Analyse: Kontraktstyring 1. Bech-Bruun Intelligence. Kontraktstyring

Transkript

1 Analyse: Kontraktstyring 1 Bech-Bruun Intelligence Kontraktstyring Analyse September 2015

2 2 Analyse: Kontraktstyring Indhold Baggrund 3 Overordnede resultater 4 Data 6 Alle rettigheder til denne analyse vedrørende kontraktstyring tilhører Bech- Bruun, cvr-nr Det er udelukkende tilladt at citere fra analysen med behørig kildeangivelse og i øvrigt i overensstemmelse med ophavsretslovens bestemmelser.

3 Analyse: Kontraktstyring 3 Baggrund Mangelfuld kontraktstyring øger risikoen for, at kontrakter udløber, at frister overskrides, og at muligheden for prisregulering går tabt. Alligevel afhænger kontraktstyringen i mange virksomheder og organisationer i dag af de enkelte medarbejderes overblik og systematik. Kontrakterne er i mange tilfælde opbevaret i fysiske systemer eller organiseret i Excel-ark. Det kan medføre unødvendige risici og øge sandsynligheden for mangelfuld kontrakthåndtering. Danske virksomheder og offentlige organisationer vurderer da også, at de med fordel kan optimere deres håndtering af kontrakter. I denne analyse undersøges det, hvor stort fokus danske virksomheder og offentlige organisationer har på kontraktstyring, og om der er risici forbundet med deres nuværende måde at håndtere kontrakter på. Vi håber, at analysen vil give dig ny viden og inspiration til arbejdet med kontraktstyring. Baggrunden for konklusionerne er 439 spørgeskemabesvarelser, hvoraf henholdsvis 69 procent er fra den private sektor, mens 31 procent er fra den offentlige sektor. Hvis du har spørgsmål til analysen, er du meget velkommen til at kontakte: Niels M. Andersen Partner T E nma@bechbruun.com Ole Nørgaard Partner T E ono@bechbruun.com Christian Ejvin Andersen COO, vicedirektør T E cea@bechbruun.com

4 4 Analyse: Kontraktstyring Overordnede resultater Korrekt håndtering af kontrakter er vigtigt Danske virksomheder og offentlige organisationer retter i stigende grad deres opmærksomhed mod korrekt kontraktstyring. Hele 78 procent svarer, at korrekt håndtering af kontrakter i høj eller meget høj grad er vigtigt, hvilket underbygges af, at 39 procent prioriterer kontraktstyringen højere i år end sidste år. Hvor vigtigt er korrekt håndtering af kontraktstyring i din virksomhed? I meget ringe grad I ringe grad I nogen grad I høj grad I meget høj grad Ved ikke/andet 0% 20% 40% 60% 80% 100% Det er særligt overblikket over de mest kritiske kontraktpunkter, der er vigtigt for virksomhederne procent fremhæver risikoen ved ikke at have overblik over de mest kritiske kontraktpunkter som årsag til, at kontraktstyring er vigtig. Hvorfor er korrekt håndtering af kontrakter i din virksomhed vigtigt? * Risiko for utilsigtet udløb af kontrakter Risiko for misligholdelse af kontrakter Risiko for manglende indsigt i og overblik over de mest kritiske kontraktpunkter Risiko for ikke at lave kontraktrapportering eller opfølgning Risiko for at kontrakter ikke kan findes Compliance/sikring af dokumentation Essentielle kontrakter bliver fornyet til tiden Reduktion af tid og ressourcer Ved ikke/andet 0% 20% 40% 60% 80% 100% Risikostyring er også højt prioriteret. 56 procent angiver således, at korrekt kontraktstyring er vigtigt på grund af compliance og sikring af dokumentation, og 52 procent angiver risikoen for misligholdelse af kontrakter som årsag. Men virksomhederne har også fokus på effektivitet. 40 procent angiver reduktion af tid og ressourcer som en årsag til, at kontraktstyring skal prioriteres. 1 Med virksomhederne henvises der i analysen til private virksomheder og offentlige institutioner samlet. * Mulighed for at angive flere årsager.

5 Analyse: Kontraktstyring 5 Compliance og effektivitet er i fokus Blandt de virksomheder, der prioriterer kontraktstyring højere end sidste år, angiver 64 procent, at de gør det for at sikre en større grad af compliance og korrekt kontraktopfyldelse. Men når mange virksomheder prioriterer kontraktstyringen højere i år, hænger det også sammen med konkrete mangler i den nuværende håndtering. 42 procent af virksomhederne angiver, at de prioriterer kontraktstyringen højere, fordi de mangler overblik og koordinering på tværs af organisationen. 37 procent mangler en struktureret proces for opfølgning på kontrakter. Årsagen til det øgede fokus på kontraktstyring er for 34 procent af virksomhederne at reducere den tid og de ressourcer, de bruger på området. 44 procent baserer stadig kontraktstyring på fysiske/ikke-digitale systemer og Excel 56 procent af virksomhederne har ikke en corporate policy for kontraktstyring. 39 procent har dog centrale procedurer, der er gældende for alle, mens 26 procent har procedurer for den enkelte afdeling. 30 procent har i høj eller meget høj grad konkrete processer eller systemer til kontraktstyring. Derimod baserer hele 44 procent af virksomhederne sig på systemer, der er fysiske/ikke-digitale eller baseret på Excel-ark. Håndteringen af kontrakter kan med fordel optimeres Undersøgelsens måske mest iøjefaldende resultat er, at hele 49 procent af virksomhederne vurderer, at de i høj eller meget høj grad kan opnå gevinster ved at optimere deres processer i forbindelse med kontraktstyring. Yderligere 36 procent vurderer, at de i nogen grad kan opnå gevinster. Samlet set mener 85 procent altså, at der er plads til forbedring i kontraktstyringen. Virksomhederne vurderer særligt at kunne forbedre overblikket over de kritiske kontraktpunkter, hvilket 66 procent har angivet som fordel ved at optimere processerne forbundet med kontraktstyring. 64 procent vurderer at kunne forbedre compliance. Hvorfor vurderer din virksomhed, at I kan opnå gevinster ved at optimere processer i forbindelse med kontraktstyring? * Essentielle kontrakter bliver fornyet til tiden Forbedre indsigt og overblik over mest kritiske kontraktpunkter Forbedre virksomhedens omsætning via forbedret effektivitet, centralisering af opgaver og optimal forbrug af ressourcer Forbedre compliance/sikring af dokumentation Ved ikke/andet 0% 20% 40% 60% 80% 100% * Mulighed for at angive flere årsager.

6 6 Analyse: Kontraktstyring Data Bech-Bruun sendte den 19. juni 2015 et elektronisk spørgeskema vedrørende kontraktstyring til modtagerne af Bech- Bruun Update. Modtagerne havde mulighed for at sende spørgeskemaet videre i organisationen til andre respondenter. Den 24. juni 2015 blev der sendt en påmindelse, og undersøgelsen blev lukket mandag den 3. juli Bech-Bruun har modtaget i alt 439 besvarelser, hvoraf 350 har gennemført hele undersøgelsen. 1. Stillingsbetegnelse Pct. Antal Direktør 14,22 62 Afdelingsleder 13,07 57 Projektleder 4,59 20 Jurist 34, Indkøbs- eller salgsmedarbejder 5,28 23 Økonomiansvarlig 2,52 11 Konsulent 11,01 48 Andet 14, Afdeling Pct. Antal Juridisk afdeling 40, Salgsafdeling 4,88 20 Indkøbsafdeling 9,51 39 Økonomiafdeling 10,98 45 Contract management 5,61 23 Andet 28, Omfatter din funktion arbejde med kontraktstyring? Pct. Antal Ja 66, Nej 29, Ved ikke/andet 3,19 13

7 Analyse: Kontraktstyring 7 4. Hvilken branche er din virksomhed i? Pct. Antal Engroshandel og detailhandel 6,50 26 Fremstillingsvirksomhed 8,50 34 Bygge- og anlægsvirksomhed 5,25 21 Information og kommunikation 0,50 2 It, tele og medier 7,00 28 Pengeinstitut- og finansvirksomhed 11,75 47 Rådgivningsydelser 16,00 64 Offentlig forvaltning 24,75 99 Sundhedsvæsen og sociale foranstaltninger 2,50 10 Andet 17, Hvilken type er din virksomhed? Pct. Antal Privat 69, Offentlig 30, Hvad er din virksomheds omsætning? Pct. Antal 0-50 mio. kr. 17, mio. kr mio. kr. 6, mio. kr mio. kr. 9, mio. kr mio. kr. 7, mio. kr. - 1 mia. kr. 9, mia. kr. - 9 mia. kr. 18, mia kr. 13,82 38 Ved ikke 16,36 45

8 8 Analyse: Kontraktstyring 7. Hvor vigtigt er korrekt håndtering af kontraktstyring i din virksomhed? Pct. Antal I meget ringe grad vigtigt 3,05 12 I ringe grad vigtigt 1,78 7 I nogen grad vigtigt 13,74 54 I høj grad vigtigt 33, I meget høj grad vigtigt 44, Ved ikke/andet 3, Hvorfor er korrekt håndtering af kontrakter i din virksomhed vigtigt? (Sæt gerne flere krydser) Pct. Antal Risiko for utilsigtet udløb af kontrakter 46, Risiko for misligholdelse af kontrakter 51, Risiko for manglende indsigt i og overblik over de mest kritiske kontraktpunkter 66, Risiko for ikke at lave kontraktrapportering eller opfølgning 31, Risiko for at kontrakter ikke kan findes 35, Compliance/sikring af dokumentation 55, Essentielle kontrakter bliver fornyet til tiden 40, Reduktion af tid og ressourcer 39, Ved ikke/andet 7, Er korrekt/bedre håndtering af kontraktstyring Pct. Antal Lavere prioriteret end sidste år 1,05 4 Samme prioritet som sidste år 52, Højere prioriteret end sidste år 39, Ved ikke/andet 6,84 26

9 Analyse: Kontraktstyring Hvorfor er korrekt/bedre håndtering af kontrakter højere prioriteret end sidste år? (Sæt gerne flere krydser) Pct. Antal Mangler struktureret proces for opfølgning på kontrakter 37,21 64 Mangler overblik og koordinering på tværs af organisationen 42,44 73 Vil sikre større grad af compliance/korrekt kontraktopfyldelse 63, Vil reducere tid/ressourcer brugt på kontraktstyring 33,72 58 Vil sikre fornyelse, genforhandling og justering af priser af kontrakter til tiden 39,53 68 Vil sikre opsigelse af relevante kontrakter til tiden 18,02 31 Mangler klarere regler for ansvar for kontraktstyringen 22,09 38 Ved ikke/andet 20, I hvor høj grad planlægger din virksomhed at øge sit fokus på kontraktstyring? Pct. Antal I meget ringe grad 4,80 18 I ringe grad 12,27 46 I nogen grad 40, I høj grad 22,67 85 I meget høj grad 12,80 48 Ved ikke/andet 7, Har din virksomhed en corporate policy for kontraktstyring? Pct. Antal Ja 29, Nej 56, Ved ikke/andet 14,52 54

10 10 Analyse: Kontraktstyring 13. I hvilken grad har din virksomhed konkrete processer/systemer til kontraktstyring? Pct. Antal I meget ringe grad 10,33 38 I ringe grad 20,65 76 I nogen grad 33, I høj grad 20,65 76 I meget høj grad 9,51 35 Ved ikke/andet 5, Hvilke processer/systemer anvender din virksomhed i dag? (Sæt gerne flere krydser) Pct. Antal Fysisk, ikke-digitalt system 18,33 46 Excel-baseret system 25,90 65 eprocurement-system (fx SciQuest, Ariba etc.) 5,98 15 ERP-system (fx SAP, Oracle etc.) 19,92 50 CRM-system (fx Selectica, Salesforce etc.) 14,34 36 ESDH-system (fx Sharepoint, Software Innovation etc.) 27,09 68 Selvstændigt digitalt system, der er uafhængigt fra andre it-systemer 31,08 78 Andet digitalt system 20,72 52 Ved ikke 13, Hvem er ansvarlig for kontraktstyringen i din virksomhed i dag? Pct. Antal Hver enkelt afdeling har sine egne procedurer 26,17 95 Hver enkelt medarbejder er selv ansvarlig 8,82 32 Virksomheden har centrale procedurer gældende for alle 39, Der er ingen klare regler for ansvar 16,80 61 Ved ikke/andet 9,09 33

11 Analyse: Kontraktstyring I hvilken grad vurderer du, at din virksomhed kan opnå gevinster ved at optimere processer i forbindelse med kontraktstyring? Pct. Antal I meget ringe grad 2,78 10 I ringe grad 7,50 27 I nogen grad 35, I høj grad 30, I meget høj grad 17,78 64 Ved ikke/andet 5, Hvorfor vurderer din virksomhed, at I kan opnå gevinster ved at optimere processer i forbindelse med kontraktstyring? (Sæt gerne flere krydser) Pct. Antal Essentielle kontrakter bliver fornyet til tiden 36, Forbedre indsigt og overblik over mest kritiske kontraktpunkter 66, Forbedre virksomhedens omsætning via forbedret effektivitet, centralisering af opgaver og optimal forbrug af ressourcer 48, Forbedre compliance/sikring af dokumentation 63, Ved ikke/andet 4, I hvilken grad oplever din virksomhed udfordringer ved brugen af kontraktstyringssystemer? Pct. Antal I meget ringe grad 5,31 19 I ringe grad 19,55 70 I nogen grad 39, I høj grad 7,26 26 I meget høj grad 3,35 12 Min funktion omfatter ikke arbejde med kontraktstyring 9,78 35 Ved ikke/andet 15,36 55

12 12 Analyse: Kontraktstyring 19. Hvorfor oplever din virksomhed udfordringer ved brugen af kontraktstyringssystemer? (Sæt gerne flere krydser) Pct. Antal For komplekst 18,50 42 For dyrt at implementere 17,18 39 Dækker ikke alle typer af kontrakter 30,84 70 Giver ikke automatiske notifikationer om fornyelser, genforhandlinger, prisjusteringer etc. 25,11 57 Indeholder ikke standard-templates 7,93 18 Ikke-søgbart system 17,18 39 For langsomt 15,86 36 Ikke mulighed for segmenteret adgang til kontrakter, fx mellem afdelinger 17,18 39 Ikke struktureret proces for at følge op på kontrakter 33,92 77 Ved ikke/andet 30, I hvilken grad vurderer du, at din virksomheds kontraktdata opbevares sikkert (fx at data ikke kommer til udvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven)? Pct. Antal I meget ringe grad 1,43 5 I ringe grad 3,43 12 I nogen grad 24,29 85 I høj grad 42, I meget høj grad 24,00 84 Ved ikke/andet 4,86 17

13 Analyse: Kontraktstyring Hvor vigtigt er sikker dataopbevaring i din virksomheds kontraktstyring? Pct. Antal I meget ringe grad vigtigt 1,72 6 I ringe grad vigtigt 3,44 12 I nogen grad vigtigt 14,61 51 I høj grad vigtigt 44, I meget høj grad vigtigt 32, Ved ikke/andet 3,15 11

14 Analyse: Kontraktstyring Bech-Bruun er en markedsorienteret og specialiseret advokatvirksomhed. Vi servicerer et stort udsnit af dansk erhvervsliv, den offentlige sektor og globale virksomheder med en bred vifte af ydelser. Med mere end 500 talentfulde medarbejdere og nogle af branchens mest anerkendte og erfarne eksperter skræddersyr vi løsninger på tværs af fagområder. Vores mål er at styrke vores klienters forretning, så de opnår de bedste resultater. København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T