Den administrative leder, opgave- og kompetenceprofil

Transkript

1 Den administrative leder, opgave- og kompetenceprofil Indledning Nærværende notat beskriver ledelsesfunktionen, herunder ansvar og kerneopgaver for skolens administrative leder. Beskrivelsen tager udgangspunkt i Forslag til styrket skoleledelse i Gladsaxe Kommune, , der blev politisk besluttet på Børne- og Undervisningsudvalgets møde Punkt 89. Det øgede fokus på økonomistyringen på skoleområdet har medført et behov for at opdatere og skærpe de gældende beskrivelser. Der er bl.a. udarbejdet en konsulentrapport om de administrative lederes opgaver og kompetencer 1 i sommeren 2010, der bygger på en spørgeskemaundersøgelse på blandt skolelederne og de administrative ledere samt forvaltningen, og som angiver respondenternes syn på udvalgte opgavers og kompetencers vigtighed samt respondenternes vurdering af den faktiske opgavevaretagelse og kompetenceprofil. Derudover er der udarbejdet en konsulentrapport om økonomistyringen på skoleområdet 2, der giver en række anbefalinger med henblik på styrkelse af økonomistyringen og organisering af denne. Bl.a. konkluderer rapporten følgende omkring organisering af økonomistyringen og behovet for fokus på kompetenceudvikling: Det anbefales skolerne at gennemgå deres lokale organisering af økonomistyringen. Gennemgangen bør tage stilling til arbejdsdeling, tildeling af beslutningskompetence og ansvar samt karakter og udstrækning af teamledelse. Herunder bør det sikres, at organiseringen understøtter en sammenhæng og integration mellem budget og forbrug i kroner med budget og forbrug i aktiviteter og timer. Der kan med fordel sættes yderligere fokus på kompetenceudvikling af den administrative ledelse på skolerne. Det er da også hensigten, at den del af det samlede projekt, der skal afdække påkrævede kompetenceprofiler for administrative ledere og sammenholde denne med det eksisterende niveau anvendes til at kvalificere en struktureret og løbende kompetenceudvikling. Forvaltningen kan i samme forbindelse gøre sine forventninger til arbejdsdeling, kompetencefordeling og teamledelse på skolerne mere eksplicitte. De to konsulentrapporter er behandlet på skoleledermøde november 2010, hvor skoleledere, administrative ledere samt repræsentanter fra forvaltningen deltog. På mødet blev der budt ind på ønskede tilstande vedrørende kompetenceprofil og kompetenceudvikling. Opsamling på disse er vedlagt, bilag 1. De to rapporter og skoleledermødets anbefalinger har indgået i udarbejdelsen af nedenstående beskrivelse. Beskrivelsen er udarbejdet af en arbejdsgruppe nedsat af skoleschefen og bestående af repræsentanter fra: skolelederne, administrative ledere, Center for økonomi samt Børne- og Kulturforvaltningen. Beskrivelsen omfatter følgende afsnit: Den administrative leder er en del af skolens samlede ledelse, Den administrative leders ansvar, Opgaveprofil for en 1 Analyse af skolerens administrative leders kompetencer, august 2010, udarbejdet af Moos-Bjerre Analyse og Rådgivning 2 Analyse af økonomistyringen af skoleområdet år , Maj Udarbejdet af Moos-Bjerre Analyse og Rådgivning 1

2 administrativ leder, Værktøjer, Kompetenceprofil for en administrativ leder og Generel kompetenceudvikling. Beskrivelsen tjener flere formål. For det første er der behov for at skolerne tydeliggøre af opgave- og kompetencefordelingen i skoleledelsen. For det andet skal det sikres, at den administrative leders ansvar er kendt og tydeligt, og at de administrative ledere løser en række kerneopgaver i forhold til økonomistyringen i tæt samspil med ledelsesteamet og den øvrige planlægning. For det tredje kan beskrivelsen muliggøre en systematisk kompetenceudvikling for den enkelte, og endelig, for det fjerde, skal beskrivelsen kunne anvendes som profil i forbindelse med rekruttering af administrative ledere. Den administrative leder er en del af skolens samlede ledelse Folkeskolerne i Gladsaxe Kommune har som udgangspunkt en skoleledelse bestående af fire personer: skoleleder, viceskoleinspektør, SFO-leder og administrativ leder. På enkelte skoler er der yderligere oprettet afdelingslederstillinger, bl.a. i forbindelse med specialklasserækker. Der skal i denne fire-deling være en klar ansvars- og opgavefordeling, der understøtter de enkelte ledelsesfunktioner, og som fremstår synlig og forståelig for personale, brugere og andre interessenter. Skolelederen har et overordnet ansvar for alle aktiviteter på skolen, specielt med fokus på strategisk og pædagogisk ledelse, økonomistyring og personaleledelse. Der er således også en forpligtigelse til at være ansvarlig for de konsekvenser af fakta der tilvejebringes af den administrative leder. Den administrative leder skal både kvalificere og styrke skoleledelsen som en helhed, ved at bidrage med rent professionelle kompetencer på de økonomisk-administrative områder, samt de teknisk- administrative. Den administrative leder har ansvar at skabe en platform, der kan træffes beslutninger ud fra. Således at beslutningsgrundlag skriftligt og tydeligt kommunikeres i ledelsesteamet. Den administrative leder refererer til skolelederen og har personaleansvar for øvrige administrative personale og det tekniske personale. Den administrative leder indgår og er aktiv medspiller i ledelsesteamet. Ledelsesteamet varetager en række planlægnings- og koordineringsopgaver, hvori den administrative leder har en væsentlig rolle, herunder at bringe sin viden og faglighed ind i helhedssynet på skolen og i forhold til at sikre balance mellem ydre krav og styring på den ene side og skolens handlemuligheder på den anden. Den administrative leders ansvar Den administrative leder har ansvaret for skolen økonomisk-administrative og tekniskadministrative områder, og er daglig leder af skolens stabsfunktion. Beskrivelse er en overordnet og der vil således forekomme opgaver der ikke er beskrevet i nedenstående. Som leder af stabsenheden har den administrative leder ansvar for skolens interne og eksterne administration til kommunalt niveau, opgaverne kan uddelegeres til øvrigt teknisk og administrativt personale på skolen, herunder: 2

3 Løn- og personaleadministration for skolens ansatte Drift af kantine Budget, regnskab og løbende økonomistyring Diverse analyseopgaver i forlængelse af ovenstående Korrekt bogføring og bilagsbehandling generelt Sekretariatsopgaver i forhold til stående udvalg o.lign. Sagsbehandling og sagsstyring Medansvarlig for administrative opgaver i forbindelse med eleverne, herunder bl.a. indskrivning, prøveafvikling etc. Skolens bygninger og udearealer Indkøb til undervisnings- og fritidsdel, igennem indkøbsaftalerne IT i administrationen Vedligeholdelse af skolens hjemmeside Anskaffelse og vedligeholdelse af IT-hardware og software (ikke undervisning) Opgaveprofil for en administrativ leder Ud over ansvar for den samlede stabsfunktion, har den administrative leder en række opgaver, som vurderes som særligt vigtige for en optimal økonomisk styring og opretholdelse af sund økonomi. Disse opgaver forventes varetaget af den administrative leder selv: - Flerårig budgetlægning på baggrund af de centralt udmeldte rammer - Den månedlige og kvartalsvise budgetopfølgning - Lønsumsstyring, herunder opfølgning på den faktiske lønudvikling - Deltagelse i skoleårets planlægning, sikring af af sammenhæng og integration mellem budget og forbrug i kroner med budget og forbrug i aktiviteter og timer. - Løn- og personaleadministration, herunder indsigt i overenskomstmæssige forhold - Udarbejde dokumentation og statistik for den administrative/økonomiske område - Deltager aktiv i ledelsesteamet - Varetager ledelse af teknisk-administrative personale - Varetager arbejdsfordeling og koordination på eget ansvarsområde - Sikrer udvikling af effektive arbejdsgange - Forestår rekruttering og ansættelse af teknisk-administrative personale - Sikrer betjening af skolebestyrelsen, herunder indkaldelse og referat - Forligger budget og budgetkontroller for skolebestyrelsen Værktøjer Skolerne anvender så vidt muligt fællessystemer til varetagelse af opgaver omkring økonomistyringen. Brug af de samme systemer og metoder gør det muligt at foretage fælles kompetenceudvikling og udveksle erfaring og få rådgivning fra andre. (henvisning til nyt økonomistyringsnotat) 3

4 Centrale systemer er: Fælles system til budgetlægning, skoleårets handleplan og budgetopfølgning (excelværktøj) Økonomisystem (ØS Indsigt) Datawarehouse (Silkeborg Data) Personaleweb (Silkeborg Løn) Profile Indkøbssystemet. TEA (Tabulex) Trio (Tabulex På skoleområdet er der udviklet et fællessystem til budgetlægning, skoleårets planlægning, fire-årige handleplaner og de månedlige budgetopfølgninger. Værktøjet implementeres i februar-marts I Gladsaxe Kommune anvendes desuden økonomisystemet ØS Indsigt, der i løbet af foråret 2011 bliver opgraderet med forbedrede rapportfaciliteter samt integration med lønsystemet. Det fælles lønsystem er SD (Silkeborg Data), der omfatter en personaledel (personale Web), samt SD Datawarehouse, hvor der kan dannes rapporter i bogholderi, budgetopfølgning, fravær, refusionsstyring, udmøntning m.m. Trio er et tjenestetidssystem til planlægning af lærernes arbejdstid. TEA er elevadministrationssystemet, som samler relevante data om de enkelte elever fra indskrivning, til de forlader skolesystemet Profile er det elektroniske dokumenthånteringssystem, der anvendes i Gladsaxe Kommune. Kompetenceprofil for en administrativ leder Beskrivelse af kompetenceprofil for stillingen er opdelt i fire: faglige kompetencer, ledelsesmæssige kompetencer, personlige kompetencer og en hensigtsmæssig arbejdsform. For hvert område er der peget på nødvendige kompetencer i forhold til stillingens ansvar og organisatoriske indplacering. Den enkelte skole vil kunne supplere beskrivelsen med egen, lokale krav til stillingen f.eks. i forhold til personlige kompetencer. Faglige kompetencer Relevant uddannelsesmæssig baggrund Har god forståelse for læsning af budget og budgetforudsætninger Har kendskab til regnskab og regnskabsprocedurer Gode regnefærdigheder God talforståelse Gode færdigheder i økonomisystemet 4

5 Gode færdigheder i lønsystemet Kunne håndtere regneark på højere niveau Herudover anbefales: Gode analytiske evner Generelle administrative evner Regelkendskab Ledelseserfaring Indsigt i overenskomstmæssige forhold Gode it-kompetencer Ledelsesmæssige kompetencer Udgangspunktet er Gladsaxe Kommunes ledelsesgrundlag, der formulerer, hvad det vil sige at bedrive god ledelse i Gladsaxe Kommune. Ledelsesgrundlaget kan findes under Fokus, Personaleudvikling, Lederudvikling. Her skal følgende ledelsesmæssige kompetencer fremhæves: Personligt lederskab Personlige kompetencer Kunne indgå i et aktivt og konstruktivt i et ledelsesteam, og sikre et fokus på egen viden og faglighed, Overblik over helheden set fra et administrativt synspunkt, hvilket betyder, at man ikke kun ser økonomi og økonomistyring som arbejdsfelt, men kan se økonomistyring og det teknisk-administrative personale, som værdifuldt og uundværligt i arbejdet med skolens kerneydelse. Et ledelsessyn, der ser medarbejderne som en resurse, der både kan og vil påtage sig opgaver og ansvar. Gode samarbejdsevner Robusthed, der gør, at man tåler mange bolde i luften og mange afbrydelser i dagligdagen uden at miste overblik. Kunne kommunikere tydelig Kan delegere Evne til at være synlig for skolens personale Have mod og pondus og turde udfordre og konfrontere skoleleder/øvrige skoleledelse Være engageret 5

6 Tage selvstændige initiativer og træffe nødvendige beslutninger Ovenstående kompetencer skal omsættes i handlinger, således at den administrative leder skal kunne: - håndtere effektiv økonomistyring, prioritering og optimal resurseanvendelse - udarbejde budgetter, som grundlag for optimal økonomisk styring og opretholdelse af god økonomi, - sikre et tilstrækkeligt overblik, så valide økonomi- og regnskabstal kan danne grundlag for skoleårets planlægning - tage ansvar for et velfungerende kontor, som er skolens ansigt udadtil - følge udvikling i budget og forbrug løbende, tolke opfølgningen og rettidigt reagere, - udvikle den administrative ledelse gennem uddelegering af opgaver - arbejde med udvikling af relevant kompetence til forskellige medarbejdergrupper som led i uddelegering af opgaver - arbejde med prioritering og effektiv udnyttelse af ressourcer - tage ansvar for en velfungerende personaleadministration, - få etableret hensigtsmæssige rutiner for administrative opgaver og procedurer for en effektiv sagsbehandling, - sikre vedligeholdelse af skolens fysiske rammer 6