Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Hjortegården Mødedato: Mandag den 18. oktober 2010 Til stede: Afdelingsbestyrelsen og Jan Rossil Fra administrationen: JRO(referent) Referat sendt ud den 1. november 2010 Dagsorden og referat Dagsordenen og referat blev godkendt med et ekstra punkt 2a Internettet v/ beboer Dennis til dagordenen. Meddelelser fra formanden herunder indkomne sager Afdelingsformand Jan Christiansen indledte med at byde de to nye suppleanter, Anne Fenstorp og Michelle Rosenstrøm, velkommen til arbejdet i bestyrelsen. Internettet v/dennis Dennis indledte med at nævne, at han har haft en del drøftelser om Internettet med henholdsvis Jan Christiansen og med Sagitta. Dennis gennemgik meget kort opbygningen af afdelingens netværk. Netværket består væsentligst af to forhold: 1. En offentlig IP adresse som kan eksponeres på en anden måde end, hvad der er gældende i dag. 2. Tilgængelig båndbredde. Afdelingen har i dag 200 Mb. båndbredde til rådighed, men har et middelforbrug på ca. 100 Mb. Den indlagte bundbegrænsning for den enkelte tilsluttede bruger er 10 Mb. Det blev foreslået at hæve den nedre begrænsning til 20 Mb. for på den måde at få bedre udnyttelse af den tildelte båndbredde. En bedre eksponering af IP adressen kan være, at der åbnes for, at den enkelte bruger får sin egen adresse. Det forudsætter imidlertid nogle sikkerhedsmæssige foranstaltninger, der bl.a. består i installering af firewall. Efter mange afklarende spørgsmål og principielle betragtninger aftaltes det, at den nuværende bundbegrænsning på 10 Mb. hæves til 15 Mb., og at alle tilbydes egen IP adresse. Inden sidstnævnte orienteres til alle beboerne, skal retningslinjer for denne mulighed udarbejdes.

2 Når udkast til vejledning er udarbejdet, fremlægges dette for afdelingsbestyrelsen og administrationen til vedtagelse. Afdelingsbestyrelsen nedsætter selv det udvalg, der udarbejder oplæg til retningslinjer for offentlig IP adresse på netværket. Opfølgning fra sidste møde af indkomne sager Jan Christiansen ønskede at høre, hvad status var på de behandlede sager fra sidste møde. Da Jan Rossil ikke hade sagerne med, blev det aftalt, at status nævnes i nærværende referat. Ad andet kælderrum: Beboer er orienteret om, at der pt. ikke er et andet rum til rådighed. Varmemesteren har taget initiativ til at få registret, hvilke beboere, der har hvilke rum i Dildhaven. Ad forstærkning af låsetøj på trådbur: Forstærkning er rekvireret. Ad lyskegler i soveværelset: Afdelingens gartner har sat 19 stk. stedsegrønne hækplanter med en højde på p.t. 130 cm. Nye indkomne sager Større mål på græsplænen Fra en familie på Ettehavevej var modtaget en forespørgsel om opsætning af større mål på den store græsplæne mellem Melissehaven og Ettehavevej. Efter en kortere drøftelse blev det besluttet ikke at imødekomme ønsket, idet større mål bruges af større børn på det samme areal, som trods alt er begrænset. Administrationen svarer familien. Ros til Ejendomskontoret Så lykkedes det, ros til Ejendomskontoret fra en forstående beboer. BBK 44 nytårsfest Klubben har ansøgt bestyrelsen om tilladelse til at holde nytårsfest i klubbens lokaler. Det blev efter nogen drøftelse aftalt at afvise det fremsendte ønske, hvilket bl.a. også ses i lyset af, at Hjortehuset heller ikke kan lejes nytårsaften. Iris Gausbo forfatter afslaget til klubben. 2

3 Det grønne Der blev udtrykt ønske om, at opmærkningen af fraktioneringen på de seks containerpladser bliver bragt i orden her til foråret (2011). Meddelelser til og fra administrationen Jan Christiansen nævnte, at ved den forestående vinterperiode ønskes snefald bag rækkehusene også ryddet. Prioriteringsliste ved snefald Dette gav anledning til lidt drøftelse af prioriteringslisten, som bør lægges på afdelingens hjemmeside samt det antal personer, der er til rådighed, når sneen falder. Snerydning af elefantsti Det blev ligeledes foreslået, at elefantstien mellem svinget i Malurthaven og op til Hjortespringvej skulle ryddes for sne. Der blev udlagt Slotsgrus oven på de græsarmeringssten, som udgør stien, for ca. 2-3 år siden. Ved rydning af stien med kost på traktor, vil dette Slotsgrus blive ødelagt. Det blev også nævnt som en mulighed ikke at benytte stien ved snefald, eventuelt gå ved siden af. Men det aftaltes, at der indhentes en overslagspris på omlægning af stien til en flisebelagt sti. Administrationen indhenter pris. Ophør / ansættelse af ejendomsfunktionær Ejendomsfunktionær Jens Heeschen har valgt at gå på efterløn i forbindelse med, at han fyldte 60 år ultimo september i år. Som ny ejendomsfunktionær er ansat Keld Hansen, der bor i Hjortegården. Herefter var der en længere drøftelse af den arbejdstilrettelæggelse og instruks, som er under udarbejdelse i samråd med funktionærerne. Det blev oplyst, at der for ca. 7 år siden blev begået en oversigt over den tid, der i snit anvendtes på de enkelte opgaver - renholdelse, storskrald, dagrenovation, græsslåning, plantning, klipning af hæk m.v., og at en sådan oversigt igen var under udarbejdelse, bl.a. som en del af en opgaveinstruks. Noget tilsvarende var netop gennemført i en afdeling på Amager, hvilket havde været til stor glæde for såvel de ansatte som afdelingsbestyrelsen og selskabsbestyrelsen. Der var derfor bevilget 1 mio. kr. til støtte for en sådan beskrivelse i alle afdelinger. Orientering om skimmelsvamp Afdelingen har pt. to større skimmelrenoveringssager. Den ene er på Ettehavevej og forventes afsluttet i 3

4 den kommende uge. Den anden sag er to eller flere boliger i Malurthaven og måske også frem til 152. Begge sager er anmeldt som forsikringsskader, men skaderne i Malurthaven mangler at blive anerkendt af forsikringsselskabet. Dette forventes at ske i indeværende uge. På Ettehavevej i et rækkehus er ligeledes en omfattende skimmelsvampeskade, der blev konstateret i foråret 2009, og som involverer medvirken af Herlev Kommune. Der er foretaget en fornyet laboratorieanalyse af skimmelsvamp forekomsten i boligen, og det kan fortsat konstateres, at boligen er uegnet til ophold i længere perioder. Der er nu taget kontakt igen til Herlev Kommune med henblik på at få skabt grundlag for den nødvendige renovering. Der blev herefter orienteret om, at der på et nyligt afholdt møde i 3B var indskærpet, at de fastlagte retningslinjer for behandling af sager om skimmelsvamp i 3B s boliger, skal følges ubetinget. Dette har også været gjort i Hjortegården, som har 4 til 5 anerkendte skimmelsvampesager om måneden. Da de fastlagte retningslinjer kræver en del skriftlighed og en ret krævende administration, har den hidtidige praksis i Hjortegården efterlevet intentionen i instruksen, men har været lidt mere praktisk orienteret, bl.a. af ressourcemæssige grunde. Kravet om en ensartet forretningsgang i 3B medfører, at budgettet for 2011, hvor der er afsat ,- kr. til bekæmpelse af skimmelsvamp, må forventes at blive en del større, uden det er muligt i dag at sætte et skønsmæssigt beløb herfor. Det blev bemærket, at ejendomskontoret var blevet kontaktet af Willis I/S rådgiver i skimmelsvamp, som havde udbedt sig 3B s retningslinjer. Efter han havde gennemgået disse, havde han fremført flere forhold i retningslinjerne, som givet med stor fordel kunne tilrettes, så de ikke blev så omkostningsmæssigt belastende for afdelingerne. Disse informationer var videresendt til driftschefen som vil tage det op på rette sted. 4

5 Forsikringsmæssig gennemgang samt 3B s extra net Begge punkter blev, grundet det fremskredne tidspunkt, skubbet til næste bestyrelsesmøde. Orientering om vaske / opvaskemaskine tilslutning Det blev foreslået, at der i nærmeste fremtid blev begået en informationsskrivelse til beboerne om lovlig / ulovlig installation af vaske- og opvaskemaskiner. Dette skulle gøres primært med billedangivelse og begrænset tekst. Dog skal det oplyses, at en ikke uvæsentlig årsag til de hyppige klager over vekslende vandtryk og vekslende varme / kulde på brugsvandet, skyldes fejlagtig tilsluttet maskiner. Det blev vedtaget, at der så snart det lod sig gøre blev begået denne informationsskrivelse. Haneandele Igen i år er der enkelte beboere, der har klaget over deres varmeopgørelse med angivelse af forkert haneandel. Det er Ejendomskontorets skøn, at ca % af boligerne i dag er uden badekar. Mange er fjernet af beboerne selv i tidens løb, og andre er fjernet ved Ejendomskontorets mellemkomst. Da der beregnes 3 haneandele for badekar og 2 for brusested, var der enighed om, at der fremover ikke skal opereres med haneandele for badekar. Næste møde Næste møde blev aftalt til mandag den 15. november kl