KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR TFC

Transkript

1 1. ERFARINGER Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? 1) Nyt fra bestyrelsen særlig menu på hjemmesiden 2) Nyheder på hjemmesiden 3) Indstik i Lokalavisen 4) Mød bestyrelsen en gang i kvartalet 5) Velkomst flyer 6) Kamp programmer 7) Orienterings og forældremøder træner/ledere og forældre Hvad har erfaringerne været? 1) Billig løsning men ikke den store respons 2) Billig løsning og god respons 3) Dyr løsning moderat respons 4) Billig løsning ingen respons 5) Billig løsning pæn respons 6) Halv dyr løsning pæn respons 7) Billig løsning moderat respons Hvad har især virket? Nyheder på hjemmesiden Indstik i Lokalavisen Velkomst flyer Kamp programmer 2. AFKLARING OG MÅLSÆTNING A. Afklaring Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? De har sikret en ressource der passer kommunikationsdelen og benytter en moderne snit på deres hjemmesider. Endvidere har de godt fat i lokalpressen B. Mål

2 Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1 2 år angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Det er målet, at de 4 nyheder på hjemmeside skiftes ugentligt inden udgangen af oktober 2010 Sikre en opdateret hjemmeside for de enkelte årgange (33 stk) inden udgangen af 2010 (december) Målet er at vores kommunikations udvalg er kendt af interne og eksterne interessenter inden udgangen af 2010 (december), således at alt kommunikationsmateriale ikke tilsendes bestyrelsen men går direkte til kommunikationsudvalget. Sikre at kommunikationen flyder ned gennem systemet til trænere/ledere og forældre, f.eks. en melding fra bestyrelsen om nye træningstider er hos forældrene inden for 3 dage ultimo 2010 (december) Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3 5 år angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. P.t. ingen Udviklingsmål for kommunikationsområdet. 3. ORGANISATORISK A. Organisatoriske mål og strategi Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet? At have et velfungerende kommunikationsområdet der er forståeligt både internt og eksternt. Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1 2 år angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Få et kommunikationsudvalg op og kører inden udgangen af marts 2011 Finde en ansvarlig for vedligeholdelsen af hjemmesiden inden udgangen af 2010 Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på længere sigt (3 5 år angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

3 P.t. ingen Hvilken strategi skal føre til opnåelse af de kommunikative og de organisatoriske mål? (alle handlinger suppleres med år/måned) Sikre løbende kampreferater + omtale hver uge i lokalpressen startende august 2010 Udarbejdelse af kommissorie for kommunikationsudvalg september 2010 Få et kommunikationsudvalg op og kører inden udgangen af 2010 Finde en ansvarlig for vedligeholdelsen af hjemmesiden inden udgangen af 2010 Pressemøde een gang når vi er færdige med klubudvikling ultimo 2010 (december) Klubudviklingsforløbet forankres på hjemmesiden ultimo 2010 (december) Klubhåndbog revideres årligt i januar måned (januar 2011) Infomateriale revideres årligt i marts måned (marts 2011) Sikre 2 indstik om året i Lokalavisen, primo marts og primo august marts 2011 Indførelse af en designmanual, der fastsætter skabeloner for vores forskellige kommunikationskanaler inden udgangen af juni 2011 Hver årgang skal have adgang til at skrive nyheder på årgangens egen hjemmeside juni 2011 B. Ressourcemæssige krav Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold realisering af kommunikationsstrategien? Åben Stærk til skriftlig og mundligt kommunikation Kommunikationsbevidst Skal kunne bruger forskellige kommunikationsformer Kendskab til IT (WEB/tekstbehandling) Hvilke andre ressourcer skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien? Hjemmeside ansvarlig, som har kendskab til klub cms og hjemmesideprogrammering Forretningsføreren C. Økonomi

4 Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikationsområdet de kommende år i forhold til opfyldelse af målsætningerne) kræver det at realisere kommunikationsstrategien og hvordan skal de skaffes? Vi får brug for omkostningsgodtgørelse til en web ansvarlig max kr årligt Materialeomkostninger kr årligt Vi skal bruge kr om året til annoncering Disse midler skaffes via driften og der suppleres med sponsorindtægter D. Kommunikation Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)? Pressen primært gennem klubbens formand Sponsorer primært gennem kommunikations og sponsorudvalget Interne og eksterne interessenter primært gennem klubbens kommunikationsudvalg Nyhedsformidling primært via klubbens hjemmeside samt via pressemeddelelser (begge initeret af klubbens kommunikationsudvalg). Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen? Vandfaldsmodellen hvor bestyrelsen kommunikere relevant information til afdelingsformændene. Hvilken frekvens? Typisk månedligt Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v..) Vi ønsker en designmanual, der er tilgængelig på klubbens hjemmeside inden juni 2011 Hvor ofte skal vores informationsmateriale, hjemmeside m.v. opdateres? Det er målet, at de 4 nyheder på hjemmeside skiftes ugentligt inden udgangen af oktober 2010 Infomateriale revideres årligt i marts måned

5 Klubhåndbog revideres årligt i januar måned Hvem er ansvarlig? Hvem udtaler sig, hvornår? Alle pressehenvendelser skal gå gennem klubbens formand, som herefter tager stilling til en eventuel uddelegering. Det skal sikres gennem information til afdelingsformændene. En træner må dog gerne udtale sig om det sportslige i forbindelse med en kamp. Hvordan brandes klubbens kommunikationspolitik? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig) Pressemøde een gang når vi er færdige med klubudvikling ultimo 2010 (december) Så skal det forankres på klubbens hjemmeside ultimo 2010 (december) 4. OVERORDNET HANDLINGSPLAN Hvem gør hvad, hvornår i de enkelte år. Herudover opstilles mål for hvert år. Hvad Hvornår Hvem