Inspirationshåndbog for distrikt 1480/

Transkript

1 Inspirationshåndbog for distrikt 1480/ Indhold 1. Formål med Håndbogen 2. Mission 2.1 Rotary International s mission Årets Internationale Tema 2.2 Distriktets mission 3. Vision, fokusområder og målsætninger 3.1 Rotary International s vision 3.2 Distriktets vision 3.3 Distriktets fokusområder 3.4 Distriktets målsætninger 4. Distriktets Organisation 4.1 Distriktets ledelse Distriktsbestyrelse Guvernørgruppen Distriktsledelsen Guvernørteam 4.2 Distriktets funktioner 1

2 4.2.1 Guvernør Procedure ved guvernørkæde-overdragelse Valg af valgkomite til valg af guvernør og andre funktioner Distriktskonferencen Charter jubilæer Guvernør elect Guvernør elect s uddannelse og administration Guvernør elect s huskeliste til klubpræsidenter Guvernør Nominee Past Guvernør Distriktssekretær Distriktskasserer Regnskabsvejledning Befordringsgodtgørelse Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distrikt councellor District Protection Officer - YEP DICO (District Internet Communication Officer) Formand/Alumni Formand/Foundation Proceduren ved Grants Formand for CoL (Council on Legislation) Formand for Medlemsudviklingen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA (Rotary Youth Leadership Award) Formand for PR (Public Relation) Kontakt til Rotaract Distriktstræner Koordinator for Protection Officers GSE (Group Study Exchange) Bestyrelsesmedlem i Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Literacy og Health,Hunger og Humanity New Generation Exchange Arkivar Månedsbrevredaktør Nyhedsbrevredaktør PR koordinator Assisterende Guvernører AG Funktionsbeskrivelse for Assisterende Guvernører (AG er). 2

3 5. Medlemsudviklingen 6. Ungdomsprogrammerne 6.1 Long-Term programmer 6.2 Short-Term programmer 7. Rotary Foundation og projektvirksomhed 8. Information og kommunikation 9. Distriktets ledelsesudvikling 10. Dokumenter ( vigtige for drift af distriktet ) separat fil Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR 3

4 1. Formål med Håndbogen Formålet med denne håndbog er at virke som et arbejdsdokument, der kan oplyse og inspirere distriktets ledelse til at: Fastlægge fremadrettede retningslinjer Opbygge en fælles vision Fastlægge mål og strategier Optimere anvendelsen af ressourcer Redigeres og tilpasses af DGE hvert år/start DGE Mission 2.1 Rotary International s mission Det er Rotary International s mission, at yde service til andre, fremme integritet, og forståelse i omverdenen, goodwill, og fred igennem vort professionelle fællesskab som private og offentlige ledere Årets Internationale Tema The Future of Rotary is in Your Hands Building Communities Bridging Continents Reach Within to Embrace Humanity Distriktets mission Det er distrikt 1480 s mission, at fremstå som et unikt netværk med over 2000 erfarne og kompetente ledere og beslutningstagere som medlemmer, der er engageret i at hjælpe andre og bygger på en menneskelig og faglig udvikling på tværs af faggrænser og generationer. 3. Vision, fokusområder og målsætninger 3.1 Rotary International s vision Rotary s vision er at være en serviceorganisation, der igennem dynamiske, handlingsorienterede klubber bidrager til at forbedre livskvaliteten overalt i verden. 3.2 Distriktets vision Det er distriktets vision, at den enkelte klub har konkrete mål og planer for udvikling af klubben således, at den opleves attraktiv og netværksskabende for både nuværende og kommende rotarianere. Distriktet skal til stadighed afspejle den generelle udvikling i samfundet, hvor alle klubber har både kvinder og mænd som medlemmer i et forhold, der afspejler fordelingen af mandlige og kvindelige ledere i lokalsamfundet. Distriktet og klubberne skal til enhver tid arbejde på udbredelse af kendskabet til Rotary s humanitære formål samt udbygge kendskabet til Rotary. 4

5 3.3 Distriktets fokusområder Distriktets fokusområder fastsættes af Guvernør Elect for det kommende guvernør år, baseret på Presidential Citation, den indkommende RI-præsidents præsident-citat, der fremlægges og behandles på Guvernørskolen. Fokus Medlemsudvikling Ungdomsudveksling Polio + Humanitære projekter Ny Rotary portal Samarbejde AG/klubberne AG/minidistrikterne Bruge inspirationshåndbogens anvisninger Fokus på RI præsidentens citat Fornyelse og nytænkning i distriktet Guvernøren: 1. Respektere og leve op til ansvaret som Guvernør. 2. Sikre en kontinuitet i distriktsledelsen(uden at blokere for fornyelse) 3. Acceptere tidligere beslutninger om prog.( uden at blokere for fornyelse). 4. Rekruttering af ledere til distriktet og støtte det samme i klubberne. 5. Styrke Distriktets image gennem åbenhed og synlighed. 6. Leve op til mottoet: NEW thinking and fun in Rotary Distriktet: 1. Afholder Pre Pets torsdag d. 17. november Formøde Distriktsbestyrelse. 2. Afholder Pets og Instruktionsmøde lørdag d. 24. marts Afholder Guvernørmøde med AGer torsdag d. 10. maj Afholder Guvernørmøde med AGer midtvejs. 5. Afholder Guvernørskifte mandag d. 25. juni Afholder Distriktskonference fre-lør-søn september 2012 ENDAGS - KONFERENCE 7. Afholder Membership torsdag d. 6. september Formøde Distriktsbestyrelse. 8. Afholder Midtvejsmøde torsdag d. 21. februar

6 Formøde Distriktsbestyrelsen 9. Afholder Guvernørteam møder 2 møder i møder i møder i 2013 Ønsker: 1. At Distriktet og klubberne bliver mere synlige og åbne. 2. At vi kan forbedre den sociale dimension. 3. At vi kan sikre velgørenhed internationalt og lokalt. 4. At vi kan udvide netværket. 5. At vi kan forbedre strukturen i Distriktet. 6. At vi kan lave mere PR i Distriktet og klubberne. Huske: 1. At vi er en frivillig organisation og har et ansvar over for distriktet - klubberne hinanden(for hvad vi gør og ikke gør) 2. HVAD DU ER. HVAD DU VIL. HVAD DU GØR. HVAD DU SKAL. HVAD DU SIGER. HVAD DU TÆNKER. NYTÆNKNING OG SJOV I ROTARY 3.4 Distriktets målsætninger Hjælpe andre: HVORDAN BLIVER VI FLERE Teamudviklingsseminar Fællesmålet for os alle er at fremme og styrke viljen til at hjælpe andre. Vi kan søge at nå dette mål ved at opfordre og opmuntre den enkelte rotarianer til: At lægge høje etiske normer til grund for sit daglige virke. At udvikle samt højne sit eget arbejde til gavn for samfundet. 6

7 At søge at virkeliggøre Rotarys ideal om at hjælpe andre i sit personlige forhold, sit arbejde og sit samfunds-virke. At fremme international forståelse, venskab og fred gennem et verdens-omspændende fællesskab af mennesker i alle livsstillinger, der mødes i ønsket om at hjælpe andre. I Rotary har man et utroligt netværk både lokalt på landsplan eller internationalt. Ny tænkning: Hvis man vil bruge muligheden!!!!!!!!! Rotary er netop et godt redskab til at hjælpe andre i hele verdenen. Rotary er i en tid, hvor de som mange andre organisationer oplever faldende tilslutning, og en kedelig udvikling i medlemstallet. Hvad gør jeg?. Hvad gør du?. Hvad gør vi?. Nye medlemmer: Beholde medlemmer: Distriktet: Klubberne: Rekrutteringen. Motivationsfaktorer. Introduktionen i Rotary. Rotary arrangementer. Positive oplevelser. Negative oplevelser. Evaluering. Vil du anbefale andre at blive medlem af Rotary. Vil du også I fremtiden være medlem af Rotary. Er klublivet OK. Er det en oplevelse at komme til Rotary møde. Har du gode ideer til fornyelse I Rotary. Har du selv anbefalet andre medlemmer. Åbenhed og synlighed. Forenkling af systemet. Udnytte netværket og mere PR. Yngre distriktsledelse. Faste samlet Guvernørmøder i minidistrikterne. Flere beføjelser til ass. Guvernører. Gøre gennemsnitsalderen lavere. Gøre det til et must at komme til møderne. Alle møder skal være spændende og udbytterige. Flest muligt medlemmer i udvalg. Mere lokalt tilsnit og mere PR. Mere netværk hjemmeside billedgalleri. Evaluering. 7

8 Facebook: Kun forbeholdt rotarianere i Distrikt Et tovejs redskab til nye ideer debatter og inspiration for alle venner i kredsen. Adressen er: Rotary District Denmark (sproget er engelsk). Billed galleriet i 1480: Meld dig ind, så vi sammen kan gøre en forskel. Er til for alle i Distrikt Har du billeder som andre bør se: Rotary.dk/Distrikt 1480/ billedgalleri. Se billeder: Opload billeder: Brugernavn [email protected] 4-punkts prøven: Adgangskode: Siden 1943 har vi i Rotary International haft en 4-punktsprøve for det vi tænker, siger eller gør: 1. Er det sandt? 2. Er det rimeligt for alle involverede? 3. Vil det skabe god vilje og fremme venskab? 4. Vil det være til gavn for alle involverede? Tjenestegrene I Rotary: 1. Klubtjenesten 2. Erhvervs- og virketjenesten 3. Samfundstjenesten 4. International tjeneste 5. New Generation 8

9 Tema Distrikt : vi skal ny tænke, - og ha`det sjovt i -Rotary Hvorfor nu et tema???? vi skal ny tænke Holdning. Hvem er jeg. Hvad vil jeg som Guvernør. Hvad skal vi sammen udrette. Synlighed ( mere pr. ) Struktur i Rotary. Tovejs kommunikation. Større ansvar. (frivillig organisation). sjovt i Rotary Social dimension. Netværk. Velgørenhed (Internationalt og lokalt) Hvad er Rotary? Oplevelser. Åbenhed. Et lokalt og internationalt netværk - som består af engagerede og motiverede mænd og kvinder, der sætter høje etiske standarder som mål. Verdensomspændende - en organisation, der giver mulighed for menneskelig og faglig udvikling på tværs af faggrænser og niveau. Hvem er Rotary? En verdensomspændende organisation med ca. 1,2 mio. medlemmer i 166 lande. I Danmark er der ca medlemmer i 272 klubber. Hovedsæde i Evanstone, USA. Hvert år vælger Rotary International en ny verdenspræsident, der fremlægger sine visioner for det kommende år. Sådan: Som rotarianer er det en selvfølgelighed at give og tage med samme sind 4. Distriktets organisation Tak for jeres opmærksomhed. Distriktets organisation har som mål en fællesnævner: Et mere aktivt rotaryliv og Nytænkning 9

10 4.1 Distriktets ledelse Distriktets ledelse, der består af Distriktsbestyrelsen Guvernørgruppen samt den samlede Distriktsledelse, som skal optræde som organisator og motivator, dvs. delegere opgaveansvar og projekter til medlemmerne i ledelsen samarbejde i ledelsen om målsætninger relateret til udvalgets arbejde samarbejde i ledelsen om en handlingsplan for at nå målene etablere og vedligeholde en kommunikation i ledelsen, der kan holde medlemmerne underrettet om relevant udvikling på hhv. klub- og distriktsniveau kommunikere og overføre relevant information fra RI og TRF til alle rotarianere i distriktet sikre, ledelsen har den fornødne viden og erfaring til at udføre opgaven Distriktsbestyrelsen Det er distriktets mål, at distriktsbestyrelsen Planlægger og styrer ledelsen af distriktet Skaber kontinuitet i distriktets ledelse Overfører viden og erfaringer til indkommende guvernører Udarbejder og vedligeholder overordnede mål og planer for ledelse af distriktet Møder d. 17. november 2011 / 6. september 2012 / 21. februar Distriktsbestyrelsen består af Guvernør Guvernør elect Guvernør nominee Immediate Past Guvernør (IPDG) Distriktssekretær Distriktskasserer Distriktstræner Assisterende distriktstræner Distriktsbestyrelsen holder møder, ad hoc, i forbindelse med arrangementer/hos gruppens medlemmer, dog min. 2 gange pr. år, hvor styring og implementering af distriktets mål og planer aftales Guvernørgruppen Det er distriktets mål, at guvernørgruppen Planlægger og tilfører ledelsen NYTÆNKNING i distriktet. Skaber kontinuitet i distriktets ledelse Overfører viden og erfaringer til indkommende guvernører Udarbejder og vedligeholder overordnede mål og planer for ledelse af distriktet Guvernørgruppen består af Guvernør 10

11 Guvernør elect Guvernør nominee Immediate Past Guvernør (IPDG) Møder i : Guvernørgruppen holder møder, ad hoc, hos gruppens medlemmer, dog min. 4 gange pr. år, hvor styring og implementering af distriktets mål og planer aftales Distriktsledelsen Distriktsledelsen har følgende fælles ansvarsområder udøve støtte og vejledning til klubberne samarbejde med relevante RI og Rotary Foundation udvalg og funktioner rapportere til Distriktsguvernøren om status på klubaktiviteter rapportere om relevante klubakiviteter til RI statistikker etc. samarbejde om distriktets strategiske planer og mål fremme og deltage i distriktets uddannelsesaktiviteter samt distriktskonferencen Der gennemføres distriktsledelsesmøder i Rotary året efter behov. Midtvejsmøde: Torsdag d. 21 februar Det er distriktets mål, at distriktsledelsen sikrer distriktets ledelse og styring sikrer samspil til og mellem klubberne deltager i relevante møder deltager i Distriktskonferencen hvert år Samspil mellem distriktetsledelsen og klubberne styrkes ved, at Inspirerer klubberne til at anvende Klubbens Ledelsesplan (KL) Sikrer løbende gennemførelse af dynamiske og relevante møder om erfaringsudveksling med henblik på at fremme optimal synergieffekt af den samlede indsats i klubberne Motivere til forståelse for, at præsident, præsident elect og past præsident betragtes som en helhed i den enkelte klub af hensyn til kontinuiteten i klubben Tilbyder sin støtte til klubber i forbindelse med udarbejdelse af klubbens egne planer Sikrer en IT-strategi, der understøtter udviklingen af et dynamisk og udviklingsorienteret Rotary-distrikt, samt udbygger den interne (elektroniske) kommunikation mellem distriktets ledelse og klubberne Guvernørteam Guvernørteamet har følgende fælles ansvarsområder udøve støtte og drive distriktet i samarbejde med den øvrige ledelse samarbejde med relevante RI og Rotary Foundation udvalg og funktioner samarbejde om distriktets strategiske planer og mål fremme og deltage i distriktets uddannelsesaktiviteter samt distriktskonferencen tilføre distriktet support nye visioner samt nytænkning 11

12 Møder: 2 møder/ møder/ møder/ møde torsdag d. 10. februar 2011 hos Benny Kjøller Olsen 4.2 Distriktets ledelsesfunktioner Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør Jørn Husted Madsen Guvernør Elect Flemming Pultz Egholm Guvernør Nominee Benny Kjøller Olsen Past Guvernør Henning Damtoft Pedersen Distriktssekretær Distriktskasserer Orla Hylleberg Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distriktscouncellor Peter Muller DICO Jørgen Windfeldt DICO Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni Jørgen Ørum Formand/Foundation Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership Gunnar Mikkelsen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA Hans Jørn Fogh Olsen Formand for PR Benny Knudsen Kontakt til Rotaract Lars Kleist Distriktstræner Bjarne Østergaard Rasmussen Distriktstræner assisterende Jørgen Christensen Koordinator for Protection Officers Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i Hans Henrik Knudsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Flemming Pultz Egholm Literacy og Health,Hunger og Humanity Sonja Davidsen New Generation Exchange Peter Muller Arkivar Månedsbrevredaktør Nyhedsredaktør Jørgen Maaløv Jørgensen PR koordinator Assisterende Guvernører 1-6 AG Palle Freddy Jørgensen AG Torben Larsen AG Erling Elberg AG Mogens Georg Nielsen 12

13 AG Hans Jørn Fogh Olsen AG Kurt Alex Thomsen Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør Flemming Pultz Egholm Guvernør Elect Benny Kjøller Olsen Guvernør Nominee Karsten Michael Sørensen Past Guvernør Jørn Husted Madsen Distriktssekretær Peter Rygaard Andersen Distriktskasserer Bent Kaastrup Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Guvernørteam Formand/Guvernør Distriktscouncellor Claus Nielsen DICO Jørgen Windfeldt DICO Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni Jørgen Ørum Formand/Foundation Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership Gunnar Mikkelsen Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Formand for Distriktshjælpefonden Formand for RYLA Hans Jørn Fogh Olsen Formand for PR Benny Knudsen Kontakt til Rotaract Lars Kleist Distriktstræner Henning Damtoft Pedersen Distriktstræner assisterende Koordinator for Protection Officers Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i Hans Henrik Knudsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Claus Frank Rewers Literacy og Health,Hunger og Humanity New Generation Exchange Claus Nielsen Arkivar John Brandt Helmeren Månedsbrevredaktør Nyhedsredaktør PR koordinator for Bangkok Convention Peter Muller Assisterende Guvernører 1-6 AG Palle Freddy Jørgensen AG Philip Green AG Erling Elberg AG Mogens Georg Nielsen AG Hans Jørn Fogh Olsen AG Kurt Alex Thomsen 13

14 Distriktets ledelse omfatter følgende funktioner Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Guvernør Elect (KMS)Karsten Michael Sørensen Guvernør Nominee Past Guvernør (FPE)Flemming Pultz Egholm Distriktssekretær (MGM)Mogens Georg Nielsen Distriktskasserer (TAP)Tonny Alban Petersen Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Guvernørteam Formand/Guvernør (BKO)Benny Kjøller Olsen Distriktscouncellor (CN)Claus Nielsen DICO (JW)Jørgen Windfeldt DICO (JMJ)Jørgen Maalev Jørgensen Formand/Alumni (JØ)Jørgen Ørum Formand/Foundation (JØ)Jørgen Ørum Formand for Council of Legislation (RLA)Robert Lawson-Smith Formand for Extension/membership (LK)Lea Kaliszan Formand for UDVALG/NYTÆNKNING (LK)Lea Kaliszan Formand for Distriktshjælpefonden (JJ)Jørn Jakobsen Formand for RYLA Formand for PR (BK)Benny Knudsen Kontakt til Rotaract (LAKL)Lars Kleist Distriktstræner (HDP)Henning Damtoft Pedersen Distriktstræner assisterende (LAKL)Lars Kleist Koordinator for Protection Officers (ADG)Anne Dorthe Gransøe Group Study Exchange OUTBOUND (HN)Hans Nielsen Group Study Exchange INBOUND (JJ)Jørn Jakobsen Bestyrelsesmedlem i (JHM)Jørn Husted Madsen Rotary Danmarks Hjælpefond Water Ressources Udgår Literacy og Health,Hunger og Humanity Udgår New Generation Exchange (CL)Claus Nielsen Arkivar (JBM)ohn Brandt Helmeren Månedsbrevredaktør (PBC)Palle Bjørn Christensen Nyhedsredaktør (JMJ)Jørgen Maaløv Jørgensen PR koordinator for Bangkok Convention (PM)Peter Muller Assisterende Guvernører 1-6 AG (PFJ)Palle Freddy Jørgensen AG (PRJ)Philip Green AG AG (MGN)Mogens Georg Nielsen AG (HJFO)Hans Jørn Fogh Olsen AG Guvernør 14

15 Guvernøren er distriktets forbindelse til RI præsident og RI s direktion og er leder officer i Rotary International. Styre og udvikle distriktet til et mere effektivt distrikt Rådgive, motivere og tilskynde klubberne til at udvikle strategier, der udvikler dem til mere effektive klubber Guvernøren har følgende indsatsområder Fremme medlemsudviklingen i samarbejde med distriktets ledelse og klub præsidenter Organisere nye klubber Støtte TRF med hensyn til deltagelse i programmer og finansielle bidrag Fremme venskabelige relationer mellem klubber og RI Holde guvernørmøde i klubberne, individuelt som multimøde eller som fælles møder i minidistrikterne Føre opsyn med og styrke de enkelte klubber Afholde distriktskonferencen Udgive månedsbreve Rapportere til RI som krævet Virke som talsmand for distrikt og RI, hvor det er krævet (Rotary Danmark) Lede distriktsmøder Sikre distriktets nomineringer og valg gennemføres i overensstemmelse med RI love og politikker Inddrage, træne og assistere Guvernør-elect i forberedelserne til overtagelse af guvernørposten, herunder flerårige projekter og aktiviteter Sikre at distriktsledelsen udfører opgaverne ved samarbejde mellem distriktsbestyrelse guvernørgruppe - guvernørteam og udvalg Formidle relevant information til udvalgene Procedure ved guvernørkæde overdragelse Sædvanlig procedure ved guvernørkæde overdragelse. Forberedelse: 1. DGE klubben afholder overdragelsen(siddende Guvernør er gæst ) 2. Distriktsledelsen/Guvernørteam/Særlige gæster/eventuelt 1480 Pastguvernører inviteres til overdragelsen med ledsagere(distriktet betaler ) 3. DGE indkøber PDG-nål (indkøbes på guvernørskolen i januar) 4. DGE, hvis ikke andet aftales, indkøber blomster til DG-DGE og DGN-spouse (spouse=ledsager) Selve seancen: 1. DG med kæde holder en kort tale og overrækker DGE-spousen en buket blomster og giver derefter DGE guvernørkæden på 2. DGE kvitterer ved at forsyne nu afgående DG med PDG-nålen. 3. IPDG overrækker buketter til DG-DGE og DGN-spouse 4. DGE overrækker DGN (=den nye DGE) en DGE-nål og siger et par få bevingede ord om året der kommer. 5. DGE overrækker DGN en DGN-nål og siger et par få bevingede ord om året der kommer. 6. DGE (nu DG) giver ordet tilbage til klubpræsidenten 15

16 Ændringer og forbedringer for at gøre højtideligheden lidt festligere ses gerne. Der er tradition for, at den kommende guvernørs klub afholder rotary møde samtidig og inviterer medlemmerne med ledsagere med. Naboklubber kan selvfølgelig også inviteres med ledsagere. Deltagerne betaler selv for spisning mv. Guvernørkæden indleveres i februar måned til fremstilling og indsætning af kommende guvernør s navn/kan samtidig indsættes elects navn, hvis der er en besparelse. P.t. anvendes: NAVN PÅ BUTIK (husk på budgettet) Valgkomite til valg af Guvernør og andre funktioner På guvernørens initiativ udsender meddelelse til distriktets klubber om forslag til guvernør emner. I valgkomiteen indgår IPDG, DG, DGE, DGN samt AG ER. Alle nominerede indkaldes til samtale med valgkomiteen, som ledes af siddende Guvernør. Efter fælles samtaler udvælges ny DGNN. Kan også udvælges ved flertal i komiteen Distriktskonferencen Indbydelsen. Husk at præcisere i indbydelsen til distriktskonferencen, at det er kutyme at Præsidenten og sekretær med ledsagere fra hver klub deltager, der er også kutyme at klubben betaler for deltagelsen. Deltagere med ledsager, der inviteres af distriktet: Distriktsledelsen, dvs. de som er opført på hjemmesiden samt Guvernørteam. Formanden for Inner Wheel, Formanden for Rotaract. Indlægsholdere. Diverse gæster fra zone m.v. Deltagere, med ledsager, i guvernørmiddagen. Følgende inviteres til guvernørmiddagen: Distriktsbestyrelse 1480 Guvernørteam Guvernør 1460, Evt. indbudt zone guvernør. Evt. indbudt repræsentant for RI præsidenten alle med ledsagere. DEADLINE: Ansvarlig: BKO MGN HDP JW JMJ - KW LAKL SHJB Sang: Charter jubilæer RI sender en liste til guvernøren over klubbers charter jubilæer i indeværende Rotary år samt et sæt diplomer til overrækkelse/fremsendelse til klubben. Charter jubilæer, der markerer eller 100 år og fejres i klubben, markeres af distriktet som følger: Modtager guvernøren en invitation, dækker distriktet omkostningerne til transport og overnatning med ledsager. Distriktet kvitterer med kr. 1000,- til klubben til Rotary Foundation. Fejrer klubben jubilæet som et klubarrangement, fremsender distriktet kr. 500,- til klubben til Rotary Foundation Guvernør Elect 16

17 Lære organisation og distrikt at kende Udvikle distriktets mål og planer på baggrund at distriktets status Guvernør-elect har følgende indsatsområder Forstå og udvikle denne inspirationshåndbog Udpege Assisterende Guvernører (hvert 3. år), i samarbejde med AG`ER. Udpege Distriktsudvalgsmedlemmer, hvor ledige funktioner skal besættes Samarbejde med/i distriktsbestyrelsen og guvernørgruppen samt guvernørteam Planlægge og afholde PRE PETS/eventuelt PRE PETS 2/PETS- og Instruktionsmøde Gennemføre obligatoriske uddannelse (Guvernørskole, GETS, Zonemøde) Deltage i Convention Deltage i Rotary Danmarks rådsmøder Planlægge guvernør overdragelsen Guvernør elect s uddannelse og administration Deltagelse til Guvernor Elect Training Seminar (GETS) Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager skal deltage på dette seminar. Omkostninger til rejse og ophold betales af distriktet for begge deltagere. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Huske: Er typisk i oktober mdr./bestille billetter i god tid/bestille indgang til GETS og INSTITUTE for ledsager også/ Bestille ledsager program(spouse)/bestille hotelværelse 5 dage. God fornøjelse 2011: Lillestrøm/Norge 2012: Deltagelse på Guvernørskolen San Diego Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager skal deltage på Guvernørskolen. Omkostninger til rejse og ophold betales af Rotary International for begge deltagere, herunder levering af Guvernørjakke. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Omkostninger til indkøb af årets tema-nåle/slips/tørklæder/visitkort m.v. dækkes af distriktet. Guvernør elect dækker selv omkostninger til gaver (Til uddeling til delegerede på guvernørskolen) Rejsen kan forlænges for egen regning. Huske: Uddeling af visitkort eller andre simple effekter til alle på guvernørskolen. Pas på vægten af effekter. Andre gode råd: Deltagelse på Homestay Der er tradition for, at Guvernør elect med ledsager bliver inviteret til at deltage i et Homestay, sædvanligvis i Florida ugen op til Guvernørskolen. Omkostninger i forbindelse med opholdet i Florida dækkes af det inviterende distrikt. Merprisen for transport, dvs. fly Florida-San Diego samt gaver til værtsparret dækkes ikke ad distriktet. Rotary International dækker den øvrige rejse i forbindelse med deltagelsen på Guvernørskolen. Gaver: til værtspar (300,00-400,00)+ arrangører 3 x 100,00? Deltagelse til CONVENTION Det er obligatorisk, at Guvernør elect med ledsager deltage i CONVENTION. 17

18 Omkostninger til rejse og ophold betales af Distriktet for begge deltagere. Omkostninger til fortæring under rejsen dækkes af distriktet. Huske: Er typisk i maj mdr./bestille billetter i god tid/bestille indgang for ledsager også/ Bestille hotelværelse/ kan forlænges for egen regning. God fornøjelse 2012: Bangkok 2013: PRE PETS Til PREPETS indkaldes alle præsident electer + AG ER i distriktet, der er mødepligt. Rapportering fra de forskellige vigtige udvalg / en særlig indbudt foredragsholder / Der arbejdes med 6 præsident elect + AG grupper. Hensigten er mest mulig oplysning til præsident electer præsentation og samarbejde mellem AG ER og præsident electer redegørelse for tiltag i rotary året Klubberne betaler for deltagelse. Distriktsledelsen samt indlægsholdere inviteres og indeholdes i mødebudgettet. DEADLINE: Ansvarlig: BKO - MGN HDP JW JMJ TAP LAKL SHJB Sang: Nye Præsidenter / Rotary orientering fra udvalgsformænd. IT orientering DICO DICO 2 AG er / gruppearbejde / minidistrikter / afrapportering / tovejskommunikation Præsentation: Nomineret Guvernør Foredragsholder / aktivitet Emne: Guvernør elect/indkommende distriktskasserer opretter konto til styring af budgettet. PETS- og Instruktionsmødet Til PETS- og Instruktionsmødet indkaldes alle præsident electer i distriktet, der er mødepligt. PETS-og instruktionsmødet afholdes samtidigt af både tidsmæssige- og økonomiske grunde. Der arbejdes med en præsident elect gruppe, en sekretær- og kasserer gruppe, samt eventuelt en councellor gruppe. En CICO gruppe kan også oprettes efter aftale med DICO. Det er hensigtsmæssigt klubberne stiller med repræsentanter for grupperne. Klubberne betaler for deltagelse. Distriktsledelsen samt indlægsholdere inviteres og indeholdes i mødebudgettet. DEADLINE: Ansvarlig: BKO - MGN HDP JW JMJ TAP LAKL SHJB Sang: Præsentation: Verdenspræsident: Sakuji Tanaka, er medlem af Rotary Club of Yashio, Saitama, Japan. Præsentation: Nomineret Guvernør og Foredrag: Workshop 1.: Workshop 2.: Workshop 3.: Workshop 4.: Status: Formænd udvalg ( de vigtigste ) Budget for året Guvernør elect/indkommende distriktskasserer opretter konto til styring af budgettet. 1. Guvernør Elect s huskeliste til klubpræsidenter September i elect året 18

19 Deltage i PRE PETS distriktsmøde for electer. Der er mødepligt. November i elect året Undersøg klubbens vedtægter og få overblik over, hvilke deadlines og regler du har for valg af bestyrelse. Vælg din bestyrelse - Vælg en stærk bestyrelse, der er i stand til og motiveret til at levere det der aftales. Motiver gerne enkelte medlemmer fra den nuværende bestyrelse til at fortsætte og dermed sikre værdifuld kontinuitet. Når du vælger medlemmer til din bestyrelse bør du sørge for at aktivere nogle af de nye medlemmer på nogle af de mindre krævende poster. December i elect året Normalt skal bestyrelsen være på plads og offentliggjort i klubben inden 31. december. Opret din bestyrelse på Vær sikker på at minimum præsident elect og sekretær er indberettet på inden årets udgang, og at de er indberettet på inden 1. december. (så slipper du for at udfylde skemaet fra RI manuelt). Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsidenter/præsident electerne for gensidig information. Januar i elect året Præsident og sekretær for det kommende rotary år skal være lagt på senest den 10. januar. Februar i elect året Nogle af vore Assisterende Guvernører (AG er) holder et møde med præsident electerne for gensidig information. Find ud af hvad du vil med dit præsident år. Dette skal formuleres i noget målbart, realistisk og udfordrende som du kan bruge, når du beskriver for din kommende klubledelse, hvordan du ønsker året skal gå. Brug Planlægningsvejledning for effektive Rotary Klubber for at forstå din klubs status, og formuler dine mærkesager og målsætninger. Du kan også hente inspiration på og der begge har et godt Download Center. Du bør også holde dit første bestyrelsesmøde. Det kan varmt anbefales, at holde bestyrelsesmøder privat og gerne med deltagelse af ægtefæller til den kulinariske del af mødet. Det er af uvurderlig betydning for klublivet, at man kende hinanden også privat. Lad alle komme til orde, så du får udviklet den rette team-spirit. Marts i elect året Du skal deltage i President Elect Training Seminar (PETS)- og Instruktionsmøde. Mødet holdes efter, at guvernør elect har været på Guvernørskole i San Diego og hørt den nye verdenspræsident offentliggøre årets tema. Der er mødepligt til PETS mødet. På PETS mødet godkendes Distriktets budget for det kommende Rotary år. På Instruktionsmødet samme tid og sted deltager desuden klubsekretær, kasserer og klub counsellor. Gør dine klubmedlemmer opmærksom på, at rettelser til personlige oplysninger på skal være færdiggjort inden d. 1. april, hvor Rotary Danmarks medlemsbog går i trykken. Udskriv evt. en medlemsfortegnelse i PDF-format og lad den cirkulere i klubben. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsident electerne for gensidig information. April i elect året. 19

20 Senest den 1. april skal alle oplysninger være opdateret på idet alle oplysninger til medlemsbogen trækkes direkte herfra. Aftal dato for klubbens møde med Distriktsguvernøren og udsend en samlet plan til klubberne. Aftal mødeplan med den Assisterende Guvernør og dine præsident kollegaer fra de øvrige klubber i området Sæt dine udvalg i arbejde. Tilskynd evt. formanden til at afholde kaminmøder, hvor udvalgene kan mødes, og har den fornødne tid til at diskutere og beslutte, hvordan de vil udføre de pålagte opgaver. Sammen med din bestyrelse udarbejdes et budget for det kommende år. Overvej deltagelse i Rotary Convention. Det er en stor oplevelse og en enestående mulighed for, at opleve og forstå Rotary s rækkevidde og tage en mængde inspiration med hjem til dit kommende præsident år. Juni i elect året Første del af dit program bør være på plads og klar til offentliggørelse primo juni. Budgettet skal være vedtaget, inden du tiltræder som præsident d. 1. juli. Afhold evt. fælles bestyrelsesmøde med den afgående bestyrelse for at sikre en gnidningsfri overgang. Sørg for at aftale en procedure for overdragelse med din forgænger, så den siddende bestyrelses erfaringer kan komme dine bestyrelsesmedlemmer til gavn. Det er vigtigt, at alle oplysninger i form af referater, ikke udførte beslutninger, løfter, forpligtelser og andre udestående bliver overdraget til medlemmerne i din bestyrelse. Præsidentskifte og kædeoverrækkelse skal ske i henhold til klubbens traditioner. Aftal arrangementet sammen med din forgænger, så I ved hvem der gør hvad. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med præsident electerne for gensidig information. Juli i præsident året Tillykke nu er du klubbens præsident og hermed ansvarlig for klubbens velbefindende, udvikling og engagement i de projekter, som du har valgt at prioritere. Du er mødeleder for klubmøderne og skal sikre, at de er vel planlagt og gennemføres professionelt. Du er ansvarlig for, at indkalde til og gennemføre et relevant antal bestyrelsesmøder. Sørg for at din kasserer og/eller sekretær får betalt halvårskontingent til Zürich og til Rotary Danmark inden 31. juli. August i præsident året Benyt et af de første klubmøder til at præsentere din bestyrelses ideer, målsætninger, forventninger, aktiviteter, etc. September i præsident året Indbydelse til alle nyere medlemmer i distriktet til Membership. Har været uden beregning for deltagerne/ændres til brugerbetaling med en udvidelse af foredragsholdere. Deltag i distriktskonferencen, som også er en generalforsamling for Distriktet. Det er kutyme at hver klub deltager med 2 personer med ledsagere(klubben betaler ) De to pladser benyttes normalt af Præsident og Sekretær. Alle kan deltage for egen regning i distriktskonferencen. Overvej om klubben skal give et tilskud til, at nye Rotarianere kan deltage. Assisterende Guvernører (AG er) holder et fællesmøde med nu præsidenter for gensidig information. Oktober i præsident året 20

21 Overvej om klubben har medlemmer, der bør indstilles til jobbet som Distriktsguvernør. Opnå godkendelse i klubben og indsend ansøgning til Guvernøren. Overvej også, om der er egnede og interesserede medlemmer, der kunne påtage sig jobbet som Assisterende Guvernør. Januar i præsident året Gør midtvejs status fortæl din klub, hvad der er opnået i første halvår og informer om sidste halvårs planer. Sørg for at din kasserer og/eller sekretær får betalt halvårskontingent til Zürich og til Rotary Danmark inden 31. januar. April i præsident året Undersøg om klubben har midler til at uddele PHF og vurder, hvem der har fortjent en udmærkelse. Det behøver ikke være en Rotarianer. Udnævnelse af en kendt person i lokalområdet kan give god PR. Juni i præsident året Hvis du har sørget for at din efterfølger har deltaget i PETS- og instruktionsmødet kan du aflevere din kæde. Hvis ikke fortsætter du et år til. Se tilbage på et godt Rotary år. Aflæg din beretning i forbindelse med præsidentskiftet eller på et andet møde. Send en kopi til Rotary s Landsarkiv. Sørg for en god overdragelse til din efterfølger. Din bestyrelse har ansvaret for præsidentskiftet, og en smertefri overdragelse til den nye bestyrelse. August i past præsident året Aflæg regnskab for det netop afsluttede Rotary år. Klubbens vedtægter sætter en dead-line. Herefter kan du og din bestyrelse forhåbentlig tænke tilbage på et godt år, hvor I satte et pænt fingeraftryk Guvernør Nominee Tilegne sig viden om distrikt og organisation Guvernør nominee indgår ved valg straks i distriktsbestyrelsen og guvernørgruppen. Guvernør-nominee har følgende indsatsområder Træffe aftaler om besættelse af sekretær og kasserer posten Træffe aftaler om besættelse af øvrige ledige funktioner Nedsætte projektgruppe til afholdelse af Distriktskonferencen Eventuelt oprette et guvernørteam Administration Guvernør nominee er tilsluttet systemet i distriktsledelsen og får derfor kørepenge efter disse fastsatte regler Past Guvernør Past Guvernøren har som mål, at Sikre kontinuitet i distriktets ledelse 21

22 Past Guvernøren er født medlem af distriktsbestyrelsen - distriktsledelsen og guvernørgruppen i 1 år. Past Guvernøren skal virke som mentor for guvernørgruppen og sikre kontinuitet i distriktets ledelse. Styrke de enkelte udvalg i deres arbejde med råd og vejledninger Distriktssekretær Det er distriktets mål, at distriktssekretæren Aflaster Guvernøren med administrative opgaver hvor det er hensigtsmæssigt, samt er substitut for samme. Distriktssekteræren udpeges af Guvernør elect for indsættelse i Guvernørperioden 1 år. Distriktssekretæren kan have følgende arbejdsområder: Medvirke ved udarbejdelse af Guvernørens månedsbrev, korrekturlæsning mv. Udarbejde statistikker vedr. mødedeltagelse i klubberne Mødereferater ved afholdelse af distriktsudvalgsmøder samt alle andre møder i distriktet Samarbejde med DICO om udsendelse af meddelelser Vedligeholde oplysninger og informationer om distriktets aktiviteter på RD hjemmeside i samarbejde med DICO Følge op på, at Semi Annual Reports om medlemskab er fremsendt af klubberne til RI, deadline 1. juli og 1. januar Følge op på, at kontingent er betalt (formidlet igennem RD), deadline 1.juli og 1. januar Formidle oplysninger fra RI Planer Distriktssekretæren bestiller Medlemsbogen til distriktsledelsen Distriktskasserer Det er distriktets mål, at distriktskassereren Styrer distriktets finanser i overensstemmelse med det vedtagne budget Distriktskassereren udpeges af Guvernør elect for indsættelse i Guvernørperioden 1 år. Distriktskassereren har ansvar for at styre distriktets finanser på baggrund af det godkendte budget på instruktionsmødet. Udarbejde budget om distriktets finanser i samarbejde med guvernøren. Budgettet skal sendes til alle klubber senest 4 uger før afholdelse af instruktionsmødet. Budgettet godkendes på instruktionsmødet. Oprette bankkonti Sikre en hensigtsmæssig professionel bogføring i overensstemmelse med distriktets regnskabsvejledning. Foretage alle finansielle transaktioner Foretage udbetalinger af godkendte udgifter 22

23 Udarbejde et regnskab til fremlæggelse og godkendelse på den førstkommende distriktskonference efter guvernørperioden Regnskabsvejledning Distriktets regnskabsvejledning tilpasses løbende de hensigtsmæssige procedurer, der ønskes anvendt i distriktet Befordringsgodtgørelse Distriktsbestyrelsen/guvernørgruppen/distriktsledelsen samt guvernørteam er berettet til transport godtgørelse efter statens regler for godtgørelse. Der afregnes efter km fra hjem til mødested. Det henstilles til alle i ledelsen, at man foretager fællestransport hvor det er muligt og hensigtsmæssigt Distriktsbestyrelse Formand/Guvernør Styre og udvikle distriktet til et mere effektivt distrikt Rådgive, motivere og tilskynde klubberne til at udvikle strategier, der udvikler dem til mere effektive klubber Formand/Guvernør har følgende indsatsområder Fremme medlemsudviklingen i samarbejde med distriktets ledelse og klub præsidenter Organisere nye klubber Støtte TRF med hensyn til deltagelse i programmer og finansielle bidrag Fremme venskabelige relationer mellem klubber og RI Holde guvernørmøde i klubberne, individuelt eller som multimøde Føre opsyn med og styrke de enkelte klubber Afholde distriktskonferencen Udgive månedsbreve Rapportere til RI som krævet Virke som talsmand for distrikt og RI, hvor det er krævet (Rotary Danmark) Lede distriktsmøder Sikre distriktets nomineringer og valg gennemføres i overensstemmelse med RI love og politikker Inddrage, træne og assistere Guvernør-elect i forberedelserne til overtagelse af guvernørposten, herunder flerårige projekter og aktiviteter Sikre at distriktsudvalget udfører opgaverne ved samarbejde mellem guvernørgruppe og udvalg Formidle relevant information til udvalgene Guvernørteam Formand/Guvernør Styre og udvikle distriktet til et mere effektivt distrikt Rådgive, motivere og tilskynde klubberne til at udvikle strategier, der udvikler dem til mere effektive klubber Være dynamisk for at opnå fælles mål i samarbejde med distriktsledelsen distriktsbestyrelsen og guvernørgruppen 23

24 4.2.9 Distrikts councellor Det er distriktets mål, at distrikts councellor Styrer afviklingen af ungdomsprogrammerne, se afsnit 6. Distrikts councellor udpeges af Guvernør elect, hvis skift i Guvernørperioden. Funktionsperiode 3 år, hvis ikke andet aftales District Protection Officer-YEP Distriktets overordnede styring af klubbernes Protection Officer s koordineres af Distriktets Protection Officer, der fører tilsyn med overholdelse af retningslinjer for ungdomsudvekslingen. Ansvaret for gennemførelsen ligger i klubregi DICO 1.(District Internet Communication Officer) Det er distriktets mål, at DICO Formidler kommunikationen mellem distrikt og klubber ved anvendelse af som netværk Rådgiver og vejleder klubberne om anvendelse af IT som effektivt kommunikationsmiddel Deltager i alle distrikts arrangementer og udsendelser som medansvarlig for afviklingen DICO udpeges af Guvernør elect, hvis skift i Guvernørperioden. DICO er valgt for en 3 årig periode. DICO er bindeled mellem klubbernes CICOér og distriktet, Guvernøren og Rotary Danmarks kommunikationsudvalg. DICO 1. udpeges som medlem af K-udvalget i perioden DICO 2. Det er distriktets mål, at DICO 2. som substitut Formidler kommunikationen mellem distrikt og klubber ved anvendelse af som netværk Rådgiver og vejleder klubberne om anvendelse af IT som effektivt kommunikationsmiddel Deltager i alle distrikts arrangementer og udsendelser som medansvarlig for afviklingen DICO 2. udpeges af Guvernør elect, hvis skift i Guvernørperioden. DICO 2. er valgt for en 3 årig periode. DICO 2. er bindeled mellem klubbernes CICOér og distriktet, Guvernøren og Rotary Danmarks kommunikationsudvalg Formand/ALUMNI Det er distriktets mål, at Formanden for Alumni 24

25 Formidler kommunikationen i samme ånd son Rotary Foundation Rådgiver og vejleder klubberne. Er til rådighed ved særlige begivenheder. Formanden for Alumni udpeges af Guvernør elect, hvis skift i Guvernørperioden. Formanden for Alumni er valgt for en 3 årig perioden Formand for The Rotary Foundation / TRF (District Rotary Foundation Committee Chair / DRFC) Der er distriktets mål, at formanden for Rotary Foundation: Lever op til og følger TRF s retningslinjer som beskrevet i DISTRICT ROTARY FOUNDATION COMMITTEE Manual for Nonpilot Districts (side 4+); blandt andet: Assisterer DG i at præsentere og gennemføre et årligt TRF seminar for klubpræsidenter, præsident elects, klub Foundation kommitteer og andre rotarianere Assisterer distriktstræner i at gennemføre Foundation sessions på PETS og Instruktionsmøde Assisterer DGE med at få input fra klubmedlemmer til fastsættelse af distriktets Foundation mål i DGE s funktionsår Opfordrer klubber til at gennemføre projekter Støtter klubberne med finansiel assistance fra TRF / DDF midler Koordinerer klubbernes fundraising aktiviteter og kampagner Forestår undervisning i klubberne i forståelsen af TRF Opfordrer klubberne til at søge information om TRF på Er kontaktled til og videregiver informationer fra TRF trustees og regionalt Samarbejder med Foundation komiteen og DG / DGE om fordeling af DDF-midler Underskriver - i samarbejde med Foundation komiteen Matching Grant ansøgninger og påser at underkomiteer arbejder hensigtsmæssigt, samt Sikrer endelig rapportering til TRF af alle humanitære grants Formanden for Foundation (DRFC) udpeges af Guvernør elect, hvis skift i Guvernørperioden. Det henstilles at udpegning sker blandt PDG s. Funktionsperiode 3 år, hvis ikke andet aftales. Indrapportering til TRF om den udpegede DRFC sker senest den 1. marts. Med godkendelse af guvernørgruppen kan en DRFC genvælges for en 3 års periode. DGE/DG indstiller DRFC til eventuelt at deltage i relevante regionale TRF seminarer DRFC kan efter aftale med DG/DGE udpege en Formand for Matching Grant, District Grants Subcommittee Chair (DGSC), er oprettet i Distriktet har ikke adgang til District Designated Funds (DDF midler) før, at en DRFC er blevet udpeget Fra 2010 til 2013 er distrikt 1450 som udpeget til sammen med 100 distrikter at deltage i et TRF pilotprojekt Future Vision Plan som indebærer forandringer i den nuværende grant struktur, blandt andet med påvirkning for GSE strukturen. Fra 2013 til 2017 vil den nye struktur blive gennemført i alle distrikter 25

26 Planer At fortsætte med via kontingentet at skaffe bidrag fra alle klubber til TRF i SHARE systemet. Bidraget fastsættes i samarbejde med DGE og godkendes på instruktionsmødet. Er i fastsat til kr. 80,00 pr. medlem i distriktet. Herudover kan der efter samme retningslinjer fastsættes bidrag til særlige kampagner, som f.eks. Polio+. Er i / fastsat til kr. 150,00 pr. medlem i distriktet ønskes i tilgået med samme beløb til distriktshjælpefonden. Der gennemføres et årligt TRF seminar for klubber i distriktet; samt ad hoc arrangementer i forbindelse med kampagner (som f.eks. Polio+). Endvidere sættes TRF på programmet til såvel PETS/Instruktionsmøde som til distriktskonfencen. At anvendelsen af DDF midler og District Grants sker efter de nye retningslinjer i Future Vision Plan. Information Detaljeret information om TRF findes i Medlemsbogen, de Gule sider, og på RD-hjemmeside samt RI. Gruppen giver information og oversigt på PETS-og Instruktionsmødet og stiller gerne op på klubmøder for at orientere. Gruppen afholder ad hoc TRF-seminarer for klubberne. AGerne kan virke som kontaktled til TRF. Projekter/Programmer TRF er Rotary s vigtigste værktøj for konkrete internationale projekter for at fremme vor opgave om fred og forståelse over landegrænserne. Til de opgaver er der udviklet en række programmer. Klubberne må gøre sig bekendt med programmerne, og finde forslag som egner sig for klubben stipendier, projekter og lignende. Programmerne giver gode muligheder for klubaktivitet og praktiske gøremål. Polio+ er et af TRF-programmerne, der er omtalt under de gule sider. Finansiering Programmerne må finansieres løbende, baseret på deltagelse fra alle klubber. Klubberne skal bruge sin opfindsomhed for at finansiere det. Klubberne bør sætte konkrete mål for deres indsats. Gennem SHARE-systemet vil vore bidrag til TRF også oparbejde kapital, som distriktet kan anvende til klub projekter. Oparbejdelsen sker ved at 50 % af bidragene til den årlige programfond Annunal Giving indgår som DDF midler District Designated Fund. Midlerne kan senere anvendes til projekter i Danmark og i udlandet. For Matching Grant projekter tilføres yderligere midler fra TRFs World Fund. Fradragsret for gaver Der kan ikke foretages fradrag i skat for gaver doneret til TRF, da det er en udenlandsk fond. Ved gaver til Rotary Danmarks Hjælpefond kan der foretages skattemæssigt fradrag. Poul Harris Fellow Klubberne og distriktet kan indstille til RI om udnævnelse af en fortjent rotarianer eller ikke rotarianer til Paul Harris Fellow. Klubben eller distriktet må da betale USD 1000, til TRF. Beløbet godskrives klubbens eller distriktets TRF-konto og tæller med i distriktets årlige indbetalinger til TRF. Se i øvrigt de gule sider Proceduren ved Grants Der er 2 typer Grants i The Future Vision Plan: 26

27 1. Rotary Foundation District Grants 2. Rotary Foundation Global Grants Ad1. District Grants. Nu kan vi få op til 50 % - mod tidligere 20 % - af DDF midlerne til fleksibel anvendelse i distrikt/klubberne til f.eks. hurtig reaktion på pludselige katastrofer eller planlægge projekter med klubber i andre lande, samt til Scholarships, til støtte til erhvervsmæssige teams, til volunteer service, katastrofehjælp og internationale projekter Ad2. Global Grants: Er beregnet på større projekter (min USD) fordelt på følgende 6 såkaldte fokusområder: Fredsstudier og forebyggelse af konflikter Forebyggelse og behandling af sygdomme Vand og sanitære forhold Mødre- og børns sundhed Grundlæggende/basal uddannelse, samt læse- og skrivefærdigheder (kamp mod analfabetisme) Økonomisk- og samfundsmæssig udvikling Der vil fortsat være mulighed for at gennemføre egne projekter af den art på klub- eller distriktsplan. En del projekter vil være udviklet af Rotary Foundation, hvor klubberne i givet fald kan tilslutte sig hvis de ønsker det. Fordelene ved den ændrede struktur er Mulighed for at lægge større vægt i løsningen af presserende humanitære opgaver Større beløb til rådighed og beslutning i distriktet Forenklet procedure ved ansøgning om Grants Større mulighed for at indgå samarbejde med andre (anerkendte organisationer) Forøgede ressourcer til rådighed gennem strategisk partnerskab Større offentlig opmærksomhed for klubber, distrikter og Rotary Foundation Et distrikt, der deltager i Global Grants (modtager Grants fra TRF) skal kvalificeres af TRF og en klub skal kvalificeres af distriktet. Der lægges nu større vægt på projekter, arrangementer og lignende der indgår i arbejdet på fokusområderne og er omfattet af Missionen. Eks. vil GSE ikke eksistere i den nuværende form, men kan evt. indgå i projekter inden for fokusområderne. Det nye begreb er Vocational Teams District eller Global. I og med vi får større andel af TRF-midlerne til distriktet, må der forventes et større run på tilskud fra Hjælpefonden. Det skal også tages i betragtning, at det vil blive nemmere at få del i lokale Grants og vil måske animere nogle klubber til at påbegynde arbejdet med projekter. Grants ansøgninger styres og behandles af Distriktets (Matching) Grant formand. 27

28 Formand for CoL (Council on Legislation) repræsentant til Den Lovgivende Forsamling Det er distriktets mål, at formanden sikrer love og bestemmelser er kendt og accepteret i distriktets klubber forslag til ændringer debatteres med øvrige distrikter for fælles indsats Formand for CoL vælges af en nomineringskomite. Formanden er valgt for en 3 årig periode. Nomineringskomiteen er den samme som anvendes ved valg af guvernør i valgåret. Valgår er for deltagelse i CoL i Chicago 2013, og igen for CoL Formanden kan gennemføre følgende afhængig af situationen, at assistere klubberne med udarbejdelse af deres forslag til CoL diskutere lovforslag ved distriktskonferencen eller lignende møder skaffe sig viden om indstillingen hos rotarianere i distriktet forholde sig kritisk til de lovforslag, der forelægges CoL og effektivt kommunikerer sine synspunkter på CoL optræde som en objektiv lovgiver for RI deltage i CoL i hele dets udstrækning delagtiggøre klubberne i drøftelser og resultaterne fra møderne i CoL være til rådighed for klubberne for at assistere dem med udarbejdelsse af deres forslag til kommende Col Formand for Extension/membership Det er distriktets mål, at formanden Identificerer områder, hvor der er behov foren styrkelse af medlemsudviklingen tilpasset klubben/områdets kultur og muligheder Arrangerer seminarer og uddannelser, der understøtter en positiv medlemsudvikling Formanden opretter selv sit udvalg, og udpeger medlemmerne Formand for medlemsudviklingen udpeges af Guvernør elect. Det er hensigtsmæssigt funktionen besættes i en flerårig periode. Medlemsudvikling Formanden/udvalget skal identificere og implementere en strategi for medlemsudvikling, der er tilpasset distriktets udvikling og resultere i medlemsvækst Nye klubber Udvalget skal udvikleog implementere en plan for etablering af nye klubber i distriktet ved at Identificere omåder uden Rotaryklubber med et befolkningsunderlag, der vil kunne bære en ny klub Identificere områder, hvor yderligere klubber kan oprettes, uden negative virkninger for de bestående klubber Medvirke ved organisering og etablering af nye klubber 28

29 Formand for UDVALG/NYTÆNKNING Det er distriktets mål, at formanden Identificerer områder, hvor der er behov for en styrkelse af Distriktet tilpasset klubben/områdets kultur og muligheder. Arrangerer seminarer og uddannelser, der understøtter en positiv NYTÆNKNING. Formanden opretter selv sit udvalg, og udpeger medlemmerne. Fremkommer med en erklæring til Distriktets ledelse med eventuelle tilpasninger og muligheder for fornyelse. Tidshorisont efter aftale med DGE. Formand for udvalget udpeges af Guvernør elect. Det er hensigtsmæssigt funktionen besættes i en flerårig periode. NYTÆNKNING Formanden/udvalget skal identificere og implementere en strategi for distriktet, der er tilpasset nutidens udvikling og resultere i medlemsvækst Formand for Distriktshjælpefonden Det er distriktets mål, at formanden Opretter fonden efter gældende regler for fonde. Formanden opretter selv sit udvalg, og udpeger medlemmerne. Erstatter indbetaling til polie + kr. 150,00 Arrangerer møder til debat om muligheder. 1. offentlige møde PREPETS d. 22. september 2011 En hjælpefond til lokale internationale projekter i distrikt Kan også yde tilskud til arrangementer m.v. Formand for udvalget udpeges af Guvernør elect. Det er hensigtsmæssigt funktionen besættes i en flerårig periode Formand for RYLA (Rotary Youth Leadership Award) Der er distriktets mål At der arrangeres et RYLA-seminar pr. år Formand for RYLA udpeges af Guvernør elect, ved skift i Guvernørperioden. Valgperiode 3 år. Formanden planlægger og gennemfører RYLA-seminarer evt. i samarbejde med andre distrikter. Seminarets afholdes på et professionelt niveau, hvor deltagerne udvikler lederevner, samfundssind og kammeratskab. 29

30 Der skal opfordres til at deltage i et RYLA-international i forbindelse med et Convention. Deltagelse er for deltagerens egen regning, men et tilskud kan evt. søges fra distriktet. Administration Distriktet kan yde et tilskud på kr. 5000,- til afholdelse af et RYLA-seminar Formand for PR Det er distriktets mål, at formanden sikrer information og kommunikation om Rotary i distriktet, se afsnit 8 at Rotary er kendt i lokalområdet at klubberne mindst omtales en gang om året i de lokale medier Formand for PR udpeges af Guvernør elect, ved skift i Guvernørperioden. Valgperiode 3 år. Formanden er medlem af Rotary Danmarks overordnede PR-udvalg (nedlagt 2011 til sommer rådsmøde) Formanden koordinerer besluttede landsdækkende PR-aktiviteter til gennemførelse i distrikt og klubber. Formanden motiverer klubberne til gennemførelse af lokal oplysning om klubbens relevante aktiviteter rotarys idegrundlag og målsætning udarbejdelse af lokalt PR-materiale Distriktstræner Distriktstræneren har som mål, at rådgive og vejlede klubberne om udarbejdelse af målsætninger hjælpe distriktsledelsen med formuleringer af mål og planer gennemføre uddannelses- og træningsseminarer Distriktstræneren udpeges af Guvernør elect, ved overtagelse i Guvernørperioden. Valgperiode 3 år. Det er Distriktstrænerens ansvar, at træning og uddannelse gennemføres så medlemmerne er i stand til effektivt at udføre deres job i Rotary året. Distriktstræneren er sparringspartner med Guvernør og Guvernør-elect ved gennemførelse af aktiviteter for træning af klub- og distriktsledere. Distriktstræneren indgår i distriktets guvernørgruppe. Det er Distriktstrænerens opgave at deltage i den overordnede planlægning af, og hvor det ønskes at gennemføre Teamudvikling af distriktets ledelse President Elect Training Seminar PETS 30

31 Instruktionsmøder Lederskabsseminar for distrikts ledelse Distriktets Medlemsseminar Distriktets Foundation seminar Rotary Danmark seminarer, ad hoc, f.eks. Teamudviklingsseminar for guvernørgrupper, DGN/AGseminarer Det praktiske i alle møder. Invitationer labels reservationer beværtning osv Distriktstræner assisterende Distriktstræner assistenten har som mål, at være substitut for distriktstrænere og i samarbejde rådgive og vejlede klubberne om udarbejdelse af målsætninger hjælpe distriktsledelsen med formuleringer af mål og planer gennemføre uddannelses- og træningsseminarer Distriktstræner assistenten udpeges af Guvernør elect, ved overtagelse i Guvernørperioden. Valgperiode 3 år. Det er Distriktstræner assistenmtens ansvar, at træning og uddannelse gennemføres så medlemmerne er i stand til effektivt at udføre deres job i Rotary året. Distriktstræner assistenten er sparringspartner med Guvernør og Guvernør-elect ved gennemførelse af aktiviteter for træning af klub- og distriktsledere. Distriktstræner assistenten indgår i distriktets distriktsbestyrelse. Det er Distriktstræner assistentens opgave at deltage i den overordnede planlægning af, og hvor det ønskes at gennemføre Teamudvikling af distriktets ledelse President Elect Training Seminar PETS Instruktionsmøder Lederskabsseminar for distrikts ledelse Distriktets Medlemsseminar Distriktets Foundation seminar Rotary Danmark seminarer, ad hoc, f.eks. Teamudviklingsseminar for guvernørgrupper, DGN/AGseminarer Det praktiske i alle møder. Invitationer labels reservationer beværtning osv Group Study Exchange OUTBOUND (Global Vocational Training Team Exchange) Det er distriktets mål, at formanden Styrer distriktets internationale udvekslingsprogram for yngre erhvervsaktive M/K GSE outbound udpeges af Guvernør elect, ved skift i Guvernørperioden. Funktionsperioden er 3 år. 31

32 Formanden skal sikre den praktiske gennemførelse af GSE-programmet for og udsendte GSE-team. Kommunikation og aftaler med værtsdistrikt Aftaler med klubber i distriktet Overordnet programplanlægning Distriktsledelsen i samarbejde med GSE-oudbound udpeger et antal GSE-nøglepersoner, der geografisk dækker distriktets område Group Study Exchange INDBOUND (Global Vocational Training Team Exchange) Det er distriktets mål, at GSE inbound Styrer distriktets internationale udvekslingsprogram for yngre erhvervsaktive M/K GSE indbound udpeges af Guvernør elect, ved skift i Guvernørperioden. Funktionsperioden er 3 år. GSE indbound skal sikre den praktiske gennemførelse af GSE-programmet for indkommende GSE-team. Kommunikation og aftaler med værtsdistrikt Aftaler med klubber i distriktet Overordnet programplanlægning Distriktsledelsen i samarbejde med GSE-formanden udpeger et antal GSE-nøglepersoner, der geografisk dækker distriktets område Bestyrelsesmedlem i Rotary Danmarks Hjælpefond Det er distriktets mål, at distriktets bestyrelsesmedlem i Hjælpefonden anbefaler og støtter ansøgninger om projekter fra kluberne og distrikt, hvor fondens midler kan anvendes arbejder for og støtter klubberne i deres bestræbelser på at involvere sig i et projekt Bestyrelsesmedlemmet vælges på en Distriktskonference, Valgperioden er 5 år. Bestyrelsesmedlemmet er distriktets repræsentant og anbefaler projekter fra klubber eller distriktet. Behandler hevendelser om støtte Fører kontrol med midlernes rette anvendelse Udarbejder rapporter/regnskab over forbrugte midler /Formand til 17/Bestyrelsesmedlem /Formand Water Ressourcves UDGÅET Literacy og Health,Hunger og Humanity UDGÅET 32

33 New Generation Exchange Det er distriktets mål, at man Forvalter og støtter RDU s programmer på bedst mulig måde for distriktets ungdomsudveksling Bestyrelsesmedlemmet skal gennem sit virke sikre, at der ydes støtte til ungdomsarbejde, der tjener til fremme af international forståelse gennem RI programmer for ungdomsudveksling Arkivar Formål Formålet med Arkivaren er at gøre det muligt for Distriktsledelsen at yde optimal service til klubberne. Modtager effekter fra klubberne/ledelsen med mulighed for udlån af effekterne til klubber/ledelse/arrangementer m.v. fra et sted. Indkøbe diverse effekter som mangler behøves kan tilbydes til en bedre markedsføring ad distriktet. Arbejdsopgaver Indkalde til planlægningsmøde med DG og DGE for planlægning af aktiviteter Månedsbrevredaktør Formål Står for Guvernørens månedsbrev samt relaterede funktioner efter aftale. Indsamle modtage opsøge og planlægge brevene gennem året i samarbejde med nyhedsredaktør - Dico og Guvernør. Guvernørindlæg indlæg fra AG er indlæg formænd udvalg aktiviteter i klubber nyheder pr jubilæer statistikker informationer Nyhedsredaktør Formål Stå for Guvernørens nyhedsorientering i distriktet hjemmeside samt relaterede funktioner efter aftale. Indsamle modtage opsøge og planlægge informationen i samarbejde med månedsbrevredaktør - Dico og Guvernør Assisterende Guvernører AG1-6 De Assisterende Guvernører har som mål At fremme aktiviteter og programmer til gavn for klubbernes udvikling De Assisterende Guvernører udpeges at Guvernør elect, ved skift i Guvernørperioden. Valgperioden er 3 år. De Assisterende Guvernører er bindeled mellem distriktets klubber og guvernøren og fungerer inden for de tildelte AG-områder med følgende indsatsområder Møder med og assistance til klubbernes præsident-elect for at assistere ved fastsættelse af klubbens mål og planer (Klubbens Ledelsesplan) 33

34 Afholder møder ad hoc med klubbens ledelse hvor behov opstår Arrangerer møder om samarbejde med AG-områdets præsidenter Forbereder og planlægger guvernørens besøg i klubben Opdaterer guvernøren om klubbernes udvikling Opmuntre klubberne til at gennemføre guvernørens opfordringer (Presidential Citations) Samarbejde med distriktets ledelse om støtte til klubbens aktiviteter Arbejde med og registrer klubbens tilstand i Memo of Club Visit Forbereder mødeplan mellem AG er og minidistriktet Funktionsbeskrivelse for Assisterende Guvernører (AG er). Formål Formålet med AG er er at gøre det muligt for Distriktsledelsen at yde optimal service til klubberne og udnytte Guvernørens kapacitet effektivt ved at uddelegere opgaver. Arbejdsopgaver Service til Klubberne Indkalde til planlægningsmøde med præsident elect for at implementere og gennemgå den årlige Club Leadership Plan og herunder være sparringspartner ved fastlæggelse af klubbens mål under hensyn til distriktets visioner og strategier. Afholde 4 årlige møder i minidistriktet efter nærmere regler Afholde en eventuel fælles Guvernørmøde i minidistriktet som fælles projekt, og samtidig et møde med foredragsholder. Mødet er med ledsagere og er indbefattet spisning. Pre Pets møde med electer d. 22. september 2011 og Pets og Instruktionsmøde d. 24. marts Deltage i klubmøder, som inviteret, i særdeleshed umiddelbart efter distriktets PETS- og instruktionsmøde Besøge klubberne regelmæssigt. Arrangere møder med præsidenten og andre fra klubledelsen for at indgå i en dialog om klubbens løbende aktiviteter og medlemsudvikling. Assistere klubbernes ledelse i planlægning af serviceprojekter, foredrag etc. Service til Guvernøren Deltage i møde med Guvernøren d. 10. maj 2012 samt midtvejs i guvernøråret. Deltage i AG Kursus Deltage i PETS- og instruktionsmøde med lejlighed til at netværke og aftale kommende aktiviteter med de indkommende præsidenter. Deltage i bestyrelses- og efterfølgende klubmøder i forbindelse med Guvernørens klubbesøg Roadshow inden for tildelt ansvarsområde Deltage i årets Distriktskonferencen med partner. Deltage i distriktetsledelsens møder normalt 1 gang pr. år. Se datoer på Holde guvernøren orienteret om klubberne og komme med forslag til udvikling, og hvordan problemer kan løses Formidle samarbejde mellem områdets klubber om projekter, der er for store for en enkelt klub Overvåge hver klubs målopfyldelse med hensyn til medlemskab, projekter, Foundation, udvikling af fremtidige ledere samt klubadministration Underrette indkommende guvernør om igangsatte flerårige serviceprojekter samt rapportere om klubaktiviteter i forbindelse med løbende projekter Følge op på serviceprojekter og aktiviteter som Guvernøren har igangsat særligt inden for valgte fokusområder Udfylde og sammen med guvernøren at udarbejde Summery of Club Plans Opbygge viden til støtte for udvælgelsen af fremtidige ledere i distriktet 34

35 Komme med input til Guvernørens Månedsbrev og evt. til Rotary Danmarks månedlige leder på hjemmesiden Udfylde AG-besøgsrapporter(Memo of Club Visit) ved Rotary årets afslutning 5. Medlemsudviklingen Det er distriktets mål, at der fokuseres på medlemsudviklingen, og herved Øge antallet af medlemmer i distriktet med netto 1 medlem pr. klub pr. år Det er formanden for distriktsts medlemsudvikling s ansvar, at aktiviteter og virkemidler/værktøj til støtte for styring af medlemsudviklingen i klubberne udbredes og gennemføres. Aldersfordeling For at opnå et repræsentativt gennemsnit fra alle aldersgrupper bør fokus på rekrutteringen ligge på yngre medlemmer. Kvalitet og aktive medlemmer er vigtigere end alder. Klubberne må være opmærksomme over for potentielle medlemmer i alle aldersgrupper, der bredt repræsenterer det omgivende samfund. Klubbernes sammensætning Klubberne må ved rekruttering have et vågent øje for sammensætning og mangfoldighed, der omfatter Alder og køn Erhverv (fleksibel klassifikation) Sprog og etnisk baggrund Interesser og forskelligt livssyn Klubudvikling Klubberne bør ved planlægning af klubbens udvikling fokusere på, at Identificere og vurdere områder med potentiale for nye klubber Vurdere tidspunktet for afholdelse af klubmøder, der kan optimere fremmøde Vurdere, hvor morgenklubber kan være aktuelt (i større byer, særligt for unge medlemmer) Rotaract Det anbefales, at klubberne fokuserer på oprettelse af Rotaract klubber, hvor det er muligt. Yngre får lettere kontakt til andre unge, og har bedre forudsætninger for markedsføring til egen ldersgruppe. Rekrutteringsgrundlag til Rotaract er Alumni (personer der har deltaget i Rotarys programmer) Udvekslingsstudenter og RYLA deltagere 6. Ungdomsprogrammerne Det er distriktets mål, ved afvikling af Long term programmer at hver klub udsender og modtager en udvekslingsstudent hvert år at distriktet indstiller mindst en kandidat til et Georgia stipendiat hvert år 35

36 Det er distriktets mål, ved afvikling af Short term programmer at distriktet kan arrangere en ungdomslejr hvert år i et samarbejde imellem flere af distriktets klubber at distriktet kan arrangere et RYLA-seminar hvert år at distriktet eller klubber kan arrangerer et Friendship Exchange i perioden Det er formanden for distriktets ungdomsudveksling Distriktscouncellor, der skal sikre distriktets udvekslingsprogrammer styres og gennemføres i overensstemmelse med det enkelte planlagte program. 6.1 Long Term programmer Udvekslingsstudenter Klubberne opfordres til at opbygge en kultur, hvor det er naturligt, at klubben modtager og udsender en udviklingsstudent hvert år. Klubbens councellor har en særlig motiverende opgave i at få familier til at være værtsfamilier. Udvekslingskandidater skal i god tid forberede sig og være motiveret til at tage et år i det fremmede. Georgia Rotary Student Program Distriktet opfordrer ved guvernørbesøg klubberne til at indstille egnede unge i alderen år til et stipendie til gennemførelse af et studieår i USA fra september-juni. 6.2 Short-term programmer Ungdomslejre Distriktet planlægge og afholde en unddomslejr hvert år, hvor flere klubber engageres i den praktiske gennemførelse. Deltagelse skal sikres så bredt som muligt, d.v.s. unge fra Europa og enkelte fra oversøiske lande inviteres sammen med Danske deltagere i en afpasset aldersfordeling. Rotary Youth Leadership Award (RYLA) Et RYLA seminar bør afholdes hvert år i distriktet under formanden for RYLA s lederskab. Seminaret planlægges afholdt i et professionelt miljø, der skal understøtte udviklingen hos unge med vægt på samfundssind og lederevner hjælp til grupper i samfundet med særlige behov samfundsaktiviteter af humanitær art fremme erhvervsetik inden for alle erhverv Deltagerne er potentielle Rotaract medlemmer men andre unge er velkommen. Kan eventuelt afholdes i samarbejde med andre distrikter eller alle distrikter i DK. Rotary Friendship Exchange (RFE) Distriktet eller klubberne opfordres til at arrangere et Friendship Exchange, hvor ideen er at skabe kulturelle og kammeratlige forbindelser til andre Rotarianere i verden. Venskabsudvekslingen baserer sig på gen-visit året efter i eget distrikt. 36

37 7. Rotary Foundation og projektvirksomhed Det er distriktets mål, at medlemmerne bidrager frivilligt til Rotary Foundation (TRF), ved at medlemmernes bidrag til Rotary Foundation øges til Kr. 150,00 pr. medlem at hver klub har mindst et aktuelt projekt kørende, lokalt eller internationalt At minidistriktet/minidistrikter eventuelt samarbejder om projekter at distriktet udsender og modtager et GSE-team hvert år i samarbejde med flere af distriktets klubber Det er distriktets Foundation formands ansvar at sikre at oplysning og bidrag til TRF synliggøres og forvaltes på en hensigtsmæssig måde til gavn for alle at forvaltede bidrag og midler anvendes i TRF programmer både lokalt og internationalt. Det er distriktets GSE formands ansvar at sikre planlægning og styring af udsendelse og modtagelse af GSE-team udpegning og valg af team-leder og medlemmer gennemføres Indbetalinger til Rotary Foundation (TRF) Distriktet opfordrer medlemmerne til, at bidrag til Foundation optimeres ved hjælp af aftalte og frivillige bidrag. Guvernør elect bør på instruktionsmødet sikre, at bidrag til foundation godkendes med et gensidigt acceptabelt beløb. Projektvirksomhed Distriktets Foundation udvalg skal være pro-aktiv m.h.t. støtte og vejledning i forbindelse med oplysning, ansøgninger samt opfølgning på klubbernes serviceprojekter Group Study Exchange (GSE) i fremtiden kaldet Global Vocational Training Team Exchange Distriktet deltager i et internationlt udvekslingsprogram under distriktets GSE-formands lederskab. Distriktet udsender og modtager hvert år et GSE-team på én holdleder og 4 mænd/kvinder i alderen år. Holdlederen skal være rotarianer, ansøgerne må ikke være medlem af Rotary eller i direkte familie med et medlem. Guvernøren aftaler i samarbejde med GSE-formanden værtsland- og distrikt tidligt i sin DGN periode, eller senest gennem en parring foretaget af RI. Guvernørerne mødes og aftaler tidspunkter etc. i forbindelse med deltagelse på Guvernørskolen. Deltagerne er potentielle Rotary medlemmer. Global Vocational Training Team Exchange s organisation skal besluttes i distriktet. 37

38 8. Information og kommunikation Det er distriktets mål, at information og kommunikation om Rotary intensiveres, så alle nye medlemmer gennemgår en introduktion om Rotary i forbindelse med optagelsen alle nye medlemmer motiveres til at deltage i den først mulige distriktskonference den lokale Rotaryklub forstærker informationen om Rotaryaktiviteter i lokalpressen minimum en gang pr. år. alle klubber har et PR-udvalg/funktion til varetagelse og formidling af informationen Det er distriktets formand for PR, der varetager den overordnede information til klubberne, der på den baggrund skal kunne afholde introduktion til medlemmerne. Medlemsinformation Det er en væsentlig faktor, at alle nye medlemmer får en introduktion og information om Rotary s organisation og formål. Formand for PR skal sikre udarbejdelse at introduktionsmateriale til klubberne Konferencer og møder Ved optagelse af medlemmer bør det tilstræbes, at klubberne opkræver et optagelsesgebyr, der sikrer deltagelse i distriktskonferencen. Alle niveauer må motiveres og interessen stimuleres til øget deltagelse i møder og konferencer. Rotarys image-pr i lokalsamfundet Rotarys image og PR kan forstærkes ved information om deltagelse i lokale lejre lokale eller internationale projekter specielle foredragsholdere udvekslingsstudenter besøg fra/til venskabsklub PHF/hædersbevisninger til personer i eller uden for klubben andre sager af almen karakter 9. Distriktets ledelsesudvikling Det er distriktets mål at arbejde løbende på en udvikling af distriktets ledelse at udarbejde en uddannelsesplan for kommende ledere i distriktet at udvikle potentielle lederemner Distriktsbestyrelsen og Guvernørgruppen bør fokusere på udvikling af ledelsen, der kan sikre fremtidige ledere i distriktet en forståelse for ledelse og styring af hhv. klubber og distrikt. 38

39 10. Dokumenter(vigtige for drift af distriktet), fil vedlagt Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR Funktions år Klub Præsidenter Distriktsledelse AG ER Arrangementer Rotary DK Rotary IR 39

40 11. AFSLUTNING Kære Ledelse i distrikt 1480 Det har været en stor fornøjelse at tilpasse denne håndbog til vor nutid, og som gennemgående træk er det et værktøj som er tilpasset min guvernør periode år Jeg håber at det kan blive et værktøj, så fremtidige Guvernører får en hurtigere og nemmere indsigt i denne spændende verden, og også ser den som et opslag til inspiration - forandring og tilpasning til deres egen periode. Denne håndbog er startet af distriktstræner Birger Jørgensen fra distrikt 1450, tilpasset og implanteret til distrikt 1480 af undertegnet. Tak til Birger for at starte en rigtig god ide. Jeg ønsker derfor god fornøjelse med læsningen. Benny Kjøller Olsen DG