Patient Database - Manual

Transkript

1 Patient Database - Manual Side 1 af 36

2 Adgang til systemet... 4 Glemt brugernavn og kode... 4 Opret projekt (kun System Administrator)... 6 Klik på NYT PROJEKT -knappen øverst til venstre Udfyld projektets hovedoplysninger... 6 Opret og tilknyt projektets medlemmer... 8 Roller i systemet... 8 Opdatering af bruger information Opret projekt flow Upload af dokumenter Projektstatus Opret patient flow Brug af relationer og alarmer Tilføj patienter Ekstra kolonner i Patient flow Global patientsøgning Oprettelse af spørgeskemaer Design Udsend spørgeskema Manglede svar og påmindelser Eksempel på mail der udsendes: Eksempel på online spørgeskema: Hent besvarelser Eksempel på udtræk af besvarelse i Excel: Sletning af flere spørgsmål ad gangen Kopiering og sammensætning Indstillinger Eksempel på status- og varslingsmail: Logning Nyheder Send til projektmedlemmer Anvendelse af patient flow Systemkrav Support Systemudvikler: Side 2 af 36

3 Side 3 af 36

4 Adgang til systemet Log på URL adressen som er oplyst af din system administrator for at få adgang til systemet. Glemt brugernavn og kode Hvis du har glemt dit brugernavn og/eller kodeord, klik da på linket under log ind formularen. Den dukker op ved forkert brugernavn/kode indtastning. Indtast din adresse i feltet og tryk send. Såfremt du ikke modtager et link til fornyelse af kode, kontakt da projekt administratoren. Ved 5 forkerte forsøg på indtastning af kodeord, deaktiveres brugeren og kan kun aktiveres igen ved brug af reset password funktionen der kommer til brugeren på mail ved mere end 5 forkerte forsøg. Har en bruger ikke være logget ind indenfor 3 mdr. deaktiveres brugerens konto og skal aktiveres af en systemadministrator. Side 4 af 36

5 Efter 3 mdr. udløber brugerens kodeord og skal skiftes via et link man får tilsendt. Kodeord kan også skiftes af brugeren selv inden udløb. Dette sker via siden Min kontaktinfo hvor man indtaster det gamle password og derefter det nye og en gentagelse af det nye nedenfor. *Kodeordet SKAL indeholde store og små bogstaver samt tal og være minimum 8 tegn. Når kodeordet er skiftet får brugeren en bekræftelse på skærmen. Tilsvarende en besked hvis kodeordet IKKE er skiftet. Side 5 af 36

6 Opret projekt (kun System Administrator) Klik på NYT PROJEKT -knappen øverst til venstre. Udfyld projektets hovedoplysninger Undlad evt. kryds i Vis i projektoverblik indtil projektet er sat korrekt op. Det er kun systemadministrator der kan se projektet i oversigten. Udfyld eventuelt den lange projektbeskrivelse, eller overlad denne opgave til projekt administratoren. Side 6 af 36

7 NOTE: Når projektet er oprettet med navn og projektadministrator er oprettet (bruger på projektet, se afsnittet Opret og tilknyt projektets medlemmer ), samt projektet er sat til Vis i projektoverblik, så er System Administratoren opgaver færdige. Herefter er det Projektadministratorens opgave at opsætte de øvrige projektindstillinger. Side 7 af 36

8 Opret og tilknyt projektets medlemmer Brugere er globale i systemet, du kan derfor vælge en eksisterende bruger fra listen. Brugeres rettigheder styres dog pr. projekt, dvs. en projektadministrator på det ene projekt kan godt være almindeligt medlem i et andet. Rettigheder er fleksibelt opbygget, så man ikke er begrænset af specifikke roller, dog skal man vælge den grundlæggende rolle for hver bruger i projektet. Roller i systemet - Administrator, (Projektadministrator). o Kan grundlæggende udføre alle opgaver på projektet, herunder oprette og tilknytte projektmedlemmer og eksterne brugere. Dog kan Administrator ikke oprette nye projekter eller slette projekter. Det er kun System Administratoren der kan dette. - Medlem, Grundlæggende bruger af systemet, o Kan udføre almindelige opgaver såsom at ændre patienternes status i patient-flow. - Ekstern, er en bruger der primært kan se men ikke ændre. o Denne brugertype er anvendelig overfor projektpartnere og interessenter der skal følge projekternes udvikling. Valg af standardrolle i projektet har betydning for hvilke varslings- og statusbeskeder brugeren vil modtage. Se afsnittet Indstillinger for mere information. Side 8 af 36

9 *Efter oprettelse/tilknytning af bruger vil fanen Aktivitetslog vises, her er en oversigt over den pågældende brugers aktivitet i det aktuelle projekt. Side 9 af 36

10 Opdatering af bruger information I forbindelse med oprettelse af en bruger i systemet, udsendes brugernavn og password til den indtastede adresse. Man kan ikke se password i systemet, derfor skal den pågældende bruger herefter selv holde sine kontakt informationer ved lige. Herunder opdatering af password Har en bruger glemt sin kode benyttes funktionen Glemt kodeord fra forsiden. Koden nulstilles og brugeren laver en ny. Side 10 af 36

11 Opret projekt flow Projekt flow vises i MENU -> Projekt flow og redigeres under ADMINISTRATION -> Projekt flow. Editoren er en WYSIWYG editor der minder meget om Word, dog kan man bruge avancerede funktioner som henvender sig til web sider. For at lave bokse og pile bruges Typografi menuen og herfra vælges Special Container eller Roter funktionerne. Editoren kan i øvrigt gå i fuldskærmsvisning for bedre overblik. Side 11 af 36

12 Upload af dokumenter Dokumenter kan uploades til systemet via ADMINISTRATION -> Dokumenter. Vær opmærksom på at store filer (over 10 MB) kan sløve backup af systemet! Derfor bør systemet ikke bruges som opbevaring af større filer. *Benyt filterfunktionen ved at skrive en del af filnavnet i søgefeltet for kun at vise udvalgte dokumenter. Side 12 af 36

13 Projektstatus På projektstatus siden kan man følge med i projektets udvikling. Det er disse informationer der også sendes ud i statusmail fra systemet. Side 13 af 36

14 Opret patient flow *Inklusion og eksklusion er altid oprettet når man starter et flow, sæt evt. datoen manuelt på Inklusion (fx 1. januar i indeværende år). Datoen på inklusion bruges til at udregne relationer. Side 14 af 36

15 Brug af relationer og alarmer Events og alarmer kan være relative eller sættes til faste dage. På Patient flow benyttes primært relationer. Når projektet starter og indkaldelser sker, sættes der faste datoer på hændelserne (Events). *Dage lægges til den valgte dato, en uge er altid 7 dage og ikke kalenderuger og måneder er altid 30 dage. Side 15 af 36

16 Undervejs kan patient flowet ses horisontalt under Preview Der kan slås yderligere kolonner med information til under fanen Kolonner. Tilføj patienter Patienter er unikke for et projekt, dvs. der kan godt være 2 patienter med samme CPR nummer i flere projekter. Side 16 af 36

17 *Den specifikke patients patient-flow og spørgeskemaer kan anvendes fra denne side. Ekstra kolonner i Patient flow På et projekt har man mulighed for at indtaste informationer på en patient i de ekstra kolonner under patientens Kolonner-fane. Disse er pre-defineret for alle projekter, men man kan også oprette kolonner i patientflow der udelukkende vises i det pågældende projekt. *Kun de kolonner der har flueben på patient-flow siden, medtages i patientens fane under Kolonner. Side 17 af 36

18 Global patientsøgning Fra Projektoverblik kan man søge efter patienter på tværs af projekter ved at indtaste en del af patientens navn eller CPR nummer. Søgeresultatet er maksimalt 50, dvs. er antallet/resultatet for stort, skal man skrive mere detaljeret i søgefeltet. Side 18 af 36

19 *En bruger har ikke nødvendigvis rettigheder til at se CPR nummer m.m. på nogle projekter og vil derfor ikke kunne se det fulde CPR eller trykke på Redigerknapperne. Side 19 af 36

20 Oprettelse af spørgeskemaer Navngiv spørgeskemaet, klik Gem skema. Opbyg skemaet ved brug af de 5 forskellige typer af elementer i skemaet. Brug Se skema fanen for at se hvordan skemaet vil se ud for patienten. 1. Klik på Opret nyt spørgeskema og navngiv skemaet (tilknyt eventuelt skemaet til et event i patientflow). 2. Gem skemaet 3. Klik på fanen Spørgeskema opbygning og tilføj spørgsmålene. 4. Du kan undervejs se hvordan skemaet vil se ud for den der skal besvare det på fanen Se skema Side 20 af 36

21 Side 21 af 36

22 Design Det er muligt at benytte diverse HTML koder i tekstfelterne, man kan derfor gøre brug af kursiv, fed skrift m.fl. Dog skal man være opmærksom på tekstlængder, er en tekst for lang kan nogle felter og værdier skubbes ud til højre og forsvinde fra skemaet. Sker dette indsættes <br> hvor man ønsker et linjeskift. For at skabe mellemrum mellem ord eller felter kan med fordel indsættes koden der svarer til et mellemrumstegn. Man kan indsætte flere hvorimod man ikke blot kan bruge tabulator eller trykke flere gange på mellemrumstasten (en browser tolker flere mellemrumstegn som eet). Brug Funktionen Se skema til at kontrollere udseendet. Da de forskellige browsere ikke opfører sig ens kan det være en fordel at teste udseendet i forskellige browsere. Internet Explorer 7, 8, 9 og 10 er meget forskellige. Systemet understøtter Internet Explorer 9+ men man kan godt lykkes med at lave et skema der fungerer i Internet Explorer 7. Udsend spørgeskema Klik på Patienter og vælg patienten der skal modtage spørgeskemaet. Vælg fanen Spørgeskema. Klik på Udsend spørgeskema ud for det ønskede spørgeskema. 1. Klik på Tilføj spørgeskema på den pågældende patient. 2. I feltet tekst er der forud indtastet en tekst som kan ændres i særlige tilfælde. Patientens navn bliver erstattet med [PATIENTNAME] dvs. denne tekstkode skal bruges hvor man ønsker patientens navn. 3. Vælg modtager, du kan sende til patienten og/eller en anden modtager, f.eks. en lægen der er ansvarlig for besvarelsen hvis skemaet er af intern karakter. 4. Der er plads til en kort besked, men den er ikke obligatorisk, under teksten vil et link til skemaet blive sat ind automatisk. 5. Hvis skemaet ikke er besvaret kan du sende en påmindelse, eller vælge en anden modtager. 6. Skemaer kan KUN besvares én gang, derefter er der lukket for besvarelser. Side 22 af 36

23 *Hvis et svar ikke er modtaget endnu kan der udsendes en påmindelse. *Skemaet kan sende til enten patienten eller en valgfri anden adresse eller begge. Der er plads til at skrive en besked til modtageren. Beskeden vil indgå i mailen, men er ikke nødvendig. Manglede svar og påmindelser Øverst på siden kan man på et projekt se hvor mange udsendte skemaer der ikke er besvaret. Side 23 af 36

24 Ved klik på ikonet kommer man til en liste over spørgeskemaer i projektet. Klik på linket X svar af Y udsendt for at se hvilket patienter der ikke har besvaret. Fra denne liste kan man udsende en påmindelse, eller vælge at få linket til skemaet for at udfylde det sammen med patienten, eller på baggrund af en papirversion af samme skema. Side 24 af 36

25 Eksempel på mail der udsendes: Eksempel på online spørgeskema: Side 25 af 36

26 Hent besvarelser. Besvarelsen kan hentes for den pågældende patient, eller for alle patienter. 1. På Patient siden hentes en individuel besvarelse. 2. På ADMINISTRATION -> Spørgeskemaer kan alle besvarelser hentes for et skema. 3. Skemaer hentes som CSV filer og kan åbnes i f.eks. Microsoft Excel. Eksempel på udtræk af besvarelse i Excel: Side 26 af 36

27 Sletning af flere spørgsmål ad gangen. Skemaer kan have rigtig mange spørgsmål, derfor kan man med fordel vælge Multi-slet øverst på siden og derefter afkrydse de spørgsmål man vil slette på én gang. Kopiering og sammensætning. Et spørgeskema kan kopieres så man kan genbruge meget af det andet skema. Kræver at brugeren har adgang til de projekter der skal kopieres imellem. Ønsker man at sætte 2 skemaer sammen i eet skema for at patienten ikke skal udfylde 2, så kan man i bunden af et skema vælge at indsætte et andet skema, det skema man vil sætte ind bliver kopieret ind efter det sidste spørgsmål i det første skema. Klik derefter på Indsæt skema her *NOTE: her er det en god ide først at lave en kopi af det første skema man vil bygge videre på! Side 27 af 36

28 Indstillinger Under indstillinger kan du bestemme udsendelse af statusbeskeder og alarmer pr. projekt. Der er 3 faner opdelt i Administrator, Medlem og Ekstern partner. Disse faner relaterer til medlemmernes generelle brugerrolle. Indstil hvordan de forskellige brugere skal informeres om projektet, herunder hvilke nøgletal, varsler og nyheder de skal modtage. På næste side kan ses et eksempel på hvordan en mail vil se ud. Udsendelse sker på et fast tidspunkt på dagen jf. det interval der er valgt. Udsendelse kan ikke styres individuelt pr. bruger. Side 28 af 36

29 Eksempel på status- og varslingsmail: Side 29 af 36

30 Logning Medlemmer og patienters aktivitet/hændelser logges i systemet. Side 30 af 36

31 Nyheder Nyheder oprettes under Administration, og læses i den grønne fane under Nyheder. Side 31 af 36

32 Send til projektmedlemmer *Medlemmer kan fravælges ved tryk på afkrydsningsboksen. sendes via brugerens eget mailprogram for bedre overblik. Side 32 af 36

33 Anvendelse af patient flow Fra Menu, klik på Patient-flow for at se alle inkluderede patienter, benyt filter funktionen til at vise/skjule patienter. Søg på en del af navnet for at finde den nødvendige patient. Klik på en hændelse ud for patientens navn for at redigere den pågældende hændelse. Side 33 af 36

34 Når en dato er sat manuelt på en patient kan den ikke ændres tilbage til relativ. Side 34 af 36

35 Efterfølgende hændelser, der afhænger af denne, vil nu relatere sig i forhold til den satte dato. Alarmer skal også sættes manuelt på den pågældende patient. Det er alarmer der udløser advarsler i Indstillingsmenuen. Advarsler udsendes indtil alarmen slukkes igen, hvilket skal gøres manuel på patientens event. Side 35 af 36

36 Systemkrav Patient Databasen er et webbaseret software og kan anvendes fra de fleste webbrowsere, herunder også tablets. Dog vil der være visuelle eller funktionsmæssige begrænsninger på tværs af browsere. Ældre browsere såsom Internet Explorer 7 og 8 samt Firefox 3.6 kan ikke garanteres support da producenterne er ophørt med at supportere disse. Sitet er beskyttet via SSL, dvs. data krypteres og kan ikke opsnappes af 3. part. Support Alle spørgsmål og fejlmeldinger til systemets anvendelse/software skal sendes til den lokale systemadministrator der sender videre til systemudvikler. Alle driftsrelaterede spørgsmål, herunder backup, storage, tilgængelighed, SSL certifikat, overvågning bedes sendt til AU IT, gerne Cc til DynaWeb. Systemudvikler: DynaWeb [email protected] Side 36 af 36