Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Hjortegården Mødedato: Mandag den 21. januar 2013 Til stede: Jakob Lysemose, Susanne Andersen, Allan Grimstrup, Jan Starup, Charlie M. Ljunstrøm, Britta A. Tvestmann, Jan Christiansen Iris Gausbo og Daniel Majgren mødte lidt senere. Fra administrationen: JRO (ref) Referat udsendt den 05. februar Dagsorden og referat Den udsendte dagsorden blev godkendt. Referat af ekstraordinært bestyrelsesmøde den 3. december 2012 blev godkendt Helhedsplan v/ Ionee Ionee udleverede en kortfattet byggepix, som beskrev de faser den kommende byggesag vil bestå af. Ligeledes blev der udleveret skematisk tidsplan, hvoraf det fremgik, hvad den forventede tidshorisont ville være alt afhængig af hvilket procesforløb, der valgtes: Totalrådgiver og udbud i hovedentreprise i EU udbud. Rådgiver udbud og efterfølgende udbud af totaludbud i 2 EU udbud. Rådgiver(SKI kvalificeret) og efterfølgende udbud af totaludbud i 2 EU udbud. På forespørgsel om hvem afdelingsbestyrelsens styregruppe bestod af, blev det oplyst, at medlemmerne af styregruppen er: Jan Christiansen, Iris Gausbo, Daniel Majgren og Allan Grimstrup. Ionee gennemgik kort de forskellige udbudsmuligheder og slog noget på, at man i BYG nok gerne så, at et mindre rådgivende firma kom på banen, da det nok ville give mulighed for større kreative løsningsforslag. Der var ikke umiddelbart entydig tilslutning til synspunktet, idet mange af de elementer, der indgår i handlingsplanen

2 er basale byggetekniske forhold, der skal rettes / bringes i orden. Det er mere, når det omhandler udearealerne, at kreativitet kan komme på banen, og her vil en landsskabsarkitekt uden tvivl blive brugt. Jan Christiansen gjorde ligeledes opmærksom på, at han var noget betænkelig ved at bruge modellen med totaludbud, også fordi det kræver en noget længere forberedelsestid, og tid er der ikke for meget af, hvad angår igangsætningen af flere af handlingsplanens elementer. Ionee gjorde opmærksom på, at tilsagnet fra LBF var bekræftet, men grundet beløbets størrelse, var dette delt op i tre faser 2013, 2014 og Men med forberedelsestid, projektudarbejdelse m.v. ville man givetvis komme ind i 2014, inden den fysiske igangsætning startede op. Det aftaltes, at Ionee udarbejder en programbeskrivelse for derved at skabe et bedre overblik, om det, der skal til at foregå. Jan Christiansen oplyste, at en af afdelingens beboere, som i det daglige arbejder med netop disse byggesagsprocesser i et større entreprenørfirma, havde tilbudt sin hjælp, såfremt det måtte ønskes. Efter lidt drøftelse omkring fordele / ulempe herved aftaltes det, at Jan Christiansen kontakter pågældende beboer. Herefter forlød Ionee mødet Meddelelser fra formanden Der var modtaget forskellige klager som blev gennemgået. Det vedrørte bl.a. manglende varme, som var målt i en højde af 1,70 meter. Der var en fælles opfattelse af, at der i den sidste måneds tid havde været lidt køligere i boligerne. Varmehåndtaget får et lille nyk. Det blev ligeledes aftalt, at når der rejses stilladser rundt om bygningerne, skal der samtidig ske en snedkermæssig gennemgang af vinduerne. Ligeledes blev det nævnt, at der var klaget over, at et toilet i Melissehaven fik snavset spildevand fra de overliggende 2

3 boliger. Det var et problem som var kendt i visse af etageboligerne. Der bliver set på en mulig løsning i den pågældende bolig. De opsatte LED lyskilder ved begge vaskerier, blænder i stuelejlighederne. Dette er allerede noteret på ejendomskontoret og er ordret løst. En ny indflyttet beboer i Dildhaven havde søgt om tilladelse til at have to katte. Efter nogen drøftelse blev det besluttet ikke at give den ønskede dispensation. Susanne meddeler den pågældende beboer, at der ikke kan dispenseres. Der var ligeledes modtaget klage over, at man som beboer ikke kunne frasige sig tilslutningen til YouSee via kabelforbindelsen. Det blev præciseret, at et tidligere beboermøde har vedtaget tilslutning til YouSee, samt valgt den fulde programpakke. Dette er der indgået kontrakt med YouSee om. Det materielle i dette er, at afdelingen har sit eget fordelingsanlæg, som tillige er et stikledningsanlæg. Man er derfor frit stillet i valg af udbyder. Det blev aftalt, at ejendomskontoret meddeler begge klagere, at de på beboermødet i efteråret, kan tage tilslutningen til YouSee op til drøftelse og foreslå en ophævelse af tilslutningsaftalen Meddelelser fra administrationen Afdelingen havde modtaget tilbud på udskiftning af én varmtvandsbeholder i Malurthaven 10. Det aftaltes, at ejendomskontoret tilskriver 3B-BYG om muligheden for at få denne fornyelse med ind under det forestående handlingsplanarbejde. Herefter blev der rejst en diskussion om de problemer, der primært er omkring vaskeriet ved Dildhaven/Perikumhaven Det blev oplyst, at Jan Cristiansen og Iris Gausbo havde haft et møde med adm. direktør Bent Frederiksen, hvor en beboeranvisning havde været ret uheldig. Dette problem var ikke løst endnu, så Jan C. vil tilskrive Bent Frededriksen herom. 3

4 Det blev endvidere oplyst, at politiet har indført visitationszoner i dele af Herlev bl.a. Herlev Nord. De episoder, der har været på det ene vaskeri, hvor dette er fotodokumenteret, og tidligere fremsendt til politiet, samt været anført som identifikation, skal både Iris og ejendomskontoret forsøge at finde frem igen. På et møde med Herlev kommune er det igen fremført, at boligerne overgives til tilflytter i for dårlig stand. Dette synpunkt popper op hvert år ved møder med Herlev kommune, uagtet at såvel Jan C. som Iris ved deres gennemgang, samt kommunens medarbejderes egen gennemgang har fundet, at boligerne afleveres til tilflytter i god stand. Det blev dog i denne sammenhæng oplyst, at når vejret blev lidt bedre, skulle der for alvor sættes ind med udtynding og bekæmpelse af ukrudt i bedene foran etagehusene Branden Dildhaven 17, Der blev givet en hurtig gennemgang af sagens stade, hvor det blev oplyst, at 7 ud af 9 berørte beboere ingen indboforsikring havde. To beboere er genhuset via egen forsikring (de to med indboforsikring) og to mere er ved at blive genhuset på tillægsdelen af bygningsforsikringen. Brandboligen er total udbrændt. Det bærende dæk til 1. sal har været undersøgt for deformering og mulig reduktion af bæreevne. Den nedbøjning som var af dækket ca. 1 cm - er tidens tand og ikke i forbindelse med branden. Boligen er endnu ikke frigivet af skifteretten, hvilket sætter grænser for, hvornår den endelige tømning og udbedring kan påbegyndes. Iris kunne i øvrigt oplyse, at 3B s informationsafdeling er i gang med at udarbejde en orientering / pjece om det fornuftige i, at den enkelte husstand tegner en indboforsikring beboeradfærd Der blev givet en orientering om klagesmål, som må antages at fortsætte, når beboeren vender tilbage fra ferie. 4

5 medarbejders ophør Det blev nævnt, at ejendomsfunktionær Keld Hansen ophører i Hjortegården med udgangen af januar