Stillings- og personprofil: Sekretariatschef Udviklingsforvaltningen

Transkript

1 Stillings- og personprofil: Sekretariatschef Udviklingsforvaltningen Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Telefon Udviklingsforvaltningen har til huse i Allingåbro. Sekretariatschefen refererer til Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen. Ansættelsesforhold: Ansættelsen sker på overenskomstvilkår med et årligt lønniveau på ca kr., excl. pension. Tiltrædelse er den 1. august 2013 eller snarest derefter. Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen, Norddjurs Kommune, telefon Rekrutteringsprocessen Følgende datoer er planlagt i forløbet: Ansøgningsfrist: 13. juni 2013, kl samtale: 20. juni 2013 Test: 24. juni samtale: 26. juni 2013 Kort om Norddjurs Kommune Norddjurs Kommune har et samlet areal på godt 721 km 2 og byder bl.a. på et rigt kulturliv og en enestående natur, herunder 114 km kyststrækning. Infrastrukturen er på plads med gode forbindelser til Aarhus og Randers. Norddjurs Kommune arbejder ud fra værdierne åbenhed, ligeværdighed og dialog. Værdierne skal danne baggrund for at opnå kommunens overordnede mål: at vi udfører vores opgaver økonomisk fornuftigt og med høj kvalitet. at vi fremstår som en moderne og serviceorienteret organisation. at vi tænker i helheder, er udviklingsorienterede og effektive og med tilpasningskraft. at vi arbejder ud fra en styreform, der bygger på uddelegering. Der er i Norddjurs Kommune et skarpt fokus på den økonomiske styring samtidig med, at organisationen er præget af udvikling og innovativ tænkning. Dette kommer til udtryk gennem en indstilling til, at arbejdet skal give mening, og en kultur, hvor der gives rum til at eksperimentere. Formålet og ambitionen er klar: Der skal ydes den bedst mulige service over for kommunens borgere.

2 Norddjurs Kommune har ca indbyggere, og der er ca ansatte i kommunen. Politisk organisation Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse består af 27 medlemmer. Jan Petersen (A) er borgmester. Der er etableret følgende udvalgsstruktur i kommunen: Økonomiudvalg Arbejdsmarkedsudvalg Børne- og ungdomsudvalg Kultur- og udviklingsudvalg Miljø- og teknikudvalg Voksen- og plejeudvalg Administrativ organisation Der er en flad, administrativ organisering i Norddjurs Kommune med 2 ledelseslag, henholdsvis et direktions- og et fagchefniveau. I toppen af den administrative organisation er der en direktion på 4 medlemmer med kommunaldirektøren i spidsen. Den kommunale organisation er kendetegnet ved et betydeligt ledelsesrum og en tydelig handlingsorientering. Kommunens overordnede, administrative organisation

3 Sekretariatet i Udviklingsforvaltningen Sekretariatet er en central og tværgående sekretariatsfunktion i udviklingsforvaltningen. Sekretariatet er nyoprettet. Sekretariatschefen refererer til udviklingsdirektøren og indgår i udviklingsforvaltningens chefgruppe sammen med udviklingsdirektøren, byg- og miljøchefen, vej- og ejendomschefen, kultur- og udviklingschefen samt chefkonsulenten. Sekretariatet har 13 dygtige, engagerede og erfarne medarbejdere. Udviklingsforvaltningens overordnede organisationsstruktur pr. 1. september 2013 fremgår nedenfor. Organisationsstruktur Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Sekretariatschef NN Chefkonsulent Mogens Caspersen Byg- og miljøchef Lotta Sandsgaard Vej- og ejendomschef Kim T. Jensen Kultur- og udviklingschef Helen Rosager Sekretariatet varetager en lang og bred række af funktioner og opgaver disse omfatter bl.a. følgende opgaver: Udarbejdelse og kvalitetssikring af dagsordener til kultur- og udviklingsudvalget samt miljø- og teknikudvalget Udarbejdelse af konkrete dagsordenspunkter i sager af tværgående karakter. Opfølgning på udmøntningen af politiske beslutninger i de to fagudvalg samt økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Sekretariatsbetjening af direktør og chefer. Udarbejdelse og løbende opdatering af arbejdsplaner for kultur- og udviklingsudvalget samt miljø- og teknikudvalget samt styring/koordination i forbindelse med udviklingsforvaltningens udarbejdelse af dagsordenspunkter. Indgå i det tværgående samarbejde sammen med de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs Kommune.

4 Indgå i det tværgående samarbejde i forbindelse med it-sikkerhed og udvikling af de administrative it-systemer. Deltage i udarbejdelsen af overordnede og tværgående politikker. Deltage i løsningen af større, strategiske og / eller tværgående analyse-, planlægnings-, økonomi-, it- og udviklingsopgaver. Sikre juridisk og administrativ bistand og koordination til forvaltningens afdelinger. Sker i tæt samarbejde med kommunens centrale sekretariat. Udarbejdelse af ledelsesinformation med henblik på løbende opfølgning på forbrug, resultater og målopfyldelse. Udvikling og gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser. Ad hoc opgaver f.eks. udarbejdelse af notater m.v. Salg af jord til bolig- og erhvervsformål. Sagsbehandling vedr. almene boliger. Udbud, kontraktindgåelse og opfølgning på kontraktindgåelse af eksterne leverandører af kørsel. Sagsbehandling taxa. Udlejning og forberedelse af salg af kommunale ejendomme. Ejendomsskat. Sekretariatschefens opgaver Sekretariatschefen har ansvaret for sekretariatets ledelse, udvikling og opgavevaretagelse herunder den direkte personaleledelse af sekretariatets medarbejdere. Sekretariatet varetager en lang række, meget forskellige og meget spændende opgaver, der spænder fra strategisk vigtige udviklingsopgaver til væsentlige, driftsrettede opgaver. Opgavemængden spænder fra opgaver, der skal løses her og nu, til opgaver, som løses i længere udviklingsprocesser og fra servicering af to politiske udvalg til omfattende analyse- og udviklingsfunktioner. Foruden at sekretariatschefen skal fungere som den administrative garant for opgavernes og sagernes kvalitet og levering, rummer stillingen således muligheder for, at sekretariatschefen kan engagere sig mere dybdegående i de opgaver eller funktioner, hvor den nye chef har særlige kompetencer/interesser. Der er plads til udvikling og til at engagere sig i opgaver, som alle har en væsentlig strategisk betydning for udviklingsforvaltningen. Stillingen kan derfor være en spændende personlig mulighed for ledere/ledelsestalenter med ambitioner, hvor der gives plads til udvikling. I sekretariatsarbejdet skal den nye chef fungere med udpræget professionalisme og med et skarpt blik for, hvad der foregår i udviklingsforvaltningen, ligesom chefen formår at tage initiativ til at sætte nye opgaver, løsninger og processer i værk. Sekretariatschefen skal sætte sig i spidsen for at arbejdet i udviklingsforvaltningen bliver understøttet af administrative processer og arbejdsgange der forløber med smidighed, ensartethed, rigtig timing og præget af positiv dialog, så der ikke skabes unødige flaskehalse.

5 I ledelsesarbejdet indgår sekretariatschefen i tæt og løbende sparring med udviklingsdirektøren. Sekretariatschefen skal hurtigt finde ind til et konstruktivt samspil med direktøren på en sådan måde, at der skabes merværdi i de administrative og forvaltningsmæssige processer. Sekretariatschefen fungerer med overblik over forvaltningens samlede opgavevaretagelse og skal således kunne navigere både internt i udviklingsforvaltningen og på tværs af hele kommunens forvaltning, så vedkommende til stadighed er afstemt og i balance med forvaltningens retning. I samspillet med forvaltningens fagchefer formår sekretariatschefen på en og samme tid at understøtte og udfordre opgaveløsningen. Det er helt centralt, at sekretariatschefen fungerer som en aktiv medspiller i den tværgående og strategiske ledelse og udvikling af den samlede udviklingsforvaltning i samspil med forvaltningens direktør og chefgruppe. I dette arbejde skal den nye chef medvirke til, at der skabes hensigtsmæssige og enkle strukturer og processer. Det er væsentligt, at sekretariatschefen ikke er bange for selv at tage fat i den konkrete opgaveløsning og samtidig giver plads til, at sekretariatsmedarbejderne kan udfolde deres særlige kompetencer. I den løbende ledelse af sekretariatet formår sekretariatschefen at skabe overblik og prioritering, give faglig sparring og sikre kontinuitet. På den faglige bane formår sekretariatschefen at levere høj administrativ kvalitet og levering til tiden. I den forbindelse formår den nye chef at byde ind med forslag til løsninger og på den måde skabe merværdi i sagerne. Sekretariatschefen skal derfor mestre både skriftlig og mundtlig formidling på overbevisende måde. Kompetenceprofil Uddannelse og erfaring. Den nye chef har formentlig en samfundsvidenskabelig uddannelsesbaggrund gerne suppleret med en ledelsesmæssig efteruddannelse. Det forventes, at den nye chef formår at arbejde analytisk og strategisk på højt niveau samt er fortrolig med problemstillinger og udfordringer inden for udviklingsforvaltningens ressortområde. Ledelseserfaring fra en politisk styret organisation er væsentlig, idet ledelsestalentet dog godt må fylde en del. Det er af afgørende vigtighed, at den nye chef er helt skarp på og har forståelse for at arbejde på strategisk niveau i en politisk styret organisation. Erfaringer opnået i en kommunal sammenhæng er ønskelige, men ikke en forudsætning. Et godt indblik i og erfaring med planlægning, styring, økonomi, jura og administration kendetegner ligeledes sekretariatschefens baggrund. Personlige egenskaber Sekretariatschefen skal først og fremmest gå forrest i løsningen af sekretariatets opgaver, men samtidig give plads til dygtige og engagerede medarbejdere. Den nye chef trives i og motiveres af sekretariatsarbejdet også når det til tider går rigtig stærkt.

6 I ledelsesarbejdet formår sekretariatschefen at have mange bolde i luften og er kendetegnet ved stort overblik, troværdighed og analytisk skarphed. Sikker dømmekraft, høj kvalitet samt en veludviklet strategisk og økonomisk sans er væsentlige egenskaber. Sekretariatschefen er udadvendt, kommunikerende samt resultat- og udviklingsorienteret. Sekretariatschefen mestrer til fulde det tværgående samspil og samarbejde både internt i udviklingsforvaltningen og på tværs af hele den kommunale organisation herunder samarbejdet med kommunens andre forvaltningssekretariater. Evnen til at navigerer i en position, hvor flere modsatrettede interesser mødes er tydelig, og sekretariatschefen fungerer her med både diplomati, vedholdenhed og på en direkte facon. Internt i udviklingsforvaltningen fungerer den nye chef som en aktiv med- og modspiller i forhold til direktøren og chefgruppen. I alle situationer og sammenhænge opleves sekretariatschefen som en holdspiller og kompetent sparringspartner, ligesom vedkommende formår at vise initiativ og gennemslagskraft. Ledelsesstilen har et værdibaseret udgangspunkt, hvor loyalitet og ordentlighed er fremtrædende egenskaber. I samarbejdet med ledere og medarbejdere agerer sekretariatschefen med åbenhed, tillid og situationsfornemmelse samt med blik for at inddrage og involvere bredt. Samspillet skal være præget af en uformel og uhøjtidelig tilgang. Sekretariatschefen er personligt robust og fungerer med høj integritet, hvorfor vedkommende fremstår rodfæstet under pres. Naturlig gennemslagskraft samt særdeles gode evner til skriftlig og mundtlig formidling og kommunikation er nødvendige forudsætninger. Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et testforløb.