Indkaldelse til bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe

Transkript

1 Einarsvej d. 2. december 2015, dagsorden v01 Side 1 af 13 Indkaldelse til bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 8. december 2015 kl. 20:00 22:00 Sted: Til: Kopi: Dagsorden udarbejdet af: Dagsorden: Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Anders Theilgaard Madsen (Tropsleder, Gruppeleder) Bjørn Møller Jensen (Juniorleder) Ellen Vaarby Laursen (Forælder junior, formand) Helle Rejmers (Mikroleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) Mark White (Forældre, junior, trop, klan) Peder Steiner (Forælder junior, kasserer) Sara Nygaard Fritzsche (Minileder) Sebastian Andersen (Klanleder) Torben Hjulmand (Forælder, trop) Helle Rejmers (Administrator) Ledergruppen Særligt interesserede derudover: Adam Stoot, Stine Dahlstrup Ellen Vaarby Laursen Dirigent: Mads Nygaard (Anders er backup) Referent: Ellen Punkt JULEHYGGE-Forplejning: Ellen giver gløgg og æbleskiver. Start (varighed) 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 3. Kl. 20:10 (30 min) Indhold Oplæg v. Type Godkendelse af a. Dagsorden b. Referat fra sidst (udsendt af Ellen d. 27/10, ligger som: dgruppe pdf ) Navneleg Hvem er det nu hvem er af os? JuleHyggeKorpsrådsberetning Asbjørn, Stine og Bjørn fortæller om Korpsråd 2015 mens vi spiser æbleskiver Alle Ellen Asbjørn/S tine/bjørn B A O 4. Kl. 20:40 Opfølgning på aktioner fra sidst som ikke behandles i selvstændigt punkt: Nyt om trailer? Fra sidst: Anders og Bjarne har snakket. Bjarnes nyeste forslag er dyrere end det bestyrelsen Ellen/alle O/A B: Beslutningspunkt. O: Orientering. A: Uddeling af aktion. D: Diskussionspunkt

2 Side 2 af 13 Punkt Start (varighed) Indhold Oplæg v. Type 5. Kl. 20:45 6. Kl. 20:50 7. Kl. 20:55 8. Kl. 21:00 (10 min) 9. Kl. 21:10 (10 min) godkendte. Suzette påpegede at Friluftsrådet giver støtte til trailer. Anders går videre med at indsende ansøgning inden frist på søndag. OK: Ellen husk at fjerne Erling som hytteboss på hjemmesiden Udskydes til januar/marts-møde: Anders og Mads Nygaard taler sammen om retningslinjer for søaktiviteter og kommer med et oplæg. OK: Bålhytte: Ansøgning til Friluftsåret indsendt 31/10-15 af Peder. OK: Ellen samler hærværk-input sammen til politiet Budget: klanlederne undersøger behov og pris for værkstedreol til værkstedet Budget: Helle undersøger pris af skab til gang og knagerække Dato for udviklingsplan: Søndag d. 10. januar kl (Anders skriver ind i kalender) Nyt fra Formanden Ellen O/A Nyt fra Kassereren, Peder O/A Nyt fra Gruppeledelsen Installation af Flood lights i Sambo Meningerne stritter i alle retninger, men vi skal træffe en beslutning. Læs bilag 1 og evt. yderligere info vi når at få inden mødet, og dan dig din mening. Installation af stållåge ud til Jernbanepladsen Fremlæggelse af priseksempler. Hvad ønsker vi at undersøge nærmere/gå videre med? Mads/An ders Anders Stine O/A B D/B 10. Kl. 21:20 PAUSE 11. Kl. 21:25 Kontingentudvalg Administrator, Kasserer og formand mødtes i Sambo d. 29. november og talte forskellige muligheder igennem og kom frem til forslag: Ellen B Vi fortsætter med nuværende model, hvor: Kontingent opkræves to gange om året: d. 15. marts og 15. oktober til dækning af henholdsvis forårshalvåret (1/1-30/6) og B: Beslutningspunkt. O: Orientering. A: Uddeling af aktion. D: Diskussionspunkt

3 Side 3 af 13 Punkt Start (varighed) Indhold Oplæg v. Type efterårshalvåret (1/7-31/12). Udmeldelse kan ske på til din leder eller til gk@ddsbagsvaerd.dk til udgangen af halvårsperioden, dvs. pr. 31/12 eller pr. 30/6. Kontingentet er fra 2015: 900 kr om året for mikroer og 1500 kr for mini, junior, trop og klan*. *Hvis man er på SU, kan man søge om at komme på et lavere SU kontigent. Ved indmeldelse betales der 200 kr., for dette får man et Bagsværd tørklæde samt mærker til uniformen og at den første halvårskontingentopkrævning kun gælder fra indmeldelsesdato. 12. Kl. 21:30 (10 min) Vedligeholdelsesudvalg og Hytteboss Hvad gør vi? Asbjørn & Bjørn har et forslag (fremsend/fremlæg nyeste version). Asbjørn& Bjørn D/A/ B 13. Kl. 21:40 (10 min) Grupperåd 2016 søndag d. 28. februar kl i Sambo Oplæg (se også invitationen fra sidste år i bilag 2 for inspiration) udover de faste punkter, vil vi gerne: Ellen D/B Have gode udendørs spejderaktiviteter før&efter det formelle møde Have MASSER af ledere og store spejdere MED til det formelle møde Til det formelle møde have sund diskussion af o Gruppens udviklingsplan?? o Principper/størrelse kontingent & deltagerbetaling?? o Andet?? Til det formelle møde vælge o Revisor og flere bestyrelsesmedlemmer (alle ledere, revisor og forælder Mark er på valg i år) Hvad gør vi og hvem står for hvad? Hårde Frister ifølge lovhæftet: o Indkaldelse med dagsorden udsendes senest lørdag d. 6/2-16. o Revideret regnskab for 2015 med tilhørende status underskrevet af bestyrelsen og revisor samt budget for 2016 udsendes senest lørdag d. 20/ Kl. 21:50 Møder næste halve år (Husk også: SUS i Sambo søndag d. 10/1-16) Forslag: Tirsdag d. 26. januar 2016 kl i Sambo Ellen B B: Beslutningspunkt. O: Orientering. A: Uddeling af aktion. D: Diskussionspunkt

4 Side 4 af 13 Punkt Start (varighed) Indhold Oplæg v. Type Dirigent: Mads N., Referent: Ellen, Forplejning: Mark Foreløbige emner: 1. Nyt fra, inkl status fra alle Udviklingsplan 2015-udvalg! 2. Godkendelse af Regnskab 2015 og budget Godkendelse af udviklingsplan Godkendelse af beretninger fra bestyrelsen og lederne 5. Godkendelse af dagsorden & drejebog for Grupperåd Tovholder sommerferieaktiviteter 2016 Tirsdag d. 29. marts 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent:?, Forplejning:? Foreløbige emner: 1. Konstituering af nye bestyrelse 2. Nyt fra,inkl. Status fra alle eventuelle Udviklingsplan 2016-udvalg. 3. Godkendelse af sommerlejrbudgetter (se ) 4. Godkendelse af retningslinjer for søaktiviteter 5. Vedligeholdelsesudvalg: Arbejdsdag forår 2016? 6. Status sommerferieaktiviteter Tirsdag d. 7. juni 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent:?, Forplejning:? Foreløbige emner: 1. Nyt fra,inkl. Status fra alle eventuelle Udviklingsplan 2016-udvalg. 2. Økonomigennemgang 3. Nyt fra Divisionsråd Ledernes rengøringsliste 5. Tilmelding til efterårets spejderkurser 6. Bestyrelsens hjælp til oprykningen 7. Datoer for bestyrelsesmøder efterår Kl. 21:55 Eventuelt Alle O B: Beslutningspunkt. O: Orientering. A: Uddeling af aktion. D: Diskussionspunkt

5 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 5 af Videresendte meddelelser Fra: Sara Nygaard Jørgensen <sara.nygaard.jorgensen@gmail.com> Dato: 26. november 2015 kl Emne: Re: Tilbud på censorer/ lys udenfor Til: Anders Theilgaard Madsen <anders@theilgaard.net> Cc: "asbjoern@gmail.com" <asbjoern@gmail.com>, Bjørn Møller Jensen <bjoernj1994@gmail.com>, "\"Lederne, DDS Bagsværd\"" <lederne@dds-bagsvaerd.dk>, DDS Bagsværd Bestyrelsen <bestyrelsen@dds-bagsvaerd.dk>, Tina Thønnings <tinat1610@hotmail.com>, Ellen Vaarby Laursen <ellen.vaarby.laursen@gmail.com>, GL <GL@dds-bagsvaerd.dk> Hej alle. Beskeden er videre men gået i stå i både travlhed hos mig og den anden halvdel (aka elektrikeren) når nu der skulle findes ud af noget mere end det vi havde aftalt. Der kommer pris næste uge. Beklager. Sara > Den 26/11/2015 kl skrev Anders Theilgaard Madsen <anders@theilgaard.net>: > > Kære Alle, > > jeg er enig med Asbjørn i, at vi skal have noget konkret, eller bliver det bare en hypotetisk snak. > Jeg foreslår at du, Asbjørn, der ved lidt om hvad det drejer sig om (nu står der jo en del herunder), tager kontakt til elektrikeren, der har givet tilbuddet, nemlig Sara Nygaards mand Christian. > Fallback-planen (hvis ikke...), så gør jeg det dagene før næste styrelsesmøde. > > Mvh Anders > > > mobil : > anders@theilgaard.net > adresse : Markmandsgade 12, 3.tv, 2300 Kbh. S > web blog cv : > skype : anders_theilgaard_madsen > > Den kl. 21:28 skrev Asbjørn Thegler: Men har vi fået stillet spørgsmål videre til elektrikeren? :) Vi bliver vel nødt til at have økonomien klar før vi kan tage en beslutning :15 GMT+01:00 Bjørn Møller Jensen <bjoernj1994@gmail.com>: > Jeg tror det skal tages op på et styrrelsesmøde da den endelige beslutning > er med økonomiske aspekter > > Den 25/11/ skrev "Asbjørn Thegler" <asbjoern@gmail.com>: Gik det hele lidt i stå? Eller venter det til næste styrelsesmøde?

6 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 6 af 13 - A :51 GMT+01:00 Asbjørn Thegler <asbjoern@gmail.com>: > Kan vi få afdækket hvad prisen er for et sådan relæ? > > On Nov 14, :03 AM, "Ellen Vaarby Laursen" > < ellen.vaarby.laursen@gmail.com> wrote: Kære Alle > > Jeg forstår sagen sådan her: Generel accept af prisniveau for tilbud. Asbjørn har desuden i Sambo > > lokaliseret de allerede indkøbte ekstra spots, som jeg går ud fra kan anvendes. Er dækket af vedhæftede tilbud: Vi ønsker mulighed for at kunne slukke manuelt for sensorstyringen, f.eks. at installationen laves, som Sara skrev, så den eksisterende afbryder er afbryder for konstant sluk eller sensor styring. En timerfunktion, der virker når sensorstyringen er slået til: Der er indbyggede timere i sensorerne, dvs. lyset slukker efter sidste bevægelse. Den indstillede tid (10 sekunder til 12 minutter). Derudover er der tidsindstilling i sensorerne. Er ikke med i tilbud: Sikring mod hærværk, f.eks. gitre for spots. Udvidet timerfunktion, så sensorstyringen 'slås fra et par timer'. Dette kræver ekstra relæ. Jeg synes: > > kr. er mange penge for os. Og disse spots er jo kun trin et. Vi ønsker jo ikke de skal have brug for at blive aktiveret (og bruge strøm) når vi ikke selv er på grunden, vi ønsker jo at få en aflåst låge ud til jernbanepladsen for at få uvedkommende til slet ikke at komme ind på > > grunden. Denne låge skal vi også forvente at skulle bruge en hel del penge på (=vores mulige trin 2). Det der allerede er dækket af tilbuddet lyder imidlertid tilpas > > fornuftigt

7 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 7 af 13 (ligesom man som spejderleder SKAL huske at 'slukke, lukke og låse' efter sig i Sambo HVER gang BØR man også fremover kunne huske et 'TJEK før du > > går om sensorstyret lys er slået til') til at vi står os ved at slå til. Derimod er jeg bange for at det bliver alt for omkostningstungt hvis vi også ønsker at få de ting med (udvidet timer og hærværkssikring) der ikke er dækket af nuværende tilbud. Vi har hørt tilbagemeldinger fra både bestyrelse og spejderledere :-) Hvad siger Gruppeledelsen? MVH Ellen Den 12. november 2015 kl skrev Bjørn Møller Jensen < bjoernj1994@gmail.com>: > > Når klanen holder kolde-uge eller hvis mikroerne engang igen vil holde > juletur, er det sikkert rart at lyset ikke tænder kl 4 om natten når > en > tilfældig kat går forbi :) > Så en midlertidig manuel blokering er nok ikke så tosset > > Den 12/11/ skrev "Tina Thønnings" <tinat1610@hotmail.com>: sejt at der bliver rykket på lyset! > > Uden at kende planen/tilbuddet, er det umiddelbart min erfaring, at minierne meget sjældent ikke behøver lys på grunden og ved bålpladsen. Hvis vi virkelig har brug for mørke, tænker jeg, at vi finder på en midlertidig manuel blokering af sensoren - den burde være lit at huske at fjerne igen. Men jeg kan ikke lige komme på hvornår vi har brug for det. Hilsen Tina Fra: Sara Nygaard Jørgensen Sendt: tirsdag, 10. november :31 Til: asbjoern@gmail.com, DDS Bagsværd Lederne Cc: GL@dds-bagsvaerd.dk, DDS Bagsværd Bestyrelsen Det kan godt lade sig gøre, men det koster ekstra. Der skal laves et relæ oveni for dette. Men behovet er vel kun det med at slukke, for vi behøver ikke at have konstant tændt, da sensoren altid vil registrere bevægelsen, når vi > > er

8 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 8 af 13 derude. Jeg kobler lige lederne på også, så i kan give jeres meninger om, hvad behov er. > Den 10/11/2015 kl skrev Asbjørn Thegler > < asbjoern@gmail.com>: > > Hej, > > Det var mig der kom med idéen med timere. Jeg ser følgende > scenarie; > > Spejdere laver bål udenfor, og slukker derfor for sensorerne. > Spejderene glemmer er tænde for dem igen, og der er dermed > alligevel > ikke lys på grunden. > > Hvis man ikke kan 'slukke' for lyset, men istedet 'deaktivere' > sensorerne i et par timer, så undgår vi dette problem. Det samme > med > når man tænder lyset, sådan at lyset ikke brænder hele natten. > > - Asbjørn > > :58 GMT+01:00 Sara Nygaard Jørgensen > < sara.nygaard.jorgensen@gmail.com>: Hej. Der er indbyggede timere i sensorerne, dvs. lyset slukker efter sidste bevægelse. Den indstillede tid (10 sekunder til 12 minutter). Derudover er der tidsindstilling i sensorerne. > > Man kan godt ændre installationen så den eksisterende afbryder er afbryder for konstant sluk eller sensor styring. Men hvis man glemmer at trykke på afbryderen efter at have slået > > den over på konstant sluk virker lyset ikke.

9 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 9 af 13 Sikring mod hærværk er vist ret omfattende da det er nogle gitre man skal > > sætte udover lamperne. Sara Den 08/11/2015 kl skrev Mark White < mark.jens.white@gmail.com>: Hi alle, Kan vi gøre noget for at sikre at lygterne ikke bliver smadret? mvh Mark :34 GMT+01:00 Ellen Vaarby Laursen < ellen.vaarby.laursen@gmail.com>: > > I dag snakkede vi om følgende, opfølgende spørgsmål: > > Hvilke muligheder er der for at slukke for sensoren: > > Kan den slås fra? > Kan den tilsluttes timer? > > > Har vi flere opfølgende spørgsmål? > > MVH Ellen > Den 7. november 2015 kl skrev Torben Kristiansen < TOKH@cowi.dk>: Jeg tiltræder dette. Mvh Torben Hjulmand Den 7. nov kl skrev Ellen Vaarby Laursen < ellen.vaarby.laursen@gmail.com>: Hej Sara m.fl. > > Tak for indhentningen af tilbuddet, Sara. > > Jeg synes det ser fint ud og jeg regner med at vi i bestyrelsen nu

10 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 10 af 13 er om hvorvidt vi tager imod det. Asbjørn m.fl: Hvem har tjek på hvilke spots vi allerede har til brug for vedhæftede opgave? MVH Ellen Forwarded message From: Sara Nygaard Jørgensen <sara.nygaard.jorgensen@gmail.com> Date: :22 GMT+01:00 Subject: Tilbud på censorer/ lys udenfor To: bestyrelsen@dds-bagsvaerd.dk > > Så er der hermed tilbud fra Elektrikeren. Kan der siges god for det? Mvh Sara < Bagsværd Gruppe, Hanehøj 24.pdf> > Ingen virus fundet i denne meddelelse. Kontrolleret af AVG - Version: / Virusdatabase: 4460/ Udgivelsesdato:

11 BILAG 1: til punkt 8: Installation af flood lights i Sambo dagsorden Side 11 af 13

12 BILAG 2: til punkt 13: GRUPPERÅD 2016 i Sambo dagsorden Side 12 af 13

13 BILAG 2 til punkt 13 GRUPPERÅD 2016 i Sambo dagsorden Side 13 af 13