Indkaldelse til bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe

Transkript

1 Et dejligt sommerhus d.10. september 2016, dagsorden v01 dagsorden Side 1 af 9 Indkaldelse til bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 13. september 2016 kl. 20:00 22:00 Sted: Til: Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Ellen Vaarby Laursen (Forælder, trop, formand) Peder Steiner (Forælder, trop, kasserer) Mark White (Forælder, junior, trop, klan) afbud Michael Kristensen (forælder, Trop) Søren Dahlberg-Garde (forælder, trop, klan) referent Anders Theilgaard Madsen (Gruppeleder) Sebastian Andersen (Klanleder) Asbjørn Thegler (tropsleder) Tina Thønnings (juniorleder) Helle Rejmers (minileder) Mikrolederrepræsentant (hvem?) Mathilde Aagaard (ung i styrelsen) Afbud Kopi: Dagsorden udarbejdet af: Dagsorden: Ledergruppen Særligt interesserede derudover: Adam Stoot Ellen Vaarby Laursen Dirigent: Ellen Vaarby Laursen Referent: Søren Dahlberg-Garde Forplejning: Helle Rejmers 1. Kl. 20:00 Velkommen Navneleg Alle O Næsten alle blev behørligt dasket i hovedet.

2 dagsorden Side 2 af 9 2. Kl. 20:10 3. Kl. 20:15 Godkendelse af a. Dagsorden b. Referat fra sidst (Sørens referat blev udsendt af Ellen d. 8/8-16, ligger på ) Opfølgning på aktioner fra sidst som ikke behandles i selvstændigt punkt: Helle sendte 20. juni forslag til BUS om foredrag tirsdag 11/10, 8/11 eller 22/11 om børn med særlige behov. Har vi modtaget en invitation fra BUS? Helle vil sende gren-konto -opgørelse til lederne Peder skaffede billigere Internet fra Fullrate, har installeret ny router og har fulgt op på manglende funktion af samme. Alt OK? Gruppen har i sommerens løb taget traileren fra Sebastians forældre (TAK!!) i brug. Flere aktioner på dette punkt? Bortskafning af den gamle? Ellen: Tjek om der er tjek på udelys, lamineret vejledning og beskyttelseskasse mv. I maj meldte Sara at lamineret vejledning var på vej. Hvad er status nu? Frivillig til at sikre at floodlights virker nu det er blevet efterår? Alle Alle B Godkendt Godkendt lederlisten er siden opdateret O/A Helle har ikke fået nogen tilbagemelding, der rykkes ikke umiddelbart da det forventes at det er på dagsordenen på et nærtkommende møde. Internetforbindelsen : Peder har arbejdet med Fullrate og p.t. fungerer det. Fullrate overvåger forbindelsen, så vi må IKKE slukke for strømmen til routeren. TDC skulle kontakte Peder for at kunne komme til at kontrollere den fysiske forbindelse. Traileren : Skal omregistreres der skal sættes et låsebeslag på. Michael har et nyt låsebeslag liggende som alligevel ikke kan gøre gavn andre steder end på Bagsværds trailer. Hurra!!!! Trailerklubben er død og borte, Ellen forsøger at høre om Bjarne Lundsgaard har en reg.attest liggende. Vi skal også have den nye trailer forsikres. Det foreslås at resterne af den gamle trailer skæres i stykker og køres væk til Operation Efterårsstorm.. Vedr. Udendørs lys. Skal vi have en elektriker ud og se på sagen.? Tina hiver fat i XXX som skulle have kendskab til slige sager.. Den

3 dagsorden Side 3 af 9 laminerede vejledning er på vej. 4. Kl. 20:20 Bålhytte Vi har fået byggetilladelse til bålhytten fra Gladsaxe Kommune. Sidste melding fra leverandøren er, at den bliver monteret i september. Hvornår skal Gruppen selv montere bund og sider? Skal det foregå under Operation Efterårsstorm? Penge: Peder (Bravo!) har skaffet det resterende beløb vi manglede i bålhytte-budgettet ( kr) gennem et af Gruppeleder og formand godkendt sponsorat fra sin arbejdsgiver. Se også punktet vedr. sponsor-økonomi senere på dagsordenen. Peder O/A Peder har fået byggetilladelsen fra kommunen og fremviste tegning over placeringen. Peder har ligeledes fremskaffet finansiering/sponsorater fra bl.a. Nordea, Friluftsrådet og et sponsorat fra Ferroperm Optics A/S Gruppen skal selv anlægge selve bålpladsen inde i bålhytten. Leveringen skulle blive ultimo september. Sebastian og Michael er behjælpelige ved placeringen, de bedes også dokumentere opsætning og brugen af bålhytten fotos af blåklædte spejdere i hytten. Peder kontakter Sebastian og Michael ang. Nærmere tidspunkt. Vi drøftede en form for indvielse med honoratiores med medie-check og deltagelse af Gladsaxebladet m.m. Ellen kontakter Gladsaxebladet når vi ved hvornår arrangementet løber af stabelen. 5. Kl. 20:30 Sponsorater Bagsværd Gruppe kan få udstyr eller tjene penge ved at bruge sponsorer til projekter, ture, lejre eller Sambo, bare vi følger DDS' vejledning og politik for sponsorater: Anders D/B Sponsorat-aftalen i forbindelse med opførelsen af bålhytten blev fremvist i underskrevet stand. Modydelsen for sponsoratet er at Ferroperm må nævne Bagsværd Gruppes bålhytte på firmaets hjemmeside ; vi smider et par venlige ord om sponsoratet på gruppens hjemmeside oveni. Gruppeledelsen og Formand foreslår: Procedure for Bagsværd Gruppes sponsorater: Bagsværd Gruppe vedligeholder på sin hjemmeside en underside om Tak til Samarbejdspartnere eller lignende. På siden takker vi dem, der støtter os, med en tekst á Proceduren vedtaget.

4 dagsorden Side 4 af 9 la: "i år takker vi vore samarbejdspartnere og sponsorer: bla bla bla Gladsaxe kommune bla bla bla Ferroperm Optics bla bla bla InterBUS gladsaxe bla bla bla" Og så noget om at det støtter spejd og hvad det gør muligt for os af fremragende spejd og meningsfulde oplevelser og forbedringer med udendørs og frilufts og patruljeliv. Etc. Og noget med at "Det er muligt at støtte, enten ved donationer som frivillig eller ved et sponsorat. Vi søger i 2016 / 2017 penge til: materiel _ økser-save-spader-blalblabla bålhytte skur-fornyelse og forøgelse af, sæbekassebiler til egebyræs udstyr til kulsø osv. osv. nye mikrotelte og masser af forskellige andre ting. Kontakt kasserer+formand+gl på / telefon: osv." Modydelsen til den enkelte sponsor kan være at blive nævnt med tak på Bagsværd Gruppens samarbejdspartnere-side i et år Det er Bagsværd Gruppens tegningsberettigede (Formand og Gruppeleder) i forening, der i hvert enkelt tilfælde ud fra DDS retningslinjer beslutter om Gruppen vil indgå en konkret sponsoraftale eller ej.

5 dagsorden Side 5 af 9 6. Kl. 20:40 Spejdernes Lejr Prisen for at deltage i hele lejren er 2.100,00 kroner for personer der er fyldt 6 år. Hvad bliver den forventede udgift for Bagsværd Gruppe? Hvilke ideer har vi til finansiering? Anders D/A Prisen gælder også for lederne, hvilket afholdes af gruppen. Anders fremførte at det kunne gå hen og blive lidt dyrt, hvis deltagerbetalingen skal dække lederdeltagelsen. Ledelsen vil diskutere hvad der kan blive en rimelig pris for deltagelse i Spejdernes Lejr. Hvad med søskende-rabat? Ellen foreslog 500 kr. Søskende-rabat, gruppeledelsen vil tage stilling. Mikroerne forventes ikke at deltage på hele lejren. Anslået deltagerantal: 15 ledere og 60 spejdere. Det må påregnes at der vil være et større frafald af deltagere, hvis den endelige pris lander på mere end 1900,-. Der skal udarbejdes et budget indeholdende anslået antal deltagere, søskende-rabat m.m. Herunder også hvor stort gruppens økonomiske tilskud kan blive. Helle foreslog at gruppens seniorer evt. Kunne deltage som delvise ledere, og derved få en slags SU-deltagerpris. Gruppebestyrelsen blev enige om at Bagsværd Gruppe gerne vil deltage på Spejdernes Lejr, samt at gruppen kan yde et økonomisk bidrag. Bestyrelsen bad derpå gruppeledelsen om at udarbejde et (gerne flere) budget-forslag der kan forelægges bestyrelsen på næste møde d. 25. okt. 7. Kl. 20:50 Forberedelse Korpsråd 2016 i Legoland d : :30 Korpsrådet er Det Danske Spejderkorps øverste myndighed (Generalforsamling). Korpsråd er for korpsrådsmedlemmer og andre interesserede. Vores 2 korpsrådsmedlemmer 2016 med stemmeret er: Anders D/A De stemmeberettigede deltagere er Asbjørn og Anders. Bestyrelsesmedlemmer kan deltage på gruppens regning. Ellen kan på det varmeste opfordre til at deltage, sidste gang var det en stor og givende oplevelse. Tilmelding via blåt Medlem på samme måde som ved kurser.

6 8. Kl. 20:55 9. Kl. 21: Kl. 21:15 (2 min) 11. Kl. 21:17 Anders Theilgaard Madsen (gruppeleder) Asbjørn Thegler (tropsleder) Derudover har vi, fordi det er diskussionsår og KORPSRÅD ER DET FEDESTE, og en stor oplevelse for forældrebestyrelsesmedlemmer, budgetteret med at bestyrelsen deltager. Tilmeldingen åbner i starten af september, sidste år var der et problem med antallet af pladser, så det er nok bedst hvis vi snarest tilmelder os. Rent praktisk foregår tilmeldingen (??) via Blåt Medlem og skal godkendes af Gruppelederen. Hvem deltager? Hvad med kørsel? Spørgsmål? PAUSE Grupperåd 2017 Det ordinære Grupperåd skal afholdes hvert år inden d. 1. marts. Skal vi i år slå den traditionelle januar-familieskovtur sammen med Grupperådet og holde det i skoven? Hvilken dato skal vi vælge? Budget 2017 og det reviderede Regnskab 2016 skal kunne være klar til udsendelse allersenest 1 uge før. Nyt fra Formanden Inkl: Tjek på børneattester Ellen Ellen dagsorden Side 6 af 9 Peder og Søren overvejer deltagelse, skal først afstemme kalendere med de respektive overkommandoer. Gruppen betaler deltagelse og transport. D/B Anders var begejstret for udendørs-konceptet. Der kom flere fantastiske forslag om at regnskabet kunne afsynges, årsberetningerne kunne opleves på egen krop m.v. Dato : Søndag d. 26. Feb. O/A Formanden er glad og tilfreds! Lederne bestiller selv børneattester når nødvendigt dette system fungerer godt. De to PL er i troppen skal hjælpes og guides til at få udfærdiget børneattesterne. Nyt fra Gruppeledelsen Anders O/A : Camilla har travlt med andre sager end spejderarbejdet i indeværende måned. Anders og 3 ledere skal på udd.marked på Pindstrupcentret. En leder/senior/bestyrelses-tur blev aflyst pga.

7 dagsorden Side 7 af Kl. 21:27 (3 min) 13. Kl. 21:30 Manglende opbakning. Anders planlægger at holde ledersamtaler med de nye lederne, og forsøger at komme til så mange spejdermøder som han har mulighed for. Der afholdes ledermøde om 14 dage, hvor Spejdernes Lejr er på programmet. Ingen spørgsmål fra forsamlingen det lader til at der foregår en masse og der lægges mange kræfter i. Nyt fra Kassereren, Peder O/A ; Peder har efterset en resultatopgørelse, det går fint med at få materialetilskud hjem. De forskellige sommerlejr-regnskaber er kommet i hus. Juniorlejren gav et betragteligt overskud. P.t kr. I sorte tal på bundlinjen. Asbjørn spurgte derpå om lederen ikke skulle have en skideballe for at bruge for få kr. Medlemstallet er stabilt og opadgående, vi tolker det bl.a. således at opryknings-systemet er medvirkende hertil. Administrator Helle foreslår at kontingentet indkræves en måned før så betalingen kan registreres inden årsskiftet, Kassereren Peder bakker op. Efter en kort drøftelse bakkede hele bestyrelsen op om forslaget. Nyt fra/til Forældrepatruljerne Vores forældrepatruljer er omtalt på: Og kontaktes på listerne: hvidvaskpatruljen@dds-bagsvaerd.dk handymanpatruljen@dds-bagsvaerd.dk antiurskovspatruljen@dds-bagsvaerd.dk pengemaskinepatruljen@dds-bagsvaerd.dk Er der noget bestyrelsen kan gøre for forældrepatruljerne? Michael O/A Intet nyt fra de forskellige patruljer, der er sket lidt rundt på på grunden hvor Antiurskovspatruljen har været på spil med hækkesaks og plæneklipper. Det er også rigtigt skønt at Hvidvaskepatruljens hvide tornado hvirvler op i viskestykkerne. Kunne det også være Hvidvaskepatruljens resort at opretholde et rengøringsmaterialearsenal i rengøringsskabet?... Helle sender mail. Det forventes at der kommer lidt nyt til patruljerne når næste ledermøde er afholdt.

8 14. Kl. 21: Kl. 21: Kl. 21:50 Er der noget nyt/særligt forældrepatruljerne kan gøre for spejderne? Operation Efterårsstorm Hvad er der brug for? Hvilken dato? Hvem planlægger og indkalder? Spørgsmål fra bestyrelsen til Grenenes planer for Efterår 2016? Gå ind hjemmefra og se efterårsprogrammerne for Mikro, Mini, Junior og Trop på Næste møde Tirsdag d. 25. oktober 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent: Søren, Forplejning:? Foreløbige emner: opfølgning på aktioner nyt fra Formand, Kasserer, Gruppeledelse, Udviklingspatruljer, Forældrepatruljer Økonomiopfølgning Ledernes ønsker til budget 2017 Ekstra indtægtskilde i 2017? Opdatering af søsikkerhedsregler forberedelse, deltagelse i korpsråd 2016 d /11. Dato og format for udviklingsdag? Næste møde dagsorden Side 8 af 9? B/A Michael vil gerne se nærmere på at indkalde, kan få hjælp fra ML Suzette, Helle kontakter Suzette. Lederne har set på en dato de kan bare ikke huske hvilken Vi blev i fællesskab enige om d. 30. oktober. Måske også mulighed for at indvie bålhytten?! Der opsættes en ønskeliste til efterårsstorm-aktiviteter. Indkaldelse udsendes sidst sep, først okt. Datoen sættes på hjemmesiden med det samme. Anders O Helle har hørt positive tilbagemeldinger fra nye medlemmer (sforældre) der netop valgte Bagsværd Gruppe på baggrund af en velfungerende og informativ hjemmeside. Ellen B Forplejningen leveres af Michael. Foreløbig dagsorden ser fin ud pkt. Spejdernes Lejr 2017 tilføjes dagsordenen. Budgetønsker må gerne komme inden mødet så bestyrelsen kan forberede sig op til mødet. Status og evaluering af istandsættelsen af leder/seniorlokalet. Prioritering af ønsker til kampplanen for Operation Efterårsstorm.

9 dagsorden Side 9 af Kl. 21:55 Eventuelt Alle O Tidsplanen er fulgt på sekundet flot klaret. Er der nyt om hvornår Kolleugen afholdes således at møder kan justeres ind derefter. Klanen er flexibel. Mødet afsluttet 21:57.