KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR HOLBÆK BADMINTON KLUB

Transkript

1 1. Erfaringer Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været? List i punktform. Mail/opslag bliver hurtigt glemt Har haft en medlemsblad blev ikke læst besluttede at bruge hjemmesiden som det primære Hjemmesiden er ikke opdateret stort set kun ungdom, der er opdateret Facebook mange forskellige grupper ikke centralt besluttet hvad hjemmeside og facebook skal bruges til den enkelte afdeling har selv besluttet Henvendelser til bestyrelse lidt usikkert om der bliver handlet Nyt medlem på forsiden (ligger et klik eller to inde) Hjemmeside set up en udfordring, IT system svært at bruge, tekniske udfordringer Mange ved ikke hvem der sidder i bestyrelsen sætte organisationsdiagram op. Annoncere i avisen vi ved ikke om det virker Netavisen står ikke noget om badminton På senior har vi aftale med avisen omkring foromtale/opfølgning/vælger også en spiller, der skal skrive om kampen Ungdom: hvis der er en som har tid bliver der leveret resultater til avisen TV2 Øst regionen er ikke godt dækket Streame (ny ide) Nyhedsbrev Hvad har især virket? (List max. 1 år gamle eksempler på god kommunikation i punktform) angiv hvorfor det har virket. Hvad er eksemplerne (fakta) på at tidligere kommunikationsstrategier har virket? Hvor har klubben rykket sig markant? Hjemmesiden er ikke opdateret stort set kun ungdom, der er opdateret Side 1 af 9

2 Facebook mange forskellige grupper ikke centralt besluttet hvad hjemmeside og facebook skal bruges til den enkelte afdeling har selv besluttet Hjemmeside set up en udfordring, IT system svært at bruge, tekniske udfordringer På senior har vi aftale med avisen omkring foromtale/opfølgning/vælger også en spiller, der skal skrive om kampen 2. Afklaring og målsætning A. Målgruppe(r) (kopier målgruppen fra politikken): På kort sigt (1-2 år) prioriteres de interne interessenter og på længere sigt (3-5 år) de eksterne interessenter. B. Afklaring Hvor er de gode rollemodeller? Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? Hvilke medier og teknologier anvender de? Klubblad på hjemmeside Solrød, Greve: opdateret, får svar på alt Designmanual Let at finde rundt i Lillerød klik tilbage til forsiden, menu kommer automatisk frem, når du stiller dig på den C. Mål Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Kommunikation Kort sigt Side 2 af 9

3 Hvilke kommunikative mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Strategi Hvilke konkrete handlinger/aktiviteter skal føre frem til opfyldelse af målet. Angiv år/måned for hver handling/aktivitet % af medlemmerne oplever at klubbens hjemmeside er velfungerende (maj 2015) % af medlemmerne oplever at klubbens hjemmeside er velfungerende (maj 2016) Arbejdsgruppe til kravspecifikation af ny hjemmeside nedsat (oktober 2013) Kravspecifikation til hjemmeside er udarbejdet præsenteres for bestyrelsen - Afklare hvad vi skal bruge hjemmeside til og hvad vi skal bruge sociale medier til. Se på hvad fx Lillerød har gjort (december 2013) Valg af hjemmesidesystem præsenteres i bestyrelsen (brugervenligt) (marts 2014) Ny hjemmeside (maj 2014) Velkomstbrev udarbejdet (maj 2014) Medlemsundersøgelse (spørg bl.a. indtil behov for nyhedsbreve) (januar 2015) Handlingsplan i forhold til medlemsundersøgelse (marts 2015) 3. Organisatorisk A. Vision omkring kommunikation Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?. Vores vision på kommunikationsområdet er Højt kommunikationsniveau, hvor alle ved hvad der foregår og hvor vi er på vej hen Side 3 af 9

4 B. Organisatoriske mål for kommunikationsområdet Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Organisatoriske mål for kommunikation kort sigt Hvilke organisatoriske mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Strategi Hvilke konkrete handlinger/aktiviteter skal føre frem til opfyldelse af målet. Angiv år/måned for hver handling/aktivitet 1. Alle bestyrelses- og udvalgsmedlemmer (indbyrdes) oplever, at kommunikationen er velfungerende (september 2014) Udpege en kommunikationsansvarlig i bestyrelsen (oktober 2013) Hver afdeling har en ansvarlig med de rette kompetencer, som ajourfører spillerlister (oktober 2013) Fast punkt på hvert bestyrelsesmøde hvad skal meldes ud til hvem (oktober 2013) Revision af Årsplan for bestyrelsen (oktober 2013) Referater fra alle bestyrelses- og udvalgsmøder er tilgængelige i elektronisk system fx dropbox for bestyrelsesmedlemmer (november 2013) Politikker på hjemmesiden (november 2013) Undersøge mulighederne i Conventus om bl.a. mulighed for fx mødelister (december 2013) Afstemning af krav og forventninger med webmaster (april 2014) Organisationsplan og kommissorier på hjemmesiden (juni 2014) Side 4 af 9

5 Organisatoriske mål for kommunikation kort sigt Hvilke organisatoriske mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Strategi Hvilke konkrete handlinger/aktiviteter skal føre frem til opfyldelse af målet. Angiv år/måned for hver handling/aktivitet Medlemsmøde 1 gang årligt (udover generalforsamling) (september 2014) Revision af kommunikationsstrategien (marts 2015) C. Ressourcemæssige krav Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold til realisering af kommunikationsstrategien?. Ansvaret for kommunikationsstrategien er placeret i bestyrelsen) godkendt i bestyrelsen (september 2013). I kommissoriet for bestyrelsen er beskrevet de nødvendige kompetencer. Hvilke andre ressourcer, teknologier (fx SMS-service) skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien?. Hvordan vil klubben gøre brug af sociale medier? (fx Facebook) December 2013 skal en arbejdsgruppe, som udarbejder kravspecifikation til ny hjemmeside. Heri skal indgå overvejelser omkring brug af sociale medier. D. Økonomi Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikation de kommende 5 år) kræver det at realisere en kommunikationsstrategi og hvordan skal de skaffes? Hvad er de nødvendige prioriteringer? År 2014 Nøgleposter Side 5 af 9

6 Hjemmeside I alt E. Kommunikation Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)? Ungdom/senior/veteraner og motionister (3 personer) der skal udpeges en tovholder for hvert område. De ansvarlige skal sikre kvalitet i den eksterne kommunikation (oktober 2013) Herudover er der udpeget en kommunikationsansvarlig i bestyrelsen (september 2013). Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen? Efter hvert bestyrelsesmøde udsendes relevante punkter til klubbens medlemmer samtidig med, at det lægges på hjemmesiden. Det kører fra september Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e- mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v.) Vi udarbejder en designmanual (maj 2014). Den skal udarbejdes i forbindelse med ny hjemmeside. Hvordan brandes klubbens kommunikationsstrategi løbende? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig?) I forbindelse med medlemsmøde februar 2014 præsenteres de overordnede elementer i kommunikationsstrategien. Udviklingsplanen m.v. præsenteres på et medlemsmøde februar I marts 2015 skal kommunikationsstrategien revideres samtidig med, at der kommer fokus på den eksterne kommunikation. Side 6 af 9

7 4. Overordnet handlingsplan Hvem gør hvad, hvornår i de enkelte år. Herudover opstilles mål for hvert år. Hvad (beskriv opgaven) Hvornår (år/måned) Hvem (én person til hver opgave) Arbejdsgruppe til kravspecifikation af ny hjemmeside nedsat Udpege en kommunikationsansvarlig i bestyrelsen Fast punkt på hvert bestyrelsesmøde hvad skal meldes ud til hvem Oktober 2013 Oktober 2013 Oktober 2013 Revision af Årsplan for bestyrelsen Oktober 2013 Hver afdeling har en ansvarlig med de rette kompetencer, som ajourfører spillerlister Referater fra alle bestyrelses- og udvalgsmøder er tilgængelige i elektronisk system fx dropbox for bestyrelsesmedlemmer Ungdom/senior/veteraner og motionister (3 personer) der skal udpeges en tovholder for hvert område. De ansvarlige skal sikre kvalitet i den eksterne kommunikation November 2013 November 2013 December 2013 Politikker på hjemmesiden November 2013 Undersøge mulighederne i Conventus om bl.a. mulighed for fx mødelister Kravspecifikation til hjemmeside er udarbejdet præsenteres for bestyrelsen - Afklare hvad vi skal bruge hjemmeside til og hvad vi skal bruge sociale medier til. December 2013 December 2013 Side 7 af 9

8 Hvad (beskriv opgaven) Hvornår (år/måned) Hvem (én person til hver opgave) Se på hvad fx Lillerød har gjort Udviklingsplan m.v. præsenteres på medlemsmøde Valg af hjemmesidesystem præsenteres i bestyrelsen (brugervenligt) Afstemning af krav og forventninger med webmaster Præsentere hovedelementerne af kommunikationsstrategien på generalforsamlingen Februar 2014 Marts 2014 April 2014 April 2014 Velkomstbrev udarbejdet Maj 2014 Udarbejdelse af designmanual Maj 2014 Ny hjemmeside Maj 2014 Organisationsplan og kommissorier på hjemmesiden Medlemsmøde 1 gang årligt (udover generalforsamling) Alle bestyrelses- og udvalgsmedlemmer (indbyrdes) oplever, at kommunikationen er velfungerende Medlemsundersøgelse (spørg bl.a. indtil behov for nyhedsbreve) Handlingsplan i forhold til medlemsundersøgelse Juni 2014 September 2014 September 2014 Januar 2015 Marts 2015 Revision af kommunikationsstrategien Marts % af medlemmerne oplever at Maj 2015 Side 8 af 9

9 Hvad (beskriv opgaven) Hvornår (år/måned) Hvem (én person til hver opgave) klubbens hjemmeside er velfungerende 80 % af medlemmerne oplever at klubbens hjemmeside er velfungerende Maj 2016 Punkterne med fed er delmål. Side 9 af 9