INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 14. august 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 16. august 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation ( ) a. Økonomisk orientering 1. halvår (O) * b. Endelig aktivitetsplan frem til repræsentantskabsmødet 2013 (B) * c. Husorden, husdyrreglement og vedligeholdelsesreglement m.m. (B) * d. Styringsdialog 2012 (D) * e. Oversigt over udvalgenes konstitueringer (O) * f. Ansøgning fra Råderetsudvalget (B) * 2. Afdelinger ( ) a. Afdelingsmøder efterår 2012 (D) * b. Evaluering af kvartalsmøder (D) c. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * d. Tilskud afdeling 17 Kongsvang (B) * e. Tilskud til afdeling 23 Nydamsparken (B) * 3. Administration ( ) a. Orientering fra administrationen (O) * b. Forretningsgang fugt og skimmelsvamp * 4. Kommende møder ( ) a. Emner til næste møde, der holdes den 6. september 2012 (B) b. Mødeplan (O) * 5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.A Økonomisk orientering 1. halvår 2012 DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1/1-30/6 12 Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Service edb Porto Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter 0 0

3 Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Alarm Varme Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Kurtage obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag i alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt /4

4 Indtægter 601 Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte Trækningsret Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Vi har modtaget kr. i forbindelse med Fagbos udtræden. Der var en netto urealiseret kursgevinst på kr. pr. 29/ Der er taget hensyn til udtrukne obligationer pr. 2/ Der er realiseret et kurstab på udtrukne obligationer den 2/ på kr. og en kursgevinst på 305 kr. De er ikke medregnet i oversigten. Organisationsbestyrelsen har ønsket at få en kvartalsvis oversigt over udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Der er udbetalt kr. i tabt arbejdsfortjeneste i 2. kvartal. I årets to første kvartaler er der i alt udbetalt kr. Det kan oplyses, at der p.t. er afholdt udgifter på ,63 kr. i 2012 i forbindelse med fusionen under edb udgifter. Der er afholdt ,00 kr. i 2011 under edb udgifter og ,25 kr. til vaskekort i forbindelse med konverteringen. Den udgift af afholdt af dispositionsfonden i Vesterbo. Der mangler primært udgifter til BL eller advokat ved ændring af adkomst på skøder m.v. 3/4

5 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 4/4

6 NOTAT TIL PKT 1.F Aktivitetsplan til maj 2013 DATO 14. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Henrik Autzen PROBLEMSTILLING Aktiviteter indtil Rep. Møde maj Introkursus for nye bestyrelses medlemmer tirsdag d. 9. oktober (med evt. supplering d. 10) Planlagt til afholdelse på Boligkontoret.(Kursusudvalg) 2. BKÅ Konference Lørdag d. 10. november. Med indlæg fra demokratiudvalget og råderetsudvalget. På Koldkærgård.(Kursusudvalg) 3. BKÅ Festival forsåles afholdt midt i januar. Evt. Århussalen. 4. Afholdelse af Organitionskonference Sidst i april, dato ikke fastsat.(kursusudvalg) Der kan derudover komme forskellige møder, temaaftner afholdt af de nedsatte udvalg, i forhold til de på Rep. Mødet godkendte kommissorier. Seniorklubben har planer om en julekomsammen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender aktivitetsplanen.

7 NOTAT TIL PKT 1.C Proces vedr. husorden og husdyrreglement DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MV/MH PROBLEMSTILLING Udvalget bestående af Berit Jørgensen, Per Hasager og Mogens Bøgh Vindbjerg har i forlængelse af organisationsbestyrelsens beslutning lavet et udkast til en moderne og generel husorden og et tilsvarende selvstændigt regelsæt for husdyrhold (se bilaget). Det foreløbige udkast til husordenen er snarere et værdigrundlag end en præcis husorden, som kan bruges administrativt regulerende. Udvalget har forsøgt at indtænke mere regulerende forhold i husordenen, der klart definerer, hvad beboerne må/ikke må. Men det viser sig umuligt at lave noget generelt, der kan gælde i de forskellige afdelinger. Strengt taget er der ikke noget, der gælder i udkastet til husordenen der er ikke regler, som man regulere efter og evt. sanktionere i forhold til. Udkastet til husordenen er snarere en pjece med gode råd til beboeren og som sådan et fint værktøj. Men det er strengt taget ikke en husorden. Herudover kan der nævnes en række administrative og kommunikationsmæssige udfordringer ved en generel husorden: Så snart en afdeling laver egne regler, hvordan afgør beboeren så, hvad der gælder? Hvis man ændrer den generelle husorden (fx ny fusion) hvad gælder så i de specifikke husordner, der er skrevet som ændringer og tilføjelser til den gamle generelle husorden? Grundlæggende taler det for, at man derfor kun bør have én husorden i en afdeling så man ikke skal krydslæse med de fejlkilder det giver. Ifølge almenboliglovens 40, er det afdelingsmødet, der har kompetencen vedr. husorden for den enkelte afdeling. De revidererede husordener skal således under alle omstændigheder behandles på hver afdelings afdelingsmøde for at være gyldige. De fleste afdelinger har vedtaget husordener, der implicit eller eksplicit består af tilføjelser eller ændringer til den eksisterende generelle husorden.

8 INDSTILLING i) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udkastet til husdyrreglement enten tilladelse eller forbud. Og at den gælder for nye afdelinger og afdelinger, der ikke tidligere har taget særskilt stilling til husdyrreglement. Bliver der tale om væsentlige ændringer ift. det eksisterende grundlag, fx at husdyrhold modsat i dag som udgangspunkt er tilladt, forudsætter det behandling på et repræsentantskabsmøde. ii) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der er behov for en generel husorden baseret på den konkret brugsværdi for både beboeren og administrationen, eller om der skal laves en særskilt, udtømmende husorden for hver afdeling. Hvis organisationsbestyrelsen ikke ønsker en generel husorden, indstilles det, at bestyrelsen finder alternative måder til at udarbejde moderne og brugervenlige husordner, der fungerer som anvendelige værktøjer for afdelinger og administrationen dvs. individuelle husordner for hver afdeling, men med høj grad af standardformuleringer. Man kunne fx forestille sig, at administrationen udarbejdede en række skabeloner om fx trappevask, brug af værktøj m.v. På baggrund heraf kunne administrationen hvis organisationsbestyrelsen træffer beslutning herom rette henvendelse til hver enkelt afdelingsbestyrelse med tilbud om tilpasning af den enkelte afdelings husorden. iii) Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvilke af de nævnte forhold ift. husordenen, der forudsætter behandling på et repræsentantskabsmøde. a) Det er repræsentantskabet, der har godkendt den nuværende generelle husorden. Hvis den skal sættes ud af kraft, eller hvis der skal indføres en ny husorden med gyldighed for alle afdelinger, bør det behandles på et repræsentantskabsmøde. b) Er der derimod tale om, at der alene er tale om en vejledning af afdelingsbestyrelser og afdelingsmøder, er behovet for en behandling på repræsentantskabsmødet ikke afgørende, da det i så fald alene vil være den enkelte afdeling, der træffer beslutning. c) Man kan også vælge den tredje løsning, nemlig at den hidtil gældende generelle husorden skrives ind i afdelingernes eksisterende husordener, således at retstilstanden vil være uændret i den enkelte afdeling, men at de fremover har én særskilt husorden for hver afdeling. Dette kan evt. kombineres med pkt. b). iv) Det indstilles endelig, at organisationsbestyrelsen tager stilling til, hvornår og hvordan den ønsker et generelt vedligeholdelsesreglement behandlet, herunder om der er behov for et generelt vedligeholdelsesreglement, eller det bør være et afdelingsvis reglement. Dette skal jf. vedligeholdelsesbekendtgørelsens 2 behandles på et repræsentantskabsmøde. 2/6

9 Bilag GENEREL HUSORDEN BOLIGKONTORET ÅRHUS FORORD Boligkontoret Århus har mange forskellige afdelinger. Derfor er denne generelle husorden meget overordnet. Det er op til den enkelte afdeling at vurdere, om man vil supplere med mere specifikke forhold. Denne husorden er ikke et ekstra lovgrundlag. Vi har allerede mange love, som i forvejen gælder - herunder Almenlejeloven, Hundeloven osv. Den generelle husorden er derimod et værdigrundlag for beboere i Boligkontoret Århus baseret på demokratiske værdier som forståelse, respekt, fællesskab, omtanke og ikke mindst hensyn. Hvis du bliver i tvivl om, hvad du må og hvordan du gebærder dig, så kan du altid tale med din afdelingsbestyrelse eller din ejendomsfunktionær for mere praktiske forhold. Du kan også altid kontakte administrationen i Boligkontoret Århus. Vi henviser i øvrigt til organisationens Vedligeholdelsesreglement og Husdyrreglement samt hjemmesiden for vejledninger, ansøgningsskemaer mv.: HENSYN TIL AFDELINGEN Din afdeling er dybest set din afdeling din og dine naboers afdeling. En del af din husleje går nemlig til vedligeholdelse og evt. fornyelse af afdelingens fællesarealer mv. Afdelingen er en selvstændig økonomisk enhed. Og hvis du viser hensyn til afdelingen som helhed dvs. de fælles faciliteter og udeområder ja, så bidrager du til at sikre afdelingen en sund økonomi og evt. overskud til forbedringer. Vi opfordrer også til, at du forholder dig til afdelingens generelle ydre fremtræden. Igen er der forskel på afdelinger og mennesker. Men de fleste vil gerne bo i en afdeling, som er pæn og præsentabel. Det kan du hjælpe med. 3/6

10 Gode råd Antenner og paraboler. Find vejledning og ansøgningsskema mv. på bk-aarhus.dk Storskrald: Hvis afdelingen ikke har et sted til storskrald, så skal du selv sørge for at fjerne dit storskrald fra afdelingen (fx møbler, stort papaffald mv.). Skadedyr: Pas på med at lade mad og madaffald stå ude. Det tiltrækker rotter og andre skadedyr. Husdyr: Din afdelingsbestyrelse eller Boligkontoret Århus kan oplyse dig, om regler for husdyr i din afdeling. Læs mere på bk-aarhus.dk eller tal med din ejendomsfunktionær. HENSYN TIL DIN BOLIG Boligkontoret Århus vedligeholdelsesreglement beskriver i detaljer, hvordan du skal behandle og vedligeholde din bolig. Grundlæggende handler det om, at du løbende vedligeholder boligen, så den ikke forringes ud over almindelig slid. Hvis noget i din bolig ikke fungerer korrekt, så fortæl det til din ejendomsfunktionær. Det kan fx være en defekt vandhane eller et wc, der løber. Gode råd Tegn en indboforsikring. Den dækker ved skader, indbrud, genhusning, ansvar og retshjælp. Luft ud! Det er både sundt for dig selv og din bolig, hvis du laver gennemtræk i din bolig mindst to gange ti minutter hver dag. Maskiner og hårde hvidevarer: Læs manualer til maskiner og hårde hvidevarer. Spørg ejendomsfunktionæren, hvis du er i tvivl. Hvis du selv vil installere fx en vaskemaskine, så find vejledning og ansøgningsskema på Forbrug: Hold øje med dit forbrug af el, vand og varme hvis du har målere i boligen. Aflæs fx en gang om måneden. Læs mere på bk-aarhus.dk eller tal med din ejendomsfunktionær. 4/6

11 HENSYN TIL DINE NABOER Ligesom du bør vise hensyn til afdelingens materiel og fysiske rammer, ja så opfordrer vi dig også til at vise hensyn til dine med-beboere i afdelingen. Med sund fornuft og indlevelse kan du selv vurdere, om du forstyrrer eller generer dine omgivelser. Klicheen: Samtale fremmer forståelsen er også gyldig i din afdeling! Hvis du fx skal holde en fest eller støje med værktøj, så tal først med beboerne omkring dig. Den personlige kontakt vil ofte føre til gensidig forståelse. Og hvis du selv bliver forstyrret eller generet, ja så kan det jo være en ide, at banke på hos den, der støjer. Tæl til 10 og tag de for små sko af. Vis overskud og høflighed - og lad det påvirke dit tonefald og kropsprog. Et potentiel fjendskab kan måske ende med et venskab. Hvis du kommer til at forstyrre mere end du troede - eller hvis du på den anden side blev generet og reagerede for voldsomt på det ja så er undskyld et effektivt værktøj til at komme videre. Det giver også respekt fremadrettet! Gode råd når man nu alligevel bor sammen i en afdeling Fravær i længere tid: Måske vil din nabo hjælpe med at vande blomster, tømme post mv., hvis du er bortrejst i længere tid. HUSDYRHOLD BOLIGKONTORET ÅRHUS Den enkelte afdeling beslutter selv, hvilke regler der skal gælde for husdyr. Du får oplysninger om afdelingens husdyrregler ved at kontaktet afdelingsbestyrelsen eller administrationen. Forhør dig om reglerne inden du får et husdyr. 5/6

12 1. Forbud Hvis afdelingen ikke har vedtaget regler for husdyr gælder disse regler: Det er ikke tilladt at holde hund, kat eller andre større husdyr så som geder, høns. Det er heller ikke tilladt at have sådanne dyr i pleje. Du må dog gerne holde mindre dyr som burfugl, marsvin, fisk, hamster, skildpadde mfl. Gæster må gerne have husdyr med dog max ét døgn ad gangen og max en gang om ugen. 2. Tilladelse Hvis afdelingen ikke har vedtaget regler for husdyr gælder disse regler: Det er tilladt at have ét husdyr i boligen enten én hund eller én kat. Hvis du har eller ønsker et husdyr, skal du søge om tilladelse hos administrationen. Husdyret skal være i snor eller bæres, når det færdes på afdelingens område. Du skal sørge for, at dit husdyr ikke forurener afdelingens områder. Administration skal også have besked ved husdyrets død eller afskaffelse. 6/6

13 NOTAT TIL PKT 1.D Styringsdialog 2012 DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det forventes, at Aarhus Kommune indkalder til møder om styringsdialog i efteråret Inden da ønsker kommunen at evaluere sidste års forløb baseret på input også fra BL s 5. kreds. Der er udarbejdet en evalueringsrapport om udlejningsinstrumenter, som formodentlig vil blive et tema på styringsdialogmødet. Derudover vil der være fokus på henlæggelser, jf. sidste års møde. Organisationsbestyrelsen bør derudover overveje, om der er andre emner, Boligkontoret Århus bør rejse. Mht. deltagere stiller de fleste boligorganisationer alene med administrative repræsentanter. Enkelte har dog som Boligkontoret Århus i 2011 også haft beboervalgte repræsentanter på mødet. Favrskov Kommune holder formentlig endnu ikke de lovpligtige styringsdialogmøder, men har indbudt til et fælles møde for alle boligorganisationerne i kommunen den 20. september. Henrik Autzen og Morten Homann deltager heri. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sine mål og prioriteter for styringsdialogmøderne. Det indstilles, at administrationen samt formand og næstformand deltager i mødet med Aarhus Kommune.

14 NOTAT TIL PKT 1.E Oversigt over udvalgenes konstitueringer DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Udvalgene har udpeget følgende som ansvarlige: Udvalg Ansvarlig Kursusudvalg Henrik Autzen Råderetsudvalg Heidi Bindløv Kommunikationsudvalg Brian Kristensen IT- og multimedieudvalg Hans Jørgen Krickhahn Demokratiudvalg Robert Thorsen Fritidsudvalg Nybyggeri og renoveringsudvalg Miljø-, energi- og klimaudvalg INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten til efterretning.

15 NOTAT TIL PKT 1.G Inspirationstur for Råderetsudvalget DATO 14. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Råderets- og forretningsudvalg PROBLEMSTILLING Råderetsudvalget søger hermed om midler til inspirationstur til Boligkontoret Danmark den 2/ Dette vil indebære transport tur/retur, transport i København, rimelige udgifter til forplejning samt evt. tabt arbejdsfortjeneste til dem, hvor det bliver nødvendigt. Udvalget mener, at det er vigtigt vi alle bliver klædt rigtig ang. den lovpligtige råderet, og har derpå ansøgt om at komme på besøg til Boligkontoret Danmark, hvilket vi har fået lov til fredag d. 2/ fra kl Derefter vil det være muligt at kunne komme til at se nogle råderetssager som der er blevet afgjort. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender inspirationsturen. Det indstilles derudover, at forretningsudvalget fremover bemyndiges til at godkende udvalgenes inspirationsture og lignende, hvor disse har et klart fagligt indhold, og hvor disse kan indeholdes i udvalgets budget. Tvivlsspørgsmål behandles i organisationsbestyrelsen.

16 NOTAT TIL PKT 2.A Afdelingsmøder efterår 2012 DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Tidsplanen for afdelingsmøderne ser pt. således ud: Afd Dato Best Adm Livline 31 Rydevænget 27 august Morten 40 Fredensgade 27 august Johnny 46 Vistoftparken 27 august Lars 68 Østergade 27 august Johnny 71 Damgårdstoften 27 august Peter+Ole 37 Istedgade 28 august Olav Carl 53 Julsøvej 28 august Peter 59 Høegh Guldbergsgade 28 august Ole 70 Ranunkelvej 28 august Christian 30 Nørreskovvej 29 august Heidi Johnny Morten Salonikivej 29 august Peter 11 Helge Rodes Vej 30 august Henrik Carl 13 Hammershusvej 30 august Johnny Herningvej 30 august Peter 33 Vestre Ringgade 3 september Aksel Morten 42 Hjelmagerparken 3 september 07 Vestre Ringgade 4 september Henrik+Torben Elin+Aksel Morten 15 Otto Benzonsvej 4 september Peter 24 Kirkedammen 4 september Michael (Carl) 51 Fredericiagade 4 september Peter 26 Vestre Ringgade 5 september Aksel Carl 54 Norsgade 5 september Ole 55 Skæring Parkvej 5 september Peter 20 Norgesparken 6 september Peter+Ole 44 Hjulby Hegn 6 september Carl Trøjborgvej 10 september Peter Morten 45 Kappelvænget 10 september Henrik

17 58 Ranunkelvej 10 september Carl 08 Vilhelm Bergsøesvej 11 september Aksel Carl Majdalen 11 september Elin 47 Julsøvej 11 september Chris 63 Skæring Parkvej 11 september Peter 72 Rønnevangen 11 september Christian+Jesper (ejd) 27 Frydenlund 12 september Carl Morten 38 Visbjerg Hegn 12 september Søren Ole 69 Ryttervej 12 september Johnny 10 Dalstien osv. 13 september Ole 32 Nørreskovvej 13 september Johnny Morten 41 Virupvej 13 september Michael 56 Katrinebjergvej 13 september Peter 16 Hammershusvej 15 september Hans-Jørgen Leif Hansen 04 Chr. Molbechs Vej 17 september Peter Morten 43 Mosevænget 17 september Keld Viggo Stuckenbergsvej 18 september Peter Carl 28 Lindholmparken 18 september Lars Christian 35 Skelagervej 18 september 36 Hallssti 18 september Torben 01 Jens Baggesensvej 19 september Aksel+Elin Morten 48 Skæring Parkvej 19 september Henrik Peter 49 Fredensgade 19 september Olav 52 Viborgvej 19 september Torben Johnny 61 Chokoladen 19 september Michael 22 Illerupvej 20 september Olav Peter Morten 25 Reginehøj 20 september Henrik Carl 02 Haugesundsvej osv. 22 september Søren Morten 17 Uffesvej 24 september Christian Morten 23 Nydamsparken 24 september Lars Carl 67 Hørretløkken 24 september Peter 06 Risvang Allé 25 september Carl+Christian Morten 57 Åvænget 25 september Finn 62 Skejbyparken 25 september Lars 29 Kalmargade 26 september Søren Carl+Ole Morten 50 Brendstrupvej 26 september Nej Nej 60 Paludan Müllersvej 26 september Peter eller Chris Afdelingsmøderne er forsøgt bemandet pragmatisk under hensyntagen til afdelingsbestyrelsens ønsker, således at en inspektør deltager, hvis der er tekniske forhold på dagsordenen, en økonomimedarbejdere, hvis der er særlige problemstillinger ift. økonomi og et organisationsbestyrelsesmedlem, hvis der er særlige udfordringer ift. afviklingen af mødet. 2/3

18 Der er derudover etableret en ordning, hvor Carl Danielsen hhv. Morten Homann står til rådighed én dag ad gangen som livliner, der kan kontaktes, hvis der opstår særlige spørgsmål fx ift. økonomi eller formalia. Dette års afdelingsmøder har været første år, hvor 72 afdelingers afdelingsmøder har skullet afvikles på én gang. Det har givet nye udfordringer for logistikken, trækket på medarbejderressourcer og den praktiske afvikling. Samtidig har der også været søsat en række nye initiativer, fx nyt budgetmateriale, møde for afdelingsbestyrelserne som optakt, nye kriterier for bemanding af møderne samt livlineordningen. Det indstilles derfor, at organisationsbestyrelsen foretager en grundig evaluering af forløbet og tilpasser forretningsgangen ift. afdelingsmøderne INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten til efterretning og programsætter en evaluering af forløbet om afdelingsmøder på sit møde den 27. september. 3/3

19 NOTAT TIL PKT 3.A Orientering vedr. afdelinger DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling Majdalen/ Tamperdalsvej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 21 Finlandsgade Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Der er opsat Wisecon rottefælder op for at komme afdelingens rotteproblem til livs. Samtidig tjener det til fordel for den fremtidige kloakrenovering. Desuden er der lavet et oplæg til afdelingsmødet om nedgravede beholdere i stedet for renovering af affaldsskure. Der skal males vinduer og døre i august eller september Organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse for afdeling 21. Det er lykkedes at genudleje det lejemål, som Danske Bank har opsagt pr. 15. juli allerede pr. 1. oktober. Det er til den nyetablerede Restaurant Pasha, der vil servere græsk-tyrkisk mad af en god standard til siddende gæster. I samme ombæring er Boligkontoret Århus standarderhvervslejekontrakt revideret, så lejemålet repræsenterer den første aftale på det moderniserede kontraktgrundlag. Der har været holdt licitation vedr. udskiftning af køkkener og etablering af mekanisk udsugning fra badeværelser i afdelingen, og Svane Køkkenet afgav det billigste tilbud på køkkenet og Danklima på ventilationsarbejdet. Det forventes, at arbejdet kan indledes ultimo september. De sidste undersøgelser og forarbejde er nu foretaget i forbindelse med vinduesudskiftningen i afdelingen. Derfor er udbudsmaterialet ved at blive udfærdiget. Der vil forhåbentlig være et fingerpeg om prisen inden afdelingsmødet. Det der kan ændre den vedtagede pris fra januarmødet er, at der muligvis er PCB i fugerne. Disse er sendt til undersøgelse. Man forventer samtigt også at løse kuldebrosproblematikker ved udskiftningen.

20 Afdeling 37 Istedgade Afdeling 42 Hjelmagerparken Organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse for afdeling 37. Afdelingen har 25-års jubilæum i år. Det indstilles, at spørgsmålet om, hvordan jubilæet skal markeres, i forbindelse med afdelingsmødet i september, hvor der forhåbentlig også kan vælges en ny afdelingsbestyrelse. Der er foretaget nye prøver af kobberindholdet i vandet, der viser kraftige fald til et ubetydeligt niveau efter kun 1 minuts løbetid. Beboerne er informeret om prøveresultaterne, og der afventes kommentarer til de nye prøver fra Bygningsinspektoratet og embedslægen. Trinetter bliver skiftet til almindelige køkkener. Afdeling 48 Skæring Parkvej Tagudskiftningerne er afsluttet i uge 28. Afdeling 52 Viborgvej Afdeling 57 Åvænget Udskiftning af terassedøre er rykket til august. Der er bestilt priser hjem på udbedring af sætteskader og maling af facader og vinduer Renoveringsarbejdet er opstartet og forventes afsluttet i december. 2/5

21 Afdeling 61 Chokoladen Administrationen har i samarbejde med Regnbuen Arkitekter udarbejdet en række visualiseringsskitser af mulige tilbygninger af en ny tagetage. Dialogen med kommunens planafdeling tyder på, at det næppe vil være realistisk at få godkendt en lokalplan, der muliggør tilbygning af mere end én etage. Der er kun tale om skitser og ikke et udtryk for hvordan det endelige forslag vil tage sig ud. Forslaget vil efter aftale med afdelingsbestyrelsen blive fremlagt til godkendelse på afdelingsmødet i september, hvorefter selve planprocessen vil kunne indledes. 3/5

22 Afdeling 65 Bethesdavej Der har, siden afdelingen blev taget i brug i 2002, været et uformelt samarbejde mellem Boligkontoret Århus og bostedet Ellengården, der anvender boligerne. Der er nu indgået en formel samarbejdsaftale, der beskriver parternes respektive ansvar og sikrer, at der bliver afholdt afdelingsmøde, udarbejdet vedligeholdelsesplan, samarbejdet om driften osv. Administrationen er derudover i dialog med Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med henblik på at afklare retsgrundlaget for konstruktionen. Afdeling 69 Ryttervej Afdeling 72 Rønnevangen Der skal males entredøre i august eller september Boligkontoret har modtaget rapporten på 1-års eftersynet fra Byggeskadefonden. Et 1 års eftersyn inddeles i 5 kategorier fra 1 5, hvor 5 er dårligst. Rønnevangen har fået 4 stk. i kategori 3, 2 stk. i kategori 2 og 1 stk. i kategori 1. Grundet totalentreprenørens konkurs, modtog Boligkontoret ingen kvalitetssikringsmateriale, hvilket går igen for alle eftersete dele. Der er registreret væsentlige svigt i ydervæggene, som f.eks. revner ved tegloverliggere, ikke udfyldte fuger og misfarvninger. Der er registreret væsentlige svigt i tagkonstruktionen i form af, at tagnedløbene generelt sidder for højt i skotrenderne, der leder vandet til afløbene. Der er registreret byggeteknisk svigt og risikobetonede forhold i form af bagfald på et badeværelsesgulv i blok IV, samt 3 stk. i blok III. Der er registreret væsentlige svigt i forhold til omfangsdræn, hvor der ikke findes noget kvalitetssikringsmateriale. Omfangsdræn har Boligkontoret nedlagt i forbindelse med egne færdiggørelser efter frigivelse af garanti. Boligkontoret har fremsendt anbefalede breve indeholdende rapporten til de udførende firmaer, med krav om udbedring og forslag til løsning. De udførende firmaer skal nu reagere i forhold til de fremsendte breve, hvilket vi afventer. Der afholdes et møde i september med de håndværkere, som Boligkontoret Århus entrerede med i forhold til egne færdiggørelsesarbejder. 4/5

23 Afdeling 73 Virup Skovvej Råhusene i Blok H, G1, G2 og F er nu opført, og fundaments arbejderne pågår på blok E. Vinduerne til alle husene er produceret, og desværre 15 mm for brede. Denne fejl påtager tømrerentreprenøren sig, og der er lavet en prøve på blok H, hvor man har skåret 15 mm af den ene side på lysningen, og efterpudset igen. Denne prøve er nu godkendt af tilsynet og Boligkontoret. Det betyder, at der skal skæres af den ene lysning på alle vindueshuller på blok H, G1, G2 og F, mens vinduesmålene tilpasses på blok E og B. Indflytningsdatoerne er sat til den 1. februar 2013 for blok H, den 15. februar for G2, den 1. marts for G1, 1. april for blok F, den 1. maj for blok E og den 15. juni for blok B. Til åbent hus den 25. oktober 2012 bliver der to boligtyper klar til besigtigelse i blok H. Tidsplanens stade pr. 11. juli 2012: Blok H: Råhus opbygningen er 4 uger efter tidsplanen, når vinduer er monteret og alle møder op fra ferie i uge 32. Vindues montagen udføres i uge 29 og 30. Flise og klinkearbejder påbegyndes. Indvendige arbejder skal færdiggøres i følgende rækkefølge 147, 145, 143, 141, 139, 137 og til sidst 135. Blok G-2: Råhus opbygning er ca. 15 arbejdsdage efter detailtidsplanen. Tagdækning pågår, facadepuds er påbegyndt. Blok G-1: Råhus opbygningen følger detailtidsplanen. Facade opmuring 1.sal, dækmontage og murkrone opbygning forventes afsluttet ved udgangen af uge 27, således tidsplan følges. Tagdækning forventes afsluttet 1 til 2 uger før tidsplan. Blok F: Råhus opbygningen følger detailtidsplanen. Montering af elementvægge 1. sal afsluttet. Facade opmuring 1. sal påbegyndt. Blok E: Råhus opbygningen følger detailtidsplan. Montering af elementvægge stueplan afsluttet. Facade opmuring i stuetagen påbegyndt. Blok B: Råhus opbygningen følger Detailtidsplan. Afretning af sand og isolering og armering 90%. Der holdes rejsegilde onsdag 29. august 2012 kl INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, samt at bestyrelsen forholder sig til konklusionen vedr. afdeling 37. 5/5

24 NOTAT TIL PKT 2.D Tilskud afdeling 17 Kongsvang DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdelingsbestyrelsen har henvendt sig, da afdelingen er pålagt en afkølingsafgift på ,29 kr. Det skyldes, at der kun er en afkøling på 19,92 grader. Der betales en afgift hvis afkølingen ikke er på mindst 30 C. Afdelingen har dels et et-strengs- og dels to-strengs-varmeanlæg. Det er derfor ikke muligt at afkøle med 30 grader. Det er afdelingsbestyrelsen bekendt med. Afdelingen har også betalt afkølingsafgift de tidligere år (25,47 C året før)- Ombygning af varmeanlægget er medtaget i vedligeholdelsesplanen. Varmemesteren aflæser fremløbstemperatur, retur og udetemperatur. Han indsender skemaet til Boligkontoret. Skemaet benyttes når årsopgørelsen fra AffaldVarme kontrolleres. Her blev den manglende afkøling konstateret sidste år. Vi kan se fremløbstemperaturen fra AffaldVarme er faldet fra oktober Derfor falder afkølingen også. Det har vi påtalt over for AffaldVarme. Leif Hansen, som vi benyttet blandt andet i forbindelse med ombygning af varmeanlægget, er kontaktet for at justere på anlægget for at forbedre afkølingen. Det er lykkes at forbedre den lidt, men fremløbstemperaturen er ikke ret høj. Administrationen har foreslået afdelingsbestyrelsen, at der på mødet i september stilles forslag om fremrykning af ombygning af varmeanlægget til INDSTILLING Som det fremgår, har afdelingen i flere år haft problemer med manglende afkøling. Ombygning af varmeanlægget er derfor medtaget i vedligeholdelsesplanen. Afkølingen er blevet dårligere efter fremløbstemperaturen er faldet. Det har medført administrationen foreslår at fremrykke ombygningen. Det betyder en større afkølingsafgift som afdelingen må betale. Det har taget tid at forbedre afkølingen, også lidt længere end nødvendigt. Administrationen indstiller derfor et engangstilskud på kr. til afdelingen. Der ydes ikke tilskud fremover.

25 NOTAT TIL PUNKT 2.E Renovering af Nydamsparken DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Der er som bekendt for flere år siden indsendt ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til renovering af afdeling 23, Nydamsparken. Den omfatter blandt andet renovering af facader, altaner, nye vinduer, nyt tag, ventilation, ombygning af lejligheder og øget tilgængelighed i form af elevator. De samlede udgifter blev dengang vurderet til ca. 140 mio. kr. Der er senere kommet øgede energimæssige krav og prisstigninger. Udgiften bliver derfor større end 140 mio. kr. Den kan måske spares midler ved færre ombygninger og mindre tilgængelighed. Landsbyggefonden har foreslået en kapitaltilførsel som en del af finansieringen. Kommunen har accepteret at betale kr. (1/5 ordning). Fonden har den 5/ sendt brev til Realkredit Danmark og Nykredit, Århus kommune og Boligkontoret med deres indstilling. Det sidste lån til Nykredit er dog indfriet pr. 30/ Vi er bedt om en tilbagemelding om vi kan godkende indstillingen. Kommunen skal betale kr. samt garantere for en del af de støttede lån og kreditforeninger skal betale i alt kr. Det er byrådet der skal godkende garantien før skema A godkendes. Boligkontoret (oprindelig Vesterbo) har bevilget kr. i tilskud fra trækningsretten, kapitaltilførsel og et årligt tilskud fra dispositionsfonden på op til kr. Begge beløb fremgår af fusionsmaterialet. Afdelingen er indstillet til (ikke godkendt) til huslejestøtte. INDSTILLING Der er ikke en samlet oversigt over det tilskud Boligkontoret skal betale i indstillingen. Der skal betales kr. som tilskud fra trækningsretten, kr. i kapitaltilførsel, ca kr. (1/4 af huslejestøtten) og løbende tilskud fra dispositionsfonden på ca kr. Vi skal acceptere der ikke overføres 1/3 af de oprindelige lån der udløber. Det er i alt ca kr. når alle lån er tilbagebetalt ca. 31/ Det er således billigere end oprindelig forventet. Det indstilles der bevilges de nødvendige tilskud til renoveringen. Størrelsen af disse tilskud fremgår ovenfor. Der kan ske ændringer i indstillingen siden hen, eksempelvis hvis renoveringen bliver dyrere eller huslejestøtten ændres. Tilskuddet som det ser ud nu er kr. lavere end tidligere bevilget. Bestyrelsen bekræfter tidligere godkendelse på tilskud op til kr. Boligkontorets udgift var allerede indbudgetteret i fusionsgrundlaget.

26 NOTAT TIL PKT 3.A Orientering fra administrationen DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ Kunder A. Vi spørger en gang om året vores beboere og vores afdelingsbestyrelser om, hvad de mener om vores service og om, hvad vi gør godt, og hvad vi kan gøre endnu bedre. Men fremover stiller vi også ind- og fraflyttere nogle korte spørgsmål om deres holdning. Spørgeskemaet udfyldes online i en dansk og en engelsk udgave. Ind- og fraflyttere med registreret mailadresse får en mail inden for ca. en måned efter flyttetidspunktet. Der vil også komme en QR-kode på det fysiske materiale, der linker til undersøgelserne. B. Beboerpanelet mødes den 16. august til sit andet møde med fokus på afvikling af afdelingsmøder samt husdyrhold i afdelingerne. IT og administration C. Digitaliseringsstrategiens projekt B c) og B d) om implementering af elektronisk rekvisition og faktura skrider støt frem. Siden 1. juni 2012 har alle rekvisitioner i hele organisationen været digitale og fra 1. august indkøres de første leverandørfakturaer til elektronisk godkendelse. Ejendomsfunktionærpersonale fra alle afdelinger har været igennem både workshops i administrationen og har derudover fået oplæring i den enkelte afdeling af superbrugergruppen. Særligt René Toustrup, der er varmemester i afdeling 60 og 61 har fungeret som supporter og har besøgt de fleste afdelinger for at hjælpe med opsætning og oplæring. D. Projektet ivarmemester har i samarbejde mellem tre varmemestre, Aarhus Universitet og EG Data Inform vurderet på, hvordan smartphones og tablets kan anvendes til at understøtte ejendomsfunktionærens arbejde i retning af større effektivitet og bedre service. Konklusionen er, at både smartphone og tablet kan anbefales til de, der er i stand til at bruge dem. En smartphone har fordelen at være med overalt, mens en tablet kræver, at man ved, at man får brug for den, og vil derfor typisk skulle bruges i situationer som fx syn eller måleraflæsning.

27 De undersøgte softwareløsninger er primært webbaserede, så der er ikke behov for indkøb af særlige applikationer pt. dog er EG Data Inform på nippet til at markedsføre en app til udskrivning af rekvisitioner. Der kan derudover være behov for en regnearksapplikation til håndtering af måleraflæsning m.m. Projektet har ikke nogen anbefaling af særlige platforme, men forsøger at stille de billigste muligheder på markedet til rådighed for indkøb. Der er ingen anbefaling til, om man bør benytte smartphone/tablet eller ej det bør alene bestemmes af medarbejderens motivation og afdelingens økonomi. E. Pt. er Boligkontoret Århus skadesforsikret på fire policer for hver af de tidligere organisationer Bo83, Højbo, VesterBo og Boligkontoret Århus. Policerne løber til udgangen af 2013, hvorfor der skal iværksættes et nyt udbud medio I forbindelse med overgangen til Willis som forsikringsmægler er policerne gennemgået, og der er ikke fundet anledning til ændringer i dækningen på denne side af udbuddet. Fremover vil almindelige entrepriseprojekter indtegnes via Willis rammeaftale i Codan, såfremt projektet ikke falder uden for de normale rammer mht. at der ikke udføres farlige arbejder, samt at entreprisesummen ekskl. moms ikke overstiger kr Det vil i løbet af efteråret blive vurderet, om der er behov for justeringer ift. registreringen af løsøre og motorkøretøjer, ligesom sikringsniveauet på varmemesterkontoret samt ejendomsfunktionærernes certificering i varmt arbejde vil skulle vurderes nærmere. F. Administrationen har implementeret NemKonto, så betalinger nu kan gennemføres direkte til beboerens/fraflytterens konto uden at skulle have administration og omkostninger til at håndtere checks. Det forudsætter i hvert tilfælde den pågældendes samtykke. G. Arbejdet med at udarbejde Boligkontoret Århus profilmagasin og er i fuld gang og forventes afsluttet kort efter sommerferien. Samarbejdspartneren er Nord Advertising og temaerne er de tre hovedoverskrifter i strategidokumentet. Som noget nyt produceres også en kort film om Boligkontoret Århus. Temaet er beboerdemokrati, og demokratiudvalget har været inddraget i at finde cases m.m. H. Administrationen har indgået samarbejde med Drifthåndbog.dk og InfoGeist om en ansøgning til puljen for Forsøg og udvikling 2012 under Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Ansøgning skal finansiere et pilotprojekt i 2013 om udarbejdelse af elektroniske driftshåndbøger i ca. tre afdelinger. Der forventes svar på ansøgningen sidst på året. Elektroniske driftshåndbøger vil være en del af arbejdet med at optimere ejendomsfunktionærfunktionen, og vi vil både opnå dokumentation for den store viden hos vores ejendomsfunktionærer, lette overgangen ved fx nyansættelser og afløsning samt få mulighed for at rationalisere og systematisere arbejdsgangene noget mere med henblik på at opnå en endnu højere kvalitet i arbejdet. I. Efter en turbulent start med administrationens overgang til TDC som telefonileverandør, fungerer systemet nu fuldt tilfredsstillende. Næste fase bliver at overflytte de resterende ejendomsfunktionærtelefoner til TDC, så de også bliver en del af det fælles omstillings-, flow- og tidsstyringsanlæg.

28 Endelig vil også selve varmemesterkontorernes telefoner gradvist blive flyttet ind i anlægget. Det vil ske ved, at varmemestertelefonen bliver gjort virtuel, således at den efter en nærmere defineret tidsplan omstilles til ejendomsfunktionærens mobiltelefon. Denne del vil blive gennemført gradvist, bl.a. pga. det behov der visse steder kan være for at opretholde en analog telefonforbindelse i en overgangsperiode. Personale J. Anne Kastrup afløser 1. august Lone Bak Christensen som ny udlejningsmedarbejder. Anne er 26 år og netop udlært i Aarhus Omegn, hvor hun har været siden På grund af indkøring af den nye medarbejder og en måned med én medarbejder i underskud, er der åbningstiden reduceret i uge 31 og 32. K. Det er lykkedes efter genopslag at ansætte 24-årige Heidi Qvortrup som kontorelev i administrationen fra 15. august. Hun kommer i løbet af sin elevtid rundt i hele huset og begynder de første måneder i Udlejning. L. Grundet en stor arbejdspukkel i de nuværende vedligeholdelsesplaner og særligt mange opgaver vedr. VVS og kloak er Jonas Kjølbæk, der tidligere har været i praktik i administrationen som led i sin uddannelse som bygningskonstruktør, ansat midlertidigt fra ultimo august til medio december. M. Boligkontoret Århus deltager med en række hold bestående af såvel ejendomsfunktionærer som administrationspersonale i DHL-stafetten onsdag den 22. august. N. Den fælles personaleforening BK-klubben arrangerer september et weekendophold for medarbejdere med ægtefæller på Hotel Kongebrogården. Der er pt. tilmeldt knap 70 deltagere. Eksterne relationer O. Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 21. juni, at administrationen skulle rette henvendelse til AAB, Ringgaarden og AlmenBo med henblik på at opnå tilslutning til en fælles strategi for de kommende boligsociale helhedsplaner. På den første forespørgsel, var det alene AAB, der tilkendegav en holdning, og var umiddelbart skeptisk overfor de skitserede scenarier. Administrationen har derfor indkaldt direktørerne for de tre organisationer samt Det Boligsociale Fællessekretariat til en drøftelse den 3. september med det formål at opnå en fælles holdning til sammensætningen af de kommende ansøgninger. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

29 NOTAT TIL PKT 3.B Forretningsgang fugt og skimmelsvamp DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING 1. Sagens opstart En skimmelsvampesag starter ofte ved at beboeren henvender sig mundtligt eller skriftligt til varmemesteren eller til inspektøren. I andre tilfælde kan sagen opstå ved at varmemesteren eller inspektøren bliver opmærksom på mulige problemer når lejligheden besigtiges i anden anledning. Når en beboer henvender sig med mulige skimmelsvampeproblemer er det vigtigt, at beboerens bekymring tages alvorligt og at enhver ansat i Boligkontoret yder en kompetent behandling af problemet. Det er ligeledes vigtigt, at enhver anmeldelse af en fugtskade undersøges nøje for at fastlægge, om fugten kan være mere omfattende end først antaget og om problemet har bredt sig eller kan brede sig til omkringliggende lejligheder. 2. Indledende undersøgelser Når varmemesteren har modtaget information om en mulig skimmelsag træffes der inden for få dage en aftale med beboeren om besigtigelse af lejligheden. På baggrund af besigtigelsen som omfatter samtlige lejlighedens rum udfylder varmemesteren vedlagte skema og sender en kopi heraf til inspektøren inden 7 arbejdsdage fra anmeldelsen er modtaget. Inspektøren sender efterfølgende en kopi af skemaet til afdelingsbestyrelsen. Varmemesteren kan under besigtigelsen efter behov rådgive om forebyggelse af fugt i lejligheden og eventuel udlevere informationsmateriale til beboeren. Han kan også tilbyde beboeren at foretage en fugt- og temperaturmåling over en periode for at klarlægge, om beboerens adfærd kan være med til at mindske fugtproblemerne i lejligheden. 3. Sagens afgørelse Efter besigtigelsen skal der tages stilling til om sagen kan afsluttes eller om der skal foretages tekniske undersøgelser.

30 Sager uden videre foranstaltninger Hvis det på baggrund af besigtigelsen kan udelukkes, at der er væsentlige fugtproblemer eller væsentlig synlig skimmelsvampevækst, skal der ikke foretages yderligere. Det kan være nødvendigt at lejligheden besigtiges af inspektøren inden denne afgørelse træffes. Meddelelse om at sagen lukkes sendes til beboeren med kopi til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Hvis den formodede skimmelvækst er så lille at den kan fjernes ved almindelig afvaskning og i øvrigt udgør et meget begrænset område, sørger varmemesteren for at der foretages en afvaskning med Rodalon. Beboeren skal være enig i denne fremgangsmåde og i at der ikke foretages yderligere i sagen. Inspektøren meddeler beboeren dette med kopi til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Da årsagen til fugt i lejligheden ofte kan henføres til beboerens adfærd er det vigtigt, at beboeren får vejledning og rådgivning om, hvad der kan gøres for at mindske og/eller afhjælpe problemerne f.eks. med hensyn til god opvarmning, hyppig udluftning, undladelse af tøjtørring i lejligheden m.v. Er beboeren uenig i at sagen afsluttes kan det aftales, at der skal ske en fugtmåling eller en prøvetagning fra lejligheden. Hvis de indledende undersøgelser ikke forklarer årsagen til fugtproblemet kan det give anledning til en undersøgelse af, om særlige forhold ved bygningskonstruktionen kan være årsagen. Sager med videre foranstaltninger Hvis inspektøren ikke selv kan finde årsagen til fugten og dermed skimmelsvampevæksten, træffes der aftale med et anerkendt firma om en bygge- og fugtteknisk undersøgelse. I mere komplicerede sager hvor der konstateres betydelige fugtproblemer og formodning om udbredt skimmelsvampeforekomst, tager inspektøren kontakt til et relevant firma og aftaler prøvetagninger i boligen, herunder på indbo, samt udarbejdelse af en rapport som beskriver de nødvendige foranstaltninger til afhjælpning af skimmelsvamp i boligen. Inden et firma rekvireres til dette, informeres beboeren, afdelingsbestyrelsen og varmemesteren om prøvemetoden og om de anslåede udgifter, der betales af afdelingen. 4. Analyse af resultater/beslutning om skimmelsvamperenovering Når resultatet af målingerne foreligger, sender inspektøren en kopi af rapporten til beboeren, afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Hvis rapporten påviser fugtproblemer og en unormal forekomst af skimmelsvamp, skal fugtkilderne standses, udtørring iværksættes og skimmelsvamp fjernes efter rapportens anvisninger. Forinden disse arbejder iværksættes informeres beboeren skriftlig med kopi til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Hvis der ikke er konstateret forhøjet fugtighed og/eller unaturlig forekomst af skimmelsvamp, skal der ikke foretages yderligere. Dette meddeles skriftlig til beboeren med kopi til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Den skriftlige information til beboeren kan suppleres med en uddybende samtale. 2/4

31 5. Skimmelsvampesag Iværksættelse af skimmelsvamperenovering Når beslutning om skimmelsvamperenovering er truffet, indgår inspektøren en aftale med et relevant firma om en forskriftsmæssig renovering af lejligheden, herunder også en forskriftsmæssig slutrengøring. Afrensning af indbo og tøj foretages ligeledes, hvis rapporten foreskriver dette. Tidspunktet for opstart af renoveringen aftales med beboeren og varmemesteren. Genhusning Samtidig med at beslutning om skimmelsvamperenovering træffes, kontaktes beboeren for at undersøge, om beboeren har behov for genhusning i den periode lejligheden renoveres. Hvis beboeren har oplyst at være fysisk påvirket ved at opholde sig i lejligheden, skal beboeren have tilbud om genhusning omgående, uanset hvornår skimmelsvamperenoveringen skal iværksættes. De nærmere regler omkring genhusning er beskrevet i en særlig forretningsgang. Huslejerefusion Hvis lejligheden kan bebos delvis i renoveringsperioden eller hvis beboeren ikke ønsker at gøre brug af tilbuddet om genhusning, f.eks. fordi beboeren tager midlertidig ophold hos familie/bekendte, kan der eventuelt udbetales refusion af dele af huslejen samt eventuel refusion af forøgede leveomkostninger. Når omfanget af huslejerefusion m.v. er fastlagt meddeles dette beboeren med kopi til afdelingsbestyrelsen. De nærmere regler omkring huslejerefusion er beskrevet i en særlig forretningsgang. Opbevaring af indbo Hvis der i renoveringsperioden er behov for at indbo i en periode fjernes fra lejligheden, træffer inspektøren nærmere aftale med beboeren om flytning og opbevaring. I videst muligt omfang aftales det med varmemesteren, at indbo opbevares i disponible rum i afdelingen. Alternativt kan opbevaring ske hos et flyttefirma. Efter skimmelsvamperenovering Når skimmelsvamperenoveringen er afsluttet, kontakter inspektøren firmaet som foretog de første undersøgelser for at få foretaget yderligere prøvetagninger og udarbejdet en slutrapport som dokumentation for, at lejligheden er fuldstændig renset for skimmelsvamp. Når slutrapporten modtages og det heraf fremgår at lejligheden er renset for skimmelsvamp, sendes der kopi af rapporten til beboeren, afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Inspektøren aftaler herefter en besigtigelse af boligen med deltagelse af beboeren og varmemesteren. Lejligheden gennemgås for mangler og hvis den konstateres mangelfri, klarmeldes lejligheden skriftlig overfor beboeren med angivelse af en frist på højst en uge til at flytte ind. Kopi af klarmeldingen sendes til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Hvis lejligheden ikke kan konstateres mangelfri, herunder ikke tilstrækkelig rengjort, rekvirerer inspektøren de relevante firmaer med henblik på en hurtig udbedring. Herefter foretages endnu en besigtigelse som beskrevet ovenfor. 3/4

32 6. Generelt I komplicerede fugt- og skimmelsvampesager går der forholdsvis lang tid fra Boligkontoret Århus bliver gjort opmærksom på problemet og indtil beboeren kan flytte tilbage til en skimmelsvamperenoveret lejlighed. Det er derfor afgørende, at fremdriften i den enkelte sag følges nøje og at de forskellige aktiviteter i udbedringsforløbet igangsættes hurtigt, således den samlede afklaringsog/eller udbedringsperiode bliver så kort som mulig. Og igennem hele forløbet er det også vigtigt, at beboeren kan føle sig tryg og velinformeret om sagsforløbet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender den justerede forretningsgang. 4/4

33 NOTAT TIL PKT 4.B Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 6. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i resten af PROBLEMSTILLING 6. september 2012 Debatproces vedr. børnereglen Bestyrelsen udmønter og udpeger på baggrund af indstilling fra administrationen indsatsområder og handlingsplaner i visionspapirets strategiplan Kommunikations- og webstrategi Evt. udbud af revision Mødeplan for organisationsbestyrelsen 1. halvår 2013 Oversigt over forretningsgange 27. september 2012 Udlejningsvanskeligheder og lejeniveau i udkantsafdelinger Ledelsesgrundlag, personalepolitik og attraktiv arbejdsplads Initiativer vedr. beboerdemokrati Opfølgning på forretningsgang for nybyggerisager Godkendelse af afdelingsbudgetter Kundeundersøgelser efterår 2012 Evaluering af afdelingsmøder efterår november 2012 Bygge- og energipolitik Økonomisk orientering 3. kvartal 6. december 2012 Proces for Årets afdeling 2013 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.