v Analyserapport Rengøring af kommunale lokaliteter

Transkript

1 v Analyserapport Rengøring af kommunale lokaliteter Ringsted Kommune 2014

2 Indholdsfortegnelse: 1 Indledning, baggrund, omfang og proces Indledning Den historiske baggrund Procesbaggrund Analyseomfang Tids- og handlingsplan Renholdelsesstrategi Rengøringsarbejdets forankring Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed Model 4 - Genudbud af den nuværende aftale Kravspecifikation for rengøringsydelsen Rengøringsarbejdets indhold og omfang Renhedsgradssystemet Frekvensbestemte aktiviteter Udfaldskrav Opmåling og registrering Rengøringsdage og tidspunkter Oprydning og klargøring Miljøforhold Controllerfunktion og kvalitetssikring Controllerfunktion Kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering Økonomi Organisationsøkonomi - Model 1 - Opbygning af service- og rengøringsafdeling Organisationsøkonomi - Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver Organisationsøkonomi - Model 3 - Udbud af rengøringsopgaver med valgfrihed Organisationsøkonomi - Model 4 - Genudbud af nuværende aftale Kalkulation - Model 1 - Opbygning af service- og rengøringsafdeling Kalkulation - Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaverne Kalkulation - Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaverne med valgfrihed Kalkulation - Model 4 - Genudbud af den nuværende aftale Samlet model kalkulationsoversigt Det fremtidige budget Afslutning og anbefaling Den fremtidige forankring, fordele og ulemper Den videre proces Bilagsoversigt: 1. Lokalitetsliste med detailoplysninger 2. Oplæg til alternativt rengøringssystem kravspecifikation 3. Oplæg til differentierede grænsefladedragninger - Oprydning og klargøring 4. Fremtidig opgave- og ansvarsfordeling 5. Oplæg til Rengøringsmanual 6. Arbejdstaktens oprindelse 7. Kvalitetsstandard for plejecentre 8. Kvalitetsstandard for Bo- og Servicecenter Ringsted 9. Opgavefordeling rengøring, svømmehal 10. Oversigt anbefalinger Side 2

3 1 Indledning, baggrund, omfang og proces 1.1 Indledning Dansk Servicekonsulent har for Ringsted Kommune, Vej- og Ejendomscenter, udarbejdet denne overordnede analyserapport, samt foretaget justering og tilpasning af hidtidigt gældende praksisser for området. Tilpasningen har, for så vidt angår de ikke udliciterede lokaliteter, i det væsentligste, dog med få undtagelser, herunder Knud Lavard Centret, taget udgangspunkt i de nuværende rengøringsprogrammer, samt de af Ringsted Kommune udleverede lønoplysninger for de nævnte lokaliteter. Dansk Servicekonsulent har foretaget besigtigelser og gennemgået alle lønoplysningerne, herunder timenormeringerne, med de respektive daglige ledere på de omhandlende lokaliteter. I forhold til de udliciterede lokaliteter, har Dansk Servicekonsulent i det væsentligste taget udgangspunkt i det foreliggende grundlag, herunder de oplysninger, der er indhentet hos den nuværende leverandør ISS Facility A/S, samt kommunens controllingfunktion. Som en naturlig følge af den forholdsmæssigt - men nødvendigt - stramme tidsplan for denne analyse, har Dansk Servicekonsulent gennemgået Ringsted Kommunes Procedureretningslinjer i forbindelse med information og drøftelse i k o m m u n e n s MED-struktur. Med udgangstagen i denne, samt erfaringer fra sammenlignelige opgaver, vurderer Dansk Servicekonsulent, at der ikke bliver væsentlige ændringer i den nuværende kvalitet uanset valg af model. Derimod bliver der - alt efter valg af model - tale om væsentlige ændringer i de involverede medarbejderes ansættelsesforhold. Dansk Servicekonsulent er af den opfattelse, at Ringsted Kommune bør overveje en varsling/informering til de berørte MED strukturer, eventuelt ved et opklarende møde, hvor der kan finde en gennemgang sted af analysens væsentligste elementer. Dette med henblik på at klæde MED - strukturen på, således at den kan involveres snarest muligt efter, en eventuel principbeslutning er truffet i det politiske system. Kommunen er jf. gældende EU- lovgivning forpligtet til at genudbyde de i forvejen udbudte opgaver til opgavestart senest den 1. januar 2015, med mindre opgaverne og hermed de involverede medarbejdere overgår til kommunal ansættelse. Kommunen skal derfor træffe en beslutning om at udføre opgaverne med eget ansat personale, eller genudbyde de opgaver som i dag udføres af ISS Facility Service A/S. Gældende lovmæssige varslinger i forhold til et udbud nødvendiggør en beslutning inden sommerferien Analysen omhandler det samlede rengøringsområde fordelt på 90 lokaliteter bestående af forskellige lokalitetstyper, som indgår i Ringsted Kommunes samlede bygningsmasse, (daginstitutioner, skoler, sfo, administrationsbygninger, sportscentre, biblioteker samt fællesarealer på ældre og psykiatri centre m.v.). Analysen viser, at det samlede rengøringsareal udgør ca m2. Der forelå opmålinger på de m2, hvor det i dag er en privat leverandør, som udfører rengøringen for kommunen. På de resterende rengøringsarealer, m2, foretages rengøringen af lokaliteternes egne ansatte medarbejdere. Der forelå ikke ved analysens påbegyndelse entydige eller endelige opmålinger af rengøringsarealet på disse lokaliteter. Dansk Servicekonsulent har på den baggrund foretaget de nødvendige opmålinger og registreringer. Alle lokaliteter er herefter kalkuleret enkeltvist ud fra præcise opmålinger og registreringer af de fysiske rammer og personalemæssige ressourcer. I forhold til ældre- / bo centrene, hvor det primært er husassistenterne, der udfører rengøringen, er der foretaget en grænsedragning imellem Side 3

4 de faste rengøringsopgaver og den personlige pleje. Ved grænsedragningen er der taget udgangspunkt i kommunens kvalitetsstandarder for de enkelte områder, herunder definitionen af hvilke opgaver, der betegnes som plejeopgaver og hvilke, der betegnes som praktiske rengøringsopgaver. I forhold til de øvrige områder, er grænsedragningen foretaget ved opgørelse af hvilke opgaver, der er rene rengøringsopgaver og hvilke opgaver, der er serviceydelser, som ikke naturligt henhører under et rengøringsbudget. Den samlede omkostning ved denne kalkulation har vist, at der kan forventes en samlet omkostningsreduktion 1 i forhold til 2013, der rigeligt kan finansiere de transaktionsomkostninger, der vil være ved gennemførelse af et samlet udbud, eller ved en organisering og opbygning af en selvstændig forankret rengøringsfunktion i kommunen. Ved en umiddelbar sammenligning med andre kommuner med samme sammensætning af lokaliteter, er det konstateret, at der for disse er opnået et resultat, der matcher den foretagne kalkulation. 1.2 Den historiske baggrund Ringsted Kommune indgik efter et gennemført udbud i 2008 kontrakt med ISS Facility A/S, der i dag udfører rengøringsarbejderne på 75 lokaliteter fordelt i kommunen. Kontrakten blev indgået for en 4 årig periode (1. januar december 2012) med mulighed for forlængelse i op til 2 x 1 år på uændrede vilkår. Aftalen og økonomien fulgte indtil den 1. maj 2011 de enkelte lokaliteter, men det var Indkøbskontoret, der overordnet set havde ansvaret for kontrakten med ISS Facility Services A/S, bistået af en ekstern controllingfunktion. Efterfølgende har kommunen omorganiseret opgaven, således at den med virkning fra den 1. maj 2011 organisatorisk blev hjemmehørende under Vej- og Ejendomscenteret, som herefter har varetaget tilsynet i samarbejde med den eksterne controller. I forbindelse med omorganiseringen besluttede kommunen, at de enkelte lokaliteter bibeholdt et beløb til hovedrengøringsopgaver svarende til 7 % af den årlige kontraktsum. Ydelserne kunne enten bestilles igennem controlleren eller ved direkte kontakt til ISS Facility Services A/S. Kontrakten med ISS Facility Services A/S udløber den 31. december 2014, efter den har været forlænget maximalt, Ringsted Kommune skal derfor træffe fornyet beslutning om, hvordan den fremtidige organisering af området skal være fra 1. januar Byrådet besluttede i 2012, at der skulle foretages en kortlægning af det samlede rengøringsområde på alle kommunens ejendomme. Beslutningen medførte, at administrationen efterfølgende nedsatte en arbejdsgruppe, hvis formål var, at skabe et overblik over den nuværende løsning, samt fremkomme med forslag til fremtidige løsningsmodeller. I forhold til arbejdsgruppens overordnede forslag til en fremtidig organisering, har Dansk Servicekonsulent i det væsentligste taget højde for dette ved en indarbejdelse af de overordnede elementer i forhold til de udarbejdede modeller. 1 Den konkrete kalkulation offentliggøres ikke af konkurrencemæssige hensyn, men forelægges Styregruppen Side 4

5 1.3 Procesbaggrund For at sikre det bedst mulige forløb i analysen, blev der i forbindelse med igangsætning af arbejdet etableret en styregruppe med deltagelse af Direktør Johnny Hauskjold Christensen, Teknik- og Miljøcenter / Vej- og Ejendomscenter, Centerchef Annemette Lehmann Bøgh, driftsleder Niels Richer, samt jurist Marie Caspersen fra Vej- og Ejendomscenter. Herudover indgår Finn Hougaard Frederiksen fra Dansk Servicekonsulent. Styregruppen har undervejs holdt en række møder, hvor der med udgangspunkt i forskellige oplæg til både den aktuelle og fremtidige situation er drøftet, hvordan rengøringen i Ringsted Kommune vil kunne organiseres, og efter hvilke forudsætninger og vilkår rengøringsopgaven bør udføres. 1.4 Analyseomfang Analysen har omhandlet, at Styregruppen har forberedt og gennemført en indledende oplysningsindsamling. På baggrund af de fremkomne - men ikke nødvendigvis komplette - oplysninger har Dansk Servicekonsulent for alle de omhandlede 90 lokaliteter gennemført eller medvirket til at gennemføre: Fremskaffelse, kontrol og opdatering af foreliggende tegninger og etageplaner Interview med ledelse/kontaktpersoner på de lokaliteter, der ikke tidligere har været omhandlet af aftalen med ISS Facility Services A/S. Dette for afklaring af den nuværende rengøringssituation med videre Fysisk gennemgang på udvalgte lokaliteter med henblik på kontrol af tegningsmaterialet og en registrering af de for rengøringen relevante forhold omkring tilgængelighed, overfladematerialer, vedligeholdstilstand, møbleringsgrad m.v. Fastlæggelse af særlige og/eller specifikke rengørings- og serviceopgaver relateret til den enkelte lokalitet eller enkelte lokaler Elektronisk indtegning og fastlæggelse af rengøringsarealet pr. lokale, pr. etage, pr. bygning og i alt pr. lokalitet i nødvendigt omfang Kalkulation af den i forhold til en normal rengøringsaktivitet nødvendige og gennemsnitlige rengøringstid pr. dag og pr. lokalitet. Kalkulationen er gennemført i henholdsvis normal arbejdstakt og arbejdstakt gældende ved præstationsarbejde 2 Alle detailoplysninger for de enkelte lokaliteter og de overordnede tal og summer i relation til kalkulation af det nødvendige rengøringsbudget fremgår af vedhæftede bilag 1, Lokalitetslisten. Det er Dansk Servicekonsulents umiddelbare vurdering, at den leverede rengøringskvalitet alle steder er forsvarlig og dækkende, og at rengøringsbudgetterne generelt er tilstrækkelige, hvilket 2 Arbejdstakten anvendes til opmåling og normeringsfastsættelse af en rengøringsopgave. Normal arbejdstakten er som udgangspunkt 100 ved offentlige opgaver udført i eget regi. Arbejdstakten ved præstationsløn, er som udgangspunkt 130, og anvendes til normeringsfastsættelse ved private overenskomstarbejder. Se endvidere bilag 6, Arbejdstaktens oprindelse og betydning. Side 5

6 især er gældende i forhold til de decentrale lokaliteter, som ikke tidligere har været konkurrenceudsat eller centraliseret. 1.5 Tids- og handlingsplan Analyserapporten er senest behandlet i Styregruppen den 28. april og behandles efterfølgende på et direktionsmøde den 5. maj 2014 med henblik på udarbejdelse og forelæggelse af en sag til politisk afgørelse inden sommerferien Efter den politiske behandling kan der træffes beslutning og eventuelt gennemføres en af de i rapporten anviste muligheder i henhold til det politisk besluttede omfang i løbet af sidste halvdel af Resultatet af den gennemførte proces vil således kunne fremlægges til politisk orientering i første halvår Det skal hertil pointeres, at alle de i denne analyse foreslåede modeller er betinget af en beslutning om valg af model inden 1. juli Formelle retslige forhold Som udgangspunkt er det op til Ringsted Kommune, under iagttagelse af Lov om Kommunernes Styrelse, selv at beslutte, hvordan rengøringsarbejdet skal organiseres, tilrettelægges og udføres. Herunder kan kommunen også selv beslutte hvilket kvalitetsniveau og hvilke grænsefladedragninger med videre, der skal være gældende. Med udgangspunkt i, at rengøringsarbejdet ved 75 af de omhandlede 90 lokaliteter i dag er udliciteret til udførelse af en privat leverandør ISS Facility Services A/S, har Ringsted Kommune den forpligtigelse, medmindre kommunen udfører opgaverne med egne ansatte, at aftaler i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, skal udbydes efter direktivets retningsliner. Idet Ringsted Kommune er en selvstændig og samlet juridisk enhed medfører dette, at opgaverne enkeltvis eller samlet skal udbydes på de jf. direktivet fastlagte vilkår ca. hvert 3-4 år. Med hensyn til den med rengøringsarbejdet afledte kvalitet, er der ingen formelle krav i forhold til de almindelige lokalebrugere. Til gengæld er der naturligvis de almindelige krav i forhold til kommunens medarbejdere i relation til Arbejdsmiljølovgivningen med videre. Selve rengøringsarbejdets udførelse er naturligvis underlagt en række bestemmelser i forhold til Arbejdsmiljølovgivningen og herunder eksempelvis også lov om farlige stoffer. Herudover er der en række vejledninger og anvisninger, som der med fordel kan tages udgangspunkt i. I forhold til grænsefladedragningen mellem rengøring og den oprydning og klargøring, som brugerne har ansvaret for, er der heller ikke nogen egentlige regelsæt, der skal følges. Dog skal det sikres, at lokalebrugerne ikke pålægges opgaver, som de ikke for betaling for i dag. 2 Renholdelsesstrategi 2.0 Rengøringsarbejdets forankring Det er oplagt, at der i Ringsted Kommune etableres en samlet strategi for fastlæggelse af ensartede kravspecifikationer, leveringsvilkår og forudsætninger for rengøringsydelserne, og at dette skal Side 6

7 omhandle alle kommunens lokaliteter, herunder de lokaliteter ca. 30 %, hvor rengøringen i dag udføres af kommunens egne medarbejdere. Uanset de nuværende forskelle kan det efter Dansk Servicekonsulents opfattelse forventes, at der i forhold til kommunens fremtidige fastlæggelse af serviceniveauer - og ikke mindst budgetter - vil blive efterspurgt den størst mulige ensartethed og kvalitet. Som det formentligt er Ringsted Kommune bekendt, foreligger der ikke entydige eller egentligt dokumenterede undersøgelser, der kan tale for eller imod, om rengøringsopgaverne skal udføres kommunalt eller privat. Det kan derimod forventes, at der i forbindelse med et udbud af opgaven vil blive frembragt et konkurrencebaseret omkostningsniveau baseret på markedsprisen. Det skal dog hertil bemærkes, at enhver form for udbud og udlicitering stiller større krav til fastlæggelse af kravspecifikationer, leveringsvilkår og forudsætninger end ved en kommunal opgavevaretagelse. Til gengæld er der ved en udlicitering større sikkerhed for, at økonomien ikke skrider. Tilsvarende skal det også bemærkes, at der i forbindelse med privat opgavevaretagelse skal afsættes ressourcer til controlling, idet kommunen kun kan overdrage opgaven, men ikke ansvaret, til en privat leverandør. Følgende generelle overskrifter bør normalt indgå i overvejelserne omkring kommunal eller privat opgavevaretagelse: Ideologiske og økonomiske hensyn Kvalitetsudvikling og effektivisering Konkurrenceudsætning og erhvervsfremme Styringsredskab Lærende samspil Innovation og nytænkning Personaleadministration/-håndtering og herunder især rekruttering og fastholdelse Medarbejderinvolvering/-ansvar Bedre udnyttelse af ansattes kompetencer og apparatur Som nævnt, er det efter Dansk Servicekonsulents opfattelse ikke muligt at opstille en facitliste. Det synes dog oplagt, at de rengøringsopgaver, som Ringsted Kommune selv varetager i dag, med fordel kan kravspecificeres, konkurrenceudsættes eller indgå i en samlet centraliseret rengøringsfunktion. Som det fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten, er der foretaget en vejledende beregning af normeringsgrundlaget med udgangspunkt i de kravspecifikationer og leveringsvilkår, der forventes besluttet af Ringsted Kommune. Privat regi Den private overenskomst har siden midten af 80erne bygget på en præstationslønaftale, der i hovedtræk tager udgangspunkt i en arbejdstakt 130 (ca. 25 % over normalarbejdstakten). Se endvidere bilag 6, Arbejdstaktens oprindelse og betydning. Udover arbejdstakten er der få betydende fordele/ulemper i forhold til den kommunale overenskomst. Side 7

8 Det er dog en betydende forskel, at lønniveauet er ca % højere for en nyansat rengøringsmedarbejder efter den private overenskomst end ved en tilsvarende kommunal overenskomst. Kommunalt regi I den kommunale overenskomst er der principielt ikke fastlagt nogen arbejdstakt og det er derfor det normale, at der tages udgangspunkt i en arbejdstakt 100 (normalarbejdstakten). Se endvidere bilag 6, Arbejdstaktens oprindelse og betydning. I tilfælde, hvor kommunale rengøringsopgaver ønskes hjemtaget eller videreført i eget regi efter for eksempel et afsluttet kontraktforløb, er det Dansk Servicekonsulents erfaring, at der i dag kan optages forhandling med den eller de relevante faglige organisationer indenfor området med henblik på, at der indgås en lokalaftale omkring en fastsættelse af den arbejdstakt, som lægges til grund for de opmålinger, der efterfølgende kommer til at udgøre de enkelte medarbejderes rengøringsområder. Dansk Servicekonsulent vurderer, at i de tilfælde, hvor en samlet kommunal rengøringsopgave forudsættes udført ved et arbejdstemposkift svarende til et tempo, der ligger midt i mellem den private og offentlige overenskomsts normale værdi for området, reelt vil medføre, at konkurrenceevnen er den samme imellem den offentlige og private leverandør. Det er Dansk Servicekonsulents opfattelse, at der med afsæt i det foreliggende udliciteringsforløb i Ringsted Kommune i perioden , hvor der overordnet set har været udtrykt tilfredshed med den udførte rengøringskvalitet, fortsat må kunne forventes tilfredshed efter et eventuelt valg af struktur, der i det overordnede medfører en rengøring, der fortsat udføres af de samme medarbejdere, men blot organiseret i kommunens eget regi og med et nedsat tempo til følge for de fleste. I perioden midten af 80erne og indtil finanskrisens begyndelse i 2008 blev rengøringsområdet i den offentlige sektor drænet for betydelige personalemæssige resurser. Årsagen var i overvejende grad en stigende interesse for at konkurrenceudsætte rengørings- og serviceydelserne i den offentlige sektor i den periode. Især de kompetencestærke ressourcer var efterspurgt i den private sektor, hvorved den offentlige sektor blev sårbar, når de stærke ressourcer overgik i privat regi. Det var undtagelsen frem for reglen i den periode, eller viljen til at bibeholde opgaverne i eget regi, der ved konkurrenceudsættelser gjorde, at den offentlige opgave kunne forblive på egne hænder. Den økonomiske gevinst ved at udlicitere opgaverne til en privat leverandør var så økonomisk fordelagtig, at det i perioder var svært at argumentere for, at opgaverne forblev i egne regi. Det er imidlertid Dansk Servicekonsulent erfaring, at den offentlige sektor indenfor de seneste 3 4 år i større grad er blevet i stand til at konkurrere med det private arbejdsmarked. Især de områder, som har været udliciteret i en årrække, vil i dag kunne varetages i eget regi indenfor de nuværende budgetrammer. Det forudsætter dog opdaterede ledelsesmæssige kompetencer og ressourcer, hvorfor en beslutning om forankring og organisering af opgaven bliver en væsentlig faktor. Generelt Med de krav, der i dag helt naturligt stilles til opgavens tilrettelæggelse i forhold til faglighed, uddannelse, udstyr, arbejdsmiljø, APV m.v., er det oplagt, at der med udgangspunkt i en forholdsvis stram økonomi stilles større krav til opgavens udførelse og resultat. Analysen og dens resultater tager ikke specifikt stilling til, om der skal vælges en model med forankring af rengøringsarbejdet i henholdsvis kommunalt eller privat regi. Som det fremgår af afsnit Side 8

9 5.13 Samlet kalkulationsoversigt, er der i Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, et lille økonomisk spillerum i forhold til Model 2, Udbud af alle rengøringsopgaverne. Spillerummet er dog afhængigt af, at der gennemføres en relativt konsekvent centraliseret omorganisering, inklusive opnåelse af ændrede overenskomstforhold i forhold til arbejdstakten, som nævnt tidligere, og yderligere præciseret i bilag 6, Arbejdstaktens oprindelse og betydning. Rengøringsarbejdet i kommuner, og stort set alle andre steder, har gennem mange år været udsat for megen kritik. Dette for så vidt uanset om arbejdet udføres i eget eller fremmed regi, men der har været en overvægt af kritik på de udliciterede rengøringsområder i kommunerne. Efter Dansk Servicekonsulents opfattelse har kritikken i mange tilfælde været berettiget. Det kan imidlertid ikke dokumenteres, at det alene skyldes det forhold, at opgaven er udlagt til løsning af private leverandører. I Ringsted Kommune har leverandøren gennemført kvalitetskontrol på alle de udbudte lokaliteter en gang om måneden. De til kommunen fremsendte kvalitetsrapporter har vist en gennemgående tilfredshed med den leverede kvalitet og samarbejdet med leverandøren. Vej- og Ejendomscenter har ved månedlige opfølgningsmøder med leverandøren løbende fulgt op på de indgåede aftaler, dog ikke ved en proaktiv indsats, men på opfordring fra de enkelte lokaliteter, når der opstod behov. I de seneste år har der været en langt større grad af seriøsitet i tilbudsgivningen, hvilket også har medført, at der kun sjældent opleves urealistiske tilbud fra private leverandører. Tilsvarende har der i eksempelvis kommunale rengøringsvirksomheder været en tendens til, at der budgetteres og anvendes de ressourcer, der skal til for at levere den fastsatte kvalitet. Uanset valg af model, er det Dansk Servicekonsulents opfattelse og erfaring, at den samlede ydelse med passende mellemrum og fordel kan udsættes for konkurrence. I såvel private som offentlige virksomheder er der altid en tendens til eller risiko for, at fokus på at holde omkostningsniveauet så lavt som muligt ikke kan holdes 100 % i længden. I en driftsvirksomhed, der hovedsagelig leverer service, er dette, som følge af de ofte mange ændringer, der sker over tid, særligt gældende. Det foreslås derfor, at det ved beslutning om en forankring af rengøringsopgaverne i eget regi samtidig besluttes, at disse efter en opbygning af rengøringsfunktionen og efter en passende indkøringsperiode på ca. 3 4 år, udsættes for hel eller delvis konkurrence gennem udbud. I den aktuelle situation er det ud fra ovenstående oplagt, at der besluttes, tilrettelægges og gennemføres en forankring af rengøringsarbejdet i Ringsted Kommune ud fra en af nedenstående overordnede modeller: 2.1 Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling I denne model er det forudsat, at der opbygges en central service- og rengøringsafdeling, som fremover varetager rengøringsopgaverne ved alle de i analysen omhandlede lokaliteter. Herudover vil afdelingen på længere sigt, også med fordel kunne varetage andre serviceopgaver. En opbygning af en kommunal service- og rengøringsafdeling, der i en efterfølgende konkurrence med de private leverandører på området skal kunne opnå og opretholde kontrakterne med kun- Side 9

10 10 derne, må kunne operere på et højt fagligt, ledelsesmæssigt og driftsøkonomisk grundlag samtidig med, at der kan gennemføres ny- og videreudvikling af serviceydelserne. Afhængig af den samlede omsætningsstørrelse betinger dette, at der ud fra de andre steder opnåede erfaringer er etableret én samlet driftsorganisation, som består af følgende: En overordnet ledelse i form af en driftsleder, som kan fastlægge Rengøring- og Serviceafdelingens strategiske indsatsområder, have det økonomiske ansvar samt være frontfigur og sælger i alle relevante sammenhænge. Driftslederens kompetencer skal som minimum udgøre følgende overordnede punkter: - erfaring fra en tilsvarende eller sammenlignelig stilling, hvor såvel ansvaret for den rengøringstekniske ledelse, som det overordnede personaleansvar har været en naturlig del af dennes arbejdsopgaver, herunder blandt andet at have indgået som supplement for den øvrige serviceledelse ved dennes fravær eller lignende - erfaring med administrative opgaver i relation til området, herunder kendskab til de mest almindelige kvalitetsstyringsværktøjer, samt afrapporteringsprocedurer i forhold til rengøringsområdet - erfaring med Office pakkens Microsoft Word, Excel eller lignende, på et professionelt praktisk plan En planlægnings- og kalkulationsenhed, som kan fastlægge det relevante kvalitetsniveau samt gennemføre opmåling og tilbudsberegning i forbindelse med udbud ved løbende justeringer i de indgåede aftaler og ved indgåelse af nye aftaler - Opgaverne kan udføres af Driftslederen, eventuelt bistået af ekstern konsulent til udarbejdelse af nye arbejdsplaner, opmålinger m.v. En uddannelses-, instruktions- og kvalitetssikringsenhed, som kan gennemføre en opkvalificering af alle de tilknyttede direkte ledere og medarbejdere. Opkvalificeringen kan gennemføres ud fra følgende overordnede punkter: - En rengøringsfaglig opkvalificering af ledere kan ske ved bistand af en ekstern konsulent med ekspertise i den slags opgaver. - Den rengøringsfaglige opkvalificering af de enkelte medarbejdere kan forestås af de respektive ledere i fællesskab, som udarbejder individuelle handlingsplaner, herunder afdækker uddannelsesbehov m.v. - En ledelsesmæssig opkvalificering kan med fordel ske med udgangstagen i de overordnede retningslinjer, som er gældende i Ringsted Kommune En administrativ funktion, der kan udgøres af en kontormedarbejder med en almen viden 2 mobile serviceledere, der hver varetager det daglige driftsansvar inden for et geografisk område (med et passende antal lokaliteter med en passende omsætningsvolumen) kan gennemføre kvalitetssikring, personalehåndtering og kundekontakt med henblik på vedligeholdelse og udvikling af kompetencer og aftaler

11 11 1 medarbejdende tilsynsassistent på hver af de store skoler og større lokaliteter, til varetagelse af de daglige ledelsesmæssige rutiner (fremmødekontrol, bestilling af varer med videre samt kontakt til den lokale kontaktperson) Det på baggrund af den gennemførte normeringskalkulation nødvendige antal servicemedarbejdere, som kan udføre de aktuelle ydelser En ekstern kvalitetsopfølgning i form af en kontrol på de omhandlende lokaliteter et antal gange pr. år til sikring af den overordnede aftalte kvalitet Herudover skal den ansvarlige ledelse til stadighed holde fokus på opfølgning af alle de for en rationel drift aktuelle forhold omkring: Løbende opfølgning på de indgåede aftaler med en dialogbaseret forventningsjustering ud fra de aktuelle behovsvariationer Løbende vurdering af mulige forbedringstiltag på alle for enheden og kunderne relevante miljøfaktorer Løbende vurdering af teknologiske udviklingstiltag på maskin-, udstyrs-, værktøjs- og hjælpemiddelområdet, som kan øge en effektiv varetagelse af ydelserne Løbende vurdering af uddannelsesbehov og -ønsker med henblik på både den faglige dygtighed, kundernes forventninger og medarbejdernes ønsker Afholdelse af periodiske faglige og sociale arrangementer for at opbygge og fastholde en samhørighed i Rengøring- og Serviceafdelingen, eventuelt i lokale teams Straks efter en beslutning om Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling skal der udarbejdes en proces- og tidsplan samt en detaljeret implementeringsplan med angivelse af ansvars og opgavefordeling. Herudover skal der udarbejdes individuelle funktions- og ansvarsbeskrivelser for de enkelte ledere og medarbejdere. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der til dette formål anvendes en ekstern konsulent med ekspertise i den slags opgaver. Omkostninger til ansættelse af de respektive ledere og personale, herunder omkostninger til annoncering, afholdelse af ansættelsessamtaler, opstartskursus med videre er indeholdt i etableringsomkostningerne, der fremgår af afsnit 5.6. Ved valg af løsning efter Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver, Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed eller Model 4 Genudbud af den nuværende aftale, er det ligeledes Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der på en tilsvarende måde, som beskrevet i Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, stilles en række krav til uddannelse og samarbejde, der afspejler de behov, som kommunen efterspørger. Herudover anbefales det, at der iagttages hensynstagen til pleje og bo- centrenes behov for, at det udførende rengøringspersonale har nødvendige sociale færdigheder til, at arbejde på centrene. Det skal dertil bemærkes, at der ved udarbejdelsen af sådanne krav, skal tages nødvendige overordnede hensyn til den gældende EU- lovgivning på området. Ud over de oplagte muligheder for stordriftsfordele, blandt andet gennem opbygning af en medar-

12 bejderstab på et højt fagligt og socialt niveau, vil der overfor både de enkelte kunder og kommunen som hovedsponsor kunne samarbejdes ud fra aftalevilkår, der på et fælles regelsæt befordrer en fortsat udvikling af og fleksibilitet på området. Service- og Rengøringsafdelingen skal levere ydelserne ud fra de krav til periodisk tilbudsafgivelse og leveringsvilkår, som opstilles i og følges op af en central bestillerenhed De enkelte kunder (lokaliteter) kan ud fra hovedaftalen aftale relevante justeringer og eventuelt foretage tilkøb ud fra en egen prioritering af deres tildelte driftskonti Hvis Service- og Rengøringsafdelingen får den mulige succes på de omhandlede serviceområder, vil der på længere sigt kunne inddrages en række serviceydelser, som i dag enten er placeret hos private leverandører eller i andre kommunale sammenhænge. Service- og Rengøringsafdelingen kan organisatorisk hægtes på Vej- og Ejendomscenter, men en mulighed er også en selvstændig tværforvaltningsvirksomhed med reference til Direktøren for Teknik- og Miljøcenter / Vej- og Ejendomscenter. Uanset hvor og hvordan den kommunale rengøring forankres, er det Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der fastlægges en intern kontraktstyringsaftale, så de enkelte kunder ved hvilke vilkår, der er gældende. Organisationsdiagrammer Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Mulighed 1: Af nedenstående fremgår et forslag til en fremadrettet forankring i Vej- og Ejendomscenter. Tilsynsassistenter Skoler Nord Serviceleder Nord Serviceassistenter Skoler Nord Rengøring og Serviceafdelingen Driftsleder Administrativ medarbejder Team Ejendom Serviceleder Syd Tilsynsassistenter Skoler Syd Serviceassistenter Skoler Syd Ejendomsstaben Centerchef Team Administration Team Veje og Parker Vej & Park Side 12

13 13 Mulighed 2: Af nedenstående fremgår en selvstændig forankret tværforvaltningsvirksomhed. Serviceleder Nord Tilsynsassistenter Skoler Nord Leder af Service- og Rengøringsafdelingen Administrativ medarbejder Serviceleder Syd Serviceassistenter Skoler Nord Tilsynsassistenter Skoler Syd Serviceassistenter Skoler Syd 2.2 Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver I denne model udbydes både de opgaver, som i dag varetages af kommunale medarbejdere og de opgaver, der er udliciteret. Udbuddet kan i forhold til kommunens størrelse og den samlede opgavevolumen med fordel opdeles i 2 geografiske delområder eller udbydes samlet, hvorved der opnås den optimale stordriftsfordel. 2.3 Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed I denne model udbydes opgaverne på samme måde som i Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed, blot med valgfrihed for selvejende lokaliteter og lokaliteter, der ikke tidligere har været omhandlet af den gældende aftale med ISS Facility Services A/S. Den enkelte lokalitet gives mulighed for at vælge om rengøringsopgaven, ud fra det gennem udbuddet fastsatte rengøringsbudget, skal løses decentralt. Dette vil i givet fald kun kunne ske ved ansættelse af eget personale, med mindre der gennemføres et decentralt udbud af opgaven på gældende vilkår. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at det uanset valg af model besluttes, at den valgte kravspecifikation og renholdelsesstrategi skal følges på alle de omhandlende lokaliteter i kommunen, herunder procedure for kvalitetsopfølgning og controlling. 2.4 Model 4 - Genudbud af den nuværende aftale I denne model udbydes udelukkende opgaver på de lokaliteter, der er omfattet af den nuværende aftale med ISS Facility Services A/S, og som udløber 31. december 2014, imens de lokaliteter analysen omfatter, hvor kommunen selv varetager rengøringen i dag, får udmeldt den normering analysen fastslår i bilag 1, Lokalitetslisten. Udbuddet kan i forhold til kommunens størrelse og den samlede opgavevolumen med fordel opdeles i 2 geografiske delområder, eller udbydes samlet, hvorved der opnås den optimale stordriftsfordel.

14 14 Generelt Ovenstående modeller kan naturligvis gennemføres helt eller delvist, ligesom der kan opstilles og gennemføres forskellige varianter og mellemmodeller. Med hensyn til den i afsnit 4.1 nævnte controllerfunktion kan det ikke anbefales, at en kommunal virksomhed med eget driftsansvar for et større eller mindre driftsområde også skal fungerer som controller for udliciterede opgaver, idet dette vil kunne give anledning til tvivl. 2.5 Personale Uanset hvilken forankring, der vælges i forhold til den fremtidige forankring af rengøringsarbejderne i Ringsted Kommune, er en af de allerstørste udfordringer for servicebranchen at kunne opbygge attraktive stillinger, som kan tiltrække og fastholde velkvalificerede medarbejdere. Ud fra de i mange sammenhænge gennemførte analyser af arbejdsmarkedet, er det dokumenteret, at denne udfordring især på serviceområdet vil blive forøget ganske betragteligt i de kommende år. Med udgangspunkt i ansættelsesforholdene for de nuværende og fremtidige medarbejdere og disses ønsker om ændringer kan der i en samlet driftsenhed etableres de bedste muligheder for medarbejderne gennem: Samling af deltidsjobs hen mod fuldtidsjobs Kombinationsstillinger mellem de forskellige serviceområder Uddannelse (også på områder, som ikke umiddelbart giver kompetence i serviceenheden) Oprettelse af fleksjobs og skånejobs (sociale hensyn) Fremme af etnisk ligestilling Rotationsordninger (teams) Medarbejderinvolvering Optimalt arbejdsmiljø Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Der bør derfor under alle omstændigheder fastlægges en struktur, der fremadrettet vil indeholde mulighed for, at der skabes så attraktive vilkår og forhold for servicemedarbejderne som muligt. 3 Kravspecifikation for rengøringsydelsen 3.1 Rengøringsarbejdets indhold og omfang Rengøringskvaliteten i de lokaler, som brugerne opholder sig i, har stor indflydelse på indeklimaet og sundhedstilstanden! En professionel og fagligt korrekt udført rengøring vil medvirke til, at bygningsoverfladerne holder længst muligt og ikke belaster vedligeholdsbudgettet mere end højst nødvendigt! Det er derfor af altafgørende betydning, at der er den størst mulige entydighed i forhold til den samlede kravspecifikation for rengøringsarbejdets indhold og resultat. Af bilag 5, Oplæg til rengøringsmanual, er der vedlagt en revideret udgave af den i Ringsted Kommune hidtidigt gældende rengøringsmanual for de udliciterede opgaver. Dansk Servicekonsulent

15 15 har taget udgangspunkt i manualen, bl.a. er den blevet tilpasset i forhold til de tilkomne lokaliteter, hvorefter den dækker alle områder i kommunens bygninger. Den kan danne grundlag for opnåelse og fastholdelse af den for indemiljøet og bygningsoverfladerne bedst mulige indsats i forhold til de til enhver tid gældende budgetter med videre. Rengøringsmanualen beskriver relativt detaljeret en række elementer omkring den praktiske varetagelse af rengøringsarbejdet. Det er Dansk Servicekonsulents formål med udarbejdelse af dette udkast, at der på baggrund af de efterfølgende beslutninger i forhold til forankring, organisering med videre kan færdiggøres en samlet rengøringsmanual indeholdende alle de enkelte facts, der er gældende i forhold til den fremtidige aftaleforvaltning. I forbindelse med en gennemgang af repræsentativt udvalgte kravspecifikationer, i forhold til det som rengøringen udføres efter i dag, er der konstateret mindre betydende forskelle. Der er derfor i forhold til både de i denne analyse og i Rengøringsmanualen taget udgangspunkt i, at der i Ringsted Kommune gennemføres en harmonisering, så der på alle lokaletyper med samme benævnelse, er fastlagt en ensartet, men differentieret kravspecifikation efter de enkelte lokalers anvendelse. Det skal til det indlagte forslag til kravspecifikation bemærkes, at der ved at følge forslaget ikke forventes at være lokaliteter eller lokaler, hvor der i en mærkbar eller betydende grad vil være tale om en væsentlig op- eller nedklassificering i forhold til den nuværende situation. Der vil dog forventeligt være tale om, at den del af lokaliteterne, der ikke tidligere har været omfattet af den nuværende kravspecifikation, vil opleve en ændring i den fastsatte ydelse og/eller kvalitet i forhold til den nuværende. Der vil udover den foreslåede kravspecifikation for den daglige og korttidsperiodiske rengøringsindsats formentlig også være et behov for at fastlægge forskellige tillægsydelser, som i forbindelse med den endelige fastlæggelse af et rengøringsbudget kan eller skal medtages. Herunder kan eksempelvis nævnes en eventuel dokumentation af den oplyste anvendte rengøringstid, dobbeltrengøring på toiletter på skolerne, når der indføres heldagsskole fra 1. august 2014, eller i forbindelse med SFO og den almindelige undervisning, priser på forskellige fastlagte ekstra- og tillægsydelser og hoved-/ekstrarengøring. Det er i forhold til analysen det anvendte kvalitetsbaserede, rengøringssystem RENHEDS- GRADSSYSTEMET, som Ringsted Kommune allerede i dag anvender på de udliciterede områder, der er lagt til grund og forudsætning for analysen. Dansk Servicekonsulent anbefaler, at Ringsted Kommune beslutter en videreførelse af REN- HEDSGRADSSYSTEMET på det samlede rengøringsområde. 3.2 Renhedsgradssystemet Alle lokaler kontrolleres som udgangspunkt på alle rengøringsdage for eventuel genbesmudsning, og den beskrevne kvalitet for den aftalte renhedsgrad tilvejebringes. Undtaget herfra er arkiver, depoter og andre lignende sekundærlokaler, der ikke anvendes dagligt. Disse lokaler kontrolleres én gang hver uge, og den beskrevne kvalitet for den fastlagte renhedsgrad tilvejebringes.

16 16 De frekvensbestemte opgaver skal uanset den tilstedeværende kvalitet udføres med de fastlagte hyppigheder og metoder. Lokaler, som på tegningerne eller lokalefortegnelserne ikke er påført en renhedsgrad, indgår ikke i opgaveomfanget. Ved konstaterbar besmudsning skal leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den efter udfaldskravet fastsatte renhedsgrad og kvalitet. Den opnåede kvalitet efter udfaldskravsbeskrivelsen, bygger primært på en visuel/subjektiv bedømmelse af alle overflader ved: Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversiden på høje skabe, under skabe/reoler, bag radiatorer og lignende Hvis der kan være tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse af udfaldskravet skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes fingermetoden. Mulig udluftning i et for det enkelte lokale passende tidsrum indgår i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet. På den udleverede lokalefortegnelse er der i kommentarkolonne angivet den gældende renhedsgrad for alle lokaler. Æ = æstetisk rent, renhedsgrad 1 ÆU = æstetisk rent, renhedsgrad 1, én gang om ugen H = hygiejnisk rent, renhedsgrad 2 Lokaler uden renhedsgrad skal ikke rengøres, med mindre der er anført en særlig rengøringsaktivitet med eller uden hyppighed i bemærkningsrubrikken. Rengøring under og bag affaldsbeholdere, pyntegenstande med og uden ophæng/fastgørelse, let flytbart inventar og inventar på hjul samt almindelige arbejdsredskaber og lignende (eksempelvis papirkurve, askebægre, potteplanter, bordlamper, telefoner, PCborde, holdere til skriveredskaber), indgår i rengøringsopgaven. Overflader, som kræver flytning af større eller tungere objekter, indgår ikke i rengøringsopgaven. Overflader eller objekter, som ikke indgår i de foreliggende tegninger og opmålinger, samt overflader eller objekter, som ikke er ryddet, jf. afsnit 3.7 Oprydning og klargøring, indgår ikke i opgaven.

17 Frekvensbestemte aktiviteter Ud over ovenstående udfaldskravrelaterede definitioner skal der for dels at fastholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø, og dels for periodisk at kunne anvende mere objektive kontrolmetoder, udføres følgende rengøringsaktiviteter. 1. I toiletter, baderum, omklædningsrum og klinikker skal alle naturlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole-/bænkflader, kontakter, gelændere), alle sanitære installationer og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode 2. I daginstitutioner skal øvrige naturlige berøringsflader på og nær toiletter (eksempelvis på døre, karme og skillevægge) og gulvet i grupperum aftørres dagligt med en fugtig eller våd metode 3. I indgangspartier med tilhørende gange, trapper, elevatorer og lignende, samt i hjemkundskab, kantine, tekøkkener og lignende rengøres gulve dagligt med en fugtig eller våd metode 4. I daginstitutioner rengøres børnemøbler som supplement til den daglige renholdelse, der udføres af lokalebrugerne, én gang ugentligt 5. Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og garderober rengøres minimum to gange månedligt med en fugtig eller våd metode 6. Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt 7. Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang månedligt Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves minimum en gang hver måned. Rengøringsaktiviteterne skal udføres, uanset at tilstanden visuelt kan bedømmes til at være i overensstemmelse med det fastsatte resultat/den fastsatte kvalitet. Ved kontrol af de ovennævnte fastlagte rengøringsaktiviteter kan der efter de fastlagte frekvenser anvendes andre kontrolmetoder end den visuelle, herunder også fingermetoden. De fastlagte rengøringsoperationer, som skal udføres med mindre interval end dagligt, skal kunne forlanges udført på fastlagte uge-/månedsdage (eksempelvis hver mandag/hver den 1. mandag i måneden/hver den 1. mandag i ulige måneder), og leverandøren meddeler Ringsted Kommune denne tilrettelæggelse på opfordring. 3.4 Udfaldskrav Alle lokaler tjekkes med den fastsatte hyppighed, og nedennævnte tilstand opnås: Tilstand efter rengøring af: Almindelig primærog sekundærlokaler. Eks.: Klasser, kon- 1. Æstetisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * Vægge * * * * * * *

18 18 torer, opholdsrum, gangarealer, trapper, depoter, m.m. Gulve * * * * * * * * * Lofter * * * * * * Tilstand efter rengøring af: Særlige primærlokaler inklusive våde rum. Eks.: Toiletter, baderum, garderober, kantiner, klinikker m.m. 2. Hygiejnisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * * Lofter * * * * * * * *** Intet/ingen besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder ** Ubetydelig besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikke-personnære, eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nåhøjde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar). På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som - uanset korrekt udført rengøring - ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er opløst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber). Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader, må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m 2 pr. objektgruppe/snavstype. * Begrænset besmudsning Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan forholdsvist let findes. Definitioner til Renhedsgradssystemet. Inventar: Hvor skal der gøres rent Eks. møbler, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler, vindueskarme, elkontakter, håndgreb, papir- og affaldskurve inklusive almindelige og store makulatorer, rulleborde, billeder, håndvask, toiletkummer, spejle, teknisk udstyr inklusive computere og internt glas inkl. glasdøre.

19 19 Vægge: Gulve: Lofter: Affald: Eks. døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl. inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/- sprosser. Eks. gulvbelægninger, fodpaneler, dørtrin, måtter, gulvriste (afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og beslag. Eks. riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning og belysning monteret i eller på loft. Hvad skal fjernes ved rengøring Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. Eks. visne blade, clips, madrester, papirstykker, skod m.m. Løst snavs: Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen. Eksempelvis: D Tørt: Aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv m.m. D Flydende: Pløre, væske, snesjap m.m. Fast plet: Ved fast plet forstås urenheder og spild, som hist og her har hæftet sig. Fx fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridmærker, vandpletter, kalk, rust, kaffepletter. Fast flade: Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som i flader har hæftet sig. Fx ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende. Mindre urenheder Ved mindre urenheder på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af lokalets/objektdistriktets rengøringskvalitet/-tilstand. Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til personnære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet. Ubetydelige urenheder Ved ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor. Eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse. Disse fejl/mangler må som udgangspunkt ikke kunne konstateres. Personnære overflader Ved personnære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse.

20 20 Umiddelbart synlige overflader Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Fingermetode Ved fingermetoden forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm 2. DS/INSTA 800 Der findes andre kvalitetsbaserede systemer, herunder en fælles nordisk standard, DS/INSTA 800, som bygger på de samme principper, og i det væsentligste udgør det samme formål og resultat. Imidlertid kræver systemets anvendelse en hel del efteruddannelse af alle involverede medarbejdere og ledere. Herudover fordres en fælles og bred forståelse af systemets brugerflade, metoder til kontrol m.v., hos lokaliteter og brugere. Med den tid der er til rådighed frem til den 1. januar 2015, er det efter Dansk Servicekonsulents opfattelse ikke forsvarligt at indføre DS/INSTA 800 på nuværende tidspunkt, dette uanset valg af fremadrettet model. Rent økonomisk er der ikke nogen målbar forskel på de to systemer, udover at det nuværende system, RENHEDSGRADSSYSTEMET, er mere fleksibelt, bl.a. er der ikke faste regler for systemets opbygning og anvendelse. Kommunen kan suverænt definere systemets sammensætning og kontrolmetoder m.v. indenfor gældende arbejdsmiljølovgivning og aftaler med de for området faglige organisationer, som kommunen har overenskomst med. For imødekommelse af sociale og arbejdsmiljømæssige tiltag i Ringsted Kommune, kan Dansk Servicekonsulent derimod anbefale en gradvis indførelse af DS/INSTA 800 efter en eventuel beslutning af Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling. Indførelsen kan med fordel forberedes og gennemføres ved inddragelse af rengøringsmedarbejderne, hvorved der opnås såvel ejerskab, som fælles fodslag. Der vil for de flestes vedkommende være tale om en solid erfaring med rengøring efter det sammenlignelige kvalitetsbasserede RENHEDSGRADSSYSTEM, der rengøres efter på de udliciterede arealer i dag. Der ligger således en solid personalemæssig ressource til grund, såfremt der efterfølgende besluttes en indførelse af standarden. Dansk Servicekonsulent vurderer, at der på baggrund af den solide erfaring med det hidtidige og tilsvarende rengøringssystem ikke vil blive behov for tilførsel af yderligere økonomi, men at omkostningen ved valg af Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling kan indbygges på det foreslåede budget under uddannelse og opkvalificering. Ved valg af en af de øvrige modeller, vil det hovedsageligt blive leverandøren, der afholder omkostningen, undtaget her fra er de lokaliteter i option, som fremgår af Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver og har valgfrihed, samt de lokaliteter i Model 4, Genudbud af den nuværende aftale, som ikke er omhandlet af et udbud. 3.5 Opmåling og registrering Dansk Servicekonsulent har blandt andet anvendt optegnings/- opmålingssystemet Data Know How til at beregne de medgåede rengøringstider for de enkelte områder. Dette ud fra et antal vurderede ugentlige udførelser af grundige og lette rengøringsoperationer af gulve, gulvinventar, væginventar, samt loftinventar på de omhandlende lokalitetstyper. Der er taget udgangspunkt i det nuværende kvalitetsniveau for så vidt angår de udliciterede opgaver.

21 21 For så vidt angår de decentrale rengøringsopgaver med egne ansatte medarbejdere, har Dansk Servicekonsulent foretaget en vurdering på baggrund af interview og besigtigelser af de enkelte lokaliteter. Af nedenstående afsnit, fremgår en kort beskrivelse af væsentlige forhold på lokaliteterne, som skal iagttages i forbindelse med en beslutning. Det skal hertil bemærkes, at der ikke har været behov for at angive særlige forhold, eller tilknytte yderligere bemærkninger til alle lokaliteterne, hvorfor de ikke fremgår herunder. Plejecentre og Bocentre Plejecentrene er tillagt en fast tid til rengøring af borgernes boliger og fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten. Tiden og arbejdets indhold er opgjort direkte ud fra den af Ringsted Kommune besluttede kvalitetsstandard for plejecentre den 16. april Kvalitetsstandarden er vedlagt som bilag 7. Foruden den faste tid til boligrengøringen er alle fællesarealer samt andre relaterede arealer i tilknytning hertil opmålt og registreret, ligesom der er foretaget en grænsefladedragning imellem den faste daglige rengøring og øvrige plejeopgaver som f.eks. personlig pleje. Der er afsat et timetal til øvrige relaterede serviceydelser. Timetallet fremgår under den enkelte lokalitet i bilag 1, Lokalitetslisten. Der udføres i dag rengøring på fællesarealerne i weekender og helligdage på et enkelt plejecenter Knud Lavard Centret, ligesom der på det samme plejecenter, foreligger generelt højere gulvrengøringsprogrammer end på de øvrige centre. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at de rengøringsprogrammer der i dag anvendes på plejecentrene Solbakken og Ortved også gøres gældende på Knud Lavard Centret. Bo- og Servicecenter Ringsted Det er samme fremgangsmåde som på plejecentre, hvor der på Bo- og Servicecenter Ringsted, er tillagt en fast tid til rengøring af borgernes boliger. Tiden og opmålingen fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten. Tiden og arbejdets indhold er opgjort direkte ud fra den af Ringsted Kommune besluttede kvalitetsstandard for Bo- og Servicecentre i Ringsted den 16. april Kvalitetsstandarden er vedlagt som bilag 8, Kvalitetsstandard for Bo- og Servicecentre. Det skal bemærkes, at rengøringen i forhold til beboernes boliger kun udføres 1 x 14. dag, imens boligernes toiletrum rengøres 1 x ugentlig. Dansk Servicekonsulent har ikke entydigt kunne fastslå, hvorvidt de oplyste normeringer til rengøring også omhandler personlige plejeopgaver, eller bistand til beboernes pædagogiske planlægning af rengøring o. lign., men det er Dansk Servicekonsulents erfaring, at der bør stilles skærpede krav til stabilitet i den leverede rengøringsydelse, herunder det stedlige rengøringspersonale, som imødekommer stedets plejestrategi i videst muligt omfang. På plejecentrene er der endvidere foretaget en grænsedragning imellem de daglige rengøringsopgaver, der henhører under en almindelig rengøringsfunktion, f.eks. fællesarealerne, og opgaver som f.eks. tilberedelse af morgenmad og andre relaterede ydelser, der jf. Kvalitetsstandarden henhører under personlig pleje. Der er ligeledes foretaget en objektiv opdeling/grænsedragning i mellem de rengøringsopgaver, der udføres som praktisk hjælp i ældreboligerne og de øvrige opgaver, der henhører derunder. Såvel rengøringens udførelse (se bilag 7, kvalitetsstandard for plejecentre), som den medgåede tid (20 min. 1 x ugl), er overordnet besluttet i kommunen, hvorfor Dansk Servicekonsulent har medtaget opgaverne i analysen. Analysen omfatter således alle rengøringsopgaver, herunder de relaterede ydelser, som normalt kan udføres af rengøringsassistenter.

22 22 I forhold til de øvrige opgaver, der fremgår i kvalitetsstandarden under praktisk hjælp, så kan de også udføres af rengøringsassistenter. Det er Dansk Servicekonsulents erfaring, at stillinger indenfor plejeområdet indeholdende rengøringsfunktioner er mindre attraktive end rene plejestillinger. Der er tillige en risiko for, at rengøringen nedprioriteres på bekostning af plejeopgaverne, f.eks. i forbindelse med sydom i plejegruppen, hvor rengøringsressourcen i stedet risikerer at blive anvendt til plejeopgaver, hvorved den afsatte rengøringstid går tabt for området. Dansk Servicekonsulent har foretaget ovenstående grænseopdelinger på baggrund af de faktiske omstændigheder, interview med lokaliteten og på baggrund af sammenlignelige opgaver i andre kommuner, som i en årrække har anvendt ovenstående principopdeling. Såvel opmålingerne som de oplyste normeringer og omkostninger fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten. Dansk Servicekonsulent anbefaler, at der besluttes en opsplitning imellem de opgaver, der naturligt henhører under plejeopgaver og opgaver, der kan udføres af rengøringsassistenter. Det er Dansk Servicekonsulents oplevelse, at de involverede husassistenter på de konkrete lokaliteter i overvejende grad vil kunne organiseres som rengøringsassistenter, idet deres opgaver på lokaliteterne i dag kan henføres under almindelig daglig rengøring og relaterede ydelser. Undtaget for den regel, er Plejecenter Solbakken, hvor husassistenterne i dag udfører enkelte opgaver med personlig pleje i form af bistand til bl.a. anretning af morgenmad. Der vil således være en udfordring i forhold til den foreliggende plejestrategi på stedet. Det er også her Dansk Servicekonsulents opfattelse, at de omhandlende opgaver kan omplaceres uden væsentlige gener for beboerne eller det øvrige personale, hvorefter rengøringsopgaverne kan organiseres efter den besluttede model, men der skal som nævnt træffes en principbeslutning omkring en sådan ændring, idet der her er tale om væsentlige ændringer i såvel den nuværende plejestrategi på lokaliteten, som for det tilstedeværende personale. Ringsted Idrætsanlæg Ringsted Idrætsanlæg omhandler bl.a. Anlægspavillonen, som anvendes i weekender og helligdage. Der er beregnet tid til rengøringen. I weekenderne udføres rengøringen af det fast tilknyttede tekniske personale, der fører tilsyn med lokaliteterne. Firmasportens lokaler samt omklædningsbygningen rengøres ligeledes i weekenderne af det tekniske personale. I forhold til selve sportscenteret, så udfører det tekniske personale foruden rengøringen i weekender og på helligdagene, rengøring af hallerne, herunder fjernelse af harpiks i hal A + B. Opgaven med harpiks udføres 2 x pr. uge og er en forholdsmæssigt stor omkostning for kommunen, såvel i forhold til den daglige vedligeholdelse, men også i forhold til de periodiske opretninger af gulvenes overflader. Dansk Servicekonsulent har ikke medtaget renholdelsen af hallerne i analysen, idet opgaverne udelukkende udføres af det faste tekniske personale. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at rengøring og vedligeholdelsen i de to haller fortsat udføres af det tilknyttede tekniske personale, der vedligeholder de samlede installationer. Som følge af at det tekniske personale ikke fremgår i det økonomiske analysegrundlag, bør der ske en efterfølgende tilpasning i forhold til analysens resultat, således at der bliver et retvisende billede af det faktiske ressourceforbrug til rengøringen.

23 23 I svømmehallen udføres der rengøring 360 dage om året. Opgaven udføres i det væsentligste af det tekniske personale i weekenden og på helligdage, suppleret af kommunens eksterne leverandør ISS Facility Service A/S. På hverdagene udføres de grundige daglige rengøringsopgaver af en fast tilknyttet medarbejder. Herudover foretager det stedlige halpersonale den løbende rengøring over hallens åbningstid. Det er Dansk Servicekonsulents erfaring fra tilsvarende opgaver i andre kommuner, at der med fordel kan laves en opsplitning og fordeling af rengøringsopgaverne i mellem halpersonalet og det professionelle rengøringspersonale på stedet. Dette med henblik på en optimal udnyttelse af ressourcerne. Dansk Servicekonsulent har som et selvstændigt bilag, bilag 9, Opgavefordeling rengøring, svømmehal, vedlagt et forslag til en grænsefladedragning af opgaverne, som der er opnået gode resultater med i andre kommunale svømmehaller. Som følge af, at Ringsted Idrætsanlæg i overvejende grad anvender det tekniske personale til rengøringen, suppleret med den eksterne leverandør ISS Facility Service A/S, medfører det en væsentlig større omkostning til rengøring i analysen, end det der fremgår i forhold til egne ansatte medarbejdere i bilag 1, Lokalitetsliste. Dansk Servicekonsulent kan ikke med sikkerhed fastslå den nuværende omkostning på det foreliggende grundlag for så vidt angår de omkostninger til rengøring, som udføres af det tekniske personale på stedet, men lokaliteten har overordnet oplyst overfor Styregruppen, at op imod halvdelen af det tilstedeværende badeassistentpersonales arbejdstid, i dag anvendes på rengørings- og soigneringsopgaver. I forhold til det fremadrettede budget, har Dansk Servicekonsulent med bistand fra halinspektøren udarbejdet en præcis opmåling og registrering af såvel svømmehallen, som hele idrætsanlægget med tilhørende lokaliteter. Opmålingen inklusive de beregnede omkostninger og timeforbrug fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten. Dansk Servicekonsulent anbefaler, at selve hallerne som ovenfor beskrevet fortsat rengøres af det tekniske personale, hvorved der opnås den optimale vedligeholdelse, herunder en daglig vurdering af gulvoverfladernes behov for vedligeholdelse som ligger udover almindelig rengøring. Knud Lavard Centret Rengøringsopgaven omfatter tillige rengøringen af Cafe Ingeborg (Glad Mad gladere ældreliv). Dansk Servicekonsulent har derfor medtaget opgaven under Knud Lavard Centret. Den medgåede omkostning til den fulde rengøring fremgår således under Knud Lavard Centret. Det blev oplyst fra centrets leder, at der foruden den daglige anvendte rengøringsressource er tildelt en økonomisk buffer på 17 % af det nuværende rengøringsbudget til udførelse af ekstra- og hovedrengøringsopgaver. Som tidligere nævnt, har centret oplyst, at de får udført rengøring på fællesarealerne i weekenderne. Amtstue Alle 71 Dansk Servicekonsulent har ved udmåling af rengøringen taget hensyn til den forholdsmæssige belastning, der er på lokaliteten. Lokalitetens ledelse oplyser, at der er ca. 400 medarbejdere, der bruger stedet. Dansk Servicekonsulent kan konstatere ved gennemgang af lokaliteten, at behovet for rengøring ligger lidt højere end normalt for den slags bygninger, primært som følge af en større genbesmudsning, men også på grund af en forholdsmæssig tæt møbleringsgrad. På lokaliteten anvendes robotstøvsugere i bredt omfang, som på de større arealer, men også i kontorer udgør en væsentlig ressource. Det skal dog slås fast, at der kræves et indgående kendskab til vedligehol-

24 24 delsen af støvsugerne, hvorfor der kræves ekstra instruktion i forbindelse med afløsning og udskiftning. Nebs Møllegård I forhold til Nebs Møllegård, er vurderingen foretaget ud fra de foreliggende oplysninger, samt møder med den ansvarlige for rengøringen på stedet. Dansk Servicekonsulent har med bistand fra den ansvarlige leder foretaget grænsedragninger imellem den praktiske rengøring af fællesarealerne og den øvrige rengøring. Der foreligger ikke entydige kravspecifikationer for stedet, som fortæller hvor ofte eller hvordan rengøringen skal udføres. Rengøringen indgår som en naturlig del af det pædagogiske arbejde, og udføres til dels sammen med de unge beboere. Dansk Servicekonsulent kan ikke på det foreliggende grundlag foretage en entydig og objektiv vurdering af de nødvendige ressourcer til rengøring af stedet, men kan i forhold til rengøringen af fællesarealerne fastslå den medgåede tid. Dansk Servicekonsulent anbefaler Ringsted Kommune at træffe en beslutning om, at der udover de i analysen beregnede omkostninger til rengøring af fællesarealerne, tildeles normering til rengøring af de enkelte værelser, svarende til 20 min. 1 x ugl. pr. værelse. Det er Dansk Servicekonsulents erfaring, at der bør stilles skærpede krav til stabilitet i den leverede rengøringsydelse, som imødekommer stedets plejestrategi i videst muligt omfang. De beregnede omkostninger til rengøring af fællesarealerne fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten. Ringsted Kongrescenter Der er foretaget en fuld rengøringsopmåling af lokaliteten. I forhold til antal rengøringsdage pr. år har stedets leder og Dansk Servicekonsulent gennemgået bookinglister for , samt bestræbt i videst muligt omfang at taget højde for de på registreringstidspunktet kendte forløb i Lokalitetens størrelse taget i betragtning i forhold den samlede udnyttelse af arealerne hen over året, de af stedets ledelse oplyste medgåede timer til daglig rengøring, samt den af Dansk Servicekonsulent udarbejdede arealopmåling og registreringer er lagt til grund for vurderingen. Der er regnet med rengøring i 200 dage om året, men det vurderes, at den afsatte ressource kan anvendes fleksibelt i forhold til brugen, samt at rengøringsarbejdet kan udføres indenfor normal overenskomsttid. Det skal hertil bemærkes, at lokaliteten opkræver en ekstrabetaling for rengøringsarbejder, som almindeligvis er aftalt til udførelse af brugerne selv. 3.6 Rengøringsdage og tidspunkter For alle lokaliteter gælder, at de som hovedregel har et fast antal årlige åbnings- /eller aktivitetsdage. Afvigelser kan forekomme. Dansk Servicekonsulent har med udgangspunkt i de indhentede oplysninger samt drøftelser i Styregruppen lagt nedenstående generelle antal rengøringsdage pr. år til grund for kalkulation af rengøringsomkostningen. I den vedlagte lokalitetsoversigt i bilag 1, Lokalitetslisten, er der angivet det generelle antal rengøringsdage pr. lokalitet, men det skal hertil bemærkes, at der i detailregistreringerne for den enkelte lokalitet kan være afvigelser, som fremgår af de enkelte lokaliteters lokalefortegnelser. Skoler Der er fastlagt 200 dage til rengøring af skolens område eksklusive SFO lokaler. I henhold til de efterfølgende fastsatte vilkår, efter valg af model, bør der være mulighed for lokaliteten for, at overføre ressourcer fra enkeltlokaler og afdelinger ved en manglende udnyttelse, f.eks. ved eksamener, feature uger o. lign. Der kan være et varierende og mindre behov på dele af skolen i et yderligere antal dage i forbin-

25 25 delse med eksempelvis administrationsaktiviteter (normalt en uge efter og før ferien), lærerværelse, pædagogisk central og lignende. Rengøringen af disse lokaler bør som hovedregel ikke fastsættes konsekvent, men i stedet rengøres efter en nærmere aftale i forhold til det konkrete behov. Omkostningen kan dækkes af en fast afsat hovedrengøringspulje, som alt efter valg af model enten kan administreres af de enkelte lokaliteter, eller af en centralt forankret service- og rengøringsafdeling. SFO området SFO områderne vil som hovedregel være begrænset til et bestemt antal lokaler, men der vil erfaringsvis forekomme anvendelse af skolens øvrige lokaler i forbindelse med skolens ferier, f.eks. kan nævnes gymnastiksal og skolekøkken, som erfaringsmæssigt udgør et mål, når skolen har lukket. SFO Institutionerne i Ringsted Kommune holder lukket følgende dage: Tre dage før Skærtorsdag Dagen efter Kr. Himmelfartsdag Grundlovsdag 24. december til og med d. 31. december. 3 uger i sommerferien 1 uge i efterårsferien 1 uge i vinterferien På baggrund af foreliggende oplysninger vil der være behov for rengøring 220 dage pr. år. Det foreslås imidlertid, at SFO lokaliteterne også får mulighed for at overføre ressourcer, eller at kunne anvende en del af hovedrengøringspuljen i tilfælde af enkeltstående ekstra åbningsdage. Der vil være tale om lokaliteter i Ringsted Kommune, der i ferieperioderne samler børnene i en del af lokaliteten, eller der kan være lokaliteter, der slår sig sammen og holder åbent på skift. Dette fremgår entydigt på kommunens hjemmeside under lukkedage i Ringsted institutioner. Der er overordnet set taget højde for dette i fastlæggelsen af det årlige antal rengøringsdage, idet en opgørelse viser, at de gennerelle rengøringsdage for området kan opgøres til dage i Det skal nævnes, at belastningen i lukkeperioderne er mindre end normalt, og at de dermed nødvendige ressourcer til rengøring begrænses. Daginstitutioner På baggrund af de foreliggende oplysninger vil der være behov for rengøring 235 dage pr. år. Daginstitutionerne i Ringsted Kommune holder lukket følgende dage: Tre dage før Skærtorsdag Dagen efter Kr. Himmelfartsdag Grundlovsdag 24. december til og med d. 31. december. 3 uger i sommerferien Der vil være tale om lokaliteter i Ringsted Kommune, der i ferieperioderne samler børnene i lokaliteter, der slår sig sammen og holder åbent på skift. Dette fremgår entydigt på kommunens hjemmeside under lukkedage i Ringsted institutioner. Der er overordnet set taget højde for de samordninger, der vil være i ferierne, i fastlæggelsen af det årlige antal rengøringsdage, idet en opgørelse

26 26 viser, at de gennerelle rengøringsdage for området kan opgøres til dage. Det skal nævnes, at belastningen i lukkeperioderne er mindre end normalt, og at de dermed nødvendige ressourcer til rengøring begrænses optimalt, hvorfor de 235 rengøringsdage rigeligt kompenserer for de få institutioner, der holder åbent. Kultur og fritid På kultur- og fritidsområdet er der tale om meget varierende anvendelser, og dette er der derfor taget højde for på den enkelte lokalitet. Der kan være tale om rengøring fra en gang ugentligt til rengøring på alle årets dage. Administrationsbygninger Der tages udgangspunkt i 245 dage. Der er normalt ingen afvigelser af afgørende betydning, men der er naturligvis et feriefravær med ca. 50 % belastning i ca. 2½ måned. Dette er der ikke taget højde for i kalkulationen, hvorfor den beregnede økonomi bør være tilstrækkelig, med mulighed for senere individuelle tilpasninger. Pleje og Bocentre Normalt gøres der rent på hverdage, svarende til 253 dage pr. år. Her er der taget højde for enkelte rengøringsdage på helligdage, hvor der er flere sammenhængende helligdage imellem hverdage. 3.7 Oprydning og klargøring For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbejdet, er der i bilag 5, Rengøringsmanualen fastlagt et overordnet oplæg til de grænsefladedragninger, der bør være gældende for oprydning og klargøring i forbindelse med rengøringsaftalen. Udgangspunktet for grænsefladerne er, at rengøringsarbejdet principielt ikke indeholder oprydnings- og klargøringsopgaver. Det bør dog under alle omstændigheder være et vilkår, at rengøringen i alle tilfælde skal anvende den planlagte arbejdstid, også selvom lokalebrugernes ansvar i forhold til oprydning og klargøring ikke har fundet sted. Det bør tilsvarende være fastlagt, at leverandøren i tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring, som lokalebrugerne har ansvaret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøringen, uopfordret og inden rengøringens afslutning skriftligt meddeler dette til lokaliteten i en kontaktbog eller ved, at der sendes en mail til kontaktpersonen, inden lokalitetens åbningstid. I tilfælde af gentagne eller generelle mangler ved oprydningen eller klargøringen i hele eller dele af en lokalitet bør det være forudsat, at leverandøren skriftligt rapporteres dette til kommunens kontraktansvarlige. I bilag 3, Oplæg til differentierede grænsefladedragninger - oprydning og klargøring, er der vedlagt en yderligere præcisering, der med fordel kan lægges til grund for den endelige grænsefladedragning. Det er Dansk Servicekonsulents opfattelse, at en harmonisering af oprydnings- og klargøringsvilkårene til det foreslåede niveau vil medføre, at der i forhold til de decentralt organiserede lokaliteter vil være tale om en ændring i forhold til de udliciterede lokaliteter. På den anden side vil forskellen opleves værende i både op- og nedadgående retning, og det samlede ressourceforbrug for både

27 27 rengøring og lokalebrugere vurderes at blive neutralt. 3.8 Miljøforhold Analysen har vist, at der er mindre forskelle på anvendelse af både rengøringsmidler og -metoder. Der er ikke foretaget egentlige undersøgelser af det anvendte, men der er flere steder konstateret mulighed for forbedringer i form af en reduktion af miljøbelastningen. Uanset rengøringsarbejdets forankring og omfang bør det være fastlagt, at der til enhver tid skal anvendes så skånsomme rengøringsmidler og -metoder som muligt. Al anvendelse af rengøringsmidler skal i henhold til gældende regler tage udgangspunkt i substitutionsprincippet 3, og de anvendte metoder skal af hensyn til primært arbejdsmiljøet tilgodese den mindst mulige fysiske belastning. Det bør derfor også fremgå af vilkårene, at de anvendte rengøringsmidler og -metoder til enhver tid er så lidt miljøskadelige som muligt, både hvad angår det ydre og det indre miljø, samt arbejdsmiljøet. Specifikke krav der bør kræves overholdt Rengøringsmidler med EDTA og NTA bør ikke accepteres anvendt, og rengøringsmidlerne bør være godkendt i henhold til SPT-norm eller tilsvarende. Der kan eventuelt opfordres til, at midlerne gerne må være godkendt efter Svanemærket, EUs Blomst eller tilsvarende. Som følge heraf bør det besluttes, at rengøringsmidlerne skal udvælges ud fra: At antallet af rengøringsmiddeltyper reduceres til et minimum At rengøringsmidlerne er uden farvestoffer, parfume og konserveringsmidler At rengøringsmidlerne skal være så ph-neutrale som muligt At rengøringsmidlerne er uden organiske klorforbindelser Oplysninger i form af normdatablade og sikkerhedsanvisninger bør under alle omstændigheder forelægges til godkendelse af Ringsted Kommune forinden anvendelse. Ringsted Kommune bør under alle omstændigheder forbeholde sig ret til, at vælge alternative rengøringsmidler, der tilgodeser den til enhver tid fastlagte miljøpolitik i kommunen. 4 Controllerfunktion og kvalitetssikring 4.1 Controllerfunktion Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der tilknyttes en controllerfunktion til varetagelse af de overordnede og generelle kontraktforvaltningsopgaver for rengøringen i hele Ringsted Kommune. Controllerfunktionen skal hvile på et tilstrækkeligt budgetmæssigt grundlag til at kunne bistå i forbindelse med opståede problemstillinger, og til at kunne varetage en egen tilrettelagt kvalitetssikring af det samlede rengøringsområde. 3 Substitutionsprincippet betyder, at farlige eller generende stoffer skal erstattes med mindre farlige eller mindre generende stoffer eller arbejdsprocesser

28 28 Af bilag 4, Fremtidig opgave- og ansvarsfordeling, fremgår et overordnet udkast til opgave- og ansvarsfordeling for henholdsvis lokaliteterne, leverandørerne og en intern eller ekstern controllerfunktion. Forslaget tager udgangspunkt i en samlet udlicitering af rengøringsopgaverne, men det kan efter nødvendige justeringer også være gældende i forbindelse med en hel eller delvis kommunal varetagelse af opgaverne. 4.2 Kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering Uanset tilstrækkelige kravspecifikationer og budgetter vil det være nødvendigt, at der etableres en eller flere former for sikring af den med rengøringsarbejdet afledte kvalitet. På baggrund af den nuværende opdaterede kravspecifikation for rengøringsydelserne og den fremtidige organisering skal det derfor sikres, at der iværksættes de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af den aftalte ydelse. Uanset hvem, der har ansvaret for udførelse af rengøringen, bør det af hensyn til den overordnede rengøringsstrategi forudsættes, at der foretages en løbende rapportering af kvaliteten til den enkelte lokalitet og til Ringsted Kommunes opgaveansvarlige. Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering bør derfor for rengøringsarbejdet i Ringsted Kommune som minimum indeholde følgende elementer: Rengøringsinstruktion Procedure for medarbejdernes egenkontrol Procedure for serviceledelsens inspektion Fejlmeldingsprocedure Opfølgning på aftaler Servicebesøg/-rapporter Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Reaktionstider Formålet med etablering af disse kvalitetssikringselementer er at sikre, at de aftalte rengøringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats. Det bør ligeledes forudsættes, at der mindst én gang om måneden gennemføres et servicetjek på hver enkelt lokalitet, hvor der indhentes og registreres en udtalelse omkring tilfredsheden med samarbejdet og rengøringskvaliteten. Udtalelserne bør samles i et oversigtsskema og sendes til Ringsted Kommunes opgaveansvarlige, der på denne måde løbende kan gribe ind i tilfælde af gentagne eller generelle svigt. Samtidig kan kommunens opgaveansvarlige rapportere til både det administrative og det politiske niveau. 4.3 Personaleressourcerne En af de allerstørste udfordringer for rengøringsbranchen (uanset regi) nu og i fremtiden er, at der kan tiltrækkes og fastholdes kvalificerede medarbejdere!

29 29 Som en konsekvens af den aktuelle udvikling på arbejdsmarkedet i forhold til, at alle medarbejdere ønsker tilbudt job med fuld tid og på rimeligt attraktive tidspunkter, er det nødvendigt, at de enkelte rengøringsjob kan sammensættes ud fra en større og mere sammensat opgavevaretagelse. Dette taler således for, at der fremover tænkes og tilrettelægges ud fra mere overordnede sammenhænge. Uanset hvordan rengøringsopgaverne i Ringsted Kommune organiseres, bør der dog overordnet stilles en række minimumskrav til medarbejdernes personlige og faglige forudsætninger og eksempelvis uniformering, Id-kort, sproglighed, uddannelse m.v. Med hensyn til en eventuel overdragelse af rengøringsopgaver fra de nuværende kommunalt udførte opgaver til privat udførelse finder Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse anvendelse. I tilfælde af, at der besluttes gennemført udlicitering af rengøringsopgaverne for de lokaliteter, hvor der i dag er ansat kommunale medarbejdere, er det Dansk Servicekonsulents vurdering, at Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse skal gøres gældende. Dette medfører, at de pågældende medarbejdere og deres tillidsmand/faglige organisation hurtigst muligt efter beslutningen skal orienteres om kommunens planer. Medarbejderne vil jf. virksomhedsoverdragelsesloven efterfølgende bevare deres hidtidige løn- og ansættelsesvilkår, indtil udløb af den aktuelle overenskomstperiode. 5 Økonomi Med udgangspunkt i de nævnte fire modeller, kan der opstilles følgende overordnede udgiftssammensætninger i forbindelse med opbygning og drift af rengøringsopgaverne i Ringsted Kommune: 5.1 Organisationsøkonomi - Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Som nævnt vil denne model indeholde, at der skal ansættes et antal ledere og medarbejdere: Model 1, årlig omkostning, kr. 2,56 mio. 0,15 0,06 0,40 0,23 0,23 0,60 0,90 1 Driftsleder 2 Serviceledelse 1/2 planlægning* 1/2Instruktion* 1 administration Kvalitetsopfølgning Udbud 1 x 4 år Herudover kan det ikke udelukkes, at der med fordel kan afsættes et beløb til løbende køb af ekstern bistand i forhold til udviklingsprojekter, hjælp i forbindelse med afgivelse af tilbud på egne eller andre opgaver.

30 30 Det vil være en absolut fordel, at der i forbindelse med opbygningen, i forhold til udarbejdelse af organisationsmodel, stillings- og funktionsbeskrivelser, ansættelsesprocedurer og beskrivelser af de for organisationen nødvendige procedurer i forhold til driften, anvendes en ekstern konsulent med erfaring i sådanne opbygningsforløb. Omkostningen 4 hertil anslås til kr Det skal bemærkes, at alle ovenstående organisationsomkostninger er indarbejdet i kalkulationsmodellen i afsnit 5.9, Kalkulation Model Organisationsøkonomi - Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver I denne model er der alene tale om gennemførelse af udbud af den samlede rengøringsopgave og det anslås, at der hertil vil medgå ca. kr til en ekstern konsulent med speciale i sådanne opgaver en gang hvert fjerde år. Herudover medgår der ca. kr til ekstern controller pr. år. Der vil ligeledes medgå et ressourceforbrug fra Indkøb og fra en i forbindelse med udbuddet nedsat referencegruppe. Model 2, årlig omkostning, kr. 0,26 mio. 0,06 0,20 Controller Udbud 1 x 4 år 5.3 Organisationsøkonomi - Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed I denne model er der tale om gennemførelse af udbud af den samlede rengøringsopgave med efterfølgende valgfrihed for de ikke tidligere omhandlede områder. Det anslås, at der en gang hvert fjerde år vil medgå ca. kr til en ekstern konsulent, med speciale i sådanne opgaver. Herudover anslås kr til ekstern controller pr. år. Der vil medgå et ressourceforbrug fra Indkøb og fra en i forbindelse med udbuddet nedsat referencegruppe. Model 3, årlig omkostning, kr. 0,26 mio. 0,06 0,20 Controller Udbud 1 x 4 år 4 Omkostningen er en engangsudgift og fremgår af afsnit 5.6 Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling.

31 Organisationsøkonomi - Model 4 - Genudbud af nuværende aftale I denne model er der alene tale om gennemførelse af et genudbud af den nuværende aftale for de i dag omhandlede ca. 75 lokaliteter, imens de øvrige omhandlende områder fortsat varetager rengøringsopgaven decentralt, men med det budget der fremgår i bilag 1, Lokalitetslistens kolonne 1. Det anslås, at der en gang hvert fjerde år vil medgå ca. kr til en ekstern konsulent, med speciale i sådanne opgaver. Herudover anslås kr til ekstern controller pr. år. Der vil medgå et ressourceforbrug fra Indkøb og fra en i forbindelse med udbuddet nedsat referencegruppe. Model 4, årlig omkostning, kr. 0,25 mio. 0,05 0,20 Controller Udbud 1 x 4 år Generelt Det skal til alle 4 modeller bemærkes; - at de årlige omkostninger til virksomhedsdrift inklusive nødvendig ekstern bistand vil fortsætte, indtil der eventuelt vælges en ny og anden organisering - at de nævnte omkostninger i forbindelse med hel eller delvis gennemførelse af udbud forventeligt, vil skulle afholdes ca. hvert fjerde år 5.5 Samlet organisationsøkonomi I nedenstående skema er der søgt angivet en samlet oversigt over driftsomkostningerne for den samlede ledelses- og udviklingsorganisation i de 4 modeller. Årlig omkostning kr. mio. 0,26 0,26 0,25 2,56 Model 1, Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Model 2, Udbud af alle rengøringsopgaverne Model 3, Udbud af alle rengøringsopgaverne med valgfrihed Model 4, Genudbud af nuværende aftale

32 Etableringsomkostninger for Model 1 - Opbygning af en centraliseret serviceog rengøringsafdeling I nedenstående tabel er der søgt angivet en samlet oversigt over etableringsomkostningerne for organisering af en kommunal service- og rengøringsafdeling Model 1 - Opbygning af centraliseret serviceog rengøringsafdeling Samlet omkostning kr. mio. Maskiner 1,50 Mopper 0,60 Materialer 0,70 Arbejdstøj 0,20 Annoncering 0,025 Intro kursus, medarbejdere 0,175 Arbejdsplaner 0,100 Områdeleder 1/ ,200 2 x serviceleder 1/ ,140 Rengøringspersonale ansættes 15/ ,300 Konsulentbistand 0,150 Indtægt,opsparet feriepenge ISS Facility A/S 1,50 Total 2,59 Omkostningerne i ovenstående tabel beror på erfaringstal fra sammenlignelige opgaver i andre kommuner, hvor opgaverne helt eller delvist er hjemtaget til egen drift indenfor de seneste 3 år. Det skal bemærkes, at omkostningerne er en engangsomkostning. Det skal endvidere bemærkes, at der indgår en forventet engangsudbetaling til Ringsted Kommune af ferieopgørelse. Feriegodtgørelsen skal udbetales af leverandøren for medarbejdernes opsparede ferie i indkomståret 2014, altså med fuld effekt. Udbetalingen vil ske i umiddelbar forlængelse af kontraktophøret den 31. december Det nuværende budget Som det fremgår af bilag 1, Lokalitetslisten, er der for de analyserede lokaliteter i Ringsted Kommune registreret et samlet forbrug i Det skal til dette tal bemærkes, at det indeholder alle de aktuelle omkostninger og udgifter til henholdsvis de decentrale lønudgifter og vederlag til eksterne leverandører, herunder i separat kolonne 13, de i analysen medtagede lønomkostninger fra det oplyste rengøringsbudget, som ikke vurderes at høre hjemme under det fremtidige rengøringsbudget. Det skal yderligere tilføjes, at nettolønnen i forhold til de decentralt ansatte medarbejdere er opgjort i 2012 tal, men at alle tillæg og almindelige omkostninger er opgjort i 2013 tal, hvorfor det i det væsentligste udgør det samme. For så vidt angår lønninger og vederlag, er tallene opgjort direkte fra de aktuelle regnskaber og lønudgifter og er dermed valide. Den samlede opgørelse inklusive beregnede faste omkostninger viser, at der i 2013 samlet set var et forbrug på kr , heraf kr til de øvrige og nødvendige serviceydelser, der ikke naturligt henhører under rengøringsbudgettet, og som derfor bør flyttes til andre driftskontis. Omkostningerne for ydelserne fremgår af bilag 1, Lokalitetslistens kolonne 13. Den vejledende

33 33 kalkulation i afsnit 5.8 skal således, for at være retvisende, fratrækkes omkostningerne til de pågældende serviceydelser, hvorefter det samlede forbrug til bygningsrengøringen i 2013 andrager kr Den vejledende kalkulation af det nødvendige budget Som forudsat har Dansk Servicekonsulent gennemført en vejledende kalkulation af det nødvendige rengøringsbudget, efter de foreslåede kravspecifikationer. Kalkulationen er gennemført med en arbejdstid indenfor normal overenskomst tidsrum 5, og med udgangstagen i arbejdstakt Ringsted Kommune havde ved det seneste udbud i 2008 fremsat ønske om, at alle primærlokaler som hovedregel skulle rengøres på et tidspunkt, så de fremstod med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes lokaleanvendelse. Af den nuværende aftale med ISS Facility Services A/S, fremgår det tillige, at det er Ringsted Kommunes ønske og hensigt, at rengøringsarbejdet generelt bliver tilrettelægt med den størst mulige synlighed i forhold til lokalebrugerne, og at primærlokaler som hovedregel skal rengøres på et tidspunkt, så de fremstår med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes lokaleanvendelse. Der er således ikke tale om en ændring af den nuværende praksis, når Dansk Servicekonsulent har lagt til grund for kalkulationen, at der bør stræbes efter den størst mulige synlighed. I den nærværende aftale med ISS Facility Services A/S, kan lokaliteterne individuelt vælge at bytte en hverdagsrengøring ud med en lørdagsrengøring, således at der rengøres i det lyse tidsrum. Den private overenskomst rummer den mulighed uden væsentlig meromkostning, hvorimod den offentlige overenskomst fordrer en væsentlig meromkostning til forskudt arbejdstid. Det er Dansk Servicekonsulents erfaring, at rengøringen i kommunale institutioner i det væsentligste kan tilrettelægges i tidsrummet mandag fredag, og fleksibelt indenfor normal overenskomstmæssig arbejdstid. Dansk Servicekonsulent har derfor ikke kalkuleret med lørdagsrengøring på lokaliteter, hvis almindelige åbningstid ligger på hverdage fra mandag fredag. Uanset valg af model, anbefaler Dansk Servicekonsulent, at rengøringsopgaver, som normalt kan udføres fra mandag fredag, ikke blive pålagt Leverandøren at udføre i weekender eller på helligdage. Kalkulationen tager udgangspunkt i det nødvendige timeforbrug pr. dag ved organisering i eget regi ganget med det aktuelle antal rengøringsdage pr. år og en forventelig gennemsnitlig timeomkostning pr. opmålt rengøringstime i 2014 på kr Det skal fremhæves, at det kalkulerede timetal pr. dag er fremkommet ved en relativt stram styringsmodel, der forudsætter, at der ved rengøring i kommunens eget regi, etableres en faglig og centralt organiseret planlægnings- og ledelsesfunktion. Det kalkulerede timetal kan således ikke stå alene ved en fortsat decentralisering af de ikke udliciterede områder, der er medtaget i analysen. Dansk Servicekonsulent vurderer, at der ud fra opnået erfaring fra sammenlignelige opgaver, bliver en meromkostning for så vidt angår de ikke udliciterede lokaliteter på imellem 8 10 % i forhold til den i bilag 1, Lokalitetslisten oplyste pr. lokalitet, ved et eventuelt valg af Model 4, Genudbud af den nuværende aftale. 5 Normaloverenskomsttidsrum er kl kl Forklaring til arbejdstakt fremgår af bilag 6, Arbejdstaktens oprindelse

34 34 Dansk Servicekonsulent har på baggrund af sammenlignelige opgaver udført indenfor de seneste 3 år, samt de udleverede grundlønsomkostninger fra Ringsted Kommune, herunder drøftelser og input fra Løn og Personale afdelingen, kunnet fastsætte en omkostning for en rengøringstime. Den fastsatte timepris indeholder alle de for kommunalt ansatte servicemedarbejdere medgåede omkostninger, herunder omkostninger til uddannelse og omkostninger i forbindelse med kommunens overordnede administration 7, samt alle for driften medgåede omkostninger til rekvisitter, midler, maskiner, ledelse, øvrige stabsfunktioner, ferie- og sygeafløsning, transport med videre. Det skal bemærkes, at opgørelsen efter Dansk Servicekonsulents vurdering kan indeholde usikkerheder i forhold til de enkelte og det samlede tal. Som eksempler på usikkerhederne kan nævnes: at nogle kommunalt ansatte servicemedarbejdere har flere funktioner, og at der derfor kan være udgifter, der retteligt vedrører rengøring, men som er konteret andre steder - og omvendt, f.eks. Ringsted Sportscenter, der også anvender det stedlige tekniske personale til rengøring at der kan være ændret på forudsætningerne i forhold til lokaleomfang og -anvendelse i den enkelte lokalitet, eller der kan være oprettet nye eller fragået andre lokaliteter De nævnte forbrugstal er i 2014 priser og skal derfor fremskrives/opjusteres i forhold til en eventuel sammenligning med budget Dansk Servicekonsulent har dog i overvejende grad kalkuleret omkostningerne i 2014 priser. For opnåelse af den beregnede omkostningsreduktion er der ligeledes en række forudsætninger, blandt andet: At der, ved beslutning om at udføre rengøringen i kommunalt regi, opbygges en central styret rengøringsfunktion til varetagelse af den samlede rengøringsydelse på de omhandlende lokaliteter At der, ved beslutning om en udlicitering, foretages et samlet centraliseret udbud af de omhandlende lokaliteter At der, uanset valg af fremadrettet struktur, tages udgangspunkt i den for Ringsted Kommune hidtidigt anvendte kravspecifikation for rengøringsydelsen 8 At der, uanset valg af fremadrettet struktur, tages udgangspunkt i den for Ringsted Kommune hidtidigt anvendte, men tilrettede renholdelsesstrategi At der, ved beslutning om udlicitering, tages udgangspunkt i de for Ringsted Kommune hidtidigt anvendte kontraktvilkår i forhold til leveringsvilkår med videre At der, uanset valg af fremadrettet struktur, etableres en controllerfunktion til fastholdelse af den aftalte kvalitet 7 jf. BEK nr. 607 af 24/06/2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud og Budget og regnskabssystem for kommuner, kap. 9, vejledning om omkostningskalkulationer 8 Kravspecifikationen justeres og tilpasses de ikke tidligere omhandlede lokaliteter

35 35 Ved beslutning om Model 1, Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, opnås en refusion for de omhandlende rengøringsmedarbejderes tilgodehavender (feriepenge med videre) i forbindelse med virksomhedsoverdragelsen fra den nuværende leverandør ISS Facility Service A/S. Refusionen af feriepengene skønnes at udgøre mellem kr. 1,5 2. mio., og indgår i den samlede etableringsomkostning for Model 1, Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling. 5.9 Kalkulation - Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling. Alle opgaverne inklusive de decentrale opgaver organiseres i Service- og Rengøringsafdelingen. Model 1, samlet omkostning pr. år kr Årlig besparelse Model 1, Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Udbud 1 x 4 år DAB, Dansk almennyttigt boligselskab Hoved-/ekstrarengøring 5.10 Kalkulation - Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaverne. Alle opgaverne inklusive de decentrale opgaver udbydes. Model 2, samlet omkostning pr. år kr Årlig besparelse Model 2, Udbud af alle rengøringsopgaverne Udbud 1 x 4 år DAB, Dansk almennyttigt boligselskab Hoved-/ekstrarengøring Controlling

36 Kalkulation - Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaverne med valgfrihed. De decentrale opgaver udliciteres på lige vilkår med de nuværende udbudte opgaver, men med efterfølgende valgfrihed, hvor de enkeltvis kan vælge aftalen fra. Model 3, samlet omkostning pr. år kr Årlig besparelse Model 3, Udbud af alle rengøringsopgaver med efterfølgende valgfrihed Udbud 1 x 4 år DAB, Dansk almennyttigt boligselskab Hoved-/ekstrarengøring Controlling 5.12 Kalkulation - Model 4 - Genudbud af den nuværende aftale. De nuværende udliciterede lokaliteter genudbydes samlet, imens de øvrige lokaliteter forbliver i deres nuværende organisering. Model 4, samlet omkostning pr. år kr Årlig besparelse Model 4, Genudbud af den nuværende aftale Udbud 1 x 4 år DAB, Dansk almennyttigt boligselskab Hoved-/ekstrarengøring Controlling

37 Samlet model kalkulationsoversigt Model kalkulationsoversigt pr. år kr Model 1, Opbygning af en centraliseret serviceog rengøringsafdeling. Model 2, Udbud af alle rengøringsopgaverne Model 3, Udbud af alle rengøringsopgaverne med valgfrihed Model 4, Genudbud af den nuværende aftale Dansk almennyttigt boligselskab sørger for rengøring af fællesarealer på kommunens bygninger, imens kommunen afholder omkostningen til arbejdet. Omkostningen er medtaget i alle 4 modelkalkulationer, idet opgaverne efterfølgende vil indgå som en naturlig del i den besluttede model. Hoved-/ekstrarengøring - Eksisterende decentralt forvaltet hoved-/ekstrarengøringspulje på 7 %, indgår i alle 4 modelkalkulationer Det fremtidige budget Som det fremgår af de i afsnit 5.13 Samlet model kalkulationsoversigt, er der et budgetmæssigt spillerum på 1,9 mio. kr. ved en 100 % udførelse i eget regi efter Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, og 1.5 mio. kr. ved en 100 % udlicitering efter Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver, i forhold til det nuværende budget. Herudover er der en række kommunalt ejede ejendomme, som DAB administrerer for kommunen, herunder rengøring af de fællesarealer, som DAB fremsender en faktura for arbejdets udførelse af til kommunen en gang hver måned. Beløbet udgør tilsammen pr. år kr og indgår i ovenstående kalkulationsoversigt. Det er Dansk Servicekonsulent anbefaling, at de omhandlende opgaver efterfølgende indarbejdet i den valgte model. Efter indarbejdelsen, vurderer Dansk Servicekonsulent, at der bliver en yderligere besparelse ca. kr pr. år i forhold til det nuværende budget. Kalkulationsoversigten indeholder for så vidt angår alle modellerne en hoved- /ekstrarengøringspulje på 7 % af det beregnede budget. 6 Afslutning og anbefaling Dansk Servicekonsulent har for Ringsted Kommune gennemført en analyse af de aktuelle rengøringsarrangementer, og sammen med en af kommunen nedsat styregruppe gennemgået forskellige mulige scenarier og løsningsmodeller.

38 38 Det skal til rapportens indhold bemærkes, at der alene er tale om en opstilling og gennemgang af de mest generelle forhold omkring den fremtidige varetagelse af rengøringen med videre i Ringsted Kommune. I forbindelse med den videre proces og herunder beslutninger om den fremtidige forankring og organisering og budgettet, vil der således være en række enkeltforhold, der skal endeligt afklares og besluttes. Det er herefter Dansk Servicekonsulents opfattelse, at der med udgangspunkt i nedenstående overordnede beslutningstemaer vil kunne iværksættes en hensigtsmæssig proces med henblik på at opnå en for Ringsted Kommune harmoniseret, kvalitetsmæssig og økonomisk forsvarlig tilrettelæggelse og udførelse af rengøringen. Der er af Styregruppen taget udgangspunkt i et bestemt rengøringssystem (RENHEDSGRADS- SYSTEMET). Herudover er der ved denne analyse foreslået to andre forskellige rengøringssystemer, vedlagt som bilag 2, Oplæg til alternativt rengøringssystem kravspecifikation. Begge systemer med tilhørende generelle vilkår og aktivitets- og kvalitetsniveauer kan på kort sigt lægges til grund for samtlige lokaliteter i Ringsted Kommune. Udover kravspecifikationen for den daglige indsats er det anbefalet, at der afsættes en pulje til udførelse af nødvendige hoved-/ekstrarengøringsopgaver på 7 %, og at den ikke kan erstatte rengøringsmæssige følgearbejder i forbindelse med eksempelvis om- og tilbygninger, større hærværk, vandskader eller tilsvarende. Endvidere anbefales det, der i forbindelse med den videre proces fastlægges relevante tillægsydelser, der medtages som optioner, og som kan bringes i anvendelse, såfremt det vurderes nødvendigt og økonomisk muligt. Herunder kan eksempelvis nævnes dobbeltrengøring af toiletter, der anvendes til både skole, heldagsskole og SFO. Endelig anbefales, at der tages udgangspunkt i de foreslåede vilkår omkring generelle forhold og oprydning og klargøring. Samlet set er det Dansk Servicekonsulents opfattelse, at der med forslagene til kravspecifikation vil være tale om noget nær den samme indsats som nu. Ud fra et harmoniseringsprincip vil der dog blive givet og taget, forstået på den måde, at der kan være lokaliteter, der vil opleve en ændring i forhold til den nuværende situation. Ændringerne vil i nogen enkelte tilfælde kunne opleves som en forringelse, men tilsvarende vil der i andre tilfælde blive oplevet en forbedring. Hvis der ønskes en reduktion af den samlede omkostning - ud over hvad der kan opnås ved en konkurrenceudsætning af de foreslåede kravspecifikationer - bør dette ske ved, at der gennemføres forsøg, hvor ikke følsomme lokaler rengøres eksempelvis to gange om ugen i stedet for dagligt. Det frarådes direkte at foretage reduktioner i den nuværende hoved-/ekstrarengøringspulje, eller at reducere de grundigere korttids- og langtidsperiodiske arbejder. I forbindelse med analysen er der flere steder på de decentrale lokaliteter fremkommet oplysninger om, at rengøringspersonalet også varetager andre opgaver. Disse opgaver indgår ikke i analysen eller de foretagne beregninger og vurderinger i fuldt omfang. Omvendt fremgår de øvrige ydelser, som er vurderet ikke at være en del af rengøringsopgaven, af bilag 1, Lokalitetslisten under ikke relaterede rengøringsydelser. I forbindelse med beslutning om den fremtidige organisering foreslås det derfor, at de enkelte lokaliteter kan fremsætte ønske om, at disse opgaver isoleret set beskrives, og at de indgår i rengøringsfunktionen for på denne måde at kunne fastholde den eller de på-

39 39 gældende kombinationsstillinger. Det er Dansk Servicekonsulents klare opfattelse, at der i forhold til grænsedragningen af de omhandlende opgaver på ældrecentrene, hvor husassistenterne i det væsentligste udfører den løbende rengøring og de relaterede rengøringsydelser i dag, med fordel kan gennemføres den af Dansk Servicekonsulent foreslåede opdeling af opgaverne. De involverede stillinger kan efterfølgende opdeles efter behov i forhold til de respektive overenskomstområder for henholdsvis rengøringsområdet og plejeområdet.. Prissætning (rengøringsbudget) Af bilag 1, Lokalitetslisten, fremgår en opgørelse af både det nuværende og det nødvendige budget. Som det fremgår af afsnit 3.5, Opmåling og registrering, har det som følge af en forskellig praksis i forhold til kontering med videre ikke været muligt at frembringe et præcist sammenlignings- og beslutningsgrundlag. Som det også fremgår, er det imidlertid Dansk Servicekonsulents klare vurdering, at en anvendelse af de angivne budgetmæssige muligheder vil medføre, at der efterfølgende kan ske en tilpasning af budgetterne for alle lokaliteterne med et resultat til følge, der ikke vil afvige væsentligt fra det beregnede. Det anbefales derfor, at der, efter en omorganisering med et eventuelt helt eller delvist udbud, eller en opbygning af en centralt forankret service- og rengøringsafdeling, gennemføres en tilpasning af budgetterne, hvor det er de foretagne kalkulationer og/eller udbudsresultatet med de eventuelt besluttede optioner og puljer, der lægges til grund. Som nævnt, kan der som følge af blandt andet den forskellige budgetpraksis være nogle lokaliteter, hvor der indenfor det nuværende rengøringsbudget finansieres andre nødvendige driftsudgifter. Omvendt er der en enkelt lokalitet (Ringsted Sportscenter), hvor rengøringen til dels finansieres af andre budgetter som følge af lokalitetens brug af det tekniske personale til rengøringsopgaverne. Det anbefales derfor også, at der i forbindelse med fastlæggelse af det fremtidige budget tages de fornødne hensyn til dette. Samlet set er det Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der i forbindelse med den videre proces ikke på forhånd fastlægges et besparelseskrav, men at der først tages stilling til dette efter en endelig opgørelse i forbindelse med afslutning af den samlede proces. Uanset fastlæggelse af rengøringsomfang, -system og -niveau vil der sædvanligvis periodisk opstå behov for udførelse af mere eller mindre omfattende hoved-/ekstrarengøringsopgaver. Dette gælder uanset, at der i den fastlagte eller de foreslåede kravspecifikationer er forudsat, at der for følsomme og sanitære installationer samt øvrige overflader, hvor der er fastlagt en daglig grundig rengøring, ikke må forekomme behov for hoved-/ekstrarengøring. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der udover budgettet til den løbende indsats fastsættes en pulje til hoved-/ekstrarengøring. Puljen vil erfaringsmæssigt skulle udgøre 7 % af omkostningen (normeringen) til den daglige rengøring. Beregningen fremgår samlet og enkeltvis for de enkelte lokaliteter i bilag 1, Lokalitetslisten. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling, at hoved-/ekstrarengøringspuljen placeres decentralt i forhold til Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, imens den placeres centralt under den besluttede forankring ved valg af Model 2 - Udbud af alle rengøringsopga-

40 40 ver, Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed, samt Model 4 - Genudbud af nuværende aftale. Efter valg af Model 4 Genudbud af nuværende aftale, vil puljen imidlertid for så vidt angår de ikke udbudte decentrale lokaliteter, skulle placeres på disse. Det bør være et vilkår i forbindelse med alle aftaler med leverandører, at de aktivt skal medvirke til registrering og rapportering af, i hvilket omfang hoved-/ekstrarengøringsbehovet bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima, og at meddele dette til den af kommunen besluttede tovholder. Hoved-/ekstrarengøring bør normalt kun udføres efter forudgående aftale om omfang, forventet timeforbrug og pris. 6.1 Den fremtidige forankring, fordele og ulemper På langt de fleste af lokaliteterne (75) udføres rengøringen af ekstern leverandør efter centralt fastlagte normer. På de resterende lokaliteter (15) udføres rengøringen af kommunalt ansatte medarbejdere, men her efter decentralt fastsatte normer. Med udgangspunkt i de i analysen opstillede betragtninger, er det Dansk Servicekonsulents opfattelse, at der med fordel kan gennemføres såvel en opbygning af en kommunal service- og rengøringsafdeling, som en fuld konkurrenceudsættelse. Fordelene ved konkurrenceudsættelsen er primært, at der gennem konkurrenceudsætning på et nyt og ensartet grundlag vil blive frembragt markedsbaserede priser, som kan anvendes direkte i forbindelse med den fremtidige budgetlægning. Omvendt har analysen vist, at der i forhold til det økonomiske spillerum, bliver en meromkostning ved at udlicitere opgaverne. Dansk Servicekonsulent har med udgangspunkt i de 4 modeller, som Ringsted Kommune har ønsket skulle indgå i analysen, forsøgt at opstille de væsentligste fordele og ulemper. Hertil skal det bemærkes, at Dansk Servicekonsulent har taget afsæt i ligestillingsprincippet, som kræver en ensartet behandling imellem kommunalt og privat drevet virksomheder i forbindelse med konkurrenceudsættelser. Der er mange aspekter og overvejelser, der kan lægges til grund ved valg af den fremadrettede struktur og forankring. Det er dog afgørende, at beslutningen herom i Ringsted Kommune træffes i overensstemmelse med den gældende EU- lovgivning, og at beslutningen træffes på et ensartet grundlag for de involverede og mulige løsninger. Herunder bør det blandt andet belyses, hvilke fordele og ulemper der kan være ved de forslåede løsninger efterfølgende. Dette værende såvel en løsning i offentlig, som i privat regi. Dansk Servicekonsulent har bestræbt sig på at frembringe et billede af de væsentligste forskelle imellem en løsning, hvor kommunen potentielt anvender sin egen service- og rengøringsafdeling til at udfører opgaverne, og hvor der potentielt anvendes en privat leverandør til at udføre den samme opgave. Som følge af de få overordnede forskelle, der reelt kan lægges til grund for en objektiv vurdering af, hvorvidt en foruddefineret rengøringsopgave ved en konkurrenceudsættelse løses mest økonomisk fordelagtigt i eget regi eller ved anvendelse af en privat leverandør, har Dansk Servicekonsulent valgt at fremhæve de fordele og ulemper, som ligger udover de fælles fordele og ulemper, der gælder for både den offentlige og private leverandørs vedkommende. Det vil således være

41 41 kommunens konkretiserede løsningsbehov, der indgår som argumentation for at drive en opgave i eget regi. Fordele og ulemper - Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling Ved valg af denne model vil alle de medtagne lokaliteter blive omfattet under en centraliseret service- og rengøringsafdeling Fordele: o Modellen er umiddelbart den billigste løsning på det foreliggende analysegrundlag o Kommunen kan som hovedsponsor for Service- og Rengøringsafdelingen fastholde medarbejderne i de ønskede og foruddefinerede rammer, herunder: - At tilsikre overholdelse af eventuelle overenskomstaftalte arbejdstaktsforhold med henblik på at minimere for tidlig nedslidning af medarbejderne, men også overordnet set for at begrænse de deraf følgende økonomiske omkostninger til sygedagpenge eller førtidspension. - At tilsikre, at den opmålte og oplyste kalkulerede tid også anvendes fuldt ud til rengøringen, og at dette fastsættes som et krav - At der i forhold til de med opgaven beskæftigede medarbejdere udarbejdes fleksible funktionsbeskrivelser, som både opfylder behovet i Kravspecifikationen for selve rengøringen, men også kan opfylde eventuelt andre opståede behov, der almindeligvis kræver en ansættelse ved kommunens decentrale institutioner. Som eksempel kan nævnes det at medvirke ved morgenåbning i daginstitutionerne, eller ved at indgå i andre mulige sammenhænge efter institutionernes individuelle vurdering. o Kommunen kan med fordel anvende Service- og Rengøringsafdelingens volumen i dens løbende behov for at imødekomme Det Rummelige Arbejdsmarked, opståede behov for flexjobordninger eller ved andre sociale behov, hvor Service- og Rengøringsafdelingen kan indgå i kommunens samlede prioriteringer. Ulemper: o Der vil være en tendens til eller risiko for, at fokus på at holde omkostningsniveauet på det forudsatte niveau ikke kan holdes 100 % i længden. I en driftsafdeling, der hovedsagelig leverer service til intern udførelse, er dette, som følge af de ofte mange ændringer, der sker over tid, særligt gældende. Det vil derfor efter en passende indkøringsperiode på ca. 3 4 år være nødvendigt, at denne udsættes for hel eller delvis konkurrence gennem udbud. Fordele og ulemper - Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver Ved valg af denne model vil alle de medtagne lokaliteter blive omfattet ved en udlicitering. Fordele: o Rengøringsbudgettet vil forblive fast i hele kontraktperioden med minimale årlige prisreguleringer. o Leverandøren overtager personalet fra kommunen og afholder alle almindelige og forud definerede opgjorte omkostninger i forbindelse med virksomhedsoverdragelsen, herunder de

42 42 eventuelle lønforskelle i mellem Leverandørens overenskomst og den for de overdragede medarbejdere gældende overenskomst på overdragelsestidspunktet. Omkostningerne afholdes i hele overenskomstperioden ud. o Der kan indgå forudsætninger i aftalen, der i et vidst omfang tilgodeser kommunens ønske om blandt andet Det Rummelige Arbejdsmarked, men også andre sociale og velfærdsforebyggende foranstaltninger. o Leverandøren overtager udstyr fra de omhandlende decentrale lokaliteter imod en dekort, som forventes at afspejle de tilbudte priser. Ulemper: o En forventet højere pris end Model 1 o Ringsted Kommune skal straks og i umiddelbar forlængelse af virksomhedsoverdragelsen udbetale de overdragne medarbejderes opsparede feriepenge til Leverandøren. Beløbet udbetales samlet som et engangsbeløb og udgør ca. kr. 1 mio. o I forlængelse af virksomhedsoverdragelsen er det Dansk Servicekonsulents erfaring, at der i en tilpasningsperiode, der kan vare den gældende overenskomstperiode ud, vil være risiko for en unormal høj personaleafgang. Dette med eventuelle omkostninger til følge for kommunen, værende i form af diverse fratrædelsesgodtgørelsesordninger eller andre ordninger, der var gældende på overdragelsestidspunktet. Omkostninger, der ikke kan henledes til almindelige overenskomstmæssige lønforskelle, skal kommunen afholde i den ved overdragelsestidspunktet gældende overenskomstperiode ud. o Ringsted Kommune kan ikke i alle forhold opstille særlige betingelser for Leverandørens miljø- og arbejdsmiljø, dennes personalehåndtering eller krav til indfrielse af særlige forhold omkring sociale klausuler med videre. Der kan i et vidst omfang formuleres krav til Leverandøren i de generelle udbudsbetingelser, der i det væsentligste indeholder kommunens ønsker. Imidlertid er det Dansk Servicekonsulents erfaring, at de stillede krav i et vidst omfang omgås i praksis, hvorved der er risiko for ekstra udgifter til kontraktforvaltning, herunder controlling og udredning af nødvendig dokumentation i de enkelte forhold. o Der kan ikke stilles krav til Leverandøren om, at denne for eksempel skal anvende de af Leverandøren oplyste kalkulerede rengøringstimer til rengøring, med mindre Leverandøren selv har foreslået dette i sin tilbudsafgivelse. o Der kan være risiko for hurtigere nedslidning af det overdragne personale med langtidsomkostninger til følge for kommunen. Nedslidningen sker typisk som en helt naturlig følge af det pludselige temposkift fra den offentlige til den private overenskomst, der fordrer et væsentligt højere arbejdstempo. Skaderne viser sig oftest som håndleds- og skulderskader eller knæskader. Et sygeforløb som følge heraf medfører, at kommunen skal afholde en væsentlig del af eventuelle lønomkostningsforskelle, der kan henføres til dette. Omkostningerne afhænger af skadesforløbet og kan i værste fald blive en udgift i overenskomstperioden ud for de omhandlende overdragede medarbejdere. Fordele og ulemper - Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed Ved valg af denne model vil der være valgfrihed for de lokaliteter, der hidtil har været udenfor den nuværende eksterne løsning. Fordele:

43 43 Som i Model 2 med nedenstående tillæg o Der er valgfrihed for de medtagede optioner, samtidig med at det samlede udbud bevarer sin volumen i tilbudsfasen. Ulemper: Som i Model 2 med nedenstående tillæg o En forventet højere pris end Model 1 og Model 2 o Der er risiko for, at de bydende firmaer prisfastsætter de medtagne lokaliteter i option lavere end de øvrige udbudte lokaliteter, hvorefter de lokaliteter, der ikke ønsker at gøre brug af rammeaftalen står tilbage med et lavere budget end forudsat. o Der er risiko for, at det beregnede budgetmæssige spillerum formindskes yderligere som følge af kommunens forpligtigelser til at tilvejebringe en tilstrækkelig faglig ledelse på de enkelte arbejdspladser i forhold til de lokaliteter der forbliver i eget regi. o Der er risiko for, at der som konsekvens af tilbudsgivernes lavere tilbudspriser på de medtagede optioner bliver behov for en efterfølgende tilførsel af ekstra økonomi på de lokaliteter, der fravælger rammeaftalen. Fordele og ulemper - Model 4, Genudbud af den nuværende aftale Ved valg af denne model fortsættes der med den samme organisering for de lokaliteter, der hidtil har været omfattet af udlicitering, men med mulighed for tilretning af vilkår, hvor imens de decentrale lokaliteter forbliver i deres nuværende decentrale organisering - dog på et tilrettet grundlag. Fordele: o Alle medarbejdere omhandlende rengøringsområdet, såvel de kommunale som de eksterne, forbliver i deres nuværende struktur. o Den administrative organisering forbliver i det væsentligste uændret Ulemper: o En forventet højere pris end Model 1, Model 2 og Model 3 o De decentrale medarbejdere kan som følge af den tilrettede renholdelsesstrategi risikere at stå alene uden tilstrækkelig faglig ledelse og sparing omkring planlægning af deres daglige, ugentlige og periodiske arbejdsopgaver, som efter tilretningen især kræver nøje planlægning og instruktion. o Der er risiko for, at det beregnede budgetmæssige spillerum formindskes yderligere, blandt andet som følge af kommunens forpligtigelser til at tilvejebringe en tilstrækkelig faglig ledelse på de enkelte arbejdspladser, hvorved kommunen risikerer at skulle tilkøbe denne efterfølgende. Det er Dansk Servicekonsulents erfaring, at kommunalt udliciterede opgaver, der hjemtages efter en årrække eller videreføres efter afsluttede kontraktforløb med eksterne leverandører, afstedkommer en væsentlig større fleksibilitet og stabilitet i rengøringen, specielt rengøringspersonalet

44 44 udviser større ejerskab og engagement, både ved selve opgaveudførelsen for kommunen, men også socialt i kommunen, hvor de fleste er hjemmehørende - svinger fra kommune til kommune. I forhold til lokaliteterne, hvor rengøringsarbejdet i dag udføres af kommunalt ansatte medarbejdere, vil det være muligt, som nævnt i Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed, at udbuddet formelt kan annulleres for disse efterfølgende, og at rengøringsarbejdet fortsat kan udføres i deres eget regi - dog til en omkostning, der matcher udbudsresultatet. Det må dog forventes, at dette vil medføre en manglende mulighed for opnåelse af de optimale stordriftsmæssige fordele, som analysen peger på i det økonomiske spillerum. Det er Dansk Servicekonsulent erfaring, at der vil være risiko for, at de bydende leverandører i et vidst omfang prisfastsætter optionerne lavere end de øvrige opgaver, hvorefter rengøringsarbejdet skal udføres til en forholdsmæssig mindre omkostning på de omhandlende lokaliteter. For imødekommelse af enkelte behov i kommunen, er det Dansk Servicekonsulents erfaring, at der med fordel og isoleret set kan udelades enkelte lokaliteter fra udbuddet. Især lokaliteter, hvor der foreligger særlige sociale hensyn, der skal iagttages med attention på de udførendes sociale ressourcer, og hvor arbejdet i overvejende grad vil være forbundet med situationsbestemt selvledelse i forhold til især stedets brugere og de pludseligt opståede behov for ageren. Dansk Servicekonsulents er derfor af den opfattelse, at Ringsted Bo- og Servicecenter samt Nebs Møllegård isoleret set ligger indenfor den kategori, og at de kan udelades og tildeles den beregnede økonomi, som fremgår af bilag 1, Lokalitetslistens kolonne 1. Dette gældende uanset valg af model. Det er Dansk Servicekonsulents anbefaling: - at der ved valg af Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling, etableres en forankring, enten under Vej- og Ejendomscenter, eller som en selvstændig tværforvaltningsvirksomhed med reference til Direktionen, Teknik- og Miljøcenter / Vej- og Ejendomscenter. - at der i forbindelse med opbygningen - til udarbejdelse af organisationsmodel, stillings- og funktionsbeskrivelser, ansættelsesprocedurer og beskrivelser af de for organisationen nødvendige procedurer i forhold til driften - anvendes en ekstern konsulent med erfaring i sådanne opbygningsforløb. - at der ved valg af Model 1 - Opbygning af en centraliseret service- og rengøringsafdeling indledningsvis anvendes en uvildig konsulent med erfaring i kvalitetskontrol og fremstilling af dokumentation for do, og at der sideløbende hermed indledes en dialog omkring et eventuelt fælles kommunalt samarbejde om de periodiske kontroller med Sorø Kommune. En aftale omkring dette kan effektueres efter en passende indkøringsperiode på f.eks. 1-2 år. - at eventuelle udbudsforretninger ved valg af Model 2 - Udbud af alle rengøringsopgaver, Model 3 - Udbud af alle rengøringsopgaver med valgfrihed, eller Model 4 Genudbud af nuværende aftale, og den efterfølgende kontraktforvaltning forankres i Vej- og Ejendomscenter, og at der anvendes en ekstern konsulent til varetagelse af controllerfunktionen på de i analysen beskrevne forudsætninger samt til bistand i forbindelse med udbuddene. 6.2 Den videre proces Som nævnt i afsnit, 1.5 Tids- og handlingsplan, så lægges der op til en fremlæggelse for og drøftelse af analyserapporten i direktionen, hvorefter der vil kunne udarbejdes en sag til politisk behandling og beslutning inden sommerferien 2014.

45 45 Under forudsætning af, at dette sker nogenlunde uhindret, og at de fremsatte anbefalinger i hovedtræk følges, vil det være muligt, at der er etableret en ny og harmoniseret rengøringssituation i Ringsted Kommune pr. den 1. januar Det kan imidlertid ikke anbefales, at der besluttes en udskydelse af beslutningen, idet den nuværende kontrakt med ISS Facility Services A/S skal ophøre den 31. december 2014 uden mulighed for forlængelse. Der bør derfor iværksættes en proces senest den 1. juli Uanset de videre beslutninger, er det Dansk Servicekonsulents anbefaling, at der uanset valg af model nedsættes en af direktionen bredere sammensat styregruppe, som suppleres med en referencegruppe, bestående af repræsentanter fra de forskellige lokalitetstyper. Græsted, den 2. maj 2014 Dansk Servicekonsulent Finn Hougaard Frederiksen Direktør