Afbud: Steen Bundgaard, Christian Boldsen, Louise Brown, Mette Winther Nielsen, Henning Munkholm Eriksen, Erkan Ari

Transkript

1 Referat Forvaltning: Byrådssekretariatet Møde vedr.: Referat af møde i Medborgerskabsrådet den 25. april 2016 Mødested: Remisen, J.V. Martins Plads 3 Mødedato: 25. april 2016 Sendes til: Medborgerskabsrådet Afbud: Steen Bundgaard, Christian Boldsen, Louise Brown, Mette Winther Nielsen, Henning Munkholm Eriksen, Erkan Ari Suppleanter: Fahrudin Zec, Emmanuel Monsale Maheshe 1. Oplæg om Tøjhushavekvarteret v. Jørn Bjerre Jørn Bjerre introducerede Remisen, herunder historien, driften, økonomiske udfordringer og Remisens udfordringer med at engagerer frivillige. Jørn Bjerre efterlyste større synlighed af rådet, herunder på kommunens hjemmeside. 2. Velkomst til nye i Rådet Velkomst til rådets nye medlem Svend Aage Nielsen samt rådets suppleanter, Lisbeth Kristensen, Fahrudin Zec, Emmanuel Monsale Maheshe og Per K. Rasmussen. Svend Aage træder som medlem af rådet i stedet for Henrik Herold. Vitus Jordan runddelte oversigt over rådets medlemmer med information om medlemmernes respektive baggrund. Vitus orienterede om, at rådets side på kommunens hjemmeside er blevet opdateret i samarbejde med Kommunikation, hvor blandt andet de nye til rådet nu fremgår. Ikke alle medlemmer ønsker at have foto på hjemmesiden, men hvis det ønskes kan foto sendes til Bjarke Scott Levinsen fra byrådssekretariatet eller Christian Sloth fra Kommunikation. 3. Præsentation af arbejdsrammer for arbejdsgrupperne På rådets sidste møde aftalte rådet, at arbejdsgrupperne skulle samles og udarbejde deres respektive arbejdsrammer, herunder konkretisere projektforslag, tidsramme for gennemførelse samt eventuelt estimat af økonomiske konsekvenser. Grupperne har imidlertid ikke har mulighed for at samles, hvorfor grupperne forbereder deres oplæg til mødet den 21. juni 2016.

2 a. Informations- og kommunikationsveje Maria Fangel, der er tovholder for gruppen efterlyste af rådet, at der sker en forventningsafstemning i forhold til tovholderens rolle og ansvar samt i forhold til hvordan gruppernes arbejde konkretiseres. Maria delte sine tanker omkring behovet for optimering af kommunens borgerrettede informations- og kommunikationsveje samt forslag til arbejdsmetoder og samarbejdsparter. Gruppens umiddelbare tanker er, at eksisterende kommunikationsplatforme skal koordineres med henblik på at skabe et samlet overblik over den borgerrettede information. Hertil kunne knyttes et nyhedsbrev, hvor borgerne kan tilkendegive, hvad de ønsker nyt om. Kommunikationen omkring rammerne for tilbuddet Flex-trafik blev drøftet som et eksempel på et konkret projekt. Vitus Jordan præciserede, at tovholderens opgave er af praktisk karakter og består primært af mødeindkaldelse af gruppens deltagere samt involvere gruppens deltagere i arbejdet. Referatet fra rådets sidste møde blev korrigeret i forhold til gruppernes medlemstal. Grupperne skal bestå af minimum 3 rådsmedlemmer, gerne flere og gerne med eksterne deltagere. Som mulige eksterne deltagere blev kommunens kommunikationsmedarbejdere drøftet. Maria Fangel har oplevet en interesse for arbejdsgruppens temaer, men for nuværende er der ikke kommunikationsmedarbejdere i gruppen. Forslag til andre eksterne deltagere drøftes i gruppen. Maria ønskede rådets opbakning forud for igangsættelse af gruppearbejdet. Arbejdsgruppe-modellen og behovet herfor blev drøftet og der var enighed om at arbejdsmodellen er den rette med henvisning til at rådsmøderne ikke skal være et arbejdsforum i den forstand. Rådet aftalte, at gruppen konkretiserer forslag til projekter samt forslag til rammerne for projektets gennemførelse. Maria indkalder til gruppemøde og rundsender hendes tanker til gruppen. b. Land- by sammenhængskraft Louise Brown overtager rollen som tovholder i det Henning Munkholm Eriksen ønsker at blive afløst. Afgrænsning af gruppens emne blev drøftet. Det blev præciseret, at gruppen skal fokusere på sammenhængskraften, herunder hvordan land og by inspirere hinanden

3 på tværs samt hvordan den nye kommunesammensætning kan fungere. Flere synspunkter blev drøftet, herunder i forhold til hvordan sammenhængskraften synliggøres for at påvirke økonomiske beslutninger om f.eks. kollektiv trafik. c. Integration / Internationalisering 4. Handleplanen Projektet omkring en international blev drøftet. Der var enighed om at det er nødvendigt, at gruppens projektplan færdiggøres før eksterne parter involveres. Herudover blev økonomi og kommunikation drøftet. Det blev forslået, at projektet kunne kombineres med den internationale dag arrangeret af Scandinavia Restore Hope. Eventuel synergi blev drøftet. Gruppens temaer blev vendt, herunder om gruppen bør have et bredere fokus end en international dag. De videre drøftelser tages i gruppen. Fatmir Asllanaj indkalder til gruppemøde. Seda Tugba Cetinkaya opfordrede til at gruppen/rådet følger underværkets aktiviteter da der har været flere eksempler på oplæg af relevans for gruppens temaer. Fatmir sidder i underværkets bestyrelse og vil videresende orientering om aktiviteter der vurderes at have relevans. Vitus rundsender handleplanene til de senest ankomne til rådet. a. Nye initiativer, herunder: i. Byen til Vandet v. Bjarke Scott Levinsen Rådet har tidligere tilkendegivet en interesse for projekt byen til vandet i forhold til målet om mere borgerinddragelse. Bjarke har været i kontakt med Malene Lauge Nielsen der er projektleder på projektet omkring inddragelse af Medborgerskabsrådet. Efter drøftelse med projektets styregruppe har Malene meldt tilbage, at der er åbenhed omkring inddragelse af rådet i forhold til borgerinddragelsesinitiativer. Aktuelt er det imidlertid ikke relevant, men Malene tilbød at deltage i et rådsmøde og orientere om projektet, dets status m.v. Rådet besluttede, at oplægget blev sat på dagsordenen på et af de første møder efter sommerferien.

4 ii. Borgerundersøgelser v. Vitus Jordan Vitus har oplevet en lav deltagelse i borgerundersøgelser på det sociale område og udfordrer, at konklusionerne er repræsentative for den respektive målgruppe af borgere. Vitus forslog det som emne, at rådet arbejder med et forslag til kommunen om, at rådet inddrages når forvaltningen ønsker at gennemfører en borgerundersøgelse. Emnet tages op igen senere som et 10 minutters indlæg af Vitus. iii. Udmøntning af politikken for aktivt medborgerskab Det er en del af rådets opdrag at deltage i implementering af politikken. Bjarke Scott Levinsen har drøftet rådets rolle med Katrine Axél, Sekretariatschef for Social- og Arbejdsmarked. Social- og Arbejdsmarked bliver den første forvaltning med en handleplan for udmøntningen af politikken, hvorefter de øvrige forvaltninger forventes at igangsætte samme arbejde. Arbejdet er stadig i et tidligt stadie, men forvaltningen er opfordret til at inddrage rådet i processen. Herudover skal der udarbejdes en kommunikationsstrategi. Her ønskes det at rådet stiller med 2-3 repræsentanter til møde om kommunikationsstrategien. Vitus Jordan, Michael Randrup og Maria Fangel deltager. Louise Brown inviteres i kraft af hendes lederrolle for frivilligværket. iv. Samarbejde med andre råd (ungerådet etc.) 5. PR-indsatsen v. Vitus Jordan Halvårsrapporten som drøftet under pkt. 6 skal sendes til de øvrige råd for at gøre opmærksom på Medborgerskabsrådets arbejde. Det blev drøftet om rådet skal afsøge andre muligheder for PR end aftalen med Amtsavisen for at øge kendskabet til rådet. Et synspunkt var, at rådet bør tage initiativ til projekt, der skal være med til at synliggøre rådet. Synspunktet blev imødekommet med henvisning til at den internationale dag kan have den effekt og i den forstand, at der bør tages afsæt i noget konkret. Det blev tillige forslået at rådet primært retter PR-indsatsen mod foreninger.

5 Rådets identitet blev drøftet, herunder om rådet skal drive projekter eller blot være initiativtager. Rådet vedtog ikke andre PR-initiativer. 6. Halvårsrapport v. Vitus Jordan Vitus har udarbejdet et udkast til rådets halvårsrapport som er blevet fremlagt for rådet. I forhold til tidligere rundsendte har Vitus tilføjet et afsnit om rådets sammensætning. Maria forslog, at det blev tilføjet, at rådet inddrages for lidt af forvaltningen samt, at rådet har ambition om søge inspiration til sit arbejde hos andre kommuner. Der var alene opbakning til tilføjelsen omkring indhentelse af inspiration fra andre kommuner. Med denne ændring var der enighed om, at rapporten rundsendes til direktionen, politikere samt andre for at gøre opmærksom på Medborgerskabsrådet. 7. Diæter og kørselsfradrag v. Bjarke Scott Levinsen Bjarke orienterede om at forvaltningen har arbejdet med en revision af kommunens vederlagsregulativ. Konklusionen er at rådets medlemmer samt suppleanter tilbydes diæter samt kørselsgodtgørelse i forbindelse med transport til og fra rådsmøderne. Bjarke Scott Levinsen orienterer efterfølgende om reglerne per mail minutters tanker fra et rådsmedlem Punktet blev behandlet sammen med punkt 3.a. 9. Næste møde den 21. juni 2016 på Gjessinggård Næste møde den 21. juni 2016 afholdes på Gjessinggård. Carl Frandsen arrangerer oplæg samt forplejning i dialog med Vitus. Efter sommerferien afholdes der ikke længere arbejdsmøder imellem rådsmøderne. I stedet er intentionen, at arbejdsgrupperne mødes. Det blev forslået, at der kunne afholdes et ekstraordinært møde vedr. godkendelse af arbejdsgruppernes rammer. Rådet ønskede at fastholde mødeplanen. Mødeplan efter sommerferien koordineres af Vitus når alle har svaret på doodle invitationen. Mødetid blev drøftet og der var enighed om at fastholde mødetidspunktet.

6 10. Eventuelt Seda orienterede kort om status for logokonkurrencen. Der er på dagen for mødet ikke modtaget logoforslag. Konkurrencen blev sat i gang 11. april og har frist den 9. maj. Det blev besluttet, at Seda og Michael følger op hos ungdomsuddannelserne. Status af indkøb af abonnement til programmet Podio blev drøftet. Der efterlyses andre systemer. Michael sender forslag til Vitus.