Referat Bestyrelsesmøde. Skydebanegade Øst Kareéns Gårdlaug d. 5 juni, 2011

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde. Skydebanegade Øst Kareéns Gårdlaug d. 5 juni, 2011 TID OG STED: Kl 19:00-21:00. Lille mødelokale - Skydebanegade. TIL STEDE: Fra Bestyrelsen: Allan Krog Hørup Christensen AB Skydebanen Cicéla Falk, Absa. 48/ Sdr. Blvrd. 16 Sara Shacham, Sdr. Blvrd Suppleant: Henrik Nedergaard, Absa IKKE TIL STEDE: Fra Bestyrelsen: Titte Søkensen, Sdr Blvrd Afbud. Kia Bergstrøm Gentz, Istedgade 49-51B. Ikke fremmødt. Suppleant: Jørgen Fyhn, Istedg. 47 / Absa. 34 ORDSTYRER: Allan K. H. Christensen REFERENT: Sara Shacham DAGSORDEN: 1.Godkende referat af 20 juni Post/ - gaardlaug-oest@skydebanen.dk og bestyrelsen@din-gaard.dk 3.Gårdens fremtid 4.Beboermøde 5.Altanprojekt Absa 6.Evt Ad. 1 Godkendelse af referat af 20 juni 2011 Referatet godkendt med tilføjelser herunder: Henrik stiller forslag om vedtægtsændring til Generalforsamlingen næste år. Forslaget lyder på, at alle repræsentanter skal sidde i Gårdlaugsbestyrelsen. Nota: Henrik ønskede Gårddame/Gartner pkt. til afstemning hos alle beboere i Gårdlauget. Ad. 2 Post/ Intet nyt, dog blev de forskellige budget oplæg gennemgået igen. Lidt uenighed om opstillingen i balancen, men ikke noget der har betydning for det reelle overskud ved dette års udgang. Forståelsen skal selvfølgelig være på plads, og Cicéla retter i Henriks opstilling med saldo.. Betaling af legepladser i sept. et problem da vores saldo vil gå i minus. Allan hører UNO om det kan lade sig gøre at betale i Oktober, eller evt. over to omgange. Umiddelbart skulle det ikke være et

2 problem. Allan vil desuden høre om Administrator ekstraordinært kan bede om at alle ejendomme indbetaler 4. kvt. Til gårdlauget rettidigt. Ad. 3 Gårdens fremtid Afklaring af spørgsmål og hvad der skal ske fremadrettet. Det blev på mødet besluttet ved flertal at genansætte Gartner Judith med virkning fra d. 1 September Selv om fremmødet til dette møde ikke var fuldtalling, var vi dog nok fremmødte til at danne flertal og træffe valget. Beslutningen blev samtidig vedtaget ved dette møde, da vi kunne se at tiden var knap, hvis en genansættelse skulle ske inden JKE s prøvetid udløb. Og hvis vi skulle nå at få en ordning på plads inden 1 September. Alt med 3F skal ligge klar inden ansættelsen gennemføres. Vi ved nu at: Flextimer er bedre end timesedler ifølge 3F. Giver bedre ro og arbejdsvilkår. Der skal findes en kontaktperson eller to som vil stå for den løbende kontakt mellem Gartner og Bestyrelsen. Gartner skal deltage i bestyrelsesmøder Dataløn. Stigning i alt: kr 129,13.(moms) Ting som vi skal have helt styr på inden en ansættelse gennemføres. Vores virke som arbejdsgiver Forsikring i forhold til sygdom, anciennitet osv. Kontrakt skal ligge klar, med ordning for lønforhandling, prøveperiode og opsigelse Ansættelses mulighed af Søren på flex. Hvad, hvordan og hvornår? Beskæring af træ. Hvilke regler er der præcis på området? 1 1/2 m. eller 2 1/2 m. Allan kontakter 3F ang. kontrakt når de usikre områder er afklarede. Ad. 4 Beboermøde 25 August 2011 På mødet skal dette tages op: Beretning fra perioden siden generalforsamlingen og fremover Økonomi, nu og 5 år frem v. Allan Hjemmesiden og tavler Kontakt til bestyrelsen Beboerforslag Mulighed for filmaften/klub? Halloween. Sidste fredag i Okt. Skydebanegade vil gentage den økonomiske del. ABSA ligger lokale til igen i år. Praktisk arbejde til Mødet: Sara laver opslag til mødet. Mulighed for musikalske indslag? Kaffe og Kage - opfordrer beboerne til selv at tage med (opslag) Ad. 5 Altanprojekt Absa 46

3 Pladerne ved indgang i porten er et problem. De er farlige og flere er faldet. Bedes udbedret. Til en anden gang skal der findes ud af, om forsikringen dækker ved den type skader Bænk er skåret over, skønt det var aftalt at betonklodsene skulle op. Dette er ikke aftalt med Gårdlaugs bestyrelsen. Hvordan forholder vi os? Bænken skal genetableres med det samme. Evt. placere bænken andet steds. Ansvar for genetablering foreligger Absa 46. Skal bænkene placeres andet steds, skal dette godkendes af Københavns Kommune forinden. Ad. 6 Eventuelt Allan valgt som den primære kontakt til Wind Administration på baggrund af opkald fra Wind Administration herom. De ønsker én kontaktperson, og formanden er oplagt. Alt der ønskes delt med Wind Administration, skal i fremtiden sendes til Allan, der så sender dette videre til Wind Administration. Følgende lister skal opdateres fra de andre referater... Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den : tidligere møder Udsatte punkter Punkt oprettet AF Punktet taget op den Tømningsfrekvens af skrald, storskrald, pap i skur Syd Henrik Afventer Datoer for beboerarbejds weekender. Kia Afventer Hjemmeside med CMS Simple System Henrik & Cicéla Afventer Udarbejdelse af forretningsgang, ansvar og roller Kia 20. juni 2011 Gårdlaugets mål og mening Udarbejdelse hvem og Titte & Cicéla Afventer hvornår. Planlægning af fremdrift: Behov, ønsker & økonomi Cicéla Afventer Kontor til Gårdlauget og Bestyrelse Cicéla Afventer Aftaler og tegninger for ejendommenes fællesarealer og gårdens brug af faciliteter (El og vand). Henrik Afventer Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den Udsatte punkter Punkt oprettet AF punktet taget op den Mødefrekvens for Gårdlaug og beboermøder. Cicéla Afventer Datoer for beboerarbejds weekender. Kia 20. juni 2011 Valg af ny kontaktperson til JKE. (P.t. Kia) Kia 20. juni 2011 Dato for næste Generalforsamling Allan 20.juni 2011 Udsatte punkter fra bestyrelsesmødet den Udsatte punkter Punkt oprettet AF punktet taget op den Forretningsgangen Kia 20. juni 2011 TEKST SLETTES: Mangler der nogle punkter, så lad os få dem på listen

4 DE FLESTE AF FØLGENDE PUNKTER KAN SLETTES og nye opdateres Actionliste hvem arbejder med opfølgning på diverse punkter. Opgave Tovholder Deadline Status Infotavler: I skabene skal der Allan Åben - Løbende! hænge; gårdregler, gartnerens plan, referat, kontaktinfo til bestyrelse, aktuelt. Bestyrelsens kommunikation: Henrik Ikke fastsat Åben til gårdens brugere: Henrik eftersøger et domainenavn (danadministration?) Antal lejligheder: i ejendommene Opgørelse over (Allan har kontakt til resterende ejendomme) Forretningsgang: Kia fremsender administrationsaftale til resten af bestyrelsen. Allan Ikke fastsat LUKKET Kia Åben

5 Elastik i budgetlægningen 5 Cicéla Ikke fastsat Åben års Fremtidsbudget bygges op. Kontoudtog: Wind anmodes om at fremsende kontoudtog hver måned fra 21`nde i første månede 1 til 20`nde i næste måned til gaardlaug-oest@skydebanen.dk Cicéla LUKKET Ansvarsforsikring: Wind kontaktes for beskrivelse af ansvarsforsikring for bestyrelse, evt. hvad det koster. Titte Ny deadline 20 Juni 2011 Åben Glascontainer/Affald: Henrik Ikke fastsat Åben Henrik undersøger med Vesterbo ang. glascontainer. Affaldsproblemer: Henrik tjekker med Vesterbos ejendomsfunktionærer hvad der er aftalt. Punktet tages op på næste gårdslaugsmøde. Tegninger over gården: Findes der? Henrik spørger KAB Ellers prøv Boliga Barsel: Cicéla undersøger hvordan dette beregnes og budgeteres. Henrik Ikke fastsat Åben Cicéla Ikke fastsat LUKKET Legepladser: Kontrakt og Allan 20 Juni 2011 LUKKET tidspunkt for begyndelse indhentes til næste møde. Absa Altanprojekt: Kontakte Administrator om kontaktperson i bestyrelsen, og kontakte Thomas fra Sara 20 Juni 2011 LUKKET Absalonsgade 46. vedrørende kontaktperson og råd omkring. før/efter billeder etc. FORSIKRING: Ansvarsforsikring klar til næste bestyrelsesmøe Titte 20. Juni 2011 Åben

6 KONTIBEVÆGELSER:Cicéla hører Adm. om det er muligt at kasserer kan få adgang til at se Netbanks kontibevægelser. Uden direkte adgang til konti. Samtidig vil hun aftale med Erika at hun via mail får tilsendt kopier af fremtidige faktureringer. Cicéla 20. juni 2011 LUKKET