Funktionsudbud indenfor service

Transkript

1 Funktionsudbud indenfor service Der hvor man bryder grænser skabes nye fælles rum Carsten Damgaard Thomas B. Randrup

2 Jura?

3 Intro Præsentation af dagens program Carsten Damgaard Afdelingschef, HedeDanmark Master of Executive Negotiation Thomas B. Randrup, Forretningsudvikler, HedeDanmark Professor (adj.) Københavns Universitet

4 Indhold Session 1 Session 1: Intro / præsentation af CDA / THRA Præsentation af dagens program / HedeDanmark Hvad ønsker befolkningen? Resultater fra Megafonundersøgelse Hvorfor offentlige udbud? Definition af funktionsudbud Oplæg til definitioner og dialog med salen Opsamling og konklusion Session slut

5 Indhold Session Udbuddets grundlag Tildelingsmodeller Redskaber Åbne regnskaber Partnerskaber KAM funktion case beskrivelse Sygehus Sønderjylland case beskrivelse Spørgsmål / diskussion / evaluering Session slut

6 Sat i verden for på et højt fagligt og etisk niveau, at løse opgaver inden for naturværdier og -ressourcer HEDEDANMARK GRØN SERVICE LANDSKAB SKOV HANDEL Outdoor facility Service, DK, S Skovrejsning Skovaktiviteteter (Skovkunder, Råtræ- og flisafsætning) Udstyr til juletræsproducenter (Skovudstyr) Outdoor facility Service, FAE (Emirates Landscape) Landskabsplantning International Wood Supply (Heidegesellschaft) Eksport af juletræer og pyntegrønt Nyttiggørelse af Organisk affald Natur og Vand Ejendomsformidling og forvaltning, Baltikum (HedeBaltic) Plante- og frøhandel Ejendomshandel (Silva Estate)

7 Danmarks eneste landsdækkende aktør inden for pleje og formentlig med det mest udbyggede rutenet Ydelser Pleje og anlæg af grønne områder Vintertjeneste Håndtering af organisk affald ( ton/år) og spildevandsslam ( ton/år) Anlæg af legepladser og læringsarealer i totalentreprise Kunder (væsentligste) Stat (Vejdirektoratet, Slots- og Ejendomsstyrelsen, Forsvaret) Region (Sønderjyske sygehuse, herunder Åbenrå) Kommuner (Aalborg, Herning, Favrskov, Svendborg, Frederikssund, Hedensted, Vejle, København) Landsdækkende detailkæder (Netto, Fakta) Virksomheder (Lego, Grundfos, Novo) Ejendomsselskaber (Nordea Ejendomme, BRF-Kredit, Finansiel Stabilitet) Boligforeninger (Billund Boligselskab, Fyns Almennyttige) 7

8 HedeDanmark Undersøgelse om kommunal udlicitering Maj 2012 Samarbejdspartner: Megafon 8

9 Undersøgelsens metode og datagrundlag Megafon for HedeDanmark a/s: Periode: maj 2012 Deltagere: Respondenter: Format: Danskere over 18 år Spørgeskemaundersøgelse (Internet) Megafon: Internetundersøgelsen blev gennemført planmæssigt og fuldt tilfredsstillende 9

10 Borgerne: Hent besparelser på kulturen og de grønne områder Spg.1-6.: Kommunerne bør overveje at gennemføre besparelser på Daginst. Skoler Ældre Kultur Veje Park/grøn omr. Helt/delvis enig Hverken eller Helt/delvis uenig Ved ikke 10

11 Borgerne: Åbenhed for private aktører på Vej og Park området Spg. 7 12: "Kommuner bør i højere grad end tilfældet er i dag inddrage private virksomheder..." 100% 90% 80% 70% % 50% 40% 30% 20% % 0% Helt/delvis enig Hverken eller Helt/delvis uenig Ved ikke 11

12 Borgerne: Private vil drive vej- og park området bedst og billigst Spg : Drift og vedligeholdelse af kommunale veje og parker ville blive xxx, hvis kommunen overlod disse opgaver til private..." 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% "Mere effektiv" "Billigere" "Bedre kvalitet og service" "Mere værdi for pengene" Helt/delvis enig Hverken eller Helt/delvis uenig Ved ikke 12

13 Borgerne: Brug gevinst på skoler, de ældre og børnenes velfærd Spg. 17: Hvis en kommune opnår besparelser ved at lade en privat virksomhed stå for drift og vedligeholdelse af kommunens veje og parker, hvilke områder synes du i så fald skal tilgodeses med ekstra midler?

14 Borgerne: Grønne områder er vigtige og de skal udvikles og plejes! Spg : (Om betydningen og anvendelse af de grønne områder, samt borgernes forventninger til kommunens grønne områder.) 100% 90% % % 26 60% 10 50% 40% 30% % 10% 14 0% "Grønne områder har stor betydning for mig" "Anvendes til motion min. 1 gang om ugen" "Vigtigt de er rene og velplejede "Udvikles så de passer til skiftende behov"

15 Udbudsbølgen er formentlig kun lige begyndt 2005: 12 % inden for vej og park 2012: 35 %

16 Hvad er Jeres fornemmelse af hovedtrenden?

17 Hvorfor offentlige udbud? Reformbevægelse fra begyndelsen af 1980 erne Resultatorientering The customers / the users Mål og rammestyring Privatisering Udlicitering Bestiller Udfører Model (BUM) Offentlig virksomhed Borgeren som forbruger / kunde New Zealand UK - Skandinavien Political Adminstrativ e Operational The urban green environment

18 P u b l i c P u b l i c P r i v a t e P u b l i c P u b l i c P u b l i c Fokus på de indre linjer Organisering og administration af Vej- og Parkopgaver Kontrolbud og Bum BummeLum Park unit Park unit Park unit Other unit/department Park Manager Park Manager Park Manager Other Leader Ground works Purchaser Provider Purchaser Provider Park unit Community owned company 4 5 Park unit Private company Park Manager Park Manager Purchaser Provider Purchaser Provider T

19 Kontrol og skemaer fik overtaget Manglende: Udvikling i områderne Tryghed brug Behov for: Mindre tid til adm. og kontrol Midler til udvikling Referencer fra: England, Sverige, New Zealand, Danmark

20 Hvor bevæger vi os hen? Større kommuner/administrationer Større kompetencer til at forberede og gennemføre udbud (Indkøbskontorer fremfor fagkontorer) De større linjer i fokus Lokale interesser har sværere ved at spille en rolle Fortsat effektiviseringspres KL-regeringsaftale om fortsat at øge konkurrenceudsættelsen Fokus på Kvalitet, Partnerskaber og Benchmarking

21 Politisk niveau Hvorhen? Parkpolitik Fagligt niveau Grøn strukturplan - alle grønne områder Hvorfor? Hvilke relationer? Grøn sektorplan -offentlige grønne områder Hvor? Hvor meget? Hvilke? Handlingsplaner - herunder konkrete udbudsmaterialer Hvordan?

22 Definition af Funktionsudbud Debat og dialog med salen Baseret på egne erfaringer og viden: 1) Hvordan definerer I et Funktionsudbud? 2) Hvornår ser I, at det er fordelagtigt at anvende Funktionsudbud?

23 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen I funktionsudbud har den offentlige opdragsgiver ikke på forhånd detaljeret beskrevet, hvordan opgaven skal løses (proceskrav), men i stedet opstillet en række funktionskrav (mål).

24 Jørgen Lindegaard, formand for Udbudsrådet Kommunernes budgetter er trængte. Derfor er der behov for at tænke nyt i det offentlige. Når man anvender funktionsudbud, kvitterer virksomhederne ved at udvikle opgaveløsningen, bringe ny teknologi i anvendelse og løfte servicen overfor borgeren. Derfor hjælper vi nu kommunerne,

25 Udbudsrådet I et funktionsudbud fastlægger den offentlige myndighed alene det formål, som en given vare eller tjeneste skal indfri gennem anvendelse af funktions-krav. Kontrasten til funktionsudbud er aktivitets-baserede udbud, hvor langt flere elementer er fastsat og reguleret i kontrakten, eksempelvis arbejdsmetode eller materialevalg. Denne forskel betyder også, at offentlige myndigheder, der anvender funktionsudbud, skal være opmærksomme på, at funktionsudbud stiller nye krav til myndighedernes kontraktopfølgninger og kontrol med opgaveløsningen.

26 Hvad er formålet med funktionsudbud? Større fokus på kvalitet og innovation fremfor opfyldelse af detaljerede specifikationer. Bedre udnyttelse af tilbudsgivernes (markedets) ekspertise og erfaring (viden) Bedre mulighed for at optimere privates tilrettelæggelse af produktionen (f.eks. finde synergier til andre opgaver) Mere kvalitet for pengene og Introduktion af nye metoder til at løse den offentlige sektors opgaver ved at skabe bedre muligheder for innovation.

27 Indhold Session Udbuddets grundlag Tildelingsmodeller Redskaber Åbne regnskaber Partnerskaber KAM funktion case beskrivelse Sygehus Sønderjylland case beskrivelse Spørgsmål / diskussion / evaluering Session slut

28 Funktionsudbuddets 3 grundregler: Ordregiver fokuserer på resultater og effekt frem for aktiviteter og proces. Ordregiver har ikke på forhånd detaljeret beskrevet, hvordan opgaven skal løses, men fokus er på beskrivelse af behov for output og krav til ydelsens resultat og kvalitet. Metode, arbejdstilrettelæggelse mv. overlades til tilbudsgiver.

29 Eksempler på forskelle Drift af Plejehjem Som funktionsudbud: Glade trygge ældre. Fokus på nærhed og samvær. Mulighed for aktiviteter, der fremmer socialt samvær. Varieret sund kost. Som traditionelt udbud: Detaljeret beskrivelse af, hvilke aktiviteter, leverandøren skal stille til rådighed og på hvilke dage. Specifikke krav til personalenormering, herunder ledelsestimer. Specifikke krav til mad og på hvilke tidspunkter. Kilde: Advokat Lotte Hummelshøj fra Lind Cadovius

30 Udbud af rengøring og skolemøbler Rengøring som funktionsudbud: Lokalet skal til enhver tid fremstå rengjort uden støv, nullermænd eller synlige pletter Som traditionelt udbud: Hvert lokale skal støvsuges/ vaskes gulv 2 gange ugentligt. Alle aktiviteter specificeres i detaljer. Kilde: Advokat Lotte Hummelshøj fra Lind Cadovius

31 Udbuddets grundlag Jo større og jo længere..

32 Tænk på synergieffekterne Græs er jo græs uanset forvaltning!

33 Jo større jo bedre muligheder for at rationalisere Eksisterende entrepriseopdeling Forvaltningsbaseret Ny entrepriseopdeling helheds- og fagbaseret Drift og vedligeholdelse af kommunale veje, herunder vedligeholdelse af belægninger, rabatter, beplantning, vejafvandingsanlæg, vejinventar, renholdelse og ukrudtsbekæmpelse Drift og vedligeholdelse af private fællesveje, hvor der er indgået aftale herom Varetagelse af grundejerforpligtelser i form af renholdelse og vintertjeneste under abonnementsordning for pensionister og visiterede svagelige Drift og vedligeholdelse af parker, grønne områder, legepladser, indendørs beplantning mv. Vejmand-, maskinelle specialer og udkaldstjenester Grøn pleje og vedligehold Drift og vedligeholdelse af kirkegårde Vedligeholdelse af grønne arealer mv. ved skoler og institutioner Vedligeholdelse af naturområder Glatførebekæmpelse og snerydning Naturpleje Vintertjeneste Øvrige opgaver for andre forvaltninger i varierende omfang

34 Grundelementerne Arealregistrering hvad har vi hvor? Kvalitetsbeskrivelse hvilken kvalitet vil vi have? Områdebeskrivelser hvad er formålet / funktionerne?

35 Arealregistrering

36

37 Område- / Målbeskrivelser Målbeskrivelse for Alnor Strandpark Beskrivelser er målrettet brug og udtryk og altid suppleret med fotos og/eller tegninger Beskrivelse af udtryk og funktion (standardplejen) Vi er særligt opmærksomme på (mulige ekstra opgaver) beskrivelse af faciliteter og funktioner (af hensyn til brugere) Områdekort ( Turistkort baseret på GIS registreringen) Form: Illustreret og grafisk lækkert. Foldet A4

38 Hvordan skal et Funktionsudbud opbygges? Økonomisk Mest Fordelagtige Tilbud contra Laveste Pris

39 Prækvalifikations krav Økonomisk formåen Teknisk formåen Referencer Tro- og Love, Erhvervsansvarsforsikring mv.

40 Tildelingskriterier Eksempler 2012 Frederikssund Vægtning i procent Pris og option 50 % Opgaveløsning; arbejdsgange, processer & kvalitet 25 % Organisation og samarbejde 25 % Lyngby-Taarbæk Pris 50 % Organisering, Integration og fastholdelse af medarbejdere 40 % Miljøhensyn 10 % Sorø Pris 60 % Entreprenørens plan for kvalitet, drifts- og leveringssikkerhed 40 %. Ørestad Syd Pris 40 % Organisation 20 % Samarbejde med ordregiver 20 % Dokumentationen af ordregivers arbejder og erfaringsopsamling 20 % Såvel beskrivelserne som præsentationsmødet vurderes som en del af kvaliteten.

41 Tildelingsmodeller Den samlede pointsum beregnes på baggrund af følgende formel: Frederikssund Kommune (point for tilbudt pris) + (point for tilbudt opgaveløsning) + (point for tilbudt organisation og samarbejde). Pris og option defineres som samlet tilbudssum for år. Samlet tilbudssum beregnes på baggrund af følgende formel: (Samlet tilbudssum per år x 5 x 0,75) + (samlet tilbudssum per år x 3 x (1-rabat i %) x 0,25) Point tildeles efter følgende principper: 0 point tildeles de tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører ordregiver kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Max point til rådighed tildeles de tilbud, som tilbyder ordregiver den højst forventelig kvalitet og driftsikkerhed og med den bedst forventelig velegnede kvalitetsstyring i forhold til den konkrete opgave. Øvrige point tildeles forholdsmæssigt imellem disse 2 yderpunkter.

42

43 Tildelingsmodeller Den samlede pointsum beregnes på baggrund af følgende formel:

44 Funktionsudbud - anbefaling Præ-kvalifikation Økonomisk & Teknisk formåen Referencer Tro- & Love mv. Kvalitetssikringsprocedurer Miljømæssige procedurer Konkurrence på standardpleje X antal m 2 X antal løbende m Konkurrence på kvalitet i opgaveløsningen Organisationen Sociale forhold (håndtering af virksomhedsoverdragelse) Samarbejdsevner (håndtering af borgerhenvendelser) Udviklingspotentiale (håndtering af fremtidige besparelser)

45 Tildelingsmodeller

46 Tildelingsmodeller Target pris-model Prisforskel til laveste pris

47 Redskaber Redskaber Åbne regnskaber case Vejdirektoratet Fra vision til strategi til partnerskab Sygehus Sønderjylland case beskrivelse 16.40: Spørgsmål / diskussion / evaluering Session slut

48 Samarbejdsformen Det langsigtede perspektiv: Traditionel entreprisestyring Ekstraopgaver Samlet kontraktsum inkl. bestilling Partnering med Maks.pris Samlet kontraktsum inkl. bestilling Incitamenter Standardpleje og og kontrol kontrol jvf. Tilbudslisten (Core Drift) Core Drift TBL Kontrol & Adm. Investeringer & Udvikling

49 Nye projekter vil typisk medføre procesoptimeringer HD produktionsapparat Kostpris indeholder udgifter til: Entrepriseledelse og udførende medarbejdere Maskiner til intern HD timepris Underentreprenører efter regning HD s samlede omkostninger + db (f.eks. 15%) Incitamentspulje Fremkommer som summen af god ledelse, fælles planlægning samt procesoptimeringer Bestillerens budget Jvf. TBL HD andel 45% Udgør et økonomisk incitament til forbedringer Medarbejder andel 10% Udgør et økonomisk incitament til forbedringer anvendes til efterudd. Bestiller andel 45% Anvendes til forbedringer i entreprisen Flere ydelser Nye investeringer Mere udvikling

50 Kontraktens prisudvikling 25 Mio. kr Pris + 10 % 14 % besparelse Ø Ø S10-Hededanmark-Maxpris S10-Forventet resultat i 2011

51 Eksempler på arbejder der er udført som følge af incitamentordning ml. Vejdirektoratet og HedeDanmark Kr

52 Vælg den rigtige vej! 52

53 Partnerskaber fælles visions udvikling Vision Sygehus Sønderjylland Udgangspunkt 53

54 Udpegning af fælles Mål - Strategiske Fokusområder Drift - Evaluering Driftsoptimering og Bedre Kvalitet Fælles Mål Strategiske Fokusområder Drift Evaluering 54

55 LEAN som styringsværktøj 5. Forbedringskultur i HedeDanmark 4. Implementering via tavlemøder 3. Design af forbedret proces Analyse af nuværende proces Forslag 55

56 Fælles Offentlig Privat udvikling, teknisk og fagligt Aalborg (HOD) Sønderborg-modeller Forvaltning Entreprenørenheden HedeDanmark Fælles målsætninger

57 Afrunding Fokus på fagligheden i udbuddene Konklusioner Referencer

58 Indkøbsafdelingerne definerer Tidligere var det fagfolkene der stod for at udarbejde udbudsmaterialet. Nu er det i stigende grad indkøbsafdelinger. Disse er udbudsfaglige, men ikke fag-faglige Kræver dette en ny form for samarbejde mellem fagforvaltningerne og den centrale indkøber?

59 Funktionsudbud - konklusion: Spar på specifikationerne og få nytænkning Giv mulighed for at indtænke fornyelse og innovation allerede i udbuddet. Anvend funktionskrav i stedet for aktivitetskrav Samme udbudsproces, men mere kompliceret tildelingsproces Tættere opfølgning og dialog i kontraktperioden

60 DI Service fem gyldne udbudsråd: Alle serviceopgaver bør konkurrenceudsættes Det bør være muligt at give innovative og nytænkende bud Kontrakten bør baseres på funktionskrav Transaktionsomkostninger bør holdes nede Dialog før udformning af udbudsmateriale

61 Gode referencer

62 Hvis vi begge har én krone, og vi bytter, har vi stadigvæk hver én krone. Men hvis du har en god idé, og jeg har én god idé, og vi bytter, så har vi begge to gode idéer. Gammelt kinesisk ordsprog 62