Viborg Kommune. Februar 2013 UDBUDSBETINGELSER. Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v.

Transkript

1 Viborg Kommune Februar 2013 UDBUDSBETINGELSER

2 NIRAS A/S Vestre Havnepromenade 9 Postboks Aalborg CVR-nr Tilsluttet FRI T: F: E: niras@niras.dk

3 INDHOLD UDBUDSMATERIALET Udbudsbetingelser Øvrige vilkår Arbejdsbeskrivelse Samarbejdsform Tilbud UDBUDSBETINGELSER 1 Indledning Den udbudte ydelse Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser Ordregiver Administration af udbudsproceduren Udbudsform og retsgrundlag Grundlag Tidsplan Tilbudsvurdering Tilbudsevaluering pointtildeling Forbehold Alternative tilbud Tro- og loveerklæring Aflevering af tilbud format og eksemplarer Vedståelsesfrist Omkostninger ved tilbudsafgivelse... 8

4 1 INDLEDNING 1.1 Den udbudte ydelse Den udbudte opgave omfatter følgende: Drift og vedligeholdelse af kommunale veje, herunder vedligeholdelse af belægninger, rabatter, beplantning, vejafvandingsanlæg, vejinventar, renholdelse og ukrudtsbekæmpelse, kørebaneafmærkning (genmarkering) Glatførebekæmpelse og snerydning (enkelte vognmandsruter, sti- og fortovsruter, håndfejning) Drift og vedligeholdelse af parker, grønne områder, strande og legepladser Drift og vedligeholdelse af skove og naturområder Drift og vedligeholdelse af større vandløb Driftsvagt Renholdelse og afspærring mv. ved særlige arrangementer på Kommunens veje og grønne arealer Drift og vedligeholdelse af belægninger, grønne arealer og vintertjeneste ved kommunale grundejere, som skoler, institutioner m.fl. Drift og vedligeholdelse af udendørs idrætspladser Drift og vedligeholdelse af offentlige toiletter Brovagt på Virksunddæmningen Kontraktperioden er fra 1. januar 2014 til og med 31. december 2018 med option på forlængelse af kontrakten på samme vilkår i 3x1 år. Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse er gældende, og Tilbudsgiveren skal overtage medarbejdere, som har været beskæftiget med den udbudte opgave. Nærmere oplysning herom i Øvrige vilkår punkt 4, tilføjelser til ABService 31. Viborg Kommune, Park & Vejservice, udfører de udbudte opgaver i dag og afgiver kontrolbud på entreprisen. Tilbudsgiveren skal overtage større materiel, der hidtil er anvendt til opgaverne. Viborg Kommune er i besiddelse af 5 materielgårde og 1 stilleplads, som i dag anvendes af Park & Vejservice, til løsningen af opgaven. Tilbudsgiveren har mulighed for at leje materielgård(e) og/eller stilleplads.tilbudsgiveren kan også vælge kun at benytte egne faciliteter. I tilfælde af Tilbudsgiverens leje af materielgård(e) og/eller stilleplads indgås selvstændige lejeaftale, jf. Øvrige vilkår punkt 3. Tilbudsgiveren skal i tilbuddet tilkendegive, om han ønsker at leje materielgårde og stilleplads, jf. Tilbud punkt 1. 1

5 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende 5 dokumenter: 1. Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser regulerer Viborg Kommunes gennemførelse af udbudsproceduren. Udbudsbetingelser bortfalder efter kontraktindgåelse. 2. Øvrige vilkår Øvrige vilkår indeholder: a. Vilkår vedrørende materiel, som Tilbudsgiveren skal overtage b. Oplysninger om materielgårde og stilleplads, der kan lejes c. Viborg Kommunes ændringer og tilføjelser til ABService 2003, herunder virksomhedsoverdragelse d. ABService Arbejdsbeskrivelse Arbejdsbeskrivelsen indeholder beskrivelse af ydelsen og kravene til udførelsen. Sidste afsnit i Arbejdsbeskrivelsen omhandler Tilbuds- og afregningsgrundlag. Til Arbejdsbeskrivelsen hører bilag i form af GIS-kort, som kan ses via web-adgang. 4. Samarbejdsform Samarbejdsform regulerer samspillet mellem parterne i kontraktperioden og indeholder bestemmelser om blandt andet kvalitetsopfølgning. 5. Tilbud Tilbuddet består af 2 dele. Den ene del er Tilbudslisten, der udfyldes som regneark (Excel), og den anden del er Tilbudsskabeloner, der udfyldes som worddokument. Tilbudsliste og -skabeloner skal anvendes ved afgivelse af tilbud og skal udfyldes komplet med det krævede indhold for at blive betragtet som konditionsmæssige. 2

6 2 UDBUDSBETINGELSER 2.1 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Viborg Kommune Prinsens Alle Viborg 2.2 Administration af udbudsproceduren NIRAS administrerer udbudsproceduren for Viborg Kommune. Alle henvendelser under udbudsforretningen skal derfor rettes til: NIRAS Vestre Havnepromenade Aalborg att.: Mette V. Gram mvg@niras.dk Tlf Udbudsform og retsgrundlag Udbudsproceduren gennemføres ved annoncering i henhold til afsnit II i lbk. nr af om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. annonce på og på Viborg Kommunes hjemmeside Grundlag For tilbudsafgivelse på opgaven gælder nedenstående, idet A. har højeste gyldighed: A. Eventuelle rettelsesblade udsendt til de bydende inden afgivelse af bud B. Tilbud C. Nærværende Udbudsbetingelser, Øvrige vilkår, Arbejdsbeskrivelse med tilhørende TAG samt Samarbejdsform. Alle dokumenter med tilhørende bilag. D. Nyeste gældende udgaver af normer. 3

7 Tilbudsgiveren er i øvrigt forpligtet til at overholde lovgivningen og alle myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse og drift af Tilbudsgiverens virksomhed, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven for det beskæftigede personale påhviler Tilbudsgiveren. 2.5 Tidsplan Besigtigelse af materiel og materielgårde Større materiel, der skal overtages af Tilbudsgiveren, jf. Øvrige vilkår punkt 2 samt materielgårde og stilleplads, jf. Øvrige vilkår punkt 3, kan besigtiges onsdag den 20. marts 2013 på følgende tidspunkter: Materielgård, Materielvej 1, 7470 Karup kl. 8:00 8:30 Materielgård, Katmosevej 8, 8800 Viborg kl. 9:00 12:00 Stilleplads, Borgvold, Randersvej 1, 8800 Viborg kl. 12:15 12:45 Materielgård, Hestehøjvej 7, Bjerregrav, 9632 Møldrup kl. 13:00 13:30 Materielgård, Industrivej 16, Ørum, 8830 Tjele kl. 14:00 14:30 Materielgård, Gl. Tangevej 1, 8850 Bjerringbro kl. 15:00 16:00 Viborg Kommune vil være vært med en sandwich på materielgården på Katmosevej. Frist for spørgsmål til udbudsproceduren Tilbudsgiver kan stille spørgsmål om den udbudte opgave og udbudsproceduren. Spørgsmål stilles skriftligt til NIRAS jf. punkt 2.2. senest den 22. april Spørgsmål besvares anonymiseret i form af rettelsesblade til samtlige tilbudsgivere og offentliggøres på Tilbudsfrist Tilbud skal være NIRAS jf. punkt 2.2 i hænde senest den 6. maj 2013 kl. 12:00. Tilbudsgiverne kan ikke overvære åbningen af tilbuddene. Politisk behandling Politisk behandling af sagen vedrørende udbud Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje m.v. forventes gennemført i juni

8 Underretning om beslutning om tildeling Viborg Kommune forventer at underrette tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen umiddelbart efter den politiske behandling medio juni Dette tidspunkt er dog ikke bindende for Viborg Kommune. Der gøres opmærksom på, at det endelige resultat af udbuddet vil blive offentliggjort på Viborg Kommunes hjemmeside efter politisk behandling. Der oplyses de tildelte point for de enkelte underkriterier for samtlige tilbudsgivere med navns nævnelse. Det er en politisk beslutning, at resultatet offentliggøres. Kontraktindgåelse Eksakt tidspunkt for underskrift aftales med den tilbudsgiver, der tildeles kontrakten. Kontraktens ikrafttræden Kontrakten træder i kraft den 1. januar Tilbudsvurdering Tildeling af kontrakten vil ske til det for Viborg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, ved anvendelse af følgende vægtede underkriterier: Underkriterium Vægtning i pct. Delkriterier A. Tilbudt pris 70 % Pris for 8 år Jf. nedenfor samt Tilbud pkt. 1.3 A B. Tilbudt opgaveløsning 20 % Kvalitet Organisering og samarbejde Jf. nedenfor samt Tilbud pkt. 1.3 B C. Tilbudt udvikling 10 % Udvikling Jf. nedenfor samt Tilbud pkt. 1.3 C Et tilbud kan samlet opnå 100 point. Den samlede pointsum beregnes på baggrund af følgende formel: Pointsum = (point Tilbudt pris) + (point Tilbudt opgaveløsning) + (point Tilbudt udvikling) 5

9 Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det tilbud, der opnår den højeste pointsum. A. Tilbudt pris Underkriteriet Pris har maksimalt 70 point til rådighed. Tilbudt pris udregnes som samlet pris over 8 år. Prisen beregnes ud fra den samlede tilbudte sum pr. år indregnet 2% effektivisering pr. år samt eventuel rabat for 3 års optionsperiode. Laveste pris tildeles 70 point. Øvrige point tildeles på baggrund af følgende model: Tilbud med højere pris end laveste pris, tildeles point svarende til den procentuelle forskel mellem laveste pris og aktuelle pris. Prisforskel på 1 % tildeles 1 point, der fratrækkes 70 point. Det betyder f.eks., at et tilbud, der er 50 % højere end laveste tilbud får 20 point. Der gives ikke negative point, hvorfor tilbud der afviger mere end 70 % fra laveste tilbud tildeles 0 point. Point beregnes med 1 decimal. B. Tilbudt opgaveløsning Underkriteriet Opgaveløsning har samlet 20 point til rådighed. Underkriteriet opdeles i følgende delkriterier med følgende maksimum point til rådighed: Kvalitet, med 10 point til rådighed Organisering og samarbejde, med 10 point til rådighed Point tildeles efter følgende principper: 0 point tildeles de tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører Viborg Kommune kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Max point til rådighed på delkriteriet Kvalitet, tildeles de tilbud, som tilbyder Viborg Kommune meget høj styring i løsning af konkrete opgaver med meget god kvalitetssikring og opfølgning på eventuelle mangler. Ligeledes meget gode initiativer til sikring af, at opgaverne udføres ud fra en helhedstænkning og meget gode initiativer til sikring af medarbejdernes engagement i opgaveløsningen. Max point til rådighed på delkriteriet Organisering og samarbejde, tildeles de tilbud, som tilbyder ordregiver en meget velegnet organisation, som er sammensat, således at den kan tilbyde ledere, fagansvarlige og nøglepersoner med meget gode lederegenskaber og høje faglige kvaliteter, der evner en høj grad af vidensdeling, faglig sparring og opgavestyring med Ordregivers organisation. Hertil en 6

10 velegnet og struktureret kommunikation om bestillingsopgaver, herunder benyttelse af velegnede ordrestyringsprogrammer samt et velegnet og struktureret samarbejde omkring borgerhenvendelser. Tilbud, der ikke er berettiget til 0 eller 10 point, tildeles point efter hvordan de placerer sig i forhold til yderpunkterne. Flere tilbud kan opnå samme point. C. Tilbudt udvikling Underkriteriet Udvikling har samlet 10 point til rådighed. Point tildeles efter følgende principper: 0 point tildeles de tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører Viborg Kommune udvikling, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Max point til rådighed på underkriteriet Udvikling tildeles de tilbud, som tilbyder ordregiver meget gode initiativer til at sikre udvikling, innovation og effektiviseringer. Tilbud, der ikke er berettiget til 0 eller 10 point, tildeles point efter hvordan de placerer sig i forhold til yderpunkterne. Flere tilbud kan opnå samme point. 2.7 Tilbudsevaluering pointtildeling I Tilbud punkt 1.2 og 1.3 er der anført hvilke oplysninger og beskrivelser, der skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgivers oplysninger og beskrivelser indgår i tilbudsevalueringen. 2.8 Forbehold Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises. Ikke-væsentlige forbehold kan afvises eller prissættes. 2.9 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Tro- og loveerklæring Ved afgivelse af tilbud vedstår Tilbudsgiver, at Tro- og loveerklæringen om ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder (jf. lbk. nr. 336 af 13. maj

11 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger), som Tilbudsgiver afleverede i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, fortsat er gældende Aflevering af tilbud format og eksemplarer Tilbuddet skal være NIRAS jf. punkt 2.2 i hænde senest den 6. maj 2013 kl. 12:00. Tilbuddet skal indeholde en udfyldt tilbudsliste (regneark) og udfyldte tilbudsskabeloner (wordfil), som angivet i dokumentet Tilbud. Tilbud skal afleveres/sendes i 2 skriftlige eksemplarer samt 1 elektronisk eksemplar på USB-stik eller CD-rom i lukket licitationskuvert eller pakke. Tilbuddet skal mærkes Viborg Kommune. Drift og vedligeholdelse af grønne områder, veje mm. Såfremt tilbuddet ikke sendes med posten, skal tilbuddet afleveres personligt i receptionen ved NIRAS. Tilbuddet er bindende, når tilbudsfristen udløber og kan derfor ikke ændres eller tilbagekaldes fra dette tidspunkt Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb Omkostninger ved tilbudsafgivelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuel kontrahering skal afholdes af Tilbudsgiver. 8