Indkøbspolitik. for Vejen Kommune

Transkript

1 Indkøbspolitik for Vejen Kommune

2 Lay out: Vejen Kommune Tekst: Indkøbskontoret, Vejen Kommune Oplag: Web udgave Udgivet: Januar 2008 Vedtaget: 26. april 2007 Indkøbspolitik

3 Indhold 1. Baggrund for indkøbspolitikken Grundlag for indkøbspolitikken Indkøbspolitikkens overordnede målsætning Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbspolitikkens indhold Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler Miljøvurdering af leverandører og produkter Information og opfølgning Forhold til leverandører Uddannelse af indkøbere, samt erfaringsudveksling Samarbejde Ansvar Ydelser Tegning Leasing Ændring af indkøbspolitikken Årsrapport Underskrift / accept for Vejen Kommune

4 1. Baggrund for indkøbspolitikken Byrådet i Vejen Kommune har vedtaget at etablere en central indkøbsfunktion, med det formål at koordinere kommunens indkøb, dvs. fælles indkøbsaftaler, optræde som én samlet kunde overfor leverandører, og servicere kommunen herunder decentrale institutioner og afdelinger i indkøbsspørgsmål. 2. Grundlag for indkøbspolitikken Indkøbspolitikken tager sit udgangspunkt i kommunens styrelsesvedtægt. Formålet med samordningen gennem kommunens indkøbskontor er, at der gennem et koordineret, decentralt indkøbssystem skabes rammerne for, at kommunen som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Indkøbspolitikken beskriver efterfølgende de rammer, som gælder for indkøb foretaget i Vejen Kommune, herunder afdelinger og decentrale institutioner. 3. Indkøbspolitikkens overordnede målsætning De overordnede formål med Vejen kommunes indkøbspolitik, er at skabe rammerne for, at kommunen som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Samordningen og koordineringen af kommunens indkøb skal sikre, at kommunen for at udnytte indkøbsressourcerne optimalt optræder som én kunde over for leverandørerne, for herigennem at opnå forretningsmæssige og administrative fordele. Kommunens indkøb skal afspejle ressource- og miljøbevidsthed. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU`s indkøbsdirektiver. Indkøbspolitik

5 4. Indkøbspolitikkens omfang og afgræns ning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i kommunen. Alle kommunens afdelinger og institutioner er dermed forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken omfatter ud over kommunens egne institutioner også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Indkøbsdisponering foretages decentralt. Det er således de enkelte afdelinger og institutioner, der er ansvarlig for, at indkøb sker i overensstemmelse med gældende indkøbspolitik. Indkøbsområder, der hører under tilbudslovens bestemmelser og / eller reglerne om EU-udbud, foretages i henhold til gældende lovgivning 5. Indkøbspolitikkens indhold Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandører med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering for Vejen Kommune

6 I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal det sikres at: kommunen optræder som én kunde, og der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på at opnå stordriftsfordele. de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, de skal anvendes af alle decentrale enheder, institutioner og afdelinger. antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Samarbejdet om indkøbsaftaler kan etableres i samarbejde med andre kommuner eller samarbejdspartnere, hvor det skønnes fordelagtigt for Vejen Kommune. 6. Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler 6.1 Indkøbsaftaler Alle indkøb af udbudspligtige varer og tjenesteydelser i kommunen skal som udgangspunkt være omfattet af fælles obligatoriske indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode ( 2-4 år) med en eller flere leverandører på hvert vareområde, dog afhængig af om det er formålstjenligt, indgås aftalerne med kun én leverandør. Aftaleperioden afhænger af udbudsform, varetype og økonomiske servicemæssige betingelser. Forslag til etablering af fælles indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder eller institutioner. Indkøbskontoret tager initiativ til etablering af udbudspligtige indkøbsaftaler og øvrige områder, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. 6 Indkøbspolitik

7 Der skal ved indgåelse af aftaler tages økonomiske og logistiske hensyn til aftaleområdets sammensætning. I enkelte tilfælde kan aftalerne begrænses til at omfatte de største forbrugere. 6.2 Brugergrupper I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager Indkøbskontoret i størst mulig omfang decentrale indkøbere ved nedsættelse af brugergrupper. Brugergrupperne sammensættes så bredt det er muligt, for at sikre der opnås faglig ekspertise, og suppleres med miljø og sikkerhedsområdet, hvor dette er relevant. Brugergrupperne deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, produktudvælgelse, afprøvning, formidling samt løbende evaluering af aftalerne. 6.3 Anvendelse af de fælles indkøbsaftaler Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, f.eks. forbedringsmuligheder, service, reklamationer m.v., skal aftalerne anvendes af alle decentrale indkøbere i kommunen. Derudover er lovgivningen således, at aftaler på varer og tjenesteydelser, som har været i nationale eller EU-udbud, er obligatoriske aftaler, som alle decentrale indkøbere / institutioner og afdelinger er forpligtet af. Ved kontraktbrud på sådanne aftaler, og hvor der som følge heraf rejses påviseligt erstatningskrav fra leverandør, vil det økonomiske krav placeres hos den / de afdelinger eller institutioner som er årsag hertil. Såfremt en decentral indkøbende enhed får tilbudt et vareområde, som er omfattet af fælles indkøbsaftaler, på mere fordelagtige vilkår end den gæl- for Vejen Kommune 7

8 dende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom fælles indgåede indkøbsaftaler. Dette vil dels være aftalebrud, og dels give en mindre indkøbsvolumen ved senere udbud, og dermed forringe muligheden for at indgå attraktive aftaler fremover. I sådanne tilfælde skal indkøbskontoret underrettes med henblik på afklaring. De decentrale indkøbere forestår selv deres egne indkøb på gældende indkøbsaftaler, herunder bestilling, varemodtagelse, priskontrol, betaling og bogføring. Aftalerabatter og / eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale indkøbende institution / enhed ved direkte fakturering fra leverandøren. Selvejende institutioner med kommunale tilskud er også omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Ved fornyelse af driftsoverenskomst skal det sikres, at alle selvejende institutioner med tilskud på 50% eller derover, bliver omfattet af indkøbspolitikken. Kommunale selskaber ( Forsynings-, El-, Vandselskaber og lignende) kan efter aftale benytte sig af indkøbsaftalerne, hvis de ønsker det. Privat handel på indkøbsaftaler, eller benyttelse af kommunens eventuelle rekvisitioner til privat handel, må ikke finde sted. 6.4 Særlige forhold I helt specielle og særlige tilfælde hvor eksisterende obligatoriske aftaler ikke dækker et specifikt indkøb, f.eks. supplerende indkøb af specielle produkter, skal indkøbskontoret kontaktes inden sådanne indkøb foretages, og indkøb af denne karakter kan kun foretages i samarbejde med Indkøbskontoret 8

9 6.5 Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder Valg af produkter og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser samt indkøb af vareområder, der ikke er dækket af rammeaftaler, skal ligeledes foretages i henhold til indkøbspolitikken. Decentrale indkøbere skal sikre, at indkøbspolitikken overholdes, herunder principperne om økonomisk mest fordelagtige indkøb, udbuds- og tilbudsregler, tilstrækkelighedsprincippet og relevante miljøforhold. Med henblik på at øge antallet af fælles rammeaftaler i kommunen, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Indkøbskontoret løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. 6.6 Elektronisk handel I henhold til lov om offentlige betalinger, der trådte i kraft den 1. februar 2005, stiller kommunen krav til leverandørerne om, at de kan leve op til de krav, der er indeholdt i loven. Derudover prioriterer kommunen de leverandører, der kan tilbyde e-handelsløsninger. Anvendelse af kommunens til enhver tid gældende e-handelsløsning er obligatorisk for de kommunale indkøbere ved bestilling af varer på indgåede rammeaftaler.

10 7. Miljøvurdering af leverandører og produkter Kommunen vil fortsat arbejde med forbedring af miljø- og energivenlige indkøb. For at mindske miljøbelastningen, arbejdes der på at øge antallet af indkøbsaftaler med dokumenterede miljøhensyn. Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål til leverandører og produkter i nødvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indgår i en helhedsbetragtning af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-direktiverne. 7.1 Leverandører Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger om: virksomheden er miljøcertificeret ( f.eks. EMAS, ISO 14001) Hvis virksomheden ikke er miljøcertificeret indhentes oplysninger om: virksomheden har en miljøpolitik virksomheden har en miljøhandlingsplan ( med datoer) virksomheden har aflagt grønt regnskab virksomheden overholder miljømyndighedernes lovkrav i henhold til miljøbeskyttelsesloven. ( f.eks. miljøgodkendelse, påbud m.m. ) 7.2 produkter Ved vurdering af produkter bør tages hensyn til det / de produkter, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkter kan der indgå oplysninger om: hvorvidt produkterne er mærket med et anerkendt miljømærke 10 Indkøbspolitik

11 produkternes indhold af miljømæssige uønskede stoffer emballering, herunder genanvendelse af emballagen omfanget af forureningen ved produktion og anvendelse af produktet levetiden for produktet bortskaffelsen af produktet Miljøbelastende produkter erstattes i størst mulig omfang af mindre belastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer ( brugere og personale ) og til materialer ( inventar, overflader, beklædning, apparater m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng. I vurderingen af økologiske produkter indgår kvalitet, troværdig mærkning, leveringssikkerhed, distribution, herunder leveringsafstand, lagerforhold, bearbejdning på forbrugs- eller produktionssted, økonomi m.v. Ved indkøb af el forbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug. Som hovedregel sker dette ved at følge relevante energimærker og indkøbsvejledninger. 8. Information og opfølgning Indkøbskontoret er ansvarlig for den elektroniske indkøbsdatabase, der indeholder alle gældende indkøbsaftaler og informationer om systemets anvendelse. Databasen indeholder desuden generelle oplysninger om indkøb, nyheder fra indkøbskontoret, nyttige oplysninger eller link til oplysninger om miljøforhold og gældende regler. Databasen revideres og udbygges løbende af indkøbskontoret. Indkøbsaftaler er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende. Efter behov udsendes nyheder omhandlende indkøbsspørgsmål, f.eks. leverandørændringer, nye produkter, advarsler mod dårlige / farlige produkter, for Vejen Kommune 11

12 advarsler vedr. fup og svindel firmaer, oplysning om udstillinger. Formålet er at motivere til en større bevidsthed om rationelle indkøb, og virke som en inspirationskilde for kommunens ansatte. Denne bevidsthed og inspiration søges udbygget gennem fællesmøder med decentrale indkøbere. Der åbnes for kontakter udadtil, således der fra kommunens hjemmeside informeres til erhvervslivet om organiseringen af indkøb i kommunen. I forbindelse med den løbende opfølgning på indkøbspolitikken vil afdelinger og institutioner i kommunen efter behov skulle bistå indkøbskontoret med supplerende oplysninger om deres indkøb. 9. Forhold til leverandører Der anvendes en saglig, åben og hæderlig holdning til leverandørerne, således der samarbejdes om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål, og således at samarbejdet indebærer en gensidig udveksling af information. I samarbejdet med leverandører gøres endvidere opmærksom på forhold som børnearbejde, sociale klausuler m.m. som en del af kommunens etiske og sociale indstillinger. Indkøbskontoret følger løbende leverandørmarkedet for at kunne vurdere miljøforhold, produktsammensætning, leveringsmuligheder, leveringssikkerhed, ændring af teknologi m.v. Indkøbskontoret iagttager, at ligestillingsprincippet overholdes, og hvor dette er muligt og formålstjenligt, og ikke strider mod kommunens overordnede økonomiske målsætning, indretter udbud således at både store, mellemstore og små virksomheder får mulighed for at byde på kommunens udbud af varer og tjenesteydelser. Ved tvivlspørgsmål i sådanne sager afklares disse af indkøbskontoret. 12 Indkøbspolitik

13 Ligeledes iagttager indkøbskontoret de lovgivningsmæssige muligheder for inddragelse af iværksættervirksomheder i de kommunale udbud, hvor dette skønnes muligt og formålstjenligt. Leverandører skal stille oplysninger til rådighed for kommunen vedr. samhandelen, herunder omsætningsstatistikker for decentrale institutioner / afdelinger på de enkelte samhandelsaftaler, samt andre relevante oplysninger for gensidig optimering af samhandelen. 10. Uddannelse af indkøbere, samt erfaringsudveksling Med henblik på en effektivisering af indkøbssammenarbejdet i kommunen, søges udbygget og fastholdt en optimal uddannelse af de decentrale indkøbere. Uddannelsen omfatter alle dele af indkøbsaspektet, kan etableres i eget regi, ved samarbejde med andre kommuner, og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere. 11. Samarbejde Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og bedre leveringsbetingelser i øvrigt. Der kan desuden opnås betydelige fordele på områder som uddannelse af indkøbere og erfaringsudveksling i bred forstand. Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med hel- eller halvprivate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i information om brugen af forskellige produkter og deres udvikling ( f.eks. teknologi) uddannelse af indkøbere og udveksling af erfaringer på forskellige områder. for Vejen Kommune 13

14 12. Ansvar Direktionen har det overordnede ansvar for, at kommunens samlede indkøb og den tilknyttede organisation og administration, fungerer i henhold til den formulerede indkøbspolitik og udarbejdede instrukser fra såvel politisk som administrativ side. Det daglige administrative ansvar af indkøbskontoret ligger i Økonomi- og Planafdelingen Det sikres af de enkelte afdelingschefer og institutionsledere i hele kommunen, at alle indkøb i egen afdeling / institution foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik, og der udpeges forpligtende medlemmer til brugergrupperne efter behov. 13. Ydelser Indkøbskontoret er organisatorisk placeret i Økonomi- og Planafdelingen. Indkøbskontoret varetager generelle opgaver vedr. indkøb af varer / tjenesteydelser, herunder: udbud af varer og tjenesteydelser, nationale samt EU-udbud indgå fælles indkøbsaftaler med relevante leverandører de indgåede indkøbsaftaler løbende genudbydes / genforhandles for at sikre så optimale indkøbsvilkår som muligt yde konsulentbistand til de kommunale afdelinger og institutioner tage initiativ til rationalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser formidle indgåede aftaler til decentrale brugere 14 Indkøbspolitik

15 medvirker til indførelse af e-handel, herunder elektronisk indkøbskatalog vedligeholde og udbygge indkøbskatalog afholde interne indkøbskurser for decentrale indkøbere, for optime ring af kommunens samlede indkøbsomkostninger 14. Tegning Den indkøbsmæssige underskriftsprocedure er: 1. Kontrakter og rammeaftaler underskrives af indkøbschefen 2. Leasingaftaler underskrives i henhold til gældende regler i kommu nen 15. Leasing Leasingaftaler eller beslægtede hermed, hvor man økonomisk binder kommunen ud over regnskabsåret, kan alene indgås i samarbejde med Økonomi- og Planlægningsafdeling, samt Indkøbskontoret. 16 Ændring af indkøbspolitikken Med gennemførelse af denne indkøbspolitik har kommunen fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvorledes kommunen agerer ved indkøb af varer og tjenesteydelser, såvel som samarbejde med andre kommuner og organisationer. Indkøbspolitikken kan i fremtiden tages op til revision efter behov. for Vejen Kommune 15

16 17. Årsrapport Indkøbskontoret udarbejder en årlig indkøbsrapport indeholdende årets aktiviteter, samt de økonomiske resultater. 18. Underskrift / accept Indkøbspolitik underskrives af borgmester og kommunaldirektør Dato: 26. april, 2007 Egon Fræhr Borgmester Ole Slot Kommunaldirektør 16 Indkøbspolitik

17 for Vejen Kommune 17

18 Rådhuspassagen 3 I 6600 Vejen I tlf.: [email protected] I [email protected] I