

6 Fordele ved aftalen Særdeles attraktive priser på rengørings- og forbrugsartikler. Et standardiseret og dækkende aftalesortiment, tilpasset statens behov. Gennemsigtighed i priser og enkelthed i bestillingen. Direkte køb hos én leverandør. Samme vare kan købes i forskellige forpakningsstørrelser, afhængig af kundens mængdebehov. Miljøvenlige produkter, fri for parfumer og farvestoffer.

7 Leverandør Abena A/S Abena A/S Egelund Aabenraa Kontaktperson: Jane Lautrup Asmussen Tlf.:

8 Rammeaftalens sortiment Sortimentet fordeler sig på otte kategorier: Rengøringsmidler Rengøringsrekvisitter Affaldsposer og sække Rengøringsvogne Håndhygiejne Aftørringspapir Borddækning og engangsservice Fødevareemballage Husk: Der er også en aftale om rengøringsydelser. På Rengøringsaftalen omfatter leverandørens rengøringsydelse alle omkostninger til rengøringsmidler, grej af alle typer samt rekvisitter, mv., der er forbundet med opgavernes udførelse.

9 Status på implementeringen Rammekontrakt trådt i kraft 1. januar 2013 Prisliste, kontrakt, vejledning og faktakark kan findes på (kontakt Statens Indkøb for login). Abenas webkatalog kan findes på (kontakt Abena for login). Der gennemføres test og kontrol af udvalgte produkter og rammerecepturer i det tilbudte sortiment. Produktkatalog i pdf-format forventes færdigt snarest vil blive tilgængeligt på

10 Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 1A Virksomhedens ansvar: Generelle krav Kontraktbilag 1B Kravspecifikation Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden (med underbilag) Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 4A Leverandørens priser Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering (med underbilag) Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 - Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 Bestillingssystemet Kontraktbilag 10 - Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 Spørgsmål og svar Kontraktbilag 14 Udskiftning af produkter

11 Kontraktbilag 4 - Priser Priser kan findes på samt i bestillingssystemerne. Aftalepriserne reguleres én gang årligt i henhold til Nettoprisindekset eller Prisindekset for indenlandsk vareforsyning, afhængig af den enkelte vare. Moderniseringsstyrelsen meddeler de nye priser til leverandøren, der opdaterer bestillingssystemet. Leveringsgebyr reguleres ikke. Klausul om laveste dagspris.

12 Kontraktbilag 4A Leverandørens priser De fleste produkter på aftalen kan bestilles i forskellige forpakningsstørrelser. Der kan være logistiske fordele ved bestilling i større forpakningsstørrelser. Der findes i alt tre forskellige forpakningsstørrelser: Pakke, karton samt palle. Pakke Karton Palle

13 Kontraktbilag 6 - Levering Leveringsdage Ved kundens første bestilling aftales én til to faste, ugentlige leveringsdage. Leveringsdagene skal ligge på almindelige ugedage med minimum én arbejdsdags mellemrum. Fx tirsdag og torsdag. Levering til lokaler En leverance på en given leveringsdag skal ske til ét eller to lokaler på samme adresse.

14 Leveringsgebyrer Levering er som udgangspunkt gratis. Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK 1.000, tillægges gebyr på DKK 150. Såfremt kunden deler sin bestilling til en given leveringsdag op i flere leverancer tillægges et gebyr på DKK 150 pr. leverance, som ligger ud over én leverance.

15 Levering af dispensere Sortimentet omfatter dispensere til fx håndsæbe og aftørringspapir. Hvis Kunden har eksisterende dispensere, hvortil aftalen ikke indeholder et passende produkt, skal leverandøren, på dennes regning, opsætte en dispenser fra aftalens sortiment.

16 Bod ved forsinket levering Leverandøren skal til kunden betale bod ved forsinket levering af rengørings- og forbrugsartikler (jf. Rammekontrakten pkt ). Såfremt den i Kontraktbilag 6 fastsatte leveringsfrist for bestilling af rengørings- og forbrugsartikler overskrides af grunde, der kan henføres til Leverandøren, betaler Leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en bod svarende til 1 % af Kundens pris for den pågældende bestilling. Bodsbeløbet til Kunden efter nærværende afsnit kan ikke overstige 10 % af prisen for den pågældende bestilling. Moderniseringsstyrelsens bodstemplate vil blive lagt på

17 Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Flere bestillingsprocedurer Via det elektroniske katalog primært IndFak. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Alternativt via telefon eller . Kontaktperson hos Abena Jane Asmussen, , [email protected].

18 Rådgivning Kunden kan efter ønske søge rådgivning hos leverandøren om rette valg og brug af produkterne indeholdt i aftalen. Valg af rette produkt kan fx ske ved, at: Kunden fremsender en liste til leverandøren med oversigt over sine hidtil anvendte produkter. Leverandøren anvender listen til at foretage en konvertering til rammeaftalens produkter. Denne konverteringsliste returneres til kunden. Rådgivningen er vederlagsfri for kunden.

19 Kom godt i gang! Orienter jer på Abenas og Statens Indkøbs hjemmesider. Få login til fra Abena. Faktaark og vejledning kan findes på Fremsend liste over produkter, der købes i dag, til leverandøren. Spørg Abena om råd vedr. rette køb af rengøringsmidler, rette produkter til fx dispensere. Aftal ugentlige leveringsdage med leverandøren.

20 Erfaringer indtil nu? Spørgsmål?

21 Tak for i dag Anders Næss Tlf.: Mail: [email protected] Nyttig information på: Kontaktperson på aftalen: Karsten Lind Haugstrup [email protected] Tlf