Hvordan udbydes hele materielgården? Mette Vangkilde Gram - NIRAS Britt Bak Odgaard - Viborg Kommune

Transkript

1 Hvordan udbydes hele materielgården? Mette Vangkilde Gram - NIRAS Britt Bak Odgaard - Viborg Kommune

2 Indlæggets formål og indhold Formål Indføring i den proces, der skal gennemføres, når en materielgård konkurrenceudsættes Indhold Udgangspunktet Proces og organisation Den politiske behandling Tilblivelse af udbudsmateriale Opstilling af bygherreoverslag Gode erfaringer side 2

3 Omfanget af udbuddet Opgaver Belægninger undtagen slidlag Beplantning Afvanding Renholdelse Naturpleje og skovdrift Vandløb Offentlige toiletter Vintertjeneste Særlige arrangementer Driftsvagt Kontraktperiode 5 år med option på 3x1 år ha skov 263 ha parker og bynære skove 73 km vandløb ha fredede arealer km vej og 253 km sti 165 kommunale grundejere inkl. boldbaner 105 mand til virksomhedsoverdragelse Materiel for ca. 12 mio. kr. 5 materielgårde og 1 stilleplads side 3

4 Hvad var vores udgangspunkt? Rådhuset Plejeplaner for parker Data i vejman.dk Økonomi fordelt på konti efter opgaver Bestillere uden dagligt tværarbejde Park & Vejservice Mange års erfaring Få enhedspriser En organisation, der var i en udviklingsproces Samarbejdet Et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem bestillere og udførere side 4

5 Foranalyse Kommissoriet viste behov for En foranalyse af udbuddet En projektorganisation En stram tidsplan Et større projektbudget end Byrådet havde afsat En rådgiver Foranalyse Hvad skal udbydes? Hvordan skal det udbydes? Hvad skal serviceniveauet være? Hvordan skal kontraktstyringen være? Skal de kommunale grundejere med? Hvad med gadejord? Besøg hos andre kommuner Besøg fra større entreprenører Munder ud i en udbudsplan side 5

6 Procesplan Foranalyse og udbudsplan Registreringer af mængder Bygherreoverslag og tilbudsliste Prækvalifikation Serviceniveau på opgaver Udbudsbetingelser og samarbejdsform Udbud Økonomiudvalg side 6

7 Projektorganisation Økonomiudvalget Styregrupper Projektgruppe Projektleder Bestillere Udfører* Lokal-MED Indkøb og Udbud Veje og vinter Bestillere Udfører* NIRAS og Orbicon Grønne områder, vandløb og idrætspladser Bestillere Udfører* NIRAS og Orbicon Kommunale grundejere Bestillere Udfører* Orbicon Virksomhedsoverdragelse HR Jura Udfører* Ejendomsmægler Vurderingsmænd Bygherreoverslag Projektleder Bestillere NIRAS og Orbicon Samarbejde og kontraktstyring Projektleder Udfører* NIRAS side 7

8 Den politiske proces Byråd Budgetforlig September 2011 Økonomiudvalg Prækvalifikation November 2012 Økonomiudvalg Resultat af udbuddet Juni 2013 Økonomiudvalg Udbudsplan Maj 2012 Økonomiudvalg Resultat af prækvalifikation Udbudsmateriale Februar 2013 side 8

9 Udbudsplan Opgaver, der skal udbydes Opgaver, der bibeholdes Myndighed Specialopgaver Kontraktstyring Serviceniveau Entrepriseopdeling Fag? Geografisk? Samlet? Samarbejdsform Udbudsform Kontraktperiode Tildelingskriterier Pris - 70 point Opgaveløsning - 20 point Udvikling - 10 point Medarbejderne Virksomhedsoverdragelse Sociale klausuler Bygninger og materiel Tidsplan for udbudsprocessen side 9

10 Tilblivelse af udbudsmateriale - workshops om serviceniveau Økonomiudvalget Ingen ændring i serviceniveauet Så hvad er serviceniveauet? Bestiller Formænd Folkene i marken Geografisk harmoniseret? 7 workshops om plejeplaner side 10

11 Tilblivelse af udbudsmateriale - registreringer på GISkort side 11

12 Tilblivelse af udbudsmateriale - kontraktstyring side 12

13 Opstilling af bygherreoverslag Tilbudslister fordelt på politikområde Samlet budget Ekstern entreprenør Konkurrenceudsættelsen Standard Bestilling Ad-hoc gruppen Miljøpatruljen Indtægter Veje Parker og legepladser Skove og naturarealer Toiletter Kommunale ejendomme Arrangementer Idrætspladser Kultur, Service & Events Job & Velfærd Børn & Unge Vinter I alt side 13

14 Tilbudslisten Standardopgaver Bestillingsopgaver Mængde Enhedspris Pris Mængde Enhedspris Pris Opgave 1 m 2 Formænd time Opgave 2 lbm Maskiner time Opgave 3 stk Opgave a m 2 Opgave 4 m 2 Opgave b lbm Opgave 5 m 2 Opgave c regning I alt Bestillingsopgaver til timepris = Budget standardopgaver bestillingsopgaver til enhedspris side 14

15 Drejebog Kommissorium Foranalyse Udbudsplan Udbudsbetingelser Samarbejdsform Udbudsplan Serviceniveau på opgaver Registrering af mængder Arbejdsbeskrivelse Data på GISkort Driftsregnskab Økonomiudredning Bygherreoverslag Tilbudsliste side 15

16 Udbudsmaterialet Udbudsmateriale: Udbudsbetingelser Øvrige vilkår Arbejdsbeskrivelse Samarbejdsform Tilbud GISkort side 16

17 Resultat Resultat HedeDanmark og kontrolbud byder Kontrolbuddet er økonomisk mest fordelagtig med ca. 46 mio. kr. pr. år Udbuddet annulleres Udbudsmateriale og kontrolbuddet skal holdes fra 1. januar 2014 Konsekvens af resultat 27 mand afskediges i Park & Vejservice 3 materielgårde skal sælges Årlig besparelse på 7 mio. kr % Der oprettes et tværgående kontraktstyringsteam side 17

18 Ressourceforbrug Antal timer Kr. Udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbud (3,4 ÅV) 1,53 mio. Udarbejdelse af kontrolbud (1,4 ÅV) 0,63 mio. Ekstern konsulentbistand fra NIRAS, Orbicon, COWI, PwC Udgifter i alt 2,63 mio. 4,78 mio. side 18

19 Gode erfaringer Hvad har vi lært? Opstil en tydelig projektorganisation Projektleder er et fuldtidsjob Brug drejebogen vent med registreringer Få de politiske beslutninger fastlagt i starten Tænk helt frem til kontraktstyring Få fastlagt, hvad driftsopgaverne koster i dag i starten af processen Tag kommunens revisor ind i kontrolbuddet fra starten til at beregne timeprisen side 19