Aftale om konferencefaciliteter Til KL-konferencer

Transkript

1 Aftale om konferencefaciliteter Til KL-konferencer mellem Kommunernes Landsforening Weidekampsgade København S (i det følgende benævnt Lejer) og [ ] [ ] [ ] (CVR-nr. [ ]) (i det følgende benævnt Udlejer) Konferencefaciliteter til KL-konferencer

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse 0. KONTRAKTENS OPBYGNING BAGGRUND OG FORMÅL KONFERENCEFACILITETERNE Generelt Basislejemål LEJEPERIODE Generelt Basislejemål VEDERLAG Generelt Prisregulering Vederlag for basislejemål Vederlag for forplejning Prisliste for enkeltydelser AFBESTILLINGSREGLER BETALINGSBETINGELSER OPTION PÅ YDERLIGERE ARRANGEMENTER OPBYGNING OG INDRETNING AF DET LEJEDE TEKNISKE YDELSER Strøm AV-udstyr Telefoni og internet Kabling FORBRUG RENGØRING FORPLEJNING Generelt Kontaktperson UDLEJERS PERSONALE KONTAKTPERSON SAMARBEJDSORGANISATION HOTEL RESERVATIONER MYNDIGHEDSKRAV Generelt Tavshedspligt

3 18. MISLIGHOLDELSE ERSTATNING Udlejers erstatningspligt Lejers erstatningspligt FORCE MAJEURE FORSIKRING UNDERLEVERANDØRER OG KONSORTIER OVERDRAGELSE AFTALESTYRING OG FORTOLKNING Aftalestyring Fortolkning LOVVALG OG TVISTER KONTRAKTSFORUDSÆTNINGER UNDERSKRIFTER

4 Bilagsfortegnelse Bilag 1 : Udbudsmaterialet Bilag 2 : Endeligt tilbud Bilag 3 : Hotelreservationer Bilag 4 : Er kontrakten indgået med en sammenslutning af tilbudsgivere er samme n- slutningens interne organisering og juridiske forhold beskrevet i bilag 4. 4

5 0. KONTRAKTENS OPBYGNING Kontrakten er opbygget således, at den beskriver de aftalte forhold for afholdelse af en konference. Såfremt der indgås aftale med en udlejer om afholdelse af mere end en konference tilpasses kontrakten hertil, og der udarbejdes et sæt bilag for hver af de aftalte konferencer. 1. BAGGRUND OG FORMÅL KL er kommunernes interesseorganisation og har som led i sin virksomhed en mangeårig tradition for at afholde konferencer af høj kvalitet om aktuelle kommunalpolitiske og fa g- lige temaer. På konferencerne deltager kommunalpolitikere og kommunale medarbejdere, især ledere og chefer på forskellige niveauer. Desuden deltager repræsentanter f ra en bred kreds af betydende aktører, fx repræsentanter fra Folketinget, centraladministrationen, interesse - og brugerorganisationer m.fl. De udbudte konferencer, som udgør KL s største konferencer, retter sig mod forskellige faglige områder inden for kommunernes virksomhed, fx sundhed eller folkeskole, og er på nær en enkelt af konferencerne kendetegnet ved, at de gennem en årrække har været afholdt med faste mellemrum, typisk årligt. 2. KONFERENCEFACILITETERNE 2.1 Generelt Denne aftale vedrører leje af konferencefaciliteter og forplejning på konferencestedet [... ]. Planlægningen om brugen af konferencefaciliteterne, herunder i forhold til Lejers ønske om indretning af det lejede, sker som udgangspunkt i god tid forud for møde- og arrangementsafholdelse. Adgangsforholdene til det lejede skal kunne indrettes således, at ankomsten virker åben, imødekommende og rummelig, både udvendigt såvel som indvendigt. 5

6 Konferencefaciliteterne skal i øvrigt være fuldt funktionsdygtigt i hele lejepe rioden, herunder opvarmet, vel ventileret, strømforsynet m.v. Konferencefaciliteterne må i lejeperioden således ikke være under opbygning eller renovering. Konferencestedernes resterende faciliteter må gerne udlejes til andre i lejeperioden, så længe det ikke er til gene for KL-konferencen og det sker til formål, der er kulturelt, moralsk eller på anden måde anstødelige i forhold til gæsterne, der deltager i KL - konferencen. 2.2 Basislejemål Konferencefaciliteterne skal opfylde de krav og beskrivelser, som er angivet i bilag <indsæt nr.> Ovennævnte arealer/lokaler er eksklusivt til brug for Lejer i den i punkt 3.2 nævnte lejeperiode. Udlejer har som bilag <indsæt nr.> vedlagt en tegning over basislejemålet. Lejer har adgang til tilstødende udenomsarealer. Udenomsarealerne skal fremstå tilgæ n- gelige og ryddelige (inkl. snerydning). 3. LEJEPERIODE 3.1 Generelt Lejeperioden inkluderer Udlejers eventuelle opbygningsdage, Lejers indrykningsdage, arrangementsdage, Lejers udrykningsdage og Udlejers eventuelle nedbrydningsdage. U d- lejer er i den sammenhæng forpligtet til at sikre, at lejeperioden for det enkelte arra n- gement udnyttes bedst muligt, så det afvikles med den bedst opnåelige økonomi. Der henvises i denne sammenhæng til udbudsmaterialets beskrivelser vedr. det enkelte arrangement. 3.2 Basislejemål Lejeperioden for det i punkt 2.2 nævnte basislejemål er følgende: Fra den til den 6

7 Udlejer skal inden lejeperiodens påbegyndelse give Lejer adgang til basislejemålet og om nødvendigt andre arealer til brug for opmåling m.v. Udlejer er endvidere forpligtet til s å- vel inden lejeperiodens påbegyndelse som i lejeperioden at bistå Lejer med oplysninger vedrørende det lejede. 4. VEDERLAG 4.1 Generelt Der angives faste priser for basisleje, forplejning, standområde samt en prisliste for køb af enkeltydelser. 4.2 Prisregulering Priserne angivet i kontrakten og i bilagene er de i og 2012 gældende. Priserne reguleres en gang årligt pr. 1. januar på baggrund af Danmarks Statistiks Nett o- prisindeks 11 for restauranter og hoteller. Første regulering sker 1. januar 2013, hvor der reguleres for ændringen i nettoprisinde k- set i perioden fra den 1. november til 1. november Vederlag for basislejemål Vederlaget for basislejemålet er specificeret i bilag <indsæt nr.>. 4.4 Vederlag for forplejning Vederlag for forplejning er specificeret i bilag <indsæt nr.>. 4.5 Prisliste for enkeltydelser Prisliste for enkeltydelser er specificeret i bilag <indsæt nr.>. 5. AFBESTILLINGSREGLER Der henvises til udbudsmaterialets punkt 3.8. De aftalte afbestillingsregler indsættes i kontrakten. 6. BETALINGSBETINGELSER Leverandøren kan opkræve et depositum på 25 % af kontraktsummen for afholdelse af den enkelte delaftale/konference. Depositum erlægges 30 dage før konf erencens afholdelse. Resten af beløbet betales 20 dage netto fra fakturadato. 7

8 7. OPTION PÅ YDERLIGERE ARRANGEMENTER Såfremt der er aftalt optioner på afholdelse af yderlige arrangem enter er dette angivet i bilag OPBYGNING OG INDRETNING AF DET LEJEDE Opbygning og indretning skal ske fleksibelt i henhold til de i bilag <indsæt nr.> angivne krav og beskrivelser og anses som en del af det lejede. Opbygningen og indretningen af det lejede i overensstemmelse med lokalets indretningsmuligheder/møblering, jf. bilag <indsæt nr.>, skal afklares med Lejer senest 36 timer før arrangementstidspunktet. Tilpasningen af indretning/møblering er Udlejers ansvar, og Udlejer har alle initiativforpligtelser og ledelsesforpligtelser, såfremt Udlejer benytter underentreprenører, og Udlejer er derfor ansvarlig for tilpasningen af indretningen/møbleringen i forhold til det konkrete arrangement og sikring af overholdelse af tidsplaner. Såfremt Lejer har måttet ønske større ændringer af det lejede efter fristen eller større ændringer, der rækker ud over de beskrevne muligheder, jf. bilag <indsæt nr.>, kan Udlejer beregne sig et rimeligt vederlag for ændringerne, idet Udlejer forinden ændri n- gerne iværksættes skal oplyse Lejer om vederlagets størrelse og indhente Lej ers accept heraf. 9. TEKNISKE YDELSER 9.1 Strøm Udlejer skal sikre, at der er let tilgængelig strømadgang til lokaliteter ne i såvel basislejemålet som tillægsleje-mulighederne som beskrevet i bilag <indsæt nr.>. Strøm skal leveres som døgnstrøm, særligt af hensyn til IT-funktionaliteter. Det skal endvidere være muligt at tænde/slukke lys i hvert enkelt lokale, der indgår i såvel basislejemålet som tillægsleje-mulighederne døgnet rundt. 9.2 AV-udstyr Udlejer skal stille sit AV-udstyr til rådighed som en del af lejen i det omfang, der er anført i bilag <indsæt nr.>. 8

9 9.3 Telefoni og internet Udlejer skal stille internet og telefoni til rådighed som en del af lejen i det omfang, der er anført i bilag <indsæt nr.>. 9.4 Kabling Udlejer stiller eksisterende nagelfaste kablinger og installationer til strøm, telefoni og EDB til rådighed som en del af lejen i det omfang, der er anført i bilag <indsæt nr.>. 10. FORBRUG Udlejer forsyner det lejede med varme, vand og strøm. Udgifterne hertil er inkluderet i den aftalte leje. 11. RENGØRING Den aftalte leje omfatter ligeledes al rengøring af det lejede i lejeperioden. Rengøringen af det lejede skal ske løbende, og de lejede lokaler skal altid fremstå nyrengjorte ved møders/arrangementers påbegyndelse. Under afholdelse af konkrete møder og arrangementer, skal rengøring tillige ske løbende, således at lokaler og toiletter altid efter Lejers opfattelse fremstår pæne og indbydende, og der skal således altid være rengøringspersonale til rådighed, som kan tilkaldes til re n- gøringsopgaver. 12. FORPLEJNING 12.1 Generelt Bespisning og udskænkning under konferencen er omfattet af kontrakten i det omfang, der er beskrevet i bilag <indsæt nr.>. Udlejer er forpligtet til at sikre, at de i bilag <indsæt nr.> beskrevne ydelser til enhver tid efter Lejers opfattelse er af tilfredsstillende kvalitet, og Udlejer er forpligtet til at ko n- trollere kvaliteten. Udlejer er desuden forpligtet til løbende at samarbejde og indgå i di a- log med Lejer med henblik på at foretage nødvendige justeringer. Udlejer er forpligtet til at sikre, at de i lejeperioden leverede ydelser til enhver tid lever op til Fødevarestyrelsens krav til højeste kategori (smiley uden anmærkninger). 9

10 12.2 Kontaktperson Udlejer stiller en fast kontaktperson til rådighed i lejeperioden, der udover at være overordnet ansvarlig for forplejning, er øverste tilsynsførende for samtlige spise- og drikkefaciliteter, jf. bilag <indsæt nr.>. Kontaktpersonen skal til enhver tid samarbejde og indgå i dialog med Lejer med henb lik på at sikre optimale rammer for afholdelse af konferencen. Udlejer har pligt til straks at underrette Lejer i forbindelse med kontaktpersonens fravær, herunder i forbindelse med sygdom, uddannelse, ferie, orlov mv. I alle tilfælde skal Udlejer udpege en afløser med tilsvarende kompetencer i fraværsperioden. 13. UDLEJERS PERSONALE Udlejer skal uanset antallet af konferencedeltagere sikre, at der til enhver tid er tilstrækkelige personaleressourcer til rådighed til opfyldelse af aftalen. Såfremt de planlagte personaleressourcer ikke er tilstrækkelige i tilfælde af uforudsete omstændigheder eller sygdom, indestår Udlejer for, at der på alle niveauer i organisationen er et nødberedskab. Lejer vurderer løbende ressourcefordelingen, og eventuelle ønsker om forstærkning skal med al rimelighed efterkommes. Udlejer skal sikre, at det lejede altid er funktionsdygtigt for så vidt angår alle tekniske installationer, og Udlejer skal således sikre, at det tekniske personale, der hån dterer vand, varme, tekniske installationer m.v., er til stede under mødeafholdelse. Det anvendte personale, bortset fra additionelle ressourcer som fx studentermedhjælp eller ad hoc personale, skal være kvalificeret inden for deres arbejdsområde. 14. KONTAKTPERSON Udlejer stiller en fast kontaktperson til rådighed i leje perioden, der er overordnet ansvarlig for opfyldelse af kravene i bilag <indsæt nr.>, konferencefaciliteter og i bilag <indsæt nr.> IT, teknik og kabling.. Udlejer har pligt til straks at underrette Lejer i forbindelse med kontaktpersonens 10

11 fravær, herunder i forbindelse med sygdom, uddannelse, ferie, orlov mv. I alle tilfælde skal Udlejer udpege en afløser med tilsvarende kompetencer i fraværsperioden. 15. SAMARBEJDSORGANISATION Udlejer skal som en del af sin samarbejdsforpligtelse deltage i løbende dr øftelser med Lejer i relation til forhold omfattet af lejeaftalen, således at alle forhold, der måtte have betydning, bedst muligt identificeres. Med henblik på at formidle det nødvendige samarbejde etablerer Udlejer og Lejer en samarbejdsorganisation med deltagelse af repræsentanter fra Udlejer og Lejer. Samarbejdsorganisationen skal aktivt og konstruktivt navnlig medvirke til at sikre fælles forst å- else af lejeaftalen samt koordination af essentielle aktiviteter/tiltag samt øvrige relevante forhold. Udlejer er forpligtet til at samarbejde og deltage i samarbejdsorganisationen i nødvendigt omfang sammen med Lejer. 16. HOTEL RESERVATIONER Inden underskrivelse af kontrakter for 1½ dagskonferencer skal det ønskede antal hote l- værelser på de aftalte datoer for afholdelse af konferencen være forhåndsreserverede af udlejer. De foretagne forhåndsreservationer af hotelværelser er angivet i bilag 3. KL håndterer og videreformidler hotelværelserne til deltagerne, eventuelt med bistand fra en tredjepart. 17. MYNDIGHEDSKRAV 17.1 Generelt Udlejer indestår for, at ydelserne opfylder alle relevante præceptive regler, således som disse foreligger ved indgåelse af aftalen. I det omfang ydelsernes opbygning, samme n- sætning eller lignende måtte stride mod efterfølgende ændringer af releva nte præceptive regler, er Udlejer forpligtet til at tilpasse ydelserne, således at de fortsat opfylder de til enhver tid gældende relevante præceptive regler. 11

12 17.2 Tavshedspligt Udlejer og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysni nger vedrørende Lejers eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med o p- fyldelse af denne aftale. Udlejer pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Udlejer med opgaven, en tilsvarende forpligtelse. Udlejer må medtage Lejer på sin referenceliste til fremtidige arbejder, men må ikke de r- udover bruge Lejers navn, herunder logo, i markedsføringsøjemed. 18. MISLIGHOLDELSE Såfremt der konstateres mangler ved Udlejers ydelser, er Lejer berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Lejer fastsat passende kort frist. Om Lejers øvrige beføjelser i anledning af Udlejers misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. Følgende forhold anses dog altid for væsent lig misligholdelse, der berettiger Lejer til straks at ophæve aftalen helt eller delvist, herunder med virkning for fremtiden: Udlejer ikke inden for den af Lejer fastsatte frist udbedrer mangler Udlejers overtrædelse af myndighedskrav efter punkt 17 I det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder derfor, at Udlejer opløses eller tages under konkursbehandling, likvidation, tvangsakkord, betaling s- standsning eller anden insolvensbehandling, ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører, eller andre omstændigheder, der bringer aftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Udlejer er forpligtet til at erstatte de for Lejer med misligholdelse og ophævelsen forbundne meromkostninger. Sådanne meromkostninger opfatter bl.a., men er ikke begræ n- set til erstatning for Lejers merudgifter ved aftaleindgåelse med anden part, interne omkostninger til overtidsbetaling m.v. foranlediget af misligholdelsen samt eksterne omkos t- ninger til eventuel advokat m.v. 12

13 Lejers eventuelle helt eller delvise ophævelse af aftalen medfører, at alle eventuelle registrerede oplysninger skal afleveres til Lejer. 19. ERSTATNING 19.1 Udlejers erstatningspligt Udlejer er erstatningspligtig over for Lejer efter dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke. Udlejers erstatningspligt under aftalen kan ikke overstige et beløb svarende til det saml e- de optjente vederlag, jf. punkt 4. Begrænsningen i Udlejers erstatningsansvar gælder dog ikke ansvar for personskader eller fysiske skader på Lejers ejendom. Begrænsningen gælder endvidere kun, hvis tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part Lejers erstatningspligt Om Lejers misligholdelse af betalingsforpligtelser og om Lejers fordringshavermora gælder dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, e r- stattes dog ikke. 20. FORCE MAJEURE Hverken Udlejer eller Lejer skal i henhold til denne aftale anses for ansvarlig over for den anden part for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Ved vurderingen af om force majeure situation foreligger, skal tages hensyn til opgavens karakter, og at det stiller særlige krav til parterne med hensyn til at tage højde for alle udefrakommende omstændigheder. Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har afgivet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest arbejdsdagen efter, at force majeure er indtrådt. 13

14 21. FORSIKRING Udlejer er forpligtet til i hele lejeperioden at holde det lejede forsvarligt forsikret. Udgifterne hertil er inkluderet i den aftalte leje. Lejer har ret til at se Udlejers forsikringspolicer. 22. UNDERLEVERANDØRER OG KONSORTIER I det omfang Udlejer anvender underleverandører, er Udlejer ansvarlig og hæfter for sine underleverandørers og vareleverandørers produkter, ydelser og opfyldelse af kravene i aftalen på samme måde som for sine egne forhold. Underleverandører og vareleverandører kan ikke i medfør af aftalen rejse nogen former for krav over for Lejer, hverken betalingskrav eller erstatningskrav. Er kontrakten indgået med en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium) er sammenslutningens interne organisering og juridiske forhold be skrevet i bilag 3. Sammenslutningen af tilbudsgivere hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. 23. OVERDRAGELSE Lejer har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden institution eller myndighed, når de opgaver, som Lejer hidtil har varetaget, overgår til en anden institution eller myndighed. Udlejer kan ikke uden Lejers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligte l- ser ifølge aftalen til tredjemand. 24. AFTALESTYRING OG FORTOLKNING 24.1 Aftalestyring Parterne foretager i fællesskab aftalestyring baseret på følgende hovedprincipper: - Alle ændringer til aftalen skal foreligge i skriftlig form ved opdatering af selve aftalen, der underskrives af begge parter. 14

15 - Alle ændringer til bilagene skal foreligge i skriftlig form ved opdatering af selve bilagene og skal herefter signeres af begge parter. - Alle ændringer af aftalen og bilag skal kunne dokumenteres med fuld sporbarhed, f.eks. ved ændringsmarkering, versionshistorik eller lignende Fortolkning Bestemmelser i udbudsmaterialet, i Udlejers tilbud, i forudgående korrespondance eller lignende, der ikke er gentaget i aftalen, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortol k- ningsgrundlag. Henvisninger til aftalen eller til en bestemmelse deri omfatter også de til aftalen hørende bilag henholdsvis de af disse bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. Bestemmelser i aftalen har forrang frem for bestemmelser i bilag i det omfang, der måtte være modstrid mellem disse, og bilagene skal fortolkes i overensstemmelse med aftalens bestemmelser og formål. 25. LOVVALG OG TVISTER Nærværende aftale er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærvære n- de aftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Når det i andet afsnit beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved de danske domstole. Såfremt Udlejer ikke har et dansk værneting, er værnetinget København. 26. KONTRAKTSFORUDSÆTNINGER Det er en forudsætning for kontrakten, at tilbudsgiver dokumenterer at have økonomisk formåen som grundlag for at udføre den udbudte opgave. Tilbudsgivere har som dokumentation herfor fremsendt En soliditetserklæring udstedt af bankforbindelse el.lign. E r- klæringen må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. 15

16 27. UNDERSKRIFTER Aftalen er udfærdiget i to underskrevne originaleksemplarer, hvoraf hver af Parterne modtager ét. Sted, Sted, Den / 2011 Den / 2011 For Lejer: For Udlejer: 16