Agil udvikling af et sagsbehandlingssystem

Transkript

1 Agil udvikling af et sagsbehandlingssystem fra brugerorienteret visuel procesdesign til kravspecifikation!! Thomas Hildebrandt Faglig koordinator for processer og IT Interessegruppen, Infinit!! Lektor og leder af forskningsgruppen for Process- og Systemmodeller IT Universitetet i København SummIT, 2015

2 Processer & IT 5 år gammel interessegruppe, +250 medlemmer Faglige koordinatorer: Thomas Hildebrandt, IT Universitetet i Kbh Ivan Aaen, Aalborg universitet seminarer om året i begge ender af landet - fra processer & IT til agil udvikling og innovation, 1-2 miniprojekter 2

3 Mini projekter Få for kr forskning Udgangspunkt i konkret udfordring for 2 private virksomheder & 2 vidensinstitutioner Kortere projekt: 3-6 måneder Vidensinstitutioner får dækket forskningsudgifter Virksomheder leverer timer (medfinansiering) Bred formidling af resultater 3

4 Et mini- projekt: Fra visuel procesdesign og kravspecifikation til fleksible digitale arbejdsgange Udfordring: Kan arbejdsgange præciseres før de digitaliseres og samtidig være fleksible og mulige at tilpasse løbende til brugernes behov? Hypotese: Ja, ved hjælp af tidlig visualisering af processer og systemkrav, og at beskrive og implementere hvorfor og hvad ikke hvordan Partnere: visuel it og Exformatics, samt IT Universitetet og Alexandra instituttet Case: Dreyerfondens ansøgningsproces 4

5 Fra krav Dl Dl system? Figur A1: Eksisterende system Ansøgere Outlook Globalsite Bestyrelse Sagsbehandler Excel C5 økonomi Skat Bank Økonomi Figur A2: Vision om nyt system F1. Outlook Bestyrelse Ansøgere Sagsbehandler Sagssystem F2. CMS Dobbelte linier: Leverandøren integrerer F8. Excel F3. Sagsbehandling F5. CPR F7. Bank F4. Economic F6. Skat baseret på Kravskabelon SL-07 ( Søren Lauesen, 2012). 5 Økonomi

6 SummIT Processer & IT Arbejdsgangen Trin i arbejdsgangen Delopgaver (subtasks) 1. Ansøger undersøger hvad der kan støttes og formalia om ansøgningen. Hele C Ansøger udfylder et ansøgningsskema on-line, vedhænger diverse dokumenter og sender ansøgningen. 3. Sagsbehandleren laver en første vurdering af ansøgningen med to mulige udfald: A. Ansøgningen sendes videre til fagmedlemmet på området (gælder ca. 250 ansøgninger pr. ansøgningsrunde). På passende tidspunkter giver sagsbehandleren besked til fagmedlemmerne om at der er ansøgninger der skal vurderes. 4. Ansøger$C41-1 til 5.!! C C Sagsbehandler$ 5. Fagmedlemmet ser på ansøgningen og ansøgerens historik, og noterer sin vurdering, herunder hvilket beløb der bør bevilges. C20-1, 2, 4 til Andre bestyrelsesmedlemmer ser på sagen og noterer deres vurdering på samme måde. Er alle enige, går sagen videre til sagsbehandleren. C20-3 til Ved det halvårlige bestyrelsesmøde træffes afgørelser om de andre ansøgninger. C21-1, 2 og 3. Bestyrelsesmedlemmerne kan se sagerne on-line inkl. de andres vurderinger. De C20-8. kan evt. selv printe oversigtslister i forvejen. Som$fagmedlem$vurderer$jeg$ Sagsbehandleren registrerer beslutningerne og sender dem til godkendelse hos C12-1 og 2. bestyrelsesmedlemmerne. videresendte$ansøgninger$samt$vurderer$ C13-1, 2 og 3. om$de$skal$sendes$videre$6l$bestyrelsen$ Hele C22. Sagsbehandleren sender afslag eller bevillingsskrivelser til ansøgerne. C13-11 og Visualisering Jeg$sender$$ ansøgning$$ via$website$ 1 Fagmedlem$ Jeg$laver$en$indledende$vurdering$af$ ansøgningerne$og$afviser$eller$ videresender$ 2 samt$hvilket$beløb$der$skal$bevilges$ 10. Ansøger sender supplerende dokumentation, fx at ansøger er optaget på det udenlandske universitet der er søgt om, og erklæring om at der ikke er opnået støtte fra anden side. 11. Sagsbehandleren godkender dokumentationen. Bestyrelsesmedlem$ 12. Sagssystemet indberetter personlige bevillinger til Skat, hvorved CPR valideres. C C C14-5. C Sagssystemet danner fil med overførsler via netbanken. Bogholder og C14-1 til 4 og 6 til 8. Som$bestyrelsesmedlem$vurderer$jeg$ sagsbehandler godkender såvel beløb som kontonummer, hvorefter overførslen sker. ansøgningerne$og$afviser$eller$ 14. Sagsbehandleren sender besked til ansøger om at beløbet er overført. C14-9. Jeg$følger$løbende$op$på$om$ bestyrelsesmedlemmer$har$været$ inde$at$afvise$eller$godkende$ ansøgninger$og$følger$op$på$mails$ 4 godkender$med$eller$uden$noter$ 15. Undervejs i bevillingsperioden kan der være flere betalinger, der forløber som punkt 10 til 14. C10-41 til 45. Hele C Når projektet er afsluttet, sender ansøger en slutrapport. C C Sagsbehandleren sender en rykker hvis slutrapporten ikke kommer. C10-42 og Sagsbehandleren godkender rapporten og lukker sagen. C10-41 og Jeg$konkluderer$og$gennemfører$ bevilling,$godkendelse$samt$ udbetaling$eller$sender$afslag$$ IT UNIVERSITY OF COPENHAGEN

7 Visualisering af overblik 7

8 Hvad med arbejdsgangen? Kravspecifikation og visualisering beskriver kun happy path evt med nogle få varianter Version 2.2: Ønsker fra interessenter og de tilhørende kravændringer: 1. Kontonummer for udbetaling skal godkendes af en anden. C Ændringer af kontonummer skal godkendes af en anden. C14-4. Hvordan når vi til en beskrivelse af alle mulighederne? 1. Mulighed for "eget rum" til private noter om ansøgningerne. C20-6, D5-9 og 10. Og hvordan håndterer vi ændringer der kommer under udvikling eller efter systemet er i drift? 8

9 Svømmebaner? Svært at springe over, gentage eller tilføje aktiviteter 9

10 En agil procesbeskrivelse 10

11 SummIT Processer & IT Hvad kan ske og hvorfor? Ansøger$ Jeg$sender$$ ansøgning$$ via$website$ Sagsbehandler$ 1 Fagmedlem$ Som$fagmedlem$vurderer$jeg$ videresendte$ansøgninger$samt$vurderer$ om$de$skal$sendes$videre$6l$bestyrelsen$ samt$hvilket$beløb$der$skal$bevilges$ 2 3 Bestyrelsesmedlem$ Værdi: gennemsigtighed & effektivitet Som$bestyrelsesmedlem$vurderer$jeg$ ansøgningerne$og$afviser$eller$ godkender$med$eller$uden$noter$ Jeg$laver$en$indledende$vurdering$af$ ansøgningerne$og$afviser$eller$ videresender$ Værdi: korrekthed & effektivitet Jeg$følger$løbende$op$på$om$ bestyrelsesmedlemmer$har$været$ inde$at$afvise$eller$godkende$ ansøgninger$og$følger$op$på$mails$ 4 5 Jeg$konkluderer$og$gennemfører$ bevilling,$godkendelse$samt$ udbetaling$eller$sender$afslag$$ Værdi: korrekthed & effektivitet Hvad kan/skal ske? Hvorfor de hændelser? Hvad er værdien? Hvorfor den information, på det tidspunkt? Værdi: korrekthed & effektivitet 11 IT UNIVERSITY OF COPENHAGEN

12 Dynamiske hændelser, betingelser og svar svar: Udbetal betingelse: Modtag ansøgning betingelse: Send videre udeluk: Udbetal svar: Bedømmelse/ godkend udeluk: Afvis inddrag: Godkend udeluk: Godkend inddrag: Afvis betingelse: Send videre udeluk: Udbetal Dynamic Condition Response (DCR) Graphs Phd projekter: Rao R. Mukkamala & Tijs Slaats betingelse: Konklusion/Godkend

13 Design og SimulaDon 13

14 Design og SimulaDon 14

15 ImplementaDon 15

16 Find rute Happy paths kan vises ved Find rute funktion ligesom Google maps Eksempel: Vis mig vejen fra ansøgning til slut 16

17 Find vej Dl udbetaling 17

18 Via screening reject? 18

19 Opsummering Visualisering binder forretning og teknik sammen Præcise krav, fleksibilitet, tilpasning efter levering Dynamic Condition Response (DCR) Graphs Dynamiske hændelser, betingelser og svar Agilitet: Grafen ER processen - ingen efterfølgende programmering/rutediagrammer Hændelser & betingelser kan ændres efter systemet er taget i brug - på kørende sager 19

20 FremDden før Dd? PhD forsvar Process 24/3 Mining kl 13-14: (Big Data + Process) Overblik over processer baseret på hvad (Tijs Slaats, der industrial faktisk PhD) sker Flexible Process Notations for Cross-organizational Case Management Systems Foredrag 25/3 kl : Fra Agile til Live Development Process Mining in the Large: Divide and Conquer Big Event Data (Wil van der Aalst) Tilpas kørende systemer uden at gå i pit-stop! Test nye tjenester på live data og brugere! på IT Universitetet i København 20