Konkurrenceudsættelse af vej- og parkdrift i 3 kommuner

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse af vej- og parkdrift i 3 kommuner Erfaringer fra konkurrenceudsættelse i: Favrskov Kommune Svendborg Kommune Viborg Kommune v. Jens Chr. Binder, NIRAS Side 1 1

2 Konkurrenceudsættelse af vej- og parkdrift i 3 kommuner Fælles for disse 3 konkurrenceudsættelser er: Samlet udbud af vej- og parkdrift i én entreprise Kontrolbud fra kommunens egen driftsafdeling Favrskov Kommune: Udbudsproces december 2009 december 2011 Kontraktperiode: 4 år + 2x1 år Resultat: Kontrakt med HedeDanmark A/S Besparelse: 19% eller 4,5 mio. kr. årligt side 2 2

3 Konkurrenceudsættelse af vej- og parkdrift i 3 kommuner Svendborg Kommune: Udbudsproces marts 2011 marts 2012 Kontraktperiode: 4 år + 2x1 år Resultat: Kontrakt med HedeDanmark A/S Besparelse: ja Viborg Kommune Udbudsproces november 2012 medio 2013 Kontraktperiode: 5 år + 3x1 år Resultat? side 3 3

4 Erfaringsopsamling Formål med konkurrenceudsættelse Forberedelse og planlægning af proces Hvilken samarbejdsform ønskes? Hvorfor én samlet entreprise? Kort og data Kvalitetsbeskrivelser Udbudsdokumenter Udbudsproces Medarbejdere og fysiske aktiver side 4 4

5 Formål med konkurrenceudsættelse Favrskov: besparelse, mål 10% besparelse Svendborg: Afprøve om driften varetages bedst og billigst i eget regi eller om der kan opnås fordele ved ekstern udfører Viborg: Led i kommunens udbudsstrategi side 5 5

6 Forberedelse og planlægning af proces Hvilke opgaver (evt. flere forvaltningsområder) skal omfattes af udbud? Organisering. Hvor skal udbudsprocessen forankres? Fagforvaltning eller indkøbsafdeling? Styregruppe + projektgruppe(r) Skal der afgives kontrolbud? Betydning for organisering. Vurdering af ressourceforbrug, internt og konsulenter. Procesforløb: o Teknisk + udbudsproces o Behandling i MED-system o Direktionens og politisk behandling side 6 6

7 Hvilken samarbejdsform ønskes? Partneringbaseret samarbejde med helhedsorienteret drift? Funktionsbaseret. Mere traditionel kontraktform, hvor forvaltningen styrer og bestiller? Kombineret model side 7 7

8 Entrepriseopdeling Faktorer ved vurdering af entrepriseopdeling: Markedsforhold. Hvor mange virksomheder har kapacitet og kompetence til samlet entreprise og hvor mange ved delentrepriseudbud? Konkurrencemoment. Hvilken betydning har stordrift på prisen? Ressourceudnyttelse. Hvilken entrepriseopdeling matcher bedst den ønskede samarbejdsform? Helhedsorienteret grænsefladeproblematik Administration tilsyn med en eller flere entrepriser Samlet overdragelse af medarbejdere? Anvendelse af kommunens materielgård Risikovurdering side 8 8

9 Entrepriseopdeling - Favrskov Følgende modeller blev vurderet: A. Samlet udbud af vej- og parkdrift: A1: Vej- og parkdrift. A2: Vandløb B. Udbud af fagopdelte entrepriser: B1: Vejdrift. B2: Grønne områder. B3: Vandløb C. Geografisk opdelte entrepriser: C1: Vej- og park i byer. C2: Vejdrift land. C3: Vandløb. side 9 9

10 Entrepriseopdeling - Favrskov Èn samlet entreprise for hele kommunen for Veje og grønne områder Parkeringspladser ved skoler, institutioner og haller Grønne områder mv. ved 4 administrationsbygninger Udendørs idrætsanlæg Natur- og vejserviceenhed hos kommunen til: Overordnet tilsyn med vejenes tilstand Sommer- og vintervagt Saltlager og vintermateriel Vedligeholdelse af skilte Vandløbsvedligeholdelse Naturområder Alle tidligere udliciterede opgaver uændret. side 10 10

11 Entrepriseopdeling - Svendborg Èn samlet entreprise for hele kommunen for: Veje Drift og vedligeholdelse af veje, herunder vintertjeneste Grønne områder Pleje af græsarealer og plantninger på veje, i grønne områder, ved strande samt ved skoler, idrætsanlæg, fortidsminder mv. Vandløbsvedligeholdelse Vandløb, søer, bassiner mv. Sengetransport Udbringning og hjemtagning af senge til/fra private hjem for Social og Sundhed Alle tidligere udliciterede opgaver uændret. Side 11 11

12 Entrepriseopdeling - Viborg Èn samlet entreprise for hele kommunen omfattende: Veje og grønne områder, herunder vintertjeneste Udendørs idrætsanlæg Større vandløb Skove og naturområder Grønne områder, belægninger og vintertjeneste ved skoler, institutioner mv. Arealregistrering, bl.a. 250 arealer som gadejord Drift på 40 af disse, eksempelvis gadekær. side 12 12

13 Kort og data - Kvalitetsbeskrivelser Kort og data Vejanlæg Kort over vejanlæg og vejklasser Driftskort (vinter, fejeruter, rabatslåning mv.) Registreringer og mængder Grønne områder Kort - GIS Mængdeopgørelser Kvalitetsbeskrivelser Systematisk opbygning Standardopgaver - bestillingsopgaver Side 13 13

14 Medarbejdere og fysiske aktiver Medarbejdere MED-system Medarbejder-involvering Medarbejderoverdragelse Favrskov: 41 medarbejdere virksomhedsoverdraget Svendborg: 46 medarbejdere omfattet Materiel Overtagelse under entreprisen eller auktion Prissætning Materielgård Kan/skal leje? Lejevilkår side 14 14

15 Udbudsdokumenter Udbudsbetingelser (BUT) Kvalifikation (Økonomisk og teknisk kapacitet) Tildeling (økonomisk mest fordelagtige bud) Tilbuddets indhold Betingelser - kontraktvilkår ABS-service med tilføjelser Opgavens omfang og variationsmuligheder Samarbejdsform Organisation Samvirke Udvikling og optimering Kvalitetsopfølgning Side 15 15

16 Udbudsproces Favrskov Kommune 5 anmodninger om prækvalifikation 5 prækvalificerede 3 afgav bud + kontrolbud Svendborg Kommune 6 anmodninger om prækvalifikation 5 prækvalificerede 5 afgav bud + kontrolbud Viborg Kommune Max. 6 prækvalificeres + kontrolbud side 16 16

17 Sammenfattende betragtninger Overvejelser Opretholde en materielgård eller skal denne sættes i spil ved udbud? Hvad er formålet med udbud? Hvordan kan dette mål nås? Hvis udbud besluttes bør der planlægges nøje i forhold til: Opgaveomfang Organisering Medarbejderorientering og involvering Registreringer og kort (god tid) Ressourceforbrug Kontrolbud, organisering, kvalificeret udarbejdelse Ønsket samarbejdsform Fremtidig organisering ved overdragelse til ekstern udfører side 17 17