Ydelseskatalog 2016 Specialkunder

Transkript

1 Ydelseskatalog 2016 Specialkunder

2 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Produktpakker og moduler til specialkunder KAB forbeholder sig ret til at foretage mindre løbende justeringer i ydelseskataloget. Justeringerne kan følge af fx ændret lovgivning, nye myndighedskrav eller tilpasning af ydelserne, så de til enhver tid lever op til god og effektiv administrationsskik. Ydelserne træder i kraft den 1. januar Der tages forbehold for tryk- og formuleringsfejl. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 1 af 39

3 Oversigt over indhold af produktpakker, moduler og ydelser for specialkunder Produktpakker og moduler 10. Basispakke Økonomimodul Sekretariatsmodul Huslejemodul 12 Udlejnings- og ventelistemodul 11. Udvidet Basispakke Økonomimodul Sekretariatsmodul Huslejemodul Udvidet sekretariatsmodul 13. Obligatoriske ydelser 14. Valgfrie ydelser 12 Udlejnings- og ventelistemodul side 3-6 side 8 side 3-7 side 8 side 9-16 side november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 2 af 39

4 10.01 Økonomimodul Budget Udarbejdelse af budgetforslag for selskabet - KAB udarbejder forslag til budget for selskabet efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB træffer aftaler med bestyrelsen/repræsentantskabet om forløbet for behandling af budgetter. - KAB udarbejder budget på baggrund af specifikke beregninger og med procentvise fremskrivninger af gældende budgetposter efter KAB's standardprocedurer. - KAB fremsender et elektronisk forslag til budget til den respektive bestyrelsesrepræsentant i rimelig tid før bestyrelsens behandling heraf. - Det detaljerede budget fremsendes elektronisk i 1 eksemplar til ejendomskontor eller formand/forstander el. tilsvarende. - KAB indarbejder bestyrelsernes eventuelle rettelser, og komprimeret budget med grafisk præsentation af hovedtal tilrettes efter KAB's standardskabelon. Komprimeret budget fremsendes elektronisk i 1 eksemplar til ejendomskontor eller formand/forstander el. tilsvarende. - KAB udarbejder regnskab efter gældende lov og KAB's standardskabelon. - KAB stiller it-administrationssystemet KABAS til rådighed for lokal bogføring af driftsudgifter.- KAB bistår den af selskabet valgte revisor og lokalrevisor i forbindelse med disses revision af regnskabet. - KAB udsender reviderede regnskaber elektronisk i 1 eksemplar til bestyrelsens eller kommunens vedtagelse. - KAB sender regnskabet med tilhørende revisionsprotokollat til tilsynsmyndigheden (gælder almene boliger og kollegier). 1 årligt budget Beboerbudget Regnskab Udarbejdelse af årsregnskab for selskabet 1 årligt regnskab Beboerregnskab - KAB udarbejder komprimeret regnskab med grafisk præsentation af hovedtal, der tilrettes efter KAB's standardskabelon. Komprimeret regnskab fremsendes elektronisk i 1 eksemplar til ejendomskontor eller formand/forstander eller tilsvarende. - KAB registrerer bestyrelsen/repræsentantskabets rådighedsbeløb og udbetaler acontobeløb. 1 eksemplar Rådighedsbeløb Afregning af bestyrelsen/repræsentants kabets rådighedsbeløb 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 3 af 39

5 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 4 af 39

6 10.02 Sekretariatsmodul Sekretariatsbistand Oplæg til bestyrelses/repræsentantskabsmøde Deltagelse i bestyrelsesmøde Deltagelse i generalforsamling/repræsentantskabsmøde - KAB udarbejder oplæg til bestyrelsen vedrørende relevante og kendte forhold vedrørende selskabet. - KAB udarbejder løbende orientering om lovgivning og generelle retningslinjer, der vedrører selskabet. - KAB udarbejder indkaldelse og fremsender elektronisk indkaldelse/oplæg til den respektive bestyrelsesrepræsentant. - KAB deltager med 1 person på bestyrelsesmødet. - KAB udarbejder mødereferat og opfølgning på beslutningerne og fremsender elektronisk kopi. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. - KAB udarbejder indkaldelse til generalforsamling/repræsentantskabsmøde sammen med dagsorden og relevant materiale og fremsender 1 eksemplar elektronisk. -KAB deltager med 1 person på generalforsamling/ repræsentantskabsmøde. KAB udarbejder referat af mødet og sikrer opfølgning på eventuelle beslutninger jf. administrationsaftalen. 1 årligt møde. 1 elektronisk eksemplar Rådgivning Administration af forsikringer Juridisk bistand til KABansatte Boligjura Årsstatistik/ KAB-statistikken - KAB forestår forsikringsopgaver i samarbejde med ekstern forsikringsmægler, som honoreres særskilt af selskabet. Der er f.eks. tale om periodisk fællesudbud af påbudte og ønskede forsikringer med efterfølgende indgåelse af forsikringsaftaler. - KAB gennemgår de nye policer ved udbud samt formidler evt. rettelser/tilføjelser til policerne. - KAB yder bistand til KAB-ansatte om juridiske problemstillinger, der knytter sig til administrationsydelsen. - Adgang til KAB's juridiske portal KAB//Boligjura. - KAB stiller statistik til rådighed. Statistikken giver en generel viden om driftsforholdene i KAB og specifikke driftsoplysninger om det enkelte selskab. Statistikken kan hentes på KAB's ekstranet - KAB//Fællesskabet. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 5 af 39

7 Kontakt til offentlige myndigheder m.fl. - KAB varetager efter nærmere aftaler med bestyrelsen kontakt til offentlige myndigheder m.m. Beboeren/selskabet betaler for eventuelle kommunale gebyrer Beboerinformation Honorar KABAS-adgang for bestyrelser "KABnyt" Adgang til KAB's ekstranet Udbetaling af honorar Adgang til ventelisteadministration i KABAS for bestyrelser (kollegier) - KAB udarbejder nyhedsbrevet KABnyt. KABnyt udkommer ca. 10 gange årligt og indeholder løbende aktuel information. Sendes til alle medlemmer af bestyrelser samt alle medarbejdere i KAB-fællesskabet og samarbejdspartnere. - KAB stiller KAB's ekstranet for bestyrelser til rådighed. Det er en hjemmeside for bestyrelsesmedlemmer, hvortil der kræves adgangskode. - KAB varetager udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer m.v. Bestyrelsen (først og fremmest kollegierne) får adgang til at oprette opnoteringer i KABAS for eget selskab. Der er også mulighed for at udskrive en liste over alle boligsøgende, der står på deres venteliste, efter anciennitetsdato. Endelig gives en begrænset adgang til en emnesøgning. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 6 af 39

8 10.03 Huslejemodul Husleje Udsendelse af girokort og huslejeopkrævning - KAB udsender opkrævninger 1 gang om måneden. For alle former for opkrævning gælder, at udsendelsen foregår i sidste uge af måneden før forfaldsdato. For udsendelsen gælder, at ordinære opkrævninger omdeles lokalt, hvorimod BS (betalingsservice) fremsendes med post). 1 udsendelse pr. måned. Gebyr og tilslutning til BS betales af selskabet Opkrævning af andre faste udgifter (vand/varme) - KAB udsender opkrævninger 1 gang om måneden. For alle former for opkrævninger gælder, at udsendelsen foregår i sidste uge af måneden før forfaldsdato. For udsendelsen gælder, at ordinære opkrævninger omdeles lokalt, hvorimod BS (betalingsservice) fremsendes med post. 1 udsendelse pr. måned Varsling af huslejeændringer Flytteafregning inkl. Rykker - KAB varsler eventuelle lejeændringer, som følger af den ordinære budgetbehandling i henhold til gældende lovgivning, og sætter ændringerne i værk. - KAB varsler eventuelle ændringer i acontobetaling vedrørende varme/vandudgift. - KAB udarbejder flytteopgørelse og fremsender denne til fraflytter. 1 årlig varsling. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 7 af 39

9 10.04 Sekretariatsmodul - udvidet Sekretariatsmodul - udvidet Deltagelse i yderligere bestyrelses/repræsentantskabsmøder - KAB deltager med 1 person på bestyrelsesmøder. - KAB udarbejder mødereferat og foretager opfølgning på beslutningerne og fremsender elektronisk kopi. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. 3 ekstra møder årligt Bistand fra Juraområdet til afklaring af diverse juridiske spørgsmål - KAB leverer løbende juridisk rådgivning til bestyrelsen, herunder udarbejdelse af notater om juridiske problemstillinger og oplæg til bestyrelsesmøder. - KAB tilbyder juridisk bistand til udfærdigelse og håndtering af dokumenter m.m. - KAB bistår ved gennemgang af selskabets vedtægter og udarbejder forslag til vedtægtsændringer. Ved større gennemgang afregnes efter medgået tid Behandling af husordensager Ønskes en juridisk vurdering af en given situation, som ligger udenfor Juraområdets kompetencefelt eller i periferien af boliglovgivningen, kan der efter aftale med selskabet og mod særskilt betaling indhentes et responsum fra ekstern advokat. - KAB behandler sagen, herunder korrespondance med beboeren, udarbejdelse af advarsler og evt. opsigelse/ophævelse af lejemålet. - KAB indbringer eventuelt sagen for Beboerklagenævnet/Huslejenævnet. - KAB udarbejder fornødne dokumenter til ekstern advokat og varetager kommunikationen med advokaten, såfremt sagen skal for Boligretten. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 8 af 39

10 12 Udlejnings- og ventelistemodul Udlejning og venteliste Opgaver i forbindelse med fraflytning og udlejning - herunder kontakt til beboere, ansøgere, ejendomskontor, kommunale myndigheder m.fl. - KAB behandler opsigelser. - KAB håndterer flyttesager, herunder afregning af råderetssager. - KAB forestår genudlejning af ledige lejemål. - KAB behandler interne flytninger. - KAB udfærdiger lejekontrakter. - KAB sørger for klargøring af kontraktmæssige forhold inden indflytning. - KAB behandler ansøgninger (bytte, fremleje m.v.) efter nærmere aftale med selskabets bestyrelse. I forbindelse med bytninger tager KAB kontakt til den anden lejers administrator Administration af indskudslåneordninger Lån til indskud og/eller boligsikring/boligydelse Administration af individuelle ventelister - KAB administrerer ordningerne, herunder kontakt til kommuner, og foretager afregninger. - KAB varetager opgaver i forbindelse med behandling af indskudslån og boligsikrings- /boligydelsesansøgninger. Dette gælder også ansøgninger under boperioden. - KAB opnoterer boligsøgende i et elektronisk kartotek, fører kontrol og sikrer ajourføring heraf på de eksterne og interne ventelister samt ændringer vedr. opnotering på venteliste. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 9 af 39

11 13 Obligatoriske ydelser It Pc-pakke for ansatte Pc-pakke for ansatte er til personale, som er ansat hos KAB's kunder. Pakken sikrer, at de ansatte kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support. Udstyret stilles til rådighed for personale/ejendomskontorer (jf. produktark og forretningsbetingelser). Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker Brugerpakke for ansatte Brugerpakke for ansatte er programpakken til ansatte hos KAB s kunder. Pakken er et krav for at kunne tilgå KAB's systemer. Et kontor kan godt have flere brugerpakker end PC pakker til ansatte. Pakken indeholder programmer (Office-pakken, KABAS og ), adgang til GO:Bolig og KAB//Huset, sikkerhed og support (jf. produktblad og forretningsbetingelser). KAB ejer licenser m.m. Der er udarbejdet et produktark Netværksforbindelse for op til 5 medarbejdere KAB forsyner ejendomskontoret med en netværksforbindelse. Der tildeles en netværksforbindelse pr. 5 medarbejdere. Dvs. kontoret køber en forbindelse for medarbejder nummer 1, 6, 11 osv. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 10 af 39

12 Printer-/skannerpakke KAB stiller printer- og skannerudstyr til rådighed, der opfylder ejendomskontorets behov for print og skanning. Pakken indeholder tre timers support Brugerpakke for beboervalgte - drift Papir og toner er ikke indeholdt i pakken. Brugerpakke for beboervalgte - drift er programpakken til bestyrelsesmedlemmer med driftsmæssige eller administrative opgaver. Pakken sikrer, at bestyrelsen kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken indeholder Office-pakken, mulighed for at gemme centralt, sikkerhed og support. Pakken indeholder endvidere adgang til de KABAS-funktioner, der giver bestyrelsen adgang til KAB's rekvisitionssystem og mulighed for at kontere og anvise fakturaer. Pakken giver den beboervalgte mulighed for at udføre beboerdemokratiske opgaver med værktøjer, som er tidssvarende. Det giver samtidig de beboervalgte mulighed for at gemme data centralt og derved sikre en backup af materialet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken er et krav for at kunne tilgå KAB's systemer Brugerpakke for ansatte Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. KAB ejer licens m.m. Brugerpakke indeholder , webmail, sikkerhedselementer og support. Supporten af denne pakke er indeholdt i administrationsbidraget. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 11 af 39

13 Mobilpakke for ansatte Pakken indeholder: - administration - support af telefon Telefon og abonnement betales af kunden Telefonipakke store kontorer Ydelsen retter sig mod kontorer med 5 ansatte eller derover. Ydelsen omfatter it-baseret telefonsystem leveret og supporteret af KAB - Herunder vedligeholdelse og opdatering af programmel, support til kontoret, samt fri tale Pc-pakke uden netværksforbindelse Pakken er tiltænkt medarbejdere, der ikke skal have en fast netværksforbindelse. Pakken sikrer, at medarbejderen kan tilgå KAB's systemer på udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Pakken sikrer endvidere, at brugere har adgang til de standarder, der er besluttet. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. - KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, der er indeholdt i it-pakken (jf. produktark), samt yder support jf. produktark og forretningsbetingelser. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for KAB's it-pakker Tabletpakke for ansatte Tablet pakke er målrettet ansatte. Pakken indeholder følgende sikkerhedselementer: - Mulighed for at slette tablet ved bortkomst eller tyveri. Pakken indeholder følgende support: - Mulighed for at modtage assistance fra KAB's Hotline via telefon, eller lignende inden for KAB's Hotlines normale åbningstid. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 12 af 39

14 13.02 Økonomi Opgørelse til Grundejernes Investeringsfond - KAB udarbejder opgørelse til Grundejernes Investeringsfond herunder oversigt over henlæggelser. Selskabet betaler for ydelsen Erhvervslejemål Udlejning af erhvervslejemål - KAB forestår annoncering, fremvisning og forhandling om lejens størrelse og andre kontraktvilkår. Endvidere udfærdiger KAB kontrakten. Hvis den fraflyttende erhvervslejer har afståelsesret, påser KAB, at den nye lejer opfylder vilkårene i afståelsesretten. Udgifter til annoncering afholdes af selskabet. - KAB indhenter udtalelse fra en sagkyndig ved spørgsmål om markedslejeniveau Inkasso/restanceordning Fremsendelse af påkrav til beboere Afdragsordning Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere Fremsendelse af fogedrekvisition Opfølgning på flytteopgørelser Overdragelse af flyttesager til inkasso Selskabet betaler for ydelsen. - KAB fremsender påkrav til beboeren i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB indgår afdragsordning jf. gældende politik. - Hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af påkrav, fremsender KAB hæveskrivelse i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - Hvis huslejen ikke betales efter fremsendelse af hæveskrivelse, overgives sagen til fogedretten i henhold til KAB's restancepolitik. Beboeren pålægges gebyr. - KAB fremsender rykker/påkrav, hvis flytteopgørelse ikke betales rettidigt. Hvis der ikke betales, opkræves kommunen for istandsættelse, hvor anvisning af bolig er sket i henhold til anvisningsretten. Ved evt. gældssaneringssager og dødsboer udarbejdes opgørelser over kravet til skifteretten. Beboeren pålægges gebyr. - KAB overdrager restancesager i forbindelse med fraflytninger, hvis frivilligt forlig om afdragsordning ikke er indgået, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Dette sker i henhold til KAB's restancepolitik. Advokathonorar pålægges fraflytter. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 13 af 39

15 13.05 Regnskab for forbrugsregnskab Forbrugsregnskaber - Pakke C, varme KAB sikrer: - Betaling af regninger fra varmeforsyningsselskaber i løbet af året - Udarbejdelse af grundregnskab for varme ved skæringsdato - Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) - Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Telefonisk kontakt, hotline for beboerne - Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling - Behandling af beboerklagenævnssager Forbrugsregnskaber - Pakke C, vand Forbrugsregnskaber - Pakke C, el Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). KAB sikrer: - Betaling af regninger fra vandforsyningsselskaber i løbet af året - Udarbejdelse af grundregnskab for vand ved skæringsdato - Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) - Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Telefonisk kontakt, hotline for beboerne - Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling - Behandling af beboerklagenævnssager. Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). KAB sikrer: - Betaling af regninger fra el-forsyningsselskaber i løbet af året - Udarbejdelse af grundregnskab for el ved skæringsdato - Individuel beregning/varsling af beboernes a conto (1 gang om året inkl. i pris, øvrige ændringer jf. prisliste) - Ændring af beboernes a conto ved beboerhenvendelse - Telefonisk kontakt, hotline for beboerne - Skriftlig kommunikation, herunder klagebehandling - Behandling af beboerklagenævnssager. Tillægspris ved udarbejdelse efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 14 af 39

16 13.06 Fællesantenne Administration af vaskekort Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for Pakke C - tillægspris, varme Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for Pakke C - tillægspris, vand Udarbejdelse af forbrugsregnskaber efter areal for Pakke C - tillægspris, el Fællesantenne og adgang til elektronisk kommunikationstjenester - specialkunder Gebyr for administration af vaskekort Nyt vaskekort KAB udarbejder forbrugsregnskab for varme efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). KAB udarbejder forbrugsregnskab for vand efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). KAB udarbejder forbrugsregnskab for el efter areal (såfremt der ikke er individuelle målere). - KAB udarbejder antennebudget og -regnskab som en del af selskabets ordinære budgetter og regnskaber. Selskabet betaler for ydelsen. - KAB sikrer, at vaskeriet hver nat tømmes for vaskeposter. - KAB opkræver 1 gang månedligt den enkelte beboer for dennes for brug. Beboeren betaler for ydelsen. - KAB fremsender nyt vaskekort til beboeren, hvis denne har mistet sit vaskekort Folkeregisterforespørgsel/ Folkeregisterforespørgsel - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Selskabet betaler gebyr for ydelsen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 15 af 39

17 studiekontrol Studiekontrol - KAB indhenter oplysninger i relevante registre. Selskabet betaler gebyr for ydelsen Personaleadministration Personaleadministration - deltidsansatte Personaleadministration - fuldtidsansatte Lønudbetaling m.v. til driftspersonale - KAB forestår løn- og personaleadministration til driftspersonalet. Lønudbetaling m.v. til driftspersonale - KAB forestår løn- og personaleadministration til driftspersonalet Betaling til fælles trivselsordning - KAB varetager og udvikler sikkerhedsarbejdet for de ansatte og sikrer at Arbejdsmiljølovens bestemmelser overholdes. - KAB stiller en arbejdsmiljøkonsulent til rådighed. - KAB indkøber julegave til de ansatte på vegne af de enkelte organisationer eller selskaber (denne ydelse kan fravælges mod reduktion i prisen). - De ansatte har mulighed for medlemskab af KAB's personale- og kunstforeninger, som KAB yder tilskud til. - De ansatte har mulighed for at deltage i KAB's sommerfest. - KAB varetager samarbejder med de valgte tillidsmænd herunder samarbejder via Det Decentrale Virksomhedsnævn (VN-D). Afdelingen betaler for ydelsen Elektronisk kommunikation Kursusforplejning Abonnement hosting og administration af hjemmeside Udgifter til gratiale og receptioner ved jubilæer afholdes af den enkelte kunde. KAB afholder en række basiskurser for driftspersonalet (introduktion til KAB og itsystemerne). KAB afholder udgifter til kursushonorar m.v. Der opkræves et mindre beløb til dækning af forplejning samt kursusmaterialer. Ydelsen omfatter: hosting, afgift for domæne og opdateringer, når der kommer nye versioner af softwaren. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 16 af 39

18 14 Valgfrie ydelser Budget Regnskab Kapitalforvaltning Gennemgang af budget Udarbejdelse af budgetkontrol Fremsendelse af budget Fremsendelse af regnskab Forvaltningsrevision - specialkunder Bogføring af fakturaer Samlet kapitalforvaltning - En økonomimedarbejder fra KAB deltager efter anmodning ved gennemgang og behandling af budgettet på bestyrelsesmødet. Efter vedtagelsen på bestyrelsesmødet arkiveres budgettet elektronisk. - KAB udarbejder budgetkontroller efter aftale eller efter f.eks. 2 måneder, 4 måneder og 9 måneder. - Ved særligt behov kan der med KAB indgås særlig aftale om fremsendelse af trykte eksemplarer, hvis bestyrelsen ønsker, at KAB foretager en trykning og distribution. - Ved særligt behov kan der med KAB indgås særlig aftale om fremsendelse af trykte eksemplarer, hvis bestyrelsen ønsker, at KAB foretager en trykning og distribution. - Selskaberne er på mange og væsentlige områder omfattet af KAB's egen forvaltningsrevision. Denne del af forvaltningsrevisionen er en integreret del af KAB's ydelser, og revisionen heraf varetages af KAB's valgte revisionsfirma. - KAB taster fysiske fakturaer. - KAB kan placere organisationernes likvide midler i investeringsforeninger valgt af KAB. - Investeringsforeningerne administreres af en ekstern porteføljeforvalter. - Midler, der ikke ønskes placeret i investeringsforeninger, kan efter aftale placeres på almindelige bankkonti i banker, som KAB på forhånd samarbejder med Oplæg om alternative investeringer uden anbefalinger KAB yder ikke finansiel rådgivning ved placering af midler. KAB tilbyder at udarbejde oplæg om alternative muligheder for investeringer af opsparede midler. Oplægget leveres uden anbefalinger. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 17 af 39

19 14.04 Indkøbsaftaler Adgang til KAB's indkøbsaftaler - KAB formidler muligheder for vareindkøb via Statens og Kommunernes Indkøbsrammeudbud for den offentlige sektor. Medarbejdere med indkøbsansvar holdes løbende orienteret om mulighederne for at benytte aftalerne, der præsenteres både på KAB//Huset og KAB//Fællesskabet Udlejning og fraflytning Rådgivning om indkøb og udbud Udlejning af erhvervslejemål i samarbejde med ejendomsmægler Bistand til fastsættelse af inventarpris, goodwill og købsvilkår - erhvervslejemål Udlejning af nybyggeri - ved særlige udlejningstiltag Mortificering af grundfondsbeviser - KAB stiller et omfattende indkøbskatalog til rådighed med henblik på at optimere rabatter og service samt sikre overholdelse af formelle udbidskrav. KAB tilbyder assistance i forbindelse med indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. Assistance kan variere i omfang og indhold afhængigt af kundens ønsker og behov. Der kan være fra, at KAB i mindre omfang yder rådgivning/sparring på en konkret konkurrenceudsættelse som kunden i øvrigt selv varetager, til at KAB varetager hele forløbet omkring konkurrenceudsættelsen. Anvendelse af KAB s indkøbsrammeaftaler er i øvrigt gratis. - KAB samarbejder med ejendomsmægler - såfremt et selskab ønsker dette - i forbindelse med udlejning af erhvervslejemål. KAB leverer ikke vurdering af markedslejeniveauet. - KAB yder bistand til fastsættelse af evt. inventarpris, goodwill og købsvilkår i øvrigt. - KAB planlægger markedsføringsinitiativer og afholder "Åbent Hus-arrangementer". - KAB varetager opgaven omkring mortificeringen af grundfondsbeviser og sørger for at offentliggøre dette. Selskabet betaler for annonceudgiften. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 18 af 39

20 Fleksibel udlejning - KAB yder rådgivning om muligheder for fleksibel udlejning. - KAB afholder møder og deltager i udvalgsarbejde med kommunen på vegne af selskabet. - KAB udarbejder aftaleudkast, oplæg mv. i forbindelse med aftaler om fleksibel udlejning. - Når aftalen om fleksibel udlejning er indgået, administrerer KAB i henhold til aftalen og sørger for statistik over fleksible udlejninger, evalueringer m.v Sekretariatsbetjening Ind- og fraflytningsundersøgelse Antenneplads/reklameplads Ekstra studiekontrol Deltagelse i yderligere bestyrelses/repræsentants kabsmøder - KAB udarbejder ind- og fraflytningsstatistik. Ind- og fraflytningsstatistik er en periodisk kundetilfredshedsundersøgelse, hvor tilflyttere til eller fraflyttere fra KAB-administrerede lejemål får tilsendt et spørgeskema med spørgsmål om tilfredsheden med den service, de har modtaget af KAB og af det lokale personale. - KAB opkræver leje for antenneplads/reklameplads efter aftale. - På forespørgsel fra afdelingsbestyrelsen foretager KAB en ekstraordinær studiekontrol i boperioden. - KAB deltager med 1 person på bestyrelsesmøder. - KAB udarbejder mødereferat, fremsender elektronisk kopi og foretager opfølgning på beslutningerne. - KAB arkiverer og opbevarer referat/protokol. 3 gange årligt Bistand fra juraområdet til afklaring af diverse juridiske spørgsmål specialkunder og ejerforeninger - KAB leverer løbende juridisk rådgivning til bestyrelsen, herunder udarbejdelse af notater om juridiske problemstillinger og oplæg til bestyrelsesmøder. - KAB tilbyder juridisk bistand til udfærdigelse og håndtering af dokumenter m.m. - KAB bistår ved gennemgang af vedtægter og udarbejder forslag til vedtægtsændringer. Ønskes en juridisk vurdering af en given situation, som ligger uden for Juraområdets kompetencefelt eller i periferien af boliglovgivningen, kan der efter aftale og mod særskilt betaling indhentes et responsum fra ekstern advokat Behandling af husordenssager - KAB behandler sagen, herunder korrespondance med beboeren, udarbejdelse af advarsler og evt. opsigelse/ophævelse af lejemålet. -KAB indbringer eventuelt sagen for Beboerklagenævnet/ Huslejenævnet. -KAB udarbejder fornødne dokumenter til ekstern advokat og varetager kommunikationen med advokaten, såfremt sagen skal for Boligretten. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 19 af 39

21 Spørgeskemaundersøgelse via web Analyserne kan vedrøre: - Tilfredshedsmåling - Evaluering - Panelundersøgelse - Rundspørgeanalyse (vox-pop) Afdelings- og selskabssites - basispakke Afdelings- og selskabssites - startpakke KAB leverer: - Rådgivning om analysens formål - Hjælp til udarbejdelse af spørgsmål - Gennemførelse af elektronisk analyse - Rapportudarbejdelse i elektronisk form - Assistance til tolkning af resultat. Standardhjemmeside til boligorganisationer og afdelinger. Ydelsen omfatter: - Opsætning og levering af sitet til kunden, der selv fylder indhold på og vælger moduler. Dette er pakken til dem, der gerne vil gøre det meste selv. Sitet sættes op, og det leveres til kunden, som derefter selv fylder indhold på og vælger moduler. Der indgår desuden to konsulenttimer til den tekniske etablering og dialog om farvevalg m.m. Standardhjemmeside til boligorganisationer og afdelinger. Pakken er til de kunder, der ønsker assistance til at komme godt i gang. Ydelsen omfatter: - Opsætning og levering af sitet til kunden, der selv fylder indhold på og vælger moduler. - To konsulenttimer til den tekniske etablering og dialog om farvevalg m.m. Derudover: - Yderligere 6 konsulenttimer til fx workshop/sparring eller undervisning og oplæring i systemet, til løbende driftssupport eller andet. Timerne placeres på et klippekort og kunden beslutter selv, hvordan timerne bruges. Der er givet en gratis konsulenttime med i denne pakke. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 20 af 39

22 14.07 Personaleledelse Ansættelse og afskedigelse af medarbejdere i den lokale administration - KAB varetager/bistår selskaberne ved rekruttering af nye medarbejdere. - KAB udarbejder ansættelsesbreve og funktionsbeskrivelser for ansatte. - KAB varetager afskedigelsessager og efter aftale orienteres/involveres de enkelte bestyrelser/repræsentantskaber. Udgift til annoncering afholdes af det pågældende selskab Personaleledelse - KAB varetager arbejdsgiveransvaret på vegne af selskabet. - KAB holder sig løbende orienteret om relaterede forhold til arbejdsmarkedet, herunder ny lovgivning og tendenser i øvrigt. - KAB holder i nødvendigt omfang bestyrelser orienteret om nye arbejdsmarkedsforhold enten ved oplæg til bestyrelsesmøder eller på anden vis. - KAB holder sig løbende orienteret om overenskomstmæssige forhold. - KAB udmønter overenskomster, herunder forhandler fælles lokalaftaler med Ejendomsfunktionærernes Klub under KAB, lokalaftale for Ejendomsledere, lokalaftale for AC'ere samt lokalaftale for HK-ansatte efter bemyndigelse fra de enkelte selskaber. -KAB samarbejder og forhandler med de ansattes faglige organisationer og valgte tillidsrepræsentanter i forbindelse med tvister, herunder advarsler og afskedigelser. -KAB påser, at gældende lovgivning og overenskomstforhold overholdes. -KAB varetager den direkte arbejdsledelse af ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes ledelse af øvrige ansatte. -KAB afholder årlige udviklingssamtaler med ledende medarbejdere og giver rådgivning/sparring til ledende medarbejderes udviklingssamtaler med øvrige medarbejdere. -KAB stiller koncept for udviklingssamtaler til rådighed. -KAB orienterer pågældende bestyrelse om den personalemæssige situation. -KAB varetager organisering af ansatte, bemanding og lignende ledelsesmæssige forhold. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 21 af 39

23 14.08 Tilsyn med renholdelse Tilsyn med renholdelse - KAB sikrer, at fejeerklæring er udfyldt og oplyst relevante myndigheder. - KAB bistår i tilrettelæggelsen af den daglige renholdelse, vagtplaner for snerydning og glatførebekæmpelse. - KAB fører overordnet tilsyn med den daglige renholdelse og påtaler forhold, der er i uoverensstemmelse med vedtagne beslutninger og lovgivning Driftsbetjening og særlige forvaltningsmæssige opgaver Langtidsplanlægning (indgår i givet fald i grundbidraget) - KAB leverer tid til driftsydelser. - KAB deltager på bestyrelsesmøder. - Bestyrelsen kan tilkøbe specifikke driftsydelser efter aftale. - KAB gennemgår bygninger og arealer i forbindelse med udarbejdelse af driftsplanen (langtidsplanen). Der foretages en vedligeholdelsesgennemgang og udarbejdes referat heraf. - KAB udarbejder en 16-årig plan, der indeholder de vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, der skal finde sted i perioden. Arbejderne prissættes og danner baggrund for de nødvendige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i den 16-årige periode. 1 gang årligt Igangsættelse af planlagte arbejder i henhold til budget - specialkunder Syn af beboelseslejemål/ bygherreansvar - KAB påser og eventuelt iværksætter, at årets planlagte arbejder udføres. Dette sker i samarbejde med bestyrelsen, som orienteres om status for udførelse af arbejderne. KAB påser: - at selskabet har valgt vedligeholdelses- og istandsættelsesordning. - at der bliver udarbejdet et vedligeholdelsesreglement. - at procedurer i forbindelse med fraflytningssyn, fremsendelse af fraflytningsrapport m.v. sker i henhold til lovgivning. - at det lovpligtige indflytningssyn foretages. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 22 af 39

24 Tilsyn med at kundens ansatte udfører godkendelsessyn, malersyn m.v. KAB påser: - at der tilbydes et frivilligt serviceeftersyn til beboere, der påtænker at flytte. - at der foretages obligatorisk serviceeftersyn i forbindelse med intern flytning, hvor dette er aftalt med selskabet. - at forbedringer og ændringer af installationer i lejemålet udføres efter gældende forretningsgang. -at malersyn sker efter gældende forretningsgange. - at godkendelse af istandsættelsesarbejder udført over vedligeholdelseskontoen (B-ordning) sker efter gældende forretningsgange Registrering af ændringer i boligen m.v Behandling af ansøgninger vedrørende installationer og ændringer af lejemålet Behandling af sager om boligændringer KAB påser: - at ansøgningerne behandles med efterfølgende tilbagemelding til beboerne. KAB påser: - at der sker registrering af ændringer i lejemålet. - at der sker registrering af godkendte ændringer i lejemålet med ret til godtgørelse ved fraflytning således, at der ved genudlejning sker en korrekt oplysning om lejemålets tilstand og eventuel ekstra huslejebetaling som følge af forbedring af lejemålet Husorden Husleje Husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement Varsling af lejeændring ud over 1 gang årligt - KAB bistår, giver råd og vejledning til udformning af og forestår løbende revision af dokumenterne husorden, råderetskatalog og vedligeholdelsesreglement. Det tilsigtes, at dokumenterne skrives i KAB-udarbejdede standardskabeloner. - KAB forestår eventuelle kommunale ansøgninger vedrørende ændringer i de gældende ordninger Ydelsen afregnes efter medgået tid samt faktiske udgifter. - KAB varsler og iværksætter lejeændringer ud over 1 gang årligt. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 23 af 39

25 14.12 Bygningsdrift Varsling af ændring af acontobetaling vedrørende forbrugsafgifter Udsendelse af girokort og husleje-opkrævning med post Elektronisk registrering og opbevaring af tegninger Medvirken ved voldgiftssager Deltagelse i 1- og 5-års svigteftersyn Periodisk bygningseftersyn - KAB varsler og iværksætter ændringer af acontobetalinger vedrørende forbrugsafgifter ud over 1 gang årligt. - KAB udsender opkrævninger 1 gang om måneden. KAB fremsender girokort og huslejeopkrævning med post. - KAB registrerer digitalt tegningsmateriale og opbevarer det elektronisk, så det er tilgængeligt i KAB s systemer i forbindelse med gennemførelse af byggesager. - KAB bistår ved syns- og skønssager samt eventuelle efterfølgende voldgiftssager ved konflikter med rådgivere eller entreprenører. - KAB forestår den administrative behandling i forbindelse med Byggeskadefondens 1- og 5- års svigteftersyn og sørger for rettidigt at fremsende reklamationer og følger op herpå. - KAB forestår en gennemgang af de administrerede ejendommes bygningsdele samt langtidsplaner. - KAB udarbejder en periodisk eftersynsrapport med oplistning af de eventuelt kritiske punkter for derved at opnå en kvalitetssikring samt give sparring til driftschef/ejendomsleder/kundekonsulent, således at den byggetekniske vedligeholdelse af ejendommene sikres. 1 udsendelse pr. måned Håndtering af vanskelige bygnings-relaterede sager, f.eks. skimmelsvampe, legionella, PCB el.lign. (Task Force) - KAB nedsætter en Task Force i vanskelige bygningsrelaterede sager med f.eks. skimmelsvamp. Task Force består i nødvendigt omfang af medarbejdere fra Juraområdet, Kommunikationsområdet, beboerserviceområderne, forvaltningen/specialkundeenheden, driftsansvarlige og den tekniske chef. Task Force sikrer, at de fysiske tiltag gennemføres, herunder f.eks. anbefalinger om genhusning, flytning, kompensation, renovering af boligen og tilbageflytning, i det omfang det er aktuelt i den enkelte sag. Herudover sørger Task Force for juridisk og kommunikationsmæssig rådgivning. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 24 af 39

26 Oprettelse af langtidsplan - KAB gennemgår bygninger og arealer i forbindelse med oprettelse af langtidsplanen. - KAB udarbejder bygningsdelsbeskrivelser og aktivitetsplan og opretter dette i KABAS. - KAB udarbejder en 16-årig plan, der indeholder de vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, der skal finde sted i perioden. Arbejderne prissættes overslagsmæssigt og danner baggrund for de fremtidige ajourføringer og dermed de nødvendige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i den 16-årige periode Termografering etageejendomme op til 300 lejemål - KAB foretager termografering for at afdække ejendommens isoleringsstrand, evt. kuldebroer etc. - Ydelsen omfatter termografering med op til 40 billeder samt rapportering af de dokumenterede forhold Termografering øvrige ejendomme - KAB foretager termografering for at afdække ejendommens isoleringsstrand, evt. kuldebroer etc. - Ydelsen omfatter termografering med flere end 40 billeder samt rapportering af de dokumenterede forhold Råderet Moderniserings- og forbedringsarbejder Nybyggeri, renovering og rådgivning Huslejeregulering i forbindelse med forbedring på det enkelte lejemål Igangsætning af moderniserings- og forbedringsarbejder Tilbudsgivning KAB foretager huslejeregulering, hvis der sker forbedringer af lejemålet. Der betales særskilt for dette. - KAB bistår i drøftelser og eventuelt indledende undersøgelser, såfremt der skal foretages arbejder, der omfatter ændring af tekniske installationer, indgreb i bygningskonstruktionen, eller hvis der indgår ekstern finansiering. - KAB yder rådgivning i forbindelse med afgivelse af tilbud på byg- og driftsherreopgaver. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 25 af 39

27 Nybyggeri samt udvikling af nybyggeri - KAB forestår grundkøb. - KAB udarbejder myndighedsansøgninger (skema A, B og C). - KAB medvirker til udarbejdelse af byggelån og finansiering. - KAB forestår kontrahering af entrepriseydelser samt vejleder bygherre om tegning af forsikring. - KAB bistår med huslejeberegninger og udarbejdelse af driftsbudget. - KAB sørger for løbende økonomihåndtering - herunder styring af garantistillelser, udbetalinger samt budgetopfølgninger og til slut udarbejdelse af byggeregnskab. - Undervejs i processen forestår KAB bygherremøder og medvirker til afleveringsforretning Opstart af drift Udbud og kontrahering (Annonceringsudbud) Udbud og kontrahering (Miniudbud) Udbud og kontrahering (EU-udbud uden om rammeaftale) Varmeteknisk bistand i forbindelse med nybyggeri Administrativ igangsættelse af boligafdelingens drift (udarbejdelse af husorden, råderetskatalog m.v.) - KAB forestår annonceringsudbud af rådgiveraftaler og leverancer. - KAB forestår miniudbud af rådgiveraftaler fra indgåede rammeaftaler. - KAB forestår traditionelt EU-udbud af rådgiveraftaler uden om rammeaftale. KAB yder varmeteknisk bistand fra første indflytning og frem til slutningen af første driftsår. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. Inden udlejning af nybyggeri påbegyndes, udarbejder KAB: - Foreløbigt udlejningsbudget. - Husorden. - Råderetskatalog. - Vedligeholdelsesreglement inkl. valg af ordning (A-, A med NI beløb eller B-ordning). KAB forelægger dette til bestyrelsens godkendelse med efterfølgende indsendelse af foreløbig udlejningsbudget til godkendelse i kommunen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 26 af 39

28 Renovering (med og uden offentlig støtte), herunder moderniserings-, forbedrings- og langtidsplansarbejder samt arbejder i forbindelse med helhedsplaner - KAB udarbejder myndighedsansøgninger (helhedsplan samt skema A, B og C for støttet byggeri). - KAB medvirker til udarbejdelse af byggelån og finansiering. - KAB forestår kontrahering af entrepriseydelser samt vejleder bygherre om tegning af forsikring. - KAB bistår med huslejeberegninger og udarbejdelse af driftsbudget. - KAB sørger for løbende økonomihåndtering - herunder styring af garantistillelser, udbetalinger samt budgetopfølgninger og til slut udarbejdelse af byggeregnskab. - KAB forestår bygherremøder undervejs i processen og medvirker til afleveringsforretning Forsikringsaftaler Tilgængelighedspakke Administration af skadessager Etablering af et digitalt tegningsarkiv Kortlægning og indberetning i handicapbolig.dk samt mærkning Tilgængelighedsatlas for selskaber Fremtidssikringsanalyse Ydelsen afregnes efter byggesagshonorar: en %-sats af anskaffelsessummen samt evt. et fast gebyr. Se nærmere i det gældende prisblad. - KAB sørger for betaling af forsikringspræmierne, foretager afregning af erstatningsbeløb fra forsikringsselskaberne på diverse skader samt sørger for at fakturaer, hvor der er sket delvis erstatning, bliver sendt til betaling. - KAB besvarer evt. spørgsmål i forbindelse med skader, dækningsomfang m.v. - KAB etablerer og registrerer et digitalt tegningsarkiv over ejendommenes hovedtegninger med henblik på indberetning til - KAB analyserer tilgængelighed i boligerne ud fra bygningstegninger og oplysninger i KABAS. Friarealer og udvalgte boliger i ejendommen kortlægges ud fra Landsbyggefondens krav, og resultatet indberettes til Landsbyggefondens database på Hver bolig mærkes desuden i KABAS enten med et A for kørestolsbolig, B for rollatorbolig, C for bolig for gangbesværede og D for øvrige boliger. - KAB udarbejder rapport til selskabet med ideer til mindre og større forbedringer hen imod bedre tilgængelighed i ejendommene. - KAB leverer konsulentbistand omkring handicapforhold i ejendommene. - KAB analyserer ejendommens eksisterende fysiske forhold og inddrager i begrænset omfang de boligsociale forhold. - KAB udarbejder skriftlige og skitserede omdannelsestiltag på programniveau. - KAB udarbejder handlingsplaner for implementering af ændringsforslag. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 27 af 39

29 14.19 KAB Energi Energi- og varmekonsulentydelse (EVK-ydelse) Ressourceadministration (RA-ydelse) Ressourceadministration, Områderapport - KAB leverer 2 årlige EVK besøg på ejendommen. Besøgene forsøges gennemført sammen med driftslederen og/eller driftschef/ejendomsleder/kundekonsulent og har til formål, via konkret gennemgang af selskabets varmetekniske installationer, at sikre optimalt input til DV-planer. - Oplæg til eventuelle renoveringsopgaver affødt af de 2 årlige EVK besøg på ejendommen fremlægges for kundekonsulenten. - I tilfælde af akutte problemer leverer KAB ekstra besøg svarende til et besøg pr. varmecentral/boilerrum pr. år. Ekstra besøg herudover betales særskilt. - KAB varetager månedligt tilsyn med varme- og varmt brugsvandsproduktion via driftsjournaler, såfremt disse modtages rettidigt og indeholder brugbare data. - KAB leverer ad hoc support via hotline telefon. - KAB yder kvalitetssikring af forslag til energibesparende foranstaltninger vedrørende selskabets varmetekniske installationer. - KAB sikrer, at selskabet er bekendt med nødvendige leverandøraftaler om drift- og vedligeholdsopgaver på selskabets varmetekniske installationer, f.eks. kontrakt om vedligehold af katalyseanlæg. KAB sikrer: - Løbende opdatering af data vedrørende ejendommens forbrug af varme, vand og el. Opdateringen er forudsat rettidig modtagelse af korrekte data. - Løbende opdatering af priser (varme, vand, gas og el) - Behandling af eventuelle alarmer. - Udsendelse af månedlige forbrugsinformationer - Udarbejdelse af budgetter til brug for fastsættelse af ny a conto (for individuelle regnskaber) - Kontinuerlig videreudvikling og fornyelse af ressourceadministrationssystemet. - KAB udarbejder områderapport, som dækker udvalgte forbrugsområder, f.eks. vaskeriers varme-, vand-, og elforbrug og afledte udgifter. 2 årlige EVKbesøg på ejendommen. Ved akutte problemer et ekstra besøg pr. varmecentral/boi lerrum pr. år Ressourceadministration, Fokusrapport - KAB udarbejder fokusrapport, som er en teknisk rapport om udvalgte fokusområders forbrug, f.eks. for en del/blok af ejendommen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 28 af 39

30 Ad hoc konsulentbistand, energi Udvidelse af omfanget af EVK-ydelsen - Ad hoc konsulentbistand i ENO. Konsulentbistanden tilbydes KAB-ansatte og lokalt ansat personale. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale. - KAB yder, efter individuel aftale, som tilvalg til EVK-ydelsen, tilsyn med ejendommens rørog kanalførte tekniske installationer udenfor boligerne (f.eks. koldt vand, gas, olie). - KAB yder, efter individuel aftale, udvidet EVK-bistand, f.eks. overvågning af CTS-anlæg, løbende tilsyn på ejendommen og lignende. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale Renoveringsopgaver - energi - KAB vejleder den driftsansvarlige og kan foreslå kontakt til samarbejdspartnere i forbindelse med mindre renoverings- og fornyelsesopgaver vedr. varmetekniske installationer. Ydelsen omfatter besigtigelser, evt. indhentning af tilbud, deltagelse i afklarende møder og kontakter til eventuelle leverandører. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale Energimærkeordning (EMO) - KAB tilbyder styring vedr. udarbejdelse af EMO på ejendommen. Ydelsen omfatter indhentning og videreformidling af tilbud fra forskellige udbydere, opbevaring og indhentning af tegningsmateriale, ledelse af opgaveløsningen, lagring af EMO. Ydelsen afregnes efter medgået tid eller efter aftale Udskiftning af energimålere (el, vand, varme) Udarbejdelse af varmerapport - KAB tilbyder styring af opgaven vedrørende kvalitetssikring og/eller udskiftning af forbrugsmålere, samt leverer oplysninger til brug for ejendommens langtidsbudget. Ydelses afregnes efter byggesagshonorar. KAB udarbejder en varmerapport indeholdende op-lysninger om varmeforbruget i den periode, den pågældende beboer har beboet lejemålet, sammenlignet med en tilsvarende opgørelse af varmeforbruget i boligerne i gennemsnit i afdelingen. Varmerapporten er til brug f.eks. i skimmel- og fugtsager, hvor der ofte er et behov for et indblik i en specifik lejers forbrug af varme. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 29 af 39

31 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, varme KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for varme indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet) Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, vand KAB udarbejder fordelingsregnskab for vand pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for vand indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 30 af 39

32 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 1, el Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, varme og vand Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, varme og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab for el indebærer at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme og vand pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 31 af 39

33 Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 2, vand og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for vand og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata. -KAB afstemmer afdelingens forbrugsregnskab. -KAB afstemmer beboernes forbrugsregnskab. -KAB fremsender forbrugsregnskab til beboerne. -KAB udsender forbrugsregnskab til fraflyttere. -KAB forestår registrering af målerstand v/ ind- og fraflytning (forudsat at der modtages data fra driftspersonalet) Udarbejdelse af fordelingsregnskab - Pakke 3, varme, vand og el KAB udarbejder fordelingsregnskab for varme, vand og el pr. bolig. Udarbejdelse af fordelingsregnskab indebærer for hvert forbrugsregnskab at: -KAB planlægger og har det overordnede tilsyn med måleraflæsning, der foretages af lokalt personale eller af ekstern leverandør. -KAB validerer målerdata Varmtvandsmålere i varmeregnskab u/ vandregnskab Regnvand til toiletskyl efter måler i vandregnskab KAB medtager varmtvandsmålere i varmeregnskab uden vandregnskab. (Betales i de tilfælde, hvor der er monteret en varmtvandsmåler til fordeling af udgiften til opvarmning af varmt vand, men der udarbejdes ikke et vandregnskab). KAB medtager regnvand til toiletskyl efter måler i vandregnskab. (Betales i de tilfælde, hvor der er opsamling af regnvand til brug ved toiletskyl). 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 32 af 39

34 Aflæsning af forbrugsmålere - manuel aflæsning KAB foretager aflæsning af forbrugsmålere i forbindelse med årsaflæsningen. Der aflæses med to besøg, 1 hovedaflæsning og 1 opsamlingsaflæsning. Herefter estimeres forbruget for de målere, det ikke har været muligt at aflæse (pga. defekt måler eller ingen adgang til lejemålet). Fordampningsmålere kan ikke aflæses af KAB. Ydelsen omfatter aflæsning af en eller flere typer forbrugsmålere (varme, vand, el). Ydelsen kan senest bestilles tre måneder før dato for årsaflæsning Aflæsning af forbrugsmålere - radioaflæsning KAB foretager aflæsning af forbrugsmålere i forbindelse med årsaflæsningen. Der aflæses med to besøg, 1 hovedaflæsning og 1 op-samlingsaflæsning. Herefter estimeres forbruget for de målere, det ikke har været muligt at aflæse (pga. defekt måler eller ingen adgang til lejemålet). Fordampningsmålere kan ikke aflæses af KAB. Ydelsen omfatter aflæsning af en eller flere typer forbrugsmålere (varme, vand, el). Ydelsen kan senest bestilles tre måneder før dato for årsaflæsning Startgebyr, radioaflæsning af forbrugsmålere Der opkræves et startgebyr ved aflæsning af forbrugsmålere Energi- og ressourceplan Energi- og ressourceplanen er en langsigtet plan for optimeringer inkl. budget for de planlagte tiltag. - Planen er baseret på en grundig gennemgang af de tekniske anlæg med henblik på at finde optimeringsmuligheder. - Eksisterende viden gennemgås (eks. energimærket) og medtages i planlægningen. - Planen bidrager til at sikre gennemtænkte teknologiske investeringer for ejendommen. - Planen giver inspiration til hvordan, beboernes adfærd kan påvirkes i en miljøvenlig retning. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 33 af 39

35 Salg af energisparepoint Ydelsen omfatter: - Rådgivning i forbindelse med konkret salg af energimængder ved energirenoveringer og investeringer i energiforbedringer. - KAB foretager løbende overvågning af markedet med købere af energisparepoint. - KAB indgår samarbejdsaftaler med energiselskaber Administration af fællesanlæg Fugtmåling Administration af fællesanlæg (f.eks. fælles antenneanlæg, bolignet m.v.) Fugtkonsulentopgaver Udvidet fugtmåling - KAB yder bistand til administration af fællesanlæg mellem flere ejendomme/afdelinger. Ydelsen afregnes efter særlig aftale, dog minimum med en pris svarende til et grundbidrag. - KAB foretager besigtigelse og målinger af fugtforholdene i den udvalgte bolig. - KAB forestår en gennemgang af boligen med beboeren med henblik på hensigtsmæssigt adfærd af fugtbelastet bolig. - KAB udarbejder en rapport, som klarlægger årsagen til fugtproblemer. - KAB yder bistand til udvidet fugtmåling. - KAB sikrer besigtigelse af lejemålet samt opsætning og nedtagning af loggere og eventuelle andre undersøgelsestiltag. - KAB foretager behandling af data, herunder udarbejdelse af analyser og afrapportering Juridisk bistand Behandling generelt af retssager Sager vedr. fast ejendom Behandling af sager om sideaktiviteter og habilitet - KAB foretager en juridisk vurdering af de enkelte sager og sørger for oversendelse til ekstern advokat samt efterfølgende dialog med denne. - KAB yder juridisk bistand til udformning og tinglysning af dokumenter, f.eks. skøder og deklarationer, herunder overholdelse af selskabets tegningsregler. - KAB varetager dialog og korrespondance med tilsynskommunen. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 34 af 39

36 Konfliktmægling Mægling er en konfliktløsningsmetode, der kan være en mulighed i nabostridigheder. Det er en særlig kompetence, der er ud over den juridiske support. Mægling er frivillig og der arbejdes både på at løse det konkrete problem, og på at genopbygge forholdet mellem beboerne. Konfliktmægling kan derfor være et godt alternativ til den almindelige klageprocedure. Mæglingsmøder afholdes hos KAB efter aftale med mægler efter indledende samtaler og visitation. Mæglingsmødet tager ca. 3 timer og ledes af KABs mægler. I det tilfælde der er behov for tolk, bestiller KAB dette inden mødet. Brug af tolk faktureres særskilt udover mæglingsmødet Udviklingsprojekter og analyser Analyser, projektansøgninger m.v Udformning af ideoplæg til udviklingsprojekter Deltagelse i udviklingsprojekter - specialkunder Hjælp til beboerinformation og pressehåndtering KAB yder: - Indledende rådgivning og visitation - Mæglingsmøde af 3 timers varighed - Udformning og tilsendelse af eventuelt indgået aftale - Telefonisk opfølgning efter mødet - KAB forestår eller deltager i undersøgelser, analyser og projekter - herunder projektansøgninger - der ikke indgår i daglig drift. Resultaterne kan fremstilles i rapporter, pjecer m.m. - KAB fremkommer med idéer til udviklingsprojekter i selskabet og dets tilknyttede afdelinger. Dette indebærer, at KAB i rimeligt omfang udarbejder idéoplæg eller beslutningsoplæg til bestyrelsen. - KAB deltager i rimeligt omfang i udviklingsprojekter efter nærmere aftale med bestyrelsen. Projektledelse og herunder udarbejdelse af mødeindkaldelser og referater samt udarbejdelse af egentlige leverancer til et udviklingsprojekt er ikke indeholdt i ydelsen. - KAB yder bistand til eller udarbejder hjemmesider, pjecer, beboerblade og informationsskrivelser m.v. til beboerne samt udarbejder pressemeddelelser. Ydelsen afregnes efter medgået tid samt faktiske udgifter. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 35 af 39

37 14.25 Naboskabet KAB yder bistand til gennemførelse af naboskabsundersøgelse. naboskabet.dk KAB tilbyder at: - forestå planlægning af undersøgelsesforløbet, håndtere spørgeskemaundersøgelsen samt planlægge, hvorledes undersøgelsen skal afrapporteres. - yde sparring og hjælp undervejs til selskaber, som selv ønsker at gennemføre undersøgelsen. - udarbejde et fortolkningsnotat samt sørge for videreformidling til beboerne Kurser Kursustilbud for medarbejdere Kursustilbud for beboervalgte Kursustilbud for indstillingsudvalg - KAB udvikler løbende interne kurser i forhold til de behov, der er afdækket i udviklingsplanerne. Kurserne beskrives i et kursuskatalog. - KAB tilrettelægger kursustilbud for medlemmer af bestyrelserne. Kursustilbuddene samles i et kursusprogram, der beskriver indholdet af de enkelte kurser. Deltagelse i kurset betales af selskabet. - KAB tilrettelægger kursustilbud for medlemmer af indstillingsudvalg. Deltagelse i kurset betales af selskabet Kurser for beboervalgte og ansatte Adfærdsprofil for lokalt ansatte medarbejdere Individuel tilbagemelding på adfærdsprofil for lokalt ansatte medarbejdere KAB tilbyder kurser for beboervalgte og lokalt ansatte iht. KAB's kursuskatalog for beboervalgte og KAB's kursuskatalog for medarbejdere. KAB tilbyder adfærdsprofil til lokalt ansatte medarbejdere. KAB afvikler testen og orienterer om resultatet samt orienterer om baggrunden for værktøjet Adfærdsprofilen. Betaling til leverandør afregnes særskilt. Efter ønske gives der individuel tilbagemelding på adfærdsprofilen til den enkelte eller teamet. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 36 af 39

38 14.27 KAB's it-support Pc-pakke for beboervalgte Pc-pakke for beboervalgte er til medlemmer af bestyrelser. Pakken indeholder hardware (pc, ledninger og bordprinter), sikkerhed og support. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser. KAB indkøber, finansierer og ejer alt it-udstyr, indeholdt i pc-pakken Brugerpakke for beboervalgte Brugerpakke for beboervalgte er programpakken til bestyrelser. Pakken indeholder Officepakken, mulighed for at gemme centralt, sikkerhed og support. er ikke inkluderet i pakken. Pakken giver den beboervalgte mulighed for at udføre beboerdemokratiske opgaver med værktøjer, som er tidssvarende. Udover dette sikrer pakken, at brugeren kan arbejde på KAB's systemer via adgangssystemer, der er godkendt og supporteret af KAB. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. KAB ejer licenser m.m Brugerpakke for beboervalgte Brugerpakke for beboervalgte er mail-pakken til bestyrelsesmedlemmer. Pakken indeholder , webmail, sikkerhedselementer. Support af denne pakke er indeholdt i administrationsbidraget. Der er udarbejdet et produktark og forretningsbetingelser for pakken. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 37 af 39

39 Tablet-pakke for beboervalgte Tablet-pakke for beboervalgte er til medlemmer af bestyrelser. Pakken indeholder følgende hardware elementer: - Tablet pc. Pakken indeholder følgende sikkerhedselementer: - Mulighed for at slette tablet ved bortkomst eller tyveri. Pakken indeholder følgende support: - Mulighed for at modtage assistance fra KAB's Hotline via telefon, eller lignende inden for KAB's Hotlines normale åbningstid. Pakken sikrer, at brugeren tilgå KAB's systemer med udstyr, der er godkendt og supporteret af KAB. Dette forudsætter, at den beboervalgte har en Brugerpakke Tablet-pakke, geninstallering ved skift af bruger Individuelt bredbånd Telefonipakke små kontorer Synspakke Synspakke 1. tablet - KAB genindstallerer Tablet pctil ny bruger ved skift af bestyrelsesmedlem eller ansat. - KAB varetager administrative opgaver i forbindelse med bredbånd til beboervalgte. Ydelsen retter sig mod kontorer med 4 ansatte eller derunder. Ydelsen omfatter it-baseret telefonsystem leveret og supporteret af KAB Herunder vedligeholdelse og opdatering af programmel, samt support til kontoret, samt fri tale Ydelsen omfatter: Tablet til brug for afholdelse af syn, forbindelse og support Ydelsen omfatter: Tablet til brug for afholdelse af syn, forbindelse og support 1 Tablet 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 38 af 39

40 14.28 Inkasso/restanceordning Genoptagelse af flyttesager - KAB sender tidligere afskrevne inkassosager til et inkassofirma, der forsøger at få inddrevet gælden, enten ved debitors betaling af et engangsbeløb eller indeholdt i en betalingsordning. Inkassofirmaet afregner hver måned, hvad der er indbetalt fra debitorer til KAB. Prisen er et fast opstartsgebyr pr. sag. Herudover betales 40 % af den inddrevne fordring til inkassofirmaet som honorar. De sidste 60 % afregnes til KAB. Af de 60 % tilfalder 90 % boligafdelingerne som indtægt og 10 % KAB som honorar Særaftaler Særaftale for udlejningsydelser Særaftale for driftsydelser Ydelsen afregnes altså med et opstartsgebyr og en fast %-sats af det inddrevne. Se gældende prisblad. KAB leverer udlejnings- og ventelisteydelser i henhold til indgået serviceaftale. KAB leverer driftsydelser i henhold til indgået serviceaftale. 19. november 2015 Ydelseskatalog 2016 for specialkunder Side 39 af 39