Praktiske forhold for regionsrådet

Transkript

1 Område: Regionssekretariatet Udarbejdet af: Hanne Damm Afdeling: Regionssekretariatet Journal nr.: 08/17612 Telefon: Dato: 22. april 2009 Notat Praktiske forhold for regionsrådet Det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold har drøftet forskellige forhold i relation til regionsrådsmedlemmernes praktiske forhold. Bl.a. niveau for telefontilskud, IT-udstyr, hvilke aktiviteter, der kan gives befordringsgodtgørelser til mv. Det anbefales, at de retningslinjer, som regionsrådet tager stilling til på nuværende tidspunkt, som udgangspunkt skal være gældende for den kommende valgperiode. Nogle af forslagene er indarbejdet i det reviderede regelsæt om økonomiske ydelser mv. for medlemmerne af Regionsrådet for Region Syddanmark m. fl., som sammen med dette notat forelægges til godkendelse i regionsrådet. Andre af forslagene vil blive indarbejdet i hæftet med praktiske oplysninger til regionsrådets medlemmer Regionsrådets Hvem, Hvad, Hvor for den kommende valgperiode. I det følgende gives en opsummering af det særlige udvalgs anbefalinger over for regionsrådet i forhold til praktiske forhold for regionsrådet: Telefoni Det særlige udvalg anbefaler, at det nuværende niveau for telefontilskud fastholdes: Regionen stiller mobiltelefon til rådighed for medlemmet. Til denne telefon ydes et tilskud til dækning af abonnement og samtaler på op til i alt max kr.. Til næstformændene gives tilskud op til kr. årligt (begge niveau 2008). Regionsrådsformanden har fri telefon. Herudover anbefaler udvalget, at forretningsudvalget i særlige tilfælde kan beslutte, at der ydes et højere tilskud, hvis medlemmet har haft et ekstraordinært behov for telefoni i forbindelse med varetagelse af hvervet som regionsrådsmedlem. Det særlige udvalg anbefaler, at denne beslutning træffes med tilbagevirkende kraft, således at forretningsudvalget kan konkret kan tage stilling til telefonudgifter vedr Den ordning, som regionsrådet tidligere har vedtaget, hvor regionsrådsmedlemmerne i særlige tilfælde kan vælge en ordning, hvorefter der kan ydes tilskud til en anden telefon end ovennævnte, anbefales fastholdt med samme tilskudsbeløb. IT for det nye regionsråd Det særlige udvalg anbefaler, at niveau for IT-udstyr og opkoblinger fastholdes jfr. bilag 1

2 Det særlige udvalg her herudover drøftet muligheden for at mobilt bredbånd (USB-modem) for fremtiden kan afløse medlemmernes faste bredbåndsforbindelse (ADSL). Fordelene ved dette er, at det mobile bredbånd matcher det bærbare PC-koncept, der er opkobling næsten overalt, og det er billigere i abonnement og forbrug end fast bredbåndsforbindelse. Det er usikkert, om det mobile bredbånd på dette stadie har en sådan kapacitet, at omfangsrigt materiale kan modtages uproblematisk, ligesom der er problemer med dækningen i visse områder. Administrationen følger udviklingen. Aviser og tidsskrifter Det særlige udvalg anbefaler at fastholde det nuværende niveau herfor, således at regionen kan afholde udgifter til max to aviser og to tidsskrifter for hvert medlem af regionsrådet. Dog undtaget regionsrådets formand, som efter et konkret skøn har mulighed for at holde flere aviser. Befordringsgodtgørelse mv. Ifølge reglerne i den kommunale styrelseslov ydes befordringsgodtgørelse og andre godtgørelser til regionsrådets medlemmer for deltagelse i møder i regionsråd og udvalg, hverv som medlemmerne er udpeget til, godkendte kurser, seminarer mv. Regionsrådet har tidligere vedtaget, at der også ydes befordringsgodtgørelse til aktiviteter omfattet af styrelsesloven 16, stk. 1, litra g udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder mv.. Der har vist sig et behov for en nærmere definition af, hvilke andre aktiviteter der kan ydes bl.a. befordringsgodtgørelse for. I bilag 2 er redegjort for det særlige udvalgs anbefaling heraf. Øvrig transport Det særlige udvalg har drøftet transportformer for regionsrådets medlemmer. Udgangspunktet i de nuværende retningslinjer er følgende: Anvendes offentlige transportmidler skal billigste transportmiddel benyttes, med mindre dette giver væsentlige ulemper eksempelvis, hvis transporttiden bliver uforholdsmæssig lang. Kun i sådanne situationer kan taxa benyttes. Det særlige udvalg anbefaler, at der kan benyttes fly fra Sønderborg Lufthavn. Udvalget har drøftet, hvorvidt der skal udarbejdes retningslinjer for brug af offentlig transport contra benyttelse af egen bil, men fandt ikke, at dette var nødvendigt. Bent Bechmann var derimod af den opfattelse, at der bør indgå energi- og miljøpolitikse overvejelser i regionens retningslinjer for kørsel/befordring. Det særlige udvalg anbefaler herudover, at der etableres en arbejdsgang, hvorefter de medlemmer af regionsrådet, der normalt benytter tog, og selv i dag har udlæg til et 10-turs klippekort, slipper for udlæg af dette forholdsvis store beløb. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste Regionsrådets medlemmer kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste mod en reduktion af det faste vederlag. Lønmodtagere skal for hver anmodning om udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste kunne dokumentere det lidte tab ved erklæring fra arbejdsgiver. Side 2 af 7

3 Selvstændigt erhvervsdrivende kan dokumentere det lidte tab ved en revisorerklæring, som dokumentation for en timesats, der kan anvendes hver gang der er lidt et tab. Det er regionsrådet, som godkender denne sats. Det særlige udvalg anbefaler, at denne godkendte timesats, ved en tro- og love-erklæring fra regionsrådsmedlemmet, kan fremskrives med en sats svarende til den almindelige pris- og lønfremskrivning. Gaver til eksterne samarbejdsparter Det særlige udvalg har ønsket en drøftelse af, i hvilket omfang regionsrådsmedlemmerne kan give gaver, som betales af regionen. Konklusionen på udvalgets drøftelser er, at det anbefales, at der kan gives gaver til samarbejdsparter udsprunget af det regionale hverv under betingelser som er beskrevet i bilag 3. Forplejning Det særlige udvalg har drøftet i hvilket omfang der kan ydes forplejning til partigrupper mv. Retningslinjerne herfor tager udgangspunkt i forbuddet mod ulovlig partistøtte: Regionen afholder udgifter til forplejning i forbindelse med gruppemøder, politiske forhandlinger mv., når aktiviteten er direkte relateret til varetagelsen af det regionale hverv Der kan ikke ydes forplejning i forbindelse med almindelig partiorganisatorisk arbejde eller andre aktiviteter, som ikke er direkte forbundet med varetagelsen af det regionale hverv. Studierejser mv. Der kan være behov for, at regionsrådets medlemmer får mulighed for at indhente inspiration og input til deres regionsrådsarbejde. Dette kan bl.a. ske ved korte studiebesøg i ind- og udland samt studierejser. Studiebesøg vil typisk have en varighed på 1-3 dage, mens studierejser har en varighed på 3-7 dage. Såvel studierejser som studiebesøg skal forelægges regionsrådet til godkendelse. Hidtidig praksis har været, at studierejserne udbydes for alle regionsrådets medlemmer, mens studiebesøg vil kunne arrangeres i regi af et særligt udvalg. I valgperioden har der været 5 studierejser, som regionsrådsmedlemmerne har kunnet deltage i. Pressekontakt Det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold anbefaler, at mulighederne for udsendelse af pressemeddelelser eller lignende, med hjælp fra regionens kommunikationsafdeling, tydeliggøres. De særlige udvalg har mulighed for, efter aftale med regionsrådsformanden, at rekvirere assistance fra kommunikationsafdelingen til udsendelse af pressemeddelelse eller til anden form for kommunikation. Arbejdsgangen er som følger: Side 3 af 7

4 Formanden for det særlige udvalg eller administrationen (efter aftale med formanden for det særlige udvalg) kontakter regionsrådsformanden gerne med kopi til pressechefen. Efter aftale med regionsrådsformanden går kommunikationsafdelingen herefter i gang med produktionsprocessen. Kommunikationsafdelingen er særlig opmærksom på hurtig produktion og timing i den forbindelse. Skattemæssige forhold Det særlige udvalg anbefaler, at der indføjes et afsnit i hæftet om de praktiske oplysninger, som beskriver de skattemæssige forhold i forbindelse med de ydelser regionsrådsmedlemmerne modtager. Side 4 af 7

5 Bilag 1 til notat om praktiske forhold Anbefalinger fra det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold, vedr. praktiske forhold IT-udstyr mv: Det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold anbefaler regionsrådet, at følgende IT-udstyr mv. stilles til rådighed for medlemmerne, idet det dog anbefales, at den teknilogiske udvikling skal medtages i betragtning: Artikel Standard skærm - hjemme Bærbar pc incl. standardsoftware Bærbar pc tilbehør (taske, docking) Bordprinter - hjemme RSA-nøgle USB ADSL modem (3G) (indlandsopkobling) Fast ADSL forbindelse - hjemme Side 5 af 7

6 Bilag 2 til notat om praktiske forhold Anbefalinger fra det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold Befordringsgodtgørelse Det særlige udvalg anbefaler, at der kan ydes godtgørelser til følgende andre aktiviteter i forbindelse med møder mv. jfr. den kommunale styrelseslov 16, stk. 1, litra g: Gruppemøder, politiske forhandlinger og formøder med administrationen i de tilfælde, hvor der er tale om mødeforberedelse i forhold til møder i regionsrådet eller udvalg mv. (omfattet af stk.1) Arrangementer af faglig eller repræsentativ karakter forbundet med varetagelse af det regionale hverv, arrangeret af regionen eller regionens institutioner mv. Arrangementer af faglig eller repræsentativ karakter, der er relateret til varetagelse af det regionale hverv, arrangeret af regionens samarbejdspartnere eller andre myndigheder Studieture el. lign., som ikke falder under bestemmelsen om kurser mv. Deltagelse i møder og forhandlinger med andre myndigheder Borger- og orienteringsmøder i forbindelse med regionsrådets planer- og strategier mv. Tværregionale erfaringsudvekslingsmøder Arrangementer i regi af Danske Regioner Side 6 af 7

7 Bilag 3 til notat om praktiske forhold Anbefalinger fra det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold Gaver til eksterne samarbejdsparter Det særlige udvalg vedr. regionsrådspolitikernes arbejdsforhold anbefaler regionsrådet, at regionen kan betale gaver på vegne af et medlem under følgende betingelser. Der kan gives gaver til samarbejdsparter udsprunget af det regionale hverv. Nære samarbejdsparter: jubilæer/runde fødselsdage o. lign. Udvalgsformand eller regionens repræsentanter i eksterne bestyrelser kan på regionens regning give blomster eller vin (2 fl.) som gave fra regionen eller fra udvalget til medlemmet. Herudover: Der kan ikke gives gaver internt i regionen Der må ikke samtidig være givet andre gaver fra regionsrådet Der gives ikke gaver til forhenværende samarbejdsparter Det skal fremgå, at gaven er fra regionen/udvalget (fx v. brug af regionens kort m. logo) Indkøbet koordineres i regionssekretariatet, som også vedligeholder liste til brug for aktindsigt. Herudover kan regionen v. formanden sende gaver af repræsentativ karakter i videre udstrækning til pleje af regionens eksterne netværk. Side 7 af 7