1 Præsentation af medarbejderne ved kirken samt præsentation af kirkeværgen

Transkript

1 Indkaldelse/ referat Mødeart Mødedato/ tidspkt. Deltagere Menighedsrådsmøde Sct. Hans Kirke Dagsorden Tirsdag d Kl Sven Madsen John Berwick Martin Ringsmose Claus Weber Birgitte Skovgaard Inge Kamp Birthe Dysager Ebbe Heintze Kirsten Heystrup Grethe Skree Tage Rasmussen Anders Grinderslev Massoud Fouroozandeh 97 Blad nr Sct. Hans Kirke Afbud: Tage Rasmussen er sygemeldt Claus Weber Henning Nielsen Mødested Øvrige oplysninger / Afbud Øvrige medarbejdere deltager i starten af mødet, ligesom kirkeværgen også deltager hér. 0. Indledning v. Birthe Dysager 1. Præsentation af medarbejderne ved kirken samt præsentation af kirkeværgen 2. Menighedsrådets arbejdsform 3. Beholdningseftersyn 4. Organiststilling, stillingsopslag/annoncering 5. FængselsAlpha 6. Planlægning af menighedsrådsmøder resten af året 7. Eventuelt 1 Præsentation af medarbejderne ved kirken samt præsentation af kirkeværgen Kom Kirkens medarbejdere samt kirkeværgen deltager i starten af mødet og fortæller lidt om deres arbejdsfunktion. Der er ligeledes plads til, at medarbejderne peger på områder, hvor MR måske skal inddrages i forhold til fremtidige udfordringer, prioriteringer m.v. Præsentation af hver enkelt medarbejder Dagsorden Menighedsrådets arbejdsform (D) Sven Kom For at sikre så effektive møder som muligt foreslås følgende procedurer omkring menighedsrådsmøderne: Der udsendes en udspecificeret dagsorden senest 4 dage før mødet Der skal være relevante tekster knyttet til det enkelte dagsordenspunkt, så 1

2 menighedsrådets medlemmer ved, hvad man skal forholde sig til Det skal fremgå af punktet, om det er et punkt til orientering (O), til drøftelse (D) eller til beslutning (B) Der skal i dagsordenen angives en forventet tidsramme til drøftelsen af det enkelte punkt Om nødvendigt skal bilag medsendes dagsordenen. Det er afgørende, at man kan være så godt forberedt som muligt Orienteringspunkter kommer som udgangspunkt ud på skrift sammen med dagsordenen, således at der ikke skal bruges lang tid på at gennemgå disse, men at man i stedet kan spørge ind. Det betyder, at orientering fra forskellige underudvalg skal fremsendes på skrift (gerne 14 dage før mødet), så de kan indgå i dagsordenen Efter hvert punkt konkluderes, hvem der gør hvad og hvornår. Det afklares endvidere, hvad der skal informeres ud om beslutningen og til hvem eratet skrives undervejs og underskrives før mødet afsluttes Alle menighedsrådsmedlemmer forpligter sig på at følge op på de beslutninger, der er henlagt til videre bearbejdning inden næste møde Dagsordenformen er godkendt 3 Beholdningseftersyn (O) Claus Kom Kirkens eksterne revisor gennemfører med mellemrum et beholdningseftersyn hos regnskabsføreren (Grethe). Der er gennemført et sådant eftersyn den 12. december Vi skal som MR orienteres om dette og behandle eftersynet. Grethe Bilag fra revisor vedhæftet Eftersynet er behandlet på mødet 4 Organiststilling, stillingsopslag/ annoncering (B) Martin Kom Henning stopper som organist pr. 1. april Vi skal derfor hurtigt i gang med at få lavet et stillingsopslag og lavet en plan for annoncering, ansættelsesprocedure m.v Vi skal konkret have afklaret følgende forhold omkring stillingen: - Oprettelse af et ansættelsesudvalg med ansvar for gennemlæsning af ansøgninger, indkaldelse af kandidater til samtaler og valg af endelig kandidat. - Hvilken profil ønskes? hvilke opgaver skal varetages: Kor, koncerter, udvalg osv. - Overordnet tidsplan for forløb fra annoncering til ansættelsesdato. - Skal kandidater prøvespille? - Hvor skal vi annoncere? Ifølge stiftet er der følgende krav til et stillingsopslag: I organisationsaftaler og overenskomster for kirkefunktionærer er aftalt særlige indholdsmæssige krav til stillingsopslag. Kravene er: * Der skal i stillingsopslaget henvises til organisationsaftaler og overenskomster og relevant protokollat for stillingen * Lønintervallet eller basislønskala for den pågældende faggruppe skal oplyses 2

3 * Evt. rådighedspligt og tillæg skal nævnes * Det skal fremgå at allerede tjenestemandsansatte har mulighed for at bevare deres tjenestemandsstatus ved evt. ansættelse * Stillingsbetegnelse, ansættelsesmyndighed og ansættelsesområde skal angives * Det skal fremgå hvorvidt ansættelsen sker på fuld tid. Angiv det ugentlige timetal i hele timer. * Om der er særlige uddannelseskrav eller øvrige kvalifikationer * Om stillingen er omfattet af geografisk eller faglig fleksibilitet, såfremt der stilles krav om dette. * Det skal fremgå af opslaget, hvornår ansøgning skal være modtaget. * Ansøgningsfristen skal være mindst 14 dage, medmindre ganske særlige forhold gør sig gældende. Det anbefales, at alle stillinger slås op på jobnet.dk Hvis stillingsopslag ikke lever op til de aftalte krav, vil det være et brud på de indgåede organisationsaftaler og overenskomster, og I risikerer som menighedsråd at blive idømt en bod. Vedhæftet konkret forslag til stillingsopslag udarbejdet af Martin. For at vi kan nå punktet indenfor den afsatte tidsramme er det vigtigt at vi hver især har tænkt tanker om særligt profilen for den nye organist. Derudover skal vi have nedsat et udvalg, der kan arbejde videre med at finpudse profilen og lave det endelige opslag m.v. Ansættelsesudvalget blev: Martin, Sanne, Anders, Tage, Sven og Inge. Her ud over deltager Birthe ved samtalerne. Vi udarbejder et notat til hjemmesiden og vi stiler efter en ansættelse til d FængselsAlpha (B) Birgitte Kom Der er et ønske fra Nyborg om at vi kører hver anden onsdag På Søbysøgård har de præsentation af et Alpha kursus inden så længe. Om der kommer deltagere vides ikke endnu. Det afsatte beløb (kr 7.000) til FængselsAlpha i 2013 rækker ikke. I Nyborg vil det koste ca 8500kr om året, det dækker en aften hver anden uge, og hvis der kommer gang i Søbysøgård vil det kunne gøres for samme beløb. Er der opbakning til at ombudgettere? Der ønskes et yderligere budget på samlet ca. kr Der er enighed om at afsætte midler hertil. 6 Planlægning af menighedsrådsmøder resten af året (B) Sven Kom Det foreslås, at der afholdes menighedsrådsmøder følgende datoer: januar eller 29. januar (men det er også en dato for MR kursus) eller droppe helt?? 26. februar 26. marts (i påskeugen. Hvis det ikke duer, så evt. 12. marts el. 2. april) 23. april 28. maj 3

4 25. juni 20. el. 27. august 24. september 22. oktober 19. november Vi skal endvidere afklare, om vi vil afsætte fx en lørdag til en visionsdrøftelse for indeværende menighedsrådsperiode. Det kunne være i april/maj måned. Næste møde bliver d. 29. jan Mødet i marts bliver d. 26. marts Mødet i aug. bliver d. 27. aug. Visionsdagen bliver d. 31. maj eller d.14. juni kl ( Ebbe melder tilbage hvilken dag han kan ) 7 Eventuelt (O/B) Kom Det tidligere menighedsrådet har vedtaget at finde én, der ville være ansvarlig for kontakten til Christian Vestergård i Bangladesh. Birgitte har talt med Edel Holst. Hun har sagt ja til den opgave Folkekirkens Nødhjælps sogneindsamling: Vi har fået følgende brev fra Folkekirkens Nødhjælp, Miriam Munksgaard: Sidste år forsøgte vi at lave en løsning på opgaven som koordinator for sogneindsamlingen ved at en frivillig, som ikke tilknyttet kirken, påtog sig opgaven. Jeg mindes at menighedsrådet gerne ville hjælpe med at finde en løsning til den kommende Sogneindsamling som er søndag d. 10. marts Edel: Sidste år havde vi hjælp ude fra til for at gennemføre indsamling til Folk. Nødhjælp. Vi bør gå ind i arbejdet, informere om det, således indsamlingen kan gennemføres.( d. 10. marts) Edel spørger Gerda, evt spørge LMU. Anders: Styrerådet for Ignis har et ønske om at menighedsrådet deltager ved den kommende Menighedslejr. Ignis går her sidst i jan i gang med den kommende planlægning af lejren. Massoud: Tv2 vil optage gudstjenesten v/ Massoud d. 10. feb. Der informeres ved de to foregående gudstjenester og der informeres ved gudstjenestens start. 4

5 Underskrifter: 5