Ydelseskatalog 2016 Almene boligorganisationer

Transkript

1 Ydelseskatalog 2016 Almene boligorganisationer

2 Ydelseskatalog 2016 for de almene boligorganisationer Produktpakker og moduler for de almene boligorganisationer KAB forbeholder sig ret til at foretage mindre løbende justeringer i ydelseskataloget. Justeringerne kan følge af fx ændret lovgivning, nye myndighedskrav eller tilpasning af ydelserne, så de til enhver tid lever op til god og effektiv administrationsskik. Ydelserne træder i kraft den 1. januar Der tages forbehold for tryk- og formuleringsfejl. Oversigt over indhold af produktpakker, moduler og ydelser for de almene boligorganisationer 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 1 af 59

3 Produktpakker og moduler 01. Stor Pakke Udlejnings- og økonomimodul Sekretariatsmodul standard Driftsmodul standard 02. Stor Pakke med lokal driftsmodel 05. Sekretariatsmodul udvidet 06. Driftsmodul udvidet side Lille Pakke Udlejnings- og økonomimodul Sekretariatsmodul Driftsmodul 04. Lille Pakke med Driftsmodul udvidet og lokal driftsmodel side side Sekretariatsmodul udvidet 06. Driftsmodul udvidet 07. Obligatoriske ydelser 08. Valgfrie ydelser side 4-15 side Side19-22 side side november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 2 af 59

4 01.01 Udlejnings- og økonomimodul Budgetlægning, budgetkontrol og kapitalforvaltning Udarbejdelse af budgetforslag for boligorganisation - KAB udarbejder forslag til budget for boligorganisationen efter KAB's standardskabelon. - KAB forelægger budget til organisationsbestyrelsens vedtagelse, inden forslag til afdelingernes budgetter udarbejdes. - KAB forelægger det vedtagne budget for repræsentantskabet i henhold til gældende vedtægter. 1 budget årligt Udarbejdelse af budgetforslag for afdelinger - KAB træffer aftale med afdelingsbestyrelser om forløbet af behandling af afdelingernes budgetter. - KAB udarbejder forslag til afdelingernes driftsbudgetter efter KAB's standard skabelon. - KAB udarbejder budgetter på baggrund af specifikke beregninger og med procentvise fremskrivninger af gældende budgetposter efter gældende lov og efter KAB's standardprocedurer. - KAB udsender forslag til budgetter med tilhørende specifikationer til de respektive afdelingsbestyrelser i rimelig tid før bestyrelsens behandling heraf. - KAB indarbejder afdelingsbestyrelsernes eventuelle rettelser i budgetterne. - KAB udarbejder komprimerede budgetter med grafisk præsentation af hovedtal efter KAB's standardskabelon. KAB fremsender disse til ejendomskontoret til omdeling. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning ved gennemgang og behandling af budgetterne på det ordinære afdelingsmøde (beboermøde). Efter vedtagelsen på afdelingsmødet forelægger KAB budgetter for organisationsbestyrelsen til dennes godkendelse, og de lægges efterfølgende på KAB//Fællesskabet. Ved ændringer i budgettet fremsender KAB budgettet til afdelingsbestyrelsen. - KAB udsender 5 stk. detaljerede budgetter til det lokale ejendomskontor. Ved behov kan der indgås en særlig aftale med KAB om fremsendelse af flere eksemplarer. Det detaljerede budget fremsendes endvidere via pdf til ejendomskontoret, hvorfra der kan printes ekstra kopier til interesserede beboere. - Beboervalgte kan via KAB's ekstranet holde sig orienteret om budgetopfølgning på udvalgte driftskonti. - KAB udarbejder varme-/vandbudget på baggrund af forventet forbrug og pris i det kommende regnskabsår. 1 budget årligt. Der udsendes 5 stk. detaljerede budgetter 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 3 af 59

5 Samlet kapitalforvaltning - KAB kan placere boligorganisationens likvide midler i investeringsforeninger valgt af KAB. Investeringsforeningerne administreres af en eksterne porteføljeforvalter. Midler der ikke ønskes placeret i investeringsforeninger, kan efter aftale placeres på almindelige bankkonti i banker, som KAB på forhånd samarbejder med Regnskab Udarbejdelse af årsregnskab for boligorganisationen KAB yder ikke finansiel rådgivning ved placering af midler. - KAB udarbejder regnskab for boligorganisationen efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB bistår den af boligorganisationen valgte revisor i forbindelse med dennes revision af regnskabet. - KAB forelægger revideret regnskab til organisationsbestyrelsens vedtagelse. - KAB forelægger det af organisationsbestyrelsen vedtagne regnskab for repræsentantskabet til endelig godkendelse. - KAB fremsender årsregnskabet med tilhørende revisionsprotokollat til tilsynsmyndigheden. - KAB indberetter regnskabet elektronisk til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. - KAB udarbejder opgørelse af trækningsret til organisationsbestyrelsen. - KAB udarbejder opgørelse af arbejdskapital og/eller dispositionsfond til organisationsbestyrelsen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 4 af 59

6 Udarbejdelse af årsregnskab for afdelinger Forvaltningsrevision - KAB udarbejder regnskab for afdelinger efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB bistår den af organisationen valgte revisor i forbindelse med dennes revision af regnskabet. - KAB udsender reviderede regnskaber til afdelingsbestyrelsernes behandling og godkendelse. - KAB forelægger reviderede regnskaber til organisationsbestyrelsens vedtagelse. - KAB sender regnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat til tilsynsmyndigheden. - KAB indberetter regnskaberne elektronisk til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. - Hvor der ikke er valgt afholdelse af afdelingsmøde "regnskabsmøde", forelægger KAB hovedtal i regnskabet på de ordinære afdelingsmøder - "budgetmøder" - som en del af de komprimerede budgetter. - Hvor afdelingen har valgt at afholde afdelingsmøde "regnskabsmøde", fremsender KAB komprimeret regnskab. KAB deltager ikke i mødet. Komprimerede regnskaber omdeles via ejendomskontoret. - KAB udsender 5 stk. detaljerede regnskaber til det lokale ejendomskontor. Ved behov kan afdelingen indgå særlig aftale med KAB om fremsendelse af flere eksemplarer. Det detaljerede regnskab fremsendes endvidere via pdf til ejendomskontoret, hvorfra der kan printes ekstra kopier til interesserede beboere. - Organisationerne er på mange og væsentlige områder omfattet af KAB's egen forvaltningsrevision. Denne del af forvaltningsrevisionen er en integreret del af KAB's ydelser, og revisionen heraf varetages af KAB's valgte revisionsfirma. KAB udsender 5 stk. af de detaljerede regnskaber Opgørelse af udamortiserede lån - KAB indberetter udamortiserede lån til Landsbyggefonden Rådighedsbeløb Afregning af afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb - KAB registrerer afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb og udbetaler acontobeløb. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 5 af 59

7 Fraflytning og Udlejning Opgaver i forbindelse med fraflytning og udlejning - herunder konktakten til beboere, ansøgere, ejendomskontor, kommunale myndigheder m.fl. - KAB behandler opsigelser. - KAB håndterer flyttesager, herunder afregning af råderetssager. - KAB forestår genudlejning af ledige lejemål. - KAB behandler interne flytninger. - KAB udfærdiger lejekontrakter. - KAB sørger for klargøring af kontraktmæssige forhold inden indflytning. - KAB behandler ansøgninger (bytte, fremleje m.v.). I forbindelse med bytning er KAB også i kontakt med den anden lejers administrator Udlejning af erhvervslejemål - KAB står for annoncering og forhandling om lejens størrelse og andre kontraktvilkår. - KAB udfærdiger kontrakter. - KAB påser, at den nye lejer opfylder vilkårene i afståelsesretten, såfremt den fraflyttende erhvervslejer har afståelsesret. - KAB indhenter udtalelse fra en sagkyndig ved spørgsmål om markedslejeniveau. Honorar til sagkyndig betales af boligorganisationen. Udgifter til annoncering afholdes af afdelingen Lån til indskud og/eller boligsikring/boligydelse Administration af ventelister (inkl. de individuelle) Administration af Boliggarantibevis - KAB varetager opgaver i forbindelse med behandling af indskudslån og ansøgning om boligsikring/boligydelse. Dette gælder også ansøgninger under boperioden. - KAB opnoterer boligsøgende i elektronisk kartotek og kontrollerer og ajourfører den eksterne og interne venteliste samt ændringer vedr. opnotering på venteliste. Der opkræves gebyr hos boligsøgende for at stå på venteliste. Gebyret tilgår KAB. KAB sikrer: - Forelæggelse af tilbud om Boliggarantibevis for boligorganisationen. - Oprettelse i KAB's administrative system. - Udarbejdelse af årlig statistik til boligorganisationerne, som viser antallet af solgte og indløste beviser samt eventuelle administrative ændringer. - Administrative ændringer, såfremt boligorganisationen skifter mellem de to varianter af boliggarantibeviset. - Udarbejdelse og udsendelse af informationsmateriale. 1 statistik årlig (for begge varianter) 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 6 af 59

8 Huslejeopkrævning Udsendelse af girokort og huslejeopkrævninger - KAB udsender opkrævninger 1 gang om måneden. For alle former for opkrævninger gælder, at udsendelsen foregår i sidste uge af måneden før forfaldsdato. For udsendelsen gælder, at ordinære opkrævninger omdeles lokalt, hvorimod BS (betalings-service) fremsendes med post. Omdelingen foretages af det lokale personale. 1 udsendelse pr. måned Inkasso/restance vedr. husleje og flytteafregning Varsling af huslejeændringer Anden opkrævning Fremsendelse af påkrav til beboere Afdragsordning Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere Fremsendelse af fogedrekvisition Opfølgning på flytteopgørelser Overdragelse af flyttesager til inkasso - KAB varsler og iværksætter eventuelle lejeændringer, som følger af den ordinære budgetbehandling. Dette sker i henhold til gældende lovgivning og sættes i værk med 3 måneders varsel. - KAB varsler og iværksætter eventuelle ændringer i acontobetaling vedrørende varme/vandudgift. - Ud over opkrævning af husleje opkræves skyldige beløb, der knytter sig til kontraktforholdet. - KAB fremsender påkrav til beboerne i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB indgår afdragsordning jf. gældende restancepolitik. - KAB fremsender hæveskrivelse til beboerne, hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af påkrav. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB overgiver restancesager til fogedretten, hvis huslejen stadig ikke er betalt efter fremsendelse af hæveskrivelse. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. - KAB fremsender rykker/påkrav, hvis flytteopgørelse ikke betales rettidigt. Ved kommunalt anviste boliger opkræves kommunen istandsættelsesudgifter, hvis betaling ikke er sket efter påkrav. Ved eventuelle gældssaneringssager og dødsboer udarbejdes opgørelser over kravet til retten. - KAB overdrager restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger, hvis frivilligt forlig om afdragsordning ikke er indgået, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. 1 årlig varsling pba. budget, 1 årlig varsling pba. varme/vandud gift Advokathonorar pålægges fraflytter. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 7 af 59

9 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 8 af 59

10 01.02 Sekretariatsmodul - standard Sekretariatsbistand til organisationen Deltagelse i repræsentantskabsmøder Oplæg til organisationsbestyrelsen Deltagelse i organisationsbestyrelsesmøder Bistand til udvalg Særlige forvaltningsmæssige opgaver Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag for boligorganisationen - KAB udsender indkaldelse til repræsentantskabsmøder evt. med punktdagsorden. - KAB udsender dagsorden og relevant materiale. Udsendelsen sker i henhold til aftale med formanden for boligorganisationen og sker i henhold til boligorganisationens vedtægter og forretningsorden. - KAB deltager i mødet med antal medarbejdere efter behov. - KAB udarbejder referat af mødet og sikrer opfølgning på eventuelle beslutninger jf. administrationsaftalen. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. - KAB kopierer og udsender referatet til repræsentantskabsmedlemmerne. - KAB udarbejder oplæg til organisationsbestyrelsen vedrørende relevante og kendte forhold vedrørende boligorganisationen og dens afdelinger. - KAB udarbejder løbende orientering om lovgivning og generelle retningslinjer, der vedrører det almene byggeri. - KAB udsender indkaldelse til møder og oplæg til organisationsbestyrelsens medlemmer. - KAB deltager i mødet med antal medarbejdere efter behov. - KAB udarbejder mødereferat og sikrer opfølgning på eventuelle beslutninger jf. administrationsaftalen. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. - KAB kopierer og udsender referat til bestyrelsesmedlemmerne. - KAB yder i mindre omfang bistand til udvalg, der er nedsat af organisationsbestyrelsen. - KAB yder efter aftale bistand til særlige forvaltningsmæssige opgaver, som organisationsbestyrelsen ønsker hjælp til. - KAB udarbejder specifikationer af udvalgte poster i forhold til mindre afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Specifikationer leveres i tillæg til budgettet. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 9 af 59

11 Fleksibel udlejning Juridisk bistand Afdelingens dokumenter Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag til afdelinger Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for boligorganisationen Fleksibel udlejning Juridisk bistand til KABansatte Boligjura.dk for beboervalgte Husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement - KAB udarbejder mindre specifikationer af udvalgte poster i forhold til afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Noter leveres i tillæg til budgettet. - KAB udarbejder mindre specifikationer af udvalgte poster i forhold til afvigelser fra KAB's standardskabelon i regnskabet. Specifikationer leveres i tillæg til regnskabet. - KAB yder rådgivning om muligheder for fleksibel udlejning. - KAB afholder møder og deltager i udvalgsarbejde med kommunen på vegne af boligorganisationen, og KAB udarbejder aftaleudkast, oplæg mv. i forbindelse med aftaler om fleksibel udlejning. - Når aftalen om fleksibel udlejning er indgået, administrerer KAB i henhold til aftalen og sørger for statistik over fleksible udlejninger, evalueringer m.v. - KAB yder daglig support til forretningsfører, ejendomsleder og driftschef om juridiske problemstillinger, der knytter sig til administrationsydelsen. Adgang til KAB's juridiske portal KAB//Boligjura på for beboervalgte. - KAB stiller paradigmer til råderetskatalog, husorden og vedligeholdelsesreglement til rådighed for boligorganisationernes/-afdelingsbestyrelsernes udformning af egne dokumenter. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 10 af 59

12 Forsikringsaftaler Administration af forsikringer og skadessager - KAB forestår forsikringsopgaver i samarbejde med ekstern forsikringsmægler, som honoreres særskilt af boligorganisationen. Der er f.eks. tale om periodisk fællesudbud af påbudte og ønskede forsikringer med efterfølgende indgåelse af forsikringsaftaler. KAB gennemgår de nye policer ved udbud samt formidler evt. rettelser/tilføjelser til policerne. - KAB sørger for betaling af forsikringspræmierne, foretager afregning af erstatningsbeløb fra forsikringsselskaberne på diverse skader i afdelingerne samt sørger for, at fakturaer, hvor der er sket delvis erstatning, bliver sendt til betaling. - Ved arbejdsskader sørger KAB for fremsendelse af oplysningsskema, elektronisk anmeldelse til forsikringsselskabet og Arbejdsskadestyrelsen med evt. bilag. - KAB sørger for anmeldelse af brilleskader til forsikringsselskabet og følger op på fremsendelse af regninger i sagerne. - KAB sender anmeldelsesskema til skadelidte ved fritidsulykke, og KAB anmelder skade til forsikringsselskabet og følger op på eventuelle spørgsmål fra forsikringen og skadelidte. - KAB an- og afmelder motorkøretøjer til forsikringen efter oplysninger fra lokalt driftspersonale. - KAB besvarer eventuelle spørgsmål i forbindelse med skader, dækningsomfang m.v Analyser/statistik Årsstatistik/Statistiske nøgletal Anmeldelse af skader i afdelingerne sker direkte fra ejendomskontoret til Willis (forsikringsmægler), som varetager kontakten direkte til forsikringsselskabet. - KAB stiller statistik til rådighed. Statistikken giver en generel viden om driftsforholdene i de KAB-administrerede boligorganisationer og specifikke driftsoplysninger om den enkelte boligafdeling Boligsocial indsats Ind- og fraflytningsundersøgelse Rådgivning om helhedsplanproces, støttemuligheder etc. Statistikken findes på KAB's ekstranet, KAB//Fællesskabet. - KAB gennemfører løbende tilfredshedsundersøgelser i forhold til ind- og fraflytninger. KAB yder: - Løbende support vedrørende igangsættelse og styring af den boligsociale indsats. - Fagligt netværksarbejde for boligsociale medarbejdere. - Løbende information om det boligsociale arbejde i KAB-fællesskabet og formidling af erfaringer. - Tværgående samarbejde om udvikling af det boligsociale arbejde. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 11 af 59

13 Information til bestyrelser KAB udarbejder nyhedsbrevet KABnyt. "KABnyt" KABnyt udkommer ca. 10 gange årligt og indeholder aktuel information. Sendes til alle medlemmer af afdelings- og organisationsbestyrelser samt alle medarbejdere i KABfællesskabet og samarbejdspartnere Personale Distribution af "Boligen" Velkomstbrev til nye bestyrelsesmedlemmer i organisations- og afdelingsbestyrelser Distribution af materiale fra BL Adgang til KAB's ekstranet Overenskomst og generelle forhold - KAB sørger for løbende at opdatere navne-/adresselister hos Boligselskabernes Landsforening til distribution af bladet "Boligen" til alle medlemmer, dvs. beboertillidsrepræsentanter, organisationsbestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i de almene boligorganisationer. - KAB udsender en velkomstpakke til alle nye bestyrelsesmedlemmer i afdelings- og organisationsbestyrelser. Dette er en introduktion til bestyrelsesarbejdet lokalt og til samarbejdet med KAB. - KAB distribuerer løbende information til organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og ansatte omkring nyt fra BL, kurser m.v. samt invitationer til konferencer. - KAB stiller KAB's ekstranet for bestyrelser til rådighed. Det er en hjemmeside for bestyrelsesmedlemmer, hvortil der kræves adgangskode. - KAB holder sig løbende orienteret om relaterede forhold til arbejdsmarkedet, herunder ny lovgivning og tendenser i øvrigt. - KAB holder i nødvendigt omfang organisationsbestyrelser orienteret om nye arbejdsmarkedsforhold enten ved oplæg til bestyrelsesmøder eller på anden vis. - KAB holder sig løbende orienteret om overenskomstmæssige forhold. - KAB udmønter overenskomster gældende i KAB-fællesskabet, herunder forhandler fælles lokalaftaler med Ejendomsfunktionærernes Klub under KAB, lokalaftale for Ejendomsledere, lokalaftale for AC'ere samt lokalaftale for HK-ansatte efter bemyndigelse fra de enkelte organisationer. - KAB samarbejder og forhandler med de ansattes faglige organisationer og valgte tillidsrepræsentanter i forbindelse med tvister, herunder advarsler og afskedigelser. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 12 af 59

14 Ansættelse og afskedigelse af decentralt ansatte medarbejdere - KAB varetager/bistår organisationerne ved rekruttering af nye medarbejdere. - KAB udarbejder ansættelsesbreve og funktionsbeskrivelser for alle ansatte. - KAB varetager afskedigelsessager, og efter aftale orienteres/involveres de enkelte organisations- og afdelingsbestyrelser Kompetenceudvikling og kursusudbud Varetagelse af personaleadministration Kompetenceudvikling og udviklingsplan for medarbejdere Udgifter til annoncering afholdes af den pågældende boligorganisation. - KAB udøver arbejdsgiverfunktionen på den enkelte organisations vegne. - KAB varetager den direkte arbejdsledelse af ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes ledelse af øvrige ansatte. - KAB afholder årlige udviklingssamtaler med ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes udviklingssamtaler med øvrige medarbejdere. - KAB stiller koncept for udviklingssamtaler til rådighed. - KAB orienterer pågældende organisationsbestyrelse og bestyrelser for berørte afdelinger om den personalemæssige situation. - KAB varetager organisering af ansatte, bemanding og lignende ledelsesmæssige forhold. - KAB varetager alle opgaver i forbindelse med lønudbetaling for alle ansatte. - KAB udarbejder uddannelsesprofiler for hver medarbejdergruppe. I forbindelse med nyansættelser og medarbejderudviklingssamtaler udarbejder KAB en udviklingsplan for medarbejderen i forhold til uddannelsesprofilen. Medarbejdere kan deltage i intern eller ekstern uddannelse Kursustilbud for medarbejdere Kursustilbud for beboervalgte Deltagelse i kurser betales af boligorganisationen. - KAB udvikler løbende interne kurser i forhold til de behov, der er afdækket i udviklingsplanerne. Kurserne beskrives i et kursuskatalog. - KAB tilrettelægger en række kursustilbud for medlemmer af afdelings- og organisationsbestyrelser. Kursustilbuddene samles i et kursusprogram, der beskriver indholdet af de enkelte kurser Beboerinformation Udarbejdelse og udsendelse af generelle pjecer Deltagelse i kurser betales af boligorganisationen. - KAB og Boligselskabernes Landsforening udgiver en række pjecer om hvilke muligheder, der er vedrørende bytning, fremleje, fraflytning og syn, vedligeholdelse m.v. Pjecerne kan rekvireres i KAB's udlejningsafdeling. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 13 af 59

15 Udarbejdelse af beboeravis, "Beboeren" - KAB udsender "Beboeren" til ejendomskontoret, som omdeler til samtlige husstande. KAB's beboeravis "Beboeren" udgives 4 gange årligt Styringsdialog Styringsdialog - KAB udarbejder dokumentationspakke og indberetning af på - KAB yder sekretariatsbistand ifm. boligorganisationens behandling af indholdet af dokumentationspakken på ordinære organisationsbestyrelsesmøder. - KAB yder sekretariatsbistand ifm. og deltagelse i dialogmøder med kommunen. KAB udarbejder: - tillægsbilag - supplerende analyser Procedure for den beboerdemokratiske behandling, der ligger ud over behandling på det ordinære organisationsbestyrelsesmøde er særskilte ydelser, der ikke indgår i produktet styringsdialog. Hvis sådanne ønskes i større omgang, falder de ind under den valgfrie ydelse Særlige forvaltningsmæssige opgaver og faktureres efter medgået tid. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 14 af 59

16 01.03 Driftsmodul - standard Inspektørydelser Anvisning og kontering af driftsudgifter (dækker kontering, ikke tastning af fysiske fakturaer) Udarbejdelse af langtidsplan - KAB anviser driftsudgifter i henhold til gældende instruks. - KAB påser, inden regnskabsårets udløb, at bilag er konteret korrekt, og driftschefen eller ejendomslederen gennemgår udestående rekvisitioner. - KAB gennemgår 1 gang årligt afdelingen i forbindelse med udarbejdelse af afdelingens driftsplan (langtidsplan). Der foretages en markvandring og udarbejdes referat heraf. - KAB udarbejder en 16-års plan, der indeholder de vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, der skal finde sted i perioden. Arbejderne prissættes og danner baggrund for de nødvendige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i den 16-årige periode. 1 gang årligt Langtidsplanen indgår som en del af afdelingens budget Lokal personaleadministration Syn af beboelseslejemål Opdateret drifts- og vedligeholdelsessystem Formidle politikker, instrukser og forretningsgange Sikring af lovpligtige syn af beboelseslejemål - KAB udarbejder langtidsplanen i det elektroniske DV-system. DV-systemet opdateres og vedligeholdes i forhold til ændringer i lovgivning og praksis. - KAB påser, at alle medarbejdere har kendskab til gældende politikker, instrukser og forretningsgange. KAB påser: - at afdelingen har valgt vedligeholdelses- og istandsættelsesordning. - at der bliver udarbejdet et vedligeholdelsesreglement. - at procedurer i forbindelse med fraflytningssyn, fremsendelse af fraflytningsrapport m.v. sker i henhold til lovgivning. - at det lovpligtige indflytningssyn foretages i henhold til lovgivningen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 15 af 59

17 Tilsyn med at lokalt personale udfører godkendelsessyn, malersyn m.v. KAB påser: - at der tilbydes et frivilligt serviceeftersyn til beboere, der påtænker at flytte. - at der foretages obligatorisk serviceeftersyn i forbindelse med intern flytning, hvor dette er aftalt med boligorganisationen. - at forbedringer og ændringer af installationer i lejemålet udføres efter gældende forretningsgang. - at malersyn - godkendelse af istandsættelsesarbejder udført over vedligeholdelseskontoen (B-ordning) sker efter gældende forretningsgange Tilsyn med renholdelse Indkøbsaftaler Tilsyn med renholdelse Adgang til KAB's indkøbsaftaler Basisydelsen omfatter ikke selve udførelsen af ovennævnte procedurer og sagsbehandling m.v., idet dette foregår lokalt i afdelingen. - KAB sikrer, at fejeerklæring er udfyldt og oplyst relevante myndigheder. - KAB bistår tilrettelæggelsen af den daglige renholdelse, vagtplaner for snerydning og glatførebekæmpelse. - KAB fører overordnet tilsyn med den daglige renholdelse og påtaler forhold, der er i uoverensstemmelse med vedtagne beslutninger og lovgivning i øvrigt. - KAB formidler muligheder for vareindkøb via Statens og Kommunernes Indkøbsrammeudbud for den offentlige sektor. Medarbejdere med indkøbsansvar holdes løbende orienteret om mulighederne for at benytte aftalerne, der præsenteres både på KAB//Huset og KAB//Fællesskabet. - KAB s indkøbsfunktion stiller et omfattende indkøbskatalog til rådighed for boligorganisationerne med henblik på at optimere rabatter og service samt sikre overholdelse af formelle udbudskrav. I forbindelse med større udbud eller lignende er det i visse tilfælde kun muligt at deltage mod betaling. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 16 af 59

18 05 Sekretariatsmodul - udvidet Budget Regnskab Juridisk bistand Behandling af budgetforslag for afdelinger Udsendelse af udkast til årsregnskaber til afdelingsbestyrelsen for kommentering Deltagelse i regnskabsmøde med afdelingsbestyrelsen Deltagelse i behandling af regnskab ved afdelingsmødet Udsendelse af komprimeret regnskab til beboerne via ejendomskontoret Bistand fra Juraområdet til afklaring af diverse juridiske spørgsmål - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning i et møde med afdelingsbestyrelsen for gennemgang og behandling af budgetforslag. - KAB sender efter anmodning udkast til regnskaber til afdelingsbestyrelsen for kommentering - forudsat en relativ kort frist af hensyn til revisionen. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning i et møde med afdelingsbestyrelsen om regnskab. - En KAB-medarbejder deltager efter anmodning ved gennemgang og behandling af regnskaberne på afdelingsmødet. - KAB udarbejder komprimerede regnskaber med grafisk præsentation af nøgletal efter KAB's standardskabelon og sender ud til ejendomskontoret til omdeling. - KAB leverer løbende juridisk rådgivning til afdelings- og organisationsbestyrelser, herunder udarbejdelse af notater om juridiske problemstillinger og oplæg til bestyrelsesmøder. - KAB tilbyder juridisk bistand til udfærdigelse og håndtering af dokumenter m.m. - KAB bistår ved gennemgang af en boligorganisations vedtægter og udarbejder forslag til vedtægtsændringer. 1 årligt møde Ved større gennemgang afregnes efter medgået tid. Ønskes en juridisk vurdering af en given situation, som ligger udenfor Juraområdets kompetencefelt eller ligger i periferien af den almene lovgivning, kan der efter aftale med boligorganisationen og mod særskilt betaling indhentes et responsum fra ekstern advokat. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 17 af 59

19 Sager vedrørende fast ejendom Behandling af husordensager - KAB yder juridisk bistand til udformning og tinglysning af dokumenter, f.eks. skøder og deklarationer, herunder overholdelse af boligorganisationens tegningsregler. - Det lokale personale behandler klager lokalt i forbindelse med husordensager. Hvis sagen ikke løses på denne måde, overtager KAB behandlingen af sagen, herunder korrespondance med beboeren, udarbejdelse af advarsler og evt. opsigelse/ophævelse af lejemålet. I afdelinger med Lokal Driftsmodel behandles sagen lokalt helt frem til en evt. indbringelse for Beboerklagenævnet, hvor sagen overgives til KAB. - KAB indbringer eventuelt sagen for Beboerklagenævnet. - KAB udarbejder fornødne dokumenter til ekstern advokat og varetager kommunikationen med advokaten, såfremt sagen skal for Boligretten Behandling af beboerklagenævnssager - KAB behandler alle beboerklagenævnssager og varetager korrespondance med Beboerklagenævnet samt fremmøde til besigtigelser med deltagelse af Beboerklagenævnet. Beboerklagenævnssager kan f.eks. vedrøre fraflytningssager, husordensager, installationsret (f.eks. paraboler), og sager om beboerdemokratiet. KAB udarbejder statistik med antallet og arten af sager til hver enkelt boligorganisation. Vedrørende varmesager, se dog ydelse 7.5. Udgift til gebyr til Beboerklagenævnet afholdes af afdelingen Beboerinformation Udviklingsprojekter Behandling af sager om sideaktiviteter og habilitet Behandling af retssager generelt Hjælp til beboerinformation og pressehåndtering Udformning af idéoplæg til udviklingsprojekter - KAB varetager dialog og korrespondance med tilsynskommunen. - KAB foretager en juridisk vurdering af den enkelte sag og sørger for oversendelse til ekstern advokat samt efterfølgende dialog med denne. - KAB yder bistand til udarbejdelse af pjecer, beboerblade og informationsskrivelser m.v. til beboerne samt bistand til udarbejdelse af pressemeddelelser. - KAB fremkommer med idéer til udviklingsprojekter i boligorganisationen og de tilknyttede afdelinger. Dette indebærer, at KAB i rimeligt omfang udarbejder idéoplæg eller beslutningsoplæg til organisationsbestyrelsen. Udarbejdelse af egentlige projektbeskrivelser og ansøgninger til Landsbyggefonden eller andre er ikke en del af ydelsen. Dette gælder både fysiske og boligsociale projekter. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 18 af 59

20 Deltagelse i udviklingsprojekter - KAB deltager i rimeligt omfang i udviklingsprojekter efter nærmere aftale med organisationsbestyrelsen. Projektledelse og herunder udarbejdelse af mødeindkaldelser og referater samt udarbejdelse af egentlige leverancer til et udviklingsprojekt er ikke indeholdt i ydelsen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 19 af 59

21 06 Driftsmodul - udvidet Planlagte drifts- og vedligeholdelses opgaver Igangsættelse af arbejder i henhold til DV-planen (langtidsplanen) - KAB påser, at årets planlagte arbejder udføres i henhold til gældende love og regler i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. På et møde godkender afdelingsbestyrelsen tidsplanen, og arbejdernes igangsættelse aftales, herunder tilbudsgivningen. Ved løbende vedligeholdelse/udskiftning og mindre arbejder iværksætter medarbejderen opgaver i overensstemmelse med langtidsplanen, såfremt budgetrammen kan overholdes. Igangsættelse af større arbejder sker efter aftale med afdelingsbestyrelsen. Medarbejderen, der har ansvaret for afdelingens drift, hjemtager eventuelle tilbud og igangsætter arbejdet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. - KAB påser, at afdelingsbestyrelsen løbende får status for udførelse af langtidsplansarbejder Moderniserings- og forbedringsarbejder Bygningsdrift Elektronisk registrering og opbevaring af tegninger Igangsætning af moderniserings- og forbedringsarbejder Indgåelse af kontrakter vedrørende rengøring, service og eftersyn i forbindelse med almindelig vedligeholdelse - KAB registrerer digitalt tegningsmateriale og opbevarer det elektronisk, så det er tilgængeligt for ejendomskontoret i forbindelse med gennemførelse af byggesager. - KAB bistår i drøftelser og eventuelt indledende undersøgelser, såfremt der skal foretages arbejder, der omfatter ændring af tekniske installationer, indgreb i bygningskonstruktionen, eller hvis der indgår ekstern finansiering. - KAB indgår efter aftale med afdelingsbestyrelsen aftaler vedrørende rengøring, eftersyn af tekniske installationer m.v. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 20 af 59

22 Udarbejdelse af projektog finansieringsforslag i forbindelse med forbedringsarbejder - KAB kan udarbejde mindre projekt- og finansieringsforslag vedrørende forbedringsarbejder (individuel modernisering/forbedring - f.eks. køkkenudskiftning). Denne ydelse dækker ikke de tilhørende administrative opgaver i forbindelse med en byggesags samlede gennemførelse, herunder ansøgning til Landsbyggefonden, ansøgning til kommunen, indhentning af lånetilbud, tinglysning osv Råderet Håndtering af vanskelige bygningsrelaterede sager, f.eks. skimmelsvampe, legionella, PCB el.lign Vejledning og medvirken ved indgåelse af alle service- og forsyningsaftaler Periodisk bygningseftersyn Råderetsordninger Råderetssager - KAB nedsætter en Task Force i vanskelige bygningsrelaterede sager med f.eks. skimmelsvamp. Task Force består af medarbejdere fra Juraområdet, Kommunikationsområdet, Beboerserviceområdet, forretningsføreren, driftschefen/ejendomslederen og den tekniske chef. Task Forcen sørger for, at de fysiske tiltag gennemføres, herunder f.eks. genhusning, flytning, kompensation, renovering af boligen og tilbageflytning, i det omfang det er aktuelt i den enkelte sag. Herudover sørger Task Forcen for juridisk og kommunikationsmæssig rådgivning. - KAB vejleder i nødvendigt omfang ved indgåelse af service- og forsyningsaftaler. - KAB forestår en gennemgang af de administrerede ejendommes bygningsdele samt langtidsplaner. - KAB udarbejder en periodisk eftersynsrapport med oplistning af de eventuelt kritiske punkter for derved at opnå en kvalitetssikring samt give sparring til driftschefer/ejendomsledere, således at den byggetekniske vedligeholdelse af ejendommene sikres. - KAB bistår, rådgiver og vejleder boligorganisationen/-afdelingerne i udformning af råderetsordninger. - KAB ansøger kommunale myndigheder om eventuelle tilladelser i relation til de ønskede råderetsordninger. Beboeren betaler for eventuelle kommunale gebyrer. - KAB vejleder den enkelte beboer i brugen af råderetten. - KAB behandler ansøgninger i relation til beboernes individuelle råderet og i henhold til eventuelle vedtagne råderetsordninger. - KAB foretager registrering af godkendte råderetssager i KAB s administrative system. - KAB afregner råderetssager i forbindelse med genudlejninger. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 21 af 59

23 06.05 Service til afdelingsbestyrelsen KAB deltager i møder med afdelingsbestyrelsen i rimeligt og nødvendigt omfang. Deltagelse i møder med afdelingsbestyrelsen KAB deltager i afdelingsmøder i rimeligt og nødvendigt omfang. Deltagelse i afdelingsmøder Oplæg til afdelingsbestyrelsen Forslag til afdelingsmøde Indkaldelse til afdelingsmøder - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, udarbejde oplæg til bestyrelsen vedrørende almindelig drift og almindelige vedligeholdelsesopgaver. - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, udarbejde forslag til afdelingsmødet vedrørende den almindelige drift og afdelingens reglementer. - KAB kan, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, sørge for at indkalde til ordinære og ekstraordinære afdelingsmøder. KAB sender indkaldelsen til ejendomskontoret, som omdeler indkaldelsen. Alternativt udsender KAB indkaldelsen til samtlige husstande. KAB yder ikke referatskrivning. Tryk og porto afregnes særskilt Information til beboere - KAB udarbejder information til beboerne fra organisationsbestyrelsen. Information om almindelig drift sker via ejendomskontoret Service til beboerne Behandling af ansøgninger vedrørende installationer og ændring af lejemålet Behandling af sager om boligændringer Tryk og porto afregnes særskilt. - KAB påser, at ansøgningerne behandles med efterfølgende tilbagemelding til beboerne. KAB påser: - at der sker registrering af ændringer i lejemålet. - at der sker registrering af godkendte ændringer i lejemålet med ret til godtgørelse ved fraflytning således, at der ved genudlejning sker en korrekt oplysning om lejemålets tilstand og eventuel ekstra huslejebetaling som følge af forbedring af lejemålet. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 22 af 59

24 Rådgivning ved behandling af diverse klagesager - KAB yder rådgivning til de lokalt ansatte om håndtering af klager Samarbejde med kommunale medarbejdere - KAB samarbejder med kommunale medarbejdere i sager med omsorgssvigt, misbrug og psykisk syge. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 23 af 59

25 07 Obligatoriske ydelser Fraflytning og udlejning Udstedelse af Boliggarantibevis KAB udsteder Boliggarantibevis. Boligorganisationen kan vælge mellem to varianter af boliggarantibeviset: - Variant 1: Boliggarantibeviset tilbydes alle beboere uanset opsigelsesgrund. Ordningen vil således - udover de i variant 2 angivne forhold - f.eks. også kunne benyttes, hvis beboeren ønsker at flytte på grund af jobskifte, uddannelsesskifte eller for at komme nærmere familien. - Variant 2: Med denne variant tilbydes Boliggarantibeviset kun til enlige, der flytter i parforhold, og pensionister, der flytter i sommerhus. For begge varianter gælder, at beboeren betaler for selve udfærdigelsen af beviset Folkeregisterforespørgsel Oprettelse af nye lejemål Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr boligsøgende Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr intern oprykningsventeliste Individuelle ventelister, opnoteringsgebyr fleksibel venteliste - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Boligorganisationen eller afdelingen betaler for ydelsen. - KAB opretter nye lejemål f.eks. ved en ny boligafdelings ibrugtagning. Afdelingen betaler almindelig timesats og direkte omkostninger. - KAB opnoterer boligsøgende på Individuelle ventelister. - KAB opnoterer beboer på intern oprykningsventeliste. - KAB opnoterer boligsøgende på individuel fleksibel venteliste. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 24 af 59

26 KAB ajourfører opnotering på individuel venteliste. Individuelle ventelister, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer KAB ajourfører boligsøgende på individuel fleksibel venteliste. Individuelle ventelister, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer fleksibel venteliste KAB opnoterer boligsøgende på ny fællesventeliste. Bolignøglen, opnoteringsgebyr boligsøgende KAB opnoterer boligsøgende på fleksibel ny fællesventeliste. Bolignøglen, opnoteringsgebyr fleksibel venteliste KAB ajourfører boligsøgende på ny fællesventeliste. Bolignøglen, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer KAB ajourfører boligsøgende på fleksibel ny fællesventeliste. Bolignøglen, årligt ajourføringsgebyr på opnoteringer fleksibel venteliste Fornyelse af opnotering med adressefremfindelse - KAB fornyer opnotering med adressefremfindelse. Ydelsen afregnes med opnoteringsgebyr, samt aktuelt gebyr for adressefremfindelse KAB beregner individuel huslejestigning ved modernisering. Individuel huslejeberegning ved modernisering Engangsopkrævninger - KAB afregner div. engangsopkrævninger. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 25 af 59

27 KAB afregner ved udenlandsk check/overførsel ved fraflytning. Udenlandsk check/overførsel ved fraflytning Studiekontrol - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Boligorganisationen eller afdelingen betaler for ydelsen Inkasso/restanceordning Bolignøglen - gavebevis Fremsendelse af påkrav til beboere Afdragsordning Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere Fremsendelse af fogedrekvisition Manglende betaling af flytteopgørelse - KAB tilbyder et gavebevis, der indeholder en opnotering til Bolignøglen og fem års forudbetalt ajourføringsgebyr. - KAB fremsender påkrav til beboerne i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB indgår afdragsordning jf. gældende restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB fremsender hæveskrivelse til beboere, hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af påkrav. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB overgiver restancesager til fogedretten, hvis huslejen stadig ikke er betalt efter fremsendelse af hæveskrivelse. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB fremsender rykker/påkrav, hvis flytteopgørelsen ikke betales rettidigt. Ved kommunalt anviste boliger opkræves kommunen istandsættelsesudgifter, hvis betalingen ikke er sket efter påkrav. Ved eventuelle gældssaneringssager og dødsboer udarbejdes opgørelser over kravet til retten. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 26 af 59

28 Overdragelse af flyttesager til inkasso - KAB overdrager restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger, hvis frivilligt forlig om afdragsordning ikke er indgået, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. Advokathonorar pålægges fraflytter KAB's It-service Pc-pakke for ansatte Pc-pakke for ansatte er til personale, som er ansat hos KAB's kunder. Pakken sikrer, at de ansatte kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer, at brugere har adgang til de standarder, der er godkendt. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support. Udstyret stilles til rådighed for personale/ejendomskontorer (jf. produktark og forretningsbetingelser). Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker Brugerpakke for ansatte Brugerpakke for ansatte er programpakken til ansatte hos KAB s kunder. Pakken er et krav for at kunne tilgå KAB's systemer. Et kontor kan godt have flere brugerpakker end PC pakker til ansatte. Pakken indeholder programmer (Office-pakken, KABAS og ), adgang til GO:Bolig og KAB//Huset, sikkerhed og support (jf. produktblad og forretningsbetingelser). KAB ejer licenser m.m. Der er udarbejdet et produktark Netværksforbindelse for op til 5 medarbejdere KAB forsyner ejendomskontoret med en netværksforbindelse. Der tildeles en netværksforbindelse pr. 5 medarbejdere. Dvs. kontoret køber en forbindelse for medarbejder nummer 1, 6, 11 osv. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 27 af 59

29 Printer/skannerpakke KAB stiller printer- og skannerudstyr til rådighed, der opfylder ejendomskontorets behov for print og skanning. Pakken indeholder tre timers support Telefoni-pakke store kontorer Brugerpakke for ansatte Mobilpakke for ansatte Papir og toner er ikke indeholdt i pakken. Ydelsen retter sig mod kontorer med 5 ansatte eller derover. Ydelsen omfatter it-baseret telefonsystem leveret og supporteret af KAB Herunder vedligeholdelse og opdatering af programmel, support til kontoret, samt fri tale Brugerpakke indeholder , webmail, sikkerhedselementer. Supporten af denne pakke er indeholdt i administrationsbidraget. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. Pakken indeholder: - administration - support af telefon Telefon og abonnement betales af kunden Pc-pakke uden netværksforbindelse (mobil pc-pakke) Pakken er tiltænkt medarbejdere, der ikke skal have en fast netværksforbindelse. Pakken sikrer, at medarbejderen kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer endvidere, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support jf. produktark og forretningsbetingelser. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 28 af 59

30 Tabletpakke ansatte Tabletpakken er målrettet ansatte. Pakken indeholder følgende sikkerhedselementer: - Mulighed for at slette tablet ved bortkomst eller tyveri Personale Betaling til fælles trivselsordning Pakken indeholder følgende support: - Mulighed for at modtage assistance fra KAB's Hotline via telefon, eller lignende inden for KAB's Hotlines normale åbningstid. Ydelsen omfatter: - Arbejdsmiljøorganisationen (sikkerhedsarbejde og arbejdsmiljøkonsulent) - Tilskud til faglige klubber og personaleforeninger - Julegaver - Sommerfest for alle ansatte - Udgifter til ejendomsfunktionærernes fællestillidsmand Afdelingen betaler for ydelsen Regnskab for forbrugsafgifter Kursusforplejning Forbrugsregnskaber - Pakke C, varme Udgifter til gratiale og receptioner ved jubilæer afholdes af den enkelte kunde. KAB afholder en række basiskurser for driftspersonalet (introduktion til KAB og itsystemerne). KAB afholder udgifter til kursushonorar m.v. Der opkræves et mindre beløb til dækning af forplejning samt kursusmaterialer. Ydelsen retter sig til kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: - Betaling af regninger fra varmeforsyningsselskaber i løbet af året - Udarbejdelse af grundregnskab for varme ved skæringsdato - Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) - Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Telefonisk kontakt, hotline for beboerne - Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling - Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 29 af 59

31 Forbrugsregnskaber - Pakke C, vand Ydelsen retter sig mod kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: -Betaling af regninger fra vandforsyningsselskaber i løbet af året -Udarbejdelse af grundregnskab for vand ved skæringsdato -Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) -Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse. -Telefonisk kontakt, hotline for beboerne -Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling -Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Forbrugsregnskaber - Pakke C, el Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med central driftsmodel. KAB sikrer: -Betaling af regninger fra elforsyningsselskaber i løbet af året -Udarbejdelse af grundregnskab for el ved skæringsdato -Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) -Ændring af beboerne a conto ved beboerhenvendelse -Telefonisk kontakt, hotline for beboerne -Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling -Behandling af beboerklagenævnssager. 1 acontovarsling pr. år Forbrugsregnskaber - Pakke L, varme Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med lokal driftsmodel. KAB sikrer: -Udarbejdelse af grundregnskab for varme ved skæringsdato. Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 30 af 59

32 Forbrugsregnskaber - Pakke L, vand Ydelsen retter sig mod kunder med lokal driftsmodel. KAB sikrer: -Udarbejdelse af grundregnskab for vand ved skæringsdato Forbrugsregnskaber - Pakke L, el Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) Ydelsen retter sig mod kunder med lokal driftsmodel. KAB sikrer: -Udarbejdelse af grundregnskab for el ved skæringsdato Fællesantenne og elektroniske kommunikationstjenester Administration af vaskekort Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for både Pakke C og L - tillægspris, varme Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for både Pakke C og L - tillægspris, vand Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for både Pakke C og L - tillægspris, el Fællesantenne og adgang til elektroniske kommunikationstjenester Gebyr for administration af vaskekort Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) KAB udarbejder forbrugsregnskab for varme efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). KAB udarbejder forbrugsregnskab for vand efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere) KAB udarbejder forbrugsregnskab for el efter areal (såfremt, der ikke er individuelle målere). - KAB udarbejder antennebudget og -regnskab som en del af afdelingens ordinære budgetter og regnskaber. Afdelingen betaler for ydelsen. - KAB sikrer, at vaskeriet hver nat tømmes for vaskeposter. - KAB opkræver 1 gang månedligt den enkelte beboer for dennes brug. Beboeren betaler for ydelsen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 31 af 59

33 Nyt vaskekort - KAB fremsender nyt vaskekort til beboeren, hvis denne har mistet sit vaskekort Elektronisk kommunikation Abonnement hosting og administration af hjemmeside Ydelsen omfatter: - hosting, afgift for domæne og opdateringer, når der kommer nye versioner af softwaren. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 32 af 59

34 08 Valgfrie ydelser Budget Regnskab Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag for boligorganisationen Specifikationer og kommentarer i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag for afdelinger Udarbejdelse af budgetkontrol Behandling af budgetforslag for afdelinger Specifikationer i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for boligorganisationen Udsendelse af udkast til årsregnskab for boligorganisationen Udsendelse af udkast til årsregnskaber for afdelinger - KAB udarbejder specifikationer af udvalgte poster i forhold til mindre afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Specifikationer leveres i tillæg til budgettet. - KAB udarbejder specifikationer af udvalgte poster i forhold til afvigelser fra KAB's standardskabelon i budgettet. Specifikationer og kommentarer leveres i tillæg til budgettet. - KAB udarbejder budgetkontroller efter aftale eller efter f.eks. 2 måneder, 4 måneder og 9 måneder. - En KAB-medarbejder deltager i et møde med afdelingsbestyrelsen for gennemgang og behandling af budgetforslag. - KAB udarbejder specifikationer af udvalgte poster i forhold til mindre afvigelser fra KAB's standardskabelon i regnskabet. Specifikationer leveres i tillæg til regnskabet. - KAB fremsender udkast til regnskab til organisationen for kommentering - forudsat en relativ kort frist af hensyn til revisionen. - KAB fremsender udkast til regnskaber til afdelingsbestyrelser for kommentering - forudsat en relativ kort frist af hensyn til revisionen november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 33 af 59

35 08.03 Huslejevarsling Lån Fakturaer Deltagelse i afdelingsmødet om regnskabsbehandling - En KAB-medarbejder deltager i afdelingsmødet om regnskab. 1 årligt møde Deltagelse i regnskabsmøde med afdelingsbestyrelsen Udsendelse af komprimeret regnskab til beboerne via ejendomskontoret Specifikation i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for afdelinger Varsling af lejeændring ud over 1 gang årligt Varsling af ændring af acontobetaling vedrørende forbrugsafgifter Omlægning af lån Bogføring af fakturaer - En KAB-medarbejder deltager ved gennemgang og behandling af regnskaberne med afdelingsbestyrelsen. - KAB udarbejder komprimerede regnskaber med grafisk præsentation af nøgletal efter KAB's standardskabelon og fremsender regnskaberne til ejendomskontoret til omdeling. Ydelsen afregnes efter stykpris samt faktiske udgifter til udsendelse. - KAB udarbejder specifikation i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for afdelinger f.eks. individuelt regnskab for vaskeri, varmecentral eller lign. - KAB varsler og iværksætter lejeændringer ud over 1 gang årligt. - KAB varsler og iværksætter ændringer af acontobetalinger vedrørende forbrugsafgifter ud over 1 gang årligt. - KAB varetager administrative opgaver i forbindelse med omlægning af eksisterende lån. - KAB taster fysiske fakturaer november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 34 af 59

36 08.06 Inkasso/restanceordning Genoptagelse af flyttesager - KAB sender tidligere afskrevne inkassosager til et inkassofirma, der forsøger at få inddrevet gælden, enten ved debitors betaling af et engangsbeløb eller indeholdt i en betalingsordning. Inkassofirmaet afregner hver måned, hvad der er indbetalt fra debitorer til KAB. Prisen er et fast opstartsgebyr pr. sag. Herudover betales 40 % af den inddrevne fordring til inkassofirmaet som honorar. De sidste 60 % afregnes til KAB. Af de 60 % tilfalder 90 % boligafdelingerne som indtægt og 10 % KAB som honorar. Ydelsen afregnes altså med et opstartsgebyr og en fast %-sats af det inddrevne. Se gældende prisblad Kapitalforvaltning Indkøb Udlejning og fraflytning Individuel kapitalforvaltning Individuelle forsikringer Rådgivning om indkøb og udbud Udlejning af nybyggeri - ved særlige udlejningstiltag Særlige udlejningsaktiviteter i eksisterende afdelinger Udlejning af erhvervslejemål i samarbejde med ejendomsmægler - KAB forestår individuel kapitalforvaltning af afdelingens/boligorganisationens midler efter aftale herom. KAB yder ikke finansiel rådgivning omkring placering af midler. - KAB forestår efter aftale særlige forsikringsopgaver f.eks. udbud i samarbejde med forsikringsmægler. KAB tilbyder assistance i forbindelse med indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. Assistance kan variere i omfang og indhold afhængigt af kundens ønsker og behov. Der kan være fra, at KAB i mindre omfang yder rådgivning/sparring på en konkret konkurrenceudsættelse som kunden i øvrigt selv varetager, til at KAB varetager hele forløbet omkring konkurrenceudsættelsen. Anvendelse af KAB s indkøbsrammeaftaler er i øvrigt gratis. - KAB planlægger markedsføringsinitiativer og afholder Åbent hus-arrangementer. - KAB iværksætter særlige udlejningsaktiviteter i eksisterende afdelinger (markedsføring, annoncering, udarbejdelse af særligt udlejningsmateriale m.v.), herunder i forbindelse med erhvervsudlejning. - KAB samarbejder med ejendomsmægler - såfremt en organisationsbestyrelse ønsker dette - i forbindelse med udlejning af erhvervslejemål. KAB leverer ikke vurdering af markedslejeniveauet. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 35 af 59

37 Bistand til fastsættelse af inventarpris, goodwill og købsvilkår - erhvervslejemål - KAB yder bistand til fastsættelse af eventuel inventarpris, good-will og købsvilkår i øvrigt Ekstra studiekontrol På forespørgsel fra afdelingsbestyrelsen foretager KAB en ekstraordinær studiekontrol i boperioden Administration/sekretariat - diverse Fotokopiering (sort/hvid) og udsendelse Fotokopiering (farve) og udsendelse Garagekontrol Generel opsigelse/genudlejning af bi-lejemål Antenneplads/ reklameplads Spørgeskemaundersøgelse via web - KAB tilbyder fotokopiering af relevante dokumenter samt udsendelse af materiale. Ydelsen afregnes efter stykpris og faktiske udgifter. - KAB tilbyder fotokopiering af relevante dokumenter samt udsendelse af materiale. Ydelsen afregnes efter stykpris og faktiske udgifter. - KAB opkræver dokumentation hos beboeren for, at beboeren er berettiget til garagelejemål efter afdelingens fastsatte kriterier. - KAB udformer generel opsigelse og ny kontrakt på bi-lejemål med de nye vilkår efter aftale med afdelingsbestyrelsen. - KAB opkræver leje for antenneplads/reklameplads efter aftale. Analyserne kan vedrøre: - Tilfredshedsmåling - Evaluering - Panelundersøgelse - Rundspørgeanalyse (vox-pop) KAB leverer: - Rådgivning om analysens formål - Hjælp til udarbejdelse af spørgsmål - Gennemførelse af elektronisk analyse - Rapportudarbejdelse i elektronisk form - Assistance til tolkning af resultat. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 36 af 59

38 08.11 Drift Afdelings- og selskabssites - basispakke Afdelings- og selskabssites - startpakke Igangsættelse af arbejder i henhold til DV-planen (langtidsplanen) Elektronisk registrering og opbevaring af tegninger Tilkøb af driftschefressourcer - arbejdsplads i KAB Tilkøb af driftschefressourcer - arbejdsplads lokalt Tilkøb af forretningsførerog konsulentressourcer m.fl. - arbejdsplads i KAB Standardhjemmeside til boligorganisationer og afdelinger. Ydelsen omfatter: - Opsætning og levering af sitet til kunden, der selv fylder indhold på og vælger moduler. Dette er pakken til dem, der gerne vil gøre det meste selv. Sitet sættes op, og det leveres til kunden, som derefter selv fylder indhold på og vælger moduler. Der indgår desuden to konsulenttimer til den tekniske etablering og dialog om farvevalg m.m. Standardhjemmeside til boligorganisationer og afdelinger. Pakken er til de kunder, der ønsker assistance til at komme godt i gang. Ydelsen omfatter: - Opsætning og levering af sitet til kunden, der selv fylder indhold på og vælger moduler. - To konsulenttimer til den tekniske etablering og dialog om farvevalg m.m. Derudover: - Yderligere 6 konsulenttimer til fx workshop/sparring eller undervisning og oplæring i systemet, til løbende driftssupport eller andet. Timerne placeres på et klippekort og kunden beslutter selv, hvordan timerne bruges. Der er givet en gratis konsulenttime med i denne pakke. - KAB påser og eventuelt iværksætter, at årets planlagte arbejder udføres. Dette sker i samarbejde med afdelingsbestyrelsen, som orienteres om status for udførelse af arbejderne. - KAB registrerer digitalt tegningsmateriale og opbevarer det elektronisk, så det er tilgængeligt i KAB s systemer i forbindelse med gennemførelse af byggesager. - KAB leverer mere tid til driftsydelser. Driftschefen har arbejdsplads i KAB. - KAB leverer mere tid til driftsydelser. Driftschefen har arbejdsplads lokalt. - KAB leverer mere tid til forretningsfører- og konsulentydelser m.fl. Medarbejderen har arbejdsplads i KAB november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 37 af 59

39 Tilkøb af forretningsførerog konsulentressourcer m.fl. - arbejdsplads lokalt Tilkøb af sekretærressourcer - arbejdsplads i KAB - KAB leverer mere tid til forretningsfører- og konsulentydelser m.fl. Medarbejderen har arbejdsplads lokalt. - KAB leverer mere tid til sekretærydelser. Sekretæren har arbejdsplads i KAB Bygningsdrift Tilkøb af sekretærressourcer - arbejdsplads lokalt Indgåelse af kontrakter vedrørende rengøring, service og eftersyn i forbindelse med almindelig vedligeholdelse Udarbejdelse af projektog finansieringsforslag i forbindelse med forbedringsarbejder Håndtering af vanskelige bygningsrelaterede sager, f.eks. skimmelsvamp, legionella, PCB el. lign. (Task Force) - KAB leverer mere tid til sekretærydelser. Sekretæren har arbejdsplads lokalt. - KAB indgår efter aftale med afdelingsbestyrelsen aftaler vedrørende rengøring, eftersyn af tekniske installationer m.v. - KAB udarbejder mindre projekt- og finansieringsforslag vedrørende forbedringsarbejder (individuel modernisering/ forbedring - f.eks. køkkenudskiftning) Denne ydelse dækker ikke de tilhørende administrative opgaver i forbindelse med en byggesags samlede gennemførelse, herunder ansøgning til Landsbyggefonden, ansøgning til kommunen, indhentning af lånetilbud, tinglysning osv. - KAB nedsætter en Task Force i vanskelige bygningsrelaterede sager med f.eks. skimmelsvamp. Task Force består i nødvendigt omfang af medarbejdere fra Juraområdet, Kommunikationsområdet, beboerserviceområderne, forvaltningen/specialkundeenheden, driftsansvarlige og den tekniske chef. Task Force sikrer, at de fysiske tiltag gennemføres, herunder f.eks. anbefalinger om genhusning, flytning, kompensation, renovering af boligen og tilbageflytning, i det omfang det er aktuelt i den enkelte sag. Herudover sørger Task Force for juridisk og kommunikationsmæssig rådgivning november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 38 af 59

40 Vejledning og medvirken ved indgåelse af alle service- og forsyningsaftaler - KAB vejleder ved indgåelse af service- og forsyningsaftaler Råderet Råderetsordninger Råderetssager - KAB bistår, rådgiver og vejleder boligorganisationen/-afdelingerne i udformning af råderetsordninger. - KAB behandler ansøgninger i relation til beboernes individuelle råderet og i henhold til eventuelle vedtagne råderetsordninger. - KAB ansøger kommunale myndigheder om eventuelle tilladelser i relation til de ønskede råderetsordninger. Beboeren betaler for eventuelle kommunale gebyrer. - KAB vejleder den enkelte beboer i brugen af råderetten. - KAB foretager registrering af godkendte råderetssager i KAB's administrative system. - KAB afregner råderetssager i forbindelse med genudlejninger Service til organisationsbestyrelsen Bistand til udvalg Særlige forvaltningsmæssige opgaver Forvaltningsrevision for boligorganisation og/eller afdelinger Organisering og bemanding (samdrift) Nøgletal ud over KABstatistikken Samarbejde med kommunale medarbejdere - KAB yder sekretariatsbistand til diverse udvalg, der er nedsat af organisationsbestyrelse eller repræsentantskab. - KAB yder bistand - efter aftale med organisationsbestyrelsen - til løsning af særlige forvaltningsmæssige opgaver, som ikke er indeholdt erne. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter særlig aftale. - KAB yder bistand til opstilling af målsætninger - forvaltningsrevision - samt afrapportering og opfølgende evaluering på organisations eller afdelingsniveau. - KAB bistår boligorganisationen med oplæg og processer vedrørende etablering af samdrift mellem flere afdelinger og organisationer. - KAB udarbejder nøgletal efter nærmere aftale med organisations- og afdelingsbestyrelse. - KAB samarbejder med kommunale medarbejdere ved sager om misbrug, omsorgssvigt og psykisk syge november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 39 af 59

41 analyse af afdelingens drift effektiv drift afdeling med eget ejendomskontor - KAB gennemfører en grundig analyse af afdelingens drift med inddragelse af mange parametre. Analysen munder ud i en rapport, der dels kan anvendes direkte af den driftsansvarlige som et redskab i planlægningen af driften, og dels kan være dialogværktøj til afdelingen i forhold til prioritering af kort- og langsigtede indsatser for en mere effektiv drift i afdelingen analyse af afdelingens drift effektiv drift afdeling tilknyttet et fælles ejendomskontor Analysen bestilles af organisationsbestyrelsen. - KAB gennemfører en grundig analyse af afdelingens drift med inddragelse af mange parametre. Analysen munder ud i en rapport, der dels kan anvendes direkte af den driftsansvarlige som et redskab i planlægningen af driften, og dels kan være dialogværktøj til afdelingen i forhold til prioritering af kort- og langsigtede indsatser for en mere effektiv drift i afdelingen Service til afdelingsbestyrelsen Deltagelse i møder med afdelingsbestyrelsen Deltagelse i afdelingsmøde Oplæg til afdelingsbestyrelsen Forslag til afdelingsmøde Indkaldelse til afdelingsmødet Referat af afdelingsmøde Udarbejdelse af budget og regnskab for fordelingsafdelinger Analysen bestilles af organisationsbestyrelsen. - KAB deltager i møder med afdelingsbestyrelsen KAB deltager i afdelingsmøde KAB udarbejder oplæg til afdelingsbestyrelsen vedrørende almindelig drift og almindelige vedligeholdelsesopgaver. - KAB udarbejder på vegne af afdelingsbestyrelsen forslag til afdelingsmødet vedrørende den almindelige drift og afdelingens reglementer. - KAB indkalder til afdelingsmøde. Indkaldelsen fremsendes til ejendomskontoret, som omdeler indkaldelsen. Alternativt udsender KAB indkaldelsen til samtlige husstande. Ydelsen afregnes efter medgået tid og afdelingen betaler for tryk og porto. - KAB yder referatskrivning af afdelingsmødet. - KAB udarbejder budget og regnskab for ønskede fordelingsafdelinger i forbindelse med den ordinære budget- og regnskabsaflæggelse. Når flere afdelinger afholder fællesudgifter, kan der være ønske om særlige fordelingsafdelinger november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 40 af 59

42 Revision af beboerhåndbøger - KAB yder løbende bistand til udarbejdelse eller ajourføring af beboerhåndbøger Husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement - KAB bistår, giver råd og vejledning til udformning af og forestår løbende revision af dokumenterne husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement. Det tilsigtes, at dokumenterne skrives i KAB-udarbejdede standardskabeloner. - KAB forestår eventuelle kommunale ansøgninger vedrørende ændringer i de gældende ordninger Husdyrhold Skift af kabel-tv-pakke Administration af fællesanlæg (f.eks. fælles antenneanlæg, bolignet m.v.) Beboerforening/ lejerforening Ydelsen afregnes efter medgået tid samt faktiske udgifter. - KAB behandler ansøgninger om husdyrhold. - KAB varetager individuelt skift af kabel-tv-pakke. - KAB yder bistand til administration af fællesanlæg mellem flere ejendomme/afdelinger. Ydelsen afregnes efter særlig aftale, dog minimum med en pris svarende til et grundbidrag. - KAB foretager opkrævning af kontingent vedrørende beboerforening/lejerforening. - KAB indsætter løbende de opkrævede kontingenter på foreningens konto. Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for ændringsmeddelelser vedrørende tilgang/afgang af medlemmer Service til beboerne Behandling af ansøgninger vedrørende installationer og ændringer af lejemålet Behandling af sager om boligændringer - KAB påser, at ansøgningerne behandles, herunder efterfølgende tilbagemelding til beboerne. KAB påser: - at der sker registrering af ændringer i lejemålet. - at der sker registrering af godkendte ændringer i lejemålet med ret til godtgørelse ved fraflytning, således at der ved genudlejning sker en korrekt oplysning om lejemålets tilstand og eventuel ekstra huslejebetaling som følge af forbedring af lejemålet november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 41 af 59

43 Rådgivning i behandling af klagesager - KAB yder rådgivning til de lokalt ansatte om håndtering af klager Hjælp til beboerinformation og pressehåndtering Information til beboerne - KAB yder bistand til eller udarbejder hjemmesider, pjecer, beboerblade og informationsskrivelser m.v. til beboerne samt udarbejder pressemeddelelser. Ydelsen afregnes efter medgået tid samt faktiske udgifter. - KAB udarbejder information til beboerne fra organisationsbestyrelsen. Information om almindelig drift sker via ejendomskontoret. Tryk og porto afregnes særskilt Nybyggeri, renovering og rådgivning Tilbudsgivning Nybyggeri samt udvikling af nybyggeri Udbud for nybyggeri og renovering (Annoncering) Udbud for nybyggeri og renovering (Rammeaftale) Udbud for nybyggeri og renovering (EU-udbud) Varmeteknisk bistand i forbindelse med nybyggeri - KAB yder rådgivning i forbindelse med afgivelse af tilbud på byg- og driftsherreopgaver. - KAB forestår grundkøb. - KAB udarbejder myndighedsansøgninger (skema A, B og C). - KAB medvirker til udarbejdelse af byggelån og finansiering. - KAB forestår kontrahering af entrepriseydelser samt vejleder bygherre om tegning af forsikring. - KAB bistår med huslejeberegninger og udarbejdelse af driftsbudget. - KAB sørger for løbende økonomihåndtering - herunder styring af garantistillelser, udbetalinger samt budgetopfølgninger og til slut udarbejdelse af byggeregnskab. - Undervejs i processen forestår KAB bygherremøder og medvirker til afleveringsforretning. - KAB forestår annonceringsudbud af rådgiveraftaler og leverancer. - KAB forestår miniudbud af rådgiveraftaler fra indgåede rammeaftaler. - KAB forestår traditionelt EU-udbud af rådgiveraftaler uden om rammeaftale. KAB yder varmeteknisk bistand fra første indflytning og frem til slutningen af første driftsår. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 42 af 59

44 Administrativ igangsættelse af boligafdelingens drift (Udarbejdelse af husorden, råderetskatalog m.v.) Inden udlejning af nybyggeri påbegyndes, udarbejder KAB: - Foreløbigt udlejningsbudget. - Husorden. - Råderetskatalog. - Vedligeholdelsesreglement inkl. valg af ordning (A-, A med NI beløb eller B-ordning). KAB forelægger dette til organisationsbestyrelsens godkendelse med efterfølgende indsendelse af foreløbigt udlejningsbudget til godkendelse i kommunen Renovering (med og uden offentlig støtte), herunder moderniserings-, forbedrings- og langtidsplansarbejder, samt arbejder i forbindelse med helhedsplaner - KAB udarbejder myndighedsansøgninger (helhedsplan samt skema A, B og C for støttet byggeri). - KAB medvirker til udarbejdelse af byggelån og finansiering. - KAB forestår kontrahering af entrepriseydelser samt vejleder bygherre om tegning af forsikring. - KAB bistår med huslejeberegninger og udarbejdelse af driftsbudget. - KAB sørger for løbende økonomihåndtering - herunder styring af garantistillelser, udbetalinger samt budgetopfølgninger og til slut udarbejdelse af byggeregnskab. - KAB forestår bygherremøder undervejs i processen og medvirker til afleveringsforretning. Ydelsen afregnes efter byggesagshonorar: en %-sats af anskaffelsessummen samt evt. et fast gebyr. Se nærmere i det gældende prisblad. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 43 af 59

45 Kollektive individuelle moderniseringssager - KAB bistår, rådgiver og vejleder boligorganisationen/-afdelingerne i udformning af individuelle moderniseringsordninger. - KAB ansøger kommunale myndigheder om eventuelle tilladelser i relation til de ønskede individuelle ordninger. - KAB hjemtager lånetilbud ved kreditfinansiering af individuelle moderniseringssager og optager lån i afdelingen. - KAB vejleder den enkelte beboer i brugen af den individuelle modernisering. - KAB opretter godkendte individuelle moderniseringer i KAB's huslejesystem. - KAB udfærdiger byggeregnskaber for hver enkelt sag. - KAB sørger for relevante ansøgninger og tilladelser. Såfremt den enkelte sag belastes med et kommunalt byggesagshonorar, afholdes dette af beboeren som en del af den samlede finansiering. - KAB beregner en foreløbig huslejekonsekvens, der opkræves, indtil slutfinansieringen finder sted. Dette sker, når der er indgået en skriftlig aftale mellem beboeren og KAB. Bemærk, at der også skal opkræves for ydelse Individuel huslejeberegning ved modernisering. Honoraret pålægges det moderniserede lejemål. Ydelsen afregnes efter byggesagshonorar: en %-sats af anskaffelsessummen og evt. et fast gebyr. Se nærmere i det gældende prisblad Medvirken ved voldgiftssager Periodisk bygningseftersyn Deltagelse i 1- og 5-års svigteftersyn Byggeteknisk konsulentbistand - KAB bistår ved syns- og skønssager samt eventuelle efterfølgende voldgiftssager ved konflikter med rådgivere eller entreprenører. - KAB forestår en gennemgang af de administrerede ejendommes bygningsdele samt langtidsplaner. - KAB udarbejder en periodisk eftersynsrapport med oplistning af de eventuelt kritiske punkter for derved at opnå en kvalitetssikring samt give sparring til driftschef/ejendomsleder/kundekonsulent, således at den byggetekniske vedligeholdelse af ejendommene sikres. - KAB forestår den administrative behandling i forbindelse med Byggeskadefondens 1- og 5- års svigteftersyn og sørger for rettidigt at fremsende reklamationer og følger op herpå. - KAB leverer byggeteknisk konsulentbistand efter aftale november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 44 af 59

46 Termografering etageejendomme op til 300 lejemål - KAB foretager termografering for at afdække ejendommens isoleringsstrand, evt. kuldebroer etc. - Ydelsen omfatter termografering med op til 40 billeder samt rapportering af de dokumenterede forhold Fremtidssikringsanalyse Tilgængelighedspakke Termografering øvrige ejendomme Fremtidssikringsanalyse Etablering af et digitalt tegningsarkiv for alle afdelinger Kortlægning og indberetning i handicapbolig.dk samt mærkning Tilgængelighedsatlas for boligorganisation og afdelinger - KAB foretager termografering for at afdække ejendommens isoleringsstrand, evt. kuldebroer etc. - Ydelsen omfatter termografering med flere end 40 billeder samt rapportering af de dokumenterede forhold. - KAB analyserer eksisterende ejendommens fysiske forhold og inddrager i begrænset omfang de boligsociale forhold. - KAB udarbejder skriftlige og skitserede omdannelsestiltag på programniveau. - KAB udarbejder handlingsplaner for implementering af ændringsforslag. - KAB etablerer et digitalt tegningsarkiv over ejendommenes hovedtegninger med henblik på indberetning til - KAB analyserer tilgængelighed i boligerne ud fra bygningstegninger og oplysninger i KABAS. Friarealer og udvalgte boliger i afdelingen kortlægges ud fra Landsbyggefondens krav, og resultatet indberettes til Landsbyggefondens database på Hver bolig mærkes desuden i KABAS enten med et A for kørestolsbolig, B for rollatorbolig, C for bolig for gangbesværede og D for øvrige boliger. - KAB udarbejder rapport til boligorganisationen med ideer til mindre og større forbedringer hen imod bedre tilgængelighed i afdelingerne. - KAB leverer konsulentbistand omkring handicapforhold i afdelingerne. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 45 af 59

47 08.20 KAB Energi Energi- og varmekonsulentydelse (EVK-ydelse) - KAB leverer 2 årlige EVK-besøg på ejendommen. Besøgene forsøges gennemført sammen med driftslederen og evt. driftschef/ejendomsleder/kundekonsulent og har til formål, via konkret gennemgang af afdelingens varmetekniske installationer, at sikre optimalt input til DV-planer. - Oplæg til eventuelle renoveringsopgaver affødt af de 2 årlige EVK besøg på ejendommen fremlægges for driftschefen/ejendomslederen. - I tilfælde af akutte problemer leverer KAB ekstra besøg svarende til et besøg pr. varmecentral/boilerrum pr. år. Ekstra besøg herudover betales særskilt. - KAB varetager månedligt tilsyn med varme- og varmt brugsvandsproduktion via driftsjournaler, såfremt disse modtages rettidigt og indeholder brugbare data. - KAB leverer ad hoc support via hotline-telefon. - KAB yder kvalitetssikring af forslag til energibesparende foranstaltninger vedrørende afdelingens varmetekniske installationer. - KAB sikrer, at afdelingen er bekendt med nødvendige leverandøraftaler om drift- og vedligeholdsopgaver på afdelingens varmetekniske installationer, f.eks. kontrakt om vedligehold af katalyseanlæg. 2 årlige EVKbesøg på ejendommen. Ved akutte problemer et ekstra besøg pr. varmecentral/b oilerrum pr. år Ressourceadministration (RA-ydelse) KAB sikrer: - Løbende opdatering af data vedrørende ejendommens forbrug af varme, vand og el. Opdateringen er forudsat rettidig modtagelse af korrekte data. - Løbende opdatering af priser (varme, vand, gas og el). - Behandling af eventuelle alarmer. - Udsendelse af månedlige forbrugsinformationer. - Udarbejdelse af budgetter til brug for fastsættelse af ny a conto (for individuelle regnskaber). - Kontinuerlig videreudvikling og fornyelse af ressourceadministrationssystemet Ressourceadministration, Områderapport KAB udarbejder områderapport, der dækker udvalgte forbrugsområder, f.eks. vaskeriers varme-, vand-, og elforbrug og afledte udgifter Ressourceadministration, Fokusrapport KAB udarbejder fokusrapport, som er en teknisk rapport om udvalgte fokusområders forbrug, f.eks. for en del/blok af ejendommen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 46 af 59

48 Ad hoc konsulentbistand, energi Udvidelse af omfanget af EVK-ydelsen KAB tilbyder ad hoc konsulentbistand. Konsulentbistanden tilbydes KAB-ansatte og lokalt ansat personale. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. - KAB yder, efter individuel aftale, som tilvalg til EVK-ydelsen, tilsyn med ejendommens rørog kanalførte tekniske installationer udenfor boligerne (f.eks. koldt vand, gas, olie). - KAB yder, efter individuel aftale, udvidet EVK-bistand, f.eks. overvågning af CTS-anlæg, løbende tilsyn på ejendommen og lignende Renoveringsopgaver - energi Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. - KAB vejleder den driftsansvarlige og kan foreslå kontakt til samarbejdspartnere i forbindelse med mindre renoverings- og fornyelsesopgaver vedr. varmetekniske installationer. Ydelsen omfatter besigtigelser, evt. indhentning af tilbud, deltagelse i afklarende møder og kontakter til eventuelle leverandører. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale Energimærkeordning (EMO) - KAB tilbyder styring vedr. udarbejdelse af EMO på ejendommen. Ydelsen omfatter indhentning og videreformidling af tilbud fra forskellige udbydere, opbevaring og indhentning af tegningsmateriale, ledelse af opgaveløsningen, lagring af EMO. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale Udskiftning af energimålere (el, vand, varme) Udarbejdelse af varmerapport Klagebehandling - Pakke L - KAB tilbyder styring af opgaven vedrørende kvalitetssikring og/eller udskiftning af forbrugsmålere, samt leverer oplysninger til brug for ejendommens langtidsbudget. Ydelses afregnes efter byggesagshonorar. KAB udarbejder en varmerapport indeholdende oplysninger om varmeforbruget i den periode, den pågældende beboer har beboet lejemålet, sammenlignet med en tilsvarende opgørelse af varmeforbruget i boligerne i gennemsnit i afdelingen. Varmerapporten er til brug f.eks. i skimmel- og fugtsager, hvor der ofte er et behov for et indblik i en specifik lejers forbrug af varme. KAB forestår skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling samt behandling af beboerklagenævnssager. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 47 af 59

49 Individuel beregning/varsling af beboernes a conto - Pakke L, varme Individuel beregning/varsling af beboernes a conto - Pakke L, vand Beregning/varsling af beboernes a conto på baggrund af forbruget i afdelingen. Foretages en gang om året. Varslinger herudover betales jf. KAB s prisblad. Beregning/varsling af beboernes a conto på baggrund af forbruget i afdelingen. Foretages en gang om året. Varslinger herudover betales jf. KAB s prisblad. 1 årlig varsling 1 årlig varsling Individuel beregning/varsling af beboernes a conto - Pakke L, el Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Pakke L Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, varme Beregning/varsling af beboernes a conto på baggrund af forbruget i afdelingen. Foretages en gang om året. Varslinger herudover betales jf. KAB s prisblad. KAB foretager ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse. KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for varme indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). 1 årlig varsling 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 48 af 59

50 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, vand KAB udarbejder fordelingsregnskab for vand pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for vand indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet) Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, el KAB udarbejder fordelingsregnskab for el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for el indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 49 af 59

51 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, varme og vand KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme og vand pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet) Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, varme og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 50 af 59

52 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, vand og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for vand og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat, at der modtages data fra driftspersonalet) Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 3, varme, vand og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme, vand og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat, at der modtages data fra driftspersonalet) Varmtvandsmålere i varmeregnskab u/ vandregnskab Regnvand til toiletskyl efter måler i vandregnskab KAB medtager varmtvandsmålere i varmeregnskab uden vandregnskab. (Betales i de tilfælde, hvor der er monteret en varmtvandsmåler til fordeling af udgiften til opvarmning af varmt vand, men der udarbejdes ikke et vandregnskab). KAB medtager regnvand til toiletskyl efter måler i vandregnskab. (Betales i de tilfælde, hvor der er opsamling af regnvand til brug ved toiletskyl). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 51 af 59

53 Aflæsning af forbrugsmålere - manuel aflæsning KAB foretager aflæsning af forbrugsmålere i forbindelse med årsaflæsningen. Der aflæses med to besøg, 1 hovedaflæsning og 1 opsamlingsaflæsning. Herefter estimeres forbruget for de målere, det ikke har været muligt at aflæse (pga. defekt måler eller ingen adgang til lejemålet). Fordampningsmålere kan ikke aflæses af KAB. Ydelsen omfatter aflæsning af en eller flere typer forbrugsmålere (varme, vand og el). Ydelsen kan senest bestilles tre måneder før dato for årsaflæsning Aflæsning af forbrugsmålere - radioaflæsning KAB foretager aflæsning af forbrugsmålere i forbindelse med årsaflæsningen. Der aflæses med to besøg, 1 hovedaflæsning og 1 op-samlingsaflæsning. Herefter estimeres forbruget for de målere, det ikke har været muligt at aflæse (pga. defekt måler eller ingen adgang til lejemålet). Fordampningsmålere kan ikke aflæses af KAB. Ydelsen omfatter aflæsning af en eller flere typer forbrugsmålere (varme, vand og el) Ydelsen kan senest bestilles tre måneder før dato for årsaflæsning Startgebyr, radioaflæsning af forbrugsmålere Energi- og ressourceplan Der opkræves et startgebyr i forbindelse aflæsning af forbrugsmålere. Energi- og ressourceplanen er en langsigtet plan for optimeringer inkl. budget for de planlagte tiltag. - Planen er baseret på en grundig gennemgang af de tekniske anlæg med henblik på at finde optimeringsmuligheder. - Eksisterende viden gennemgås (fx energimærket) og medtages i planlægningen. - Planen bidrager til at sikre gennemtænkte teknologiske investeringer for ejendommen. - Planen giver inspiration til hvordan, beboernes adfærd kan påvirkes i en miljøvenlig retning Salg af energisparepoint Ydelsen omfatter: - Rådgivning i forbindelse med konkret salg af energimængder ved energirenoveringer og investeringer i energiforbedringer. - KAB foretager løbende overvågning af markedet med købere af energisparepoint. - KAB indgår samarbejdsaftaler med energiselskaber. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 52 af 59

54 08.21 Fugtmåling Fugtkonsulentopgaver Udvidet fugtmåling - KAB foretager besigtigelse og målinger af fugtforholdene i den udvalgte bolig. - KAB forestår en gennemgang med beboeren med henblik på hensigtsmæssigt adfærd af fugtbelastet bolig. - KAB udarbejder en rapport, som klarlægger årsagen til fugtproblemer. - KAB yder bistand til udvidet fugtmåling. - KAB sikrer besigtigelse af lejemålet samt opsætning og nedtagning af loggere og eventuelle andre undersøgelsestiltag. - KAB foretager behandling af data, herunder udarbejdelse af analyser og afrapportering Juridisk bistand Bistand fra Juraområdet til afklaring af diverse juridiske spørgsmål almene boligorganisationer - KAB leverer løbende juridisk rådgivning til afdelings- og organisationsbestyrelser, herunder udarbejdelse af notater om juridiske problemstillinger og oplæg til bestyrelsesmøder. - KAB tilbyder juridisk bistand til udfærdigelse og håndtering af dokumenter m.m. - KAB bistår ved gennemgang af en boligorganisations vedtægter og udarbejder forslag til vedtægtsændringer Juridisk responsum vedr. spørgsmål, der kræver ekstern advokatbistand Sager vedrørende fast ejendom Behandling af husordensager Behandling af beboerklagenævnssager - KAB bistår boligorganisationen ved indhentning af juridiske responsa fra ekstern advokat. - KAB yder juridisk bistand til udformning og tinglysning af dokumenter, f.eks. skøder og deklarationer, herunder overholdelse af boligorganisationens tegningsregler. - KAB behandler indledningsvis klager lokalt i forbindelse med husordensager. Hvis sagen ikke løses på denne måde, overtager KAB behandlingen af sagen, herunder korrespondance med beboeren, udarbejdelse af advarsler og evt. opsigelse/ophævelse af lejemålet. - KAB indbringer eventuelt sagen for Beboerklagenævnet. - KAB udarbejder fornødne dokumenter til ekstern advokat og varetager kommunikationen med advokaten, såfremt sagen skal for Boligretten. - KAB behandler alle beboerklagenævnssager og varetager korrespondance med Beboerklagenævnet samt fremmøde til besigtigelser med deltagelse af Beboerklagenævnet. Beboerklagenævnssager kan f.eks. vedrøre fraflytningssager, husordensager, installationsret (f.eks. paraboler), varmesager og sager om beboerdemokratiet. KAB udarbejder statistik med antallet og arten af sager til hver enkelt boligorganisation november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 53 af 59

55 Behandling af sager om sideaktiviteter og habilitet - KAB varetager dialog og korrespondance med tilsynskommunen Behandling af retssager generelt Konfliktmægling - KAB foretager en juridisk vurdering af den enkelte sag og sørger for oversendelse til ekstern advokat samt efterfølgende dialog med denne. Mægling er en konfliktløsningsmetode, der kan være en mulighed i nabostridigheder. Det er en særlig kompetence, der er ud over den juridiske support. Mægling er frivillig og der arbejdes både på at løse det konkrete problem, og på at genopbygge forholdet mellem beboerne. Konfliktmægling kan derfor være et godt alternativ til den almindelige klageprocedure. Mæglingsmøder afholdes hos KAB efter aftale med mægler efter indledende samtaler og visitation. Mæglingsmødet tager ca. 3 timer og ledes af KABs mægler. I det tilfælde der er behov for tolk, bestiller KAB dette inden mødet. Brug af tolk faktureres særskilt udover mæglingsmødet Udviklingsprojekter og analyse Analyser, projektansøgninger m.v Deltagelse i udviklingsprojekter Udformning af idéoplæg til udviklingsprojekter KAB yder: - Indledende rådgivning og visitation - Mæglingsmøde af 3 timers varighed - Udformning og tilsendelse af eventuelt indgået aftale - Telefonisk opfølgning efter mødet. - KAB forestår eller deltager i undersøgelser, analyser og projekter - herunder projektansøgninger - der ikke indgår i daglig drift. Resultaterne kan fremstilles i rapporter, pjecer m.m. - KAB deltager i og/eller leder udviklingsprojekter KAB fremkommer med idéer til udviklingsprojekter i boligorganisationen og dets tilknyttede afdelinger. Dette indebærer, at KAB i rimeligt omfang udarbejder idéoplæg eller beslutningsoplæg til organisationsbestyrelsen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 54 af 59

56 08.24 Boligsociale indsatser Udarbejdelse af ansøgning om prækvalifikation - KAB forestår forhandlinger med kommunen - KAB deltager i afklarende møder med andre relevante parter - KAB rekvirerer statistiske nøgletal (KÅS- statistik afregnes særskilt) - KAB indsamler øvrige data - KAB bistår ved udarbejdelse af ansøgning og overslagsbudget - KAB udarbejder standardskema til Landsbyggefonden - KAB varetager kontakten til Landsbyggefonden Udarbejdelse af helhedsplan Projektopstart - KAB forestår forhandlinger med kommunen og Landsbyggefonden - KAB deltager i afklarende møder med andre parter - KAB bistår ved udarbejdelsen af helhedsplan og budget - KAB bistår ved udarbejdelse af samarbejdsaftale med kommune og eventuel tredje part - KAB bistår ved etablering af styregruppe - KAB bistår ved udarbejdelse af styringsgrundlag og kommissorier - KAB bistår ved udarbejdelse af funktionsbeskrivelser og stillingsopslag - KAB deltager i ansættelsessamtaler ved ansættelse af projektleder Projektrådgivning og sparring - KAB deltager i styregruppen - KAB fører aktivt tilsyn med projektets målopfyldelse og rådgiver om nødvendige projekttilpasninger - KAB yder løbende sparring til boligsocialt ansvarlige og ejendomsledere - KAB yder faglig bistand ved udarbejdelse af handleplaner og strategioplæg - KAB yder faglig bistand ved evalueringer - KAB tilrettelægger faglige netværksmøder og andre netværksskabende aktiviteter for boligsocialt ansatte - KAB bidrager med formidling af resultater fra den boligsociale indsats, internt og eksternt Projekt- og personaleledelse - KAB forestår almindeligt forekommende ledelsesmæssige opgaver i relation til helhedsplanens gennemførelse - KAB varetager almindeligt forekommende ledelsesmæssige opgaver i relation til den enkelte medarbejder - KAB afholder medarbejderudviklingssamtale (MUS) 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 55 af 59

57 Personaleadministration Personaleadministration af deltids-/kortidsansatte medarbejdere i boligsociale projekter - KAB udarbejder ansættelsesaftaler - KAB forestår lønadministration - KAB forestår andre almindeligt forekom-mende administrative opgaver i forbindelse med ansættelsesforholdet - KAB forhandler lokalaftaler og forestår ud-møntning af overenskomster og lokalaftaler på det boligsociale område - KAB opretter medarbejder i lønsystemet - KAB forestår lønadministration - KAB forestår andre almindeligt forekommende administrative opgaver i forbindelse med ansættelsesforholdet Naboskabet.dk Kurser Økonomistyring boligsociale projekter Øvrig bistand til boligsociale initiativer i afdelinger og organisationer Naboskabet.dk Lokale kurser, seminarer og konferencer - KAB opretter projektet i KABAS - KAB instruerer ejendomsledere og boligsocialt ansvarlige i forhold omkring økonomistyring af boligsociale projekter - KAB sørger for løbende udarbejdelse og udsendelse af budgetopfølgning - KAB forestår hjemtagning af medfinansiering af fra kommune og boligorganisationer - KAB foretager årlig regnskabsindberetning til Landsbyggefonden - KAB udarbejder endeligt regnskab. - KAB bistår ved udarbejdelse af projektansøgninger, ledelse og økonomistyring af diverse boligsociale projekter - KAB yder bistand til gennemførelse af naboskabsundersøgelse. KAB tilbyder at: - forestå planlægning af undersøgelsesforløbet, håndtere spørgeskemaundersøgelsen samt planlægge, hvorledes undersøgelsen skal afrapporteres. - yde sparring og hjælp undervejs til boligafdelinger, som selv ønsker at gennemføre undersøgelsen. - udarbejde et fortolkningsnotat samt sørge for videreformidling til beboerne. Den enkelte boligorganisation eller boligafdeling kan rekvirere et lokalt tilpasset kursus, seminar eller konference, som arrangeres af KAB efter nærmere aftale. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 56 af 59

58 08.28 It KAB's it-support Beboerhøjskoler, boligorganisationsbidrag pr. deltager Kurser for beboervalgte og ansatte Adfærdsprofil for lokalt ansatte medarbejdere Individuel tilbagemelding på adfærdsprofil for lokalt ansatte medarbejdere Individuelt bredbånd Telefonipakke små kontorer Pc-pakke for beboervalgte KAB planlægger, administrerer og afholder beboerhøjskoler herunder forestår opkrævning af boligorganisationens bidrag pr. deltager. KAB tilbyder kurser for beboervalgte og lokalt ansatte iht. KAB's kursuskatalog for beboervalgte og KAB's kursuskatalog for medarbejdere. KAB tilbyder adfærdsprofil til lokalt ansatte medarbejdere. KAB afvikler testen og orienterer om resultatet samt orienterer om baggrunden for værktøjet Adfærdsprofilen. Betaling til leverandør afregnes særskilt. Efter ønske gives der en individuel tilbagemelding på adfærdsprofilen til den enkelte eller teamet. - KAB varetager administrative opgaver i forbindelse med bredbånd til beboervalgte. Ydelsen retter sig mod kontorer med 4 ansatte eller derunder. Ydelsen omfatter it-baseret telefonsystem leveret og supporteret af KAB - Herunder vedligeholdelse og opdatering af programmel, samt support til kontoret, samt fri tale Pc-pakke for beboervalgte er til medlemmer af bestyrelser. Pakken indeholder hardware (pc, ledninger og bordprinter), sikkerhed og support. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser. KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, indeholdt i pc-pakken. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 57 af 59

59 Brugerpakke for beboervalgte Brugerpakke for beboervalgte er programpakken til bestyrelser. Pakken indeholder Officepakken, mulighed for at gemme centralt, sikkerhed og support. er ikke inkluderet i pakken. Pakken giver den beboervalgte mulighed for at udføre beboerdemokratiske opgaver med værktøjer, som er tidssvarende. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. KAB ejer licenser m.m Brugerpakke for beboervalgte Brugerpakke for beboervalgte er mail-pakken til bestyrelsesmedlemmer. Pakken indeholder , webmail, sikkerhedselementer. Support af denne pakke er indeholdt i administrationsbidraget. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken Tablet-pakke for beboervalgte Tablet-pakke for beboervalgte er til medlemmer af bestyrelser. Pakken indeholder følgende hardware elementer: - Tablet pc Tablet-pakke, geninstallering ved skift af bruger Pakken indeholder følgende sikkerhedselementer: - Mulighed for at slette tablet ved bortkomst eller tyveri. Pakken indeholder følgende support: - Mulighed for at modtage assistance fra KAB's Hotline via telefon, eller lignende inden for KAB's Hotlines normale åbningstid. Pakken sikrer, at brugeren tilgå KAB's systemer med udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Dette forudsætter, at den beboervalgte har en Brugerpakke . - KAB genindstallerer Tablet pc til ny bruger ved skift af bestyrelsesmedlem eller ansat. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 58 af 59

60 Synspakke Ydelsen omfatter: Tablet til brug for afholdelse af syn, forbindelse og support Synspakke første tablet Ydelsen omfatter: Tablet til brug for afholdelse af syn, forbindelse og support 1 Tablet Personale Rekruttering og udvælgelse af ejendomsleder KAB bistår boligorganisationen i forbindelse med rekruttering og udvælgelse af ejendomsleder, herunder: - Jobanalyse - Annonceringsstrategi - Håndtering af kandidatkontakt - Screening af ansøgninger med indledende interview - Personvurdering - Rapportering og anbefaling - Integration og opfølgning. Annonceringsudgifter afholdes af boligorganisationen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for almene boligorganisationer Side 59 af 59