Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv.

Transkript

1 Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Indhold Hvordan opretter man en ny kontaktperson?... 2 Rollen... 5 Accounten... 6 Tildeling af rollerne Main supervisor og Co supervisor... 8 Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data... 9 Ændring af en kontaktpersons adresse... 9 Hvordan gensender man en kontaktpersons login informationer? Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management portalen? Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account? Hvordan fjerner man en kontaktperson? Hvordan ændrer man i sammensætningen af program eller skoleudvalg? Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning Genoplivning fra arkiv Oprydning i kontaktpersoner Side 1 af 13

2 Alle, der skal have adgang til management portalen skal oprettes som kontaktpersoner i PhD Planneren. Dvs. at alle medlemmer af programudvalg, skoleudvalget og vejledere skal oprettes som kontaktpersoner. En kontaktpersons account tilknytning og rolle(r) afgør, hvad personen har adgang til i managementportalen. Bemærk at en kontaktperson aldrig på sit eget Kontaktperson faneblad må få tildelt rollen Main supervisor eller Co supervisor. Den rolle tilknytning skal ske via relationen til den studerende. Hvordan opretter man en ny kontaktperson? Før man opretter en ny kontaktperson, skal man altid tjekke, om vedkommende allerede er oprettet både blandt aktive kontaktpersoner og arkiverede kontaktpersoner, så man undgår dobbeltopretninger. 1. Søg først blandt de aktive (ikke arkiverede) kontaktpersoner: a. Hvis du i systemet befinder dig på en studerende (medarbejder), kan du på Kontaktpersoner fanebladet klikke på Tilføj eksisterende kontaktperson knappen (se Figur 1), hvorfra du så kan søge blandt alle de eksisterende aktive kontaktpersoner. Figur 1 Finder du den kontaktperson, du søger, kan du med det samme give kontaktpersonen rollen Main supervisor eller Co supervisor (se Figur 2). Figur 2 Side 2 af 13

3 b. Du kan også søge blandt de eksisterende kontaktpersoner ved at klikke på Kontaktpersoner i menuen i venstre side, hvorefter du kan skrive personens fornavn eller efternavn i søgefeltet under kontaktpersoner og tryk Søg (se Figur 3). Figur 3 2. Findes personen ikke blandt de aktive kontaktpersoner, så søg dernæst blandt de arkiverede kontaktpersoner. Klik på Arkiv (øverst til højre se Figur 3)og søg i arkivet ved igen at skrive enten personens fornavn eller efternavn i søge feltet og tryk Søg. Findes kontaktpersonen på arkiv, så kan vedkommende gøres aktiv igen ved at trykke på Hentknappen på kontaktpersonens Status faneblad (se Figur 4). Figur 4 Side 3 af 13

4 Hvis kontaktpersonen ikke findes i systemet, skal vedkommende oprettes. Herunder gennemgås hvordan du opretter en ny kontaktperson. Det anbefales at være i Talent management modulet, når du opretter kontaktpersoner. 1. Du kan oprette en ny kontaktperson tre forskellige steder direkte på en account, via en studerende (medarbejder) eller i kontaktpersoner menuen (man kan også oprette en kontaktperson på en stilling, men det vil aldrig være relevant i PhD Planneren, så det frarådes): 1. Direkte på en account, se Figur 5. Opretter man en kontaktperson direkte på en account, tilknyttes personen automatisk denne account. Figur 5 2. Via en medarbejder, se Figur 6. Du kan oprette kontaktpersonen her, hvis personen ikke skal være medlem af et fast udvalg (programudvalg/skoleudvalg), men skal være vejleder for en studerende. Oprettes en kontaktperson her, tilknyttes kontaktpersonen automatisk den institut account, som den studerende er tilknyttet. Figur 6 3. I kontaktpersoner menuen, se Figur 7. Figur 7 2. Når du har klikket på Tilføj ny kontaktperson fra et af de tre steder, så popper vinduet i Figur 8 op. Hvis du har klikket på Tilføj ny kontaktperson fra en medarbejder eller account, så vil Account feltet ikke være synligt, fordi det indirekte er blevet valgt. Side 4 af 13

5 Her skal du udfylde personens Fornavn, Efternavn, Rolle, og Account (hvis accounten ikke indirekte er blevet valgt). Rollerne Main supervisor og Co supervisor må IKKE vælges her. Er kontaktpersonen vejleder SKAL denne rolle tilknytning ske via den studerende. Se hvordan i afsnittet Tildeling af rollerne Main supervisor og Cosupervisor De grønne bokse illustrerer hvilke roller man her må vælge. Figur 8 Rollen Når fx en ansøgning bevæger sig igennem statusserne i ansøgnings workflowet, vil den befinde sig på forskellige lokationer afhængig af, hvor i workflowet den er. Eksempelvis vil programudvalget ikke kunne se opgaver i de statusser, som ligger i skoleudvalgets lokation og omvendt. Tilsvarende gælder for medarbejder og plan workflows. Det er derfor vigtigt, at man giver kontaktpersonen den rette rolle. En kontaktperson må ikke få tildelt rollen "Main supervisor" eller "Co supervisor" på sit Kontaktpersonfaneblad. Tildelingen af disse roller skal ske via den enkelte studerende. Disse kontaktpersoner skal derfor have rollen på deres Kontaktperson faneblad. Vær opmærksom på, at det pt. ikke er muligt både at være i program og skoleudvalget. Har man en kontaktperson, der har en rolle begge steder, må man enten skifte rolle for vedkommende, når passende, eller man kan oprette to forekomster af kontaktpersonen med forskellige adresser, da der ikke kan gives adgang til managementportalen flere gange på samme . Side 5 af 13

6 Tabel 1 Oversigt over tilladte roller for en kontaktperson afhængig af hvilken account type kontaktpersonen er tilknyttet. Main supervisor og Co supervisor er grå tonede for at indikere, at man ikke må vælge disse to roller på en kontaktpersons Kontaktperson faneblad. Rolle/accounttilknytning Programme account Programme account Department account AU internal co supervisors AU external co supervisors x x x Main supervisor Co supervisor Prog chair x Prog member x School head x School x member Administrator x x x x x Dept. secretary x Kun de kontaktpersoner, der er medlemmer af et fast udvalg (programudvalg/skoleudvalg), må få registreret udvalgsrollen direkte fra dropdown i Rolle feltet i blokken Virksomhed (se Figur 8). Det skyldes, at den rolle, der registreres her, knytter sig direkte til kontaktpersonen under alle omstændigheder. De kontaktpersoner, der er hovedvejledere eller medvejledere for en eller flere ph.d. studerende, skal have tilknyttet rollen i ovennævnte felt. Det er nemlig ikke her, men i relationen mellem kontaktpersonen og den konkrete ph.d. studerende, at vejlederrollen defineres. Se afsnittet Tildeling af rollerne Main supervisor og Co supervisor for en beskrivelse af, hvordan denne tilknytning etableres. To roller har en særlig status Den ene Administrator skal kun gives til ph.d. skolens administrative medarbejdere, dvs. jer. Den anden rolle er Dept. Secretary, som via manager portalen har adgang til et instituts ph.d. studerende. Vær opmærksom på, at en kontaktperson med rollen "Dept. secretary" skal være tilknyttet et institut (department) og ikke et program. Kontaktpersoner med rollen "Dept. secretary" kan ikke se "Tasks" i portalerne. Accounten Vælg den account, som kontaktpersoner skal tilknyttes ved at klikke på ikonet med fire prikker ved siden af account feltet (se Figur 8). Vær opmærksom på, at programudvalg skal tilknyttes programmerne og ikke institutterne/departments i nogle tilfælde hedder programmer og institutter det samme. Side 6 af 13

7 3. I vinduet, der efterfølgende dukker op (se Figur 9), kan man angive telefonnumre og stillingsbetegnelse. Det anbefales at bruge formatet +45 xxxx xxxx. Rev Figur 9 4. Gå til Selvbetjenings fanebladet for at give kontaktpersonen adgang til management portalen. Vælg management portalen og tryk derefter på Opret konto knappen (se Figur 10). Der oprettes nu adgang for kontaktpersonen, og der sendes automatisk to s til kontaktpersonens adresse, som indeholder henholdsvis brugernavn og password samt et link til login siden. (Klik evt. på Dokumenter fanebladet for at se, at de to s er blevet afsendt.) Figur 10 Side 7 af 13

8 5. Klik til sidst på Status fanebladet og sæt <teamnavn> Admin som ejer af kontaktpersonen (se Figur 11). Dvs. enten APHD Admin, BPHD Admin, HPHD Admin eller SPHD Admin. I dette tilfælde er kontaktpersonen oprettet i TPHD teamet og ejeren skal derfor være TPHD Admin. Figur Kontaktpersonen er nu oprettet og har fået adgang til managementportalen. Account tilknytningen og rollen afgør, hvad kontaktpersonen kan se i management portalen. Tildeling af rollerne Main supervisor og Co supervisor Rollerne Main supervisor og Co supervisor kan kun tildeles i relationen til en studerende (medarbejder) på dennes Kontaktpersoner faneblad (se Figur 12. Bemærk at her må du kun vælge rollerne Main supervisor eller Co supervisor ). Se vejledningerne Vejlederændring og Klargøring af og adgang til studerende i Talent, da denne rolletilknytning vil ske ifm. at en studerende vippes fra rekruttering til talent eller i forbindelse med, at en studerende skifter vejleder i løbet af studietiden. Figur 12 Side 8 af 13

9 Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data Hvis kontaktpersonen skifter fx stillingsbetegnelse eller tlf. nummer, går man ind på Kontaktpersonfanebladet, ændrer i informationerne og gemmer. Ændring af en kontaktpersons adresse Hvis kontaktpersonen skifter e mail, så skal man først ændre den på Kontaktperson fanebladet, men man skal også huske at gå over på Selvbetjenings fanebladet. adressen bruges som kontaktpersonens brugernavn, når vedkommende logger ind i management portalen. Derfor skal den gamle konto fjernes, og der skal oprettes en ny, som matcher kontaktpersonens adresse. I eksemplet herunder har kontaktpersonen skiftet fra ldh@science.au.dk til ldhldh@science.au.dk. Efter at have gemt den nye adresse på Kontaktperson fanebladet, ser Selvbetjenings fanebladet nu som i Figur 13. Tryk på Fjern konto knappen. Figur 13 Systemet retter så automatisk adressen til, og man kan give kontaktpersonen adgang med den nye adresse (se Figur 14). Figur 14 Side 9 af 13

10 Hvordan gensender man en kontaktpersons login informationer? Det sker, at kontaktpersoner glemmer deres brugernavn og/eller password til management portalen. Man gensender en kontaktpersons login info ved at gå ind på kontaktpersonens Selvbetjenings faneblad og trykke på Send e mail (igen) knappen (se Figur 15), så sender systemet en med password et igen. Tjek, evt. på Dokumenter fanebladet, at en bliver sendt. Figur 15 Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management portalen? Man lukker en kontaktpersons adgang til management portalen på kontaktpersonens Selvbetjeningsfaneblad. Ved tryk på Fjern konto knappen lukkes personens adgang til management portalen (se Figur 15). Personen vil ikke selv blive adviseret om lukningen, men brugernavn og password vil ikke længere virke. Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account? Hvis man har brug for at flytte en kontaktperson fra én account til en anden, så ændrer man på accounttilknytningen på kontaktpersonens Adresse faneblad (se Figur 16). Figur 16 Hvordan fjerner man en kontaktperson? PhD Planner giver mulighed for både at arkivere og at slette en kontaktperson. Man må imidlertid IKKE slette en kontaktperson, man skal ALTID vælge at arkivere den. Det skyldes, at man dermed beholder historikken, og man kan hente kontaktpersonen frem igen, hvis det bliver nødvendigt. Man arkiverer på Status fanebladet (se Figur 17). Side 10 af 13

11 Figur 17 Hvordan ændrer man i sammensætningen af program eller skoleudvalg? Se vejledningen Vedligeholdelse af medlemmer af program og skoleudvalg for en beskrivelse af, hvordan man ændrer i sammensætningen af program eller skoleudvalg. Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning En kontaktperson kan kun have én rolle og én account tilknytning. Dvs. en kontaktperson kan ikke både have en rolle som programleder og skolemedlem. Tilsvarende kan en kontaktperson ikke være tilknyttet to accounts på én gang. Genoplivning fra arkiv Hvis man skal genoplive en kontaktperson eller en account fra arkivet, så finder man kontaktpersonen/accounten i arkivet. Går ind på Status fanebladet og trykker på Hent knappen (se Figur 18). Figur 18 Side 11 af 13

12 Oprydning i kontaktpersoner Det er nødvendigt med jævne mellemrum at tjekke, at man ikke har fået lavet utilsigtede dobbeltopretninger af kontaktpersoner og rydde op i dobbeltopretningerne, hvis der er nogen. Rev Der bør som udgangspunkt altid kun være én forekomst af den samme person. Vær dog opmærksom på, at der kan være tilfælde, hvor man bevidst har oprettet en person flere gange, fordi personen har flere forskellige roller i managementportalen. Er den samme person blevet oprettet flere gange altså hvor det ikke bevidst er meningen, at vedkommende skal være der flere gange er det problematisk, fordi kun én forekomst af personen kan gives adgang til managementportalen, og det er ikke umiddelbart synligt, hvilken forekomst der har fået adgangen. Dvs. at når du søger en kontaktperson frem for at tilknytte vedkommende som vejleder på en studerende, og der er flere forekomster af samme person, så kan du ikke umiddelbart se, hvilken forekomst af personen, der har adgang til managementportalen. Du risikerer at tillknytte den forekomst, som ikke har portaladgang. Hvis du vælger en forekomst af kontaktpersonen, der ikke har portaladgang, betyder det, at de opgaver, personen har som vejleder, ikke vil dukke op i kontaktpersonens task liste på managementportalen. For at rydde op i kontaktpersonerne skal man med jævne mellemrum efter behov køre en rapport, der giver overblik over dobbeltopretningerne:: 1. Få overblik over dobbeltopretningerne brug rapporten Contacts duplicates, se Figur 19. Figur 19 I rapporten står der i parentes ud for hvert navn, hvor mange gange navnet optræder. Ud for langt de fleste står der (1), fordi personen helt rigtigt er oprettet en enkelt gang. Dvs. at du skal søge på (2), (3), (4) for at finde de tilfælde, hvor der er henholdsvis 2, 3 eller 4 forekomster af samme person osv. Hvis den samme person er oprettet flere gange, hvor navnet ikke er helt magen til hinanden, så fanger rapporten ikke dobbeltopretningerne. Brug evt. rapporten Contacts showing self service & summary on til at identificere de kontaktpersoner, som har ens adresse, her kan navnet godt være forskelligt. 2. Find ud af hvilken forekomst af kontaktpersonen, der skal overleve. Side 12 af 13

13 a. Som udgangspunkt bør den forekomst af personen, der har adgang til managementportalen overleve, så du ikke skal til at oprette en ny adgang til personen (se på kontaktpersonernes Selvbetjenings faneblad om de har adgang til managementportalen). b. Vær opmærksom på medarbejder tilknytninger. På kontaktpersonens Medarbejderefaneblad kan man se, hvilke medarbejdere, kontaktpersonen kan se i managementportalen. Er kontaktpersonen vejleder for nogen, så kan det ses i den anden kolonne Rolle. Hvis en forekomst af kontaktpersoner, der ikke skal overleve, har en rolle som vejleder for en eller flere medarbejdere, så skal du gå ind på medarbejdere og vælge den rigtige forekomst af kontaktpersonen som vejleder for medarbejderen. 3. Arkivér den/de forekomst(er) af kontaktpersonen, der ikke skal overleve. Det er vigtigt, at du aldrig sletter en kontaktperson! Side 13 af 13